Iată ce noutăți aduce versiunea 21:
Automatizarea (transmiterea automată) a e-mail-urilor către clienți cu privire la statusul execuției comenzii.
Automatizarea (transmiterea automată) a e-mail-urilor către clienți cu privire la ETA (estimated time of arrival- în traducere ora estimată) pentru a ajunge la o anumită locație.
Integrarea WhatsApp în aplicație și automatizarea comunicației dintre Dispecerii Proprii și Șoferi
O pagină numită Centralizator Alimentări pe Camion, utilă pentru pregătirea situațiilor în vederea recuperării accizelor.
Clasament Șoferi și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord).
O nouă pagină Indicatori Dispecer v2 - o pagină îmbunătățită pentru evaluarea muncii dispecerilor.
Aplicația de mobil (Android) a fost actualizată la versiunea 2, pentru a acomoda îmbunătățirile pe partea de comunicare automată cu dispeceratul .
O nouă pagină în secțiunea de Stocuri, și anume Lista Vânzări Stoc, un centralizator pentru ieșirile din stoc în baza Bonului de Consum cu vânzare, cu posibilitatea vizualizării facturii întocmite.
În continuare, mai pe larg despre ce este vorba în aceste noi dezvoltări, vedeți mai jos:
1. Automatizarea (transmiterea automată) a e-mail-urilor către clienți cu privire la statusul execuției comenzii.
Această facilitate ușurează foarte mult dispeceratul, reducând timpul petrecut cu redactarea e-mail-urilor către clienți care anunțau faptul că un camion a ajuns la încărcare sau descărcare, a început sau a terminat aceste operațiuni.
În plus automatizarea se concretizează, în mod natural, într-o mai mare promptitudine în a transmite aceste informații clienților, ceea ce în final înseamnă o mai mare productivitate a autovehiculelor și un mai mare grad de satisfacție a clienților.
Transmiterea automată va fi funcțională și seara sau noaptea, în weekend, atunci când dispecerul se află acasă, fără ca acesta să apese vreo tastă.
Cum funcționează această automatizare?
Șoferul atunci când din contul său de utilizator face click pe butoanele Am Ajuns, Am Început sau Am Terminat la Încărcare sau Descărcare, pe baza unui format prestabilit, în mod automat se transmite un e-mail cu informațiile respective către dispecerul care este înregistrat ca și Contact Client la comanda respectivă. E-mail-ul este transmis în română sau engleză sau germană, în funcție de limba clientului. Concomitent, aceleasi informații le primește și dispecerul propriu prin mesageria internă, acesta fiind informat și cu privire la transmiterea automată a e-mail-ului către client.
Câteva observații:
clientul poate face Reply la e-mail-ul automat, acesta fiind direcționat către dispecerul propriu, care urmărește comanda.
În e-mail-ul automat datele de contact ale dispecerului propriu (așa cum sunt definite în Lista de utilizatori din partea de administrare) sunt preluate automat.
Informația cu privire la ora evenimentului este convertită automat în ora locală a țării în care are loc încărcarea/descărcarea.
În contul de șofer au fost adăugate câteva căsuțe noi, de interes pentru client, cum ar fi Detalii Marfă sau Metri Liberi de Podea (LDM), care, în cazul în care sunt completate de șofer, vor fi transmise automat în e-mail-ul către client.
Această automatizare nu este universală pentru toți clienții, se pot alege clienții pentru care automatizați comunicarea.
Automatizarea nu este universală pentru toate fazele de execuție, se poate alege să notificați doar faza de Am ajuns, nu și cea de Am Început, sau doar cea de Am Terminat.
În perioada de testare a acestei facilități am constatat că șoferii au primit foarte bine această automatizare. Dacă vă ajută iată informarea pe care am transmis-o șoferilor:
Dragi colegi, Serviciul pe care noi îl oferim ca firmă de transport este un efort de echipă. Din acest motiv, prin intermediul Soft-Transport, încercăm să implicăm șoferii în comunicarea cu clienții, în mod direct, nemijlocit și automatizat. Ce și cum se întâmplă de fapt? Atunci când șoferul Ajunge la un loc de Încărcare/Descărcare, Începe sau Termină o operațiune de acest fel, și confirmă prin contul lui de Soft-Transport apăsând butonul corespunzător, aplicația trimite automat un email dispecerului clientului (în limba acestuia) cu informațiile furnizate de șofer, și anume: Data și Ora (transformate automat de aplicație din Ora României în ora locală de la punctul de Inc/Desc.), Tipul de Operatiune (incărcare/descărcare) la care sunteti și statusul (ați ajuns, început sau terminat), Locatia, KG Incarcate, Metri liberi de podea, alte Detalii despre marfa (de exemplu nr paleti, buc, natura mărfii, etc). Nu se transmite ceea ce completati in rubrica Obs.pt.Dispecer. Ce treceti în rubrica de Obs.pt.Dispecer este vizibil doar în interiorul firmei noastre, nu este transmis către client !! Dispecerii noștri primesc si ei aceste informații, la fel ca și dispecerii străini. Sperăm că în acest fel, comunicarea cu dispecerii străini să fie cît mai promptă, într-un format standardizat, și ca și consecință timpii de așteptare (pierduți/ neproductivi) să scadă, spre beneficiul nostru al tuturor. Cu alte cuvinte, votul de încredere pe care îl au șoferii din partea noastră ca și conducere se lărgește și mai mult, înspre comunicarea în mod direct cu clienții. De aceea am și adăugat căsuțele noi la Încărcare/Descărcare, pentru că aceste informații sunt de regulă cerute de clienți. Vă mulțumesc tuturor pentru colaborare!
La fel, clienții au fost foarte deschiși și mulțumiți, aș zice în procent de 100%. După 2-3 zile de la setarea automatizării pentru clienți, le-am trimis următorul email:
Dear …
Our company ….. have made a new step in real-time order following, ensuring transparency to our clients of drivers communication. Obviously, our dispatchers see and if it is necessary they will send email to complete or adjust the information coming from drivers.
For the moment, our TMS application Soft-Transport, could send standard emails to your dispatchers (who is in charge with that particular order) for each of the following:
1. Arrive at Loading Place
2. Start Loading
3. Finish Loading
4. Arrive at Unloading Place
5. Start Unloading
6. Finish Unloading.
There is a possibility to choose which of these 6 Status to be notified to each of our clients.
So , please let us know which of them you prefer.
Our recommendation is to keep at least the notifications no. 3, 4 and 6, in order to optimize the production time and increase the average KM production in benefit of both parties.
Thank you for your support!
Best regards,
P.S. Any suggestions of improving this service are welcome!
2. Automatizarea (transmiterea automată) a e-mail-urilor către clienți cu privire la ETA (estimated time of arrival- în traducere ora estimată) pentru a ajunge la o anumită locație.
Această facilitate este un fel de Situația Curentă Camioane , doar că pentru un singur autovehicul, și care se transmite automat, foarte simplu către client.
De remarcat, că textul standard poate fi modificat sau completat înainte de transmitere dacă se dorește.
3. Integrarea WhatsApp în aplicație și automatizarea comunicației dintre Dispecerii Proprii și Șoferi
Vorbim aici de un grup de dezvoltări și îmbunătățiri care asigură o comunicare și mai ușoară, sigură, completă (și ieftină) între dispeceratul propriu și șoferi. În acest sens:
Butonul SMS din dreptul comenzii de transport, nu doar că generează într-o fereastră un text scurt, standard (dar modificabil) din informațiile înregistrate la comandă, dar veți regăsi aici și un buton de transmitere automată pe Mesageria Internă, cu posibilitatea de transmitere concomitentă și pe WhatsApp, la numărul telefonului de servici al șoferului angrenat în comandă.
Aplicația pentru SmartPhone (Android) a fost îmbunătățită, astfel că în versiunea 2, disponibilă deja, primirea unui mesaj pe Mesageria Internă a Soft-Transport va fi însoțită de notificări ale telefonului (inclusiv sonore).
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) permite transmiterea mesajului concomitent și pe WhatsApp.
Lista de mesaje transmise/primite la o comandă de către dispecer sau șofer este accesibilă și din fereastra SMS și din fereastra pop-up cu Rezumatul Comenzii.
A fost creată o nouă pagină numită Lista Mesaje (user.message.view.php), unde fiecare utilizator poate vedea și căuta mesajele pe care le-a primit sau trimis prin mesageria internă din Soft-Transport. Pentru clienții cu licență standard, recomandăm să adăugați pagina în meniul fiecărei utilizator.
În caz că vă ajută, iată textul pe care l-am transmis șoferilor noștri:
Dragi colegi, comunicarea dispre dispecerii noștri și soferi am lărgit-o și cu Whatsapp. Cerinta noastră este ca atunci când se primește o nouă comandă, dispecerul să o transmită șoferului prin aplicație (mesageria internă) ȘI prin whatsapp. De curând, ați început să primiți notificări pe telefon atunci când aveți un nou mesaj pe Mesageria Soft-Transport ! Rugămintea mea este să confirmați pe oricare canal (Mesageria Internă – prin butonul OK din dreptul mesajului) , Whatsapp sau SMS primirea informațiilor. Orice dificultăți sau nelămuriri aveți, colegul meu ….... vă ajută cu plăcere. Drumuri bune și fără incidente tuturor!
4. O pagină numită Centralizator Alimentări pe Camion, utilă pentru pregătirea situațiilor în vederea recuperării accizelor.
ceastă pagină este prevăzută cu filtre multiple, printre care și cel de Țară. Pe fiecare rând din tabel sunt totalizate alimentările efectuate de acel camion, precum și KM rulați (după bord) în aceeași perioadă.
5. Clasament Șoferi și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord). Acest clasament îl regăsiți în pagina Clasament Șoferi, alături de clasamentul în funcție de nota acordată de dispecer și cel în funcție de media ponderată a notei cu indicatorul de dificultate al comenzii.
De atlfel, KM Beneficiar care și până acum au fost înregistrați și urmăriți în aplicație, fac în versiunea 21 obiectul unei atenții deosebite, tocmai datorită impactului major pe care îl au asupra profitabilității firmei.
În acest sens KM Neproductivi (în valoare absolută și/sau în procente) au fost introduși și în Raport Extins Șofer, în scorul de performanță al dispecerilor (Statistici Dispeceri, Indicatori Dispeceri v2, Raport Extins Dispecer) și în statisticile de sinteză ale clienților (Statistici curse, Statistici lunare, Statistici KM Comenzi).
6. O nouă pagină Indicatori Dispecer v2 - o pagină îmbunătățită pentru evaluarea muncii dispecerilor.
Pagina Indicatori Dispecer v2, pornind de la pagina deja existentă Indicatori Dispecer, a fost, pe de o parte, îmbunătățită cu noi indicatori de performanță (% KM Neproductivi), pe de altă parte indicatorul global (scorul) a fost modificat astfel încât indicatorii de performanță (Media KM la 30 de zile – Indicatorul de productivitate și cel de KM Neproductivi) să aibă o pondere mai mare, în detrimentul indicatorilor de volum (număr comenzi, număr încărcări/descărcări, etc.). Pagina Indicatori Dispeceri veche va rămâne până la versiunea 22, pentru a putea compara între ele cele 2 variante).
Pagina Statistică SoftTransport reflectă din această versiune noul mod de calcul al scorului dispecerilor.
Această pagină extrem de puternică a fost împărțită și în două alte pagini (Statistică Dispeceri, respectiv Statistică Clienți). Pe fiecare din aceste pagini au fost îmbunătățite și reprezentările grafice ale principalilor indicatori.
7. Aplicația de mobil (Android) a fost actualizată la versiunea 2, pentru a acomoda îmbunătățirile pe partea de comunicare automată cu dispeceratul .
8. O nouă pagină în secțiunea de Stocuri, și anume Lista Vânzări Stoc, un centralizator pentru ieșirile din stoc în baza Bonului de Consum cu vânzare, cu posibilitatea vizualizării facturii întocmite.
Vă doresc tuturor o toamnă prosperă, lungă și liniștită!