Tot ce trebuie să știți — de la configurare până la operațiunile zilnice
Motto:
Dispeceratul este inima unei firme de transport !
Aplicația Soft-Transport urmărește pentru Departamentul Dispecerat:
- Să ușureze munca dispecerilor.
- Clientul să fie mulțumit, să fie informat la timp - clientul este pe primul loc - evidența este orientată pe client (pe comenzi).
- Gestionarea cu ușurință a activității prezente.
- Planificarea comenzilor (viitoare).
- Stabilirea celor mai economicoase trasee, prin folosirea unor hărți integrate , adaptate transportului de marfă(care să fie nu doar planificatoare de rute, dar care să și calculeze costurile cu taxele de drum ale rutelor oferite).
- Căutare rapidă de adrese și coordonate GPS (POI-uri) și salvarea informațiilor valoroase, pentru folosirea lor în viitor.
- Preluarea automată din aplicațiile telematice ale unor informații, cum ar fi: KM bord, Traseu efectuat, Poziția curentă, Viteza de deplasare, etc.
- Comunicarea ușoară cu șoferii, cooptarea lor în înregistrarea fazelor importante de execuție a comenzilor.
- Facilitarea înregistrării, transmiterii și căutării cât mai rapide a CMR-urilor.
- Arhivarea electronică a tuturor documentelor de transport, evidența predării lor la client.
- Ușurarea gestiunii grupajelor, calculul de rentabilitate a acestora, harta (traseul) pentru grupaje, comunicarea cu clienții implicați cât mai facilă.
- Întocmirea cât mai ușoară și rapidă a comenzii către subcontractori și evidența clară a acestora, inclusiv colaborarea cu șoferii subcontractorilor pentru obținerea de informații cu privire la executarea comenzii.
- oferirea de instrumente de calcul automate (utilitare) pentru Estimare Calcul Consum, Kg pe Axe, consultare instant a documentelor scanate ale camionului, ale valabilității actelor, a inventarului acestuia, starea și istoricul anvelopelor, Foaia de Parcurs în ultimele 10 zile (pentru verificarea respectării cabotajului, utilitarul de Încărcări / Descărcări / Rezervări, etc.
Pe scurt, muncă mai ușoară, mai multe camioane gestionate și mai bine!
O să trecem la o problemă oarecum sensibilă. PREZENTUL firmei.
Cu alte cuvinte ne vom muta atenția de pe ce a fost ieri, alaltăieri sau acum o lună, pe ce se întâmplă ACUM în activitatea firmei.
Înainte de a începe dă-mi voie să-ți spun o poveste!
Un om primește în fiecare zi câte o PÂINE proaspătă, pe care o mănâncă cu poftă. Într-o zi dintr-un motiv anume nu a reușit să se atingă de ea. Ziua următoare a primit încă o pâine proaspătă. Avea acum 2 pâini. Pe care să o mănânce? A ales să o mănânce pe cea veche, de ieri, pentru că nu voia să risipească. Însă în următoarea zi povestea s-a repetat. În zilele următoare la fel. Și pentru că nu voia să piardă ceva, continua să mănânce în fiecare zi pâine veche de 1 zi. Sau poate la un moment dat, chiar de 2 zile sau mai mult.
Îți sună cunoscut? Oare nu pățim cu toții la fel și în ceea ce privește INFORMAȚIA? Informația este pâinea unei firme. Dacă o firmă are suficient personal să proceseze trecutul înseamnă că are suficient personal să proceseze PREZENTUL. Trebuie să-și facă doar curaj să sară în prezent. Gaura din trecut neprocesată se poate închide cu ușurință în câteva ore suplimentare sau în week-end. Sau poate chiar nu contează. Ce contează cu adevărat este să prinzi PREZENTUL. Nu mai amâna. Începe să te ocupi ACUM de ziua de AZI.
SoftTransport este construit pentru AZI. Folosește-l la adevărata lui valoare. Vei face ECONOMII care te vor surprinde și pe tine. Și va avea alt gust!
%
În pagina 
Comandă apăsați butonul Adaugă Comandă (în interfața Veche: Adaugă C-dă) și alegeți Importare PDF. Se deschide fereastra Importare Comandă, cu butoanele Scanează Document (PDF sau poză), Lipește Text, Încarcă Imagine și Încarcă EDI (IFTMIN).
Cu Scanează Document alegeți din calculator fișierul PDF cu comanda primită de la client (Dachser, DHL, alte firme de transport / comisionari). Din PDF se citesc cel mult primele 2 pagini.
Cu Lipește Text se deschide o casetă în care lipiți textul comenzii, așa cum l-ați primit (de exemplu din WhatsApp sau din email), apoi apăsați Scanează Text; cu Anulează închideți caseta fără să citiți nimic. Cu Încarcă Imagine alegeți din calculator o poză cu comanda (JPG, PNG, GIF sau WebP). Din text sau din poză, câmpurile se completează la fel ca din PDF.
Programul completează în fereastră, dacă le găsește în document:
Cod/Nr. Comandă (referința comenzii la client) și Data Comenzii
Client (căutat după codul fiscal, CIF, apoi după denumire) și Contact Client
Preț Agreat f. TVA și moneda
Observații, Text Comandă, ADR și Camion Planif. (dacă numărul de înmatriculare există printre camioanele firmei)
Puncte Comandă — tip punct, țară, localitate, kg, marfă, dată și oră planificată, firmă
Câmpurile se completează în timp real pe ecran, pe măsură ce inteligența artificială citește documentul. La sfârșit apare mesajul „Câmpurile au fost completate. Verificați cu atenție! AI nu garantează acuratețe 100%.”. Dacă clientul din document nu este găsit, sub câmpul Client apare caseta „Client negăsit”, cu datele clientului citite din document și butonul Creează Client. La fel, dacă persoana de contact din document nu se găsește printre contactele clientului, sub câmpul Contact Client apare caseta cu datele ei și butonul Adaugă Contact. Același lucru se întâmplă la puncte: dacă localitatea nu există pentru țara respectivă, sub câmpul Localitate apare o casetă cu butonul „Adaugă pentru” urmat de numele țării; dacă firma nu este găsită, sub câmpul Firmă apare o casetă cu datele firmei din document și butonul Confirmă, care înregistrează firma (după ce ați ales Localitatea rândului); dacă programul găsește firme asemănătoare, dar nu este sigur care este cea din document, apare o listă din care o alegeți cu un click. Localitatea sau firma adăugate astfel primesc eticheta NOU. Nimic din acestea nu se înregistrează decât după ce apăsați butonul. Verificați datele; Cod/Nr. Comandă, Data Comenzii, Client și, la fiecare punct, Țara, Localitate și Data/Ora Plan. sunt obligatorii. Apoi apăsați Salvare.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .
Comenzile primite electronic de la clienții mari (ex. CMA CGM) în format EDI se importă direct în program, fără transcriere manuală.
Unde: pe pagina Comandă → butonul Adaugă Comandă (în interfața Veche: Adaugă C-dă) → opțiunea Importare PDF → în fereastra „Importare Comandă” găsiți butonul albastru „Încarcă EDI (IFTMIN)”, lângă opțiunile Scanează Document / Lipește Text / Încarcă Imagine.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Încarcă EDI (IFTMIN)” și selectați fișierul .txt primit de la client — sau trageți fișierul direct peste fereastră (drag-and-drop).
2. Programul afișează „Procesez EDI...” și completează câmpurile comenzii în timp real, ca la importul din PDF.
3. La final apare mesajul „EDI încărcat. Verificați câmpurile și apăsați Salvare.”
4. Dacă clientul sau contactul din fișier nu există în program, apare panoul „Client negăsit” cu butonul „Creează Client”, respectiv panoul contactului cu butonul „Adaugă Contact” — confirmați-le înainte de Salvare. Nimic nu se creează automat, fără confirmarea dumneavoastră.
Formatul acceptat este standardul internațional UN/EDIFACT, mesaj IFTMIN (instrucțiune de transport). Programul citește automat: numărul comenzii clientului, valoarea și moneda, punctele de încărcare și de descărcare (livrările din fișier devin puncte de descărcare), cu datele și orele lor, părțile implicate, containerul, greutățile și sigiliul. Containerul, sigiliul și porturile se trec în câmpul Observații, iar descrierea mărfii, destinatarul, referințele și greutățile în câmpul Text Comandă. Dacă fișierul conține și returul containerului gol, apare în plus un punct de descărcare, cu 0 kg.
%
Unde: pagina Comandă → butonul + Adaugă Comandă (în interfața Veche: Adaugă C-dă) → Import în lot. Dacă Import în lot nu apare în meniu, anunțați administratorul firmei sau echipa Soft-Transport.
Ce face: încărcați deodată mai multe fișiere cu comenzi (PDF, poze, Excel/CSV sau mailuri .eml). Programul le citește și pregătește câte o comandă pentru fiecare comandă găsită: de obicei una pe document; la Excel/CSV, din fiecare rând (rândurile cu același număr de comandă și același client devin o singură comandă).
Cum funcționează:
1. Alegeți fișierele, mai multe deodată. Cât timp fereastra e deschisă puteți trage și alte fișiere în zona Trage aici alte fișiere sau alege. Fișierele se citesc pe rând, iar la final lista de comenzi se actualizează singură. La prima listă Excel/CSV cu un anumit model de coloane se deschide fereastra Prima listă de la «…» — ce coloană e ce?: alegeți ce devine fiecare coloană și apăsați Confirmă și ține minte (sau Renunță). La a doua listă cu aceleași coloane, fereastra nu mai apare.
2. Comenzile pregătite apar sus în listă, marcate Nouă · neconfirmată (sau Nouă · neatribuită, pe care o luați cu Preiau). Apăsați Previzualizare și bifați Arată documentul: documentul original apare lângă formular.
3. Corectați ce e greșit și apăsați Confirmă. Abia acum se creează comanda. Ce nu e comandă se scoate din meniul … → Respinge….
Ce face: clienții trimit comenzile ca până acum, pe adresele de email pe care le folosesc deja. Voi setați o singură dată ca aceste căsuțe să trimită automat o copie a emailurilor către adresa programului. Programul citește emailul (textul sau atașamentul: PDF, poză, Excel) și pregătește comanda; nimic nu devine comandă până nu o confirmă un om. Programul nu intră în căsuțele voastre Gmail sau Outlook.
La dispecer: comanda apare în câteva minute sus în lista Comenzi, ca NOUĂ · NECONFIRMATĂ (sau NOUĂ · NEATRIBUITĂ, pe care o ia primul care apasă Preiau). Apăsați Previzualizare, bifați Arată documentul, verificați și apăsați Confirmă. Din meniul …: Mută la… sau Respinge….
Managerul vede în pagina Comenzi primite tot ce a venit pe email sau a fost încărcat ca fișier (stări: Gata, Salvată, De verificat, Pus deoparte, Pare dublură, Respinsă). Fișierele (Excel/CSV, PDF, poză sau email .eml) se încarcă de mână cu butonul Încarcă fișiere. Adresa personală a unui dispecer o leagă de el în pagina Comenzi primite (email), la Aliasuri.
Ce nu devine comandă: emailurile fără comandă (newsletter, răspuns automat) și atașamentele deja citite apar ca Pus deoparte; fișierele .doc/.docx și arhivele (.zip, .rar) nu se citesc.
Pagina 
Avertizări C-zi, prin verificări multiple, sesizează posibile erori sau omisiuni la introducerea informațiilor în comandă. Fiindcă orice statistică folosește informațiile înregistrate in sistem, este esențial ca informațiile primare să fie corect introduse. În acest mod ne vom putea baza și pe informațiile complexe pe care programul le generează.
Alegeți filtrele (de exemplu ID Comandă, Client, Camion, De la Data și Până la Data) și apăsați Caută; până atunci pagina arată doar mesajul „Selectați filtrele.” Din lista Avertizări puteți alege ce tipuri de avertizări căutați. Pentru fiecare comandă cu avertizări, tabelul arată comanda și dispecerul, apoi coloanele DPlec < DSos, Km = 0, Km, DSos, DPlec (un X roșu înseamnă că avertizarea există, o bifă verde că nu) și coloana Avertizări cu celelalte mesaje.
Dacă pagina Avertizări Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.warning.php .
Tutorial:
Dispecerat - Avertizari Comenzi https://youtu.be/zN5yvLMNzbY
Pagina Avertizări Comenzi: https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Aplicația Soft-Transport este orientată pe prezent. Prezentul se transformă inevitabil în trecut. Și tot Prezentul este cel care creionează viitorul!
Așa încât nu avem voie să pierdem clipa de acum, cea în care putem acționa.
În acest sens există un grup de instrumente dedicate Prezentului, și care au sens doar dacă conduceți evidența în timp real.
Un astfel de instrument sunt și rapoartele (paginile) prezentului Situația Curentă de Camioane, Calendar Camioane, Calendar Remorci și Calendar Șoferi.
Tot în categoria Prezent intră și utilitarul Încărcări/Descărcări/Rezervări, precum și panoul Panou Comenzi din pagina Comenzi a Dispecerilor sau din pagina Rezumate Comenzi a Managerului.
Pagina principală (index.mobile.php) din contul de șofer este tot un instrument dedicat lui ACUM.
Pagina Telematic este un alt instrument dedicat Prezentului. Și lista poate continua.
Aplicația Soft-Transport are în vedere și Viitorul, așa cum sunt rapoartele cu privire la Expirare valabilități sau Schimburile de șoferi.
Evident, păstrăm și analizăm Trecutul, prin paginile dedicate statisticilor de nenumărate feluri sau prin paginile care te avertizează cu privire la erori. Arhiva de documente electronice încărcate este și ea o oglindă și o mărturie a trecutului.
Chiar dacă nu indroduceți comenzile de transport în timp real, aplicația își păstrează utilitatea cu privire la stocarea, avertizarea, analiza, statistica a tot ce înseamnă activitate de transport.
A folosi însă și instrumentele dedicate Prezentului ușurează munca dispecerilor și o face mai eficientă! După părerea noastră, chiar merită!
%
Este o situaţie centralizată, extrem de condensată, a situaţiei la momentul generării a comenzilor de transport aflate în derulare, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri.
Comenzile afişate se pot filtra în funcţie de mai multe criterii: Toți Utilizatorii (dispecerii), Client, Vehicul, Angajat și Proprietar/Utilizator Vehicul.
Coloana cu Data Planificată (ETA - estimated time of arrival) se poate afișa în multe fusuri orare folosind filtrul ETA (exprimat în UTC + un număr de ore). În pagina cu drepturi de modificare, în formatul 1, coloana se numește Estimated Time of Arrival.
Informațiile din pagina 
Situaţia Crt. Camioane se poate exporta şi în Excel. Fisierul exportat este întocmit în limba engleză, având și câteva coloane pentru evidența timpilor de conducere și de pauză care pot fi completate de catre dispeceri, astfel fișierul este foarte util pentru transmiterea situațiilor de dimineață către clienți.
Dacă pagina Situația Crt. Camioane în varianta vizualizare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.report.view.php .
TUTORIAL:
Situatie Curenta Camioane - Partea 1: https://youtu.be/YGWjyahpuj4
Punctul tip Pozitie si Situatia curenta camioane - Partea 2 : https://youtu.be/z2qJlDD2KiQ
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
Calendar Camioane este o situaţie a prezentului, centralizată, care cuprinde comenzile de transport aflate în derulare, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri, desfăşurată însă, în mod grafic, peste un calendar.
Astfel, ziua curentă se află în centru, marcată cu culoare galbenă.
Atât pentru zilele trecute (din stânga) cât şi pentru cele viitoare (din partea dreaptă) sunt marcate pe calendar punctele de Încărcare, Descărcare, Vamă/Garaj/Alte documente, Terminal Feribot/Tren, Intrare/Ieșire la Frontieră, Punctele zero.
Pe lângă punctele menţionate mai sus, sunt marcate şi punctele de tip Poziţie sau Problemă, dacă acestea reprezintă puncte (poziţii) curente în execuţia comenzii și au data de azi.
La sfârșitul tabelului pot apărea, pe rânduri separate, și camioane proprii. În dreptul lor se vede ultima stare înregistrată (de exemplu Garaj sau Service) sau, dacă ultima lor comandă nu mai este activă, simbolul urmat de numărul acelei comenzi.
Camionul ales în câmpul Camion Planif. al unei comenzi ale cărei puncte nu au încă o resursă la cheie apare pe un rând marcat Planificat. Camionul cu o intervenție de service neterminată, începută în perioada afișată, apare pe un rând marcat Intervenții; în forma Detaliat, în ziua intervenției se vede simbolul .
În situaţie apar şi câteva simboluri cu următoarea semnificaţie:
Încărcare
Descărcare
Punct zero
Vamă/Garaj/Alte documente
Poziţie
Pentru ziua curentă mai apar şi simbolurile:
- aşteaptă la
- merge către
Poziţia curentă a camionului este marcată cu fond verde.
Situaţia se poate filtra în funcţie de mai multe criterii: 
Client, 
Toți Utilizatorii (se alege un dispecer sau alt utilizator), 
Vehicul, Proprietar/Utilizator Vehicul, Grupa. Din filtre se aleg și forma (Detaliat sau Simplificat) și numărul de zile: 3 Zile, 7 Zile sau 10 Zile. În forma Detaliat se văd atâtea zile înainte și atâtea zile după ziua curentă, iar în forma Simplificat ziua curentă și atâtea zile după ea. După alegerea filtrelor apăsați Caută.
Dacă sunteți conectat cu un cont de tip Operațional (Dispecer), calendarul se deschide filtrat pe comenzile dumneavoastră. Pentru comenzile tuturor alegeți Toți Utilizatorii și apăsați Caută.
Există două forme de generare - Detaliat (forma implicită) și Simplificat (cuprinde doar ziua curentă și zilele viitoare, precum și mai puține informații, putând fi mai ușor tipărită pe hârtie). Butonul de lângă Caută deschide calendarul pentru tipărire.
Dacă pagina Calendar Camioane există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.calendar.php .
TUTORIAL:
Calendar Camioane : https://youtu.be/6BrPjLsrv4E
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Acest utilitar, extrem de util dispecerilor în scopul execuției la timp și fără sincope a comenzilor, pe care îl găsiți în partea de sus a programului vă permite să vizualizați 
Încărcările și Descărcările (la care nu s-a ajuns încă sau care nu sunt încă finalizate), în ordinea planificării lor, prima care urmează pentru fiecare comandă (pasul următor), precum și Rezervările. Dacă vreți, e o tabelă asemănătoare cu Tabela de Plecări/Sosiri trenuri sau avioane.
Fereastra are filele Încărcări, Descărcări și Rezervări și, sus, două câmpuri de dată (perioada afișată, implicit ziua de azi) cu butonul lupă pentru căutare. Primele două file arată punctele a căror dată planificată este în perioada aleasă; fila Rezervări arată rezervările din comenzile dumneavoastră cu data planificată în perioada aleasă (nu doar pe cele viitoare), în ordinea descrescătoare a datei planificate.
În plus, se poate printr-un singur click vizualiza sau selecta (în cazul dispecerilor) comanda care cuprinde încărcarea/descărcarea respectivă.
Utilitarul avertizează când ora planificată se apropie sau a trecut: pe butonul utilitarului apare un număr roșu cu punctele nesosite din comenzile dumneavoastră active la care ora planificată este cu cel mult un anumit număr de minute înainte sau după ora actuală, iar în tabel un triunghi roșu (Încă Nesosit și în Întârziere) marchează punctele la care se întârzie. Pentru Planificare Fixă, intervalul se setează prin Variabilele din contul de administrare fixed_planned_arrive_date_interval și fixed_planned_arrive_date_expiry, iar pentru situațiile când nu e planificare fixă prin planned_arrive_date_interval și planned_arrive_date_expiry.
Partea din dreapta a tabelului afișat pentru Încărcări, respectiv Descărcări, afișează informații legate de Următorul Punct.
Acest utilitar este accesibil, la fel ca și celelalte, de pe orice pagină v-ați afla.
%
Aplicatia este interconectata cu sistemele telematice (GPS): WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, EvoGPS, Wialon, AROBS TrackGPS, CargoTrack, Eurowag, Lupa GPS.
De asemenea, aplicatia este interconectata cu sisteme ale producătorilor de camioane (Mercedes, Scania, Volvo, Renault)
Tipul de cont șofer utilizează o interfață simplă și prietenoasă, adaptată pentru tablete si smartphone-uri prin care șoferul poate vizualiza comanda în curs de execuție (activă), transmite informații despre încărcări/descărcări etapizat, pe măsura derulării comenzii.
Fiecare șofer accesează contul său de utilizator în baza unui Nume utilizator (sub forma unei adrese de email) și a unei parole care se setează din partea de administrare.
Aceste informații completează în baza de date, în mod automat, detalii ale punctelor de încărcare/ descărcare, precum KM bord, KG incărcate/descărcate, data și ora de începere/finalizare, pe care dispecerul era chemat să le completeze.
Dispecerul este notificat printr-un mesaj intern despre această operație efectuată de șofer, având în continuare posibilitatea de a modifica/corecta informațiile primite.
Toată această comunicare automatizată este posibilă acolo unde aplicația SoftTransport rulează pe Internet, cum este în cazul la majoritatea clienților noștri. Pentru a funcționa însă, este nevoie ca și șoferul să aibă acces la Internet, de pe smartphone, tabletă sau laptop. Ceea ce deja vedem destul de des, la prețuri mai mult decât rezonabile. Consumul de trafic ( de date) pe mesaj este extrem de mic, de ordinul .... 50 b, adică într-un GB de trafic, alocat să zicem prin contract pentru Internet in roaming ar intra nu mai puțin de 20.000 de notificări.
ATENȚIE: Această dezvoltare se poate aplica acolo unde dispecerii se află cu înregistarea comenzilor în PREZENT. Șoferul va vedea doar prima etapă care urmează în execuția comenzii (primul punct de încărcare și descărcare unde nu este completată data de sosire, respectiv plecare. Va vedea și data și ora planificată pentru încărcare/descărcare. Acest lucru reprezintă un motiv în plus (pe lângă multe altele) ca dispecerul să monitorizeze și să PLANIFICE riguros camioanele. Îi va fi cu atât mai ușor cu cât Km bord, data și ora sosirii/plecării, KG încarcate/descărcate se vor completa prin interfața șoferilor. Va avea mai mult timp disponibil pentru PLANIFICARE și OPTIMIZARE.
Video: Înregistrarea unui nou utilizator de tip Șofer https://youtu.be/ILN5L8-fhP0
Video: Prima pagină a contului de tip sofer https://youtu.be/ojh7e2k_hUA
%
Programul Soft-Transport are acum o aplicație nativă pentru iPhone, disponibilă în App Store . Este destinată șoferilor, exact ca aplicația Android existentă.
O descărcați din App Store, de la adresa https://apps.apple.com/app/id6762054765. După instalare, la Server scrieți adresa firmei dumneavoastră (cea cu care deschideți programul în browser), apoi intrați cu emailul și parola contului de șofer.
Vorbim aici de un grup de dezvoltări și îmbunătățiri care asigură o comunicare și mai ușoară, sigură, completă (și ieftină) între dispeceratul propriu și șoferi. În acest sens:
În aplicația pentru SmartPhone, primirea unui mesaj pe Mesageria Internă a Soft-Transport este însoțită de o notificare a telefonului.
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) permite transmiterea mesajului concomitent și pe WhatsApp. În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi căsuța Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, mesajul ce urmează să se transmită prin Mesageria Internă va fi trimis și prin WhatsApp: se deschide o filă nouă WhatsApp, către numărul Nr. Telefon Serviciu al angajatului de care este legat destinatarul. Trimiterea pe WhatsApp merge doar când mesajul are un singur destinatar; altfel programul afișează mesajul „Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.”
Lista de mesaje transmise/primite la o comandă de către dispecer sau șofer este accesibilă și din fereastra SMS (butonul Vizualizare Mesaje Comandă) și din fereastra pop-up Rezumat Comandă (butonul Mesaje, în colțul dreapta jos al ferestrei).
Există o pagină numită Listă Mesaje Proprii (user.message.view.php), unde fiecare utilizator poate vedea și căuta mesajele pe care le-a primit sau trimis prin mesageria internă din Soft-Transport. Pagina Listă Mesaje Companie arată mesajele tuturor utilizatorilor și poate fi filtrată după text, perioadă, expeditor și destinatar.
Whatsapp integrat în Soft-Transport folosește numere de telefon în format internațional.
Se întâmplă ca șoferii sau chiar dispecerii să aibă numere de telefon din alte țări. Din această cauză, Whatsapp funcționează prin Soft-Transport indiferent de țara unde e înregistrat numărul de telefon de serviciu.
Așadar, vă rugăm să introduceți in fisa angajatului numărul de telefon în format internațional, de exemplu, în formatul +40740123456 sau +390601234567 !!!
Această facilitate ușurează foarte mult dispeceratul, reducând timpul petrecut cu redactarea e-mail-urilor către clienți care anunțau faptul că un camion a ajuns la încărcare sau descărcare, a început sau a terminat aceste operațiuni.
În plus automatizarea se concretizează, în mod natural, într-o mai mare promptitudine în a transmite aceste informații clienților, ceea ce în final înseamnă o mai mare productivitate a autovehiculelor și un mai mare grad de satisfacție a clienților.
Transmiterea automată va fi funcțională și seara sau noaptea, în weekend, atunci când dispecerul se află acasă, fără ca acesta să apese vreo tastă.
%
Cum funcționează această automatizare?
Șoferul atunci când din contul său de utilizator face click pe butoanele Am Ajuns, Am Început sau Am Terminat la Încărcare sau Descărcare, pe baza unui format prestabilit, în mod automat se transmite un e-mail cu informațiile respective către dispecerul care este înregistrat ca și Contact Client la comanda respectivă.
E-mail-ul este transmis în română sau engleză sau germană, în funcție de limba clientului. Concomitent, aceleasi informații le primește și dispecerul propriu prin mesageria internă, acesta fiind informat și cu privire la transmiterea automată a e-mail-ului către client.
Câteva observații:
clientul poate face Reply la e-mail-ul automat, acesta fiind direcționat către dispecerul propriu, care urmărește comanda.
În email-ul automat apar datele dispecerului propriu bifate în fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator (nume, telefon, adresa de email, numele companiei), din pagina Listă Utilizator din partea de administrare.
Informația cu privire la ora evenimentului este convertită automat în ora locală a țării în care are loc încărcarea/descărcarea.
În contul de șofer au fost adăugate câteva căsuțe noi, de interes pentru client, cum ar fi Detalii Marfă sau Metri Podea Liber, care, în cazul în care sunt completate de șofer, vor fi transmise automat în e-mail-ul către client.
Această automatizare nu este universală pentru toți clienții, se pot alege clienții pentru care automatizați comunicarea.
Automatizarea nu este universală pentru toate fazele de execuție, se poate alege să notificați doar faza de Am ajuns, nu și cea de Am Început, sau doar cea de Am Terminat.
În perioada de testare a acestei facilități am constatat că șoferii au primit foarte bine această automatizare.
La fel, clienții au fost foarte deschiși și mulțumiți, aș zice în procent de 100%.
TUTORIAL:
%
Transmiterea automată a unui astfel de email se face de la butonul @, din dreptul comenzii (Generare Email Automat cu Status Comandă și ETA Către Client). Se deschide fereastra Situație Curentă Comandă, cu Destinatar, Subiect și textul emailului. Email-ul va conține punctul curent al comenzii, așa cum apare el consemnat în comandă (țara, localitatea, codul poștal și, dacă punctul are firmă și adresă, firma și adresa), starea camionului și, dacă camionul a plecat deja din punctul curent (Plecare este completat), Ora aproximativă a sosirii la următorul punct al comenzii, luată din Sosire Planif. a acelui punct.
Această facilitate este un fel de Situația Curentă de Camioane , doar că pentru un singur autovehicul, și care se transmite automat, foarte simplu către client.
De remarcat, că textul standard poate fi modificat sau completat înainte de transmitere dacă se dorește.
La transmiterea Emailui ETA către clienți, de la butonul din dreptul comenzii, pe lângă contactul clientului salvat la acea comandă, se pot selecta, în câmpul Destinatar, mai multe contacte client, trimițându-se notificare, email simultan, la fiecare dintre ele. Emailul pleacă la apăsarea butonului Trimitere. La finalul textului poate apărea și un link de urmărire a comenzii pentru client, cu un cod de verificare.
TUTORIAL:
%
Pentru a încărca imaginea (poza) despre CMR din contul șoferului, la un punct de încărcare, după ce ați apăsat Am ajuns la încărcare și Am început la încărcare, apare butonul albastru 1. Adaugă CMR, împreună cu butonul 2. Am terminat de încărcat. Butonul 1. Adaugă CMR deschide fereastra CMR Încărcare la (urmată de locația punctului). Apăsați butonul verde Adaugă CMR (Rând) Nou, după care la linia introdusă completați Serie și Nr. CMR, Cant., alegeți unitatea de măsură (UM), completați Kg și informația despre documentele însoțitoare (Alte Doc. Însoțitoare) dacă sunt. Dacă pe CMR sunt completate rubricile 16 și 17 bifați căsuța Rub. 16&17 OK?, iar dacă documentul este corect întocmit bifați căsuța CMR OK?, după care dați Salvare.
După salvare deschideți din nou fereastra cu butonul albastru 1. Adaugă CMR; la linia salvată anterior, butonul verde din dreapta liniei este acum activ. Apăsați-l la CMR-ul pentru care doriți să adăugați o poză. În fereastra apărută apăsați Alege Poză, alegeți camera foto a telefonului și faceți poza documentului respectiv, după care apăsați butonul albastru Salvare. Veți primi mesajul Fișierul a fost încărcat cu succes.
La un punct de descărcare, după ce ați apăsat Am ajuns la descărcare și Am început la descărcare, apare butonul albastru 1. Descarcă CMR, împreună cu butonul 2. Am terminat de descărcat.
Butonul 1. Descarcă CMR deschide fereastra CMR Descărcare la (urmată de locația punctului). Bifați Desc. la lotul de marfă descărcat. În partea dreaptă a liniei CMR-ului apăsați butonul verde de încărcare fișier . Se deschide fereastra de încărcare; apăsați butonul Alege Poză, buton care deschide fereastra de selectare a locației din telefon. Alegeți camera foto a telefonului și faceți poza documentului dorit, după care apăsați butonul albastru Salvare. După salvare veți primi mesajul Fișierul a fost încărcat cu succes. Rămâne ca în fereastra de CMR-uri să dați Salvare.
TUTORIALE:
Transmitere CMR la descarcare (POD)
%
Automatizare încărcare și transmitere CMR în Real Time se face concomitent de la șoferi către dispeceri și clienți deopotrivă.
Evident că se pot alege clienții pentru care doriți această facilitate, cât și faptul dacă doriți ca CMR-ul să fie transmis (ca și poză) și după încărcare sau doar la terminarea descărcării.
Această facilitate este valabilă și pentru șoferii subcontractorilor, casele de expediție fiind poate marile beneficiare ale acestei facilități, tot fluxul documentelor de transport (CMR-uri) realizându-se automat, pe lanțul Subcontractor- Client – Clientul Clientului !
Pentru cărăuși, economisește timp cu gestionarea CMR-urilor, clientul este mulțumit obținând POD (proof of delivery) în timp real, iar pentru dispeceri elimină orice dubii sau neclarități cu privire la marfă.
TUTORIALE:
Notificari Clienti - Setare Transmitere Automata CMR - vers. 22 - 19 Dec 2019
Transmitere CMR la incarcare - vers. 22 - 19 Dec 2019
Transmitere CMR la descarcare (POD) - vers. 22 - 19 Dec 2019
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la aproape orice tip de punct (nu și la Punct 0, Poziție și Problemă; de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina 
Listă Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteți folosi un punct de tip Terminal Feribot/Tren, și completați data și ora rezervării la Sosire Planificată, locul îmbarcării (Țara, Localitate și Caută Firmă), precum și detaliile legate de rezervare: tipul ei (Rez. Proprie sau Rez. Prin Client), Nr. Rezervare (referința), Valoare fără TVA (costul), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la Rezervat la Compania se poate alege compania care gestionează podul și/sau la Alte Detalii Rez. se poate scrie ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Listă Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Listă Rezervări, cu butonul cu creion Modificare valoare Furnizor și Beneficiar din dreptul rezervării. Dreptul de a modifica valoarea rezervărilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are în meniu pagina Lista Facturi (invoice.php).
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare fără TVA din fereastra punctului sau la Val. Furniz. excl. TVA din pagina Listă Rezervări (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana Rezervări Proprii af. Subcontractori, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subc. (EUR).
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
În acest sens orice client de-al dumneavostră care folosește Timocom pentru a genera comenzi de transport vă poate trimite comanda folosind ID-ul dumneavoastră Timocom. Comanda trimisă va fi vizibilă pe pagina Comenzi Timocom din aplicația Soft-Transport. Ea se poate vizualiza pe această pagină, accepta și salva apoi sub forma unei comenzi Soft-Transport.
Dispecerii aveau mereu problema să țină minte sau să conducă o evidență referitor la ce tip de pauză de week-end, repaus săptămânal trebuie să facă un șofer și până când poate acesta conduce într-o săptămână. E drept că această evidență nu se arhiva nicăieri. Informația nu mai avea relevanță, de regulă, luni, la începutul unei noi săptămâni.
Există acum posibilitatea ca această informație să fie păstrată în Soft-Transport, pe parcursul săptămânii. Ea va apare și în Situația curentă camioane, care se trimite clienților în fiecare dimineață.
Actualizarea acestei informații este foarte ușoară fie direct din Situația curentă camioane (în varianta cu drepturi de modificare), fie din pagina Lista Angajați.
În pagina de Lista angajați veți găsi un buton pe coloana de Pauza Sf. de Spt., buton care va deschide fereastra de înregistrare a următorului repaus, unde introduceți, la fel, Data și Ora la care a Început Săptămâna de Lucru , și Numărul de Ore Obligatorii la Următorul Repaus Săptămânal după care dați click pe butonul Salvare.
Aceste informații sunt afișate doar 6 zile de la data introdusă. După aceea butonul arată 0, data de sub el (Latest Start) dispare și va trebui înregistrată informația pentru următoarea săptămână.
%
Șabloanele comenzi reprezintă un instrument dedicat dispecerilor cu scopul de a le ușura munca, inclusiv prin creșterea vitezei de operare în soft.
Ce face acest instrument? Așa cum îi spune și numele, șabloane! Probabil sunteți deja familiar cu ideea de șabloane, cea mai cunoscută fiind șabloanele pentru plăți atunci când folosim internet banking. Cu alte cuvinte, ceva extrem de util și simplu de folosit.
%
Deși, în continuare, doar dispecerul care a deschis comanda în SoftTransport poate face modificări în detaliile acesteia în pagina Comandă, am considerat totuși utilă posibilitatea ca aceste comenzi să fie transferate, la nevoie, unui alt dispecer, cum se întâmplă atunci când un dispecer pleacă în concediu, se îmbolnăvește, etc. Totuși, momentul în care o comandă a fost transferată, precum și cele 2 părți implicate, rămân salvate, pentru a asigura transparența și trasabilitatea transferurilor.
Dacă pagina Transfer Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.list.php .
Dacă pagina Lista Transfer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.transfer.list.php .
%
În aplicație sunt integrate hărțile HERE.
Aceste hărți oferă 2 facilități suplimentare față de hărțile Google: rute pentru camioane și calculul taxelor de drum aferente unui traseu.
Rutele (traseele) pot fi salvate cu butonul Salvare Hartă și pot fi vizualizate pe harta interactivă ori de câte ori este nevoie, cu butonul Vizualizare Ruta Salvată, precum și în pagina 
Rută Comenzi. Șoferii pot vedea harta salvată de către dispecer din conturile lor de șoferi.
În funcție de volumul de trafic de date pe care șoferii îl au la dispoziție puteți alege ca aceștia să aibă acces la harta interactivă sau doar la o imagine statică cu ruta salvată.
La harta HERE punctele traseului se pot defini ca puncte cu oprire (de ex. Încărcările / Descărcările) sau fără oprire (punctele Via, sau punctele tip Poziție ale Comenzii). Pentru fiecare punct din lista rutei există o bifă, cu explicația Stop Over în fereastra din pagina Comandă și Cu oprire/Fără oprire în pagina Harta HERE. Astfel, pentru definirea unui punct VIA nu e nevoie de o mărire la maxim a hărții, deoarece la calculul rutei se ține cont de o rază de tranzit în jurul punctului fără oprire. Această rază se poate schimba din partea de administrare (setarea Raza de Tranzit în metri).
Pe pagina 
Harta HERE, cât și pe harta HERE din pagina Comandă, puteți căuta o localitate pe hartă. Din colțul stânga sus faceți click pe butonul verde Căutare localitate pe hartă (iconița lupă), care vă deschide fereastra de căutare. Introduceți numele localității. Vi se vor afișa rezultatele căutării sub formă de listă numerotată, iar pe hartă va apărea un balonaș numerotat pentru fiecare rezultat din listă.
Alte detalii care vă pot fi utile:
La calculul rutei puteți dezactiva restricțiile de tonaj/dimensiuni, cu bifa Fără Restricții.
Direct pe hartă, cu click dreapta, se afișează adresa (cu codul poștal, dacă există) și coordonatele, iar în același meniu puteți alege Copiere adresă, Copiere coordonate, Adaugă marker pe hartă sau Căutare Parcare, Benzinărie, etc. (parcări, benzinării sau alte facilități).
La dispeceri, la harta HERE de la comandă, pe lângă butonul Actualizare Puncte din Comandă, care reface punctele traseului din punctele comenzii, există butonul Act. Puncte Comandă (cu VIA), care face același lucru, însă păstrează punctele VIA definite până la acel moment de dispecer. Când deschideți fereastra hărții HERE a unei comenzi care nu are încă puncte de rută, punctele comenzii se completează singure în lista punctelor rutei, fără să apăsați vreun buton; cele două butoane de actualizare le folosiți ulterior, când vreți să refaceți punctele din punctele comenzii.
La Generare Rută, taxele de drum sunt afișate și fără TVA și cu TVA (coloanele Cost Taxe de Drum fără TVA și Taxe de Drum cu TVA); la trecerea mouse-ului peste valori se văd sumele pe fiecare țară. La salvarea rutei, taxele de drum se salvează ca cost estimat cu taxa de drum (fereastra Cost Taxe Drum Comandă, coloana Cost Taxă Estimată (EUR)), implicit la valoarea fără TVA. Dacă se dorește ca salvarea să se facă la valoarea cu TVA, acest lucru poate fi setat din partea de administrare.
La Generare Rută se afișează și Km totali, respectiv Km taxabili pentru fiecare țară (la trecerea mouse-ului peste valorile din tabel și la tipărirea rutei, în coloanele Km Total și Km Taxabili). Km taxabili se salvează la salvarea rutei în coloana Km Taxab. Estimat din fereastra Cost Taxe Drum Comandă.
Există posibilitatea de a vizualiza harta în regim full screen, cu butonul albastru Ecran Complet din colțul stânga sus.
La tipărirea unei rute (butonul Tipărire Hartă), fereastra Selectați ce doriți să tipăriți permite alegerea secțiunilor care se tipăresc (tipărire selectivă): Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km.
Pe harta Here de la dispeceri balonașele punctelor de încărcare/descărcare sunt numerotate
S-a adăugat un filtru pe utilizator (Toți Utilizatorii, cu grupele Dispeceri și Alți utilizatori) la pagina Rută Comenzi.
La pagina Harta Here există posibilitatea de a muta punctele rutei în sus sau în jos cu săgeți
Tot la pagina Harta Here am introdus niște iconițe pentru setarea rapidă a parametrilor pentru diferite tipuri constructive (standard) de mașini.
Harta HERE salvată este accesibilă și din fereastra pop-up pentru Rezumat Comandă.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) comanda (Here Maps): https://youtu.be/zW7vB9-DO9Y
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Cu hărțile HERE se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum) și pentru grupaje.
În pagina Comandă, pe linia fiecărei comenzi care face parte dintr-un grupaj, apăsați butonul Ruta Comandă (Here Maps). Se deschide fereastra Selecție Rută pentru Comandă sau Grupaj; apăsați Generează rută grupaj.
Se deschide o fereastră nouă unde veți găsi toate punctele comenzilor aferente aceluiași grupaj, aranjate (intercalate) cronologic în timp (dintre Punctele 0 apare doar primul), exact așa va fi și traseul mașinii. Apăsați butonul Generare Rută, și vi se calculează un traseu pe hartă. Sub hartă, pe o linie, vi se afișează informațiile despre traseul grupajului: Km, Timp, Cost Taxe de Drum fără TVA și Taxe de Drum cu TVA. Numele fiecărui buton apare când țineți mouse-ul pe el. Cu butonul cu dischetă Salvare Ruta Grupaj salvați ruta grupajului, km planificați și taxele de drum; vă apare o fereastră de confirmare că ruta grupajului a fost salvată cu succes. Cu butonul cu imprimantă Tipărire Hartă aveți posibilitatea de a tipări harta generată, iar cu butonul cu dischetă Salvare Hartă ca Șablon o puteți salva ca șablon (programul vă cere mai întâi denumirea și descrierea șablonului).
Hărțile grupajelor nu vor fi vizibile în pagina Rută Comenzi, ele vor fi vizibile în paginile Ruta Grupaje, Rezumate Grupaj sau în fereastra pop-up care deschide Rezumatul grupajului.
Informațiile despre km planificați (KM Planif. cf. HERE), taxele de drum estimate (Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE)) și prețul agreat pe km planificat (Preț Agreat Clienți Fără TVA / Km Planificați) apar în partea de jos a rezumatului grupajului, în pagina Rezumate Grupaj, după ce apăsați Detalii Grupaj. În fereastra pop-up Rezumat Grupaj apar, dintre acestea, doar km planificați.
Ruta propriu-zisă pentru grupaj poate fi vizualizată pornind de la iconița cu harta, de lângă codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)); iconița apare după ce ruta grupajului a fost salvată. Se deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, în care alegeți ce conține tipărirea: Taxe de drum, Cost șofer/oră și/sau Cost vehicul/km. După Tipărire se deschide o pagină nouă cu ruta grupajului. Cu butonul Imagine de pe hartă se deschide harta ca poză; pagina se tipărește din browser.
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)), comenzile din grupaj (Comenzi Grupaj (Circuit)), camionul, remorca și șoferii, intervalul circuitului (Interval Circuit) și totalul prețului agreat de clienți și al taxelor de drum (Total Preț Agreat Clienți (EUR) / Total Cost Taxe Drum (EUR)).
In partea de Detalii Grupaj se văd toate punctele grupajului (încărcări, descărcări etc.) de la început până la sfârșit, cu comanda și clientul fiecărui punct.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa. Totalurile se văd în Detalii Grupaj, sub lista punctelor.
Dacă în grupaj au lucrat camioane proprii, în Detalii Grupaj raportul arată și indicatorul Total Venit - Cost Subcontractor / Km Parcurși cu Camioane Proprii.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul afișează și Preț Agreat Clienți Fără Taxe de Drum (excl. TVA) / Km Planificat, adică prețul agreat fără taxele de drum, împărțit la km planificați.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
Această pagină reprezintă o statistică cu privire la costul estimat cu taxele de drum, așa cum este el înregistrat pentru fiecare comandă în parte (fără comenzile din grupaje). Informațiile primare se introduc de dispecer, de facturist sau de aplicație, în mod automat, la salvarea rutei comenzii (în cazul în care aveți și extraopțiunea HERE).
Pe lângă Cost Taxă Estimată (EUR) se pot introduce și alte informații: Km Taxab. Estimat, Taxă Achitată de Beneficiar (EUR) și Km Taxab. cf. Beneficiar.
În coloana Diferență EUR (%), procentul apare cu roșu când taxa estimată depășește cu mai mult de 10% taxa achitată de beneficiar. Cu filtrul Numai cu diferență mai mare de 10% vedeți doar comenzile cu o diferență peste 10% (în plus sau în minus).
Utilitatea acestei pagini constă în posibilitatea de a filtra după mai multe criterii: Client, Ţara sau pe o anumită perioadă.
Filtrând pe țară și pe o anumită perioadă putem compara taxele estimate cu taxele efectiv plătite pentru acea țară.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese și cuprinde toate rezultatele, nu doar rândurile de pe pagina afișată. Fișierul conține coloanele tabelului (Data Început și Data Sfârșit sunt coloane separate, iar diferența apare doar în EUR) și, la sfârșit, un rând cu totalurile.
Pe de altă parte, taxele de drum estimate se scad din venit în pagina Statistică Lunară: coloanele Venit fără taxe/Km Ben. și Venit fără taxe/Km Bord.
Dacă pagina Taxe de drum există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.list.php .
%
Harta Google este integrată în fereastra de înregistrare a unei firme (POI), folosită la adăugarea punctelor de Încărcare/Descărcare. Când firma nu există încă, apăsați butonul Înregistrare Firmă Nouă. În fereastra Înregistrare Firmă, butonul Harta deschide fereastra Harta POI, unde harta Google caută pe hartă firma sau adresa introdusă. Cu butonul de pe unul dintre rezultate se completează automat Adresă Firmă, Latitudine și Longitudine (coordonatele GPS).
În pagina Comandă, pe rândul comenzii, butonul 
Ruta Comandă (Google Maps) deschide fereastra Rută Comandă. Pe harta Google sunt afișate punctele comenzii, iar în tabel sunt afișați kilometrii dintre puncte (coloanele Mark, Tip, Locația, Distanța). Punctele de tip Poziție nu sunt afișate, cu excepția celui marcat ca Punct Curent.
Km calculați de Google pot fi salvați direct în comandă, cu butonul Salvează Km, în coloana Km Planificat (în interfața nouă: Km Plan.). Programul cere confirmarea: Salvarea va suprascrie Km planificați.
La sfârșitul tabelului, după Total Km Comandă, se mai afișează Km Rămași Până la Destinație: kilometrii de la punctul marcat ca Punct Curent până la destinația finală.
Pentru a vizualiza poziția curentă a mașinii pe harta Google , din partea stânga jos apăsați butonul portocaliu Telematic și pe hartă vi se va afișa poziția vehiculului sub forma unui balonaș portocaliu.
Aici dorim să atragem atenția asupra importanței POI-urilor înregistrate. Un POI reprezintă o anumită locație având salvat un nume și coordonatele GPS (de regulă sunt firmele unde are loc încărcarea/descărcarea). Dacă punctul comenzii are un POI cu coordonate GPS, harta Google afișează locația indicată prin coordonatele GPS. Dacă punctul nu are coordonate GPS, harta caută locația după datele punctului (de exemplu localitate, țară, numele firmei și adresa, conform setării din administrare Secvența de interogare pt. Google Maps). Dacă nu este ales un POI, harta caută localitatea punctului și afișează centrul localității.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) Comanda (Google Maps): https://youtu.be/3HgibOq3NY8
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit de Google și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii): click pe id-ul comenzii, apoi butonul Documente.
Pagina 
Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcate pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina 
Verificare Arhivă Comenzi (order.drive.file.warning.php), pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente (pictograma de încărcare). Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document, din dreapta numelui fișierului).
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Se pot încărca fișiere cu extensia png, jpg, jpeg, pdf, xml sau zip. Alte tipuri de fișiere nu sunt încărcate.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), cu butonul Documente din fișă (apare dacă aveți acces la pagina Caută Documente), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, folosiți pagina Caută Documente. În câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă) introduceți numele mapei (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de 
Listă Angajați (în varianta verificator - employee.verify.list.php), iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina 
Lista Parteneri (în varianta verificator - client.verify.list.php), procedura fiind similară.
%
Pagina 
Predare Documente afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această pagină nu este dedicată datei de transmitere a facturii.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul comenzilor la care predarea documentelor a fost deja înregistrată apare, în partea dreaptă a liniei, un buton verde cu iconița ochi (Modificare Predare Documente). Butonul deschide fereastra Data și Locul Predării Documentelor, în care puteți schimba datele cu Salvare sau le puteți șterge cu Ștergere.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport. Pagina Situația Documente arată situația predării, dar pe ea nu se poate înregistra sau modifica predarea (titlul ei este „Situație Predare Documente de Transport către Clienți (fără drepturi de actualizare)”).
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor din partea de sus a paginii Predare Documente: Cuprinde Vehicul, Client, Toți Utilizatorii (dispecerul), ID Comandă și starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)).
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și locul predării (țara, localitatea, firma) în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan, dar numai ale aceluiași client (la comenzi ale unor clienți diferiți apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”). De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pregătire (o singură dată): în Nomenclator Achiziții adăugați fiecare tip de ambalaj (de exemplu codul EPAL și denumirea „Palet EUR (EPAL)”) cu bifa Evidență Ambalaje. Pentru fiecare partener programul deschide singur, la primul schimb, o gestiune numită Ambalaje <numele partenerului> (o vedeți în Nomenclator Gestiuni, cu bifa Gestiune de Ambalaje).
Cum notează dispecerul:
1. În pagina Comandă, deschideți comanda cu butonul ochi, bifați Cu schimb de paleți/ambalaje și apăsați Salvare.
2. La punctul unde s-a făcut schimbul (în afară de Punct 0) apăsați butonul ⇄ (Înregistrare schimb paleți/ambalaje). La Se contabilizează în contul este trecut clientul comenzii; dacă paleții trebuie trecuți la alt partener, îl alegeți din listă.
3. Alegeți tipul de ambalaj și scrieți câți paleți ați primit și câți ați predat; Balanța se calculează singură. Apăsați Salvare. Documentul schimbului (poză sau PDF) îl atașați în aceeași fereastră, la Document Ambalaje: apăsați Căutare Document, alegeți fișierul și apăsați Încărcare. Se poate încărca doar după ce ați salvat rândurile.
Șoferul poate nota schimbul și de pe telefon, la punctul comenzii, cu butonul Schimb Paleți/Ambalaje. Butonul apare doar dacă pe comandă este bifat Cu schimb de paleți/ambalaje, nu apare la Punct 0 și apare doar după ce șoferul a ajuns la punct (la încărcare și la descărcare, după ce a început încărcarea sau descărcarea). Poza documentului o atașează în fereastra schimbului, la Document Ambalaje, ca mai sus.
Reguli importante: Balanța pozitivă (de exemplu +3) înseamnă că partenerul vă datorează paleți. Toate schimburile le vedeți pe pagina Schimb Paleți/Ambalaje (filtre și totaluri); un schimb notat greșit se corectează cu creionul, cât timp documentul lui nu a fost facturat. Pentru contabilitate programul face singur un aviz Pack_ + codul comenzii, vizibil în Înreg. Doc. Achiziții cu bifa Arată avizele de ambalaje. Socoteala cu un partener se închide fie prin predare/primire efectivă, fie prin factură (vânzare sau achiziție); numărul unei facturi trecut pe aviz nu închide socoteala.
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton cu iconiță de legătură (tooltip Leagă Achiziția de o Comandă), iar în partea dreaptă veți găsi un buton cu aceeași iconiță (tooltip Leagă Comanda de Achiziții).
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul cu iconiță de calculator (tooltip Calcul decont) din partea dreaptă a rândului. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul cu iconiță de dischetă (tooltip Salvare decont) din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Utilitarul KG/AXE calculeaza greutatea pe axe in functie de greutatile capului tractor, a semiremorcii, a incarcaturii si a modului in care aceasta este repartizata pe podea.
Utilitarul se poate accesa folosind tasta rapidă CTRL+4 , sau din meniul din dreapta-sus făcând click pe iconiţa kg/axe. Utilitarul cuprinde 3 secţiuni, referitoare la: cap tractor, la semiremorcă şi la marfă. Calculul este bazat pe un model teoretic conceput astfel încât raportul între uşurinţa în folosire versus precizie să fie optim.
Programul permite selectarea numărului de înmatriculare al vehiculelor implicate. În acest caz utilitarul pemite salvarea ultimului calcul de greutate efectuat pentru semiremorca (încărcată) aleasă.
Utilitarul permite modificarea unor parametri folosiţi în modelul teoretic, deşi diferenţele dintre diferite modele constructive nu sunt semnificative.
De ce aţi folosi un astfel de utilitar? Pentru că aveţi cu siguranţă prea multe amenzi de cântar, prea multe situaţii în care şoferul nu ştie sau e prea comod să verifice aranjarea mărfii în remorcă. Sau poate faceţi grupaje şi ordinea în care încărcaţi este extrem de importantă.
Tutorial Video : https://youtu.be/JDYePalfbnI
%
Pagina Restricții Generale (general.restriction.php) afișează restricțiile generale de circulație sub formă tabelară. Perioada se alege din lista de sus: Săptămâna Curentă, Săptămâna Viitoare, Luna Curentă sau Luna Viitoare, apoi se apasă butonul Caută.
Informațiile cu privire la restricțiile generale de circulație sunt preluate automat de pe website-ul www.euload.com.
Vă reamintim că pe lângă aceste restricții generale mai pot exista și alte restricții suplimentare: pentru ADR, zonale sau alte situații speciale semnalate prin indicatoare, etc.
Aceeași informație este disponibilă și în contul de șofer, în pagina Restricții de Circulație (general.restriction.mobile.php).
În paginile Calendar Camioane, Calendar Remorci și Calendar Șoferi, în capul tabelului, sub fiecare zi de azi până la sfârșitul săptămânii viitoare, apare un buton R (Restricții Generale), dacă aveți acces la pagina Restricții Generale. Apăsat, deschide într-o filă nouă restricțiile generale pentru săptămâna curentă sau viitoare.
Dacă pagina Restricții Generale există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa general.restriction.php .
%
Se pot defini utilizatori pentru clienți, care în baza unei parole se vor putea conecta la sistemul dumneavoastră, având la dispoziție o pagină Telematic dedicată clienților, prin care pot vizualiza poziția pe hartă a camioanelor din comenzile în curs de execuție la clientul respectiv.
Meniul / Pagina pentru Clienți poate fi vizualizată atât în limba română, cât și în limba engleză.
Clientul, pe lângă pozițiile curente pe hartă a camioanelor care lucrează pentru el, are posibilitatea să vadă și Punctele Comenzii (fără poziții), Ruta (traseul) salvat de dispecer și CMR- urile, pentru comenzile active (în curs de execuție) sau finalizate recent, în ultimele 30 de zile. Pagina este dotată și cu o zonă de filtre pentru o căutare după mai multe criterii.
Această nouă dezvoltare oferă mai mult clienților din ceea ce este relevant pentru ei (față de subconturile pe platformele telematice), cu mai puțin efort din partea noastră (nu mai este nevoie să scoți un camion sau să adaugi unul, pentru ca clientul să aibă acces la pozițiile tuturor camioanelor care îl interesează, acest lucru se face automat prin corelarea cu comenzile).
Citirea automată de la distanță a poziției camioanelor, este posibilă la acest moment, prin interfațare, pentru cei care dețin camioane Mercedes, Scania, Volvo și Renault sau soluțiile telematice WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon, EvoGPS, CargoTrack, Arobs TrackGPS, Eurowag sau Lupa GPS, sau orice combinație a acestora. Flote cu camioane de la mai mulți producători, de exemplu, Mercedes și Scania și Volvo, sau companii care au două sisteme telematice , de exemplu Webeye si SafeFleet, sau situații cu camioane Renault (fără alt sistem telematic) și camioane MAN (cu sistem Webeye). Pe orice cale este citită informația, ea este vizualizată apoi, pe aceeași hartă.
Detalii Implementare cont client
Pentru a da acces Clientilor la vizualizarea starii / statusului comenzilor primite de la ei va trebui să le creati un cont.
Crearea unui cont tip client se face în partea de administrare
Accesați partea de /admin, pagina Listă Utilizator. Faceti click pe butonul albastru de Adauga un nou utilizator din coltul dreapta sus si deschideti fereastra Înregistrare Utilizator. În prima căsuță (Nivel Cont) alegeți nivelul de cont pentru clienți (în pachetul standard: Cont Client). Puteți folosi ca și nume utilizator un șablon de genul: numeleclientului@numelefirmeidvs.ro. Alegeti o parolă pentru accesare, introduceti numele si prenumele utilizatorului pentru clientul căruia îi creați contul, completati numărul de telefon al acestuia si alegeti limba interfetei în care va fi utilizat programul (accesibil in limba română sau engleză). La rubrica Doar pentru conturile de tip Client , selectați din listă numele clientului dupa care dati salvare.
Transmiteti numele utilizator si parola clientului.
În contul lui , după logare, pe coloana din partea stângă vor apare comenzile active pe care le are contractate către dvs. În cazul în care se selectează o comandă, se afiseaza pe hartă traseul salvat de dispecer pentru comanda respectivă, împreună cu pozitia curentă a vehiculului pe hartă, poziție marcată cu un balonaș roșu.
La fiecare comandă există posibilitatea de a vizualiza tabelul cu CMR-urile . Acest tabel se deschide de la iconita mov CMR din dreptul comenzii respective.
În cazul în care clientul dorește să vizualizeze și orele de sosire/plecare de la locurile de încărcare/descărcare, are la dispoziție butonul portocaliu. De reținut că aceste informații sunt cele înregistrate de dispeceri sau șoferi în rezumatul comenzii.
În partea de sus a paginii, există mai multe filtre, legate de starea comenzii: active și/sau recent închise (adică comenzile care, de la ultima descărcare, nu au trecut mai mult de 30 zile), numarul de inmatriculare camion sau remorca, locatie. dispecer, etc.
Există, chiar pe hartă, încă doua butoane: Cel de culoare albastră pentru vizualizare pozitia curentă a tuturor vehiculelor care au comenzi active pentru clientul respectiv, sau cel de culoare portocalie, cu ajutorul căruia balonașele se pot fi eliminate de pe hartă .
De reținut că ceea ce clientul vede pe hartă reprezintă poziția vehiculelor așa cum a fost ea citită ultima dată la solicitarea dispecerilor proprii (fie accesând pagina proprie Telematic, fie prin preluarea automată a unei poziții). Dacă, cumva, ultima citire este mai veche de o anumita perioada, clientul are posibilitatea să forțeze o citire nouă (un refresh) a pozitiei camioanelor.
Intervalul la care apare butonul de refresh pe pag. Telematic din contul de client (limited.to.client.telematics.php), lângă Last Updated, poate fi setat din partea de administrare – acest lucru se realizează prin variabila client_telematics_refresh_interval .
TUTORIAL:
Tipul de Cont Client: https://youtu.be/hvYOVLQxjkg
%
Unde: pagina Comandă, pe rândul comenzii, butonul de partajare (Link de urmărire pentru client).
Cum funcționează:
1. Se deschide fereastra Link de urmărire. Dacă comanda nu avea link, programul îl face singur. Apăsați Copiază și lipiți linkul în email, WhatsApp sau SMS; butonul Deschide vă arată pagina exact cum o vede clientul.
2. Dacă linkul trebuie dat la telefon, folosiți Cod de verificare (XXXX-XXXX-XXXX): clientul îl scrie pe pagina soft-transport.com/order.track.php și apasă Vezi comanda.
3. Linkul intră singur și în emailurile de status: cel trimis cu butonul „@” de pe rândul comenzii și emailul automat după ce șoferul confirmă o etapă (dacă comanda are deja un link activ).
Ce vede clientul: starea comenzii (Înregistrată, În desfășurare sau Livrată), cât s-a făcut și fiecare încărcare și descărcare doar cu orașul și codul țării, marcată Făcut sau Urmează. Nu vede: ore și date, adrese, nume de firme, camionul, remorca, șoferul, poziția pe hartă, transportatorul, prețuri sau documente. Stadiul se actualizează intenționat cu întârziere.
Valabilitate: linkul expiră singur la 7 zile după livrare (în orice caz, la cel mult 180 de zile de la creare). Link nou face alt link și îl oprește pe cel vechi; Oprește linkul îl oprește de tot. Doar utilizatorii de tip Administrator, Operațional (Dispecer) și Control (Manager) pot face un link nou sau opri linkul.
Interfațarea cu sistemul RO E-transport al ANAF se face atât în ce privește declararea unui transport si obținerea unui cod UIT (prin pagina E-Transport), cât și în ce privește interogarea Etransport ANAF cu privire la UIT-urile active ce privesc compania din perspectiva de organizator transport (prin pagina E-Transport General).
Cu alte cuvinte puteți declara un transport, genera coduri UIT, descărca codurile UIT ale transporturilor pe care le efectuați, schimba numerele de înmatriculare pentru autovehicule si remorci, direct din aplicația Soft-Transport, fără a mai fi nevoie să intrați în interfața SPV a ANAF .
Autorizarea aplicației soft-transport în ANAF se face prin niște chei de acces, aceleași pe care le folosiți și pentru E-factura.
Pe pagina E-Transport puteți înregistra un nou transport la ANAF apăsând butonul + din colțul dreapta-sus al tabelului. Completați căsuțele din fereastra care se deschide. După salvare, fereastra se închide și în tabel apare un rând nou. Puteți reveni asupra informațiilor salvate, pentru modificare. Următorul pas este transmiterea/ încarcarea informațiilor la ANAF . După încărcare se obține și se completează automat la transportul respectiv codul UIT, respectiv ID_ul mesajului încărcat la ANAF si Data acestuia.
În partea dreapta a tabelului apare și butonul de verificare stare. Dacă totul e ok, pe coloana Stare din tabel va apare Încărcare Validat. Informatiile legate de transport pot fi modificate/rectificate și după încărcarea inițială, însă modificările trebuie încărcate și ele la ANAF, repetându-se procedura de mai sus.
Pe pagina E-Transport General se face descărcarea din sistemul e-transport al ANAF al mesajelor cu privire la UIT-urile active ce privesc compania din perspectiva de organizator transport.
Pagina E-Transport General prezintă următoarele funcționalități:
– citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Transport
– filtrarea mesajelor după mai multe criterii, prin selectarea filtrelor din partea de sus a paginii
– Modificare număr de înmatriculare pt autovehicul și remorci. Se pot selecta și modifica simultan mai multe UIT-uri în ce privește data și numărul de înmatriculare al autovehiculului și al remorcii. Pentru mai multe UIT-uri deodată, bifați rândurile dorite și apăsați Modificare Selectate. Dacă ați bifat două sau mai multe rânduri, fereastra Modificare E-Transport se deschide cu câmpurile goale; ce completați (obligatorii sunt Data Transport și Vehicul, iar Remorca 1 și Remorca 2 sunt opționale) se aplică, după Salvare, tuturor UIT-urilor bifate.
– bifa din capul tabelului (Selectare / Deselectare Toate) bifează sau debifează dintr-o dată toate rândurile afișate, ca să le puteți modifica sau încărca la ANAF în calup, cu butoanele Modificare Selectate și Încărcare Selectate la ANAF. Bifa din cap se actualizează singură când bifați rânduri individual (apare pe jumătate bifată când sunt bifate doar unele rânduri).
– încărcare la ANAF a modificării. Salvarea unei modificări nu o trimite la ANAF: valoarea nouă apare în roșu, sub cea din tabel, în coloanele Dată Transport, Nr. Vehicul și Nr. Remorcă, iar cât timp modificarea nu a fost încărcată rândul are și butonul Încărcare. O trimiteți cu acest buton sau, pentru mai multe rânduri bifate, cu Încărcare Selectate la ANAF. După încărcare apare butonul Verificare, pe care îl apăsați până când coloana Stare arată Validat sau Nevalidat.
– tipărire informații transport și cod UIT (inclusiv sub forma unui QR code)
– Cu același buton de tipărire veți avea acces și la informațiile RO_E-transport ANAF , exact în forma în care sunt ele descărcate de la ANAF, inclusiv cu istoricul modificărilor pe codul UIT
Important!!! Secțiunea E-transport implementată în Soft-Transport nu comunică ANAF poziția camionului în timp real. Acest lucru e necesar să-l faceți folosind furnizorii dvs. de telematic sau aplicația ANAF e-transport, descărcată pe telefonul șoferului.
%
Motto:
O greșeală în facturare te poate costa mii de euro !
În ce privește acest sector deosebit de important al firmei, Soft-Transport urmărește:
- ca nici măcar o singură comandă să nu scape procesului de facturare.
- îmbunătățirea imaginii companiei - o factură corectă, cu informații complete, la timp, estetică e un plus în fața clienților.
- macheta de facturare e personalizabilă, până la nivel de client.
- ușurarea și creșterea vitezei și corectitudinii procesului de facturare - prin tarifar.
- ca facturarea să fie flexibilă: pe o singură comandă, pe mai multe comenzi, non-operațională (în afara comenzilor de transport).
- facturarea să fie facilă în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
- facturare internă sau externă, tipărirea facturii în alte limbi.
- calcularea automată a scadenței.
- verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
- identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
- compararea facilă a KM bord, Planificați sau KMGPS cu KM beneficiar.
- compararea facilă a taxelor de drum estimate față de taxele de drum beneficiar.
- o evidență clară a clienților cu probleme de bonitate.
- o bază de date cu pesoanele de contact ale clienților, inclusiv informațiile de contact ale acestora (e-mail, telefon, etc. ).
- întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților)
Cu alte cuvinte, o facturare elegantă, simplă și rafinată !
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
În cadrul paginii de 
Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport închise din perioada aleasă în filtre.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare, la câmpul Preț din fereastra de facturare, există posibilitatea de a prelua automat sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Tarifarul unei comenzi se deschide cu butonul din coloana Calcul Tarif, de pe rândul comenzii (pe buton vedeți litera T, iar după ce tarifarul a fost salvat, totalul calculat). În partea de sus a ferestrei Tarif Comandă, deasupra machetei, vedeți kilometrii comenzii: Km Gol, Km Bord, Km GPS, Km Planificați și Km Beneficiar, ca să-i aveți la îndemână când calculați tariful.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia, iar la câmpul Dedicat pentru alegeți o variantă care conține Facturare.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
În pagina 
Lista Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din zona de filtre (alegeți Excel sau CSV din lista de lângă buton). În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Format Dată și Tip Date, apoi apăsați Continuați.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc. Pentru aceasta accesaţi pagina Lista Facturi (invoice.php) varianta Facturist, unde faceţi click pe butonul albastru (Înregistrare Factură Simplă) din zona de filtre, lângă butonul Caută. Vi se va deschide fereastra Factură alte servicii/produse, unde completaţi informaţiile legate de factură. După aceasta faceţi click pe butonul verde Detalii Factură, după care vi se deschide factura propriu-zisă. Completaţi textul din coloana Produse şi Preţ unitar. Dacă sunt mai multe produse, puteţi adăuga mai multe rânduri dacă faceţi click pe butonul verde Adaugă rând nou. Toate câmpurile din factură sunt editabile. Pentru finalizare faceţi click pe butonul albastru Salvare şi Tipărire
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți butonul de descărcare (cu alegerea Excel sau CSV), prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate. Pentru programul SAGA, pagina Predare date SAGA pregătește un pachet cu facturile perioadei, pe care îl descărcați cu butonul Descarcă pachetul.
%
În Listă Parteneri (variantă verificator), lângă câmpul CIF găsiți butonul ANAF (Interogare ANAF). După ce introduceți codul fiscal apăsați butonul — programul interoghează direct ANAF (registrul oficial al firmelor din România) și completează automat, în formular:
Nume Partener
Adresa (fără județ, municipiu sau sector)
R.C. (numărul de la Registrul Comerțului)
Telefon și Fax (dacă le are ANAF)
Țara (România) și Localitate (aleasă după nume și cod poștal)
Facturează cu TVA (DA dacă firma este plătitoare de TVA)
Câmpurile completate de ANAF sunt colorate verde, iar datele se păstrează abia după ce apăsați Salvare. Dacă localitatea nu există în listă, apare un avertisment cu butonul Adaugă pentru (numele țării), care o adaugă direct. Dacă CIF-ul nu este corect sau firma nu este găsită în ANAF, programul vă anunță printr-un mesaj.
Rezultatul verificării (TVA înregistrat, TVA la încasare, Status — Activ sau INACTIV —, data radierii și dacă firma este în e-Factura) apare imediat într-o casetă verde sub câmpul CIF. Astfel evitați introducerea manuală a datelor și aveți garanția că lucrați cu denumirea oficială din registrul ANAF, nu cu o variantă scrisă greșit.
Pentru firmele radiate sau inactive, programul afișează sub câmpul CIF un avertisment roșu (ATENȚIE: Firma este declarată inactivă la ANAF), ca să nu emiteți din greșeală documente către un partener radiat sau inactiv.
Conflict de date la verificare ANAF — Aplicați date ANAF / Păstrați datele existente
Atunci când rulați verificarea ANAF și în formular sunt deja completate date diferite de cele din ANAF (de exemplu la un partener care există deja în baza dumneavoastră), programul nu suprascrie automat. Va apărea un panou galben de comparație care vă arată doar ce diferă:
Denumire — vechi vs. ANAF
Adresă — vechi vs. ANAF
Localitate — vechi vs. ANAF
Țară — vechi vs. ANAF
La sfârșitul panoului găsiți două butoane:
Aplicați date ANAF — înlocuiește valorile cu cele oficiale din ANAF (denumire, adresă, R.C., telefon, fax, țară, localitate și Facturează cu TVA); apoi apăsați Salvare
Păstrați datele existente — nu schimbă nimic în formular
Firme din alte țări — dacă CIF-ul începe cu prefixul unei țări (de exemplu DK sau HU), sub câmpul CIF apare butonul Companie străină (XX) — verifică datele în VIES. El arată datele din registrul european VIES; ce ați introdus deja nu se suprascrie, iar câmpurile goale se completează cu butonul completează.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Firmele din UE se verifică acum prin VIES, la fel cum se verifică firmele românești la ANAF — verificare automată a codului fiscal, cu completarea denumirii și a adresei.
Cum funcționează:
1. Pe fișa partenerului (Listă Parteneri VERIFICATOR), introduceți un cod fiscal cu prefixul altei țări decât RO (de exemplu HU12345678) — apare automat secțiunea „Companie străină” cu opțiunea „verifică datele în VIES”.
2. Apăsați butonul — „Interogare VIES în curs... (poate dura până la ~20s pentru unele țări)”.
3. Rezultat: „TVA valid în VIES” + datele oficiale ale firmei. Dacă un câmp este gol, lângă valoarea din VIES apare butonul „completează”, care umple doar acel câmp; dacă ați completat deja altceva, apare „diferă de ce ați introdus” și nu se suprascrie nimic. Dacă totul coincide: „Datele introduse coincid cu VIES.”
Mesajele de eroare sunt explicite: „TVA invalid sau neînregistrat în VIES.” · „Serviciul VIES pentru această țară este momentan ocupat/indisponibil...” · „VIES nu a răspuns la timp (serviciul național este lent). Reîncercați.” La verificarea ANAF (firmele RO), datele preluate apar în zona verde de previzualizare. Dacă denumirea, adresa, localitatea sau țara din formular diferă de datele ANAF (de exemplu Țara nu este ROMANIA), apar butoanele „Aplicați date ANAF” și „Păstrați datele existente”; altfel, câmpurile goale se completează singure.
%
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, atât pentru persoane fizice, cât si pentru companii, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă Client (BT-13) , Nr. Fact. Iniț. (BT-25) și Data Fact. Iniț. (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă Client se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF. Pentru aceasta, în fereastra deschisă cu butonul alegeți DA la câmpul Cu PDF (implicit este NU).
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF. Dacă sunt erori, ele se afișează în fereastra Lista Erori la Validare.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Interogare Stare E-Factură , care va fi vizibil până când factura primește starea Acceptat sau Neacceptat. Rezultatul apare în coloana Stare: Acceptat (bifă verde), Neacceptat (X roșu) sau Prelucrare (roți dințate).
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere apare doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura) și la facturile cu starea Neacceptat.
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje. Se deschide fereastra „Descărcare Mesaje E-Factură ANAF pentru intervalul:”, în care alegeți Dată Început și Dată Sfârșit și apăsați Interogare Mesaje E-Factură ANAF
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos . Cu același buton de tiparire veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Dată Mesaj, Dată Descărcare, Dată Factură și să căutați după Nr. Factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Pe pagina E-factura General s-a interpretat și situatia in care facturile au tipul 381 , Nota de creditare: în coloana Tip apar ca Trimis CN sau Primit CN, iar pentru ele nu apare butonul de tipărire. Marcajul apare după ce e-factura a fost descărcată pe server cu butonul E-Factură. Din aceste documente nu se preiau numărul facturii, data, partenerul și valoarea, așa că aceste coloane rămân necompletate, iar filtrele după Partener, Dată Factură și Nr. Factură nu le găsesc. Rândurile marcate astfel nu apar nici la Facturi Primite (varianta aleasă implicit de pagină), nici la Facturi Trimise; pentru a le vedea alegeți varianta Toate în filtrul după tipul mesajelor.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Neacceptat , marcat în program printr-un X roșu; starea se aduce de la ANAF cu butonul Interogare Stare E-Factură. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului plătitor de TVA trebuie să conțină indicativul de țară (de ex. RO12345678). La un client neplătitor de TVA, CIF-ul se trece fără indicativ. Programul recunoaște clientul plătitor de TVA doar după indicativul din fața CIF-ului din fișa partenerului, nu după câmpul Facturează cu TVA. Dacă CIF-ul nu are indicativ, e-Factura se face ca pentru un client neplătitor de TVA, fără codul lui de TVA. De aceea, la clienții plătitori de TVA verificați ca CIF-ul să înceapă cu RO.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , deschideți pagina Listă Țară si asigurați-vă că în coloana Cod ISO 3166-1 Alpha-2 aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Textul de la coloana Denumire a unui rând din factură depășește 100 de caractere. La Salvare, în fereastra Modificare Informații E-Factură, apare mesajul „Denumire produs este lung (max. 100 caractere)”. Editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
%
Un Credit Note este de fapt un document care atestă autofacturarea clientului. Se întâlnește destul de des la clienții occidentali, mai ales dacă e vorba de prestarea de servicii de transport în baza unui contract. Clienții fac plata în baza acestor credit note-uri, independent de factura întocmită de furnizorul de transport.
Un Credit Note se poate înregistra în cadrul paginii Facturare, la fel ca și factura proprie pentru comanda respectivă. Evidența notelor de credit este foarte utilă în cazul descifrării documentele de încasare de la clienți sau în cadrul procesului de contestare al acestora.
Ele se regăsesc și în cadrul paginii Lista Facturi.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php
TUTORIAL:
Introducere Credit Note: https://youtu.be/FqK9x8lLb8c
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Pagina 
Contestații este o secțiune pentru urmărirea și evidența Contestațiilor care apar pe parcursul derulării contractelor de transport.
În situația în care prețul transportului nu e stabilit paușal, ci conform unei înțelegeri contractuale, pe baza unei formule de calcul care are la bază KM planificați , taxe de drum și alți parametri, se întâmplă (din păcate frecvent) ca suma calculată de client să nu fie cea corectă. În acest caz se impune formularea unei contestații și obținerea contravalorii corecte a serviciului de transport.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
Pe pagina Cifra de Afaceri (client.invoice.month.php), în rândul Total de la baza tabelului, sub totalul fiecărei luni, apar două butoane cu iconiță, imprimanta și Excel, care la trecerea mouse-ului se numesc „Tipărire Jurnal Facturi” și „Export Excel Jurnal Facturi” — lista detaliată a facturilor din luna respectivă: numărul facturii, clientul, data și scadența, valoarea cu TVA, valoarea fără TVA, TVA-ul și totalul echivalent în RON. Jurnalul ține cont de filtrele alese pe pagină (Client, Țară Client, Serie Factură, tipul facturilor, Clienți Ocazionali / Clienți Contractuali, Bonitate, Compartiment); filtrul Rulaj Peste ... EUR nu se aplică pe fiecare factură (în tipărire apare doar ca mențiune). Tipărirea are antetul „Jurnal Facturi” cu perioada exactă și un rând Total la sfârșit; exportul se salvează ca jurnal_facturi_<data-ora>.xls.
%
Situație facturi și încasări, reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Unde: pagina Situație Facturi și Încasări (o găsiți cu căsuța Căutare pagină...).
Cum trimiteți situația:
1. Alegeți clientul și lăsați Doar Clientul Selectat (este ales implicit). Pentru ce mai are de plătit: la Tipuri Sold alegeți Neachitat, iar la Scadent la data de data de azi. La început pagina arată doar facturile din ultima lună; mutați De la Data mai devreme pentru facturi mai vechi.
2. Apăsați Caută, apoi butonul „@” (Trimite pe Email), care apare doar după ce ați ales un client cu Doar Clientul Selectat și ați apăsat Caută.
3. În fereastra emailului alegeți la Destinatar cui trimiteți (subiectul și mesajul pot fi schimbate; vedeți exact tabelul care pleacă) și apăsați Trimite Email. Emailul pleacă imediat, fără altă întrebare.
Reguli importante: destinatarii propuși sunt adresa din Adresa Email din fișa clientului și persoanele de contact de la Contact Partener care au la Dedicat pentru o variantă cu Facturare. Situația nu pleacă singură, la anumite zile: o trimiteți voi, câte unui client. Tabelul este chiar în corpul emailului (toate rândurile găsite, fără atașamente), cu totaluri pe fiecare monedă; voi primiți o copie, iar răspunsul clientului vine la voi. Emailul este în limba programului, nu a clientului. Notele de credit și avizele nu apar.
Calendarul scadențelor: butonul Tipărire Calendar face un calendar pe luni cu facturile care mai au ceva de plată, fiecare în ziua scadenței și cu suma rămasă, plus un total pe zi; ziua de azi este marcată cu galben. Calendarul ține cont de filtrele din pagină, așa cum sunt după ce ați apăsat Caută (de exemplu De la Data / Până la Data și clientul); implicit apar doar facturile din ultima lună.
Motto:
Responsabilitatea unei Case de Expediție este dublă: atât față de client, cât și față de transportator !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru companiile de tip Casă de Expediție sau pentru cele care îmbină activitatea de transportator cu cea de expeditor sunt:
- Viteză, dar și acuratețe în servirea clienților, de la momentul contractării acestora și pe toată perioada derulării comenzii, până la livrarea finală.
- Corectitudine și eleganță în tratarea clienților și în etapa post-livrare, adică pe perioada facturării și încasării prestației cuvenite.
- Înregistrarea, stocarea și căutarea datelor de contact ale actualilor și foștilor clienți, respectiv subcontractori.
- Automatizarea emiterii de comenzi sau contracte pentru subcontractori, a întocmirii și îndosarierii documentelor de transport.
- Asistarea clienților în generarea, în locul lor, dar în numele lor, a comenzii de transport.
- Un calcul corect și un control eficient al principalilor indicatori ai unei case de expediție: profit pe comandă, producția de km (media KM parcurși), profit pe subcontractor, profit pe dispecer comercial, profit pe client, venit net client (venit fără taxa de drum) pe KM, venit net client pe KM și tona transportată, etc.
- Comunicarea cât mai rapidă și facilă cu subcontractorii, până la nivelul șoferilor acestora, atât de la șoferi către casa de expediție, cât și invers.
- Urmărirea valabilității asigurărilor CMR ale subcontractorilor
- Emiterea automatizată, direct din soft a Registrului Comenzilor Intermediate.
- Asistarea subcontractorilor la întocmirea facturilor prin calcularea valorii prestațiilor acestora (note de calcul) conform contractelor semnate cu aceștia.
- Urmărirea finanțelor companiei, a balanței de încasări și plăți prin Scadențar Clienți, respectiv Scadențar Furnizori (subcontractori).
- Posibilitatea de a dispeceriza camioane ale subcontractorilor ca pe propriile camioane, fără nici o deosebire.
- Analiza volumelor transportate pe diferite state, relații, locații de încărcare/descărcare, pe grupe de clienți, etc.
Cu alte cuvinte, un instrument integrat pentru expeditorii profesioniști, care să le fie util în vânzare, urmărire, finalizare, calculare, încasare, decontare transport, precum și în analiza și prospectare pieței și în promovare.
Ce face: pentru fiecare partener (client, furnizor sau subcontractor) notați până la 11 date de expirare: contractul, licența de transport, asigurarea CMR și încă 8 documente alese de voi (de exemplu certificatul ADR). Programul vă arată din timp ce urmează să expire și ce a expirat deja.
Unde completați: pagina Listă Parteneri → butonul verde cu ochi (Modificare/Vizualizare) → în fișa partenerului: Data expirare contract, Valabilitate licență de transport, Valabilitate asigurare CMR și cele 8 date personalizabile. Scrieți data în forma zz/ll/aaaa sau alegeți-o din calendar și apăsați Salvare. Datele le poate schimba doar cine are pagina de parteneri cu drepturi depline de modificare.
Unde vedeți ce expiră: în fereastra Valabilități (butonul cu triunghi din bara de sus), fila Parteneri: roșu = expirat, galben = a mai rămas mai puțin de jumătate din perioada de avertizare, albastru = în perioada de avertizare. Pagina Valab. Acte Parteneri (o dă în drepturi administratorul) arată partenerii cu documente expirate sau care expiră în perioada aleasă (7–150 de zile), filtrabil după Tip Document, cu tipărire de calendar și export Excel. Programul nu oprește o comandă pentru un partener cu contract expirat; avertizarea apare în fereastră, în pagină și în emailul de statistici.
Ce este: o notă despre o situație cu un partener: o ofertă, o discuție, documente care lipsesc, o problemă cu plata, o daună, o staționare, un traseu sau o factură. O puteți lega de o comandă și îi puteți atașa până la 3 poze sau PDF-uri. Toate referatele stau într-o listă, unde le căutați după partener, tip, comandă sau perioadă. Lista găsită o puteți tipări (pictograma Tipărire listă referate parteneri) sau exporta în Excel (pictograma Export în Fișier Excel).
Cum înregistrați un referat: fereastra Înregistrare Referat Partener se deschide de pe pagina Comandă (butonul Referat Partener de pe rândul comenzii) sau cu butonul „+” de pe paginile Referate parteneri și Referate parteneri VERIFICATOR. O mai puteți deschide din lista referatelor unei comenzi, cu butonul Înregistrare Referat Nou. Lista o deschideți din rezumatul comenzii (butonul Referate Parteneri) sau din pagina Comandă VERIFICATOR (butonul Lista Referate Partener). Sunt obligatorii Partener, Data Incident și Tip. La tipul Staționare, programul calculează singur orele de staționare. Referatul nou are starea Activ.
Stări: Activ (problema e deschisă), Rezolvat, Abandonat (nu se mai urmărește, de exemplu un referat făcut din greșeală). Referatele nu se pot șterge.
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Toți Utilizatorii, Vehicul, 
Remorcă, 
Angajat, 
Țara Start, 
Țara Destinație, 
Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, apare un buton galben (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor), lângă Punct 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care apare aceeași resursă la cheie (camionul subcontractorului, cu remorca și șoferii alocați) și care nu sunt deja pe altă comandă subcontractor activă.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră (Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat) unde trebuie introdus Preț Fără TVA, adică prețul transportului agreat cu subcontractorul, și eventual Observații particulare. Tot aici alegeți Contact (contactul subcontractorului) și Macheta.
Cu butonul Vizualizare puteți vedea comanda ca ciornă (PDF), înainte de a o emite; abia după acționarea butonului Salvare devine definitivă, considerându-se emisă (programul vă arată numărul ei și vă întreabă dacă o tipăriți), și o veți regăsi în pagina 
C-zi Subcontractor. În urma emiterii anumite detalii (data planificată, țara, localitatea, firma, kilogramele, lungimea de podea) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se anulează întâi comanda subcontractor (butonul Anulare Contract; dacă are Note de Calcul sau Facturi înregistrate, acestea trebuie șterse mai întâi), după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi anulată din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina C-zi Subcontractor (butonul Anulare Contract). Nu poate fi ștearsă deloc, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina C-zi Subcontractor se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina C-zi Subcontractor există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email (bifați contractele și apăsați butonul cu plic din antetul tabelului). În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție câmpul Contact, în care alegeți contactul subcontractorului (sau îl adăugați cu semnul +), și butonul Salvare și trimitere prin email, activ când contactul ales are o adresă de email validă. Textul pentru emailul automat se poate personaliza în pagina Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile și notele de calcul ale subcontractorilor sub forma unei liste, Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor.php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Unde: în pagina Comandă, pe rândul de încărcare, butonul mic CMR+ (Adaugă în Tabel CMR la Încărcare) deschide fereastra CMR Încărcare. Dacă nu există încă niciun rând CMR, apăsați Adaugă Rând Nou. Completați rândul CMR (Serie și Nr., Cant., UM, Kg, Doc.) și apăsați Salvare; fereastra se închide. Deschideți-o din nou cu butonul CMR+ și apăsați ultimul buton din dreapta rândului salvat, Formular CMR. Formularul se deschide într-o filă nouă. Îl deschideți și din butonul Tabel CMR-uri al comenzii (pagina Comandă), din pagina 
Verif. Comandă (butonul CMR) și din fereastra Rezumat Comandă (butonul CMR); în aceste trei locuri se deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda, cu același buton Formular CMR pe fiecare rând.
Cum tipăriți:
1. Alegeți Nr. Exemplare: 4, 5 sau 6; fiecare exemplar iese pe o pagină A4, cu o bandă colorată sus.
2. Verificați foaia completată din comandă și faceți clic în orice rubrică ca să scrieți ce lipsește; ce scrieți se copiază pe toate exemplarele. Rămân de completat de mână rubricile 10, 12, 13, 15, 17, 18 și 19; la 14 bifați Franco sau Non franco, 20 este tabelul de plată, iar 22–24 sunt semnăturile.
3. Apăsați Tipărește (hârtie A4, scara 100%, fără antet sau subsol de browser). Tipărește nu salvează nimic.
Această dezvoltare permite companiilor care fac transport prin intermediul subcontractorilor să genereze pentru aceștia Credit Note-uri pentru una sau mai multe Comenzi de transport emise. Am definit aceste Credit Note-uri în vocabularul Soft-Transport : Note de Calcul.
Avantajul unei astfel de Note de Calcul este foarte mare. Ea înglobează într-un singur document rezumatul prestației subcontractorului, contravaloarea acestei prestații, data planificată pentru plată, etc. În baza ei, subcontractorul va emite propria factură, fără întârzieri sau erori de calcul.
Această Notă de calcul se poate configura în parte de administrare, ea preluând automat o bună parte din informațiile existente în comandă. Machetele pentru Notele de Calcul (în mod similar ca cele pentru facturi) sunt personalizabile, până la nivel de subcontractor.
Pentru situațiile în care modul de calcul pentru tariful subcontractorului este mai complex, se poate recurge la o foaie de calcul gen Excel numită TARIFAR. Notele de calcul pot prelua automat, dacă se dorește, prețul transportului așa cum apare în comandă (preț agreat) sau așa cum reiese din calculul efectuat de Tarifar.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină este organizată tabelar, pornind de la comanda client (pe câte o linie), afișându-se apoi informații cu privire la costurile cu subcontractorii, eventualele costuri cu rezervările de tren, feribot, etc., obținându-se niște indicatori foarte importanți și anume: Tarif Net Client/ Km Planificat , Tarif Net Subcontractor/ Km Planificați, Profit din Subc. (EUR) .
Comenzile care sunt în grupaj nu apar în această pagină. Titlul afișat în pagină este Statistică profitabilitate pentru comenzile client (care nu se află în grupaj).
Evident calculele sunt complexe, parametrii folosiți devenind vizibili dacă la filtrul cu Detalii Minime se selectează Toate Detaliile.
Am folosit aceeași pagină pentru situațiile în care în execuția unei comenzi client este implicat atât un camion al unui subcontractor cât și un camion propriu, sau chiar în situațiile în care comenzile sunt executate exclusiv de camioane proprii.
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Ceea ce am dezvoltat noi în Soft-Transport este acest Tarif Minimal în 2 variante: Tarif/km care include taxele de drum și Tarif minimal/km fără taxele de drum (recomandat). Acest Tarif minimal se introduce în partea de administrare a aplicației, în pagina 
Prag Tarif. De menționat că istoricul acestui tarif se păstrează, iar calculele vor folosi tariful minimal corespunzător perioadei comenzii.
Legat de acest concept pagina Centru Profit/Comandă calculează Venit Net Camion Propriu/Km Planificați și EUR Peste Prag.
De remarcat că mai există 2 alte pagini: Centru Profit/Client și Centru Profit/Subcontractor derivate din pagina Centru Profit/Comandă.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese. Același buton există și în paginile Centru Profit/Client și Centru Profit/Subcontractor.
Dacă pagina Centru Profit / Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php .
%
Pentru a deschide conturi pentru șoferii subcontractorilor nu trebuie să faceți nimic special. Deschiderea unui astfel de cont se face la fel ca și pentru șoferii proprii.
Pentru a crea cont șoferilor folosiți zona de administrare /admin, pagina Listă Utilizator. Daţi click pe butonul Adaugă un nou utilizator, din dreapta-sus a tabelului, buton care va deschide fereastra Înregistrare Utilizator. În primul câmp al ferestrei (Nivel Cont) selectați nivelul utilizatorului de tip Șofer. În al doilea câmp se introduce adresa de e-mail cu care se va loga utilizatorul respectiv (trebuie scrisă ca o adresă de e-mail validă). În al treilea şi al patrulea câmp (Parolă și Confirmare Parolă) se vor introduce parolele utilizatorului (dacă nu sunt identice, căsuțele se fac roșii). Introduceți numele şi prenumele utilizatorului şi numărul său de telefon (ambele sunt obligatorii), iar la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat selectați numele șoferului respectiv (în prealabil acesta a fost înregistrat în Lista Angajati, la rubrica Angajator fiind trecut subcontractorul respectiv). Pentru finalizare dați Salvare.
Un cont de șofer se poate crea mai simplu și cu butonul Adaugă cont pentru angajat, aflat lângă primul: alegeți angajatul, introduceți emailul și parola și apăsați Creează cont.
Din momentul în care contul nou creat este activ, șoferul subcontractorului poate folosi contul ca și oricare alt șofer de-al d-voastră!
De remarcat totuși că accesul la date al șoferului subcontractorului, ca de altfel și al șoferului propriu este limitat la informațiile strict necesar îndeplinirii sarcinilor de servici.
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
În pagina C-zi Subcontractor apar comenzile de transport care au fost emise către subcontractori, și în dreptul fiecarei comenzi, în partea dreaptă, cu ajutorul butonului - hartă portocaliu - aveți posibilitatea de a genera o hartă pentru comanda respectivă. Butonul va deschide o fereastră unde vor fi preluate punctele din comandă de transport așa cum au fost ele salvate, după care dați click pe butonul portocaliu Generare Ruta. Ruta astfel generată poate fi modificată / configurată prin adăugarea de puncte intermediare, iar la final poate fi salvată cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- Salvare Km Contract.
Harta poate fi și tiparită cu ajutorul butonului -imprimantă albastru închis - sau să fie salvată ca și șablon cu ajutorul butonului - dischetă portocaliu.
%
Motto:
Mijloacele de transport sunt prima resursă a unei firme de profil !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru întreținerea parcului auto:
- Evitarea amenzilor sau despăgubirilor în cazul expirării valabilității documentelor obligatorii (ITP, asigurări, etc.).
- O evidență clară a problemelor tehnice la orice moment, precum și istoricul intervențiilor, reviziilor și reparațiilor efectuate.
- Evidență pe tipuri de defecțiuni și urmărirea și gestionarea cazurilor de garanție.
- Responsabilizarea și implicarea șoferilor în sesizarea problemelor tehnice.
- Planificarea optimă a intervențiilor, asigurarea transparenței cu Dispeceratul.
- Conducerea cât mai ușoară și la zi a schimbului de ulei și a reviziilor.
- Statistică KM parcurși de către remorci pentru efectuarea la timp a reviziilor acestora.
- Urmărirea Inventarului (obiectele de inventar) din gestiunea camioanelor și remorcilor (chingi, stingătoare, truse ADR, bări de marfă, scule și dispozitive, etc. ) .
- Gestionarea stocului cu piesele de schimb și materialele consumabile din magaziile firmei.
- Menținerea anvelopelor în stare bună, optimizarea stocului de anvelope, urmărirea cazurilor de garanție.
- Urmărirea indicatorilor de uzură și a defectelor vizuale ale cauciucurilor.
- A oferi pentru companiile care dețin un Service Auto autorizat RAR unei aplicații software adaptată cerințelor legale, dar în același timp ușor de folosit și flexibilă.
- Urmărirea și planificarea lucrărilor, atât pentru terți , cât și pentru parcul propriu.
- Analiza profitabilității pe clienți, pe mecanici, etc.
Pe scurt, planificare și control pentru menținerea în stare cât mai bună a principalelor bunuri ale unei companii de transport!
Programul citește automat, cu ajutorul Inteligenței Artificiale, documentele resurselor și completează câmpurile din fișă — nu mai transcrieți datele manual.
Unde: în partea de sus a paginilor Lista Angajat VERIFICATOR, Lista Camion VERIFICATOR și Lista Remorcă VERIFICATOR găsiți butoanele:
• „Scanează documente (buletin, permis auto) → găsește șoferul” — la Angajați
• „Scanează documente camion (talon, ITP, RCA) → găsește camionul” — la Camioane
• „Scanează documente remorcă (talon, ITP, RCA) → găsește remorca” — la Remorci
Cum funcționează:
1. Apăsați butonul de scanare și selectați unul sau mai multe fișiere (JPG, PNG, PDF, HEIC și alte formate de imagine; fiecare fișier poate avea cel mult 10 MB).
2. Programul afișează „Se citește documentul 1/n cu AI…” și extrage datele din fiecare document.
3. Dacă documentul se potrivește cu o singură resursă existentă, se deschide direct fișa acesteia, cu câmpurile completate. Dacă scanați un singur document și există mai mulți candidați, alegeți dintr-o listă — sau creați o resursă nouă (opțiunea „șofer nou”; la camioane „camion nou”, la remorci „remorcă nouă”). La angajați, dacă programul citește de pe document un CNP complet (13 cifre), candidații din listă care au în fișă un alt CNP complet nu mai sunt oferiți. Dacă scanați mai multe documente deodată, programul alege singur resursa care se potrivește cu cele mai multe dintre ele.
Fișa nu se deschide direct în situațiile de mai jos. Dacă programul nu găsește nicio resursă potrivită, afișează mesajul „Niciun șofer” (la camioane „Niciun camion”, la remorci „Nicio remorcă”) și vă oferă butonul pentru o resursă nouă („Adaugă șofer nou”, „Creează camion nou”, „Creează remorcă nouă”) sau „renunță”. Dacă resursa găsită este inactivă, afișează „există deja, dar e INACTIV” (la remorci „INACTIVĂ”) și vă lasă să alegeți între „Deschide-l (actualizezi + reactivezi)” (la remorci „Deschide-o (actualizezi + reactivezi)”) și crearea uneia noi. La angajați, dacă pe document este un CNP complet (13 cifre) care diferă de cel din fișa șoferului găsit, apare avertismentul „probabil altă persoană”, cu butoanele „Deschide totuși” și „Adaugă șofer nou”.
4. Verificați câmpurile completate și apăsați Salvează (sau Salvare, din fișă).
Ce documente recunoaște:
• Angajați: permis de conducere, carte de identitate (cu citirea zonei MRZ), card tahografic, atestat ADR, aviz medical, aviz psihologic, atestat marfă generală (CPC)
• Camioane: talon, ITP, RCA, CASCO, copie conformă, rovinietă, verificare tahograf
• Remorci: talon, ITP, RCA, CASCO
Fișa se deschide cu o casetă „Citit de AI — verifică și salvează”, care listează modificările (valoare veche → valoare nouă, fiecare se poate anula separat cu ↺) și are butonul Salvează; câmpurile completate sunt colorate în verde. O casetă verde „✓” confirmă verificarea încrucișată a datelor (ex. data nașterii, confirmată de CNP și de zona MRZ); o casetă galbenă „⚠” cere verificare manuală. Verificați întotdeauna cu atenție înainte de salvare — AI nu garantează acuratețe 100%.
După salvare, documentul original se încarcă automat în dosarul Google Drive al resursei („✓ Document urcat în dosar (Drive)”); dacă Drive nu e conectat, primiți un avertisment.
%
Pagina Valabilitate Acte Camion ne permite să obținem o listă cu documentele autovehiculelor care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului /autorizării (ITP, Tahograf, RCA, Casco, Copie Conformă, Leasing, Garanție, Rovignetă, Larmes, CMR, etc. ) , grupa autovehiculului și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Camioane , și ea poate fi modificată de persoana responsabilă.
De menționat că există și o pagină dedicată modificării valabilităților camioanelor (plus câmpurile Prima Înmat., Intrare în Flotă, Ieșire din Flotă și Observații), fără acces la alte câmpuri, informații din baza de date Camioane, și anume Actualizare Acte Camion (truck.date.list.php).
Dacă pagina Valabilitate Acte Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.truck.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
Actualizare Valabilitate Acte Camion si Remorca :https://youtu.be/IlwwMrc4mio
%
Pagina Valabilitate Acte Remorci ne permite să obținem o listă cu documentele vehiculelor (remorcilor) care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului /autorizării (ITP, RCA, Casco, Leasing, Garanție, CMR, FRC, SAN (valabilitate sanitară), etc. ) , și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Remorci , și ea poate fi modificată de persoana responsabilă.
De menționat că există și o pagină dedicată modificării valabilităților remorcilor (plus câmpul Observații), fără acces la alte câmpuri, informații din baza de date Remorci, și anume Actualizare Acte Remorci (trailer.date.list.php).
Dacă pagina Valabilitate Acte Remorci există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.trailer.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
Actualizare Valabilitate Acte Camion si Remorca :https://youtu.be/IlwwMrc4mio
%
Fereastra tip pop-up de avertizare cu privire la Valabilități documente se poate personaliza din zona de administrare, în pagina Avertizări Valabilități, în sensul că se pot adăuga sau scoate (bifa Activ) categorii de documente de la procesul de avertizare și seta pentru fiecare în parte cu ce interval de timp (Zile) este dorit înainte să apară avertizarea.
TUTORIAL:
Notificari Expirare Valabilitati (Fereastra pop-up): https://youtu.be/3mGlBY_-h14
%
Am prevăzut posibilitatea de a defini noi tipuri de valabilități documente, pe care să le puteți personaliza ca denumire și ca interval (numărul de Zile înainte de expirare) la care doriți să fiți avertizați prin fereastra Valabilități.
Am prevăzut un număr de 8 astfel de câmpuri pentru camioane, 8 pentru remorci și 8 pentru șoferi.
Aceste valabilități vor fi vizibile și în fișa camionului, remorcii , respectiv a șoferului.
Pentru a seta aceste noi tipuri de valabilități accesați contul de administrare a aplicației.
Deschideți pagina Variabile.
Pentru date de valabilitate legate de angajați, căutați variabila employee_universal_date_1_label. Cu ajutorul butonului de modificare din dreapta variabilei respective, modificați câmpul Valoare cu textul pe care-l doriți, de exemplu Pasaport, după care dați Salvare.
Mergeți apoi la pagina Avertizări Valabilități, unde căutați în tabel rândul valabilității generice pe care ați redenumit-o; numele din tabel este cel din variabilă (de exemplu Pasaport). Cu butonul de la capătul rândului deschideți fereastra Modificare Avertizare și modificați câmpul Zile (cu câte zile înainte de expirare apare avertizarea; număr întreg între 0 și 180), apăsați Salvare, după care verificați căsuța din coloana Activ a rândului: trebuie să fie bifată (dacă nu este, bifați-o; dacă este deja bifată, lăsați-o așa, pentru că o nouă apăsare o dezactivează). În acest fel noua valabilitate va fi vizibilă în fereastra Valabilități.
Se pot defini până la 8 câmpuri suplimentare de valabilități atât pentru angajați, cât și pentru camioane și remorci.
Pentru camioane și remorci procedura este identica, variabilele corespunzatoare fiind cele care încep cu truck_universal_date, respectiv trailer_universal_date.
Video: https://youtu.be/0tSB_rGJibQ
%
La rubrica 
Referate Tehnice sunt centralizate informaţiile despre problemele tehnice legate de vehicule, având oricând o evidenţă salvată asupra raportărilor cu privire la starea tehnică a camioanelor și remorcilor, făcute fie de către soferi, fie de mecanici sau de către orice utilizator al soft-ului.
Dacă pagina Referate Tehnice (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.list.php .
Dacă pagina Referate Tehnice (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.verify.php .
Lângă numele paginii Referate Tehnice în varianta Verificator, în meniu este afișat un număr care reprezintă numărul de referate tehnice active din ultimele 2 zile.
TUTORIALE:
Inregistrare Referat Tehnic: https://youtu.be/Vrv2AwRnaGU
Utilitar Referat Tehnic: https://youtu.be/ELbGhLIt6NM
Cautare si Filtrare Referate Tehnice: https://youtu.be/qYiMW8fbd9o
Inregistrare Referat Tehnic in contul de tip Sofer (1): https://youtu.be/raDZLEdq_4w
Inregistrare Referat Tehnic Multiplu in contul de tip Sofer (2): https://youtu.be/qe_YOxHCLFI
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
Pe această pagină, folosind primul filtru din colțul stânga sus, veţi putea interoga situaţia reviziilor, a schimburilor de ulei pentru parcul dumneavoastră auto și orice alte problematici de mentenanta pe care le veți configura în partea de administrare a aplicației .
Schimburile de ulei, respectiv reviziile se înregistrează în pagina Referate Tehnice. Pornind de la aceste informații și de la ultimii KM bord înregistrați în comenzile de transport pentru fiecare camion în parte, pagina afișează data și km bord de la ultimul schimb de ulei sau de la ultima revizie (Ultimul Schimb Înregistrat, respectiv Referat Tehnic Revizie), ultima poziție de km bord (Ultima Poziție Înregistrată), timpul scurs și km parcurși de atunci (Diferență). La schimbul de ulei, ultima coloană, Schimb Ulei Necesar După:, arată intervalul în km după care schimbul este necesar.
Periodicitatea (în KM) cu care trebuie făcut schimbul de ulei se înregistrează în fișa camionului (Lista Camioane). Tot aici se înregistrează și numărul de KM în avans cu care schimbul de ulei ar trebui avertizat.
Schimburile de ulei ce trebuiau deja efectuate apar cu culoarea roşie, iar cele care urmează a fi efectuate vor apărea cu culoarea galbenă.
Această statistică, extrem de importantă, este un motiv în plus pentru a înregistra comenzile (și KM bord) cât mai aproape de momentul prezent.
Schimbul de Ulei și Reviziile, incorporează și citirile de index (kilometraje) preluate și salvate în pagina Lista Km Bord, nu doar cele salvate în punctele comenzilor de transport. Acest lucru este foarte util pentru parcul auto neproductiv ( autoturisme, alte autovehicule care nu execută comenzi de transport).
Pe lângă Situația Schimburilor de Ulei si a Reviziilor, s-a prevăzut posibilitatea de a defini de către utilizatori, noi si oricâte alte situații cu privire la Mentenantă, de exemplu pentru Senzor Noxe, Schimb Filtru Aer, Spalat Filtru Particule, Baterii, Schimb ulei cutie de viteza, etc. . La definirea acestor noi aspecte tehnice care se urmăresc se poate defini intervalul de timp sau de KM după care este necesară schimbarea sau mentenanța.
Pentru a seta noi situații de mentenanță va fi nevoie să accesați contul de administrator (/admin). După logarea ca și administrator, accesați pagina Tip Ref. Tehnic (problem.report.type.list.php). Dacă aspectul/ problema tehnică nu este încă definită o puteți introduce folosind butonul + din colțul dreapta-sus al tabelului. Dacă ea este deja definită, folosiți butonul de modificare pentru a seta Avertizare la Km și/sau Avertizare la Perioadă (zile). Orice tip de referat tehnic care are fie intervalul în zile, fie cel în km diferit de 0, va face obiectul generării unei Situații de Mentenanță distincte.
Nu uitați că pentru ca situațiile de mentenanță să aibă date cu care să opereze e necesar să înregistrați în prealabil Referate Tehnice pe problema respectivă, pe care să le treceți în starea Rezolvat . Pentru a cuantifica si Km parcurși de la ultimul Referat tehnic, e nevoie fie să aveți km înregistrați la comenzi, fie să aveți kilometraje bord înregistrate în pagina Lista Km Bord.
Camioanele terților. Situațiile de schimb de ulei și de mentenanță se pot genera și pentru camioanele care aparțin altor firme, de exemplu când lucrați cu mai multe firme dintr-un grup. Lista cuprinde implicit toate camioanele active, indiferent de proprietar. Ca să vedeți doar o parte dintre ele, alegeți în filtre Proprietar (partenerul căruia îi aparțin camioanele) sau Compartiment (un grup de camioane definit de dumneavoastră; filtrul apare numai dacă există compartimente care conțin camioane) și apăsați Caută. Cele două filtre se pot folosi și împreună.
Dacă pagina Situații mentenanță există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa maintenance.truck.list.php .
TUTORIALE:
Situatie Schimb Ulei: https://youtu.be/xk66nPOTwzI
Situație Revizii: https://youtu.be/JmCynek8dOc
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
Pagina Sit. Revizii Remorci (trailer.revision.status.php) (titlul din pagină: Situație Curentă Revizii Remorci) ia în considerare ultimul Referat Tehnic cu starea Rezolvat, de tip Revizie, pentru fiecare remorcă, și afișează coloanele: Remorcă | Data Ultimei Revizii | Perioadă de la Revizie până în prezent | Km de la Revizie. Perioada apare ca „X ani Y luni și Z zile”; kilometrii sunt suma km parcurși în comenzi de la data reviziei.
Filtre: Remorcă, Proprietar (implicit firma proprie), lista cu Toate (Transport și Service) / Linia de Business Transport / Linia de Business Service și, dacă există compartimente care conțin remorci, Compartiment. Pagina afișează datele chiar la deschidere, cu filtrele implicite; după ce schimbați filtrele, apăsați butonul Caută. Se poate tipări cu butonul de imprimantă .
%
E o altă secțiune utilă în gestionarea problemelor tehnice ale parcului auto.
Cu alte cuvinte rezolvarea Referatelor tehnice este în centrul atenției. Când, unde, cu ce costuri, în sau în afara garanției au fost rezolvate aceste probleme.
Este o secțiune independentă de cea de Devize, utilă în egală măsură celor care dețin service propriu sau celor care nu dețin. Este la fel de utilă în situația în care reparația are loc în regie proprie (la garaj sau pe traseu) sau într-un oricare alt service.
Această secțiune este formată din pagina Intervenții Service care poate fi operată de șeful de autocoloană, manager sau o altă persoană desemnată de manager.
Pagina de Referate tehnice conține un filtru legat de Stare Intervenție (Nefinalizat, Planificat, Finalizat). Finalizat înseamnă că intervenția are completată Data Sfârșit; fără Data Sfârșit, intervenția este Planificat (Data Început este în viitor) sau Nefinalizat (Data Început a trecut). În dreptul referatelor care au cel puțin o intervenție apare și un buton (Vizualizare intervenții service) pentru detalierea intervenției sau intervențiilor la care s-a încercat rezolvarea problemei respective.
La o anumită intervenție în service se pot trata mai multe referate (probleme), după cum cu o anumită problemă (referat) pot să ajungi de 2, 3 ori în service fără să-i dai de capăt.
Pe pagina de intervenții service, apar și avertizări sub forma unui triunghi roșu , acesta însemnând că prin intervenția respectivă nu au fost rezolvate toate referatele adăugate (Conține Referate Nerezolvate). Același triunghi apare și dacă intervenția are referate adăugate, dar nu are ales vehiculul (Nu Este Selectat Vehicul).
Aceste intervenții pot fi înregistrate și în avans, acestea semnificând planificarea rezolvării problemelor sesizate prin referatele tehnice.
Intervențiile planificate sunt vizibile și pe Calendar Camioane, pentru dispeceri. Pe Calendar Camioane sunt afișate intervențiile pentru camioane (Auto); intervențiile pentru remorci (Remorcă) se văd, în același fel, pe Calendar Remorci. Pe calendar apar și intervențiile nefinalizate, dacă Data Început a lor este în perioada afișată. Sub linia cu activitatea camionului respectiv apare o linie nouă cu intervenția planificată. Acesta are o iconiță cheie franceză, unde se afișează data și ora planificată pentru intervenție, țara, localitatea și denumirea firmei unde se va face service-ul și descrierea lucrării. După ce în fereastra de intervenție se completează și data
finalizării (va fi intervenție finalizată), intervenția nu va mai fi vizibilă pe pagina de Calendar Camioane.
Pentru această secțiune există 2 pagini:
Intervenții Service (service.problem.list.php)
și Intervenții Service în varianta View (service.problem.view.php), în care intervențiile pot fi doar vizualizate (nu are butonul de înregistrare și nici butoane de salvare sau de tipărire).
Simțiți că nu ați avut un control suficient până acum asupra modului cum s-au derulat intervențiile în service sau cum au fost decontate acestea, folosirea garanțiilor la întregul lor potențial?
Atunci această secțiune ar trebui să facă totul mult mai transparent și mai ușor de urmărit.
Dacă pagina Intervenții Service există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa service.problem.list.php .
TUTORIALE:
Interventii Service - Planificare : https://youtu.be/pyhDQhRqghY
Finalizare Interventie Service : https://youtu.be/Z-e-y--8FvI
Evidenta Interventii versus Garantii: https://youtu.be/HlDwJN6WlI0
Cautare si Filtrare Interventii Service: https://youtu.be/0n-OOZ0q6ME
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
În contul de tip Service aveți mai multe posibilități de a deschide devize de lucrări.
Deschideți pagina Devize Service și, în colțul dreapta-sus al tabelului, apăsați butonul + (Înregistrare Deviz); se deschide fereastra Înregistrare Deviz.
Aceasta e cea mai simplă metodă, dar nu și cea mai la îndemâna Responsabilului de lucrare. De foarte multe ori într-un atelier service lucrările o iau înaintea hârtiilor, piesele se comandă și uneori se și montează înainte de înregistrarea devizului, urmând ca hărtiile să fie întocmite de multe ori ulterior și din amintiri.
Astfel am gândit o cale mai simplă, mai intuitivă pentru operatorul din service și anume indicarea devizului la momentul achiziției piesei sau la momentul în care această piesă este scoasă din magazie.
Cu alte cuvinte există posibilitatea să deschideți un deviz în cazul în care s-a achiziționat un produs direct pe un număr de înmatriculare. În acest caz deschideți pagina Înreg Achiziție Service și cu ajutorul butonului + din partea dreapta sus se deschide fereastra Înregistrare Document Achiziție.
În linia de înregistrare a achiziției la casuța de Deviz există un buton (Deviz Nou) care deschide fereastra Înregistrare Deviz. În cazul în care deja există un deviz deschis pe resursa respectivă programul automat va selecta devizul activ pentru aceasta.
Totodată se poate deschide un deviz și în momentul în care se întocmește un bon de consum pentru un produs aflat pe stoc, care urmează să fie alocat unui număr de înmatriculare (unei resurse). În acest caz deschideți pagina Înregistrare Ieșire Service, și cu ajutorul butonului + din partea dreapta sus se deschide fereastra Înregistrare Bon Consum. La întocmirea bonului de consum, in dreptul căsuței de deviz, există un buton (Deviz Nou) care deschide fereastra Înregistrare Deviz. În cazul în care deja există un deviz deschis pe resursa respectivă programul automat va selecta devizul activ pentru resursa respectiva.
La bonul de consum, lângă căsuța de deviz, aveți posibilitatea de a introduce și prețul unitar care va apărea pe Deviz, de regulă diferit de prețul de achiziție. Cele două câmpuri, Preț Unitar pe Deviz (fără TVA) și Preț Unitar pe Deviz (cu TVA), sunt interconectate, între ele, una se calculeaza automat din cealaltă, ușurănd astfel procesul de stabilire a prețului pentru client.
În concluzie, produsele sunt adăgate pe deviz prin documente de achiziție (recepții) și prin bonurile de consum.
Pe pagina Devize Service, veți găsi toate devizele generate din sistem. Cu ajutorul butonului ochi verde aveți posibilitatea de a modifica fiecare deviz. Tot în această pagină aveți posibilitatea de a adăuga manoperele aferente lucrărilor cu ajutorul butonului verde Adaugă Manoperă din colțul stânga jos a ferestrei, sau de a șterge o manoperă sau un produs de pe devizul respectiv cu butonul roșu de pe rândul lui.
Pentru a închide un deviz trebuie doar să completați Data Sfârșit în fereastra de modificare, după care devizul poate fi tipărit cu ajutorul butonului din dreptul liniei. Comanda se poate tipări cu ajutorul butonului C, din dreptul devizului, la orice moment, ea preluând în mod automat informațiile cuprinse în deviz.
După închiderea unei lucrări (a unui deviz), este obligatoie verificarea calitativă a lucrării. Șeful de service sau o altă persoană abilitată va trebui să consemneze acest lucru. Pentru acesta se accesează pagina de Control (Verif.) Devize, si se bifează căsuța din coloana Verificat din dreptul devizului respectiv.
Odată verificată (bifata), se va schimba și culoarea de fundal a liniei devizului în culoarea albastră.
Pentru a factura devizul va trebui să deschideți pagina Lista Facturi, unde veți face click pe butonul Înregistrare Factură Simplă (cel de lângă butonul Caută). Vi se va deschide fereastra Factură alte servicii/produse. După selectarea clientului, în căsuța Deviz veți putea selecta devizul pe care doriți să îl facturați; apar numai devizele clientului care sunt închise, verificate și încă nebifate Facturat (cele pentru care există deja o factură au prefixul „F - ”). Aici aveți posibilitatea de a factura mai multe devize pe o factură, sau să emiteți mai multe
facturi pentru un deviz. Facturile emise pentru devize vor putea fi vizualizate în continuare cu ajutorul butonului FS din partea dreaptă a liniei sau vor putea fi șterse cu ajutorul butonului în caz de nevoie.
O factură deja salvată nu va putea fi modificată, ea poate fi ștearsă însă, și se întocmește din nou.
Devizele care reprezintă reparații și lucrări pentru parcul propriu de mașini (ele nefiind facturate) pot fi trecute manual în starea de facturat accesând pagina de Sit. Facturare Devize, bifând casuța din coloana Facturat, pentru a avea o evidență clară și asupra acestui aspect. Căsuța Facturat se poate bifa doar după ce devizul are Data Sfârșit completată; ea nu se bifează singură la emiterea unei facturi, iar un deviz bifat nu mai apare în lista Deviz din fereastra Factură alte servicii/produse. Pe această pagină de Sit. Facturare Devize aveți toate informațiile despre devize. Implicit sunt afișate doar devizele Închis și Nefacturate; pentru celelalte alegeți altă valoare în filtrele din partea de sus. Cu ajutorul butonului ochi verde veți putea vizualiza detaliile despre produse și manopere de pe deviz, starea devizelor în funcție de coloristică (fundal albastru pentru cele verificate dar nefacturate, și fundal galben pentru cele facturate) La un deviz modificat ulterior verificării, va dispărea automat bifa de verificat.
Pentru a anula un deviz, acesta trebuie să fie în stare Deschis, (sa nu aibe data sfârșit completată), să nu aibe bifa de facturat pusă și să nu fie adăugat pe el produse și manopere. (După ștergerea produselor de pe deviz, se va sterge doar informația referitoare la deviz, însă achiziția sau bonul de consum nu se șterge. Dacă devizul îndeplinește aceste condiții, pe pagina de Control (Verif.) Devize în dreptul devizului apare un buton (Anulare Deviz), cu ajutorul căruia se va putea anula devizul. Pagina arată implicit doar devizele închise; pentru un deviz deschis alegeți în filtrul de stare Deschis sau Toate (Stările). Devizele anulate vor avea ca și coloristică un fundal roz-gri.
Pe pagina de Avertizări devize programul va centraliza toate bonurile de consum aferente unui anumit număr de înmatriculare, dar care nu sunt alocate nici unui deviz și, la fel, toate achizitiile care sunt înregistrate pentru un număr de inmatriculare însă nu sunt alocate nici unui deviz.
Pentru implementarea mai ușoară a acestei secțiuni nu ezitați să contactați serviciul nostru de relații clienți.
%
Această secțiune este dedicată companiilor de transport care operează un atelier service pentru camioanele proprii și/sau pentru terți.
Ea permite generarea de comenzi, completarea devizelor de lucrări și emiterea facturilor pentru devizele finalizate atunci când este cazul. Este o secțiune complexă care ține seama de cerințele unui service autorizat precum și de standardele contabile, rămânând în același timp extrem de prietenos cu utilizatorii, flexibil, fiind un sprijin real de-a lungul întregului proces de reparație pentru personalul service-ului.
Această secțiune este interconectată cu secțiunea de Gestiune Stocuri, respectiv înregistrare achiziții, bonuri de consum, evidență stocuri din partea dedicată transportului de marfă, fără însă să se confunde cu acestea.
La fel, facturile de service se emit și se văd în pagina Lista Facturi, alâturi de cele de transport; cele emise pentru devize sunt marcate cu o cheie fixă.
Există mai multe pagini care construiesc această secțiune:
Înreg Achiziție Service
Înregistrare Ieșire Service
Devize Service
Control (Verif.) Devize
Sit. Facturare Devize
Lista Facturi
Calendar Devize
Manoperă Deviz
Sit. Devize Proprii
Avertizări Devize
Aceste pagini sunt construite pe diferite nivele de utilizatori, astfel încât lanțul de control dintr-un service să poată fi respectat. Avem astfel posibilitatea de a avea meniu si drepturi diferite pentru Responsabilii de lucrări, Manager sau Verificator (responsabilul cu calitatea lucrărilor).
FLEXIBILITATE:
Există posibilitatea, și vă recomandăm cu căldură să o folosiți, să personalizați devizele și facturile emise clienților service în funcție de nevoile și preferințele d-voastră, modificând machetele din partea de administrare a aplicației (paginile Machetă Deviz și Machetă Factură).
Programul îți dă posibilitatea să întocmești o factură de service pentru un singur deviz, sau o factură de service pentru mai multe devize simultan.
AVANTAJE:
Întocmirea devizului e mult mai rapidă și mult mai corectă, deoarece acesta se completeză pe măsura înregistrării achizițiilor (recepțiilor) de piese sau a consumului de piese din stoc, și nu invers: bonurile de consum să fie generate ca urmare a închiderii devizului.
La fel manopera se poate înregistra pe măsură ce se execută, sau chiar mai mult, poate fi înregistrată (planificată) în avans urmând ca la momentul execuției să fie completat mecanicul și timpii consumați cu manopera respectivă.
Tarifele pentru manopere sunt definite în partea de administrare a aplicației. Ele pot fi specificate fie ca tarife/lucrare, fie ca tarife pe unitate de timp.
Știi la orice moment ce devize sunt nefacturate
Pentru a folosi această secțiune , la început trebuie făcute niște setări în partea de administrare (/admin) în pagina Variabile.
Astfel:
- La variabila user_level_service stabiliți nivelul contului care va fi de tip Service, utilizatorii cu acest nivel apar în filtrul Utilizator din paginile de devize. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți ID-ul nivelului de utilizator. (Dacă nu ați facut modificări în pagina de Nivel Utilizator acest ID ar trebui să fie 12). Se pot adăuga mai multe niveluri diferite, despărțite prin virgulă.
- La variabila employee_function_service stabiliți nivelul de funcție Mecanic, cel care va putea fi înregistrat ca efectuând manoperă la service. Angajații cu această funcție apar în listele Mecanic și Responsabil ale devizelor. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți ID-ul funcției angajat. (Dacă nu ați facut modificări în pagina de ,,Funcție Angajat,, acest ID aferent funcției de mecanic ar trebui să fie 3)
- La variabila employee_service_manager stabiliți cine va fi Șef Unitate Service, cel care va apărea pe Deviz, sub textul Lucrările corespund calitativ, Șef Unitate. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde- . În căsuța Valoare introduceți ID-ul angajatului ( vezi pagina Lista Angajat) care ocupă această poziție.
- La variabila service_estimate_text aveți posibilitatea de a introduce un text standard care o să apara pe devizele și comenzile generate din program. Pentru a stabili acest lucru deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți textul care doriți să fie preluat automat și dați salvare.
- La variabila user_level_service_invoice deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde. În căsuța Valoare introduceți ID-ul nivelului de utilizator care va vedea în pagina Lista Facturi numai facturile de service (cele emise pentru devize și cele cu seria din service_invoice_set).
- La variabila service_invoice_set aveți posibilitatea de a introduce seria facturilor service, generate din program. Pentru a stabili acest lucru deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți seria pe care o doriți și dați salvare.
Atunci când stabiliți cine ce drepturi are, chiar și pentru un service mai mic, cu mai puțin personal, ar fi bine să respectați câteva condiții care țin de controlul financiar – preventiv, sau mai sugestiv de sănătatea organizației d-voastră. De exemplu persoana care înregistrează achizițiile (întocmește recepțiile) nu este aceeași cu cea care întocmește bonurile de consum. Persoana care facturează un deviz ar fi recomandat să fie diferită de persoana care întocmește devizul. După cum persoana care întocmește devizul nu ar trebui să coincidă cu persoana care verifică lucrarea (devizul).
%
Pagina Calendar Devize 
este o pagină care prezintă desfășurat pe calendar manoperele. Este prevăzută cu o secțiune de filtre puternică, astfel încât poate fi folosită pentru a verifica și chiar planifica activitatea mecanicilor.
Fiecare linie este un deviz (cu client, vehicul și responsabil), iar fiecare coloană este o zi; în căsuța zilei apar manoperele devizului (lucrare, mecanic, cantitate, valoare). În josul tabelului se vede, pentru fiecare zi și fiecare mecanic, totalul de Ore și Buc. Implicit sunt afișate zilele de la 7 zile în urmă până la 7 zile înainte și numai devizele active; pentru cele închise alegeți Toate Devizele.
Dacă pagina Calendar Devize există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa service.estimate.calendar.php .
%
Ea este gândită să fie în primul rând practică și ușor de folosit. De multe ori cauciucurile cu multele lor modele, cu seriile, variantele constructive, etc., par greu de digerat. Tocmai de aceea am încercat să construim această evidență astfel încât să se muleze pe stilul de lucru al mecanicilor, să fie cât mai intuitivă.
Vă invităm să o folosiți, punând astfel ordine în acest sector al firmei, deloc de neglijat când vine vorba de costuri.
Paginile care formează această secțiune sunt:
- Modele Anvelope
- Înregistrare Serii Anvelope
- Mișcare și Măsurare Anvelope
- Situație Anvelope/Vehicul
- Situație (Stoc) Anvelope
- Centralizator Cauciucuri / Parc
TUTORIALE pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Această pagină conține o situație a ultimei operațiuni de măsurare sau montare pentru fiecare mașină în parte. E un instrument care vă permite să inventariați toate cauciucurile montate pe vehicule, să identificatți ce vehicule au fost/ nu au fost inspectate într-o anumită perioadă, la ce cauciucuri expiră garanția în următorul interval de timp, ce modele de cauciucuri și pe ce camioane aveți montate, etc.
Din această pagină în dreptul numărului de înmatriculare veți găsi iconița , care va deschide fereastra cu istoricul vehicului în ceea ce privește cauciucurile cu care a fost echipat vehiculul. Dacă faceți click pe seria anvelopei din tabel veți putea vizualiza istoricul anvelopei , începând de la luarea ei în evidență.
Pe pagina de Centralizator Cauciucuri / Parc, în fereastra de Istoric Vehicul, fereastră ce se deschide de la butonul albastru de lângă numărul de înmatriculare, există și un calcul de uzură a cauciucurilor. Este vorba de doi indicatori. Primul , cu un fundal albastru, afișează câți milimetri de uzură a avut cauciucul în 100.000 de km, iar sub el pe un fundal de culoare galbenă este afișat un alt indicator câți km a rulat cauciucul cu 1 mm de uzură.
Dacă pagina Centralizator Cauciucuri / Parc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa tire.vehicle.summary.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Pagina de Centralizator Cauciucuri / Parc prezintă și cu o funcție de avertizare. În colțul dreapta-sus a fost adăugat un buton roșu denumit Avertizări.
Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra unde puteți alege din cele șase tipuri de avertizări. Astfel, aveți posibilitatea de a afișa:
- Adâncime anvelope mai mică decât X mm,
- Ultima măsurătoare și mișcare mai veche de X luni (inclusiv cele care nu au înregistrată deloc mișcare sau măsurătoare)
- Vehicule (aparent) fără cauciucuri
- Cu presiune mai mică decât X bari
- Ultimele mișcări sau măsurări care nu au înregistrat KM bord la Camion
- Anvelope care nu au înregistrată Data Expirării garanției
Pentru a rula aceste avertizări, apăsați butonul verde din partea dreapta a liniei respective.
Dacă pagina Centralizator Cauciucuri / Parc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa tire.vehicle.summary.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Raport Tehnic Extins (truck.trailer.summary.php)– o pagină de sinteză, care cuprinde într-un singur raport al unui camion (autovehicul) sau remorcă, generat pentru o anumită perioadă – toate informațiile importante din punct de vedere tehnic, înregistrate în alte pagini ale aplicației, și anume: Detalii (datele din fișa vehiculului: date de identificare, parametri tehnici, valabilități documente, la momentul generării), Situații Mentenanță (schimb ulei, revizii; doar pentru camion), Lista Achiziții, Lista Consum (bonurile de consum), Referate Tehnice, Devize proprii și Intervenții Service pentru acel vehicul, în perioada specificată, precum și Situație Anvelopă și Inventar.
Raportul se poate întocmi pentru toate secțiunile (enumerate mai sus) sau doar pentru cele pe care utilizatorul le dorește.
Observație: în Lista Achiziții, respectiv Lista Consum vor fi afișate doar achizițiile, respectiv bonurile de tip tehnic, mai precis cele al căror Tip Cheltuială are bifa Service în pagina de administrare Machetă Tip Cheltuială.
Dacă pagina Raport Tehnic Extins există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.trailer.summary.php .
Motto:
Costul cu motorina reprezintă peste 30% din costurile de operare în transport !
Obiectivele Soft-Transport în ce privește alimentările și consumul de carburant sunt:
- Evidența clară a cardurilor de combustibil.
- Evitarea fraudelor cu carduri clonate. Identificarea rapidă a alimentărilor frauduloase.
- Obținerea motorinei la cele mai mici prețuri prin aplicarea și verificarea politicii de alimentare la nivel de firmă.
- Asigurarea transparenței politicii de alimentare pornind de la manager, la dispecer și șofer. Unde, când și cât alimentăm ?
- Afișarea pe hartă a benzinăriilor agreate.
- Stabilirea cu ușurință a KM ce pot fi parcuși cu o anumită cantitate de combustibil, și invers, calcularea cu ușurință a numărului de km ce se pot efectua cu un anumit număr de litri.
- Calcul automat tonaj mediu transportat.
- Calcul consum normat și consum efectiv, pentru fiecare camion în parte, cât și la nivel de parc.
- Fișa FAZ și desfășurător camion (pentru orice perioadă).
- Compararea consumului efectiv și normat calculat de Soft-Transport cu valorile furnizate de calculatorul de bord (obiectiv realizat pentru mărcile Mercedes și Scania), prin integrarea cu soluțiile telematice ale producătorilor: Fleetboard, respectiv Scania Fleet Management.
- Calcul consum agregat frigorific.
- Evidența clară a prețurilor pe țară, furnizor, perioadă.
- Verificarea ușoară a facturilor de combustibil.
Cu alte cuvinte, ținerea sub control al acestui element de cost foarte important !
În contul de verificator de alimentări , pagina Verificare Alimentări (fuel.verify.php) există posibilitatea ca în momentul în care se verifică o alimentare să se adauge o bifă pentru a indica că această alimentare a fost făcută cu respectarea politicii de alimentare a firmei (în ce privește cardul utilizat, plin sau nu, benzinăria agreată sau nu). Bifa se pune în fereastra Modificare Alimentare (se deschide cu iconița din dreptul alimentării), la căsuța Politica de alim. respectată, apoi se apasă Salvare. Această bifă va apărea și pe Raportul Extins Șofer, în dreptul alimentărilor șoferului respectiv.
%
Importul de alimentări din fișiere de tip .csv se face prin pagina Import Alimentare .
Furnizorii de carduri de carburant permit exportul tranzacțiilor în Excel sau în format .csv de pe platformele lor. Fiind multi furnizori de card si încă și mai multe tipuri de fișiere care pot fi exportate, e necesar ca, în prealabil, să creați și să salvați un șablon în Soft-Transport pentru fișierul exportat de pe platforma furnizorului de card.
De fapt importul alimentărilor prevede 4 faze:
a) Stabilire șablon corespondență câmpuri între csv si baza de date
b) Pregatire Import
c) Importul propriu-zis
d) Verificare import
Pentru punctul a) , puteți crea un șablon de la zero prin apăsarea butonului Creare/Modificare Șablon (cu lista de șabloane lăsată pe -) sau puteți modifica un șablon preexistent , de ex. DKV: îl alegeți din lista de șabloane de lângă buton și apăsați același buton.
Dacă schimbați denumirea în fereastra Modificare Șablon și apăsați Salvare, șablonul ales este redenumit; nu se creează un șablon nou. Pentru un șablon nou, lăsați lista de șabloane pe - și apăsați Creare/Modificare Șablon.
Prin acest șablon se va face corespondența între coloanele fișierului de tip .csv și cele din baza de date a Soft-Transport. Un fișier de tip .csv poate fi deschis folosind Excel sau Open Office, după cum un fișier Excel poate fi salvat în format .csv.
Pentru punctul b), pregatire Import, alegeți mai întâi șablonul din lista de șabloane, apoi selectați fișierul din care va avea loc importul, de la butonul Selectați Fișierul (vă recomandăm ca la început să fie unul cu mai puține linii, pentru a putea analiza datele mai ușor). Apoi apăsați butonul Încărcare Fișier. După apăsare, va apare tabelul cu alimentările care urmează a se importa, de exemplu:Alimentările la care au putut fi identificate Vehiculul, Șoferul (după numele din fișier sau, când acesta lipsește, din comenzi), tipul alimentării, moneda și Card-ul (din Listă Card) vor apare colorate in verde la începutul liniei (coloana Nr.). Cele la care identificarea nu s-a putut face automat, vor avea un fundal galben la începutul liniei. Liniile la care cantitatea este negativă (o alimentare anulată de furnizor) sau la care moneda din fișier nu este cunoscută de program (de exemplu LEI) au fundal roșu, iar motivul este scris chiar în celulă (Cantitate negativă: rândul nu se importă sau Monedă necunoscută: rândul nu se importă). Liniile roșii nu sunt bifate și nu se importă nici dacă le bifați; le puteți corecta de la butonul verde de editare (scrieți cantitatea corectă sau alegeți moneda). Programul recunoaște vehiculul după numărul de înmatriculare din fișier (nu contează majusculele, spațiile sau liniuțele), șoferul după numele din coloana legată de Angajat în șablon, în ordinea Nume Prenume sau Prenume Nume, fără să conteze majusculele, spațiile sau semnele de punctuație (dacă fișierul nu are numele șoferului sau numele nu se găsește printre angajați, programul ia șoferul din comenzi: cel de pe ultima comandă a camionului dinainte de alimentare, iar în tabel apare numele din comandă), și cardul după ultimele 4 cifre ale numărului din fișier (le vedeți în coloana Card a tabelului), pe care le caută printre ultimele 6 cifre ale numărului fiecărui card din Listă Card. Liniile galbene pot fi modificate de la butonul verde de editare din dreapta liniei, astfel încât să conțină informatiile obligatorii din Soft-Transport cu privire la o alimentare. În fereastra Modificare Alimentare alegeți din liste vehiculul, angajatul și cardul care nu au fost recunoscute. Doar liniile cu fundal verde sunt bifate implicit pentru import! Verificați dacă aplicația, în baza șablonului, interpretează bine datele. Dacă nu, modificați șablonul și reîncercați.
Pentru punctul c), importul propriu-zis: după ce ați verificat alimentările, să rețineți că sunt bifate implicit doar cele cu fundal verde, iar importul va fi făcut strict pentru cele bifate. Puteti încerca un import partial la început, pentru 1-2 linii, în vederea testării. După apăsarea butonului Import în Baza de Date va apărea o fereastră care vă va indica Rânduri Selectate (nr. de linii selectate pentru import) și Rânduri Excluse (nr. de linii excluse de la import). Programul nu importă, considerându-le dubluri, liniile pentru care în baza de date există deja o alimentare cu același nr de inmatriculare, aceeași dată a alimentarii (fără oră), cantitate si km bord , în caz că soferul a introdus singur alimentarea sau aceasta a mai fost importată încă o dată. Alimentările importate vor avea la Tipul și Data Informației valoarea Import (în lista din Verificare Alimentări, la coloana Data Info., apare iconița ).
Pentru punctul d), verificare import : alimentările importate pot și chiar este necesar a fi verificate pe pagina Verificare Alimentări pentru a consemna Plin-urile, respectarea politicii de alimentare, etc. Cel mai practic este să faceți acest lucru verificând alimentările filtrate pe Vehicul.
Observație: spre deosebire de alimentările introduse manual, care cumulează de regulă cantitățile alimentate, indiferent de pompele la care s-au făcut, alimentările importate vor fi de fapt tranzacțiile la pompe, ceea ce îmseamnă că la aceeași km bord si aceeași dată pot avea mai multe alimentări în baza de date. Bifati Plin doar la una din ele, pe ultima dpdv cronologic. Dacă tranzațiile sunt la același minut, pe cea cu plinul sa o mutați cu un minut în plus .
Pagina de 
Benzinării este gândită pentru a vă oferi posibilitatea de a crea/consulta o bază de date cu benzinăriile pe care firma d-voastră le agreează.
Benzinăriile agreate pot fi introduse/modificate de o anumită persoană din firma dvs., abilitată în acest sens. Ele pot fi consultate apoi, inclusiv prin vizualizarea pe hartă de către dispeceri și șoferi.
Acest lucru îl puteţi face dacă bifaţi căsuţa de la începutul rândului aferent benzinăriei/benzinariilor pe care doriţi să le vizualizaţi, şi cu iconiţa din stânga capului de tabel afişaţi locaţia exactă a benzinăriilor selectate pe o hartă.
Puteți căuta (filtra) benzinăriile după țară, localitate, tip card, agreate sau nu, etc., observații, etc.
Dacă pagina Benzinării (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.station.list.php .
TUTORIALE:
Introducere Benzinarii Agreate: https://youtu.be/t2hMnLWB3f0
Benzinarii Agreate in contul de tip Sofer: https://youtu.be/b2w4fSAF-Wc
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
ÎN CONTURILE ȘOFERILOR, accesibile de pe smartphone-uri și tablete, cu legătură la internet (fie wi-fi, fie internet în roaming cuprins în abonamentul de telefonie mobilă) există posibilitatea de a introduce alimentările efectuate pe traseu. Informațiile trimise de șoferi se înregistrează automat în baza de date și sunt vizibile și modificabile din contul dispecerului. Dispecerul este de asemenea notificat cu privire la alimentarea transmisă de șofer.
În plus, șoferul poate vizualiza Benzinăriile agreate, denumirea, adresa, coordonatele, așa cum sunt ele stabilite de manager sau verificatorul de alimentări după caz.
TUTORIAL:
Benzinarii Agreate in contul de tip Sofer: https://youtu.be/b2w4fSAF-Wc
Înregistrarea unei alimentări în contul de tip șofer: https://www.youtube.com/watch?v=GRqQvR8oY40
%
Această pagină este dedicată înregistrării/vizualizării alimentărilor efectuate de către şoferii companiei. Informaţiile cu privire la o alimentare: nr. înmatriculare, cantitate, valoarea la pompă, locaţie, card de carburant utilizat - sunt trimise de către şoferi, dispecerilor sau verificatorului de alimentări, prin SMS, prin decont, sau online (prin folosirea contului de șofer al aplicației) .
Lista alimentărilor există în 3 pagini:
1. Înreg. Alimentare (fuel.php), pentru cei care introduc alimentările (de ex. Dispeceri),
2. Verificare Alimentări (fuel.verify.php), pentru Verificatorul de alimentări (care adaugă informații cu privire la costul efectiv al carburantului- fără TVA și Discounturi, precum și respectarea politicii de alimentare)
3. Lista Alimentări (fuel.summary.manager.php), pentru Manager, care are acces la toate informațiile și indicatorii, fără a avea însă drepturi de modificare în această pagină.
Dacă pagina Lista Alimentări varianta Manager există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.manager.php .
TUTORIAL:
Cautare in Lista Alimentari: https://youtu.be/hV0i5NWITI8
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Vehicul și De la Data / Până la Data. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pagina 
Facturi Alimentări vă oferă o situaţie centralizată a alimentărilor înregistrate, totalizate pe facturile de alimentare înregistrate. Astfel pentru fiecare factură de alimentare se calculează total litri (cantitatea) de carburant a alimentărilor facturate, total valoare la pompă, total cost efectiv (preț pompă minus discount-uri). Programul afisează și data primei alimentări, respectiv data ultimei alimentări de pe factură.
Pe coloanele Valoare la Pompă și Cost Ef. (ex.TVA) apare, cu italic sub sumă, prețul mediu pe litru, respectiv costul mediu pe litru, în aceeași monedă ca suma.
Mai mult, pagina se poate filtra luând în calcul fie Data Facturii fie Data Alimentării într-o anumită perioadă, având în vedere că de multe ori acestea nu coincid nici măcar ca și lună calendaristică.
Alimentările facturate, sunt dirijate automat, totalizat pe facturi, în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (scadenţar furnizor).
De reținut că alimentările sunt dirijate automat și în Centru Cost/ Camion, astfel încât ele nu trebuie introduse separat în această secțiune.
Dacă pagina Facturi Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.invoice.php
TUTORIAL:
Introducere Factura Alimentare: https://youtu.be/ZeGsSF1ddS8
Pagina (statistica) Facturi Alimentări: https://youtu.be/B3oxtB-hZzs
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
FAZ, prescurtare de la Fişa Activităţii Zilnice, este un termen consacrat între transportatori, semnificând calculul consumului normat de carburant şi compararea acestuia cu consumul efectiv de motorină al camionului.
Dacă calculul consumului efectiv are la bază volumul (cantitatea) de combustibil alimentat şi KM parcurşi, consumul normat de carburant ia în calcul doar tonajul mediu al parcursului, bazându-se pe consumul pe gol și suplimentul pe tonă stabilit pentru autovehiculul respectiv (în baza de date a camioanelor, câmpurile Consum Gol (l/100) și Supl./Tonă (l/100)).
Calculul se face de la un plin la următorul: contează alimentările marcate cu DA la Plin în pagina Alimentări. Cantitatea alimentată între două plinuri include și alimentările parțiale dintre ele.
Dacă pagina Fisa FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.php .
TUTORIAL:
Fisa FAZ si Citire Consum Calculator Bord (CAN): https://youtu.be/cOQnKJl3L4U
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pagina Fișa FAZ (Fişa Activităţii Zilnice) vă oferă informaţii despre consumul normat şi consumul efectiv de motorină al fiecărui camion. Această pagină este accesibilă din conturile de Manager şi Verificator Alimentări (in varianta Standard) sau Control (în varianta Light).
Pentru vizualizarea unei Fişe FAZ din contul de Manager, în pagina 
Fişa FAZ selectaţi Vehicul şi intervalul de timp pentru care doriţi întocmirea fişei FAZ, apoi apăsaţi Caută.
Fişa FAZ vă va afişa pentru fiecare plin efectuat: KM parcurşi de la plinul precedent, cantitatea de motorină alimentată între cele două plinuri, consumul efectiv, tonajul mediu transportat şi consumul normat al camionului, precum şi diferenţa între consumul efectiv şi cel normat.
Pe pagina Fișa FAZ, pe lângă indicatorii calculați de către Soft-Transport (Consum Efectiv, Consum Normat, Tone Medii, etc.), în baza informațiilor despre alimentări, Km bord, greutate încărcată/decărcată, introduse de utilizatorii aplicației (dispeceri), au fost adăugate și valorile preluate din calculatorul de bord (prin portalul producătorilor Mercedes-Benz si Scania) cu referire la KM bord la momentul alimentării, procent rezervor, litri consumați.
Pagina a fost prevăzută și cu un filtru (Fără Telematic / Cu Telematic, implicit este ales Cu Telematic) cu ajutorul căreia Fișa FAZ poate fi generată în varianta redusă, conținând doar informațiile din Soft-Transport, sau poate fi generată împreună cu informațiile de la producător, pentru o posibilă comparare între ele.
Indicatorii care sunt afișați și/sau calculați pe baza informațiilor producătorilor sunt: Km Bord, Km parcurși de la plinul precedent, cantitatea de combustibil consumat între două plinuri și consumul efectiv CAN.
În tabel, valoarea din Soft-Transport apare prima, iar valoarea de la producător (CAN) apare dedesubt, între paranteze, cu culoare violet. Coloana Dif. Consum Ef. Soft-CAN [%] arată diferența dintre consumul efectiv din Soft-Transport și cel CAN.
În plus, pe ultima coloană din tabel (Niv. Rez. CAN) apare și nivelul de combustibil exprimat în procente care a fost în rezervor la momentul alimentării înregistrate în soft (dacă acesta nu este 100%, poate însemna că alimentarea nu a fost făcută plin sau momentul - data și ora - la care este înregistrată alimentarea în program nu coincide cu momentul real al alimentării de pe teren).
În pagina Fișa FAZ există la capătul liniei și un buton pentru vizualizare Detalii calcul tone medii și consum efectiv și normat. Butonul afișează valoarea consumului efectiv, iar fereastra care se deschide se numește Detalii calcul tone medii și consum normat.
Dacă pagina Fișa FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.php .
TUTORIAL:
Fisa FAZ si Citire Consum Calculator Bord (CAN): https://youtu.be/cOQnKJl3L4U
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pe această pagină numită Centralizator FAZ, pot fi vizualizate la nivel de parc rezultatele Fișei FAZ pentru camioanele cu alimentări, pentru o anumită perioadă cu Diferențele în litri între consumul normat și cel efectiv (coloana Diferență Consum L). Am adăugat și totaluri la Km Parcurși și Alimentări și indicatori globali pentru consumul efectiv și normat pentru intregul parc auto.
Implicit sunt afișate doar autovehiculele proprii și doar cele incluse în centrul de cost. Pentru celelalte schimbați filtrele Autovehicule Proprii (alegeți Altele Decât Autovehicule Proprii sau Toate Autovehicule) și Doar Vehicule Incluse în Centru Cost (alegeți Toate Vehiculele), apoi apăsați Caută. Aceeași listă mai are două variante: Doar Vehicule cu Km > 0 (camioanele care au în coloana Km Parcurși o valoare mai mare ca zero) și Doar Vehicule cu Km = 0 (camioanele cu 0 în aceeași coloană); la ambele rămân doar vehiculele incluse în centrul de cost. Prima coloană a tabelului, Nr. Crt., numerotează rândurile afișate.
Dacă pagina Centralizator FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.summary.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pe pagina Fișa FAZ, pe lângă indicatorii calculați de către Soft-Transport (Consum Efectiv, Consum Normat, Tone Medii, etc.), în baza informațiilor despre alimentări, Km bord, greutate încărcată/decărcată, introduse de utilizatorii aplicației (dispeceri), au fost adăugate și valorile preluate din calculatorul de bord (prin portalul producătorului) cu referire la KM bord la momentul alimentării, procent rezervor, litri consumați.
Pagina a fost prevăzută și cu un filtru (Fără Telematic / Cu Telematic, implicit este ales Cu Telematic) cu ajutorul căreia Fișa FAZ poate fi generată în varianta redusă, conținând doar informațiile din Soft-Transport, sau poate fi generată împreună cu informațiile de la producător, pentru o posibilă comparare între ele.
Indicatorii care sunt afișați și/sau calculați pe baza informațiilor producătorilor sunt: Km Bord, Km parcurși de la plinul precedent, cantitatea de combustibil consumat între două plinuri și consumul efectiv CAN.
În tabel, valoarea din Soft-Transport apare prima, iar valoarea de la producător (CAN) apare dedesubt, între paranteze, cu culoare violet. Coloana Dif. Consum Ef. Soft-CAN [%] arată diferența dintre consumul efectiv din Soft-Transport și cel CAN.
Valorile de la producător se citesc doar pentru camioanele cu telematic Mercedes sau Scania. Pentru un camion fără telematic, la Cu Telematic apare mesajul Eroare citire Telematic și valorile dintre paranteze sunt 0; alegeți Fără Telematic. Pentru camioanele Scania, dacă prima alimentare din tabel este mai veche de 3 luni, apare mesajul Data început este mai mare de 3 luni, urmat de Eroare citire Telematic.
În plus, pe ultima coloană din tabel (Niv. Rez. CAN) apare și nivelul de combustibil exprimat în procente care a fost în rezervor la momentul alimentării înregistrate în soft (dacă acesta nu este 100%, poate însemna că alimentarea nu a fost făcută plin sau momentul - data și ora - la care este înregistrată alimentarea în program nu coincide cu momentul real al alimentării de pe teren).
%
Pagina Consum Remorcă vă oferă informaţii despre total ore funcționare şi consumul efectiv al agregatului remorcii frigorifice pe ora de funcționare.
Selectaţi Remorcă Frigorifică şi intervalul de timp pentru care doriţi întocmirea fişei de calcul a consumului de carburant (motorină), apoi apăsaţi Caută.
Dacă pagina Consum Remorcă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la trailer.fuel.list.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Această pagină afișează centralizat consumul de carburant (motorină) pentru toate remorcile frigorifice din parcul propriu sau ale clienților, venind în completarea paginii Consum Remorcă.
Dacă pagina Centralizator FAZ Remorci Frigo există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la trailer.faz.summary.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Evidență alimentări si consum ADBLUE aduce cu sine o lărgire a functionalitătii paginilor de înregistrare / verificare alimentări cât și o pagină nouă dedicată consumului efectiv de AdBlue: AdBlue FAZ.
Înregistrarea unei alimentări de AdBlue se face ca si înregistrarea oricărei alte alimentări, doar că la Tip Alimentare se selectează AdBlue. Pe pagina Verificare Alimentări la filtrul Toate Tipurile de Alim. s-au adăugat și variantele AdBlue și Fără AdBlue. Tot pe această pagină, în partea de jos a tabelului cu alimentările, se face totalizarea coloanelor pe Tipuri de Alimentări, precum și calculul indicatorului nr.litri AdBlue alim. la 100l rezervor .
Consumul efectiv de AdBlue de la Plin la Plin se poate monitoriza pe pagina AdBlue FAZ în coloana Consum Efectiv (L/100Km) (litri consumați la 100 km parcurși). Pentru acest lucru, selectați perioada pe care doriți să se facă calculul si camionul, după care apăsați butonul Caută.
%
Pagina Statistică Alimentări pe Clienți și Țări (fuel.statistics.country.php), este o pagină de statistică a alimentărilor, un centralizator al acestora pe clienți și pe țară. Această pagină afișează pentru fiecare client cât combustibil s-a alimentat și pe ce țări au fost făcute aceste alimentări, într-o anumită perioadă.
Este o pagină foarte utilă atunci când vreau să analizez rentabilitatea unui client, având în vedere diferențele de preț la motorină între statele UE.
Dacă pagina Statistică Alimentări pe Clienți și Țări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la fuel.statistics.country.php .
%
Pagina Centralizator Alimentări / Camion este utilă, printre altele, pentru pregătirea situațiilor în vederea recuperării accizelor (de exemplu din Belgia).
Ea este prevăzută cu filtre multiple, printre care și cel de Țară.
Pe fiecare rând din tabel apar informatiile legate de prima inmatriculare, natura proprietatii si sunt totalizate alimentările efectuate de acel camion, precum și KM rulați (după bord) în aceeași perioadă. Structura tabelului e similara cu cea solicitata de autoritatile din Belgia.
Dacă pagina Centralizator Alimentări pe Camion există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.truck.php .
%
Utilitarul de Estimare Calcul Consum, accesibil din meniul de utilitare sau cu combinația de taste rapide CTRL+2 , este util pentru a estima unde ar fi cea mai bună locație pentru alimentarea unui camion (unde și când să alimenteze pe traseul comenzii).
Astfel, selectând vehiculul, se completează automat capacitatea rezervorului , consumul pe gol și suplimentul pe tonă. Introduceți Tone Transportate (greutatea transportată, în tone). Modificând valoarea la căsuța de KM, în căsuța de Litri apare instantaneu cantitatea de combustibil necesară parcurgerii acelui număr de KM și, invers, modificând cantitatea de litri apare automat numărul de KM care pot fi parcurși cu acea cantitate de combustibil.
Pictograma de reîmprospătare din dreapta căsuței Litri (Interogare Nivel Combustibil) completează Litri cu nivelul de combustibil din rezervor, dacă furnizorul de telematică al camionului transmite acest nivel; sub căsuță apar furnizorul și data citirii.
TUTORIAL:
Utilitar Estimare Consum și Citire Automată Nivel Rezervor: https://youtu.be/898MAzqMXis
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Exportul în Excel a alimentărilor de pe pagina Verificare Alimentări a fost adaptat ca și structură să fie cât mai aproape de fișierul care trebuie completat pentru recuperarea de accize in România.
%
Motto:
Resursa Umană - de importanță critică în transporturi!
Principalele obiective ale aplicației Soft-Transport în ce privește compartimentul de Resurse umane sunt:
- evitarea amenzilor și despăgubirilor ca urmare a expirării domentelor obligatorii ale angajaților din domeniul transporturilor rutiere de marfă.
- transparență și comunicare automată între departamentul personal și dispecerat.
- gestionarea sistematică și ușoară a problemelor cu angajații - prin referate angajați.
- confruntarea rapidă cu șoferii pe toate aspectele relevante : KM parcurși, eventuale probleme (amenzi, accidente, etc), documente (CMR-uri), alimentări, etc.
- asistarea inspectorilor personal la întocmirea pontajelor, prin evidențierea sub forma unui pontaj a comenzilor în care un angajat a fost implicat pe parcursul unei luni.
-conducerea evidenței obictelor de inventar date în folosința angajaților (de exemplu echipamente de lucru, telefon de servici, etc.).
- o agendă a telefoanelor de servici la nivelul companiei.
- o mesagerie internă, prin care se asigură o comunicare gratuită, fără limite și fără posibilitatea de a șterge mesajele, pentru a crește responsabilizarea tuturor celor implicați.
- o evidență cât mai ușoară a schimburilor de șoferi, pentru a asigura flexibilitate cu privire la perioadele de muncă, respectiv disponibilitate.
Cu alte cuvinte, compartimentul Personal să fie mai implicat în Operațional, iar Dispeceratul să devină mai Uman!
Calendar Șoferi este o situaţie a prezentului, centralizată, care cuprinde comenzile de transport din zilele afișate, pentru fiecare șofer, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri, desfăşurată însă, în mod grafic, peste un calendar.
Astfel, în forma Detaliat, ziua curentă se află în centru, marcată cu culoare galbenă.
Atât pentru zilele trecute (din stânga) cât şi pentru cele viitoare (din partea dreaptă) sunt marcate pe calendar punctele de Încărcare, Descărcare, Vamă/Garaj/Alte documente, Terminal Feribot/Tren, Intrare/Ieșire la Frontieră (Sit. Detașare), Punctele zero.
Pe lângă punctele menţionate mai sus, sunt marcate şi punctele de tip Poziţie sau Problemă, dacă acestea reprezintă puncte (poziţii) curente în execuţia comenzii și sunt din ziua curentă.
În situaţie apar şi câteva simboluri cu următoarea semnificaţie:
Încărcare
Descărcare
Punct zero
Vamă/Garaj/Alte documente
Poziţie
Terminal Feribot/Tren
Intrare la Frontieră
Ieșire la Frontieră
Pentru ziua curentă mai apar şi simbolurile:
aşteaptă la
merge către
Punctul curent din execuţia comenzii este marcat cu fond verde.
Situaţia se poate filtra în funcţie de mai multe criterii: Șofer, utilizator (lista Toți Utilizatorii, în care alegeți un dispecer sau alt utilizator) și Client. Câmpul cu zile are valorile 3 Zile (implicit), 7 Zile și 10 Zile: în forma Detaliat se afișează atâtea zile înainte și atâtea zile după ziua curentă, iar în forma Simplificat ziua curentă și atâtea zile după ea.
Există două forme de generare - Detaliat (forma implicită) și Simplificat (cuprinde doar ziua curentă și zilele viitoare, precum și mai puține informații, putând fi mai ușor tipărită pe hârtie).
După alegerea filtrelor apăsați Caută. Butonul de lângă Caută deschide calendarul pentru tipărire.
Dacă sunteți conectat cu un cont de tip Operațional (Dispecer), calendarul se deschide filtrat pe comenzile dumneavoastră. Pentru comenzile tuturor alegeți Toți Utilizatorii și apăsați Caută.
%
Programul citește automat, cu ajutorul Inteligenței Artificiale, documentele resurselor și completează câmpurile din fișă — nu mai transcrieți datele manual.
Unde: în partea de sus a paginilor Lista Angajat VERIFICATOR, Lista Camion VERIFICATOR și Lista Remorcă VERIFICATOR găsiți butoanele:
• „Scanează documente (buletin, permis auto) → găsește șoferul” — la Angajați
• „Scanează documente camion (talon, ITP, RCA) → găsește camionul” — la Camioane
• „Scanează documente remorcă (talon, ITP, RCA) → găsește remorca” — la Remorci
Cum funcționează:
1. Apăsați butonul de scanare și selectați unul sau mai multe fișiere (JPG, PNG, PDF, HEIC și alte formate de imagine; fiecare fișier poate avea cel mult 10 MB).
2. Programul afișează „Se citește documentul 1/n cu AI…” și extrage datele din fiecare document.
3. Dacă documentul se potrivește cu o singură resursă existentă, se deschide direct fișa acesteia, cu câmpurile completate. Dacă scanați un singur document și există mai mulți candidați, alegeți dintr-o listă — sau creați o resursă nouă (opțiunea „șofer nou”; la camioane „camion nou”, la remorci „remorcă nouă”). La angajați, dacă programul citește de pe document un CNP complet (13 cifre), candidații din listă care au în fișă un alt CNP complet nu mai sunt oferiți. Dacă scanați mai multe documente deodată, programul alege singur resursa care se potrivește cu cele mai multe dintre ele.
Fișa nu se deschide direct în situațiile de mai jos. Dacă programul nu găsește nicio resursă potrivită, afișează mesajul „Niciun șofer” (la camioane „Niciun camion”, la remorci „Nicio remorcă”) și vă oferă butonul pentru o resursă nouă („Adaugă șofer nou”, „Creează camion nou”, „Creează remorcă nouă”) sau „renunță”. Dacă resursa găsită este inactivă, afișează „există deja, dar e INACTIV” (la remorci „INACTIVĂ”) și vă lasă să alegeți între „Deschide-l (actualizezi + reactivezi)” (la remorci „Deschide-o (actualizezi + reactivezi)”) și crearea uneia noi. La angajați, dacă pe document este un CNP complet (13 cifre) care diferă de cel din fișa șoferului găsit, apare avertismentul „probabil altă persoană”, cu butoanele „Deschide totuși” și „Adaugă șofer nou”.
4. Verificați câmpurile completate și apăsați Salvează (sau Salvare, din fișă).
Ce documente recunoaște:
• Angajați: permis de conducere, carte de identitate (cu citirea zonei MRZ), card tahografic, atestat ADR, aviz medical, aviz psihologic, atestat marfă generală (CPC)
• Camioane: talon, ITP, RCA, CASCO, copie conformă, rovinietă, verificare tahograf
• Remorci: talon, ITP, RCA, CASCO
Fișa se deschide cu o casetă „Citit de AI — verifică și salvează”, care listează modificările (valoare veche → valoare nouă, fiecare se poate anula separat cu ↺) și are butonul Salvează; câmpurile completate sunt colorate în verde. O casetă verde „✓” confirmă verificarea încrucișată a datelor (ex. data nașterii, confirmată de CNP și de zona MRZ); o casetă galbenă „⚠” cere verificare manuală. Verificați întotdeauna cu atenție înainte de salvare — AI nu garantează acuratețe 100%.
După salvare, documentul original se încarcă automat în dosarul Google Drive al resursei („✓ Document urcat în dosar (Drive)”); dacă Drive nu e conectat, primiți un avertisment.
%
Pagina Valabilitate Acte Angajați ne permite să obținem o listă cu documentele angajaților care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului, funcția angajatului și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Angajați, și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, pe pagina Lista Angajați cu drepturi de verificator.
Dacă pagina Valabilitate Acte Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.employee.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
%
Procese Verbale de Predare-Primire pot fi întocmite pe Vehicul, Remorcă și Auxiliare (Telefon, Cartelă Telefon, Card de Alimentare sau Taxe de drum), fiecare tip pe un alt PV sau toate împreună pe acelasi PV.
Această secțiune este formată din mai multe pagini:
Proces Verbal Predare-Primire – varianta pentru mobil (aici se întocmește și se semnează procesul verbal)
Întocmire PV – varianta desktop
Verificare PV – pagină dedicată Verificatorului de Procese Verbale
și 2 pagini gen rapoarte:
Vizualizare PV – Lista P.V. la nivel de companie, permite vizualizarea (fără modificare) a P.V. precum și căutarea acestora după mai multe criterii
Sumar PV – un centralizator al vehiculelor, telefoanelor, cartelelor și cardurilor aflate în posesia angajaților activi, conform ultimelor procese verbale. Pagina arată și camionul și remorca din ultima comandă a fiecărui angajat și marchează cu un semn de avertizare când camionul din comandă diferă de cel din procesul verbal.
De remarcat că la întocmirea unui P.V. de predare camion sau remorcă, inventarul Scriptic al Obiectelor de Inventar aflate la acel camion sau remorcă este preluat automat din secțiunea de Stocuri, din gestiunea legată de camionul sau remorca respectivă. Inventarul se deschide cu butoanele din coloanele Inventar Auto și Inventar Remorcă (fereastra Modificare Proces Verbal de Predare-Primire Inventar, cu coloanele Scriptic, Faptic și Diferență). Eventualele diferențe între Faptic și Scriptic nu se operează automat. Aceste diferențe trebuie operate prin secțiunea de stocuri, folosind instrumentele puse la îndemână de această secțiune (bon de consum, bon de transfer).
În ce privește predarea-primirea (PV auxiliare) telefoanelor și a cardurilor e nevoie ca numerele de telefon (cartelele), aparatele de telefonie mobilă și cardurile să fie înregistrate în prealabil, în paginile Inventar Numere Tel, Inventar Aparate Tel și Listă Card.
O remarcă: Evidența PV de predare-primire cartele (numere de telefon) este independentă (paralelă) cu deja existenta pagină Agenda Tel. Servici și cu lista Numere de Telefon (CTRL+9). Puteți opta pentru oricare din cele 2 variante. Vă recomandăm însă să conduceți ambele evidențe. Țineți doar minte că cele 2 secțiuni lucrează independent una de alta. Telefoanele de
servici sunt numerele la care un angajat propriu poate fi contactat (răspunde). În Sumar PV veți găsi cartelele (numerele de telefon) aflate în gestiunea unui angajat, conform ultimelor procese verbale.
%
Pagina 
Sumar PV este un centralizator al Proceselor Verbale de predare-primire. Pentru fiecare angajat activ care are în posesie telefoane, cartele de telefon sau carduri primite prin procese verbale, tabelul arată camionul și remorca din ultimul proces verbal (dacă nu le-a predat mai departe), camionul și remorca din ultima comandă a angajatului (cu numărul și starea comenzii) și, în coloanele Telefon, Cartelă și Card, câte obiecte are în posesie.
Dacă pentru un angajat camionul din ultima comandă diferă față de camionul din ultimul proces verbal, în coloana Camion din Comenzi este pus un triunghi roșu de avertizare (Nu există corelație între ultimul Proces Verbal și Comandă.). Un semn de exclamare roșu, într-un cerc, avertizează că același vehicul, aceeași remorcă, același telefon, aceeași cartelă sau același card apare în posesia mai multor persoane.
Deasupra tabelului puteți restrânge lista cu filtrele Telefon, Cartelă Telefon, Card, Vehicul, Remorcă și Angajat, apoi apăsați Caută. Dacă alegeți un camion sau o remorcă, apare numai angajatul care îl are acum în primire (dacă are și telefon, cartelă sau card), nu și cel care l-a predat. Dacă alegeți un telefon, o cartelă sau un card, apar angajații care îl au în posesie, iar în rândul lor rămân afișate toate telefoanele, cartelele și cardurile pe care le au.
Pagina Sumar PV se poate deschide și direct pe o anumită resursă: în fereastra de detalii a unui camion, a unei remorci sau a unui angajat, butonul Carduri (cf. PV) deschide, în tab nou, Sumar PV filtrat pe resursa respectivă. La un camion sau la o remorcă apare cine are acum vehiculul în primire, conform proceselor verbale.
Dacă pagina Sumar PV există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa handover.summary.php .
%
La rubrica 
Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comandă a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi și poze. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru Exclus Tip, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Pagina Raport Extins Șofer (driver.summary.php) poate fi utilizată atunci când se face confruntarea cu șoferul.
Alegeți șoferul, apoi perioada (De la Data, Până la Data; implicit, ultima lună) și apăsați Caută. Până alegeți un șofer, pagina arată doar mesajul „Selectați filtrele.”. Butonul din dreapta filtrelor deschide raportul într-o filă nouă, pentru tipărire.
Acest raport respectă în bună parte structura unei foi clasice de parcurs. La sfârșitul tabelului Rulaj găsiți totalurile pentru Km Parcurși, Km Plan. și Km GPS, iar la sfârșitul fiecărui tabel FAZ găsiți totalurile pentru Alimentări, Consum Efectiv și Consum Normat.
Raport extins şofer cuprinde pentru un şofer, pentru o anumită perioadă mai multe secţiuni:
Valabilitate acte şofer şi auto (pe care acesta le-a condus în perioada selectată, inclusiv remorcile firmei), sub datele șoferului; apar doar actele expirate sau care expiră în mai puțin de 150 de zile;
Rulaj pentru acel şofer;
Probleme;
Observații cu referire la o problemă, amendă sau service (observațiile comenzilor în care apar cuvinte ca problemă, amendă sau service);
CMR-uri cu rezerve;
Referate Angajat;
Referate Tehnice pentru maşinile conduse;
Referate Tehnice Nerezolvate la momentul generării raportului pt. maşinile conduse;
Alimentări;
FAZ: câte un tabel pentru fiecare camion condus;
Utilizare Soft — tabel cu Total Încărcări + Descărcări Comandă, defalcat pe dispeceri și pe clienți (Din Care Pentru), cu numărul de Mesaje Automate și Nr. mediu mesaje automate/încărcări + descărcări, plus Alimentări cu Mesaje Automate și Nr. mediu mesaje automate/alimentare. Secțiunea apare doar dacă șoferul are încărcări sau descărcări în perioada selectată.
Dacă pagina Raport Extins Șofer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa driver.summary.php .
%
Clasamentul șoferi se întocmește în funcție de notele acordate de dispecer pentru fiecare comandă în parte, luând în considerare și gradul de dificultate al comenzii.
Notele pentru șoferi sunt acordate de către dispeceri în intervalul de la 1 la 10, tot dispecerii stabilind pe o scară cu 5 trepte gradul de dificultate ale cursei.
Toate notele acordate de catre dispeceri se centralizează sub forma unui tabel. Informatiile de pe această pagină pot fi filtrate după mai multe criterii, cum ar fi Client, Angajat, dispecerul (lista Toți Utilizatorii) sau o anumită perioadă (De la Data, Până la Data). Aplicația calculează și media pentru note și gradul de dificultate (coloanele Media Notă, Media Dificultate și Scor).
Clasament Șoferi generează un clasament și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord).
Pe pagina Clasament Șoferi (employee.rating.ranking.php) alegeți dintr-o listă derulantă dacă diferența față de Km Bord se calculează față de Km Beneficiar (km plătiți de beneficiar) sau față de Km Planificat (suma km planificați pe punctele comenzilor). Se schimbă eticheta coloanei de diferență (Dif Km Beneficiar - Km Bord sau Dif Km Planificat - Km Bord) și a rândului cu km din aceeași coloană.
Din lista de sus alegeți cum se ordonează clasamentul: După Scor (Media Note x Dif.) (media notelor înmulțite cu gradul de dificultate al comenzii), După Nota Medie (nota acordată de dispecer) sau După Km Neproductivi (varianta implicită, la deschiderea paginii). La După Km Neproductivi apar doar angajații pentru care procentul diferenței nu este zero.
Dacă pagina Clasament Șoferi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.rating.ranking.php .
TUTORIAL:
%
Pagina 
Pontaj Angajaţi afișează un pontaj lunar al angajaţilor, generat automat de către program pe baza informaţiilor din comenzi (un anumit şofer, ce cursă a efectuat într-o anumită zi) şi pe baza informaţiilor introduse în pagina 
Stare Angajat.
În cadrul acestui pontaj perioada acoperită de o adeverință de concediu emisă pentru un șofer este marcată cu un fond albastru deschis. În plus, puteți face click pe iconița din stânga căsuței pentru a vizualiza adeverința de concediu întocmită.
Dacă pagina Pontaj Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.employee.calendar.php .
TUTORIAL:
%
Acest modul este compus din următoarele pagini:
Secțiunea dedicată Detașării Transnaționale și implementării prevederilor Pachetului de Mobilitate, formată din paginile menționate mai sus, prezintă următoarele capabilități:
Delimitarea clară a situațiilor de detașare de cele de delegare pe perioada deplasării
Compararea – suprapunerea pe calendar a acestor perioade – cu
a. punctele de încărcare/descărcare și alte puncte relevante ale comenzii de transport
b. punctele din cardul tahograf al șoferului referitor la începere program/ intrare la frontiera
Ajustarea la nevoie, cu ușurință, direct pe calendar, a perioadelor de detașare conform informațiilor din comenzi și de pe cardul tahograf al șoferului
Flexibilitate în stabilirea nivelului de îndemnizație de detașare transnațională, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare- la nivel de compartiment.
Stabilirea cu ușurință a nivelului minim al Îndemnizației de detașare de acordat, pentru fiecare țară, prin comparație cu Remunerația Minimă Solicitată conform Pachetului de Mobilitate. Verificarea cu ușurință a ajustărilor lunare necesare și tipărirea informării șoferilor, cerută de legislație. În rapoartele care se deschid cu butoanele cu imprimantă din pagina Setări Detașare, valoarea solicitată conform Pachetului de Mobilitate apare în EUR; dacă a fost introdusă într-o altă monedă, valoarea introdusă apare alături, între paranteze, cu moneda ei.
Posibilitatea de a introduce valorile negociate individual, cum ar fi salariul de bază brut, îndemnizația minimă/zi la extern , respectiv îndemnizația minimă /zi la intern.
Calculul îndemnizației de detașare minim acordate, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare pe perioada deplasării.
Flexibilitate în alegerea timpului considerat lucrat conform tahograf: conducere, alte munci, disponibilitate (la nevoie). Posibilitatea tipăririi unui raport tahograf strict pe perioadele de detașare.
Calculul unui timp lucrat estimat, bazat pe km rulați și numărul de încărcări , descărcări, pentru a putea identifica eventualele manipulări ale șoferilor în spectrul alte munci și/sau disponibilitate.
Calculul totalului lunar al tuturor îndemnizațiilor aferente deplasărilor și compararea acestora cu nivelul cerut de compartiment, respectiv cu nivelul negociat individual.
Calculul valorilor maxim deductibile atât în funcție de plafonul de 2.5 ori nivelul indemnizației stabilite pentru bugetari, cât și a plafonului lunar în funcție de 3*(salariul de bază/număr zile lucrătoare) *nr.zile deplasare.
Posibilitatea de a vizualiza concomitent, ca o recapitulație – nivelul îndemnizației conform negocierii la nivel de compartiment și/sau individual, cât și a plafoanelor impuse de Pachetul de Mobilitate și Codul Fiscal.
Posibilitatea de a acorda o îndemnizație de detașare suplimentară, dacă acest lucru se dorește.
Tipărirea documentelor solicitate de controalele IMI.
Tipărirea ordinelor de deplasare și evidența acestora.
Pașii necesari implementării și utilizării acestui modul îi puteți regăsi prin căutare la Întrebă-l pe Easy (topicul Pașii necesari în implementarea Modului de Detașare), precum și în Help-ul Integrat al fiecărei pagini din componența modulului.
%
Pagina Interogare Tahograf este o pagină dedicată consultării datelor din cardurile tahograf ale șoferilor. Selectați șoferul și perioada, iar programul construiește un raport complet: sinteza activității pe zile (cu totaluri pe tip de activitate), lista cronologică a activităților, țările traversate cu kilometrajul și vehiculul aferent, plus o bandă grafică pe 24 de ore pentru fiecare zi — totul direct din fișierele de card încărcate în program, fără vreun program separat de citire a tahografului.
Precondiții — de unde vin datele
• Pagina citește fișierele de card tahograf (.DDD) încărcate deja în program — de pe pagina Card Șofer, butonul „Încărcare Card Șofer”. Fără fișiere încărcate pentru șoferul și perioada aleasă, în locul tabelului „Sinteza activității” apare mesajul „Nu există activitate de tahograf în perioada aleasă.”, iar tabelele „Activități” și „Țări” afișează „Nu există date”.
• Încărcați fișierele originale (.DDD), descărcate direct din card / tahograf cu cititorul obișnuit.
• Orele afișate folosesc fusul orar al țării firmei — capul de tabel indică explicit decalajul (ex. „Data (UTC+2)”). Tahograful înregistrează intern în UTC; programul face conversia automat.
Cum se folosește
1. Selectați șoferul din lista Șofer.
2. Alegeți perioada din câmpurile De la data și Până la data (calendar la click, format ZZ/LL/AAAA). La deschiderea paginii, perioada propusă automat este ultima lună, până azi.
3. Apăsați Caută.
Cât timp nu este selectat niciun șofer, pagina afișează mesajul informativ „Selectați un șofer pentru a vedea activitățile și țările.”
Ce afișează pagina
1. Tabelul „Sinteza activității”
Deasupra tabelului sunt patru casete cu totaluri: Zile cu activitate, Zile în care s-a condus, Total condus și Total km.
Tabelul are un rând pentru fiecare zi din perioadă în care există activitate pe card, cu coloanele Data | Țara | Vehicul | Km și cu timpul petrecut pe fiecare tip de activitate, în ore și minute: Condus | Alte Munci | Condus + Alte Munci | Disponibil | Odihnă. Coloana Condus + Alte Munci adună automat primele două — utilă la verificarea timpilor de lucru. La capătul tabelului, rândul Total perioadă însumează fiecare coloană pe toată perioada căutată.
Pe fiecare rând există și butonul de grafic — deschide banda de 24 de ore a zilei respective (vezi mai jos).
2. Banda grafică pe 24 de ore
Apăsând butonul de grafic de pe un rând din Sinteză se deschide o fereastră cu banda colorată a zilei (00:00 – 24:00): fiecare tip de activitate cu culoarea lui, legendă și, dedesubt, un tabel cu totalul fiecărui tip de activitate (în minute și în ore:minute). Titlul ferestrei arată șoferul și ziua, iar fereastra are propriul buton de Tipărire.
La tipărire, banda se desface automat pe patru linii — câte una pentru Condus, Alte Munci, Disponibil și Odihnă, cu denumirea scrisă în stânga: tipul activității se citește din poziția pe verticală, deci graficul rămâne lizibil și pe o imprimantă alb-negru.
3. Tabelul „Activități” (detalii)
Lista cronologică a înregistrărilor de pe card, cu perioada și durata fiecărei activități: Condus · Alte Munci · Disponibil · Odihnă. La capătul tabelului: „Total General Timp, din care:” — în minute și ore, defalcat pe cele patru tipuri de activitate.
4. Tabelul „Țări”
Coloane: Data (UTC+n) | Țara | Km | Tip | Vehicul. Fiecare rând este o înregistrare de țară de pe card: codul țării (RO, DE, HU…), kilometrajul vehiculului la momentul înregistrării, tipul înregistrării și numărul de înmatriculare al vehiculului pe care era introdus cardul. Util pentru verificarea traseelor, a detașării și a corelării cu foile de parcurs.
Dacă în perioada aleasă nu există înregistrări, tabelul respectiv afișează „Nu există date”.
Tipărirea raportului
Butonul de tipărire din dreapta titlului nu tipărește direct — deschide întâi fereastra „Ce secțiuni intră în raport?”:
• Sinteza activității — bifată și blocată: ea este raportul de bază și apare întotdeauna.
• Activități – detalii, Țări și Total General — opționale, nebifate la prima folosire. Bifați doar ce vreți pe hârtie — de exemplu, doar Sinteza + Total General, fără lista lungă de detalii.
Raportul tipărit are antet cu firma, șoferul și perioada. Selecția de secțiuni este reținută pentru data viitoare (o puteți schimba oricând); Renunță închide fereastra fără să tipărească și fără să modifice selecția salvată.
Bine de știut
• Programul caută în toate fișierele de card care acoperă perioada selectată (cu o zi de margine la ambele capete) și elimină automat dublurile — același eveniment prezent în două fișiere descărcate la date diferite apare o singură dată.
• Ziua de pe card este o zi UTC; banda grafică e afișată pe ora locală și se oprește curat la 24:00 — intervalele care trec de miezul nopții rămân corect incluse în totalurile zilei.
• Filtrele fiind transmise prin adresa paginii, o căutare se poate salva ca link (bookmark) și redeschide direct cu același șofer și aceeași perioadă.
Întrebări frecvente
Nu văd nicio înregistrare, deși șoferul a condus în perioada respectivă. Verificați pe pagina Card Șofer că există fișiere de card încărcate care acoperă perioada. Datele apar doar din fișierele aflate în program — pagina nu citește cardul direct.
Orele diferă de cele văzute în alt program de citire a tahografului. Pagina Interogare Tahograf convertește automat la fusul orar al țării firmei — decalajul e afișat în capul de tabel.
Apare „Nu există date” doar la tabelul Țări. Înregistrările de țară sunt separate de cele de activitate pe card — e posibil ca în perioada aleasă cardul să nu conțină intrări de țară.
Graficul tipărit arată altfel decât cel de pe ecran. Este intenționat: pe ecran banda e unică și colorată; pe hârtie fiecare tip de activitate primește linia lui, ca să rămână lizibil inclusiv alb-negru.
%
O evidență cu atât mai importantă în contextul crizei de șoferi, care ajută compania să țină seama de dorințele șoferilor, optimizând totuși în același timp utilizarea parcului auto. E o dezvoltare complexă, bazată pe experiența multor ani de activitate, solicitată de clienții noștri și care ne așteptăm să aducă o mare ușurare celor care se ocupă de acest bau-bau din managementul firmelor de transport, bau-bau reprezentat de programarea și evidența schimburilor de șoferi.
Pentru a începe introducerea schimburilor pentru șoferi, folosiți pagina 
Schimb Șofer.
Din această pagină cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta-sus deschideți fereastra Înregistrare Schimb Șofer Nou pe Vehicul. Din lista Șofer Nou selectați șoferul care urcă pe camion, din lista Pe Vehicul selectați numărul de înmatriculare al camionului pe care urcă, iar în câmpurile Urcă pe Vehicul la Data și Va Pleca la Data introduceți data când urcă și data până la care rămâne pe acel vehicul. După completarea acestor date apăsați butonul albastru Salvare.
După înregistrarea șoferilor pe camioane evidența schimburilor apare automat pe pagina 
Calendar Schimb Șofer. Pe acest calendar, în ziua în care se termină schimbul (data din Va Pleca la Data), apare numărul de înmatriculare și în paranteză numele șoferului aflat la bord. De asemenea apar și numele șoferilor, în ziua în care devin din nou disponibili pentru muncă (data din Disponibil din Nou la Muncă).
În acest calendar apar și informațiile despre șoferii la care expiră documentele, acest lucru fiind afișat cu culoarea roșie. La fel, pe calendar apar și expirările de ITP ale camioanelor. Avertizările apar pe ziua cand expiră documentul respectiv.
Pe partea stângă jos apare și un buton cu imprimantă cu ajutorul căruia se poate tipări informația afișată. Deasupra calendarului găsiți două săgeți pe stânga și pe dreapta cu ajutorul cărora puteți naviga între luni, de la 2 luni în urmă până la 5 luni înainte.
Pagina Schimb Șofer pe lângă filtre, în partea de sus a paginii are și 5 link-uri: Săptămâna Trecută, Săptămâna Curentă, Săptămâna Viitoare, Săptămâna Viitoare + 1 și Săptămâna Viitoare + 2. Fiecare link deschide, într-o filă nouă, pagina 
Schimb Săptămâna Curentă pentru săptămâna respectivă (de luni până duminică), pentru o mai ușoară planificare. Link-urile apar numai dacă aveți acces la pagina Schimb Săptămâna Curentă.
Pagina Schimb Săptămâna Curentă este împărțită în două: în partea de sus apare sub formă tabelară lista vehiculelor pe care trebuie să se schimbe șoferul (cele cu Sfârșit Schimb în săptămâna respectivă) și în partea de jos lista cu șoferii care sunt disponibili (cei cu data din coloana Plecare în săptămâna respectivă). Aceste tabele pot fi tipărite cu ajutorul butonului Tipărire din partea de sus a ecranului. Cu ajutorul butonului Tipărire Informare se pot tipări informațiile cu privire la schimburile din săptămâna respectivă sub formă tabelară, cu coloane pentru notițe și pe care le puteți transmite și altor compartimente sau afișa în birou. (de exemplu pentru a ști ce șoferi pleacă sau sosesc la birou).
După ce a fost stabilit care șofer cu cine va fi înlocuit și pe ce mașină, aceste schimburi propriu-zise se pot înregistra în program din mai multe pagini sau ferestre: în pagina Schimb Șofer, în pagina Schimb Săptămâna Curentă și în fereastra Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele (care se deschide cu butonul cu același nume din pagina Schimb Șofer). În dreptul fiecărui vehicul (în tabelul din pagina Schimb Șofer, pe ultimul schimb înregistrat pe el) veți găsi două butoane pentru schimburi. Primul, de culoare verde (un ochi în tabelul din pagina Schimb Șofer, un creion în celelalte două locuri), deschide fereastra Modificare Informație, unde aveți posibilitatea de a schimba data la care el pleacă de pe vehicul conform ultimei „înțelegeri” (câmpul Va Pleca la Data). Al doilea este butonul +, cu care se înregistrează schimbul propriu-zis. El deschide o fereastră numită Înregistrare Informație Schimb Șofer (în fereastra Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele fereastra se numește Înregistrare Schimb Șofer), unde la Șofer Nou selectați numele șoferului nou care va urca pe mașină, în Urcă pe Vehicul la Data data când urcă și în Va Pleca la Data data până când va sta pe mașină.
La câmpul Observații Șofer Nou aveți posibilitatea de a introduce notițe despre cele discutate cu angajatul respectiv.
În partea de jos a ferestrei la căsuța Zile Acasă introduceți câte zile va sta acasă șoferul care s-a dat jos de pe camion, sau selectați cu ajutorul iconiței de calendar data de când el va fi disponibil din nou. La fel se pot înregistra detalii la câmpul de Observații Șofer Vechi.
Fereastra de Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele în partea de jos oferă un filtru complex cu ajutorul căruia pot fi vizualizate doar mașinile parcate sau ieșite de pe comunitate (mașini înregistrate ca parcate, fără șofer pe ele). În fereastra Situație Schimburi pentru Toți Angajații veți avea posibilitatea de a filtra lista angajaților în așa fel încât să afișați șoferii care ajung acasă, pleacă sau sunt acasă într-o anumită perioadă.
Tot pe pagina Schimb Șofer aveți posibilitatea de a înregistra și un schimb de vehicule, acesta însemnând de fapt că șoferul nu a venit acasă, doar a coborât de pe un vehicul și a urcat pe un alt vehicul. Pentru a înregistra aceste interschimbări, în partea de sus a paginii Schimb Șofer veți găsi butonul albastru Interschimbare Între 2 Vehicule. În fereastra Schimb Vehicul care vi se deschide introduceți în câmpul Data schimbului data când a avut loc schimbarea, la Vehicul 1 și Vehicul 2 selectați cele două vehicule pe care a avut loc schimbul de șofer și apăsați butonul Salvare.
Există și o pagină de Schimb Șofer în varianta View. Ea afișează lista schimburilor, cu aceleași filtre ca pagina Schimb Șofer, dar fără butoanele de adăugare, modificare sau ștergere, permițându-le utilizatorilor să vizualizeze istoricul programărilor plecării, venirii și a disponibilității șoferilor.
O ultimă observație, evidența schimburilor șoferilor lucrează independent de comenzi.
Așa încât și dacă nu sunteți cu comenzile la zi, ea poate fi folosită. Evident dacă sunteți la zi cu comenzile, această evidență are în plus o cheie de control: când șoferul sau camionul din ultima comandă diferă de cele din schimburi, lângă comandă (în coloana Stare) apare un triunghi roșu cu semnul exclamării, care vă avertizează.
%
Această secțiune vă permite completarea cu mare ușurință a adeverințelor de concediu, tipărirea lor în mai multe limbi, precum și gestionarea acestora.
Cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus al tabelului se deschide fereastra Înregistrare Document de Activitate, în care completați informațiile necesare întocmirii adeverinței. Majoritatea informațiilor sunt completate automat: datele firmei, numele și funcția utilizatorului conectat, locul și data întocmirii și semnării (data de azi), iar după ce alegeți angajatul se completează numele lui, data nașterii, seria și nr. C.I. și data angajării. Astfel trebuie doar să alegeți angajatul din lista Angajat, să introduceți perioada pentru care eliberați adeverința în câmpurile De la și Până la (dată și oră) și să alegeți motivul eliberării din lista Activitate, apoi să apăsați Salvare.
După salvare, redeschideți adeverința pentru vizualizare cu ajutorul butonului din dreapta liniei (ochi verde). Se deschide fereastra Vizualizare Document de Activitate, cu adeverința afișată ca PDF. Aveți posibilitatea de a alege limba în care doriți documentul din lista Limba, în partea de jos a ferestrei (Română, Engleză, Germană, Italiană, Maghiară, Franceză sau Spaniolă). Pentru tipărire folosiți butonul de tipărire al vizualizatorului de PDF din fereastră.
Aceste adeverințe de concediu râmân salvate, având o evidență clară a acestora. Pe pagină există filtre pentru Toți Utilizatorii (dispecerul care a înregistrat adeverința), Angajat, Observații și perioadă (De la Data și Până la Data). Perioada se aplică datei înregistrării adeverinței (coloana Data Înregistrării), nu perioadei de concediu, iar implicit este ultima lună. Aceste adeverințe pot fi șterse oricând cu butonul roșu cu coș de gunoi.
De remarcat că pot fi adăugate Observații care nu vor apărea imprimate pe hârtie. Ele se completează în câmpul Observații din fereastra de înregistrare sau, ulterior, în fereastra de vizualizare (câmpul Observații și butonul Salvare) și apar în listă, sub rândul adeverinței.
Aceste adeverințe sunt preluate automat si pe pagina de Pontaj Angajați, unde pe zilele in care angajatul are Adeverinta de Concediu salvată va apărea și o iconiță de culoarea gri. Aceste iconite gri sunt link-uri si deschid pentru vizualizare adeverința propriu-zisă.
Dacă pagina Adeverințe de concediu există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa document.activity.list.php .
%
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Motto:
Nimic mai complex decât contabilitatea unei firme de transport !
Obiectivul nostru principal este de a asigura o contabilitate primară integrată în aplicație, alături de alte secțiuni ale Soft-Transport : dispecerat, facturare, întreținere parc auto, service auto, subcontractori, alimentări / consumuri, stocuri.
În acest sens aplicația permite:
- Înregistrarea achizițiilor (cheltuielile firmei).
- Centru de cost (profit) pe fiecare camion.
- Analiza de costuri (cheltuieli) în dinamică (comparativ pe mai multe luni).
- Înregistrarea plăților.
- Întocmirea automată a Scadențarului pentru furnizori.
- Gestiune Stocuri , cu tipărire Recepții, Bonuri de consum, Bonuri de Transfer.
- Evidența Obiectelor de Inventar date în folosință
- Verificarea facturilor de taxe de drum.
- Reconcilierea facturilor de combustibil.
- Stabilirea cu ușurință a alunecărilor între luni (de exemplu alimentări efectuate în luna aprilie, dar facturate în luna mai).
- Transparență în procesul de facturare, cu verificarea rapidă a facturării integrale a comenzilor.
- Înregistrarea încasărilor.
- Întocmirea automată a Scadențarului de clienți.
- Generare automată a Registrelor de Trezorerie (Casă și Bancă).
- Înregistrarea transferului dintre diferitele conturi de trezorerie (care se pot defini în număr nelimitat).
- Operare Avansuri spre decontare și a plăților justificative ale deconturilor, inclusiv tipărirea automată a Dispozițiilor de Plată, Încasare și a Deconturilor.
- Acces la detaliile procesului de facturare, a situației predării documentelor la client, a notelor de credit și a contestațiilor, la evidența rezervărilor de tren/feribot proprii sau prin clienți, la situația intervențiilor service, etc.
Cu alte cuvinte, o viață mai ușoară pentru contabili, dublată de o siguranță mai mare a finanțelor companiei, prin chei de control multiple și eficiente!
Unde: pagina Predare date SAGA (o găsiți cu căsuța Căutare pagină; dacă nu o găsiți, cereți acces administratorului). Programul pune facturile emise într-o perioadă într-o arhivă (.zip), iar contabilul o importă apoi în SAGA. Implicit pleacă facturile către clienți și lista de clienți.
Cum funcționează:
1. Alegeți perioada (luna și anul, sau data de început și de sfârșit; implicit este luna trecută) și, dacă doriți doar anumiți clienți, alegeți-i la Clienți: toți. Apăsați Caută.
2. Rezolvați rândurile marcate Blocaj din lista Ce trebuie văzut înainte de predare (butonul Deschide din coloana Unde se repară), apoi apăsați din nou Caută. Rândurile Avertisment și Informație nu opresc pachetul.
3. Apăsați Descarcă pachetul. Contabilul dezarhivează și urmează fișierul 00_CITESTE-MA.txt din arhivă (în SAGA: Diverse → Import date, întâi clienții, apoi facturile).
Reguli importante: în Setările firmei verificați o dată Cod fiscal pentru SAGA (dacă nu se potrivește, facturile intră în SAGA la Intrări, nu la Ieșiri). SAGA recunoaște clientul după Alias din fișa clientului (Listă Parteneri): 1–8 caractere, litere fără diacritice, cifre, „_” sau „-”; doi clienți nu pot avea același cod. O factură pleacă o singură dată; dacă ați descărcat pachetul dar nu l-ați importat în SAGA, apăsați Anulează exportul (nu a fost importat în SAGA) la Exporturi anterioare.
Ce face: factura se face ca de obicei în program, dar o emite SmartBill, care îi dă numărul și PDF-ul. PDF-ul pe care îl tipăriți sau îl trimiteți pe email este cel din SmartBill. Facturile emise așa nu se mai trimit la ANAF din program.
Configurarea (o singură dată), pe pagina Facturare SmartBill:
1. Vă trebuie e-mailul contului SmartBill, tokenul API și o serie de facturi nouă, creată în SmartBill doar pentru program (cel mult 5 litere sau cifre).
2. Completați E-mailul contului SmartBill, Tokenul API, CIF-ul firmei, exact ca în SmartBill și Seria SmartBill pentru facturi, apoi apăsați Verifică legătura (trebuie să apară Legătura merge.).
3. La Cotele și regimurile alegeți cele 5 cote din SmartBill, iar la Regim TVA 0% per client regimul clienților cu facturi la 0%.
4. La Pornire SmartBill completați Toate facturile prin SmartBill de la data. De la această dată toate facturile către clienți se emit prin SmartBill; câmpul gol oprește SmartBill.
Pagina Centralizator Achiziții este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total achiziții repartizate pe tipuri de cheltuieli (salarii, diurne, cheltuieli cu piese de schimb, cheltuieli generale, alte cheltuieli), comparativ pe mai multe luni. Lunile se aleg cu De la Data și Până la Data (lună/an); implicit apare luna precedentă. Un selector alăturat stabilește după ce dată se grupează achizițiile pe luni: Data Factură sau Data Recepției. Achizițiile care intră pe stoc sunt afișate separat, pe gestiuni (rândul Total intrări gestiune), iar restul pe tipuri de cheltuieli (rândul Total pe tip cheltuieli). Click pe cifrele de pe rândurile gestiunilor, ale tipurilor de cheltuieli și ale furnizorilor va deschide o fereastră cuprinzând toate documentele de achiziție aferente.
Informatiile afisate au fost în prealabil introduse în pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php).
Pe Centralizator Achiziții (stock.in.month.php), în cadrul fiecărei luni, achizițiile sunt grupate și pe furnizor, cu rând „Total achiziții pe furnizor” la finalul listei de furnizori. Din centralizator se pot deschide detaliile și Fișa de magazie.
Dacă pagina Centralizator Achizitii există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Scadențarul pentru furnizori cuprinde două pagini, una dedicată introducerii plăților, denumită 
Plăți Achiziții și o pagină denumită 
Situație Facturi și Plăți Furnizori, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o plată, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile plătite, cu alte cuvinte să distribui suma plătită pe facturi, și foarte important chiar la nivel de poziție (articol) de pe factură.
Există pe pagina de plăți filtre extrem de utile cum sunt: Furnizorul sau 
Plătit din ( în care cont bancar). Situație Facturi și Plăți Furnizori, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, plățile efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Document, Furnizorul, Vehicul, Remorca sau Angajatul.
Implicit, pagina arată doar facturile din ultimele 7 zile. Pentru restanțe modificați datele din filtrele Data Achiziției mai mare ca și / Data Achiziției mai mică ca și, apoi alegeți la Tipuri Sold varianta Neachitat sau completați filtrul Scadent la data de. Cu lista Toate tipurile puteți restrânge situația la un singur tip: Alte Chelt./Achiziții, Alimentari sau Subcontractori; tipărirea și exportul în Excel conțin atunci doar tipul ales.
În plus situația cu privire la achiziții și plăți poate fi tipărită sau exportată în Excel.
La tipărire, în partea de jos a tabelului apar și subtotaluri pe coloana Neachitat: pentru fiecare valoare a coloanei după care este ordonat tabelul (Nr. Document, Data, Scadent sau Furnizor) se tipărește o linie cu suma rămasă de plată, separat pe fiecare monedă; sunt trecute doar valorile pentru care mai este ceva de plată. Tabelul este ordonat implicit după Data; pentru altă coloană apăsați pe titlul ei din capul de tabel, înainte de a apăsa butonul de tipărire. De exemplu, dacă ordonați lista după Furnizor, obțineți Scadențarul Furnizori cu un subtotal pe fiecare furnizor, iar dacă o ordonați după Scadent, un subtotal pe fiecare dată de scadență.
Foarte important: această secțiune permite și conducerea evidenței diurnelor rămase de plată pentru șoferi !!
Facturile de alimentări, înregistrate în pagina Verificare Alimentări, sunt dirijate automat în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (Scadențarul Furnizori).
Facturile subcontractorilor, introduse prin pagina Comenzi Subcontractori, sunt dirijate acum automat în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (Scadențarul Furnizori).
Dacă pagina Situație achiziții și plăți există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.expense.list.php .
%
Această secțiune este extrem de importantă pentru controlul fluxurilor de numerar ale companiei și ale disponibilităților acesteia. Conturile societății deschise la bănci și caseria sau caseriile dacă aveți mai multe, se pot defini în partea de administrare a aplicației, în pagina Conturi.
În cadrul paginii 
Registre Trezorerie se afișează sub formă tabelară toate mișcările, precum și soldurile de început și sfârșit, pentru toate conturile bancare sau de caserie ale firmei, pentru o anumită perioadă de timp. Din cadrul acestei pagini cu ajutorul butonului se poate tipări Registrul de Casă sau Bancă, individual pentru fiecare cont din tabel.
Operațiunile de Încasări clienți sau Plăți furnizori se preiau automat din paginile Încasări și Plăți Achiziții. La fel și ridicările / restituirile de numerar de către angajați se preiau automat din cadrul secțiunii Avans Decontare.
Pentru a înregistra transferurile de numerar între bănci, sau între casă si bancă, precum și schimburile valutare puteți folosi pagina de 
Oper. Conturi Trez.. Aceste operațiuni se înregistrează cu ajutorul butonului de adăugare din colțul dreapta sus, buton care va deschide fereastra de Înregistrare Operațiune Între Conturi. Tot în această fereastră, la Tip Operațiune aveți posibilitatea de a alege Operațiune de Reglare Sold. Acest lucru este în mod special util atunci când în urma inventarierii numerarului sau prin confruntare cu extrasele de cont bancare există diferențe pe care nu ați reușit să le identificați și doriți să mergeți în continuare cu un alt sold decât cel rezultat din calcule. Dacă selectați această operațiune, programul va face automat calculele pentru viitor ținând cont de diferențele care au fost înregistrate prin confruntare la data respectivă. O altă operațiune pe care o puteți înregistra în această secțiune este schimbul valutar. Pur și simplu în acest caz alegeți conturile (cu monede diferite) între care are loc operațiunea.
Pagina Registre Trezorerie prezintă mai multe coloane: Sold Inițial, Sold Final, Încasări, Plăți , Operațiuni de Transfer, centralizate pe o anumită perioadă, pentru fiecare cont de trezorerie în parte.
Coloanele Sold Inițial și Sold Final sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
În cadrul coloanele de Încasări și Plăți, situațiile în care valoarea incasată diferă de repartiția pe facturi, programul afișează o avertizare sub forma iconiței ;
Dacă pagina Registre de Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.report.php .
%
Aceasta pagina numita 
Centr. Ieșiri Stoc (consumuri) este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Implicit se afișează doar luna precedentă. Pentru mai multe luni alegeți De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Situație Stocuri afișează un inventar al tuturor produselor aflate în stoc. Această Situație poate fi generată pentru orice dată cu ajutorul filtrului Până la Data. Cu alte cuvinte, aveți astfel posibilitatea de a genera stocul la o dată anume, inclusiv retroactiv.
Există mai multe filtre care fac din această pagină un instrument puternic: Gestiune, Cod, Denumire Achiziție, Sub Cantitate Minimă, etc.
De asemenea în dreptul fiecarărei linii există un buton pentru vizualizare Fișei de magazie a produsului (achiziției) respective. Dacă același produs are intrări sau ieșiri cu unități de măsură diferite (de exemplu bucăți și seturi), cantitățile nu se adună între ele: în coloanele Cant. Intrată, Cant. Ieșită și Stoc ale produsului apare câte o linie pentru fiecare unitate de măsură, iar stocul se calculează separat pentru fiecare; la fel, coloana Stoc din Fișa de magazie arată stocul curent, câte o linie pentru fiecare unitate de măsură.
Pe pagina Situație Stocuri produsele care au stoc 0 pot fi trecute în Inactiv, debifând căsuța din coloana Activ (căsuța apare numai pe rândurile cu stoc 0). Implicit pagina arată doar produsele active (Active) și cu stoc (Fără Stoc 0); ca să vedeți produsele cu stoc 0, alegeți Cu Stoc 0 în loc de Fără Stoc 0.
Pe pagina Nomenclator Achiziții este vizibilă starea Activ/Inactiv a unui produs.
Dacă un produs e inactiv el nu poate fi selectat în listele de selectie la înregistrare achizitii si la filtre
Pe pagina Situație Stocuri s-au adăugat două butoane pentru Tipărire, unul așa cum se vede pe ecran, și unul sub forma unei Liste clasice de Inventar (conținând și coloana faptic).
Dacă pagina Situație Stocuri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.quantity.list.php .
TUTORIAL:
%
Centrul de cost pe camion folosește informațiile introduse în pagina 
Înreg. Doc. Achiziții (achizițiile de bunuri și servicii), la ieșirile din stoc (bonurile de consum), precum și informațiile introduse la alimentări și facturare.
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia. Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Un material video care explică principiile acestei secțiuni importante și modul de funcționare găsiți mai jos:
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
%
Această pagină de sinteză numită 
Centralizator Cost/Camion, extrem de concentrată, afișează rezultatele lunare (profit sau pierdere) ale parcului propriu de camioane, pe fiecare camion în parte și cumulat.
E extrem de utilă managerului, ea permițând o vedere de ansamblu a rentabilității activității, cu atât mai mult cu cât situația cuprinde și coloane distincte cu privire la km, zile lucrate și venit pe km: Km, Nr. Zile* și EUR/Km.
Evident, dacă se dorește detalierea rezultatelor pentru o anumită mașină se poate accesa ca și până acum pagina Centru cost/Camion.
Mașinile neproductive, de exemplu turismele, se exclud din centrul de cost bifând căsuța Exclus din Centru de Cost din fereastra Modificare Camion a paginii 
Lista Camioane (truck.verify.list.php), chiar dacă și acestea au înregistrate comenzi (în regie proprie), alimentări, etc.
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
Dacă pagina Centralizator Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.summary.php .
%
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte decontul funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, plăți făcute de către angajat. Putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul Adăugare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții selectând în căsuța Plătit din opțiunea Decont.
Plățile achizițiilor făcute prin Decont sunt centralizate la nivelul unei perioade, pe angajați, si ele pot fi vizualizate daca accesati pagina 
Situație Deconturi, în coloana Justificare Decont .
In tabelul afisat pe pagina Situație Deconturi aveți mai multe coloane:
Rămas de restituit precedent
Ridicare numerar de către angajat
Justificare Decont
Sume restituite de către angajat
Rămas de restituit de către angajat
Prima și ultima coloană sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
Aceste deconturi pot fi tiparite daca faceti click pe iconita albastra care se afla langa fiecare nume angajat.
Cu ajutorul filtrelor aveti posibilitatea de a filtra deconturile pe angajat sau pe o anumita perioada selectata.
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Unde: pagina 
Centralizator Paleți. Dacă cineva nu o vede, administratorul i-o adaugă în meniu.
Filtre: alegeți perioada în De la Data și Până la Data (implicit, de la 1 ale lunii curente până azi), apoi, dacă doriți, partenerul (Se contabilizează în contul) și Tip ambalaj, și apăsați Caută.
Ce arată: pentru perioada aleasă, socoteala fiecărui partener, pe fiecare tip de ambalaj: Sold la început; Am primit Paleți/Ambalaje și Am predat Paleți/Ambalaje (schimburile notate pe comenzi); Cumpărat (factură furnizor) (paleți intrați în gestiunea de ambalaje a partenerului prin factura unui furnizor sau printr-un transfer din altă gestiune); Vândut (bon de consum) (paleți ieșiți din gestiunea de ambalaje a partenerului prin bon de consum, cu sau fără vânzare, sau printr-un transfer către altă gestiune); Sold la sfârșit și Sold la zi.
Cum se citește: plus înseamnă că partenerul vă datorează paleți, minus că îi datorați voi. Semnul de întrebare de lângă fiecare coloană cu cifre explică ce intră în ea. Bifa Doar cu sold diferit de 0 ascunde rândurile la care Sold la sfârșit este 0.
Verificare: un clic pe o cifră (în afară de Sold la început) deschide, într-o filă nouă, documentele din spatele ei (schimburile, facturile furnizorilor, bonurile de consum sau Situație Stocuri); centralizatorul rămâne deschis în fila lui. Legătura apare numai dacă aveți în cont pagina respectivă; la Cumpărat (factură furnizor) și Vândut (bon de consum), numai când cifra nu este 0.
Închiderea socotelii: soldul unui partener ajunge la 0 prin predare sau primire efectivă de paleți ori prin factură (vânzare sau achiziție); pașii sunt în topicul „Schimb Paleți/Ambalaje”.
Motto:
Condu-ți afacerea. Nu lăsa afacerea să te conducă pe tine. - Benjamin Franklin
Obiectivele aplicației Soft-Transport în ce privește Managementul companiei sunt:
- Menținerea personalului din conducere conectat permanent la activitatea firmei, mai ales la PREZENT.
- Asigurarea unor instrumente facile pentru un control non-invaziv, fără costuri și pierderi mari de timp, fără a periclita desfășurarea curentă a activității.
- A oferi statistici care realmente să devină de referință, în analiza și îmbunătățirea portofoliului de clienți.
- Ținerea sub control a costurilor prin statistici cât mai diverse, flexibile și acoperitoare cu privire la tot ce înseamnă cheltuieli ale firmei.
- Orice statistică să fie oferită atât la nivel de ansamblu (centralizat) cât și la nivel de detaliu (să funcționeze ca o lupă).
- Statistici pentru aprecierea performanței angajaților, dispeceri, șoferi, mecanici și nu numai.
- Reorganizarea rapidă și ușoară a posturilor din firmă prin redefinirea (restructurarea ) meniului aplicației pentru angajați.
- Gestionarea riscurilor și a accesului la informațiile sensibile să fie doar în partea de administrare a aplicației.
- Avertizare erori de operare în departamentul dispecerat, alimentări, documente (cmr-uri), facturare, financiar, etc.
- Avertizări pentru valabilități sau proceduri periodice: schimburi de ulei, anvelope, valabilități acte camion/ remorcă/ angajat.
- Aplicația să se constituie într-un instrument de integrare mai rapidă a unui nou angajat.
- Folosirea aplicației să se facă de întreg personalul firmei și să fie un instrument de creștere a responsabilității angajaților.
Cu alte cuvinte, aplicația să fie pentru manager o secretară fidelă, un analist economic atent și precis, un revizor incoruptibil și nepartizan, un instrument de căutare, calcul și organizare demn de secolul 21.
Ce este Tabloul de bord și cum îl accesez?
Tabloul de bord reunește într-o singură pagină dashboard.php situația flotei, a comenzilor și a activității, sub formă de panouri vizuale (grafice și liste). În locul rapoartelor accesate unul câte unul, aveți aici o privire de ansamblu, la zi.
Tabloul de bord este disponibil conturilor care au pagina dashboard.php în meniu, de obicei conturilor de tip Manager și Control. Pe pagina principală (acasă), aceste conturi văd un buton verde Deschide tabloul de bord — apăsați-l pentru a deschide pagina.
Panourile sunt împărțite în două categorii:
- Situații prezente — starea actuală, actualizată la fiecare deschidere a paginii (de exemplu utilizarea flotei, comenzile active pe dispecer, starea angajaților).
- Activitate periodică — date pe o perioadă aleasă (facturat, comenzi, alimentări, achiziții, avertizări CMR etc.).
Cum adaug, scot sau configurez panourile?
Apăsați butonul Configurează panouri din partea de sus a tabloului de bord. Se deschide fereastra Configurează panourile, cu lista tuturor panourilor disponibile, grupate pe categorii: la Situații prezente — Flotă & operațiuni curente și Echipă; la Activitate periodică — Financiar, Comenzi & livrare, Resurse & activitate și Incidente.
- Bifați panourile pe care doriți să le aveți pe tablou și debifați-le pe cele care nu vă interesează.
- Apăsați Salvează pentru a aplica selecția (sau Anulează, ca să închideți fereastra fără modificări).
Cum schimb ordinea panourilor (tragere și plasare)?
Ordinea panourilor se schimbă prin tragere și plasare (drag and drop), direct pe pagină:
1. În bara de titlu a fiecărui panou se află o pictogramă de mutare (cu săgeți în patru direcții).
2. Țineți apăsat pe această pictogramă și trageți panoul în poziția dorită — în aceeași coloană sau în cealaltă coloană.
3. Eliberați. Noua ordine se salvează automat și rămâne la fel și la următoarea deschidere a paginii.
Panourile se așază pe două coloane care se completează de sus în jos, fără spații goale între ele.
Cum ascund sau afișez temporar un panou?
Fiecare panou are în bara de titlu o pictogramă în formă de ochi. Apăsați-o pentru a ascunde conținutul panoului (rămâne doar titlul, ocupând mai puțin spațiu) sau pentru a-l afișa la loc. Spre deosebire de ștergere, panoul rămâne pe tablou și poate fi afișat oricând.
Cum șterg un panou de pe tabloul de bord?
Apăsați pictograma X din colțul dreapta-sus al panoului. Panoul este eliminat imediat de pe tablou. Îl puteți readăuga oricând din Configurează panouri.
Cum schimb perioada afișată de un panou?
Panourile de tip Activitate periodică au, în bara de titlu, o listă de selecție a perioadei. Opțiunile diferă de la un panou la altul: de exemplu 48 ore, săptămâna asta, luna curentă, luna anterioară și cea dinaintea ei (afișate cu numele lunii). Graficul se reîncarcă pentru perioada aleasă, iar alegerea se reține pentru următoarea vizită.
Panourile de tip Situații prezente afișează mereu starea actuală și au o perioadă fixă (acum sau în prezent), care nu se poate schimba.
Pot intra în detalii dintr-un panou?
Da. Multe panouri sunt interactive: apăsând pe o bară din grafic, pe o categorie din legendă sau pe o linie dintr-o listă, se deschide pagina cu detaliile aferente (de exemplu lista comenzilor, situația angajaților), filtrată pe ceea ce ați apăsat. Astfel treceți rapid de la imaginea de ansamblu la datele concrete.
Rapoarte AI salvate
Dacă în pagina Rapoarte AI ați salvat un raport și ați bifat Pe Dashboard, el apare pe tabloul de bord în secțiunea Rapoarte AI salvate, ca o cifră, un grafic sau un tabel scurt. Cu Deschide în Rapoarte AI ajungeți la raportul întreg. Tabelul scurt arată cel mult 10 rânduri; dacă raportul are mai multe, apare un mesaj de felul +5 rânduri — deschideți raportul pentru tot tabelul. Secțiunea apare doar dacă aveți rapoarte puse pe Dashboard și este a fiecărui utilizator.
%
Unde: pagina Rapoarte AI (o găsiți cu căsuța Căutare pagină). Pagina o văd doar utilizatorii care au drept de acces la ea. Dacă apare Rapoartele AI nu sunt configurate pe acest server, anunțați administratorul programului.
Cum funcționează:
1. În caseta Ce vreți să aflați? scrieți întrebarea în cuvinte simple (cel mult 500 de caractere), de exemplu „Câte comenzi am avut pe fiecare lună anul acesta?”, și apăsați Întreabă. Spuneți perioada și numele exact al clientului, camionului sau șoferului; fiecare întrebare e separată, programul nu ține minte întrebarea de dinainte.
2. Primiți un titlu și rândul Am înțeles: … (verificați-l întâi), apoi o cifră, un grafic sau un tabel (cel mult 500 de rânduri), cu butoanele Salvează raportul, Descarcă Excel și Tipărește. La Răspunsul e corect? apăsați Da sau Nu. Cu Da confirmați răspunsul pentru colegii care pun aceeași întrebare; un răspuns confirmat apare cu mesajul Răspuns confirmat de colegi.
3. Întrebările mele (ultimele 20) și Rapoartele mele (cele salvate; cu bifa Pe Dashboard apar și ca panou pe Dashboard) sunt ale fiecărui utilizator.
Reguli importante: pagina doar citește; nu vede salariile și diurnele, CNP-urile, IBAN-urile, parolele și nici observațiile scrise liber pe comenzi, CMR-uri, facturi și plăți. Fiecare utilizator poate pune cel mult 60 de întrebări pe oră. Răspunsurile sunt făcute automat: înainte de o decizie importantă verificați cifrele pe pagina lor (comenzi, facturi, alimentări).
Pe această pagină se pot vizualiza pe harta Google toate camioanele care au instalate pe ele aparat de urmărire prin GPS de la WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon, Evo GPS, CargoTrack, Arobs TrackGPS, Eurowag, Lupa GPS precum și camioanele marca Mercedes, Scania, Volvo, Renault prin folosirea soluțiilor telematice ale producătorilor Mercedes-Benz (FleetBoard), Scania (Scania Fleet Management), Volvo (Volvo Connect) și Renault.
Pe hartă sunt diferențiate cu iconițe diferite activitatea mașinilor (staționează cu motorul oprit, staționează cu motorul pornit, mașina se deplasează).
În partea dreaptă apare și lista camioanelor preluate din sistemul de monitorizare, iar lângă aceste numere de înmatriculare apare și link-ul cu Id-ul comenzii active în care mașina este angrenată. Dacă se face click pe numărul de înmatriculare din coloana din dreapta , se va selecta mașina respectivă și harta se va centra pe poziția ei.
Pe pagina Telematic, pe lângă camioanele angrenate în comenzi active, sunt afișate și mărfurile din comenzile planificate (în avans) care încă nu au alocată o resursă pentru execuție. Aceste mărfuri apar când în filtre este ales Cu Comenzi Planificate (alegerea implicită); alegeți Fără Comenzi Planificate ca să le ascundeți.
Balonasele care indică mărfurile sunt de culoare portocalie, iar pe eticheta balonașelor apare numărul de inmatriculare al camionului pentru care sunt planificate comenzile respective. Dacă comanda nu are nici măcar camion planificat, deoarece încă nu se știu detalii despre cine va executa acea comandă, pe eticheta balonașului va fi afișat numele clientului și ID-ul comenzii din sistem.
Pe pagina Telematic au fost introduse mai multe filtre. Astfel, aveți posibilitatea de a filtra camioanele afișate pe hartă după dispecer (lista Toți Utilizatorii), Grupa, Cu sau Fără Comenzi, Client sau Șofer. Pe lângă aceste filtre s-a pus și o iconiță cu harta în dreptul fiecărei comenzi care are rută salvată, cu ajutorul căreia se poate vizualiza ruta HERE salvată cu toate detaliile pentru comanda activă a vehiculului respectiv.
Sub filtre a fost adăugată o căsuță de selecție unde se pot selecta simultan până la 6 numere de înmatriculare (Afișează simultan ruta Here salvată pt. vehiculele (max. 6)). După selectia lor cu ajutorul butonului verde Căutare, vor fi afișate simultan pe hartă cu culori diferite rutele salvate pentru comenzile active ale celor 6 camioane. Acest lucru este util în vederea planificării schimburilor de vehicule sau pentru alegerea locației optime în vederea schimburilor de șoferi.
Dacă pagina Telematics există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa telematics.map.php .
TUTORIALE :
Telematics - Vizualizare Flota: https://youtu.be/kZ9Ys-I1ST4
Mărfuri Planificate pe pagina Telematic: https://youtu.be/5FmntbXKtOo
%
Aceasta pagină, numită 
Cifra de Afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Clienți Ocazionali / Clienți Contractuali, Bonitate (numărul de stele). etc. Implicit sunt afișate ultimele 3 luni încheiate (luna curentă nu este inclusă); pentru alte luni schimbați De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină reprezintă un raport (statistică) cu privire la comenzile de transport primite de la client și executate de compania dumneavoastră în mod direct (cu propriile autovehicule) sau indirect (prin subcontractori) .
Pagina este înzestrată cu o mulțime de filtre, care permit căutarea după mai multe criterii. Printre cele mai aparte amintim : Țara Start, Țara Destinație, Cu / Fără ADR, 1 (un) șofer sau 2 (doi) șoferi , pe compartimente,
De asemenea, raportul calculează anumiți indicatori foarte utili, cum ar fi total KM parcurși (după bord), total dislocare (KM parcurși gol) total KM Planificați, total KM conform GPS, total KM beneficiar, număr zile execuție, număr zile staționare între comenzi, număr încărcări /descărcări, KM medii între 2 opriri, media KM la 30 de zile, media km/ comandă, Media Nr. Camioane, număr curse FTL sau PTL , calculate conform definiției clientului pentru FTL, tonajul mediu (în KG), etc.
Comenzile sunt afișate tabelar, permițând și exportul în Excel.
Dacă pagina Statistici curse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.emptykm.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină pune accentul pe afișarea și totalizarea Km Benef. (Kilometri Beneficiar, acceptați de client) comparativ cu Km Plan. (kilometri planificați proprii) și cu Km Bord (kilometri efectiv parcurși conform kilometrajului de la bord). Pagina mai afișează comparativ și Km GPS, Km Gol, Km Taxab. Estimat și Km Taxab. cf. Beneficiar, precum și Cost Taxă Estimat versus Taxa Achitată de Beneficiar.
Pentru comenzile care au înregistrate contestații (claims) către clienți, în coloana Dif. KM Ben.-KM Plan. [%] apare iconița de reciclare urmată de numărul contestațiilor. Coloana reprezintă diferența între Kilometri Beneficiar și Kilometri Planificați.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
TUTORIAL:
%
Pagina 
Productivitate Clienți este o sinteză comparativă a productivității în KM la nivelul tuturor clienților contractuali (partenerii activi din Listă Parteneri la care Tip Partener este Contractual), având calculate pentru fiecare săptămână: km (total kilometri), zile (zilele-camion lucrate pentru client), km/30zile (media de km pe camion la 30 de zile) și cam (numărul de camioane virtuale = zilele-camion împărțite la 7).
Evoluția productivității săptămânale a clienților contractuali ia în considerare înregistrările de kilometraj ale autovehiculelor din baza de date, așa cum sunt acestea vizibile pe pagina Lista Km Bord sau Centralizator Km Bord, dar și Km bord înregistrați la punctele de încărcare/descărcare din comenzile de transport.
Foarte important este că indicatorii sunt calculați aproape la zi, adică până la finalul ultimei săptămâni încheiate, săptămâna fiind considerată de Luni până Duminică.
Sus alegeți perioada (Data Început și Data Sfârșit; implicit ultima lună) și, dacă doriți, un singur client, apoi apăsați Caută. Pe rânduri sunt săptămânile, pe coloane clienții contractuali, iar ultima coloană și ultimul rând sunt Total. Dacă perioada are mai mult de 10 săptămâni, acestea se afișează câte 10 pe pagină (Anterior / Următor / Arată tot). Faceți click pe celula unui client ca să vedeți în fereastra Detalii Km camioanele, datele, kilometrii și comenzile care au dus la acel rezultat. Triunghiul de avertizare din celulă (Avertizare cronologie KM) arată că un kilometraj este mai mic decât cel dinainte.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.productivity.week.php .
Pagina 
Statistică Lunară este o statistică importantă, necesară oricărui manager pentru a lua decizii vis-a-vis de clienți. Statistica afişează valorile mai multor indicatori relevanţi pentru client, simultan pe mai multe luni, obținând astfel o analiză în dinamică a clientului.
Această statistică este indispensabilă în pregătirea pentru negocieri, cât și în analiza și optimizarea portofoliului de clienți.
Printre indicatorii cei mai relevanți amintim: Media Km/30 de zile, Medie Km/Oprire, Media KM/gol, Număr mediu de încărcări/Descărcări pe comandă, Total KM (bord, planificați, beneficiar), Total Preț Agreat, Total Facturi, Cost Estimat Taxe de drum, Venit brut/KM, Venit Net (fără taxe drum) /km, KG Medii transportate, Venit fără taxe drum / (km*tona transportată), Venit Brut/Km Beneficiar.
Din total comenzi ale fiecărei luni, se vede câte sunt și facturate, pentru a fi siguri că indicatorii afișați sunt cei finali. Există mai multe reprezentări grafice pentru indicatorii cei mai relevanți.
Dacă pagina Statistică Lunară există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.month.php .
TUTORIAL:
%
Statistici Parc Auto reprezintă un grup de Statistici, în care interogarea se face pornind de la camion, accentul, daca vreți, e pe camion.
Evident există filtre și pentru remorcă, șofer, client, dată, făcând din acest grup de statistici un instrument extrem de puternic pentru cei care au în vizor parcul auto.
În prezent, printre statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici se numără: Rulaj camion, Centralizator Rulaj Camion, Desfășurător camion.
Spre deosebire de Statistici Parc Auto, alte statistici grupate sub denumirea generică de Statistici Transport și care cuprind Rulaj Transport, Statistici curse, Statistică Lunară, etc, pun accentul pe comanda de transport. Accentul, dacă vreți, cade în acest caz pe activitatea comercială, pe clienți.
%
Foaia de parcurs este probabil unul din cele mai populare și folosite rapoarte, alături de Raport Extins Șofer, atunci când se face confruntarea cu șoferul.
El respectă în bună parte structura unei foi clasice de parcurs, folosind la maxim atuurile aplicației soft-transport. Astfel, la sfârșitul tabelului veți găsi indicatori extrem de utili ca: Total Km parcurși, Total Km Planificați, Total Km GPS, Kg Medii, totalul litrilor alimentați (sub coloana Cantitate) și consumul normat (Cons. Norm.). Consumul efectiv apare în coloana Consum Efectiv, pe rândurile alimentărilor la plin.
În plus, foaia de parcurs poate fi generată de la plin la plin, sau pe întreaga lună sau doar pe o singură comandă, depinde de ce anume se dorește. Pentru acest lucru alegeți din filtre camionul (Vehicul), apoi fie intervalul De la Data – Până la Data, fie Km Început și Km Sfârșit (ambele completate, altfel se folosesc datele), și apăsați Caută.
Butonul deschide foaia pentru tipărire, iar butonul de descărcare , cu opțiunea Excel, o exportă în Excel (în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Format Dată și apăsați Continuați).
Pagina Foaia de Parcurs – varianta de Print – este selectivă. Informațiile cu privire la venituri vor fi printate doar pentru utilizatorii care au acces la pagina Statistică Lunară.
Dacă pagina Foaia de Parcurs există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.logbook.php .
Foaia de parcurs se poate tipări și de pe pagina Itinerar Resurse.
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Pagina 
Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat vehiculul, remorca sau angajatul (șoferul), cu totalizare pe KM parcurși.
Tabelul apare după ce alegeți cel puțin unul dintre filtrele Vehicul, Remorcă, Angajat sau Client și apăsați Caută; perioada implicită este ultima lună.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF sau tipărită, cu butoanele și de pe rândul resursei, în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator în fereastra Foaie de Parcurs.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces la pagina Foaie de Parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar Resurse cuprinde și coloanele Total Încărcări și Descărcări, Comenzi cu ADR și Media Km/30 Zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Conducerea unei evidențe a kilometrilor de la bordul vehiculelor e cea mai rapidă metodă și cea mai simplă în același timp pentru a avea o oglindă clară a productivității camioanelor, încă înainte de închiderea comenzilor, a săptămânii, a lunii, etc,
Posibilitatea de a filtra aceste informații după client, dispecer, compartiment e extrem de utilă pentru a monitoriza permanent activitatea de transport.
Culegerea informațiilor se poate face atât prin intermediul șoferilor (foarte simplu pentru cei care folosesc conturile pentru șoferi), cât și automat, în cazul în care aveți abonamente la sistemele telematice integrate în Soft-Transport (de exemplu WebEye, SafeFleet, Frotcom, Arobs TrackGPS, FleetBoard, Scania FMS, Volvo, Renault).
Evidența kilometrajelor se compune din:
Lista Km Bord
Centralizator Km Bord
Opțiunea Km Bord din contul de șofer.
Informațiile culese și stocate legate de KM bord ai mașinilor, vor fi fructificate și pe alte pagini , statistici și rapoarte ale Soft-Transport.
Dacă pagina Centralizator Km Bord există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa odometer.central.php .
Dacă pagina Lista Km Bord există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa odometer.list.php.
%
Reprezintă o grupă de statistici care conțin, extrase din baza de date, mai mulți indicatori de volum ai activității, separat pe fiecare dispecer în parte, iar apoi separat pe fiecare client în parte.
Cu alte cuvinte, instrumentul SoftTransport, fiind din categoria Intelligence Technology :) , este capabil să spună niște lucruri despre dispecerii care îl folosesc, să aprecieze volumul de activitate al acestora, gradul de urmărire a camioanelor, eficiența utilizării acestora, atât individual, cât și colectiv (la nivel de departament transport). Cu alte cuvinte, să le dea o notă dispecerilor. De fapt nu e chiar o notă, este un SCOR, care are la bază o serie de măsurători, indicatori relevanți, care se combină apoi într-o formulă care să furnizeze maximul de semnificație pe care un astfel de demers îl poate da.
De ce l-am numit SCOR? Pentru că în valoare absolută poate că nu spune nimic, este însă extrem de util când vrem să apreciem cât mai obiectiv activitatea unui dispecer comparativ cu a altuia.
Poate fi un instrument util dacă se dorește acordarea de bonusuri proporțional cu performanța fiecăruia. Valoarea unui punct din scor poate fi atunci 1 leu, sau 0.5 lei, sau 2 lei, indiferent cât se dorește.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Statistici SoftTransport , Statistică Soft Dispeceri, Raport Extins Dispecer, Indicatori Dispecer v2, Statistică POI dispecer, Statistică POI șofer, Statistică Soft Clienți.
Dacă pagina Statistică SoftTransport există în contul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.php .
%
Pagina 
Raport extins dispecer poate fi utilizată atunci când se face analiza activității dispecerului.
Raport extins dispecer (user.summary.php) cuprinde pentru un dispecer, pentru o anumită perioadă mai multe secţiuni:
Valabilitate acte proprii (sub numele dispecerului apar doar actele care expiră în mai puțin de 150 de zile sau au expirat);
Comenzi Contractate (Gestionate);
Comenzi Contractate(Gestionate) pe Client;
Probleme (din comenzile dispecerului);
Observații cu referire la o problemă, amendă sau service;
CMR-uri cu rezerve (din comenzile dispecerului);
Referate Angajat (consemnate de el);
Referate Angajat pe Numele Său;
Referate Tehnice (consemnate de el);
Referate Tehnice Nerezolvate;
Alimentări (înregistrate de el);
Raport Activitate pe Zile.
Comenzile aflate în starea Deschis nu apar în tabelele Comenzi Contractate (Gestionate) și Comenzi Contractate(Gestionate) pe Client.
Dacă pagina Raport Extins Dispecer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.summary.php .
%
A folosi coordonatele GPS în anul 2019 în comunicarea dintre dispeceri și șoferi nu mai este un lux. Utilitatea acestora în economia de KM e dovedită. Șoferii, în general, sunt foarte bucuroși să le primească.
Problema poate să fie pe partea dispecerilor care nu dau suficientă atenție transmiterii coordonatelor GPS șoferului și dezvoltării bazei de date cu coordonatele GPS ale punctelor de încărcare/descărcare (POI-uri), la nivel de firmă.
Scuza cel mai des întâlnită este că adresa primită de la client nu e completă, etc. Însă, după ce camionul a ajuns la punctul respectiv, coordonatele GPS pot fi aflate fie din softul de monitorizare GPS, fie chiar din smartphone-ul șoferului, și apoi introduse în baza de date. Ulterior vor fi foarte ușor de găsit și selectate la o nouă încărcare sau descărcare.
Ca să putem îmbunătăți situația trebuie întâi să avem ceva măsurabil. Acesta este scopul acestei pagini Statistică POI dispecer, care cuprinde pentru fiecare dispecer numărul total de locații de încărcare/descărcare, numărul total de locații la care s-au introdus coordonatele, precum și numărul de POI-uri noi înregistrate în baza de date într-o anumită perioadă.
Dacă pagina Statistică POI Dispeceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.poi.statistics.php .
%
Suport Soft Transport
OnlineFolosim cookie-uri
Cele necesare țin site-ul în funcțiune. Google Analytics și Google Ads pornesc doar dacă accepți. Detalii