Ce este un TMS și când nu mai ajunge Excel-ul
·7 min de citit·Soft-Transport
Un TMS (Transport Management System) este un program care ține într-un singur loc comenzile, camioanele, șoferii, documentele și facturile unei firme de transport. Excel-ul și hârtia merg bine la început. Când firma crește de la 5 camioane la 15 sau la 50, aceleași date se scriu de mai multe ori, iar o greșeală costă bani. Ghidul de mai jos te ajută să vezi dacă ai ajuns în acest punct și cum alegi programul potrivit.
Ce este un TMS
TMS înseamnă „sistem de management al transportului”. Este un software pentru transport de marfă și logistică. El automatizează sarcinile care se repetă, de la preluarea comenzii până la facturare și decontare, și păstrează la un loc datele despre vehicule, marfă, șoferi și clienți (trans.info).
De regulă, un TMS nu înlocuiește programul de contabilitate și nu este același lucru cu un program de GPS. Un program bun se leagă de ele (trans.info): ia poziția camioanelor din GPS-ul pe care îl ai deja și pregătește datele pentru contabilitate. Mai ai o alegere: programul poate rula în cloud, la furnizor, sau poate fi instalat la tine, pe serverul sau pe calculatorul firmei. Prima variantă nu cere instalare, pornește repede și se deschide de oriunde. A doua îți dă control asupra actualizărilor și a copiilor de siguranță, dar și răspunderea pentru securitate (trans.info).
Semnele că Excel-ul și hârtia nu mai ajung
Dacă recunoști două sau trei dintre situațiile de mai jos, merită să testezi un TMS.
- Scrii aceeași comandă de patru ori. Întâi în Excel, apoi pe CMR, în factură și în e-Transport. La fiecare copiere poți greși un loc de încărcare, un număr de kilograme sau un număr de înmatriculare.
- CMR-uri pierdute sau întârziate. În transportul internațional, CMR-ul se întocmește în trei exemplare originale, iar al doilea merge cu marfa (Convenția CMR, art. 5). Dacă exemplarul semnat nu se întoarce, îți lipsește cea mai la îndemână dovadă a livrării. Dacă termenul de plată din contract pornește de la predarea documentelor, un CMR întârziat mută și data încasării.
- Facturi emise târziu. Din 1 ianuarie 2026, factura se transmite în RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. Fără o listă clară a curselor terminate, unele facturi rămân uitate.
- Nu știi profitul pe camion. Veniturile stau într-un fișier, iar combustibilul, taxele de drum, leasingul și asigurările în altele. Profitul pe camion îl afli târziu, dacă îl afli.
- Termene uitate. ITP-ul, asigurările, licențele și actele șoferilor au date diferite, notate în locuri diferite.
- Totul depinde de o singură persoană. Dacă dispecerul lipsește o zi, nimeni nu știe care este fișierul bun.
Ce face un TMS, zi de zi
| Momentul | Cu Excel și hârtie | Cu un TMS |
|---|---|---|
| Vine o comandă | Copiezi datele din email sau din PDF într-un fișier. | Introduci comanda o singură dată. Unele programe citesc comanda din PDF sau din poză; tu verifici câmpurile înainte de salvare. |
| Planifici | Suni șoferii și cauți camionul liber. | Vezi camioanele zi cu zi și poziția lor din GPS. |
| Cursa merge | Primești telefoane de tipul „unde ești?”. | Șoferul apasă un buton în aplicație la fiecare punct. Dispecerul vede imediat. |
| Livrarea | CMR pe hârtie, poză trimisă pe telefon. | CMR completat din datele comenzii și păstrat în dosarul comenzii. |
| Factura | Retastezi datele în programul de facturare. | Factura pornește din comanda terminată și se trimite la ANAF din program. |
| Sfârșit de lună | Aduni fișiere și faci calcule. | Ai rapoarte pe camion, pe client și pe cursă, din datele introduse deja. |
Vezi cum arată în practică: comenzi și dispecerat, flotă, șoferi și GPS, CMR, e-Factura și e-Transport, facturare și rapoarte, harta HERE pentru camioane. Lucrezi cu subcontractori? Vezi pagina pentru case de expediție.
Ce cere ANAF de la documentele tale
Două sisteme ANAF intră direct în munca de zi cu zi.
- RO e-Factura. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii (OUG 89/2025, art. X pct. 2). Înainte, termenul era de 5 zile calendaristice.
- RO e-Transport. Sistemul urmărește transporturile internaționale de marfă și, în țară, marfa cu risc fiscal ridicat. Se aplică vehiculelor cu masa maximă tehnic admisibilă de minimum 2,5 tone, încărcate cu marfă cu masa brută de peste 500 kg sau cu valoarea de peste 10.000 de lei (ghidul ANAF din 2025). Operatorul de transport trebuie să-i dea șoferului codul UIT, iar șoferul îl arată la control. Cine declară depinde de operațiune (livrare, achiziție, import). Confirmă cu contabilul cine declară în cazul tău.
Cum alegi un TMS: lista de verificare
Pune aceste întrebări oricărui furnizor, inclusiv nouă.
- Face ce faci tu zilnic? Comenzi, curse, grupaje, subcontractori. Dacă ești casă de expediție, verifică dacă vezi profitul fiecărei curse.
- Sunt e-Factura și e-Transport în program? Întreabă dacă sunt incluse sau se plătesc separat.
- Cum se lucrează cu CMR-ul? Datele ar trebui să treacă din comandă în CMR, iar fișierul să rămână la comandă.
- Se leagă de GPS-ul tău? Cere lista furnizorilor de GPS acceptați.
- Are aplicație pentru șofer? Pe Android și pe iPhone, în limba lui. Testează-o pe telefonul unui șofer, nu pe al tău.
- Vezi profitul pe camion? Întreabă cum se împart costurile comune între camioane.
- Cum se plătește? Pe camion, pe utilizator sau pe firmă? Ce costă conturile în plus, instalarea, instruirea și actualizările?
- Unde stau datele? În cloud sau pe serverul tău, cine face copiile de siguranță, ce se întâmplă cu datele dacă pleci.
- Cine te ajută în română? Telefon, email, timpul de răspuns.
Cât costă un TMS: repere publice de preț
Prețurile diferă mult de la un furnizor la altul. Tabelul strânge ce este public, verificat pe 24 octombrie 2026. Cifrele vin de la furnizori și dintr-un ghid comercial; sunt repere în euro, nu oferte pentru firma ta.
| Sursă | Preț afișat | Cum se plătește |
|---|---|---|
| Kolonell (agenție digitală), ghid de preț (8 septembrie 2026) | 40–100 € pe vehicul pe lună, plus instalare (ghidul dă două intervale: 0–8.000 € și 2.000–5.000 €) | Licență SaaS pe vehicul. Ghidul spune că licența devine scumpă peste 30 de vehicule. Estimare generală în euro, nu o listă de prețuri din România. |
| Cargoson, blog (actualizat 27 august 2025) | Cargoson: de la 199 € pe lună. Blogul lor: un TMS în cloud costă de obicei 200–1.000 € pe lună, pentru firme de mărime medie | Abonament lunar în cloud, după volumul de expedieri și funcții. |
| fireTMS, pagina de prețuri | 89–249 € net pe lună, în patru planuri | Abonament lunar; 10% reducere la plata anuală. Planul Starter include 2 utilizatori. |
| Soft-Transport, pagina de prețuri | 59, 109, 279 și 389 € pe lună, fără TVA | Licența se plătește pe firmă, nu pe camion; harta HERE este o opțiune separată. 20% reducere la plata anuală, doar la licență. Pachetele mici au limite de dispeceri și de șoferi. |
La 10 vehicule, un preț de 40–100 € pe vehicul înseamnă 400–1.000 € pe lună (Kolonell). Un preț pe firmă nu crește când adaugi un camion, dar are limite la numărul de dispeceri și de șoferi. Cere oricum prețul complet: unii furnizori taxează separat instalarea, instruirea, întreținerea și actualizările (trans.info). Există și licența plătită o singură dată: la Soft-Transport, varianta Digital+ costă 22.000 € plus TVA, cu programul pe serverul tău.
Proba este cel mai bun test
Nicio listă, niciun tabel de prețuri și nicio pagină de prezentare nu înlocuiesc propria încercare. Majoritatea furnizorilor oferă o perioadă de probă gratuită. Verifică dacă ea include toate funcțiile și ce date folosește (trans.info).
- Introdu 5–10 comenzi reale din ultima săptămână.
- Fă un CMR și o factură cu datele lor și verifică factura cu validatorul ANAF.
- Cere unui șofer să folosească aplicația o zi.
- Arată rezultatul contabilului.
- Notează ce a mers și ce nu, apoi pune întrebările furnizorului.
Trei zile nu sunt multe. Pregătește comenzile și datele de acces la ANAF înainte să începi. La Soft-Transport, proba de 3 zile este la pachetele Ultra Light și Light, cu plată lunară. Cardul se verifică de la început, iar prima plată se face automat în ziua a treia, dacă nu anulezi înainte. Condițiile complete sunt pe pagina de prețuri. Dacă alt program se potrivește mai bine firmei tale, alege-l: contează să decizi după un test cu datele tale.
Surse
- trans.info, „Automatizarea transportului cu ajutorul sistemelor TMS” (3 iunie 2021): trans.info
- Convenția CMR, Geneva, 19 mai 1956, art. 5: text consolidat
- OUG 89/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025, art. X pct. 2: text ANAF
- ANAF Galați, termenul de transmitere în RO e-Factura, din 1 ianuarie 2026 (comunicat din 30 ianuarie 2026): comunicat ANAF
- ANAF, Ghid RO e-Transport 2025 (OUG 41/2022; Ordinul 1337/1268/2024, art. 1 alin. 4): ghid ANAF
- Kolonell (agenție digitală), „Transport Logistics TMS Software Cost (2026)”, 8 septembrie 2026: kolonell.com
- Cargoson, „TMS în cloud”, actualizat 27 august 2025: cargoson.com
- fireTMS, prețuri: firetms.com/pricing