O să trecem la o problemă oarecum sensibilă. PREZENTUL firmei.
Cu alte cuvinte ne vom muta atenția de pe ce a fost ieri, alaltăieri sau acum o lună, pe ce se întâmplă ACUM în activitatea firmei.
Înainte de a începe dă-mi voie să-ți spun o poveste!
Un om primește în fiecare zi câte o PÂINE proaspătă, pe care o mănâncă cu poftă. Într-o zi dintr-un motiv anume nu a reușit să se atingă de ea. Ziua următoare a primit încă o pâine proaspătă. Avea acum 2 pâini. Pe care să o mănânce? A ales să o mănânce pe cea veche, de ieri, pentru că nu voia să risipească. Însă în următoarea zi povestea s-a repetat. În zilele următoare la fel. Și pentru că nu voia să piardă ceva, continua să mănânce în fiecare zi pâine veche de 1 zi. Sau poate la un moment dat, chiar de 2 zile sau mai mult.
Îți sună cunoscut? Oare nu pățim cu toții la fel și în ceea ce privește INFORMAȚIA? Informația este pâinea unei firme. Dacă o firmă are suficient personal să proceseze trecutul înseamnă că are suficient personal să proceseze PREZENTUL. Trebuie să-și facă doar curaj să sară în prezent. Gaura din trecut neprocesată se poate închide cu ușurință în câteva ore suplimentare sau în week-end. Sau poate chiar nu contează. Ce contează cu adevărat este să prinzi PREZENTUL. Nu mai amâna. Începe să te ocupi ACUM de ziua de AZI.
SoftTransport este construit pentru AZI. Folosește-l la adevărata lui valoare. Vei face ECONOMII care te vor surprinde și pe tine. Și va avea alt gust!
%
Aplicația Soft-Transport este orientată pe prezent. Prezentul se transformă inevitabil în trecut. Și tot Prezentul este cel care creionează viitorul!
Așa încât nu avem voie să pierdem clipa de acum, cea în care putem acționa.
În acest sens există un grup de instrumente dedicate Prezentului, și care au sens doar dacă conduceți evidența în timp real.
Un astfel de instrument sunt și cele 2 rapoarte (pagini) ale prezentului Situația Curentă Camioane și Calendar Camioane .
Tot în categoria Prezent intră și utilitarul Încărcări/Descărcări/Rezervări, precum și fereastra Panoul Rapid de Navigare Comenzi din pagina Comenzi a Dispecerilor sau din pagina Rezumate Comenzi a Managerului.
Pagina principală (index.php) din contul de șofer este tot un instrument dedicat lui ACUM.
Pagina Telematic este un alt instrument dedicat Prezentului. Și lista poate continua.
Aplicația Soft-Transport are în vedere și Viitorul, așa cum sunt rapoartele cu privire la Expirare valabilități sau Schimburile de șoferi.
Evident, păstrăm și analizăm Trecutul, prin paginile dedicate statisticilor de nenumărate feluri sau prin paginile care te avertizează cu privire la erori. Arhiva de documente electronice încărcate este și ea o oglindă și o mărturie a trecutului.
Chiar dacă nu indroduceți comenzile de transport în timp real, aplicația își păstrează utilitatea cu privire la stocarea, avertizarea, analiza, statistica a tot ce înseamnă activitate de transport.
A folosi însă și instrumentele dedicate Prezentului ușurează munca dispecerilor și o face mai eficientă! După părerea noastră, chiar merită!
%
Motto:
Dispeceratul este inima unei firme de transport !
Aplicația Soft-Transport urmărește pentru Departamentul Dispecerat:
- Să ușureze munca dispecerilor.
- Clientul să fie mulțumit, să fie informat la timp - clientul este pe primul loc - evidența este orientată pe client (pe comenzi).
- Gestionarea cu ușurință a activității prezente.
- Planificarea comenzilor (viitoare).
- Stabilirea celor mai economicoase trasee, prin folosirea unor hărți integrate , adaptate transportului de marfă(care să fie nu doar planificatoare de rute, dar care să și calculeze costurile cu taxele de drum ale rutelor oferite).
- Căutare rapidă de adrese și coordonate GPS (POI-uri) și salvarea informațiilor valoroase, pentru folosirea lor în viitor.
- Preluarea automată din aplicațiile telematice ale unor informații, cum ar fi: KM bord, Traseu efectuat, Poziția curentă, Viteza de deplasare, etc.
- Comunicarea ușoară cu șoferii, cooptarea lor în înregistrarea fazelor importante de execuție a comenzilor.
- Facilitarea înregistrării, transmiterii și căutării cât mai rapide a CMR-urilor.
- Arhivarea electronică a tuturor documentelor de transport, evidența predării lor la client.
- Ușurarea gestiunii grupajelor, calculul de rentabilitate a acestora, harta (traseul) pentru grupaje, comunicarea cu clienții implicați cât mai facilă.
- Întocmirea cât mai ușoară și rapidă a comenzii către subcontractori și evidența clară a acestora, inclusiv colaborarea cu șoferii subcontractorilor pentru obținerea de informații cu privire la executarea comenzii.
- oferirea de instrumente de calcul automate (utilitare) pentru estimare consum (Utilitar Litri -KM), Estimare KG/AXE, consultare instant a documentelor scanate ale camionului, ale valabilității actelor, a inventarului acestuia, starea și istoricul anvelopelor, Foaia de Parcurs în ultimele 10 zile (pentru verificarea respectării cabotajului, utilitarul de Încărcări / Descărcări / Rezervări, etc.
Pe scurt, muncă mai ușoară, mai multe camioane gestionate și mai bine!
Motto:
Responsabilitatea unei Case de Expediție este dublă: atât față de client, cât și față de transportator !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru companiile de tip Casă de Expediție sau pentru cele care îmbină activitatea de transportator cu cea de expeditor sunt:
- Viteză, dar și acuratețe în servirea clienților, de la momentul contractării acestora și pe toată perioada derulării comenzii, până la livrarea finală.
- Corectitudine și eleganță în tratarea clienților și în etapa post-livrare, adică pe perioada facturării și încasării prestației cuvenite.
- Înregistrarea, stocarea și căutarea datelor de contact ale actualilor și foștilor clienți, respectiv subcontractori.
- Automatizarea emiterii de comenzi sau contracte pentru subcontractori, a întocmirii și îndosarierii documentelor de transport.
- Asistarea clienților în generarea, în locul lor, dar în numele lor, a comenzii de transport.
- Un calcul corect și un control eficient al principalilor indicatori ai unei case de expediție: profit pe comandă, producția de km (media KM parcurși), profit pe subcontractor, profit pe dispecer comercial, profit pe client, venit net client (venit fără taxa de drum) pe KM, venit net client pe KM și tona transportată, etc.
- Comunicarea cât mai rapidă și facilă cu subcontractorii, până la nivelul șoferilor acestora, atât de la șoferi către casa de expediție, cât și invers.
- Urmărirea valabilității asigurărilor CMR ale subcontractorilor
- Emiterea automatizată, direct din soft a Registrului Comenzilor Intermediate.
- Asistarea subcontractorilor la întocmirea facturilor prin calcularea valorii prestațiilor acestora (note de calcul) conform contractelor semnate cu aceștia.
- Urmărirea finanțelor companiei, a balanței de încasări și plăți prin Scadențar Clienți, respectiv Scadențar Furnizori (subcontractori).
- Posibilitatea de a dispeceriza camioane ale subcontractorilor ca pe propriile camioane, fără nici o deosebire.
- Analiza volumelor transportate pe diferite state, relații, locații de încărcare/descărcare, pe grupe de clienți, etc.
Cu alte cuvinte, un instrument integrat pentru expeditorii profesioniști, care să le fie util în vânzare, urmărire, finalizare, calculare, încasare, decontare transport, precum și în analiza și prospectare pieței și în promovare.
Motto:
Mijloacele de transport sunt prima resursă a unei firme de profil !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru întreținerea parcului auto:
- Evitarea amenzilor sau despăgubirilor în cazul expirării valabilității documentelor obligatorii (ITP, asigurări, etc.).
- O evidență clară a problemelor tehnice la orice moment, precum și istoricul intervențiilor, reviziilor și reparațiilor efectuate.
- Evidență pe tipuri de defecțiuni și urmărirea și gestionarea cazurilor de garanție.
- Responsabilizarea și implicarea șoferilor în sesizarea problemelor tehnice.
- Planificarea optimă a intervențiilor, asigurarea transparenței cu Dispeceratul.
- Conducerea cât mai ușoară și la zi a schimbului de ulei și a reviziilor.
- Statistică KM parcurși de către remorci pentru efectuarea la timp a reviziilor acestora.
- Urmărirea Inventarului (obiectele de inventar) din gestiunea camioanelor și remorcilor (chingi, stingătoare, truse ADR, bări de marfă, scule și dispozitive, etc. ) .
- Gestionarea stocului cu piesele de schimb și materialele consumabile din magaziile firmei.
- Menținerea anvelopelor în stare bună, optimizarea stocului de anvelope, urmărirea cazurilor de garanție.
- Urmărirea indicatorilor de uzură și a defectelor vizuale ale cauciucurilor.
- A oferi pentru companiile care dețin un Service Auto autorizat RAR unei aplicații software adaptată cerințelor legale, dar în același timp ușor de folosit și flexibilă.
- Urmărirea și planificarea lucrărilor, atât pentru terți , cât și pentru parcul propriu.
- Analiza profitabilității pe clienți, pe mecanici, etc.
Pe scurt, planificare și control pentru menținerea în stare cât mai bună a principalelor bunuri ale unei companii de transport!
Motto:
Costul cu motorina reprezintă peste 30% din costurile de operare în transport !
Obiectivele Soft-Transport în ce privește alimentările și consumul de carburant sunt:
- Evidența clară a cardurilor de combustibil.
- Evitarea fraudelor cu carduri clonate. Identificarea rapidă a alimentărilor frauduloase.
- Obținerea motorinei la cele mai mici prețuri prin aplicarea și verificarea politicii de alimentare la nivel de firmă.
- Asigurarea transparenței politicii de alimentare pornind de la manager, la dispecer și șofer. Unde, când și cât alimentăm ?
- Afișarea pe hartă a benzinăriilor agreate.
- Stabilirea cu ușurință a KM ce pot fi parcuși cu o anumită cantitate de combustibil, și invers, calcularea cu ușurință a numărului de km ce se pot efectua cu un anumit număr de litri.
- Calcul automat tonaj mediu transportat.
- Calcul consum normat și consum efectiv, pentru fiecare camion în parte, cât și la nivel de parc.
- Fișa FAZ și desfășurător camion (pentru orice perioadă).
- Compararea consumului efectiv și normat calculat de Soft-Transport cu valorile furnizate de calculatorul de bord (obiectiv realizat pentru mărcile Mercedes și Scania), prin integrarea cu soluțiile telematice ale producătorilor: Fleetboard, respectiv Scania Fleet Management.
- Calcul consum agregat frigorific.
- Evidența clară a prețurilor pe țară, furnizor, perioadă.
- Verificarea ușoară a facturilor de combustibil.
Cu alte cuvinte, ținerea sub control al acestui element de cost foarte important !
Motto:
Resursa Umană - de importanță critică în transporturi!
Principalele obiective ale aplicației Soft-Transport în ce privește compartimentul de Resurse umane sunt:
- evitarea amenzilor și despăgubirilor ca urmare a expirării domentelor obligatorii ale angajaților din domeniul transporturilor rutiere de marfă.
- transparență și comunicare automată între departamentul personal și dispecerat.
- gestionarea sistematică și ușoară a problemelor cu angajații - prin referate angajați.
- confruntarea rapidă cu șoferii pe toate aspectele relevante : KM parcurși, eventuale probleme (amenzi, accidente, etc), documente (CMR-uri), alimentări, etc.
- asistarea inspectorilor personal la întocmirea pontajelor, prin evidențierea sub forma unui pontaj a comenzilor în care un angajat a fost implicat pe parcursul unei luni.
-conducerea evidenței obictelor de inventar date în folosința angajaților (de exemplu echipamente de lucru, telefon de servici, etc.).
- o agendă a telefoanelor de servici la nivelul companiei.
- o mesagerie internă, prin care se asigură o comunicare gratuită, fără limite și fără posibilitatea de a șterge mesajele, pentru a crește responsabilizarea tuturor celor implicați.
- o evidență cât mai ușoară a schimburilor de șoferi, pentru a asigura flexibilitate cu privire la perioadele de muncă, respectiv disponibilitate.
Cu alte cuvinte, compartimentul Personal să fie mai implicat în Operațional, iar Dispeceratul să devină mai Uman!
Motto:
O greșeală în facturare te poate costa mii de euro !
În ce privește acest sector deosebit de important al firmei, Soft-Transport urmărește:
- ca nici măcar o singură comandă să nu scape procesului de facturare.
- îmbunătățirea imaginii companiei - o factură corectă, cu informații complete, la timp, estetică e un plus în fața clienților.
- macheta de facturare e personalizabilă, până la nivel de client.
- ușurarea și creșterea vitezei și corectitudinii procesului de facturare - prin tarifar.
- ca facturarea să fie flexibilă: pe o singură comandă, pe mai multe comenzi, non-operațională (în afara comenzilor de transport).
- facturarea să fie facilă în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
- facturare internă sau externă, tipărirea facturii în alte limbi.
- calcularea automată a scadenței.
- verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
- identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
- compararea facilă a KM bord, Planificați sau KMGPS cu KM beneficiar.
- compararea facilă a taxelor de drum estimate față de taxele de drum beneficiar.
- o evidență clară a clienților cu probleme de bonitate.
- o bază de date cu pesoanele de contact ale clienților, inclusiv informațiile de contact ale acestora (e-mail, telefon, etc. ).
- întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților)
Cu alte cuvinte, o facturare elegantă, simplă și rafinată !
Motto:
Nimic mai complex decât contabilitatea unei firme de transport !
Obiectivul nostru principal este de a asigura o contabilitate primară integrată în aplicație, alături de alte secțiuni ale Soft-Transport : dispecerat, facturare, întreținere parc auto, service auto, subcontractori, alimentări / consumuri, stocuri.
În acest sens aplicația permite:
- Înregistrarea achizițiilor (cheltuielile firmei).
- Centru de cost (profit) pe fiecare camion.
- Analiza de costuri (cheltuieli) în dinamică (comparativ pe mai multe luni).
- Înregistrarea plăților.
- Întocmirea automată a Scadențarului pentru furnizori.
- Gestiune Stocuri , cu tipărire Recepții, Bonuri de consum, Bonuri de Transfer.
- Evidența Obiectelor de Inventar date în folosință
- Verificarea facturilor de taxe de drum.
- Reconcilierea facturilor de combustibil.
- Stabilirea cu ușurință a alunecărilor între luni (de exemplu alimentări efectuate în luna aprilie, dar facturate în luna mai).
- Transparență în procesul de facturare, cu verificarea rapidă a facturării integrale a comenzilor.
- Înregistrarea încasărilor.
- Întocmirea automată a Scadențarului de clienți.
- Generare automată a Registrelor de Trezorerie (Casă și Bancă).
- Înregistrarea transferului dintre diferitele conturi de trezorerie (care se pot defini în număr nelimitat).
- Operare Avansuri spre decontare și a plăților justificative ale deconturilor, inclusiv tipărirea automată a Dispozițiilor de Plată, Încasare și a Deconturilor.
- Acces la detaliile procesului de facturare, a situației predării documentelor la client, a notelor de credit și a contestațiilor, la evidența rezervărilor de tren/feribot proprii sau prin clienți, la situația intervențiilor service, etc.
Cu alte cuvinte, o viață mai ușoară pentru contabili, dublată de o siguranță mai mare a finanțelor companiei, prin chei de control multiple și eficiente!
Motto:
Condu-ți afacerea. Nu lăsa afacerea să te conducă pe tine. - Benjamin Franklin
Obiectivele aplicației Soft-Transport în ce privește Managementul companiei sunt:
- Menținerea personalului din conducere conectat permanent la activitatea firmei, mai ales la PREZENT.
- Asigurarea unor instrumente facile pentru un control non-invaziv, fără costuri și pierderi mari de timp, fără a periclita desfășurarea curentă a activității.
- A oferi statistici care realmente să devină de referință, în analiza și îmbunătățirea portofoliului de clienți.
- Ținerea sub control a costurilor prin statistici cât mai diverse, flexibile și acoperitoare cu privire la tot ce înseamnă cheltuieli ale firmei.
- Orice statistică să fie oferită atât la nivel de ansamblu (centralizat) cât și la nivel de detaliu (să funcționeze ca o lupă).
- Statistici pentru aprecierea performanței angajaților, dispeceri, șoferi, mecanici și nu numai.
- Reorganizarea rapidă și ușoară a posturilor din firmă prin redefinirea (restructurarea ) meniului aplicației pentru angajați.
- Gestionarea riscurilor și a accesului la informațiile sensibile să fie doar în partea de administrare a aplicației.
- Avertizare erori de operare în departamentul dispecerat, alimentări, documente (cmr-uri), facturare, financiar, etc.
- Avertizări pentru valabilități sau proceduri periodice: schimburi de ulei, anvelope, valabilități acte camion/ remorcă/ angajat.
- Aplicația să se constituie într-un instrument de integrare mai rapidă a unui nou angajat.
- Folosirea aplicației să se facă de întreg personalul firmei și să fie un instrument de creștere a responsabilității angajaților.
Cu alte cuvinte, aplicația să fie pentru manager o secretară fidelă, un analist economic atent și precis, un revizor incoruptibil și nepartizan, un instrument de căutare, calcul și organizare demn de secolul 21.
Este o situaţie centralizată, extrem de condensată, a situaţiei la momentul generării a comenzilor de transport aflate în derulare, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri.
Comenzile afişate se pot filtra în funcţie de mai multe criterii: Client, Dispecer, Camion, etc.
Coloana cu Data Planificată (ETA - estimated time of arrival) se poate afișa în multe fusuri orare folosind filtrul ETA (exprimat în UTC + un număr de ore).
Informațiile din pagina 
Situaţia Crt. Camioane se poate exporta şi în Excel. Fisierul exportat este întocmit în limba engleză, având și câteva coloane pentru evidența timpilor de conducere și de pauză care pot fi completate de catre dispeceri, astfel fișierul este foarte util pentru transmiterea situațiilor de dimineață către clienți.
Dacă pagina Situația Crt. Camioane în varianta vizualizare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.report.view.php .
TUTORIAL:
Situatie Curenta Camioane - Partea 1: https://youtu.be/YGWjyahpuj4
Punctul tip Pozitie si Situatia curenta camioane - Partea 2 : https://youtu.be/z2qJlDD2KiQ
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
Transmiterea automată a unui astfel de email se face de la butonul @, din dreptul comenzii. Email-ul va contine punctul curent al comenzii, așa cum apare el consemnat în comandă (țara, cod postal, denumire firmă, adresă), precum și Data și Ora (Sosirea Planificată) la următorul punct al comenzii.
Această facilitate este un fel de Situația Curentă Camioane , doar că pentru un singur autovehicul, și care se transmite automat, foarte simplu către client.
De remarcat, că textul standard poate fi modificat sau completat înainte de transmitere dacă se dorește.
La transmiterea Emailui ETA către clienți, de la butonul din dreptul comenzii, pe lângă contactul clientului salvat la acea comandă, se pot selecta mai multe contacte client, trimițându-se notificare, email simultan, la fiecare dintre ele.
TUTORIAL:
%
Calendar Camioane este o situaţie a prezentului, centralizată, care cuprinde comenzile de transport aflate în derulare, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri, desfăşurată însă, în mod grafic, peste un calendar.
Astfel, ziua curentă se află în centru, marcată cu culoare galbenă.
Atât pentru zilele trecute (din stânga) cât şi pentru cele viitoare (din partea dreaptă) sunt marcate pe calendar punctele de Încărcare, Descărcare, Vamă/Garaj/Alte documente, Punctele zero.
Pe lângă punctele menţionate mai sus, sunt marcate şi punctele de tip Poziţie sau Problemă, dacă acestea reprezintă puncte (poziţii) curente în execuţia comenzii.
Dacă o resursă la cheie nu este angrenată într-o comandă, ea este marcată cu No Order.
În situaţie apar şi câteva simboluri cu următoarea semnificaţie:
Încărcare
Descărcare
Punct zero
Vamă/Garaj/Alte documente
Poziţie
Pentru ziua curentă mai apar şi simbolurile:
- aşteaptă la
- merge către
Poziţia curentă a camionului este marcată cu fond verde.
Situaţia se poate filtra în funcţie de mai multe criterii: 
Client, 
Dispecer, 
Camion, Tip Camion (grupă) etc. . Se poate genera pentru 3, 7 sau 10 zile pornind de la ziua curentă.
Există două forme de generare - una Detaliată (forma implicită) și una Simplificată (cuprinde doar ziua curentă și zilele viitoare, precum și mai puține informații, putând fi mai ușor tipărită pe hârtie).
Dacă pagina Calendar Camioane există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.calendar.php .
TUTORIAL:
Calendar Camioane : https://youtu.be/6BrPjLsrv4E
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Șabloanele comenzi reprezintă un instrument dedicat dispecerilor cu scopul de a le ușura munca, inclusiv prin creșterea vitezei de operare în soft.
Ce face acest instrument? Așa cum îi spune și numele, șabloane! Probabil sunteți deja familiar cu ideea de șabloane, cea mai cunoscută fiind șabloanele pentru plăți atunci când folosim internet banking. Cu alte cuvinte, ceva extrem de util și simplu de folosit.
%
În acest sens orice client de-al dumneavostră care folosește Timocom pentru a genera comenzi de transport vă poate trimite comanda folosind ID-ul dumneavoastră Timocom. Comanda trimisă va fi vizibilă pe pagina Comenzi Timocom din aplicația Soft-Transport. Ea se poate vizualiza pe această pagină, accepta și salva apoi sub forma unei comenzi Soft-Transport.
Dispecerii aveau mereu problema să țină minte sau să conducă o evidență referitor la ce tip de pauză de week-end, repaus săptămânal trebuie să facă un șofer și până când poate acesta conduce într-o săptămână. E drept că această evidență nu se arhiva nicăieri. Informația nu mai avea relevanță, de regulă, luni, la începutul unei noi săptămâni.
Există acum posibilitatea ca această informație să fie păstrată în Soft-Transport, pe parcursul săptămânii. Ea va apare și în Situația curentă camioane, care se trimite clienților în fiecare dimineață.
Actualizarea acestei informații este foarte ușoară fie direct din Situația curentă camioane, fie din pagina Lista Angajați.
În pagina de Lista angajați veți găsi un buton pe coloana de Pauza Sf. De Spt., buton care va deschide fereastra de înregistrare a următorului repaus, unde introduceți, la fel, Data și Ora la care a Început Săptămâna de Lucru , și Numărul de Ore Obligatorii la Următorul Repaus Săptămânal după care dați click pe butonul salvare.
Aceste informații sunt afișate doar pe perioada valabilității lor, după care câmpul se va goli și va trebui înregistrată informația pentru următoarea săptămână.
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la orice tip de punct ( de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul 
Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina 
Lista Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteti folosi un punct de tip Ferry/Train, si completati data si ora rezervarii ca si Data Planificată, coordonatele GPS ale locației imbarcarii, precum si detaliile legate de tipul rezervarii, cost, Nr. rezervare (referinta), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la furnizor se poate introduce compania respectiva care gestioneaza podul și/sau la observatii se poate introduce ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara, inclusiv costul cu traversarile. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Lista Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Lista Rezervări. Dreptul de a modifica valoarea rezervarilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are in meniu pagina Lista Facturi (invoice.php) .
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare cf Furnizor (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana cu Rezervări Proprii, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subcontractori.
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Acest utilitar, extrem de util dispecerilor în scopul execuției la timp și fără sincope a comenzilor, pe care îl găsiți în partea de sus a programului vă permite să vizualizați Încărcările, Descărcările si Rezervarile Viitoare (la care nu s-a ajuns încă sau care nu sunt încă finalizate), în ordinea planificării lor , prima care urmează pentru fiecare comandă (pasul următor). Dacă vreți, e o tabelă asemănătoare cu Tabela de Plecări/Sosiri trenuri sau avioane.
În plus, se poate printr-un singur click vizualiza sau selecta (în cazul dispecerilor) comanda care cuprinde încărcarea/descărcarea respectivă.
Utilitarul avertizează în cazul de depasire pentru Planificare Fixa , setata prin Variabilele din contul de administrare fixed_planned_arrive_date_interval si fixed_planned_arrive_date_expiry, dar și pentru situațiile când nu e planificare fixă prin Variabilele din contul de administrare planned_arrive_date_interval și planned_arrive_date_expiry.
Partea din dreapta a tabelului afișat pentru Încărcări, respectiv Descărcări, afișează informații legate de Următorul Punct.
Acest utilitar este accesibil, la fel ca și celelalte, de pe orice pagină v-ați afla.
%
Deși, în continuare, doar dispecerul care a deschis comanda în SoftTransport poate face modificări în detaliile acesteia, am considerat totuși utilă posibilitatea ca aceste comenzi să fie transferate, la nevoie, unui alt dispecer, cum se întâmplă atunci când un dispecer pleacă în concediu, se îmbolnăvește, etc. Totuși, momentul în care o comandă a fost transferată, precum și cele 2 părți implicate, rămân salvate, pentru a asigura transparența și trasabilitatea transferurilor. În viziunea noastră această funcție de transfer este accesibilă doar managerului și/sau șefului de autocoloană (contului de Control în varianta LIGHT).
Dacă pagina Transfer Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.list.php .
Dacă pagina Lista Transfer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.transfer.list.php .
%
Tipul de cont șofer utilizează o interfață simplă și prietenoasă, adaptată pentru tablete si smartphone-uri prin care șoferul poate vizualiza comanda în curs de execuție (activă), transmite informații despre încărcări/descărcări etapizat, pe măsura derulării comenzii.
Fiecare șofer accesează contul său de utilizator în baza unui Nume utilizator și a unei parole care se setează din partea de administrare.
Aceste informații completează în baza de date, în mod automat, detalii ale punctelor de încărcare/ descărcare, precum KM bord, KG incărcate/descărcate, data și ora de începere/finalizare, pe care dispecerul era chemat să le completeze.
Dispecerul este notificat printr-un mesaj intern despre această operație efectuată de șofer, având în continuare posibilitatea de a modifica/corecta informațiile primite.
Toată această comunicare automatizată este posibilă acolo unde aplicația SoftTransport rulează pe Internet, cum este în cazul la majoritatea clienților noștri. Pentru a funcționa însă, este nevoie ca și șoferul să aibă acces la Internet, de pe smartphone, tabletă sau laptop. Ceea ce deja vedem destul de des, la prețuri mai mult decât rezonabile. Consumul de trafic ( de date) pe mesaj este extrem de mic, de ordinul .... 50 b, adică într-un GB de trafic, alocat să zicem prin contract pentru Internet in roaming ar intra nu mai puțin de 20.000 de notificări.
ATENȚIE: Această dezvoltare se poate aplica acolo unde dispecerii se află cu înregistarea comenzilor în PREZENT. Șoferul va vedea doar prima etapă care urmează în execuția comenzii (primul punct de încărcare și descărcare unde nu este completată data de sosire, respectiv plecare. Va vedea și data și ora planificată pentru încărcare/descărcare. Acest lucru reprezintă un motiv în plus (pe lângă multe altele) ca dispecerul să monitorizeze și să PLANIFICE riguros camioanele. Îi va fi cu atât mai ușor cu cât Km bord, data și ora sosirii/plecării, KG încarcate/descărcate se vor completa prin interfața șoferilor. Va avea mai mult timp disponibil pentru PLANIFICARE și OPTIMIZARE.
Video: Înregistrarea unui nou utilizator de tip Șofer https://youtu.be/ILN5L8-fhP0
Video: Prima pagină a contului de tip sofer https://youtu.be/ojh7e2k_hUA
%
Această facilitate ușurează foarte mult dispeceratul, reducând timpul petrecut cu redactarea e-mail-urilor către clienți care anunțau faptul că un camion a ajuns la încărcare sau descărcare, a început sau a terminat aceste operațiuni.
În plus automatizarea se concretizează, în mod natural, într-o mai mare promptitudine în a transmite aceste informații clienților, ceea ce în final înseamnă o mai mare productivitate a autovehiculelor și un mai mare grad de satisfacție a clienților.
Transmiterea automată va fi funcțională și seara sau noaptea, în weekend, atunci când dispecerul se află acasă, fără ca acesta să apese vreo tastă.
%
Cum funcționează această automatizare?
Șoferul atunci când din contul său de utilizator face click pe butoanele Am Ajuns, Am Început sau Am Terrminat la Încărcare sau Descărcare, pe baza unui format prestabilit, în mod automat se transmite un e-mail cu informațiile respective către dispecerul care este înregistrat ca și Contact Client la comanda respectivă.
E-mail-ul este transmis în română sau engleză sau germană, în funcție de limba clientului. Concomitent, aceleasi informații le primește și dispecerul propriu prin mesageria internă, acesta fiind informat și cu privire la transmiterea automată a e-mail-ului către client.
Câteva observații:
clientul poate face Reply la e-mail-ul automat, acesta fiind direcționat către dispecerul propriu, care urmărește comanda.
În email-ul automat datele de contact ale dispecerului propriu (așa cum sunt definite în Lista de utilizatori din partea de administrare) sunt preluate automat.
Informația cu privire la ora evenimentului este convertită automat în ora locală a țării în care are loc încărcarea/descărcarea.
În contul de șofer au fost adăugate câteva căsuțe noi, de interes pentru client, cum ar fi Detalii Marfă sau Metri Liberi de Podea (LDM), care, în cazul în care sunt completate de șofer, vor fi transmise automat în e-mail-ul către client.
Această automatizare nu este universală pentru toți clienții, se pot alege clienții pentru care automatizați comunicarea.
Automatizarea nu este universală pentru toate fazele de execuție, se poate alege să notificați doar faza de Am ajuns, nu și cea de Am Început, sau doar cea de Am Terminat.
În perioada de testare a acestei facilități am constatat că șoferii au primit foarte bine această automatizare.
La fel, clienții au fost foarte deschiși și mulțumiți, aș zice în procent de 100%.
TUTORIAL:
%
Automatizare încărcare și transmitere CMR în Real Time se face concomitent de la șoferi către dispeceri și clienți deopotrivă.
Evident că se pot alege clienții pentru care doriți această facilitate, cât și faptul dacă doriți ca CMR-ul să fie transmis (ca și poză) și după încărcare sau doar la terminarea descărcării.
Această facilitate este valabilă și pentru șoferii subcontractorilor, casele de expediție fiind poate marile beneficiare ale acestei facilități, tot fluxul documentelor de transport (CMR-uri) realizându-se automat, pe lanțul Subcontractor- Client – Clientul Clientului !
Pentru cărăuși, economisește timp cu gestionarea CMR-urilor, clientul este mulțumit obținând POD (proof of delivery) în timp real, iar pentru dispeceri elimină orice dubii sau neclarități cu privire la marfă.
TUTORIALE:
Notificari Clienti - Setare Transmitere Automata CMR - vers. 22 - 19 Dec 2019
Transmitere CMR la incarcare - vers. 22 - 19 Dec 2019
Transmitere CMR la descarcare (POD) - vers. 22 - 19 Dec 2019
%
Pentru a încărca imaginea (poza) despre CMR din contul șoferului, la statusurile de ,,Am terminat de Încărcat,, respectiv ,,Am terminat de Descărcat,, apare butonul albastru 1. Adaugă CMR. Acest buton deschide fereastra de adăugare CMR (Rând) Nou. Apăsați butonul verde de 1,Adaugă CMR (Rând) Nou, după care la linia introdusă completați seria și nr CMR, cantitatea, alegeți unitatea de măsură, kilogramele și informația despre documentele însoțitoare dacă sunt. Dacă pe CMR este completată rubrica 16 și 17 bifați butonul portocaliu, respectiv CMR OK? dacă documentul este corect întocmit, după care dați Salvare.
După adăugarea informațiilor despre CMR reveniți din nou la butonul albastru 1. Adaugă CMR, iar in linia salvată anterior vă apare un butonaș verde. Apăsați butonul verde din dreapta liniei CMR-ului pentru care doriți să adăugați o poză. Din fereastra apărută alegeți Camera Foto a aparatului și faceți poză la documentul respectiv după care apăsați butonul albastru Salvare. Veți primi un mesaj de confirmare dacă documentul a fost încărcat cu succes.
La statusul de ,,Am ajuns la Descărcare,, accesați butonul albastru Descarcă CMR. Bifați lotul de marfă descărcat. În partea dreaptă apăsați butonul verde de incărcare fișier . Vi se deschide fereastra de Încărcare CMR pe Gdrive, apăsati butonul Alege Poză, buton care deschide fereastra de selectare a locației din telefon. Alegeți varianta Cameră Foto. Faceți poza la documentul dorit și dați OK, după care apăsați butonul albastru Încărcare. După salvare veți primi și un mesaj de confirmare cu textul Fișierul a fost încărcat cu succes. Rămâne ca în fereastra de CMR-uri să dați Salvare.
TUTORIALE:
Transmitere CMR la descarcare (POD)
%
Vorbim aici de un grup de dezvoltări și îmbunătățiri care asigură o comunicare și mai ușoară, sigură, completă (și ieftină) între dispeceratul propriu și șoferi. În acest sens:
Aplicația pentru SmartPhone (Android) a fost îmbunătățită, astfel că începând cu versiunea 2, primirea unui mesaj pe Mesageria Internă a Soft-Transport va fi însoțită de notificări ale telefonului (inclusiv sonore).
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) permite transmiterea mesajului concomitent și pe WhatsApp. În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea respectivă prin iconița . După bifarea căsuței, mesajul ce urmează să se transmită prin Mesageria Internă va fi trimis automat și prin WhatsApp
Lista de mesaje transmise/primite la o comandă de către dispecer sau șofer este accesibilă și din fereastra SMS și din fereastra pop-up cu Rezumatul Comenzii. Acesta se află în colțul dreapta jos a ferestrei și apare sub forma butonului
Există o pagină numită Lista Mesaje (user.message.view.php), unde fiecare utilizator poate vedea și căuta mesajele pe care le-a primit sau trimis prin mesageria internă din Soft-Transport.
Whatsapp integrat în Soft-Transport folosește numere de telefon în format internațional.
Se întâmplă ca șoferii sau chiar dispecerii să aibă numere de telefon din alte țări. Din această cauză, Whatsapp funcționează prin Soft-Transport indiferent de țara unde e înregistrat numărul de telefon de serviciu.
Așadar, vă rugăm să introduceți in fisa angajatului numărul de telefon în format internațional, de exemplu, în formatul +40740123456 sau +390601234567 !!!
Pe această pagină se pot vizualiza pe harta Google toate camioanele care au instalate pe ele aparat de urmărire prin GPS de la WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon precum și camioanele marca Mercedes, Scania, Volvo, Renault prin folosirea soluțiilor telematice ale producătorilor Mercedes-Benz (FleetBoard), Scania (Scania Fleet Management), Volvo (Dynafleet) și Renault (Optifleet).
Pe hartă sunt diferențiate cu iconițe diferite activitatea mașinilor ( staționează cu motorul oprit, mașina se deplasează).
În partea dreaptă apare și lista camioanelor preluate din sistemul de monitorizare, iar lângă aceste numere de înmatriculare apare și link-ul cu Id-ul comenzii active în care mașina este angrenată. Dacă se face click pe numărul de înmatriculare din coloana din dreapta , se va selecta mașina respectivă și harta se va centra pe poziția ei.
Începând cu versiunea 24, pe pagina Telematic, pe lângă camioanele angrenate în comenzi active, sunt afișate și mărfurile din comenzile planificate (în avans) care încă nu au alocată o resursă pentru execuție.
Balonasele care indică mărfurile sunt de culoare portocalie, iar pe eticheta balonașelor apare numărul de inmatriculare al camionului pentru care sunt planificate comenzile respective. Dacă comanda nu are nici măcar camion planificat, deoarece încă nu se știu detalii despre cine va executa acea comandă, pe eticheta balonașului va fi afișat numele clientului și ID-ul comenzii din sistem.
Pe pagina Telematic au fost introduse mai multe filtre. Astfel, aveți posibilitatea de a a filtra camioanele afișate pe hartă după Dispecer, Categorie Constructivă (Grupă), Vehiculele cu sau fără comenzi, Client sau Șofer.Pe lângă aceste filtre s-a pus și o iconiță în dreptul fiecărei comenzi cu ajutorul căreia se poate vizualiza ruta HERE salvată cu toate detaliile pentru comanda activă a vehiculului respectiv.
Sub filtre a fost adăugată o căsuță de selecție unde se pot selecta simultan până la 4 numere de înmatriculare. După selectia lor cu ajutorul butonulul verde de căutare, vor fi afișate simultan pe hartă cu culori diferite rutele salvate pentru comenzile active ale celor 4 camioane. Acest lucru este util în vederea planificării schimburilor de vehicule sau pentru alegerea locației optime în vederea schimburilor de șoferi.
Dacă pagina Telematics există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa telematics.map.php .
TUTORIALE :
Telematics - Vizualizare Flota: https://youtu.be/kZ9Ys-I1ST4
Mărfuri Planificate pe pagina Telematic: https://youtu.be/5FmntbXKtOo
%
S-a integrat harta Google în fereastra de adăugare punct de Încărcare/ Descărcare, pentru a putea localiza automat pe hartă firmele sau adresele introduse, cu posibilitatea importarii automate a detaliilor care lipsesc din descrierea POI-ului, inclusiv a coordonatelor GPS.
În contul de dispecer, la rubrica Comenzi, a fost integrată posibilitatea afişării pe harta Google a punctelor comenzii respective, precum şi a kilometrilor dintre puncte. Serviciul Google integrat este gratuit până la afişarea simultană a unui număr maxim de 10 puncte. Dacă numărul de puncte depăşeşte 10, harta va afişa toate locaţiile în afară de punctele tip Poziţie.
Km calculaţi de către Harta Google pot fi salvaţi direct în corpul comenzii, în coloana Km Planificaţi.
La sfârşitul tabelului, după total km comandă se mai afişează şi Km rămaşi din punctul curent până la destinaţia finală.
Pentru a vizualiza poziția curentă a mașinii pe harta Google , din partea stânga jos apăsați butonul portocaliu Telematic și pe hartă vi se va afișa poziția vehiculului sub forma unui balonaș portocaliu.
Aici dorim să atragem atenţia asupra importanţei POI-urilor înregistrate. Un POI reprezintă o anumită locaţie având salvat un nume şi coordonatele GPS (de regulă sunt firmele unde are lor încărcarea/descărcarea). Dacă la o anumită comandă dispecerul a indicat la un punct de încărcare inclusiv coordonatele GPS, harta Google pe care programul o generează va afişa locaţia indicată prin coordonatele GPS. În cazul în care nu este indicat un POI, harta se va afişa în funcţie de codul poştal, luând în considerare centrul localităţii.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) Comanda (Google Maps): https://youtu.be/3HgibOq3NY8
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
O nouă secțiune a fost lansată în vers.1.16 cu privire la integrarea în aplicație a hărților HERE.
Aceste hărți oferă 2 facilități suplimentare față de hărțile Google, și aș zice indispensabile pentru activitatea pe care o desfășurăm : rute pentru camioane și calculul taxelor de drum aferente unui traseu. Din punctul acesta de vedere soluția pe care v-o propunem este și mai precisă și mai ieftină decât alte soluții de acest gen de pe piață. Nemaivorbind că prețul acestei opțiuni este direct proproțional cu numărul de autovehicule pe care îl aveți în exploatare.
Ceea ce face din această dezvoltare un instrument încă și mai puternic este faptul că traseele (rutele) pot fi salvate în baza de date proprie și pot fi vizualizate pe harta interactivă ori de câte ori este nevoie, inclusiv de verificatorul de comenzi sau manager. Șoferii de asemenea pot vedea harta salvată de către dispecer din conturile lor de șoferi.
În funcție de volumul de trafic de date pe care șoferii îl au la dispoziție puteți alege ca aceștia să aibă acces la harta interactivă sau doar la o imagine statică cu ruta salvată.
La harta HERE punctele traseului se pot defini ca puncte Cu Oprire ( de ex. Încărcările / Descărcările) sau Fără Oprire (punctele Via, sau punctele tip Poziție ale Comenzii). Astfel pentru definirea unui punct VIA nu e nevoie de o mărire la maxim a hărții, deoarece există definită, la calculul rutei, o toleranță de 15 km față de punctul Fără Oprire. Această toleranță poate fi schimbată din partea de administrare.
Pe pagina Harta HERE, cât și pe harta Here de la dispeceri (de pe pagina Comandă) s-a introdus posibilitatea de a căuta o localitate anume după cod poștal sau după numele localității. Din colțul stânga sus faceți click pe iconița verde ,,search,, care vă va deschide fereastra de căutare. Introduceți numele orașului sau codul poștal. Vi se vor afișa rezultatele căutării sub formă de listă numerotată, iar pe hartă o să apară un balonaș cu poziția geografică aferentă fiecărui număr din listă.
Alte detalii care vă pot fi utile:
La calculul rutei există posibilitatea de a dezactiva restricțiile de tonaj/dimensiuni. Acest lucru poate fi util în cazul României, unde foarte multe din restricțiile de pe teren sunt haotice și în plus, unele din ele nejustificate, uitate fiind de administratorii drumurilor pe trasee. Acest lucru face dificilă de regulă folosirea planificatoarelor de rute pentru camioane în România.
Pe lângă Optimizarea Globală (în funcție de timp (prin costul cu șoferul), distanță (prin costul cu vehiculul) și taxe de drum (prin costul cu taxa fără TVA) ) există și posibilitatea de calcula Ruta cea mai Rapidă (doar în funcție de timp) sau Cea mai Scurtă (doar în funcție de distanță)
Direct pe hartă, cu click dreapta, se poate obține adresa, codul poștal, coordonatele și se poate adăuga un marker sau căuta parcări, benzinării sau alte facilități.
La dispeceri, la harta Here de la comandă, pe lângă butonul Actualizare Puncte Comanda, care reface punctele traseului din punctele comenzii, s-a introdus butonul Act. Puncte Comanda (cu VIA) , buton care face același lucru, însă menține punctele VIA definite până la acel moment de dispecer.
La Generare Rută, taxele de drum sunt afișate și fără TVA și cu TVA pentru fiecare țară în parte. Salvarea acestora ca și cost estimat cu taxa de drum se face la valoarea fără TVA. Dacă se dorește ca salvarea estimată a taxelor de drum să se facă la valoarea cu TVA a acestora, acest lucru poate fi setat din partea de administrare.
La Generare Rută se afișează și KM totali respectiv KM taxabili pentru fiecare țară. KM taxabili se salvează ca și KM Taxabili Estimați la salvarea rutei de către dispecer.
Există posibilitatea de a vizualiza harta în regim full screen.
La tipărirea unei rute, am inserat o selecție a secțiunilor care se doresc tipărite (tipărire selectivă)
Pe harta Here de la dispeceri balonașele punctelor de încărcare/descărcare sunt numerotate
S-a adăugat un filtru pentru dispecer la pagina Rută Comenzi
La pagina Harta Here există posibilitatea de a muta punctele rutei în sus sau în jos cu săgeți
Tot la pagina Harta Here am introdus niște iconițe pentru setarea rapidă a parametrilor pentru diferite tipuri constructive (standard) de mașini.
Harta HERE salvată este accesibilă și din fereastra pop-up pentru Rezumat Comandă.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) comanda (Here Maps): https://youtu.be/zW7vB9-DO9Y
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru GRUPAJE. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru grupaje.
În contul de dispecer (sau Operațional în varianta LIGHT), în dreptul fiecărei comenzi care face parte din grupaj există butonul harta Here, cu ajutorul căreia se poate genera harta grupajului.
Acest buton va deschide o fereastră unde veți găsi toate punctele comenzilor aferente aceluiași grupaj, aranjate ( intercalate) cronologic in timp, exact așa va fi și traseul mașinii. Apăsați butonul Generare Rută, și vi se va calcula un traseu pe harta. In partea de jos, sub harta vi se va afișa sub forma unei linii informatiile despre traseul grupajului, km planificați și taxele de drum aferent gupajului. Aceste informatii se pot salva cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- . Cu ajutorul butonului - imprimantă albastru închis - aveți posibilitatea de a tipări harta generată, iar cu butonul - dischetă portocaliu harta - se poate salva ca și șablon. în momentul salvării vă apare o fereastră de confirmare, cum că harta a fost salvată cu succes.
Hărțile grupajelor nu vor fi vizibile pe pagina de Ruta Comenzi, ele vor fi vizibile pe paginile Ruta Grupaje, Rezumate Grupaj sau în fereastra pop-up care deschide Rezumatul grupajului.
Informațiile despre km planificați, taxe de drum estimate, preț agreat /km planificat apare sub forma tabelară în partea de jos a rezumatului grupajului.
Ruta propriu-zisă pentru grupaj poate fi vizualizată pornind de la iconița - harta albastră - , de lângă denumirea grupajului (cod circuit) , care va deschide o pagină Tipărire Rută Salvată pentru grupaj. Tipărirea poate conține, în funcție de preferințe taxele de drum, costul cu șoferul și/sau vehiculul. Se poate genera harta ca o poză sau tipări ruta ca și Pdf.
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre denumire grupaj, data grupajului, clienți,precum și toate punctele grupajului (încărcări, descărcări, etc.) de la început până la sfârşit.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa.
Poate cel mai important indicator al acestui raport reprezintă total venit / km la nivel de grupaj.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul calculează un alt indicator, chiar mai relevant: (Total Venit - Cost Taxe drum ) / KM.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
Pagina 
Predare documente este folosită în special de către dispeceri.
Ea afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această rubrică nu este dedicată datei de transmitere a facturii. Evidenţa expedierii facturilor este urmarită de departamentul financiar-contabil.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Informaţia introdusă de dispeceri este vizibilă atât pentru facturist şi secretară, care la rândul lor pot introduce informaţii cu privire la predarea documentelor de transport, atunci când e cazul.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul fiecărei linii din tabel, care reprezintă o comandă, în partea dreaptă a fost adăugat un buton verde de modificare.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente sau Situație Documente (cum apare denumită în contul de manager) este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport.
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor : autovehicul, client, dispecer, comandă, predate sau nepredate.
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și Locația Predării în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan. De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit gratuit de Google (până la 15 GB, pe urmă se pot achiziționa de la Google 100 GB pentru 2 $ pe lună) și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii).
Pagina Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcare pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina Verificare Arhivă Documente Comenzi, pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul albastru inchis Încarcă Documente. Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul albastru de încărcare
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, selectați din meniu rubrica Documente, pagina
Caută Documente. În căsuța de text introduceți numele mapei, (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și dați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați, iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina
Lista Parteneri (în varianta verificator), procedura fiind similară.
%
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
În cadrul paginii de 
Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii toate comenzile de transport inregistrate în program.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare există posibilitatea de a prelua automat la valoare sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți un buton de Export Excel , prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate.
%
În rubrica de 
Listă Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din coltul dreapta sus a paginii.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, programul vă va cere conectarea cu ANAF prin certificatul digital, pentru generarea unui token de acces. Programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu AE (TVA cu Taxare Inversă), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă (BT_13) , Nr.Factură Inițială (BT-25) și Dată Factura Inițială (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF.
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Verificare Stare , care va fi vizibil până la momentul în care factura a fost înregistrată cu succes în e-factura ANAF. În cazul în care apar erori ele se vor afișa într-o fereastră.
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere va fi activ doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura).
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Respinsă , marcată în program printr-un X roșu. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului nu conține indicativul de țară. Indicativul de țară trebuie să preceadă CIF-ul în toate situațiile, chiar dacă clientul dvs e sau nu înregistrat ca și plătitor de TVA.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , mergeți la rubrica Lista Țări în meniu si asigurați-vă că aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Numărul de caractere de la coloana Denumire a articolelor (pozițiilor ) din factură depășește 100. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
5. Denumirea străzii nu corespunde cu codul poștal al localității respective. Deși astfel de verificări nu se fac de către ANAF în toate situațiile - există totuși situații când puteti primi un astfel de mesaj.
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos folosind butonul . Cu același buton veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Data Mesaj, Data Descărcare, Dată Factura și să căutați după Număr factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc. Pentru aceasta accesaţi din meniu rubrica Lista Facturi (invoice.php) varianta Facturist, unde faceţi click pe butonul albastru din coltul dreapta sus a paginii. Vi se va deschide fereastra de intocmire a unei facturi de alte servicii, unde completaţi informaţiile legate de factură. După acesta faceţi click pe butonul verde după care vi se deschide factura propriu-zisă. Completaţi textul despre Produs şi Preţ unitar. Dacă sunt mai multe produse, puteţi adăuga mai multe rânduri dacă faceţi click pe butonul verde Adaugă rând nou. Toate câmpurile din factură sunt editabile. Pentru finalizare faceţi click pe butonul albastru Salvare şi Tipărire
%
Un Credit Note este de fapt un document care atestă autofacturarea clientului. Se întâlnește destul de des la clienții occidentali, mai ales dacă e vorba de prestarea de servicii de transport în baza unui contract. Clienții fac plata în baza acestor credit note-uri, independent de factura întocmită de furnizorul de transport.
Un Credit Note se poate înregistra în cadrul paginii Facturare, la fel ca și factura proprie pentru comanda respectivă. Evidența notelor de credit este foarte utilă în cazul descifrării documentele de încasare de la clienți sau în cadrul procesului de contestare al acestora.
Ele se regăsesc și în cadrul paginii Lista Facturi.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php
TUTORIAL:
Introducere Credit Note: https://youtu.be/FqK9x8lLb8c
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Pagina 
Contestații este o secțiune pentru înregistrarea, urmărirea și evidența Contestațiilor care apar pe parcursul derulării contractelor de transport.
În situația în care prețul transportului nu e stabilit paușal, ci conform unei înțelegeri contractuale, pe baza unei formule de calcul care are la bază KM planificați , taxe de drum și alți parametri, se întâmplă (din păcate frecvent) ca suma calculată de client să nu fie cea corectă. În acest caz se impune formularea unei contestații și obținerea contravalorii corecte a serviciului de transport.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
Situație facturi și încasări, reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Numar factură, Clientul, ID comandă, Dispecerul.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Aceasta pagină, numită 
Cifră de afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Tip Client (Ocazional/Contractual), Nivel Bonitate. etc.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Statistică Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină reprezintă un raport (statistică) cu privire la comenzile de transport primite de la client și executate de compania dumneavoastră în mod direct (cu propriile autovehicule) sau indirect (prin subcontractori) .
Pagina este înzestrată cu o mulțime de filtre, care permit căutarea după mai multe criterii. Printre cele mai aparte amintim : Țara Start, Țara Destinație, Cu / Fără ADR, 1 (un) șofer sau 2 (doi) șoferi , pe compartimente,
De asemenea, raportul calculează anumiți indicatori foarte utili, cum ar fi total KM parcurși (după bord), total dislocare (KM parcurși gol) total KM Planificați, total KM conform GPS, total KM beneficiar, număr zile execuție, număr zile staționare între comenzi, număr încărcări /descărcări, KM medii între 2 opriri, media KM la 30 de zile, media km/ comandă, Număr camioane virtuale, număr curse FTL sau PTL , calculate conform definiției clientului pentru FTL, tonajul mediu (în KG), etc.
Comenzile sunt afișate tabelar, permițând și exportul în Excel.
Dacă pagina Statistici curse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.emptykm.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină pune accentul pe afișarea și totalizarea Kilometri (KM) Beneficiar (acceptați de client) comparativ cu KM planificați proprii si cu Km efectiv parcurși conform kilometrajului de la bord. Pagina mai afișează comparativ și KM GPS, KM Gol, KM taxabili estimați și beneficiar, precum și Cost Taxă Drum Estimată versus Beneficiar.
Pentru comenzile care au înregistrate contestații (claims) către clienți apare o iconită (triunghi negru) în coloana KM Dif, coloană care reprezintă diferența între Kilometri Beneficiar și Kilometri Planificați.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
TUTORIAL:
%
Rubrica 
Statistică Lunară este o statistică importantă, necesară oricărui manager pentru a lua decizii vis-a-vis de clienți. Statistica afişează valorile mai multor indicatori relevanţi pentru client, simultan pe mai multe luni, obținând astfel o analiză în dinamică a clientului.
Această statistică este indispensabilă în pregătirea pentru negocieri, cât și în analiza și optimizarea portofoliului de clienți.
Printre indicatorii cei mai relevanți amintim: Media Km/30 de zile, Media KM între 2 opriri, Media KM/gol, Număr mediu de încărcări/Descărcări pe comandă, Total KM (bord, planificați, beneficiar), Total Venituri, Cost Estimat Taxe de drum, Venit brut/KM, Venit Net (fără taxe drum) /km, KG Medii transportate, Venit fără taxe drum / (km*tona transportată), Venit Brut/Km Beneficiar.
Din total comenzi ale fiecărei luni, se vede câte sunt și facturate, pentru a fi siguri că indicatorii afișați sunt cei finali. Există mai multe reprezentări grafice pentru indicatorii cei mai relevanți.
Dacă pagina Statistica Lunară există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.month.php .
TUTORIAL:
%
Foaia de parcurs este un raport din cadrul secțiunii 
Statistici Transport și este probabil unul din cele mai populare și folosite rapoarte, alături de 
Raport Extins Șofer, atunci când se face confruntarea cu șoferul.
El respectă în bună parte structura unei foi clasice de parcurs, folosind la maxim atuurile aplicației soft-transport. Astfel, la sfârșitul acestui raport veți găsi indicatori extrem de utili ca: total km parcurși, KM GPS și planificați, total litri alimentați, consumul efectiv și consumul normat.
În plus, foaia de parcurs poate fi generată de la plin la plin, sau pe întreaga lună sau doar pe o singură comandă, depinde de ce anume se dorește. Pentru acest lucru trebuie doar să selectați din filtre Data sau KM bord început și Data sau KM bord sfârșit ai foii.
Pagina Foaia de Parcurs – varianta de Print – este selectivă. Informațiile cu privire la venituri vor fi printate doar pentru utilizatorii care au acces la pagina Statistici Lunare.
Dacă pagina Foaia de Parcurs există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.logbook.php .
Foaia de parcurs se poate tipări și de pe pagina Itinerar Resurse.
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Pagina Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat șoferul, remorca sau angajatul, cu totalizare pe KM parcursi.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces în meniul propriu la o rubrică Foaia de parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar resurse cuprinde și coloane cu Total Încărcări/ Descărcări, Număr Curse ADR, și Media KM la 30 de zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Reprezintă o grupă de statistici care conțin, extrase din baza de date, mai mulți indicatori de volum ai activității, separat pe fiecare dispecer în parte, iar apoi separat pe fiecare client în parte.
Cu alte cuvinte, instrumentul SoftTransport, fiind din categoria Intelligence Technology :) , este capabil să spună niște lucruri despre dispecerii care îl folosesc, să aprecieze volumul de activitate al acestora, gradul de urmărire a camioanelor, eficiența utilizării acestora, atât individual, cât și colectiv (la nivel de departament transport). Cu alte cuvinte, să le dea o notă dispecerilor. De fapt nu e chiar o notă, este un SCOR, care are la bază o serie de măsurători, indicatori relevanți, care se combină apoi într-o formulă care să furnizeze maximul de semnificație pe care un astfel de demers îl poate da.
De ce l-am numit SCOR? Pentru că în valoare absolută poate că nu spune nimic, este însă extrem de util când vrem să apreciem cât mai obiectiv activitatea unui dispecer comparativ cu a altuia.
Poate fi un instrument util dacă se dorește acordarea de bonusuri proporțional cu performanța fiecăruia. Valoarea unui punct din scor poate fi atunci 1 leu, sau 0.5 lei, sau 2 lei, indiferent cât se dorește.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Statistici SoftTransport , Statistică Soft Dispeceri, Raport Extins Dispecer, Indicatori Dispecer v2, Statistică POI dispecer, Statistică POI șofer, Statistică Soft Clienți.
Dacă pagina Statistică SoftTransport există în contul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.php .
%
Statistici Parc Auto reprezintă un grup de Statistici, în care interogarea se face pornind de la camion, accentul, daca vreți, e pe camion.
Evident există filtre și pentru remorcă, șofer, client, dată, făcând din acest grup de statistici un instrument extrem de puternic pentru cei care au în vizor parcul auto.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Rulaj camion, Centralizator Rulaj Camion, Desfășurător camion.
Spre deosebire de Statistici Parc Auto, alte statistici grupate sub denumirea generică de Statistici Transport și care cuprind Rulaj Transport, Statistici curse, Statistici Lunare, etc, pun accentul pe comanda de transport. Accentul, dacă vreți, cade în acest caz pe activitatea comercială, pe clienți.
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, se activează un buton galben, lângă punctul 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care camionul subcontractorului apare.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră unde trebuie introdus prețul transportului agreat cu subcontractorul și eventual Observații particulare.
Comanda se deschide întâi ca o ciornă (draft), abia după acționarea butonului Salvare, devine definitivă, considerându-se emisă și o veți regăsi în pagina de Comenzi subcontractori. În urma emiterii anumite detalii (localitate încărcare/descărcare, etc. ) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se șterge (anulează) întâi comanda subcontractor, după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina Comenzi Subcontractori (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi ștearsă din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina Comenzi Subcontractori. De fapt nici nu poate fi ștearsă, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina de Comenzi subcontractori se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina Comenzi Subcontractori există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email. În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție o căsuță pentru a completa și salva destinatarul acestuia (Contact Partener). Textul pentru emailul automat se poate personaliza în rubrica Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile subcontractorilor sub forma unei liste Listă Facturi Subcontractori (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor. php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Pagină Rulaj Subcontractori este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Dispecer, Camion, 
Remorcă, 
Angajat, 
Ţara Start, 
Ţara Destinaţie, 
Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație.
De asemenea, prin apăsarea butonului tipărire veți obține Registrului Comenzilor Intermediate, document obligatoriu pentru o casă de expediție.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
Această dezvoltare permite companiilor care fac transport prin intermediul subcontractorilor să genereze pentru aceștia Credit Note-uri pentru una sau mai multe Comenzi de transport emise. Am definit aceste Credit Note-uri în vocabularul Soft-Transport : Note de Calcul.
Avantajul unei astfel de Note de Calcul este foarte mare. Ea înglobează într-un singur document rezumatul prestației subcontractorului, contravaloarea acestei prestații, data planificată pentru plată, etc. În baza ei, subcontractorul va emite propria factură, fără întârzieri sau erori de calcul.
Această Notă de calcul se poate configura în parte de administrare, ea preluând automat o bună parte din informațiile existente în comandă. Machetele pentru Notele de Calcul (în mod similar ca cele pentru facturi) sunt personalizabile, până la nivel de subcontractor.
Pentru situațiile în care modul de calcul pentru tariful subcontractorului este mai complex, se poate recurge la o foaie de calcul gen Excel numită TARIFAR. Notele de calcul pot prelua automat, dacă se dorește, prețul transportului așa cum apare în comandă (preț agreat) sau așa cum reiese din calculul efectuat de Tarifar.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Această pagina este organizată tabelar, pornind de la comanda client (pe câte o linie), afișându-se apoi informații cu privire la costurile cu subcontractorii, eventualele costuri cu rezervările de tren, feribot, etc., obținându-se niște indicatori foarte importanți și anume: Tarif Net Client/ Km Planificat , Tarif Net Subcontractor/ Km Planificați, Profit din Subcontractor (în EUR) .
Evident calculele sunt complexe, parametrii folosiți devenind vizibili dacă la filtrul cu Detalii Minime se selectează Toate Detaliile.
Am folosit aceeași pagină pentru situațiile în care în execuția unei comenzi client este implicat atât un camion al unui subcontractor cât și un camion propriu, sau chiar în situațiile în care comenzile sunt executate exclusiv de camioane proprii.
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Ceea ce am dezvoltat noi în Soft-Transport este acest Tarif Minimal în 2 variante: Tarif/km care include taxele de drum și Tarif minimal/km fără taxele de drum (recomandat). Acest Tarif minimal se introduce în partea de administrare a aplicației, la rubrica Prag Tarif. De menționat că istoricul acestui tarif se păstrează, iar calculele vor folosi tariful minimal corespunzător perioadei comenzii.
Legat de acest concept pagina Centru de Profit/C-dă calculează Venit Net Camion Propriu/Km Planificați și EURO Peste Prag.
De remarcat că mai există 2 alte pagini: Centru Profit pe Client și Centru Profit pe Subcontractor derivate din pagina Centru Profit/Comandă.
Dacă pagina Centru Profit / Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php .
%
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton Leagă Achiziția de o Comandă, iar în partea dreapta veți găsi un buton Leagă comanda de o Achiziție.
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Inreg. Doc. Achiz., de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul Calcul Decont din partea dreaptă. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Pentru a deschide conturi pentru șoferii subcontractorilor nu trebuie să faceți nimic special. Deschiderea unui astfel de cont se face la fel ca și pentru șoferii proprii.
Pentru a crea cont șoferilor folosiți zona de administrare /admin, unde accesați rubrica Listă Utilizator. Daţi click pe butonul din dreapta-sus a paginii, buton care va deschide fereastra de înregistrare Utilizator nou. În primul câmp al ferestrei selectați nivelul utilizatorului de tip șofer. În al doilea câmp se introduce o adresa de e-mail cu care se va loga utilizatorul respectiv (emailul nu trebuie sa fie unul real,). În al treilea şi al patrulea câmp se vor introduce parolele utilizatorului (căsuța se face verde doar dacă ambele sunt completate și sunt identice). Introduceți numele şi prenumele utilizatorului şi numărul său de telefon, iar la rubrica Angajat selectați numele șoferului respectiv (în prealabil acesta a fost înregistrat în Lista Angajați, la rubrica Angajator fiind trecut subcontractorul respectiv). Pentru finalizare dați Salvare.
Din momentul în care contul nou creat este activ, șoferul subcontractorului poate folosi contul ca și oricare alt șofer de-al d-voastră!
De remarcat totuși că accesul la date al șoferului subcontractorului, ca de altfel și al șoferului propriu este limitat la informațiile strict necesar îndeplinirii sarcinilor de servici.
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
În pagina Comenzi Subcontractor apar toate comenzile de transport care au fost emise către subcontractori, și în dreptul fiecarei comenzi, în partea dreaptă, cu ajutorul butonului - hartă portocaliu - aveți posibilitatea de a genera o hartă pentru comanda respectivă. Butonul va deschide o fereastră unde vor fi preluate punctele din comandă de transport așa cum au fost ele salvate, după care dați click pe butonul portocaliu Generare Ruta. Ruta astfel generată poate fi modificată / configurată prin adăugarea de puncte intermediare, iar la final poate fi salvată cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- Salvare Km Contract.
Harta poate fi și tiparită cu ajutorul butonului -imprimantă albastru închis - sau să fie salvată ca și șablon cu ajutorul butonului - dischetă portocaliu.
%
Pagina Valabilitate Acte Camion ne permite să obținem o listă cu documentele autovehiculelor care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului /autorizării (ITP, Tahograf, RCA, Casco, Copie Conformă, Leasing, Garanție, Europlachetă,etc. ) , grupa autovehiculului și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Camioane , și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, de regulă Șeful de Autocoloană.
De menționat că există și o pagină dedicată exclusiv modificării valabilităților camioanelor, fără acces la alte câmpuri, informații din baza de date Camioane, și anume Actualizare Valabilități Camion (truck.date.list.php).
Dacă pagina Valabilitate Acte Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.truck.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
Actualizare Valabilitate Acte Camion si Remorca :https://youtu.be/IlwwMrc4mio
%
Pagina Valabilitate Acte Remorcă ne permite să obținem o listă cu documentele vehiculelor (remorcilor) care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului /autorizării (ITP, RCA, Casco, Leasing, Garanție, Autorizație sanitară,etc. ) , și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Remorci , și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, de regulă Șeful de Autocoloană.
De menționat că există și o pagină dedicată exclusiv modificării valabilităților remorcilor, fără acces la alte câmpuri, informații din baza de date Remorci, și anume Actualizare Valabilități Remorci (trailer.date.list.php).
Dacă pagina Valabilitate Acte Remorci există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.trailer.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
Actualizare Valabilitate Acte Camion si Remorca :https://youtu.be/IlwwMrc4mio
%
Pagina Valabilitate Acte Angajați ne permite să obținem o listă cu documentele angajaților care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului, funcția angajatului și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Angajați, și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, de regulă Inspectorul de Personal, pe pagina Lista Angajați cu drepturi de verificator.
Dacă pagina Valabilitate Acte Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.employee.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
%
Fereastra tip pop-up de avertizare cu privire la Valabilități documente se poate personaliza din zona de administrare (din rubrica Avertizare Valabilități) în sensul că se pot adăuga sau scoate categorii de documente de la procesul de avertizare și seta pentru fiecare în parte cu ce interval de timp este dorit înainte să apară avertizarea.
TUTORIAL:
Notificari Expirare Valabilitati (Fereastra pop-up): https://youtu.be/3mGlBY_-h14
%
Am prevăzut posibilitatea de a defini noi tipuri de valabilități documente, pe care să le puteți personaliza ca denumire și ca interval la care doriți să fiți avertizați prin fereastra pop-up de avertizare.
Am prevăzut un număr de 4 astfel de câmpuri pentru camioane, 4 pentru remorci și 4 pentru șoferi.
Aceste valabilități vor fi vizibile și în fișa camionului, remorcii , respectiv a șoferului.
Pentru a seta aceste noi tipuri de valabilități accesați contul de administrare a aplicației.
Deschideți pagina Variabile.
Pentru date de valabilitate legate de angajați, căutați variabila employee_universal_date_1_label. Cu ajutorul butonului de modificare din dreapta variabilei respective, modificați câmpurile Valoare și Denumire cu textul pe care-l doriți, de exemplu Pasaport, după care dati salvare.
Mergeți apoi la pagina Avertizări Valabilitati unde căutați în tabel randul aferent valabilitătii generice pe care doriți să o modificați. Cu butonul de la capătul rândului modificați Denumire Avertizare și Intervalul dorit pentru avertizare, salvați, după care bifați căsuța din coloana Activ . În acest fel noua valabilitate va fi vizibilă în fereastra pop-up de avertizare.
Se pot defini până la 4 câmpuri suplimentare de valabilități atât pentru angajați, cât și pentru camioane și remorci.
Pentru camioane și remorci procedura este identica, variabilele corespunzatoare fiind cele care încep cu truck_universal_date, respectiv trailer_universal_date.
Video: https://youtu.be/0tSB_rGJibQ
%
În contul de verificator de alimentări , pagina Verificare Alimentări (fuel.verify.php) există posibilitatea ca în momentul în care se verifică o alimentare să se adauge o bifă pentru a indica că această alimentare a fost făcută cu respectarea politicii de alimentăre a firmei (în ce privește cardul utilizat, plin sau nu, benzinăria agreată sau nu). Această bifă va apărea și pe Raportul Extins Șofer, în dreptul alimentărilor șoferului respectiv.
%
Pagina de 
Benzinării este gândită pentru a vă oferi posibilitatea de a crea/consulta o bază de date cu benzinăriile pe care firma d-voastră le agreează.
Benzinăriile agreate pot fi introduse/modificate de o anumită persoană din firma dvs., abilitată în acest sens. Ele pot fi consultate apoi, inclusiv prin vizualizarea pe hartă de către dispeceri și șoferi.
Acest lucru îl puteţi face dacă bifaţi căsuţa de la începutul rândului aferent benzinăriei/benzinariilor pe care doriţi să le vizualizaţi, şi cu iconiţa din stânga capului de tabel afişaţi locaţia exactă a benzinăriilor selectate pe o hartă.
Puteți căuta (filtra) benzinăriile după țară, localitate, tip card, agreate sau nu, etc., observații, etc.
Dacă pagina Benzinării (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.station.list.php .
TUTORIALE:
Introducere Benzinarii Agreate: https://youtu.be/t2hMnLWB3f0
Benzinarii Agreate in contul de tip Sofer: https://youtu.be/b2w4fSAF-Wc
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
ÎN CONTURILE ȘOFERILOR, accesibile de pe smartphone-uri și tablete, cu legătură la internet (fie wi-fi, fie internet în roaming cuprins în abonamentul de telefonie mobilă) există posibilitatea de a introduce alimentările efectuate pe traseu. Informațiile trimise de șoferi se înregistrează automat în baza de date și sunt vizibile și modificabile din contul dispecerului. Dispecerul este de asemenea notificat cu privire la alimentarea transmisă de șofer.
În plus, șoferul poate vizualiza Benzinăriile agreate, denumirea, adresa, coordonatele, așa cum sunt ele stabilite de manager sau verificatorul de alimentări după caz.
TUTORIAL:
Benzinarii Agreate in contul de tip Sofer: https://youtu.be/b2w4fSAF-Wc
Înregistrarea unei alimentări în contul de tip șofer: https://www.youtube.com/watch?v=GRqQvR8oY40
%
Această pagină este dedicată înregistrării/vizualizării alimentărilor efectuate de către şoferii companiei. Informaţiile cu privire la o alimentare: nr. înmatriculare, cantitate, valoarea la pompă, locaţie, card de carburant utilizat - sunt trimise de către şoferi, dispecerilor sau verificatorului de alimentări, prin SMS, prin decont, sau online (prin folosirea contului de șofer al aplicației) .
Pagina Lista Alimentări există în 3 variante:
1. pentru cei care introduc alimentările (de ex. Dispeceri),
2. pentru Verificatorul de alimentări (care adaugă informații cu privire la costul efectiv al carburantului- fără TVA și Discounturi, precum și respectarea politicii de alimentare)
3. pentru Manager, care are acces la toate informațiile și indicatorii, fără a avea însă drepturi de modificare.
Dacă pagina Lista Alimentări varianta Manager există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.manager.php .
TUTORIAL:
Cautare in Lista Alimentari: https://youtu.be/hV0i5NWITI8
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Camion și Perioadă. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pagina 
Facturi Alimentări vă oferă o situaţie centralizată a alimentărilor înregistrate, totalizate pe facturile de alimentare înregistrate. Astfel pentru fiecare factură de alimentare se calculează total litri (cantitatea) de carburant a alimentărilor facturate, total valoare la pompă, total cost efectiv (preț pompă minus discount-uri). Programul afisează și data primei alimentări, respectiv data ultimei alimentări de pe factură.
Pe coloanele cu Valoare şi Cost, am adăugat cu italic sub suma în euro şi un preţ, respectiv cost mediu/litru.
Mai mult, pagina se poate filtra luând în calcul fie Data Facturii fie Dat Alimentărilor într-o anumită perioadă, având în vedere că de multe ori acestea nu coincid nici măcar ca și lună calendaristică.
Alimentările facturate, sunt dirijate automat, totalizat pe facturi, în pagina Situaţii Achiziţii şi Plăţi (scadenţar furnizor).
De reținut că alimentările sunt dirijate automat și în Centru Cost/ Camion, astfel încât ele nu trebuie introduse separat în această secțiune.
Dacă pagina Facturi Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.invoice.php
TUTORIAL:
Introducere Factura Alimentare: https://youtu.be/ZeGsSF1ddS8
Pagina (statistica) Facturi Alimentări: https://youtu.be/B3oxtB-hZzs
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
FAZ, prescurtare de la Fişa Activităţii Zilnice, este un termen consacrat între transportatori, semnificând calculul consumului normat de carburant şi compararea acestuia cu consumul efectiv de motorină al camionului.
Dacă calculul consumului efectiv are la bază volumul (cantitatea) de combustibil alimentat şi KM parcurşi, consumul normat de carburant ia în calcul doar tonajul mediu al parcursului, bazându-se pe consumul pe gol și suplimentul pe tonă stabilit pentru autovehiculul respectiv (în baza de date a camioanelor).
Dacă pagina Fisa FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.php .
TUTORIAL:
Fisa FAZ si Citire Consum Calculator Bord (CAN): https://youtu.be/cOQnKJl3L4U
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pagina Fișa FAZ (Fişa Activităţii Zilnice) vă oferă informaţii despre consumul normat şi consumul efectiv de motorină al fiecărui camion. Această pagină este accesibilă din conturile de Manager şi Verificator Alimentări (in varianta Standard) sau Control (în varianta Light).
Pentru vizualizarea unei Fişe FAZ din contul de Manager, accesaţi rubrica 
Alimentări / 
Fişa FAZ după care selectaţi Nr. Camion şi intervalul de timp pentru care doriţi întocmirea fişei FAZ.
Fişa FAZ vă va afişa pentru fiecare plin efectuat: KM parcurşi de la plinul precedent, cantitatea de motorină alimentată între cele două plinuri, consumul efectiv, tonajul mediu transportat şi consumul normat al camionului, precum şi diferenţa între consumul efectiv şi cel normat.
Pe pagina Fișa FAZ, pe lângă indicatorii calculați de către Soft-Transport (Consum Efectiv, Consum Normat, Tonaj Mediu Transportat, etc.), în baza informațiilor despre alimentări, Km bord, greutate încărcată/decărcată, introduse de utilizatorii aplicației (dispeceri), au fost adăugate și valorile preluate din calculatorul de bord (prin portalul producătorilor Mercedes-Benz si Scania) cu referire la KM bord la momentul alimentării, procent rezervor, litri consumați.
Pagina a fost prevăzută și cu un filtru cu ajutorul căreia Fișa FAZ poate fi generată în varianta redusă, conținând doar informațiile din Soft-Transport, sau poate fi generată împreună cu informațiile de la producător, pentru o posibilă comparare între ele.
Indicatorii care sunt afișați și/sau calculați pe baza informațiilor producătorilor sunt: Km Bord, Km parcurși de la plinul precedent, cantitatea de combustibil consumat între două plinuri și consumul efectiv CAN.
În plus, pe ultima coloană din tabel apare și nivelul de combustibil exprimat în procente care a fost în rezervor la momentul alimentării înregistrate în soft (dacă acesta nu este 100%, poate însemna că alimentarea nu a fost făcută plin sau momentul - data și ora - la care este înregistrată alimentarea în program nu coincide cu momentul real al alimentării de pe teren).
În pagina Fișa FAZ există la capătul liniei și un buton pentru vizualizare Detalii calcul tone medii și consum efectiv și normat.
Dacă pagina Fișa FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.php .
TUTORIAL:
Fisa FAZ si Citire Consum Calculator Bord (CAN): https://youtu.be/cOQnKJl3L4U
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pe această pagină numită Centralizator FAZ, pot fi vizualizate la nivel de parc rezultatele Fișei FAZ pentru toate camioanele, pentru o anumită perioadă cu Diferențele în litri între consumul normat și cel efectiv. Am adăugat și totaluri la KM și Litri alimentați și indicatori globali pentru consumul efectiv și normat pentru intregul parc auto.
Dacă pagina Centralizator FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.summary.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pe pagina Fișa FAZ, pe lângă indicatorii calculați de către Soft-Transport (Consum Efectiv, Consum Normat, Tonaj Mediu Transportat, etc.), în baza informațiilor despre alimentări, Km bord, greutate încărcată/decărcată, introduse de utilizatorii aplicației (dispeceri), au fost adăugate și valorile preluate din calculatorul de bord (prin portalul producătorului) cu referire la KM bord la momentul alimentării, procent rezervor, litri consumați.
Pagina a fost prevăzută și cu un filtru cu ajutorul căreia Fișa FAZ poate fi generată în varianta redusă, conținând doar informațiile din Soft-Transport, sau poate fi generată împreună cu informațiile de la producător, pentru o posibilă comparare între ele.
Indicatorii care sunt afișați și/sau calculați pe baza informațiilor producătorilor sunt: Km Bord, Km parcurși de la plinul precedent, cantitatea de combustibil consumat între două plinuri și consumul efectiv CAN.
În plus, pe ultima coloană din tabel apare și nivelul de combustibil exprimat în procente care a fost în rezervor la momentul alimentării înregistrate în soft (dacă acesta nu este 100%, poate însemna că alimentarea nu a fost făcută plin sau momentul - data și ora - la care este înregistrată alimentarea în program nu coincide cu momentul real al alimentării de pe teren).
%
Pagina Consum Remorcă Frig vă oferă informaţii despre total ore funcționare şi consumul efectiv al agregatului remorcii frigorifice pe ora de funcționare.
Selectaţi Numărul de remorcă şi intervalul de timp pentru care doriţi întocmirea fişei de calcul a consumului de carburant (motorină).
Dacă pagina Consum Remorcă Frig există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la trailer.fuel.list.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Această pagină afișează centralizat consumul de carburant (motorină) pentru toate remorcile frigorifice din parcul propriu sau ale clienților, venind în completarea paginii Consum Remorcă Frig.
Dacă pagina Centralizator Consum Frigo există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la trailer.faz.summary.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pagina Situație Alimentări pe Clienți și pe Țări (fuel.statistics.country.php), este o pagină de statistică a alimentărilor, un centralizator al acestora pe clienți și pe țară. Această pagină afișează pentru fiecare client cât combustibil s-a alimentat și pe ce țări au fost făcute aceste alimentări, într-o anumită perioadă.
Este o pagină foarte utilă atunci când vreau să analizez rentabilitatea unui client, având în vedere diferențele de preț la motorină între statele UE.
Dacă pagina Statistică alimentări pe Clienți și pe Țări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la fuel.statistics.country.php .
%
Pagina Centralizator Alimentări pe Camion este utilă, printre altele, pentru pregătirea situațiilor în vederea recuperării accizelor.
a este prevăzută cu filtre multiple, printre care și cel de Țară. Pe fiecare rând din tabel sunt totalizate alimentările efectuate de acel camion, precum și KM rulați (după bord) în aceeași perioadă.
Dacă pagina Centralizator Alimentări pe Camion există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.truck.php .
%
Utilitarul de Estimare Calcul Consum, accesibil din meniul de utilitare sau cu combinația de taste rapide CTRL+2 , este util pentru a estima unde ar fi cea mai bună locație pentru alimentarea unui camion (unde și când să alimenteze pe traseul comenzii).
Astfel, selectând vehiculul, se completează automat capacitatea rezervorului , consumul pe gol și suplimentul pe tonă. Introduceți greutatea transportată. Modificând valoarea la căsuța de KM, în căsuța de Litri apare instantaneu cantitatea de combustibil necesară parcurgerii acelui număr de KM și, invers, modificând cantitatea de litri apare automat numărul de KM care pot fi parcurși cu acea cantitate de combustibil.
TUTORIAL:
Utilitar Estimare Consum și Citire Automată Niver Rezervor: https://youtu.be/898MAzqMXis
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
La rubrica 
Referate Tehnice sunt centralizate informaţiile despre problemele tehnice legate de vehicule, având oricând o evidenţă salvată asupra raportărilor cu privire la starea tehnică a camioanelor și remorcilor, făcute fie de către soferi, fie de mecanici sau de către orice utilizator al soft-ului.
Dacă pagina Referate Tehnice (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.list.php .
Dacă pagina Referate Tehnice (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.verify.php .
Lângă numele paginii Referate Tehnice în varianta Verificator, în meniu este afișat un număr care reprezintă numărul de referate tehnice active din ultimele 2 zile.
TUTORIALE:
Inregistrare Referat Tehnic: https://youtu.be/Vrv2AwRnaGU
Utilitar Referat Tehnic: https://youtu.be/ELbGhLIt6NM
Cautare si Filtrare Referate Tehnice: https://youtu.be/qYiMW8fbd9o
Inregistrare Referat Tehnic in contul de tip Sofer (1): https://youtu.be/raDZLEdq_4w
Inregistrare Referat Tehnic Multiplu in contul de tip Sofer (2): https://youtu.be/qe_YOxHCLFI
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
Pe această pagină, folosind primul filtru din colțul stânga sus, veţi putea interoga situaţia reviziilor, a schimburilor de ulei pentru parcul dumneavoastră auto și orice alte problematici de mentenanta pe care le veți configura în partea de administrare a aplicației .
Schimburile de ulei, respectiv reviziile se înregistrează în secțiunea Referate Tehnice. Pornind de la aceste informații și de la ultimii KM bord înregistrați în comenzile de transport pentru fiecare camion în parte, pagina afișează km bord de la ultima revizie/ultimul schimb de ulei, intervalul de timp scurs, precum şi diferenţa în km până la următorul schimb de ulei necesar.
Periodicitatea (în KM) cu care trebuie făcut schimbul de ulei se înregistrează în fișa camionului (Lista Camioane). Tot aici se înregistrează și numărul de KM în avans cu care schimbul de ulei ar trebui avertizat.
Schimburile de ulei ce trebuiau deja efectuate apar cu culoarea roşie, iar cele care urmează a fi efectuate vor apărea cu culoarea galbenă.
Această statistică, extrem de importantă, este un motiv în plus pentru a înregistra comenzile (și KM bord) cât mai aproape de momentul prezent.
Schimbul de Ulei și Reviziile, incorporează și citirile de index (kilometraje) preluate și salvate prin secțiunes Lista Km Bord, nu doar cele salvate în punctele comenzilor de transport. Acest lucru este foarte util pentru parcul auto neproductiv ( autoturisme, alte autovehicule care nu execută comenzi de transport).
Pe lângă Situația Schimburilor de Ulei si a Reviziilor, s-a prevăzut posibilitatea de a defini de către utilizatori, noi si oricâte alte situații cu privire la Mentenantă, de exemplu pentru Senzor Noxe, Schimb Filtru Aer, Spalat Filtru Particule, Baterii, Schimb ulei cutie de viteza, etc. . La definirea acestor noi aspecte tehnice care se urmăresc se poate defini intervalul de timp sau de KM după care este necesară schimbarea sau mentenanța.
Pentru a seta noi situații de mentenanță va fi nevoie să accesați contul de administrator (/admin). După logarea ca și administrator, accesați pagina Tip Ref. Tehnic (problem.report.type.list.php). Dacă aspectul/ problema tehnică nu este încă definită o puteți introduce folosind butonul + din colțul dreapta-sus al tabelului. Dacă ea este deja definită, folosiți butonul de modificare pentru a seta Intervalul de avertizare în zile și/sau în KM. Orice tip de referat tehnic care are fie intervalul în zile, fie cel în km diferit de 0, va face obiectul generării unei Situații de Mentenanță distincte.
Nu uitați că în pentru ca situațiile de mentenanță să aibă date cu care să opereze e necesar să înregistrați în prealabil Referate Tehnice pe problema respectivă, pe care să le treceți în starea Rezolvat . Pentru a cuantifica si Km parcurși de la ultimul Referat tehnic, e nevoie fie să aveți km înregistrați la comenzi, fie să aveți kilometraje bord înregistrate în pagina Lista Km Bord.
Dacă pagina Situații mentenanță există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa maintenance.truck.list.php .
TUTORIALE:
Situatie Schimb Ulei: https://youtu.be/xk66nPOTwzI
Situație Revizii: https://youtu.be/JmCynek8dOc
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
E o altă secțiune utilă în gestionarea problemelor tehnice ale parcului auto.
Cu alte cuvinte rezolvarea Referatelor tehnice este în centrul atenției. Când, unde, cu ce costuri, în sau în afara garanției au fost rezolvate aceste probleme.
Este o secțiune independentă de cea de Devize, utilă în egală măsură celor care dețin service propriu sau celor care nu dețin. Este la fel de utilă în situația în care reparația are loc în regie proprie (la garaj sau pe traseu) sau într-un oricare alt service.
Această secțiune este formată din pagina Intervenții Service care poate fi operată de șeful de autocoloană, manager sau o altă persoană desemnată de manager.
Pagina de Referate tehnice conține un filtru legat de Starea Intervenției (neprogramată, planificată, în curs, finalizată). În dreptul fiecărui referat apare și un buton pentru detalierea intervenției sau intervențiilor la care s-a încercat rezolvarea problemei respective.
La o anumită intervenție în service se pot trata mai multe referate (probleme), după cum cu o anumită problemă (referat) pot să ajungi de 2, 3 ori în service fără să-i dai de capăt.
Pe pagina de intervenții service, apar și avertizări sub forma unui triunghi rosu , acesta însemnând că prin intervenția respectivă nu au fost rezolvate toate referatele adăugate.
Aceste intervenții pot fi înregistrate și în avans, acestea semnificând planificarea rezolvării problemelor sesizate prin referatele tehnice.
Intervențiile planificate sunt vizibile și pe Calendar Camioane, pentru dispeceri. Sub linia cu activitatea camionului respectiv apare o linie nouă cu intervenția planificată. Acesta are o iconiță cheie franceză, unde se afișează data și ora planificată pentru intervenție, țara, localitatea și denumirea firmei unde se va face service-ul și descrierea lucrării. După ce în fereastra de intervenție se completează și data
finalizării (va fi intervenție finalizată), intervenția nu va mai fi vizibilă pe pagina de Calendar Camioane.
Pentru această secțiune există 2 pagini:
Intervenții Service (service.problem.list.php)
și Intervenții Service în varianta View (service.problem.view.php) .
Simțiți că nu ați avut un control suficient până acum asupra modului cum s-au derulat intervențiile în service sau cum au fost decontate acestea, folosirea garanțiilor la întregul lor potențial?
Atunci această secțiune ar trebui să facă totul mult mai transparent și mai ușor de urmărit.
Dacă pagina Intervenții Service există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa service.problem.list.php .
TUTORIALE:
Interventii Service - Planificare : https://youtu.be/pyhDQhRqghY
Finalizare Interventie Service : https://youtu.be/Z-e-y--8FvI
Evidenta Interventii versus Garantii: https://youtu.be/HlDwJN6WlI0
Cautare si Filtrare Interventii Service: https://youtu.be/0n-OOZ0q6ME
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
Această secțiune este dedicată companiilor de transport care operează un atelier service pentru camioanele proprii și/sau pentru terți.
Ea permite generarea de comenzi, completarea devizelor de lucrări și emiterea facturilor pentru devizele finalizate atunci când este cazul. Este o secțiune complexă care ține seama de cerințele unui service autorizat precum și de standardele contabile, rămânând în același timp extrem de prietenos cu utilizatorii, flexibil, fiind un sprijin real de-a lungul întregului proces de reparație pentru personalul service-ului.
Această secțiune este interconectată cu secțiunea de Gestiune Stocuri, respectiv înregistrare achiziții, bonuri de consum, evidență stocuri din partea dedicată transportului de marfă, fără însă să se confunde cu acestea.
La fel partea de Facturi service este conectată cu partea de Facturi Transport, fără însă ca cele două să se amestece.
Există mai multe pagini care construiesc această secțiune:
Achiziții service
Înregistrare Ieșiri Service
Devize Service
Verificare Devize Service
Situație Facturare Devize
Lista Facturi Service
Avertizări Devize
Aceste pagini sunt construite pe diferite nivele de utilizatori, astfel încât lanțul de control dintr-un service să poată fi respectat. Avem astfel posibilitatea de a avea meniu si drepturi diferite pentru Responsabilii de lucrări, Manager sau Verificator (responsabilul cu calitatea lucrărilor).
FLEXIBILITATE:
Există posibilitatea, și vă recomandăm cu căldură să o folosiți, să personalizați comenzile, devizele și facturile emise clienților service în funcție de nevoile și preferințele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturi din partea de administrare a aplicației.
Programul îți dă posibilitatea să întocmești o factură de service pentru un singur deviz, sau o factură de service pentru mai multe devize simultan.
AVANTAJE:
Întocmirea devizului e mult mai rapidă și mult mai corectă, deoarece acesta se completeză pe măsura înregistrării achizițiilor (recepțiilor) de piese sau a consumului de piese din stoc, și nu invers: bonurile de consum să fie generate ca urmare a închiderii devizului.
La fel manopera se poate înregistra pe măsură ce se execută, sau chiar mai mult, poate fi înregistrată (planificată) în avans urmând ca la momentul execuției să fie completat mecanicul și timpii consumați cu manopera respectivă.
Tarifele pentru manopere sunt definite în partea de administrare a aplicației. Ele pot fi specificate fie ca tarife/lucrare, fie ca tarife pe unitate de timp.
Știi la orice moment ce devize sunt nefacturate
Pentru a folosi această secțiune , la început trebuie făcute niște setări în partea de administrare (/admin) în cadrul rubricii Variabile.
Astfel:
- La variabila user_level_service stabiliți nivelul contului care va fi de tip Service, cel care va avea dreptul de a întocmi devize. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți ID-ul nivelului de utilizator. (Dacă nu ați facut modificări în pagina de Nivel Utilizator acest ID ar trebui să fie 12). Se pot adăuga mai multe niveluri diferite, despărțite prin virgulă.
- La variabila employee_function_service stabiliți nivelul de funcție Mecanic, cel care va putea fi înregistrat ca efectuând manoperă la service. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți ID-ul funcției angajat. (Dacă nu ați facut modificări în pagina de ,,Funcție Angajat,, acest ID aferent funcției de mecanic ar trebui să fie 3)
- La variabila employee_service_manager stabiliți cine va fi Șef Unitate Service, cel care va apare predefinit pe Devize și Comenzi la Semnătură. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde- . În căsuța Valoare introduceți ID-ul angajatului ( vezi pagina Lista Angajat) care ocupă această poziție.
- La variabila service_estimate_text aveți posibilitatea de a introduce un text standard care o să apara pe devizele și comenzile generate din program. Pentru a stabili acest lucru deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți textul care doriți să fie preluat automat și dați salvare.
- La variabila user_level_service_invoice deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde. În căsuța Valoare introduceți ID-ul nivelului de utilizator care va avea acces la modificarea și facturarea devizelor din program.
- La variabila service_invoice_set aveți posibilitatea de a introduce seria facturilor service, generate din program. Pentru a stabili acest lucru deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți seria pe care o doriți și dați salvare.
Atunci când stabiliți cine ce drepturi are, chiar și pentru un service mai mic, cu mai puțin personal, ar fi bine să respectați câteva condiții care țin de controlul financiar – preventiv, sau mai sugestiv de sănătatea organizației d-voastră. De exemplu persoana care înregistrează achizițiile (întocmește recepțiile) nu este aceeași cu cea care întocmește bonurile de consum. Persoana care facturează un deviz ar fi recomandat să fie diferită de persoana care întocmește devizul. După cum persoana care întocmește devizul nu ar trebui să coincidă cu persoana care verifică lucrarea (devizul).
%
În contul de tip Service aveți mai multe posibilități de a deschide devize de lucrări.
Accesați din meniu rubrica Devize Service, și în colțul dreapta-sus cu ajutorul butonului ochi verde vi se deschide fereastra de Înregistrare Deviz.
Aceasta e cea mai simplă metodă, dar nu și cea mai la îndemâna Responsabilului de lucrare. De foarte multe ori într-un atelier service lucrările o iau înaintea hârtiilor, piesele se comandă și uneori se și montează înainte de înregistrarea devizului, urmând ca hărtiile să fie întocmite de multe ori ulterior și din amintiri.
Astfel am gândit o cale mai simplă, mai intuitivă pentru operatorul din service și anume indicarea devizului la momentul achiziției piesei sau la momentul în care această piesă este scoasă din magazie.
Cu alte cuvinte există posibilitatea să deschideți un deviz în cazul în care s-a achiziționat un produs direct pe un număr de înmatriculare. În acest caz accesați din meniu rubrica de Înreg Achiziții Service și cu ajutorul butonului + din partea dreapta sus se deschide fereastra de Înregistrare Document Achiziție.
În linia de înregistrare a achiziției la casuța de Deviz există un buton care va deschide fereastra de Înregistrare Deviz Nou. În cazul în care deja există un deviz deschis pe resursa respectivă programul automat va selecta devizul activ pentru aceasta.
Totodată se poate deschide un deviz și în momentul în care se întocmește un bon de consum pentru un produs aflat pe stoc, care urmează să fie alocat unui număr de înmatriculare (unei resurse). În acest caz accesați din meniu Înregistrare Ieșire Service, și cu ajutorul butonului + din partea dreapta sus se deschide fereastra de Înregistrare Bon Consum. La întocmirea bonului de consum, in dreptul căsuței de deviz, există un buton care va deschide fereastra de Înregistrare Deviz Nou. În cazul în care deja există un deviz deschis pe resursa respectivă programul automat va selecta devizul activ pentru resursa respectiva.
Lângă căsuța de deviz aveți posibilitatea de a introduce și Prețul Unitar care va apare pe Deviz, de regulă diferit de prețul de achiziție. Cele doua câmpuri de Preț deviz cu și fără TVA sunt interconectate, între ele, una se calculeaza automat din cealaltă, ușurănd astfel procesul de stabilire a prețului pentru client.
În concluzie, produsele sunt adăgate pe deviz prin documente de achiziție (recepții) și prin bonurile de consum.
Pe pagina Devize Service, veți găsi toate devizele generate din sistem. Cu ajutorul butonului ochi verde aveți posibilitatea de a modifica fiecare deviz. Tot în această pagină aveți posibilitatea de a adăuga/șterge și manoperele aferente lucrărilor cu ajutorul butonului verde din colțul stânga jos a ferestrei, sau de a șterge un produs de pe devizul respectiv.
Pentru a închide un deviz trebuie doar să completați Data Sfărșit în fereastra de modificare, după care devizul poate fi tipărit cu ajutorul butonului din dreptul liniei. Comanda se poate tipări cu ajutorul butonului C, din dreptul devizului, la orice moment, ea preluând în mod automat informațiile cuprinse în deviz.
După închiderea unei lucrări (a unui deviz), este obligatoie verificarea calitativă a lucrării. Șeful de service sau o altă persoană abilitată va trebui să consemneze acest lucru. Pentru acesta se accesează pagina de Control (Verif) Devize, si se bifează căsuța din coloana Verificat din dreptul devizului respectiv.
Odată verificată (bifata), se va schimba și culoarea de fundal a liniei devizului în culoarea albastră.
Pentru a factura devizul va trebui să accesați din meniu rubrica de Lista Facturi, unde veți face click pe butonul din colțul dreapta sus a paginii. Vi se va deschide fereastra de Întocmire Factură alte servicii/produse. După selectarea clientului, în căsuța de deviz veți putea selecta devizul pe care doriți să îl facturați. Aici aveți posibilitatea de a factura mai multe devize pe o factură, sau să emiteți mai multe
facturi pentru un deviz. Facturile emise pentru devize vor putea fi vizualizate în continuare cu ajutorul butonului FS din partea dreaptă a liniei sau vor putea fi șterse cu ajutorul butonului în caz de nevoie.
O factură deja salvată nu va putea fi modificată, ea poate fi ștearsă însă, și se întocmește din nou.
Devizele care reprezintă reparații și lucrări pentru parcul propriu de mașini (ele nefiind facturate) pot fi trecute manual în starea de facturat accesând pagina de Sit.Facturare Devize, bifând casuța din coloana Facturat, pentru a avea o evidență clară și asupra acestui aspect. Pe această pagină de Sit. Facturare Devize aveți toate informațiile despre devize. Cu ajutorul butonului ochi verde veți putea vizualiza detaliile despre produse și manopere de pe deviz, starea devizelor în funcție de coloristică (fundal albastru pentru cele verificate dar nefacturate, și fundal galben pentru cele facturate) La un deviz modificat ulterior verificării, va dispărea automat bifa de verificat.
Pentru a anula un deviz, acesta trebuie să fie în stare activ, (sa nu aibe data sfârșit completată), să nu aibe bifa de facturat pusă și să nu fie adăugat pe el produse și manopere. (După ștergerea produselor de pe deviz, se va sterge doar informația referitoare la deviz, însă achiziția sau bonul de consum nu se șterge. Dacă devizul îndeplinește aceste condiții, pe pagina de Control(Verif) Devize în dreptul devizului apare un buton , cu ajutorul căreia se va putea anula devizul. Devizele anulate vor avea ca și coloristică un fundal roșu.
Pe pagina de Avertizări devize programul va centraliza toate bonurile de consum aferente unui anumit număr de înmatriculare, dar care nu sunt alocate nici unui deviz și, la fel, toate achizitiile care sunt înregistrate pentru un număr de inmatriculare însă nu sunt alocate nici unui deviz.
Pentru implementarea mai ușoară a acestei secțiuni nu ezitați să contactați serviciul nostru de relații clienți.
%
Pagina Calendar Devize 
este o pagină care prezintă desfășurat pe calendar manoperele. Este prevăzută cu o secțiune de filtre puternică, astfel încât poate fi folosită pentru a verifica și chiar planifica activitatea mecanicilor.
Dacă pagina Calendar Devize există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa service.estimate.calendar.php .
%
Ea este gândită să fie în primul rând practică și ușor de folosit. De multe ori cauciucurile cu multele lor modele, cu seriile, variantele constructive, etc., par greu de digerat. Tocmai de aceea am încercat să construim această evidență astfel încât să se muleze pe stilul de lucru al mecanicilor, să fie cât mai intuitivă.
Vă invităm să o folosiți, punând astfel ordine în acest sector al firmei, deloc de neglijat când vine vorba de costuri.
Paginile care formează această secțiune sunt:
- Modele Anvelope
- Înregistrare Serii Anvelope
- Mișcare și Măsurare Anvelope
- Situație Anvelope/Vehicul
- Stoc Anvelope
TUTORIALE pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Această pagină conține o situație a ultimei operațiuni de măsurare sau montare pentru fiecare mașină în parte. E un instrument care vă permite să inventariați toate cauciucurile montate pe vehicule, să identificatți ce vehicule au fost/ nu au fost inspectate într-o anumită perioadă, la ce cauciucuri expiră garanția în următorul interval de timp, ce modele de cauciucuri și pe ce camioane aveți montate, etc.
Din această pagină în dreptul numărului de înmatriculare veți găsi iconița , care va deschide fereastra cu istoricul vehicului în ceea ce privește cauciucurile cu care a fost echipat vehiculul. Dacă faceți click pe seria anvelopei din tabel veți putea vizualiza istoricul anvelopei , începând de la luarea ei în evidență.
Pe pagina de Centralizator Cauciucuri / Parc, în fereastra de Istoric Vehicul, fereastră ce se deschide de la butonul albastru de lângă numărul de înmatriculare, există și un calcul de uzură a cauciucurilor. Este vorba de doi indicatori. Primul , cu un fundal albastru, afișează câți milimetri de uzură a avut cauciucul în 100.000 de km, iar sub el pe un fundal de culoare galbenă este afișat un alt indicator câți km a rulat cauciucul cu 1 mm de uzură.
Dacă pagina Centralizator Cauciucuri / Parc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa tire.vehicle.summary.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Pagina de Centralizator Cauciucuri / Parc prezintă și cu o funcție de avertizare. În colțul dreapta-sus a fost adăugat un buton roșu denumit Avertizări.
Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra unde puteți alege din cele șase tipuri de avertizări. Astfel, aveți posibilitatea de a afișa:
- Adâncime anvelope mai mică decât X mm,
- Ultima măsurătoare și mișcare mai veche de X luni (inclusiv cele care nu au înregistrată deloc mișcare sau măsurătoare)
- Vehicule (aparent) fără cauciucuri
- Cu presiune mai mică decât X bari
- Ultimele mișcări sau măsurări care nu au înregistrat KM bord la Camion
- Anvelope care nu au înregistrată Data Expirării garanției
Pentru a rula aceste avertizări, apăsați butonul verde din partea dreapta a liniei respective.
Dacă pagina Centralizator Cauciucuri / Parc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa tire.vehicle.summary.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Procese Verbale de Predare-Primire pot fi întocmite pe Camion, Remorcă și Auxiliare (Telefon, Cartelă Telefonică, Carduri de Alimentare sau Taxe de drum), fiecare tip pe un alt PV sau toate împreună pe acelasi PV.
Această secțiune este formată din mai multe pagini:
Procese Verbale de Predare-Primire – varianta pentru mobil, în contul șoferilor
Întocmire PV – varianta desktop, pentru conturile de TESA
Verificare PV – pagină dedicată Verificatorului de Procese Verbale
și 2 pagini gen rapoarte:
Vizualizare PV – Lista P.V. la nivel de companie, permite vizualizarea (fără modificare) a P.V. precum și căutarea acestora după mai multe criterii
Sumar PV – un centralizator al vehiculelor, telefoanelor și cardurilor aflate în posesia tuturor angajaților companiei la momentul generării raportului (interogării bazei de date).
De remarcat că la întocmirea unui P.V. de predare camion sau remorcă, inventarul Scriptic al Obiectelor de Inventar aflate la acel camion sau remorcă este preluat automat din secțiunea de Stocuri, din gestiunea legată de camionul sau remorca respectivă. Eventualele diferențe între Faptic și Scriptic nu se operează automat. Aceste diferențe trebuie operate prin secțiunea de stocuri, folosind intrumentele puse la îndemână de această secțiune (bon de consum, bon de transfer).
În ce privește predarea- primirea (PV auxiliare) telefoanelor și a cardurilor e nevoie ca numerele de telefon, aparatele de telefonie mobilă să fie înregistrare în prealabil la fel ca și cardurile (Lista Card) în două noi pagini: Inventar Numere Tel și Inventare Aparate Tel.
O remarcă: Evidența PV de predare-primire cartele (numere de telefon) este independentă (paralelă) cu deja existenta rubrică de Telefoane de Servici, care cuprinde utilitarul de Numere de Telefoane de Servici (CTRL+9). Puteți opta pentru oricare din cele 2 variante. Vă recomandăm însă să conduceți ambele evidențe. Țineți doar minte că cele 2 secțiuni lucrează independent una de alta. Telefoanele de
servici sunt numerele la care un angajat propriu poate fi contactat (răspunde). În Sumar PV veți găsi și numerele de telefon care sunt în gestiunea unui angajat, dar pe care nu le folosește (nu răspunde la ele).
%
Pagina 
.Sumar PV este un centralizator al Proceselor Verbale de predare -primire pentru vehicule, aparate de telefon mobil, cartele de telefon, carduri aflate în posesia tuturor angajaților companiei la momentul generării raportului (interogării bazei de date). O pagină extrem de puternică, de interes pentru toți angajații companiei.
Dacă pentru un șofer camionul din comanda activă în care este angrenat diferă față de camionul din ultimul proces verbal s-a pus un triunghi roșu de avertizare.
Dacă pagina Sumar PV există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa handover.summary.php .
%
Pagina Centralizator Achizitii este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total achiziții repartizate pe tipuri de cheltuieli (salarii, diurne, cheltuieli cu piese de schimb, cheltuieli generale, alte cheltuieli), comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate documentele de achiziție aferente.
Informatiile afisate au fost în prealabil introduse în pagina Înreg. Doc. Achizitii (stock.in.php).
Dacă pagina Centralizator Achizitii există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Scadențarul pentru furnizori cuprinde două pagini, una dedicată introducerii plăților, denumită 
Plăți Achiziții și o pagină denumită 
Situație achiziții și plăți, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o plată, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile plătite, cu alte cuvinte să distribui suma plătită pe facturi, și foarte important chiar la nivel de poziție (articol) de pe factură.
Există pe pagina de plăți filtre extrem de utile cum sunt: Furnizorul sau 
Locul Plății ( în care cont bancar). Situație achiziții și plăți, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, plățile efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Numar factură, Furnizorul, Camionul, Remorca sau Angajatul.
În plus situația cu privire la achiziții și plăți poate fi tipărită sau exportată în Excel.
Foarte important: această secțiune permite și conducerea evidenței diurnelor rămase de plată pentru șoferi !!
Facturile de alimentări, introduse prin meniul Alimentări, sunt dirijate automat în pagina Situația Achiziții și Plăți (Scadențarul Furnizori).
Facturile subcontractorilor, introduse prin pagina Comenzi Subcontractori, sunt dirijate acum automat în pagina Situația Achiziții și Plăți (Scadențarul Furnizori).
Dacă pagina Situație achiziții și plăți există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.expense.list.php .
%
Această secțiune este extrem de importantă pentru controlul fluxurilor de numerar ale companiei și ale disponibilităților acesteia. Conturile societății deschise la bănci și caseria sau caseriile dacă aveți mai multe, se pot defini în partea de administrare a aplicației, rubrica Conturi.
În cadrul paginii 
Registre de trezorerie se afișează sub formă tabelară toate mișcările, precum și soldurile de început și sfârșit, pentru toate conturile bancare sau de caserie ale firmei, pentru o anumită perioadă de timp. Din cadrul acestei pagini cu ajutorul butonului se poate tipări Registrul de Casă sau Bancă, individual pentru orice cont definit.
Operațiunile de Încasări clienți sau Plăți furnizori se preiau automat din cadrul secțiunilor dedicate acestora. La fel și ridicările / restituirile de numerar de către angajați se preiau automat din cadrul secțiunii Avans Decontare.
Pentru a înregistra transferurile de numerar între bănci, sau între casă si bancă, precum și schimburile valutare puteți folosi pagina de 
Operațiuni Conturi Trezorerie. Aceste operațiuni se înregistrează cu ajutorul butonului de adăugare din colțul dreapta sus, buton care va deschide fereastra de Înregistrare Operațiune Între Conturi. Tot în această fereastră, la tipul de operațiune aveți posibilitatea de a inregistra si Confruntare de Sold sau Diferențe de inventar. Acest lucru este în mod special util atunci când în urma inventarierii numerarului sau prin confruntare cu extrasele de cont bancare există diferențe pe care nu ați reușit să le identificați și doriți să mergeți în continuare cu un alt sold decât cel rezultat din calcule. Dacă selectați această operațiune, programul va face automat calculele pentru viitor ținând cont de diferențele care au fost înregistrate prin confruntare la data respectivă. O altă operațiune pe care o puteți înregistra în această secțiune este schimbul valutar. Pur și simplu în acest caz alegeți conturile (cu monede diferite) între care are loc operațiunea.
Pagina Registre de Trezorerie prezintă mai multe coloane: Sold Inițial, Sold Final, Încasări, Plăți , Operațiuni de Transfer între Conturi, centralizate pe o anumită perioadă, pentru fiecare cont de trezorerie în parte.
Coloanele Sold Inițial și Sold Final sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
În cadrul coloanele de Încasări și Plăți, situațiile în care valoarea incasată diferă de repartiția pe facturi, programul afișează o avertizare sub forma iconiței ;
Dacă pagina Registre de Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.report.php .
%
Aceasta pagina numita 
Centralizator Iesiri Stoc (consumuri) este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Situație Stocuri afișează un inventar al tuturor produselor aflate în stoc. Această Situație poate fi generată pentru orice dată cu ajutorul filtrului ,,Până la data de,, . Cu alte cuvinte, aveți astfel posibilitatea de a genera stocul la o dată anume, inclusiv retroactiv.
Există mai multe filtre care fac din această pagină un instrument puternic: Gestiune, Cod, Denumire Achiziție, Sub Cantitatea Minimă, etc.
De asemenea în dreptul fiecarărei linii există un buton pentru vizualizare Fișei de magazie a produsului (achiziției) respective.
Pe pagina Situație Stocuri s-au adăugat două butoane pentru Tipărire, unul așa cum se vede pe ecran, și unul sub forma unei Liste clasice de Inventar (conținând și coloana faptic).
Dacă pagina Situație Stocuri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.quantity.list.php .
TUTORIAL:
%
Centrul de cost pe camion folosește informațiile introduse în secțiunea Achizițiilor de bunuri și servicii, în secțiunea de Gestiune stocuri , precum și informații introduse în alte secțiuni: alimentări și facturare.
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia. Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Un material video care explică principiile acestei secțiuni importante și modul de funcționare găsiți mai jos:
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
%
Această pagină de sinteză numită 
Centralizator Cost/Camion, extrem de concentrată, afișează într-un format de 1-2 pagini A4, rezultatele lunare (profit sau pierdere) ale parcului propriu de camioane, pe fiecare camion în parte și cumulat.
E extrem de utilă managerului, ea permițând o vedere de ansamblu a rentabilității activității, cu atât mai mult cu cât situația cuprinde și coloane distincte cu privire la KM, Număr zile, Venit/KM.
Evident, dacă se dorește detalierea rezultatelor pentru o anumită mașină se poate accesa ca și până acum pagina Centru cost/Camion.
Din Centru Cost/Camion se pot exclude mașinile neproductive, de exemplu turismele, chiar dacă și acestea au înregistrate comenzi (în regie proprie), alimentări, etc.
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
Dacă pagina Centralizator Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.summary.php .
%
Pagina 
Pontaj Angajaţi afișează un pontaj lunar al angajaţilor, generat automat de către program pe baza informaţiilor din comenzi (un anumit şofer, ce cursă a efectuat într-o anumită zi) şi pe baza informaţiilor introduse de Inspectorul Personal în cadrul rubricii 
Stare Angajat.
În cadrul acestui pontaj perioada în care s-a emis o adeverință de concediu pentru un șofer este marcată cu un fond albastru deschis. În plus, puteți face click pe iconița din colțul stânga sus pentru a vizualiza adeverința de concediu întocmită.
Dacă pagina Pontaj Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.employee.calendar.php .
TUTORIAL:
%
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte decontul funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, plăți făcute de către angajat. Putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul de Înregistrare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții selectând în căsuța Plătit Din opțiunea Decont.
Plățile achizițiilor făcute prin Decont sunt centralizate la nivelul unei perioade, pe angajați, si ele pot fi vizualizate daca accesati rubrica Financiar, pagina 
Situatie Deconturi, în coloana Justificare Decont .
In tabelul afisat pe pagina Situație Deconturi aveți mai multe coloane:
Rămas de restituit precedent
Ridicare numerar de către angajat
Justificare Decont
Sume restituite de către angajat
Rămas de restituit de către angajat
Prima și ultima coloană sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
Aceste deconturi pot fi tiparite daca faceti click pe iconita albastra care se afla langa fiecare nume angajat.
Cu ajutorul filtrelor aveti posibilitatea de a filtra deconturile pe angajat sau pe o anumita perioada selectata.
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
La rubrica Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comenzi a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru EXCLUSIV TIP, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Raport Extins Șofer din cadrul Statistici Șoferi poate fi utilizat atunci când se face confruntarea cu șoferul.
Acest raport respectă în bună parte structura unei foi clasice de parcurs, folosind la maxim atuurile aplicației soft-transport. Astfel, la sfârșitul acestui raport veți găsi indicatori extrem de utili ca: total km parcurși, KM GPS și planificați, total litri alimentați, consumul efectiv și consumul normat.
Raport extins şofer (employee.summary.php) cuprinde pentru un şofer, pentru o anumită perioadă mai multe secţiuni:
Valabilitate acte şofer şi auto (pe care acesta le-a condus în perioada selectată, inclusiv remorcile aferente);
Rulaj transport pentru acel şofer;
Probleme;
Avertizări CMR;
Referate angajaţi;
Referate tehnice pentru maşinile conduse;
Referate tehnice nerezolvate la momentul generării raportului pt. maşinile conduse;
Alimentări;
Fişa FAZ;
Dacă pagina Raport Extins Șofer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa driver.summary.php .
%
Clasamentul șoferi se întocmește în funcție de notele acordate de dispecer pentru fiecare comandă în parte, luând în considerare și gradul de dificultate al comenzii.
Notele pentru șoferi sunt acordate de către dispeceri în intervalul de la 1 la 10, tot dispecerii stabilind pe o scară cu 5 trepte gradul de dificultate ale cursei.
Toate notele acordate de catre dispeceri se centralizează sub forma unui tabel. Informatiile de pe această pagină pot fi filtrate după mai multe criterii, cum ar fi ID dispecer, Angajat sau o anumită perioadă. Aplicația calculează și media pentru note și gradul de dificultate.
Clasament Șoferi generează un clasament și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord).
Acest clasament îl regăsiți alături de clasamentul în funcție de nota acordată de dispecer și cel în funcție de media ponderată a notei cu indicatorul de dificultate al comenzii.
Dacă pagina Clasament Șoferi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.rating.ranking.php .
TUTORIAL:
%
Acest modul este compus din următoarele pagini:
Secțiunea dedicată Detașării Transnaționale și implementării prevederilor Pachetului de Mobilitate, formată din paginile menționate mai sus, prezintă următoarele capabilități:
Delimitarea clară a situațiilor de detașare de cele de delegare pe perioada deplasării
Compararea – suprapunerea pe calendar a acestor perioade – cu
a. punctele de încărcare/descărcare și alte puncte relevante ale comenzii de transport
b. punctele din cardul tahograf al șoferului referitor la începere program/ intrare la frontiera
Ajustarea la nevoie, cu ușurință, direct pe calendar, a perioadelor de detașare conform informațiilor din comenzi și de pe cardul tahograf al șoferului
Flexibilitate în stabilirea nivelului de îndemnizație de detașare transnațională, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare- la nivel de compartiment.
Stabilirea cu ușurință a nivelului minim al Îndemnizației de detașare de acordat, pentru fiecare țară, prin comparație cu Remunerația Minimă Solicitată conform Pachetului de Mobilitate. Verificarea cu ușurință a ajustărilor lunare necesare și tipărirea informării șoferilor, cerută de legislație.
Posibilitatea de a introduce valorile negociate individual, cum ar fi salariul de bază brut, îndemnizația minimă/zi la extern , respectiv îndemnizația minimă /zi la intern.
Calculul îndemnizației de detașare minim acordate, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare pe perioada deplasării.
Flexibilitate în alegerea timpului considerat lucrat conform tahograf: conducere, alte munci, disponibilitate (la nevoie). Posibilitatea tipăririi unui raport tahograf strict pe perioadele de detașare.
Calculul unui timp lucrat estimat, bazat pe km rulați și numărul de încărcări , descărcări, pentru a putea identifica eventualele manipulări ale șoferilor în spectrul alte munci și/sau disponibilitate.
Calculul totalului lunar al tuturor îndemnizațiilor aferente deplasărilor și compararea acestora cu nivelul cerut de compartiment, respectiv cu nivelul negociat individual.
Calculul valorilor maxim deductibile atât în funcție de plafonul de 2.5 ori nivelul indemnizației stabilite pentru bugetari, cât și a plafonului lunar în funcție de 3*(salariul de bază/număr zile lucrătoare) *nr.zile deplasare.
Posibilitatea de a vizualiza concomitent, ca o recapitulație – nivelul îndemnizației conform negocierii la nivel de compartiment și/sau individual, cât și a plafoanelor impuse de Pachetul de Mobilitate și Codul Fiscal.
Posibilitatea de a acorda o îndemnizație de detașare suplimentară, dacă acest lucru se dorește.
Tipărirea documentelor solicitate de controalele IMI.
Tipărirea ordinelor de deplasare și evidența acestora.
Pașii necesari implementării și utilizării acestui modul îi puteți regăsi prin căutare la Întrebă-l pe Easy (topicul Pașii necesari în implementarea Modului de Detașare), precum și în Help-ul Integrat al fiecărei pagini din componența modulului.
%
Raport Extins Dispecer din cadrul Statistici Soft-Transport poate fi utilizat atunci când se face analiza activității dispecerului.
Raport extins dispecer (user.summary.php) cuprinde pentru un dispecer, pentru o anumită perioadă mai multe secţiuni:
Valabilitate acte proprii;
Comenzi Gestionate;
Comenzi Gestionate / Clienți
Probleme consemnate de el;
Avertizări CMR consemnate de el;
Referate angajaţi consemnate de el;
Referate angajați pe numele lui;
Referate tehnice consemnate de el;
Alimentări pentru camioanele gestionate de el;
Raport Activitate Soft-Transport pe Zile;
Dacă pagina Raport Extins Dispecer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.summary.php .
%
A folosi coordonatele GPS în anul 2019 în comunicarea dintre dispeceri și șoferi nu mai este un lux. Utilitatea acestora în economia de KM e dovedită. Șoferii, în general, sunt foarte bucuroși să le primească.
Problema poate să fie pe partea dispecerilor care nu dau suficientă atenție transmiterii coordonatelor GPS șoferului și dezvoltării bazei de date cu coordonatele GPS ale punctelor de încărcare/descărcare (POI-uri), la nivel de firmă.
Scuza cel mai des întâlnită este că adresa primită de la client nu e completă, etc. Însă, după ce camionul a ajuns la punctul respectiv, coordonatele GPS pot fi aflate fie din softul de monitorizare GPS, fie chiar din smartphone-ul șoferului, și apoi introduse în baza de date. Ulterior vor fi foarte ușor de găsit și selectate la o nouă încărcare sau descărcare.
Ca să putem îmbunătăți situația trebuie întâi să avem ceva măsurabil. Acesta este scopul acestei pagini Statistică POI dispecer, care cuprinde pentru fiecare dispecer numărul total de locații de încărcare/descărcare, numărul total de locații la care s-au introdus coordonatele, precum și numărul de POI-uri noi înregistrate în baza de date într-o anumită perioadă.
Dacă pagina Statistică POI Dispeceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.poi.statistics.php .
%
Această secțiune vă permite completarea cu mare ușurință a adeverințelor de concediu, tipărirea lor în mai multe limbi, precum și gestionarea acestora.
Cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus al tabelului vi se va deschide fereastra de completare a informațiilor necesare întocmirii documentului de activitate șofer. Majoritatea informațiilor sunt preluate automat, ele existând deja în baza de date. Astfel trebuie doar selectat numele șoferului în rubrica Angajat, introduceți perioada pentru care eliberaţi adeverința şi selectați căsuța cu privire la motivul eliberării adeverinței.
După salvare, redeschideti adeverinta pentru vizualizare cu ajutorul butonului din dreapta liniei (ochi verde). Aveți posibilitatea de a alege limba în care doriți să tipăriți, în partea de jos a ferestrei. Pentru tipărire folosiți butonul din partea dreapta sus a ferestrei de vizualizare.
Aceste adeverințe de concediu rămân salvate, având o evidență clară a acestora, având și mai multe filtre pe pagină pentru a le selecta în funcție de perioadă, dispecer sau șofer. Aceste adeverințe pot fi șterse oricând.
De remarcat că pot fi adăugate Observații care nu vor apărea imprimate pe hârtie.
Aceste adverinte sunt preluate automat si pe pagina de Pontaj angajati, unde pe zilele in care angajatul are Adeverinta de Concediu salvată va apărea și o iconiță de culoarea gri. Aceste iconite gri sunt link-uri si deschid pentru vizualizare adeverința propriu-zisă.
Dacă pagina Adeverințe de concediu există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa document.activity.list.php .
%
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
O evidență cu atât mai importantă în contextul crizei de șoferi, care ajută compania să țină seama de dorințele șoferilor, optimizând totuși în același timp utilizarea parcului auto. E o dezvoltare complexă, bazată pe experiența multor ani de activitate, solicitată de clienții noștri și care ne așteptăm să aducă o mare ușurare celor care se ocupă de acest bau-bau din managementul firmelor de transport, bau-bau reprezentat de programarea și evidența schimburilor de șoferi.
Pentru a începe introducerea schimburilor pentru șoferi, accesați din meniu pagina Schimb Șofer.
Din această pagină cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta- sus deschideți fereastra de Înregistrare Schimb Șofer Nou pe Vehicul. Din căsuța Șofer Nou selectați șoferul care urcă pe camion, selectați numărul de înmatriculare al camionului pe care urcă, data când urcă si data până la care rămâne pe acel vehicul. După completarea acestor date apăsați butonul albastru Salvare.
După înregistrarea șoferilor pe camioane evidența schimburilor apare automat pe pagina de Calendar Schimb Șofer. Pe acest calendar apare numărul de înmatriculare și în paranteză numele șoferului aflat la bord. De asemenea apar și numele șoferilor care urmează să plece în perioada respectivă.
În acest calendar apar și informațiile despre șoferii la care expiră documentele, acest lucru fiind afișat cu culoarea roșie. La fel, pe calendar apar și expirările de ITP ale camioanelor. Avertizările apar pe ziua cand expiră documentul respectiv.
Pe partea stânga jos apare și un buton portocaliu cu ajutorul căreia se poate tipări informația afișată. Deasupra calendarului găsiți două săgeți pe stânga și pe dreapta cu ajutorul cărora aveți posibilitatea de a naviga între lunile anului.
Pagina Schimb Șofer pe langă filtre, în partea de sus a paginii are și 5 link-uri, respectiv Săptămâna Trecută, Săptămâna Curentă, Săptămâna Viitoare, Săptămâna Viitoare + 1 săptămână și Săptămâna Viitoare + 2 săptămâni, link-uri cu ajutorul cărora se pot extrage din tabelul de schimburi cele care se referă la săptămâna respectivă, pentru o mai ușoară planificare.
Aceste pagini sunt împărțite în doua, în partea de sus apar sub formă tabelară lista vehiculelor pe care trebuie să se schimbe șoferul și în partea de jos lista cu șoferii care sunt disponibili. Acest tabel poate fi tipărit cu ajutorul butonului Tipărire din partea de sus a ecranului. Cu ajutorul butonului Tiparire Informare se pot tipări informațiile cu privire la schimburile din săptămâna respectivă sub formă tabelară, cu coloane pentru notițe și pe care le puteți transmite și altor compartimente sau afișa în birou. (de exemplu pentru a ști ce șoferi pleacă sau sosesc la birou).
După ce a fost stabilit care șofer cu cine va fi înlocuit și pe ce mașină, aceste schimburi propriu-zise se pot înregistra în program din mai multe pagini sau fereastre. În pagina de Schimb Șofer, linkurile Schimb Săptămâna Trecută, Săptămâna Curentă, Săptămâna Viitoare și în fereastra de Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele în dreptul fiecărui vehicul veți găsi două butoane. Butonul - ochi verde - va deschide fereastra de Modificare Schimb Șofer unde aveți posibilitatea de a schimba data la care el pleaca de pe vehicul conform ultimei ,,înțelegeri,, și butonul + cu care se înregistreaza schimbul propriu-zis. El deschide o fereastră numită Înregistrare Informație Schimb Șofer, unde la șofer nou selectați numele șoferului nou care va urca pe mașină, data când urcă și data până cănd va sta pe mașină.
La câmpul de observații șofer nou aveți posibilitatea de a introduce notițe despre cele discutate cu angajatul respectiv.
În partea de jos a ferestrei la căsuța Zile Acasă introduceți câte zile va sta acasă șoferul care s-a dat jos de pe camion, sau selectați cu ajutorul iconiței de calendar data de când el va fi disponibil din nou. La fel se pot înregistra detalii la câmpul de Observații Șofer Vechi.
Fereastra de Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele în partea de jos oferă un filtru complex cu ajutorul căruia pot fi vizualizate doar mașinile parcate sau ieșite de pe comunitate (mașini la care în momentul respectiv nu au înregistrat nici un șofer pe ele). În fereastra Situație Schimburi pentru Toți Angajații veți avea posibilitatea de a filtra lista angajaților în așa fel încât să afișați șoferii care ajung acasă, pleacă sau sunt acasă într-o anumită perioadă.
Tot pe pagina de Schimb Șofer aveți posibilitatea de a înregistra și un schimb de vehicule, acesta însemnând de fapt că șoferul nu a venit acasă, doar a coborât de pe un vehicul și a urcat pe un alt vehicul. Pentru a înregistra aceste interschimbări accesați pagina de Schimb Șofer, unde în partea de sus veți găsi butonul albastru de Interschimbare între 2 Vehicule. Din fereastra care vi se deschide selectați data când a avut loc schimbarea, la rubricile de vehicul 1 si vehicul 2 selectați cele două vehicule pe care a avut loc schimbul de șofer și apăsați butonul Salvare.
Există și o pagină de Schimb sofer in varianta View (driver.shift.view.php) care poate fi pusă în meniul tuturor utilizatorilor programului, permițându-le acestora să vizualizeze istoricul programărilor plecării, venirii și a disponibilității șoferilor
O ultimă observație, secțiunea Schimb Șoferi lucrează independent de cea de Dispecerat comenzi.
Așa încât și dacă nu sunteți cu comenzile la zi, ea poate fi folosită. Evident dacă sunteți la zi cu comenzile această secțiune are în plus o cheie de control, și în cazul în care informațiile din comenzi cu cele din schimburi soferi sunt diferite, vă avertizează.
%
Utilitarul KG/AXE calculeaza greutatea pe axe in functie de greutatile capului tractor, a semiremorcii, a incarcaturii si a modului in care aceasta este repartizata pe podea.
Utilitarul se poate accesa folosind tasta rapidă CTRL+4 , sau din meniul din dreapta-sus făcând click pe iconiţa kg/axe. Utilitarul cuprinde 3 secţiuni, referitoare la: cap tractor, la semiremorcă şi la marfă. Calculul este bazat pe un model teoretic conceput astfel încât raportul între uşurinţa în folosire versus precizie să fie optim.
Programul permite selectarea numărului de înmatriculare al vehiculelor implicate. În acest caz utilitarul pemite salvarea ultimului calcul de greutate efectuat pentru semiremorca (încărcată) aleasă.
Utilitarul permite modificarea unor parametri folosiţi în modelul teoretic, deşi diferenţele dintre diferite modele constructive nu sunt semnificative.
De ce aţi folosi un astfel de utilitar? Pentru că aveţi cu siguranţă prea multe amenzi de cântar, prea multe situaţii în care şoferul nu ştie sau e prea comod să verifice aranjarea mărfii în remorcă. Sau poate faceţi grupaje şi ordinea în care încărcaţi este extrem de importantă.
Tutorial Video : https://youtu.be/JDYePalfbnI
%
Această pagină reprezintă o statistică cu privire la costul estimat cu taxele de drum, așa cum este el înregistrat pentru fiecare comandă în parte. Informațiile primare se introduc de dispecer, de facturist sau de aplicație, în mod automat, la salvarea rutei comenzii (în cazul în care aveți și extraopțiunea HERE).
Pe lângă costul estimat cu taxele de drum se pot introduce și alte informații: Km Taxabili estimați, Taxe de drum beneficiar și KM taxabili conform beneficiar.
Programul vă atenționează dacă costul cu taxa de drum estimat are o diferenta mai mare de 10% față de cele plătite de către beneficiar.
Utilitatea acestei pagini constă în posibilitatea de a filtra după mai multe criterii: Client, Ţara sau pe o anumită perioadă.
Filtrând pe țară și pe o anumită perioadă putem compara taxele estimate cu taxele efectiv plătite pentru acea țară.
Pe de altă parte, taxele de drum estimate stau la baza calculării indicatorului pentru fiecare client Venit net (fără taxe de drum) / KM în pagina Statistica Lunară.
Dacă pagina Taxe de drum există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.list.php .
%
Această rubrică de 
Avertizări c-zi, prin verificări multiple, sesizează majoritatea erorilor sau omisiunilor la introducerea informațiilor în comandă. Fiindcă orice statistică folosește informațiile înregistrate in sistem, este esențial ca informațiile primare să fie corect introduse. În acest mod ne vom putea baza și pe informațiile complexe pe care programul le generează.
Dacă pagina Avertizări Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.warning.php .
Tutorial:
Dispecerat - Avertizari Comenzi https://youtu.be/zN5yvLMNzbY
Pagina Avertizări Comenzi: https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Pagina Restricții Generale (general.restriction.php) afișează restricțiile generale de circulație sub formă tabelară, cu posibilitatea de filtrare pe Tari si pe Perioada, astfel: pe săptămâna curentă, săptămâna viitoare, luna curentă și luna viitoare.
Informațiile cu privire la restricțiile generale de circulație sunt preluate automat de pe website-ul www.euload.com.
Vă reamintim că pe lângă aceste restricții generale mai pot exista și alte restricții suplimentare: pentru ADR, zonale sau alte situații speciale semnalate prin indicatoare, etc.
Aceasta pagină (general.restriction.mobile.php) este disponibilă și în meniul contului de sofer.
Pe pagina Calendar camioane există în capul de tabel un buton pentru interogarea directă a Restricțiilor generale de circulație.
Dacă pagina Restricții Generale există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa general.restriction.php .
%
O să trecem la o problemă oarecum sensibilă. PREZENTUL firmei.
Cu alte cuvinte ne vom muta atenția de pe ce a fost ieri, alaltăieri sau acum o lună, pe ce se întâmplă ACUM în activitatea firmei.
Înainte de a începe dă-mi voie să-ți spun o poveste!
Un om primește în fiecare zi câte o PÂINE proaspătă, pe care o mănâncă cu poftă. Într-o zi dintr-un motiv anume nu a reușit să se atingă de ea. Ziua următoare a primit încă o pâine proaspătă. Avea acum 2 pâini. Pe care să o mănânce? A ales să o mănânce pe cea veche, de ieri, pentru că nu voia să risipească. Însă în următoarea zi povestea s-a repetat. În zilele următoare la fel. Și pentru că nu voia să piardă ceva, continua să mănânce în fiecare zi pâine veche de 1 zi. Sau poate la un moment dat, chiar de 2 zile sau mai mult.
Îți sună cunoscut? Oare nu pățim cu toții la fel și în ceea ce privește INFORMAȚIA? Informația este pâinea unei firme. Dacă o firmă are suficient personal să proceseze trecutul înseamnă că are suficient personal să proceseze PREZENTUL. Trebuie să-și facă doar curaj să sară în prezent. Gaura din trecut neprocesată se poate închide cu ușurință în câteva ore suplimentare sau în week-end. Sau poate chiar nu contează. Ce contează cu adevărat este să prinzi PREZENTUL. Nu mai amâna. Începe să te ocupi ACUM de ziua de AZI.
SoftTransport este construit pentru AZI. Folosește-l la adevărata lui valoare. Vei face ECONOMII care te vor surprinde și pe tine. Și va avea alt gust!
%
Aplicația Soft-Transport este orientată pe prezent. Prezentul se transformă inevitabil în trecut. Și tot Prezentul este cel care creionează viitorul!
Așa încât nu avem voie să pierdem clipa de acum, cea în care putem acționa.
În acest sens există un grup de instrumente dedicate Prezentului, și care au sens doar dacă conduceți evidența în timp real.
Un astfel de instrument sunt și cele 2 rapoarte (pagini) ale prezentului Situația Curentă Camioane și Calendar Camioane .
Tot în categoria Prezent intră și utilitarul Încărcări/Descărcări/Rezervări, precum și fereastra Panoul Rapid de Navigare Comenzi din pagina Comenzi a Dispecerilor sau din pagina Rezumate Comenzi a Managerului.
Pagina principală (index.php) din contul de șofer este tot un instrument dedicat lui ACUM.
Pagina Telematic este un alt instrument dedicat Prezentului. Și lista poate continua.
Aplicația Soft-Transport are în vedere și Viitorul, așa cum sunt rapoartele cu privire la Expirare valabilități sau Schimburile de șoferi.
Evident, păstrăm și analizăm Trecutul, prin paginile dedicate statisticilor de nenumărate feluri sau prin paginile care te avertizează cu privire la erori. Arhiva de documente electronice încărcate este și ea o oglindă și o mărturie a trecutului.
Chiar dacă nu indroduceți comenzile de transport în timp real, aplicația își păstrează utilitatea cu privire la stocarea, avertizarea, analiza, statistica a tot ce înseamnă activitate de transport.
A folosi însă și instrumentele dedicate Prezentului ușurează munca dispecerilor și o face mai eficientă! După părerea noastră, chiar merită!
%
Motto:
Dispeceratul este inima unei firme de transport !
Aplicația Soft-Transport urmărește pentru Departamentul Dispecerat:
- Să ușureze munca dispecerilor.
- Clientul să fie mulțumit, să fie informat la timp - clientul este pe primul loc - evidența este orientată pe client (pe comenzi).
- Gestionarea cu ușurință a activității prezente.
- Planificarea comenzilor (viitoare).
- Stabilirea celor mai economicoase trasee, prin folosirea unor hărți integrate , adaptate transportului de marfă(care să fie nu doar planificatoare de rute, dar care să și calculeze costurile cu taxele de drum ale rutelor oferite).
- Căutare rapidă de adrese și coordonate GPS (POI-uri) și salvarea informațiilor valoroase, pentru folosirea lor în viitor.
- Preluarea automată din aplicațiile telematice ale unor informații, cum ar fi: KM bord, Traseu efectuat, Poziția curentă, Viteza de deplasare, etc.
- Comunicarea ușoară cu șoferii, cooptarea lor în înregistrarea fazelor importante de execuție a comenzilor.
- Facilitarea înregistrării, transmiterii și căutării cât mai rapide a CMR-urilor.
- Arhivarea electronică a tuturor documentelor de transport, evidența predării lor la client.
- Ușurarea gestiunii grupajelor, calculul de rentabilitate a acestora, harta (traseul) pentru grupaje, comunicarea cu clienții implicați cât mai facilă.
- Întocmirea cât mai ușoară și rapidă a comenzii către subcontractori și evidența clară a acestora, inclusiv colaborarea cu șoferii subcontractorilor pentru obținerea de informații cu privire la executarea comenzii.
- oferirea de instrumente de calcul automate (utilitare) pentru estimare consum (Utilitar Litri -KM), Estimare KG/AXE, consultare instant a documentelor scanate ale camionului, ale valabilității actelor, a inventarului acestuia, starea și istoricul anvelopelor, Foaia de Parcurs în ultimele 10 zile (pentru verificarea respectării cabotajului, utilitarul de Încărcări / Descărcări / Rezervări, etc.
Pe scurt, muncă mai ușoară, mai multe camioane gestionate și mai bine!
Motto:
Responsabilitatea unei Case de Expediție este dublă: atât față de client, cât și față de transportator !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru companiile de tip Casă de Expediție sau pentru cele care îmbină activitatea de transportator cu cea de expeditor sunt:
- Viteză, dar și acuratețe în servirea clienților, de la momentul contractării acestora și pe toată perioada derulării comenzii, până la livrarea finală.
- Corectitudine și eleganță în tratarea clienților și în etapa post-livrare, adică pe perioada facturării și încasării prestației cuvenite.
- Înregistrarea, stocarea și căutarea datelor de contact ale actualilor și foștilor clienți, respectiv subcontractori.
- Automatizarea emiterii de comenzi sau contracte pentru subcontractori, a întocmirii și îndosarierii documentelor de transport.
- Asistarea clienților în generarea, în locul lor, dar în numele lor, a comenzii de transport.
- Un calcul corect și un control eficient al principalilor indicatori ai unei case de expediție: profit pe comandă, producția de km (media KM parcurși), profit pe subcontractor, profit pe dispecer comercial, profit pe client, venit net client (venit fără taxa de drum) pe KM, venit net client pe KM și tona transportată, etc.
- Comunicarea cât mai rapidă și facilă cu subcontractorii, până la nivelul șoferilor acestora, atât de la șoferi către casa de expediție, cât și invers.
- Urmărirea valabilității asigurărilor CMR ale subcontractorilor
- Emiterea automatizată, direct din soft a Registrului Comenzilor Intermediate.
- Asistarea subcontractorilor la întocmirea facturilor prin calcularea valorii prestațiilor acestora (note de calcul) conform contractelor semnate cu aceștia.
- Urmărirea finanțelor companiei, a balanței de încasări și plăți prin Scadențar Clienți, respectiv Scadențar Furnizori (subcontractori).
- Posibilitatea de a dispeceriza camioane ale subcontractorilor ca pe propriile camioane, fără nici o deosebire.
- Analiza volumelor transportate pe diferite state, relații, locații de încărcare/descărcare, pe grupe de clienți, etc.
Cu alte cuvinte, un instrument integrat pentru expeditorii profesioniști, care să le fie util în vânzare, urmărire, finalizare, calculare, încasare, decontare transport, precum și în analiza și prospectare pieței și în promovare.
Motto:
Mijloacele de transport sunt prima resursă a unei firme de profil !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru întreținerea parcului auto:
- Evitarea amenzilor sau despăgubirilor în cazul expirării valabilității documentelor obligatorii (ITP, asigurări, etc.).
- O evidență clară a problemelor tehnice la orice moment, precum și istoricul intervențiilor, reviziilor și reparațiilor efectuate.
- Evidență pe tipuri de defecțiuni și urmărirea și gestionarea cazurilor de garanție.
- Responsabilizarea și implicarea șoferilor în sesizarea problemelor tehnice.
- Planificarea optimă a intervențiilor, asigurarea transparenței cu Dispeceratul.
- Conducerea cât mai ușoară și la zi a schimbului de ulei și a reviziilor.
- Statistică KM parcurși de către remorci pentru efectuarea la timp a reviziilor acestora.
- Urmărirea Inventarului (obiectele de inventar) din gestiunea camioanelor și remorcilor (chingi, stingătoare, truse ADR, bări de marfă, scule și dispozitive, etc. ) .
- Gestionarea stocului cu piesele de schimb și materialele consumabile din magaziile firmei.
- Menținerea anvelopelor în stare bună, optimizarea stocului de anvelope, urmărirea cazurilor de garanție.
- Urmărirea indicatorilor de uzură și a defectelor vizuale ale cauciucurilor.
- A oferi pentru companiile care dețin un Service Auto autorizat RAR unei aplicații software adaptată cerințelor legale, dar în același timp ușor de folosit și flexibilă.
- Urmărirea și planificarea lucrărilor, atât pentru terți , cât și pentru parcul propriu.
- Analiza profitabilității pe clienți, pe mecanici, etc.
Pe scurt, planificare și control pentru menținerea în stare cât mai bună a principalelor bunuri ale unei companii de transport!
Motto:
Costul cu motorina reprezintă peste 30% din costurile de operare în transport !
Obiectivele Soft-Transport în ce privește alimentările și consumul de carburant sunt:
- Evidența clară a cardurilor de combustibil.
- Evitarea fraudelor cu carduri clonate. Identificarea rapidă a alimentărilor frauduloase.
- Obținerea motorinei la cele mai mici prețuri prin aplicarea și verificarea politicii de alimentare la nivel de firmă.
- Asigurarea transparenței politicii de alimentare pornind de la manager, la dispecer și șofer. Unde, când și cât alimentăm ?
- Afișarea pe hartă a benzinăriilor agreate.
- Stabilirea cu ușurință a KM ce pot fi parcuși cu o anumită cantitate de combustibil, și invers, calcularea cu ușurință a numărului de km ce se pot efectua cu un anumit număr de litri.
- Calcul automat tonaj mediu transportat.
- Calcul consum normat și consum efectiv, pentru fiecare camion în parte, cât și la nivel de parc.
- Fișa FAZ și desfășurător camion (pentru orice perioadă).
- Compararea consumului efectiv și normat calculat de Soft-Transport cu valorile furnizate de calculatorul de bord (obiectiv realizat pentru mărcile Mercedes și Scania), prin integrarea cu soluțiile telematice ale producătorilor: Fleetboard, respectiv Scania Fleet Management.
- Calcul consum agregat frigorific.
- Evidența clară a prețurilor pe țară, furnizor, perioadă.
- Verificarea ușoară a facturilor de combustibil.
Cu alte cuvinte, ținerea sub control al acestui element de cost foarte important !
Motto:
Resursa Umană - de importanță critică în transporturi!
Principalele obiective ale aplicației Soft-Transport în ce privește compartimentul de Resurse umane sunt:
- evitarea amenzilor și despăgubirilor ca urmare a expirării domentelor obligatorii ale angajaților din domeniul transporturilor rutiere de marfă.
- transparență și comunicare automată între departamentul personal și dispecerat.
- gestionarea sistematică și ușoară a problemelor cu angajații - prin referate angajați.
- confruntarea rapidă cu șoferii pe toate aspectele relevante : KM parcurși, eventuale probleme (amenzi, accidente, etc), documente (CMR-uri), alimentări, etc.
- asistarea inspectorilor personal la întocmirea pontajelor, prin evidențierea sub forma unui pontaj a comenzilor în care un angajat a fost implicat pe parcursul unei luni.
-conducerea evidenței obictelor de inventar date în folosința angajaților (de exemplu echipamente de lucru, telefon de servici, etc.).
- o agendă a telefoanelor de servici la nivelul companiei.
- o mesagerie internă, prin care se asigură o comunicare gratuită, fără limite și fără posibilitatea de a șterge mesajele, pentru a crește responsabilizarea tuturor celor implicați.
- o evidență cât mai ușoară a schimburilor de șoferi, pentru a asigura flexibilitate cu privire la perioadele de muncă, respectiv disponibilitate.
Cu alte cuvinte, compartimentul Personal să fie mai implicat în Operațional, iar Dispeceratul să devină mai Uman!
Motto:
O greșeală în facturare te poate costa mii de euro !
În ce privește acest sector deosebit de important al firmei, Soft-Transport urmărește:
- ca nici măcar o singură comandă să nu scape procesului de facturare.
- îmbunătățirea imaginii companiei - o factură corectă, cu informații complete, la timp, estetică e un plus în fața clienților.
- macheta de facturare e personalizabilă, până la nivel de client.
- ușurarea și creșterea vitezei și corectitudinii procesului de facturare - prin tarifar.
- ca facturarea să fie flexibilă: pe o singură comandă, pe mai multe comenzi, non-operațională (în afara comenzilor de transport).
- facturarea să fie facilă în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
- facturare internă sau externă, tipărirea facturii în alte limbi.
- calcularea automată a scadenței.
- verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
- identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
- compararea facilă a KM bord, Planificați sau KMGPS cu KM beneficiar.
- compararea facilă a taxelor de drum estimate față de taxele de drum beneficiar.
- o evidență clară a clienților cu probleme de bonitate.
- o bază de date cu pesoanele de contact ale clienților, inclusiv informațiile de contact ale acestora (e-mail, telefon, etc. ).
- întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților)
Cu alte cuvinte, o facturare elegantă, simplă și rafinată !
Motto:
Nimic mai complex decât contabilitatea unei firme de transport !
Obiectivul nostru principal este de a asigura o contabilitate primară integrată în aplicație, alături de alte secțiuni ale Soft-Transport : dispecerat, facturare, întreținere parc auto, service auto, subcontractori, alimentări / consumuri, stocuri.
În acest sens aplicația permite:
- Înregistrarea achizițiilor (cheltuielile firmei).
- Centru de cost (profit) pe fiecare camion.
- Analiza de costuri (cheltuieli) în dinamică (comparativ pe mai multe luni).
- Înregistrarea plăților.
- Întocmirea automată a Scadențarului pentru furnizori.
- Gestiune Stocuri , cu tipărire Recepții, Bonuri de consum, Bonuri de Transfer.
- Evidența Obiectelor de Inventar date în folosință
- Verificarea facturilor de taxe de drum.
- Reconcilierea facturilor de combustibil.
- Stabilirea cu ușurință a alunecărilor între luni (de exemplu alimentări efectuate în luna aprilie, dar facturate în luna mai).
- Transparență în procesul de facturare, cu verificarea rapidă a facturării integrale a comenzilor.
- Înregistrarea încasărilor.
- Întocmirea automată a Scadențarului de clienți.
- Generare automată a Registrelor de Trezorerie (Casă și Bancă).
- Înregistrarea transferului dintre diferitele conturi de trezorerie (care se pot defini în număr nelimitat).
- Operare Avansuri spre decontare și a plăților justificative ale deconturilor, inclusiv tipărirea automată a Dispozițiilor de Plată, Încasare și a Deconturilor.
- Acces la detaliile procesului de facturare, a situației predării documentelor la client, a notelor de credit și a contestațiilor, la evidența rezervărilor de tren/feribot proprii sau prin clienți, la situația intervențiilor service, etc.
Cu alte cuvinte, o viață mai ușoară pentru contabili, dublată de o siguranță mai mare a finanțelor companiei, prin chei de control multiple și eficiente!
Motto:
Condu-ți afacerea. Nu lăsa afacerea să te conducă pe tine. - Benjamin Franklin
Obiectivele aplicației Soft-Transport în ce privește Managementul companiei sunt:
- Menținerea personalului din conducere conectat permanent la activitatea firmei, mai ales la PREZENT.
- Asigurarea unor instrumente facile pentru un control non-invaziv, fără costuri și pierderi mari de timp, fără a periclita desfășurarea curentă a activității.
- A oferi statistici care realmente să devină de referință, în analiza și îmbunătățirea portofoliului de clienți.
- Ținerea sub control a costurilor prin statistici cât mai diverse, flexibile și acoperitoare cu privire la tot ce înseamnă cheltuieli ale firmei.
- Orice statistică să fie oferită atât la nivel de ansamblu (centralizat) cât și la nivel de detaliu (să funcționeze ca o lupă).
- Statistici pentru aprecierea performanței angajaților, dispeceri, șoferi, mecanici și nu numai.
- Reorganizarea rapidă și ușoară a posturilor din firmă prin redefinirea (restructurarea ) meniului aplicației pentru angajați.
- Gestionarea riscurilor și a accesului la informațiile sensibile să fie doar în partea de administrare a aplicației.
- Avertizare erori de operare în departamentul dispecerat, alimentări, documente (cmr-uri), facturare, financiar, etc.
- Avertizări pentru valabilități sau proceduri periodice: schimburi de ulei, anvelope, valabilități acte camion/ remorcă/ angajat.
- Aplicația să se constituie într-un instrument de integrare mai rapidă a unui nou angajat.
- Folosirea aplicației să se facă de întreg personalul firmei și să fie un instrument de creștere a responsabilității angajaților.
Cu alte cuvinte, aplicația să fie pentru manager o secretară fidelă, un analist economic atent și precis, un revizor incoruptibil și nepartizan, un instrument de căutare, calcul și organizare demn de secolul 21.
Este o situaţie centralizată, extrem de condensată, a situaţiei la momentul generării a comenzilor de transport aflate în derulare, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri.
Comenzile afişate se pot filtra în funcţie de mai multe criterii: Client, Dispecer, Camion, etc.
Coloana cu Data Planificată (ETA - estimated time of arrival) se poate afișa în multe fusuri orare folosind filtrul ETA (exprimat în UTC + un număr de ore).
Informațiile din pagina Situaţia Crt. Camioane se poate exporta şi în Excel. Fisierul exportat este întocmit în limba engleză, având și câteva coloane pentru evidența timpilor de conducere și de pauză care pot fi completate de catre dispeceri, astfel fișierul este foarte util pentru transmiterea situațiilor de dimineață către clienți.
Dacă pagina Situația Crt. Camioane în varianta vizualizare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.report.view.php .
TUTORIAL:
Situatie Curenta Camioane - Partea 1: https://youtu.be/YGWjyahpuj4
Punctul tip Pozitie si Situatia curenta camioane - Partea 2 : https://youtu.be/z2qJlDD2KiQ
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
Transmiterea automată a unui astfel de email se face de la butonul @, din dreptul comenzii. Email-ul va contine punctul curent al comenzii, așa cum apare el consemnat în comandă (țara, cod postal, denumire firmă, adresă), precum și Data și Ora (Sosirea Planificată) la următorul punct al comenzii.
Această facilitate este un fel de Situația Curentă Camioane , doar că pentru un singur autovehicul, și care se transmite automat, foarte simplu către client.
De remarcat, că textul standard poate fi modificat sau completat înainte de transmitere dacă se dorește.
La transmiterea Emailui ETA către clienți, de la butonul din dreptul comenzii, pe lângă contactul clientului salvat la acea comandă, se pot selecta mai multe contacte client, trimițându-se notificare, email simultan, la fiecare dintre ele.
TUTORIAL:
%
Calendar Camioane este o situaţie a prezentului, centralizată, care cuprinde comenzile de transport aflate în derulare, aşa cum au fost ele introduse de dispeceri, desfăşurată însă, în mod grafic, peste un calendar.
Astfel, ziua curentă se află în centru, marcată cu culoare galbenă.
Atât pentru zilele trecute (din stânga) cât şi pentru cele viitoare (din partea dreaptă) sunt marcate pe calendar punctele de Încărcare, Descărcare, Vamă/Garaj/Alte documente, Punctele zero.
Pe lângă punctele menţionate mai sus, sunt marcate şi punctele de tip Poziţie sau Problemă, dacă acestea reprezintă puncte (poziţii) curente în execuţia comenzii.
Dacă o resursă la cheie nu este angrenată într-o comandă, ea este marcată cu No Order.
În situaţie apar şi câteva simboluri cu următoarea semnificaţie:
Încărcare
Descărcare
Punct zero
Vamă/Garaj/Alte documente
Poziţie
Pentru ziua curentă mai apar şi simbolurile:
- aşteaptă la
- merge către
Poziţia curentă a camionului este marcată cu fond verde.
Situaţia se poate filtra în funcţie de mai multe criterii: Client, Dispecer, Camion, Tip Camion (grupă) etc. . Se poate genera pentru 3, 7 sau 10 zile pornind de la ziua curentă.
Există două forme de generare - una Detaliată (forma implicită) și una Simplificată (cuprinde doar ziua curentă și zilele viitoare, precum și mai puține informații, putând fi mai ușor tipărită pe hârtie).
Dacă pagina Calendar Camioane există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.calendar.php .
TUTORIAL:
Calendar Camioane : https://youtu.be/6BrPjLsrv4E
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Șabloanele comenzi reprezintă un instrument dedicat dispecerilor cu scopul de a le ușura munca, inclusiv prin creșterea vitezei de operare în soft.
Ce face acest instrument? Așa cum îi spune și numele, șabloane! Probabil sunteți deja familiar cu ideea de șabloane, cea mai cunoscută fiind șabloanele pentru plăți atunci când folosim internet banking. Cu alte cuvinte, ceva extrem de util și simplu de folosit.
%
În acest sens orice client de-al dumneavostră care folosește Timocom pentru a genera comenzi de transport vă poate trimite comanda folosind ID-ul dumneavoastră Timocom. Comanda trimisă va fi vizibilă pe pagina Comenzi Timocom din aplicația Soft-Transport. Ea se poate vizualiza pe această pagină, accepta și salva apoi sub forma unei comenzi Soft-Transport.
Dispecerii aveau mereu problema să țină minte sau să conducă o evidență referitor la ce tip de pauză de week-end, repaus săptămânal trebuie să facă un șofer și până când poate acesta conduce într-o săptămână. E drept că această evidență nu se arhiva nicăieri. Informația nu mai avea relevanță, de regulă, luni, la începutul unei noi săptămâni.
Există acum posibilitatea ca această informație să fie păstrată în Soft-Transport, pe parcursul săptămânii. Ea va apare și în Situația curentă camioane, care se trimite clienților în fiecare dimineață.
Actualizarea acestei informații este foarte ușoară fie direct din Situația curentă camioane, fie din pagina Lista Angajați.
În pagina de Lista angajați veți găsi un buton pe coloana de Pauza Sf. De Spt., buton care va deschide fereastra de înregistrare a următorului repaus, unde introduceți, la fel, Data și Ora la care a Început Săptămâna de Lucru , și Numărul de Ore Obligatorii la Următorul Repaus Săptămânal după care dați click pe butonul salvare.
Aceste informații sunt afișate doar pe perioada valabilității lor, după care câmpul se va goli și va trebui înregistrată informația pentru următoarea săptămână.
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la orice tip de punct ( de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina Lista Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteti folosi un punct de tip Ferry/Train, si completati data si ora rezervarii ca si Data Planificată, coordonatele GPS ale locației imbarcarii, precum si detaliile legate de tipul rezervarii, cost, Nr. rezervare (referinta), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la furnizor se poate introduce compania respectiva care gestioneaza podul și/sau la observatii se poate introduce ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara, inclusiv costul cu traversarile. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Lista Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Lista Rezervări. Dreptul de a modifica valoarea rezervarilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are in meniu pagina Lista Facturi (invoice.php) .
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare cf Furnizor (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana cu Rezervări Proprii, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subcontractori.
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Acest utilitar, extrem de util dispecerilor în scopul execuției la timp și fără sincope a comenzilor, pe care îl găsiți în partea de sus a programului vă permite să vizualizați Încărcările, Descărcările si Rezervarile Viitoare (la care nu s-a ajuns încă sau care nu sunt încă finalizate), în ordinea planificării lor , prima care urmează pentru fiecare comandă (pasul următor). Dacă vreți, e o tabelă asemănătoare cu Tabela de Plecări/Sosiri trenuri sau avioane.
În plus, se poate printr-un singur click vizualiza sau selecta (în cazul dispecerilor) comanda care cuprinde încărcarea/descărcarea respectivă.
Utilitarul avertizează în cazul de depasire pentru Planificare Fixa , setata prin Variabilele din contul de administrare fixed_planned_arrive_date_interval si fixed_planned_arrive_date_expiry, dar și pentru situațiile când nu e planificare fixă prin Variabilele din contul de administrare planned_arrive_date_interval și planned_arrive_date_expiry.
Partea din dreapta a tabelului afișat pentru Încărcări, respectiv Descărcări, afișează informații legate de Următorul Punct.
Acest utilitar este accesibil, la fel ca și celelalte, de pe orice pagină v-ați afla.
%
Deși, în continuare, doar dispecerul care a deschis comanda în SoftTransport poate face modificări în detaliile acesteia, am considerat totuși utilă posibilitatea ca aceste comenzi să fie transferate, la nevoie, unui alt dispecer, cum se întâmplă atunci când un dispecer pleacă în concediu, se îmbolnăvește, etc. Totuși, momentul în care o comandă a fost transferată, precum și cele 2 părți implicate, rămân salvate, pentru a asigura transparența și trasabilitatea transferurilor. În viziunea noastră această funcție de transfer este accesibilă doar managerului și/sau șefului de autocoloană (contului de Control în varianta LIGHT).
Dacă pagina Transfer Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.list.php .
Dacă pagina Lista Transfer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.transfer.list.php .
%
Tipul de cont șofer utilizează o interfață simplă și prietenoasă, adaptată pentru tablete si smartphone-uri prin care șoferul poate vizualiza comanda în curs de execuție (activă), transmite informații despre încărcări/descărcări etapizat, pe măsura derulării comenzii.
Fiecare șofer accesează contul său de utilizator în baza unui Nume utilizator și a unei parole care se setează din partea de administrare.
Aceste informații completează în baza de date, în mod automat, detalii ale punctelor de încărcare/ descărcare, precum KM bord, KG incărcate/descărcate, data și ora de începere/finalizare, pe care dispecerul era chemat să le completeze.
Dispecerul este notificat printr-un mesaj intern despre această operație efectuată de șofer, având în continuare posibilitatea de a modifica/corecta informațiile primite.
Toată această comunicare automatizată este posibilă acolo unde aplicația SoftTransport rulează pe Internet, cum este în cazul la majoritatea clienților noștri. Pentru a funcționa însă, este nevoie ca și șoferul să aibă acces la Internet, de pe smartphone, tabletă sau laptop. Ceea ce deja vedem destul de des, la prețuri mai mult decât rezonabile. Consumul de trafic ( de date) pe mesaj este extrem de mic, de ordinul .... 50 b, adică într-un GB de trafic, alocat să zicem prin contract pentru Internet in roaming ar intra nu mai puțin de 20.000 de notificări.
ATENȚIE: Această dezvoltare se poate aplica acolo unde dispecerii se află cu înregistarea comenzilor în PREZENT. Șoferul va vedea doar prima etapă care urmează în execuția comenzii (primul punct de încărcare și descărcare unde nu este completată data de sosire, respectiv plecare. Va vedea și data și ora planificată pentru încărcare/descărcare. Acest lucru reprezintă un motiv în plus (pe lângă multe altele) ca dispecerul să monitorizeze și să PLANIFICE riguros camioanele. Îi va fi cu atât mai ușor cu cât Km bord, data și ora sosirii/plecării, KG încarcate/descărcate se vor completa prin interfața șoferilor. Va avea mai mult timp disponibil pentru PLANIFICARE și OPTIMIZARE.
Video: Înregistrarea unui nou utilizator de tip Șofer https://youtu.be/ILN5L8-fhP0
Video: Prima pagină a contului de tip sofer https://youtu.be/ojh7e2k_hUA
%
Această facilitate ușurează foarte mult dispeceratul, reducând timpul petrecut cu redactarea e-mail-urilor către clienți care anunțau faptul că un camion a ajuns la încărcare sau descărcare, a început sau a terminat aceste operațiuni.
În plus automatizarea se concretizează, în mod natural, într-o mai mare promptitudine în a transmite aceste informații clienților, ceea ce în final înseamnă o mai mare productivitate a autovehiculelor și un mai mare grad de satisfacție a clienților.
Transmiterea automată va fi funcțională și seara sau noaptea, în weekend, atunci când dispecerul se află acasă, fără ca acesta să apese vreo tastă.
%
Cum funcționează această automatizare?
Șoferul atunci când din contul său de utilizator face click pe butoanele Am Ajuns, Am Început sau Am Terrminat la Încărcare sau Descărcare, pe baza unui format prestabilit, în mod automat se transmite un e-mail cu informațiile respective către dispecerul care este înregistrat ca și Contact Client la comanda respectivă.
E-mail-ul este transmis în română sau engleză sau germană, în funcție de limba clientului. Concomitent, aceleasi informații le primește și dispecerul propriu prin mesageria internă, acesta fiind informat și cu privire la transmiterea automată a e-mail-ului către client.
Câteva observații:
clientul poate face Reply la e-mail-ul automat, acesta fiind direcționat către dispecerul propriu, care urmărește comanda.
În email-ul automat datele de contact ale dispecerului propriu (așa cum sunt definite în Lista de utilizatori din partea de administrare) sunt preluate automat.
Informația cu privire la ora evenimentului este convertită automat în ora locală a țării în care are loc încărcarea/descărcarea.
În contul de șofer au fost adăugate câteva căsuțe noi, de interes pentru client, cum ar fi Detalii Marfă sau Metri Liberi de Podea (LDM), care, în cazul în care sunt completate de șofer, vor fi transmise automat în e-mail-ul către client.
Această automatizare nu este universală pentru toți clienții, se pot alege clienții pentru care automatizați comunicarea.
Automatizarea nu este universală pentru toate fazele de execuție, se poate alege să notificați doar faza de Am ajuns, nu și cea de Am Început, sau doar cea de Am Terminat.
În perioada de testare a acestei facilități am constatat că șoferii au primit foarte bine această automatizare.
La fel, clienții au fost foarte deschiși și mulțumiți, aș zice în procent de 100%.
TUTORIAL:
%
Automatizare încărcare și transmitere CMR în Real Time se face concomitent de la șoferi către dispeceri și clienți deopotrivă.
Evident că se pot alege clienții pentru care doriți această facilitate, cât și faptul dacă doriți ca CMR-ul să fie transmis (ca și poză) și după încărcare sau doar la terminarea descărcării.
Această facilitate este valabilă și pentru șoferii subcontractorilor, casele de expediție fiind poate marile beneficiare ale acestei facilități, tot fluxul documentelor de transport (CMR-uri) realizându-se automat, pe lanțul Subcontractor- Client – Clientul Clientului !
Pentru cărăuși, economisește timp cu gestionarea CMR-urilor, clientul este mulțumit obținând POD (proof of delivery) în timp real, iar pentru dispeceri elimină orice dubii sau neclarități cu privire la marfă.
TUTORIALE:
Notificari Clienti - Setare Transmitere Automata CMR - vers. 22 - 19 Dec 2019
Transmitere CMR la incarcare - vers. 22 - 19 Dec 2019
Transmitere CMR la descarcare (POD) - vers. 22 - 19 Dec 2019
%
Pentru a încărca imaginea (poza) despre CMR din contul șoferului, la statusurile de ,,Am terminat de Încărcat,, respectiv ,,Am terminat de Descărcat,, apare butonul albastru 1. Adaugă CMR. Acest buton deschide fereastra de adăugare CMR (Rând) Nou. Apăsați butonul verde de 1,Adaugă CMR (Rând) Nou, după care la linia introdusă completați seria și nr CMR, cantitatea, alegeți unitatea de măsură, kilogramele și informația despre documentele însoțitoare dacă sunt. Dacă pe CMR este completată rubrica 16 și 17 bifați butonul portocaliu, respectiv CMR OK? dacă documentul este corect întocmit, după care dați Salvare.
După adăugarea informațiilor despre CMR reveniți din nou la butonul albastru 1. Adaugă CMR, iar in linia salvată anterior vă apare un butonaș verde. Apăsați butonul verde din dreapta liniei CMR-ului pentru care doriți să adăugați o poză. Din fereastra apărută alegeți Camera Foto a aparatului și faceți poză la documentul respectiv după care apăsați butonul albastru Salvare. Veți primi un mesaj de confirmare dacă documentul a fost încărcat cu succes.
La statusul de ,,Am ajuns la Descărcare,, accesați butonul albastru Descarcă CMR. Bifați lotul de marfă descărcat. În partea dreaptă apăsați butonul verde de incărcare fișier . Vi se deschide fereastra de Încărcare CMR pe Gdrive, apăsati butonul Alege Poză, buton care deschide fereastra de selectare a locației din telefon. Alegeți varianta Cameră Foto. Faceți poza la documentul dorit și dați OK, după care apăsați butonul albastru Încărcare. După salvare veți primi și un mesaj de confirmare cu textul Fișierul a fost încărcat cu succes. Rămâne ca în fereastra de CMR-uri să dați Salvare.
TUTORIALE:
Transmitere CMR la descarcare (POD)
%
Vorbim aici de un grup de dezvoltări și îmbunătățiri care asigură o comunicare și mai ușoară, sigură, completă (și ieftină) între dispeceratul propriu și șoferi. În acest sens:
Aplicația pentru SmartPhone (Android) a fost îmbunătățită, astfel că începând cu versiunea 2, primirea unui mesaj pe Mesageria Internă a Soft-Transport va fi însoțită de notificări ale telefonului (inclusiv sonore).
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) permite transmiterea mesajului concomitent și pe WhatsApp. În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea respectivă prin iconița . După bifarea căsuței, mesajul ce urmează să se transmită prin Mesageria Internă va fi trimis automat și prin WhatsApp
Lista de mesaje transmise/primite la o comandă de către dispecer sau șofer este accesibilă și din fereastra SMS și din fereastra pop-up cu Rezumatul Comenzii. Acesta se află în colțul dreapta jos a ferestrei și apare sub forma butonului
Există o pagină numită Lista Mesaje (user.message.view.php), unde fiecare utilizator poate vedea și căuta mesajele pe care le-a primit sau trimis prin mesageria internă din Soft-Transport.
Whatsapp integrat în Soft-Transport folosește numere de telefon în format internațional.
Se întâmplă ca șoferii sau chiar dispecerii să aibă numere de telefon din alte țări. Din această cauză, Whatsapp funcționează prin Soft-Transport indiferent de țara unde e înregistrat numărul de telefon de serviciu.
Așadar, vă rugăm să introduceți in fisa angajatului numărul de telefon în format internațional, de exemplu, în formatul +40740123456 sau +390601234567 !!!
Pe această pagină se pot vizualiza pe harta Google toate camioanele care au instalate pe ele aparat de urmărire prin GPS de la WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon precum și camioanele marca Mercedes, Scania, Volvo, Renault prin folosirea soluțiilor telematice ale producătorilor Mercedes-Benz (FleetBoard), Scania (Scania Fleet Management), Volvo (Dynafleet) și Renault (Optifleet).
Pe hartă sunt diferențiate cu iconițe diferite activitatea mașinilor ( staționează cu motorul oprit, mașina se deplasează).
În partea dreaptă apare și lista camioanelor preluate din sistemul de monitorizare, iar lângă aceste numere de înmatriculare apare și link-ul cu Id-ul comenzii active în care mașina este angrenată. Dacă se face click pe numărul de înmatriculare din coloana din dreapta , se va selecta mașina respectivă și harta se va centra pe poziția ei.
Începând cu versiunea 24, pe pagina Telematic, pe lângă camioanele angrenate în comenzi active, sunt afișate și mărfurile din comenzile planificate (în avans) care încă nu au alocată o resursă pentru execuție.
Balonasele care indică mărfurile sunt de culoare portocalie, iar pe eticheta balonașelor apare numărul de inmatriculare al camionului pentru care sunt planificate comenzile respective. Dacă comanda nu are nici măcar camion planificat, deoarece încă nu se știu detalii despre cine va executa acea comandă, pe eticheta balonașului va fi afișat numele clientului și ID-ul comenzii din sistem.
Pe pagina Telematic au fost introduse mai multe filtre. Astfel, aveți posibilitatea de a a filtra camioanele afișate pe hartă după Dispecer, Categorie Constructivă (Grupă), Vehiculele cu sau fără comenzi, Client sau Șofer.Pe lângă aceste filtre s-a pus și o iconiță în dreptul fiecărei comenzi cu ajutorul căreia se poate vizualiza ruta HERE salvată cu toate detaliile pentru comanda activă a vehiculului respectiv.
Sub filtre a fost adăugată o căsuță de selecție unde se pot selecta simultan până la 4 numere de înmatriculare. După selectia lor cu ajutorul butonulul verde de căutare, vor fi afișate simultan pe hartă cu culori diferite rutele salvate pentru comenzile active ale celor 4 camioane. Acest lucru este util în vederea planificării schimburilor de vehicule sau pentru alegerea locației optime în vederea schimburilor de șoferi.
Dacă pagina Telematics există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa telematics.map.php .
TUTORIALE :
Telematics - Vizualizare Flota: https://youtu.be/kZ9Ys-I1ST4
Mărfuri Planificate pe pagina Telematic: https://youtu.be/5FmntbXKtOo
%
S-a integrat harta Google în fereastra de adăugare punct de Încărcare/ Descărcare, pentru a putea localiza automat pe hartă firmele sau adresele introduse, cu posibilitatea importarii automate a detaliilor care lipsesc din descrierea POI-ului, inclusiv a coordonatelor GPS.
În contul de dispecer, la rubrica Comenzi, a fost integrată posibilitatea afişării pe harta Google a punctelor comenzii respective, precum şi a kilometrilor dintre puncte. Serviciul Google integrat este gratuit până la afişarea simultană a unui număr maxim de 10 puncte. Dacă numărul de puncte depăşeşte 10, harta va afişa toate locaţiile în afară de punctele tip Poziţie.
Km calculaţi de către Harta Google pot fi salvaţi direct în corpul comenzii, în coloana Km Planificaţi.
La sfârşitul tabelului, după total km comandă se mai afişează şi Km rămaşi din punctul curent până la destinaţia finală.
Pentru a vizualiza poziția curentă a mașinii pe harta Google , din partea stânga jos apăsați butonul portocaliu Telematic și pe hartă vi se va afișa poziția vehiculului sub forma unui balonaș portocaliu.
Aici dorim să atragem atenţia asupra importanţei POI-urilor înregistrate. Un POI reprezintă o anumită locaţie având salvat un nume şi coordonatele GPS (de regulă sunt firmele unde are lor încărcarea/descărcarea). Dacă la o anumită comandă dispecerul a indicat la un punct de încărcare inclusiv coordonatele GPS, harta Google pe care programul o generează va afişa locaţia indicată prin coordonatele GPS. În cazul în care nu este indicat un POI, harta se va afişa în funcţie de codul poştal, luând în considerare centrul localităţii.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) Comanda (Google Maps): https://youtu.be/3HgibOq3NY8
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
O nouă secțiune a fost lansată în vers.1.16 cu privire la integrarea în aplicație a hărților HERE.
Aceste hărți oferă 2 facilități suplimentare față de hărțile Google, și aș zice indispensabile pentru activitatea pe care o desfășurăm : rute pentru camioane și calculul taxelor de drum aferente unui traseu. Din punctul acesta de vedere soluția pe care v-o propunem este și mai precisă și mai ieftină decât alte soluții de acest gen de pe piață. Nemaivorbind că prețul acestei opțiuni este direct proproțional cu numărul de autovehicule pe care îl aveți în exploatare.
Ceea ce face din această dezvoltare un instrument încă și mai puternic este faptul că traseele (rutele) pot fi salvate în baza de date proprie și pot fi vizualizate pe harta interactivă ori de câte ori este nevoie, inclusiv de verificatorul de comenzi sau manager. Șoferii de asemenea pot vedea harta salvată de către dispecer din conturile lor de șoferi.
În funcție de volumul de trafic de date pe care șoferii îl au la dispoziție puteți alege ca aceștia să aibă acces la harta interactivă sau doar la o imagine statică cu ruta salvată.
La harta HERE punctele traseului se pot defini ca puncte Cu Oprire ( de ex. Încărcările / Descărcările) sau Fără Oprire (punctele Via, sau punctele tip Poziție ale Comenzii). Astfel pentru definirea unui punct VIA nu e nevoie de o mărire la maxim a hărții, deoarece există definită, la calculul rutei, o toleranță de 15 km față de punctul Fără Oprire. Această toleranță poate fi schimbată din partea de administrare.
Pe pagina Harta HERE, cât și pe harta Here de la dispeceri (de pe pagina Comandă) s-a introdus posibilitatea de a căuta o localitate anume după cod poștal sau după numele localității. Din colțul stânga sus faceți click pe iconița verde ,,search,, care vă va deschide fereastra de căutare. Introduceți numele orașului sau codul poștal. Vi se vor afișa rezultatele căutării sub formă de listă numerotată, iar pe hartă o să apară un balonaș cu poziția geografică aferentă fiecărui număr din listă.
Alte detalii care vă pot fi utile:
La calculul rutei există posibilitatea de a dezactiva restricțiile de tonaj/dimensiuni. Acest lucru poate fi util în cazul României, unde foarte multe din restricțiile de pe teren sunt haotice și în plus, unele din ele nejustificate, uitate fiind de administratorii drumurilor pe trasee. Acest lucru face dificilă de regulă folosirea planificatoarelor de rute pentru camioane în România.
Pe lângă Optimizarea Globală (în funcție de timp (prin costul cu șoferul), distanță (prin costul cu vehiculul) și taxe de drum (prin costul cu taxa fără TVA) ) există și posibilitatea de calcula Ruta cea mai Rapidă (doar în funcție de timp) sau Cea mai Scurtă (doar în funcție de distanță)
Direct pe hartă, cu click dreapta, se poate obține adresa, codul poștal, coordonatele și se poate adăuga un marker sau căuta parcări, benzinării sau alte facilități.
La dispeceri, la harta Here de la comandă, pe lângă butonul Actualizare Puncte Comanda, care reface punctele traseului din punctele comenzii, s-a introdus butonul Act. Puncte Comanda (cu VIA) , buton care face același lucru, însă menține punctele VIA definite până la acel moment de dispecer.
La Generare Rută, taxele de drum sunt afișate și fără TVA și cu TVA pentru fiecare țară în parte. Salvarea acestora ca și cost estimat cu taxa de drum se face la valoarea fără TVA. Dacă se dorește ca salvarea estimată a taxelor de drum să se facă la valoarea cu TVA a acestora, acest lucru poate fi setat din partea de administrare.
La Generare Rută se afișează și KM totali respectiv KM taxabili pentru fiecare țară. KM taxabili se salvează ca și KM Taxabili Estimați la salvarea rutei de către dispecer.
Există posibilitatea de a vizualiza harta în regim full screen.
La tipărirea unei rute, am inserat o selecție a secțiunilor care se doresc tipărite (tipărire selectivă)
Pe harta Here de la dispeceri balonașele punctelor de încărcare/descărcare sunt numerotate
S-a adăugat un filtru pentru dispecer la pagina Rută Comenzi
La pagina Harta Here există posibilitatea de a muta punctele rutei în sus sau în jos cu săgeți
Tot la pagina Harta Here am introdus niște iconițe pentru setarea rapidă a parametrilor pentru diferite tipuri constructive (standard) de mașini.
Harta HERE salvată este accesibilă și din fereastra pop-up pentru Rezumat Comandă.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) comanda (Here Maps): https://youtu.be/zW7vB9-DO9Y
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru GRUPAJE. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru grupaje.
În contul de dispecer (sau Operațional în varianta LIGHT), în dreptul fiecărei comenzi care face parte din grupaj există butonul harta Here, cu ajutorul căreia se poate genera harta grupajului.
Acest buton va deschide o fereastră unde veți găsi toate punctele comenzilor aferente aceluiași grupaj, aranjate ( intercalate) cronologic in timp, exact așa va fi și traseul mașinii. Apăsați butonul Generare Rută, și vi se va calcula un traseu pe harta. In partea de jos, sub harta vi se va afișa sub forma unei linii informatiile despre traseul grupajului, km planificați și taxele de drum aferent gupajului. Aceste informatii se pot salva cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- . Cu ajutorul butonului - imprimantă albastru închis - aveți posibilitatea de a tipări harta generată, iar cu butonul - dischetă portocaliu harta - se poate salva ca și șablon. în momentul salvării vă apare o fereastră de confirmare, cum că harta a fost salvată cu succes.
Hărțile grupajelor nu vor fi vizibile pe pagina de Ruta Comenzi, ele vor fi vizibile pe paginile Ruta Grupaje, Rezumate Grupaj sau în fereastra pop-up care deschide Rezumatul grupajului.
Informațiile despre km planificați, taxe de drum estimate, preț agreat /km planificat apare sub forma tabelară în partea de jos a rezumatului grupajului.
Ruta propriu-zisă pentru grupaj poate fi vizualizată pornind de la iconița - harta albastră - , de lângă denumirea grupajului (cod circuit) , care va deschide o pagină Tipărire Rută Salvată pentru grupaj. Tipărirea poate conține, în funcție de preferințe taxele de drum, costul cu șoferul și/sau vehiculul. Se poate genera harta ca o poză sau tipări ruta ca și Pdf.
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre denumire grupaj, data grupajului, clienți,precum și toate punctele grupajului (încărcări, descărcări, etc.) de la început până la sfârşit.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa.
Poate cel mai important indicator al acestui raport reprezintă total venit / km la nivel de grupaj.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul calculează un alt indicator, chiar mai relevant: (Total Venit - Cost Taxe drum ) / KM.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
Pagina Predare documente este folosită în special de către dispeceri.
Ea afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această rubrică nu este dedicată datei de transmitere a facturii. Evidenţa expedierii facturilor este urmarită de departamentul financiar-contabil.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Informaţia introdusă de dispeceri este vizibilă atât pentru facturist şi secretară, care la rândul lor pot introduce informaţii cu privire la predarea documentelor de transport, atunci când e cazul.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul fiecărei linii din tabel, care reprezintă o comandă, în partea dreaptă a fost adăugat un buton verde de modificare.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente sau Situație Documente (cum apare denumită în contul de manager) este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport.
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor : autovehicul, client, dispecer, comandă, predate sau nepredate.
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și Locația Predării în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan. De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit gratuit de Google (până la 15 GB, pe urmă se pot achiziționa de la Google 100 GB pentru 2 $ pe lună) și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii).
Pagina Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcare pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina Verificare Arhivă Documente Comenzi, pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul albastru inchis Încarcă Documente. Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul albastru de încărcare
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, selectați din meniu rubrica Documente, pagina
Caută Documente. În căsuța de text introduceți numele mapei, (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și dați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați, iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina
Lista Parteneri (în varianta verificator), procedura fiind similară.
%
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
În cadrul paginii de Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii toate comenzile de transport inregistrate în program.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare există posibilitatea de a prelua automat la valoare sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți un buton de Export Excel , prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate.
%
În rubrica de Listă Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din coltul dreapta sus a paginii.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, programul vă va cere conectarea cu ANAF prin certificatul digital, pentru generarea unui token de acces. Programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu AE (TVA cu Taxare Inversă), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă (BT_13) , Nr.Factură Inițială (BT-25) și Dată Factura Inițială (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF.
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Verificare Stare , care va fi vizibil până la momentul în care factura a fost înregistrată cu succes în e-factura ANAF. În cazul în care apar erori ele se vor afișa într-o fereastră.
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere va fi activ doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura).
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Respinsă , marcată în program printr-un X roșu. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului nu conține indicativul de țară. Indicativul de țară trebuie să preceadă CIF-ul în toate situațiile, chiar dacă clientul dvs e sau nu înregistrat ca și plătitor de TVA.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , mergeți la rubrica Lista Țări în meniu si asigurați-vă că aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Numărul de caractere de la coloana Denumire a articolelor (pozițiilor ) din factură depășește 100. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
5. Denumirea străzii nu corespunde cu codul poștal al localității respective. Deși astfel de verificări nu se fac de către ANAF în toate situațiile - există totuși situații când puteti primi un astfel de mesaj.
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos folosind butonul . Cu același buton veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Data Mesaj, Data Descărcare, Dată Factura și să căutați după Număr factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc. Pentru aceasta accesaţi din meniu rubrica Lista Facturi (invoice.php) varianta Facturist, unde faceţi click pe butonul albastru din coltul dreapta sus a paginii. Vi se va deschide fereastra de intocmire a unei facturi de alte servicii, unde completaţi informaţiile legate de factură. După acesta faceţi click pe butonul verde după care vi se deschide factura propriu-zisă. Completaţi textul despre Produs şi Preţ unitar. Dacă sunt mai multe produse, puteţi adăuga mai multe rânduri dacă faceţi click pe butonul verde Adaugă rând nou. Toate câmpurile din factură sunt editabile. Pentru finalizare faceţi click pe butonul albastru Salvare şi Tipărire
%
Un Credit Note este de fapt un document care atestă autofacturarea clientului. Se întâlnește destul de des la clienții occidentali, mai ales dacă e vorba de prestarea de servicii de transport în baza unui contract. Clienții fac plata în baza acestor credit note-uri, independent de factura întocmită de furnizorul de transport.
Un Credit Note se poate înregistra în cadrul paginii Facturare, la fel ca și factura proprie pentru comanda respectivă. Evidența notelor de credit este foarte utilă în cazul descifrării documentele de încasare de la clienți sau în cadrul procesului de contestare al acestora.
Ele se regăsesc și în cadrul paginii Lista Facturi.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php
TUTORIAL:
Introducere Credit Note: https://youtu.be/FqK9x8lLb8c
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Pagina Contestații este o secțiune pentru înregistrarea, urmărirea și evidența Contestațiilor care apar pe parcursul derulării contractelor de transport.
În situația în care prețul transportului nu e stabilit paușal, ci conform unei înțelegeri contractuale, pe baza unei formule de calcul care are la bază KM planificați , taxe de drum și alți parametri, se întâmplă (din păcate frecvent) ca suma calculată de client să nu fie cea corectă. În acest caz se impune formularea unei contestații și obținerea contravalorii corecte a serviciului de transport.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
Situație facturi și încasări, reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Numar factură, Clientul, ID comandă, Dispecerul.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Aceasta pagină, numită Cifră de afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Tip Client (Ocazional/Contractual), Nivel Bonitate. etc.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Statistică Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină reprezintă un raport (statistică) cu privire la comenzile de transport primite de la client și executate de compania dumneavoastră în mod direct (cu propriile autovehicule) sau indirect (prin subcontractori) .
Pagina este înzestrată cu o mulțime de filtre, care permit căutarea după mai multe criterii. Printre cele mai aparte amintim : Țara Start, Țara Destinație, Cu / Fără ADR, 1 (un) șofer sau 2 (doi) șoferi , pe compartimente,
De asemenea, raportul calculează anumiți indicatori foarte utili, cum ar fi total KM parcurși (după bord), total dislocare (KM parcurși gol) total KM Planificați, total KM conform GPS, total KM beneficiar, număr zile execuție, număr zile staționare între comenzi, număr încărcări /descărcări, KM medii între 2 opriri, media KM la 30 de zile, media km/ comandă, Număr camioane virtuale, număr curse FTL sau PTL , calculate conform definiției clientului pentru FTL, tonajul mediu (în KG), etc.
Comenzile sunt afișate tabelar, permițând și exportul în Excel.
Dacă pagina Statistici curse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.emptykm.php .
TUTORIAL:
%
Această pagină pune accentul pe afișarea și totalizarea Kilometri (KM) Beneficiar (acceptați de client) comparativ cu KM planificați proprii si cu Km efectiv parcurși conform kilometrajului de la bord. Pagina mai afișează comparativ și KM GPS, KM Gol, KM taxabili estimați și beneficiar, precum și Cost Taxă Drum Estimată versus Beneficiar.
Pentru comenzile care au înregistrate contestații (claims) către clienți apare o iconită (triunghi negru) în coloana KM Dif, coloană care reprezintă diferența între Kilometri Beneficiar și Kilometri Planificați.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
TUTORIAL:
%
Rubrica Statistică Lunară este o statistică importantă, necesară oricărui manager pentru a lua decizii vis-a-vis de clienți. Statistica afişează valorile mai multor indicatori relevanţi pentru client, simultan pe mai multe luni, obținând astfel o analiză în dinamică a clientului.
Această statistică este indispensabilă în pregătirea pentru negocieri, cât și în analiza și optimizarea portofoliului de clienți.
Printre indicatorii cei mai relevanți amintim: Media Km/30 de zile, Media KM între 2 opriri, Media KM/gol, Număr mediu de încărcări/Descărcări pe comandă, Total KM (bord, planificați, beneficiar), Total Venituri, Cost Estimat Taxe de drum, Venit brut/KM, Venit Net (fără taxe drum) /km, KG Medii transportate, Venit fără taxe drum / (km*tona transportată), Venit Brut/Km Beneficiar.
Din total comenzi ale fiecărei luni, se vede câte sunt și facturate, pentru a fi siguri că indicatorii afișați sunt cei finali. Există mai multe reprezentări grafice pentru indicatorii cei mai relevanți.
Dacă pagina Statistica Lunară există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.month.php .
TUTORIAL:
%
Foaia de parcurs este un raport din cadrul secțiunii Statistici Transport și este probabil unul din cele mai populare și folosite rapoarte, alături de Raport Extins Șofer, atunci când se face confruntarea cu șoferul.
El respectă în bună parte structura unei foi clasice de parcurs, folosind la maxim atuurile aplicației soft-transport. Astfel, la sfârșitul acestui raport veți găsi indicatori extrem de utili ca: total km parcurși, KM GPS și planificați, total litri alimentați, consumul efectiv și consumul normat.
În plus, foaia de parcurs poate fi generată de la plin la plin, sau pe întreaga lună sau doar pe o singură comandă, depinde de ce anume se dorește. Pentru acest lucru trebuie doar să selectați din filtre Data sau KM bord început și Data sau KM bord sfârșit ai foii.
Pagina Foaia de Parcurs – varianta de Print – este selectivă. Informațiile cu privire la venituri vor fi printate doar pentru utilizatorii care au acces la pagina Statistici Lunare.
Dacă pagina Foaia de Parcurs există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.logbook.php .
Foaia de parcurs se poate tipări și de pe pagina Itinerar Resurse.
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Pagina Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat șoferul, remorca sau angajatul, cu totalizare pe KM parcursi.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces în meniul propriu la o rubrică Foaia de parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar resurse cuprinde și coloane cu Total Încărcări/ Descărcări, Număr Curse ADR, și Media KM la 30 de zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Reprezintă o grupă de statistici care conțin, extrase din baza de date, mai mulți indicatori de volum ai activității, separat pe fiecare dispecer în parte, iar apoi separat pe fiecare client în parte.
Cu alte cuvinte, instrumentul SoftTransport, fiind din categoria Intelligence Technology :) , este capabil să spună niște lucruri despre dispecerii care îl folosesc, să aprecieze volumul de activitate al acestora, gradul de urmărire a camioanelor, eficiența utilizării acestora, atât individual, cât și colectiv (la nivel de departament transport). Cu alte cuvinte, să le dea o notă dispecerilor. De fapt nu e chiar o notă, este un SCOR, care are la bază o serie de măsurători, indicatori relevanți, care se combină apoi într-o formulă care să furnizeze maximul de semnificație pe care un astfel de demers îl poate da.
De ce l-am numit SCOR? Pentru că în valoare absolută poate că nu spune nimic, este însă extrem de util când vrem să apreciem cât mai obiectiv activitatea unui dispecer comparativ cu a altuia.
Poate fi un instrument util dacă se dorește acordarea de bonusuri proporțional cu performanța fiecăruia. Valoarea unui punct din scor poate fi atunci 1 leu, sau 0.5 lei, sau 2 lei, indiferent cât se dorește.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Statistici SoftTransport , Statistică Soft Dispeceri, Raport Extins Dispecer, Indicatori Dispecer v2, Statistică POI dispecer, Statistică POI șofer, Statistică Soft Clienți.
Dacă pagina Statistică SoftTransport există în contul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.php .
%
Statistici Parc Auto reprezintă un grup de Statistici, în care interogarea se face pornind de la camion, accentul, daca vreți, e pe camion.
Evident există filtre și pentru remorcă, șofer, client, dată, făcând din acest grup de statistici un instrument extrem de puternic pentru cei care au în vizor parcul auto.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Rulaj camion, Centralizator Rulaj Camion, Desfășurător camion.
Spre deosebire de Statistici Parc Auto, alte statistici grupate sub denumirea generică de Statistici Transport și care cuprind Rulaj Transport, Statistici curse, Statistici Lunare, etc, pun accentul pe comanda de transport. Accentul, dacă vreți, cade în acest caz pe activitatea comercială, pe clienți.
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, se activează un buton galben, lângă punctul 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care camionul subcontractorului apare.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră unde trebuie introdus prețul transportului agreat cu subcontractorul și eventual Observații particulare.
Comanda se deschide întâi ca o ciornă (draft), abia după acționarea butonului Salvare, devine definitivă, considerându-se emisă și o veți regăsi în pagina de Comenzi subcontractori. În urma emiterii anumite detalii (localitate încărcare/descărcare, etc. ) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se șterge (anulează) întâi comanda subcontractor, după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina Comenzi Subcontractori (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi ștearsă din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina Comenzi Subcontractori. De fapt nici nu poate fi ștearsă, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina de Comenzi subcontractori se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina Comenzi Subcontractori există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email. În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție o căsuță pentru a completa și salva destinatarul acestuia (Contact Partener). Textul pentru emailul automat se poate personaliza în rubrica Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile subcontractorilor sub forma unei liste Listă Facturi Subcontractori (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor. php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Pagină Rulaj Subcontractori este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Dispecer, Camion, Remorcă, Angajat, Ţara Start, Ţara Destinaţie, Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație.
De asemenea, prin apăsarea butonului tipărire veți obține Registrului Comenzilor Intermediate, document obligatoriu pentru o casă de expediție.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
Această dezvoltare permite companiilor care fac transport prin intermediul subcontractorilor să genereze pentru aceștia Credit Note-uri pentru una sau mai multe Comenzi de transport emise. Am definit aceste Credit Note-uri în vocabularul Soft-Transport : Note de Calcul.
Avantajul unei astfel de Note de Calcul este foarte mare. Ea înglobează într-un singur document rezumatul prestației subcontractorului, contravaloarea acestei prestații, data planificată pentru plată, etc. În baza ei, subcontractorul va emite propria factură, fără întârzieri sau erori de calcul.
Această Notă de calcul se poate configura în parte de administrare, ea preluând automat o bună parte din informațiile existente în comandă. Machetele pentru Notele de Calcul (în mod similar ca cele pentru facturi) sunt personalizabile, până la nivel de subcontractor.
Pentru situațiile în care modul de calcul pentru tariful subcontractorului este mai complex, se poate recurge la o foaie de calcul gen Excel numită TARIFAR. Notele de calcul pot prelua automat, dacă se dorește, prețul transportului așa cum apare în comandă (preț agreat) sau așa cum reiese din calculul efectuat de Tarifar.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Această pagina este organizată tabelar, pornind de la comanda client (pe câte o linie), afișându-se apoi informații cu privire la costurile cu subcontractorii, eventualele costuri cu rezervările de tren, feribot, etc., obținându-se niște indicatori foarte importanți și anume: Tarif Net Client/ Km Planificat , Tarif Net Subcontractor/ Km Planificați, Profit din Subcontractor (în EUR) .
Evident calculele sunt complexe, parametrii folosiți devenind vizibili dacă la filtrul cu Detalii Minime se selectează Toate Detaliile.
Am folosit aceeași pagină pentru situațiile în care în execuția unei comenzi client este implicat atât un camion al unui subcontractor cât și un camion propriu, sau chiar în situațiile în care comenzile sunt executate exclusiv de camioane proprii.
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Ceea ce am dezvoltat noi în Soft-Transport este acest Tarif Minimal în 2 variante: Tarif/km care include taxele de drum și Tarif minimal/km fără taxele de drum (recomandat). Acest Tarif minimal se introduce în partea de administrare a aplicației, la rubrica Prag Tarif. De menționat că istoricul acestui tarif se păstrează, iar calculele vor folosi tariful minimal corespunzător perioadei comenzii.
Legat de acest concept pagina Centru de Profit/C-dă calculează Venit Net Camion Propriu/Km Planificați și EURO Peste Prag.
De remarcat că mai există 2 alte pagini: Centru Profit pe Client și Centru Profit pe Subcontractor derivate din pagina Centru Profit/Comandă.
Dacă pagina Centru Profit / Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php .
%
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton Leagă Achiziția de o Comandă, iar în partea dreapta veți găsi un buton Leagă comanda de o Achiziție.
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Inreg. Doc. Achiz., de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul Calcul Decont din partea dreaptă. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Pentru a deschide conturi pentru șoferii subcontractorilor nu trebuie să faceți nimic special. Deschiderea unui astfel de cont se face la fel ca și pentru șoferii proprii.
Pentru a crea cont șoferilor folosiți zona de administrare /admin, unde accesați rubrica Listă Utilizator. Daţi click pe butonul din dreapta-sus a paginii, buton care va deschide fereastra de înregistrare Utilizator nou. În primul câmp al ferestrei selectați nivelul utilizatorului de tip șofer. În al doilea câmp se introduce o adresa de e-mail cu care se va loga utilizatorul respectiv (emailul nu trebuie sa fie unul real,). În al treilea şi al patrulea câmp se vor introduce parolele utilizatorului (căsuța se face verde doar dacă ambele sunt completate și sunt identice). Introduceți numele şi prenumele utilizatorului şi numărul său de telefon, iar la rubrica Angajat selectați numele șoferului respectiv (în prealabil acesta a fost înregistrat în Lista Angajați, la rubrica Angajator fiind trecut subcontractorul respectiv). Pentru finalizare dați Salvare.
Din momentul în care contul nou creat este activ, șoferul subcontractorului poate folosi contul ca și oricare alt șofer de-al d-voastră!
De remarcat totuși că accesul la date al șoferului subcontractorului, ca de altfel și al șoferului propriu este limitat la informațiile strict necesar îndeplinirii sarcinilor de servici.
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
În pagina Comenzi Subcontractor apar toate comenzile de transport care au fost emise către subcontractori, și în dreptul fiecarei comenzi, în partea dreaptă, cu ajutorul butonului - hartă portocaliu - aveți posibilitatea de a genera o hartă pentru comanda respectivă. Butonul va deschide o fereastră unde vor fi preluate punctele din comandă de transport așa cum au fost ele salvate, după care dați click pe butonul portocaliu Generare Ruta. Ruta astfel generată poate fi modificată / configurată prin adăugarea de puncte intermediare, iar la final poate fi salvată cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- Salvare Km Contract.
Harta poate fi și tiparită cu ajutorul butonului -imprimantă albastru închis - sau să fie salvată ca și șablon cu ajutorul butonului - dischetă portocaliu.
%
Pagina Valabilitate Acte Camion ne permite să obținem o listă cu documentele autovehiculelor care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului /autorizării (ITP, Tahograf, RCA, Casco, Copie Conformă, Leasing, Garanție, Europlachetă,etc. ) , grupa autovehiculului și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Camioane , și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, de regulă Șeful de Autocoloană.
De menționat că există și o pagină dedicată exclusiv modificării valabilităților camioanelor, fără acces la alte câmpuri, informații din baza de date Camioane, și anume Actualizare Valabilități Camion (truck.date.list.php).
Dacă pagina Valabilitate Acte Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.truck.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
Actualizare Valabilitate Acte Camion si Remorca :https://youtu.be/IlwwMrc4mio
%
Pagina Valabilitate Acte Remorcă ne permite să obținem o listă cu documentele vehiculelor (remorcilor) care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului /autorizării (ITP, RCA, Casco, Leasing, Garanție, Autorizație sanitară,etc. ) , și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Remorci , și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, de regulă Șeful de Autocoloană.
De menționat că există și o pagină dedicată exclusiv modificării valabilităților remorcilor, fără acces la alte câmpuri, informații din baza de date Remorci, și anume Actualizare Valabilități Remorci (trailer.date.list.php).
Dacă pagina Valabilitate Acte Remorci există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.trailer.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
Actualizare Valabilitate Acte Camion si Remorca :https://youtu.be/IlwwMrc4mio
%
Pagina Valabilitate Acte Angajați ne permite să obținem o listă cu documentele angajaților care urmează să expire. Această situație se poate tipări in formatul unei liste sau desfășurată pe un calendar.
Există mai multe filtre care ne permit să căutăm în funcție de tipul documentului, funcția angajatului și intervalul de timp (în viitor) pentru care dorim să vizualizăm data la care expiră valabilitatea.
Data de expirare este înregistrată în baza de date Angajați, și ea poate fi modificată de persoana responsabilă, de regulă Inspectorul de Personal, pe pagina Lista Angajați cu drepturi de verificator.
Dacă pagina Valabilitate Acte Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expiry.employee.list.php.
TUTORIAL:
Rapoarte Expirare (Valabilitati) Documente: https://youtu.be/29bNpYMf6Tk
%
Fereastra tip pop-up de avertizare cu privire la Valabilități documente se poate personaliza din zona de administrare (din rubrica Avertizare Valabilități) în sensul că se pot adăuga sau scoate categorii de documente de la procesul de avertizare și seta pentru fiecare în parte cu ce interval de timp este dorit înainte să apară avertizarea.
TUTORIAL:
Notificari Expirare Valabilitati (Fereastra pop-up): https://youtu.be/3mGlBY_-h14
%
Am prevăzut posibilitatea de a defini noi tipuri de valabilități documente, pe care să le puteți personaliza ca denumire și ca interval la care doriți să fiți avertizați prin fereastra pop-up de avertizare.
Am prevăzut un număr de 4 astfel de câmpuri pentru camioane, 4 pentru remorci și 4 pentru șoferi.
Aceste valabilități vor fi vizibile și în fișa camionului, remorcii , respectiv a șoferului.
Pentru a seta aceste noi tipuri de valabilități accesați contul de administrare a aplicației.
Deschideți pagina Variabile.
Pentru date de valabilitate legate de angajați, căutați variabila employee_universal_date_1_label. Cu ajutorul butonului de modificare din dreapta variabilei respective, modificați câmpurile Valoare și Denumire cu textul pe care-l doriți, de exemplu Pasaport, după care dati salvare.
Mergeți apoi la pagina Avertizări Valabilitati unde căutați în tabel randul aferent valabilitătii generice pe care doriți să o modificați. Cu butonul de la capătul rândului modificați Denumire Avertizare și Intervalul dorit pentru avertizare, salvați, după care bifați căsuța din coloana Activ . În acest fel noua valabilitate va fi vizibilă în fereastra pop-up de avertizare.
Se pot defini până la 4 câmpuri suplimentare de valabilități atât pentru angajați, cât și pentru camioane și remorci.
Pentru camioane și remorci procedura este identica, variabilele corespunzatoare fiind cele care încep cu truck_universal_date, respectiv trailer_universal_date.
Video: https://youtu.be/0tSB_rGJibQ
%
În contul de verificator de alimentări , pagina Verificare Alimentări (fuel.verify.php) există posibilitatea ca în momentul în care se verifică o alimentare să se adauge o bifă pentru a indica că această alimentare a fost făcută cu respectarea politicii de alimentăre a firmei (în ce privește cardul utilizat, plin sau nu, benzinăria agreată sau nu). Această bifă va apărea și pe Raportul Extins Șofer, în dreptul alimentărilor șoferului respectiv.
%
Pagina de Benzinării este gândită pentru a vă oferi posibilitatea de a crea/consulta o bază de date cu benzinăriile pe care firma d-voastră le agreează.
Benzinăriile agreate pot fi introduse/modificate de o anumită persoană din firma dvs., abilitată în acest sens. Ele pot fi consultate apoi, inclusiv prin vizualizarea pe hartă de către dispeceri și șoferi.
Acest lucru îl puteţi face dacă bifaţi căsuţa de la începutul rândului aferent benzinăriei/benzinariilor pe care doriţi să le vizualizaţi, şi cu iconiţa din stânga capului de tabel afişaţi locaţia exactă a benzinăriilor selectate pe o hartă.
Puteți căuta (filtra) benzinăriile după țară, localitate, tip card, agreate sau nu, etc., observații, etc.
Dacă pagina Benzinării (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.station.list.php .
TUTORIALE:
Introducere Benzinarii Agreate: https://youtu.be/t2hMnLWB3f0
Benzinarii Agreate in contul de tip Sofer: https://youtu.be/b2w4fSAF-Wc
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
ÎN CONTURILE ȘOFERILOR, accesibile de pe smartphone-uri și tablete, cu legătură la internet (fie wi-fi, fie internet în roaming cuprins în abonamentul de telefonie mobilă) există posibilitatea de a introduce alimentările efectuate pe traseu. Informațiile trimise de șoferi se înregistrează automat în baza de date și sunt vizibile și modificabile din contul dispecerului. Dispecerul este de asemenea notificat cu privire la alimentarea transmisă de șofer.
În plus, șoferul poate vizualiza Benzinăriile agreate, denumirea, adresa, coordonatele, așa cum sunt ele stabilite de manager sau verificatorul de alimentări după caz.
TUTORIAL:
Benzinarii Agreate in contul de tip Sofer: https://youtu.be/b2w4fSAF-Wc
Înregistrarea unei alimentări în contul de tip șofer: https://www.youtube.com/watch?v=GRqQvR8oY40
%
Această pagină este dedicată înregistrării/vizualizării alimentărilor efectuate de către şoferii companiei. Informaţiile cu privire la o alimentare: nr. înmatriculare, cantitate, valoarea la pompă, locaţie, card de carburant utilizat - sunt trimise de către şoferi, dispecerilor sau verificatorului de alimentări, prin SMS, prin decont, sau online (prin folosirea contului de șofer al aplicației) .
Pagina Lista Alimentări există în 3 variante:
1. pentru cei care introduc alimentările (de ex. Dispeceri),
2. pentru Verificatorul de alimentări (care adaugă informații cu privire la costul efectiv al carburantului- fără TVA și Discounturi, precum și respectarea politicii de alimentare)
3. pentru Manager, care are acces la toate informațiile și indicatorii, fără a avea însă drepturi de modificare.
Dacă pagina Lista Alimentări varianta Manager există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.manager.php .
TUTORIAL:
Cautare in Lista Alimentari: https://youtu.be/hV0i5NWITI8
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Camion și Perioadă. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pagina Facturi Alimentări vă oferă o situaţie centralizată a alimentărilor înregistrate, totalizate pe facturile de alimentare înregistrate. Astfel pentru fiecare factură de alimentare se calculează total litri (cantitatea) de carburant a alimentărilor facturate, total valoare la pompă, total cost efectiv (preț pompă minus discount-uri). Programul afisează și data primei alimentări, respectiv data ultimei alimentări de pe factură.
Pe coloanele cu Valoare şi Cost, am adăugat cu italic sub suma în euro şi un preţ, respectiv cost mediu/litru.
Mai mult, pagina se poate filtra luând în calcul fie Data Facturii fie Dat Alimentărilor într-o anumită perioadă, având în vedere că de multe ori acestea nu coincid nici măcar ca și lună calendaristică.
Alimentările facturate, sunt dirijate automat, totalizat pe facturi, în pagina Situaţii Achiziţii şi Plăţi (scadenţar furnizor).
De reținut că alimentările sunt dirijate automat și în Centru Cost/ Camion, astfel încât ele nu trebuie introduse separat în această secțiune.
Dacă pagina Facturi Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.invoice.php
TUTORIAL:
Introducere Factura Alimentare: https://youtu.be/ZeGsSF1ddS8
Pagina (statistica) Facturi Alimentări: https://youtu.be/B3oxtB-hZzs
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
FAZ, prescurtare de la Fişa Activităţii Zilnice, este un termen consacrat între transportatori, semnificând calculul consumului normat de carburant şi compararea acestuia cu consumul efectiv de motorină al camionului.
Dacă calculul consumului efectiv are la bază volumul (cantitatea) de combustibil alimentat şi KM parcurşi, consumul normat de carburant ia în calcul doar tonajul mediu al parcursului, bazându-se pe consumul pe gol și suplimentul pe tonă stabilit pentru autovehiculul respectiv (în baza de date a camioanelor).
Dacă pagina Fisa FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.php .
TUTORIAL:
Fisa FAZ si Citire Consum Calculator Bord (CAN): https://youtu.be/cOQnKJl3L4U
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pagina Fișa FAZ (Fişa Activităţii Zilnice) vă oferă informaţii despre consumul normat şi consumul efectiv de motorină al fiecărui camion. Această pagină este accesibilă din conturile de Manager şi Verificator Alimentări (in varianta Standard) sau Control (în varianta Light).
Pentru vizualizarea unei Fişe FAZ din contul de Manager, accesaţi rubrica Alimentări / Fişa FAZ după care selectaţi Nr. Camion şi intervalul de timp pentru care doriţi întocmirea fişei FAZ.
Fişa FAZ vă va afişa pentru fiecare plin efectuat: KM parcurşi de la plinul precedent, cantitatea de motorină alimentată între cele două plinuri, consumul efectiv, tonajul mediu transportat şi consumul normat al camionului, precum şi diferenţa între consumul efectiv şi cel normat.
Pe pagina Fișa FAZ, pe lângă indicatorii calculați de către Soft-Transport (Consum Efectiv, Consum Normat, Tonaj Mediu Transportat, etc.), în baza informațiilor despre alimentări, Km bord, greutate încărcată/decărcată, introduse de utilizatorii aplicației (dispeceri), au fost adăugate și valorile preluate din calculatorul de bord (prin portalul producătorilor Mercedes-Benz si Scania) cu referire la KM bord la momentul alimentării, procent rezervor, litri consumați.
Pagina a fost prevăzută și cu un filtru cu ajutorul căreia Fișa FAZ poate fi generată în varianta redusă, conținând doar informațiile din Soft-Transport, sau poate fi generată împreună cu informațiile de la producător, pentru o posibilă comparare între ele.
Indicatorii care sunt afișați și/sau calculați pe baza informațiilor producătorilor sunt: Km Bord, Km parcurși de la plinul precedent, cantitatea de combustibil consumat între două plinuri și consumul efectiv CAN.
În plus, pe ultima coloană din tabel apare și nivelul de combustibil exprimat în procente care a fost în rezervor la momentul alimentării înregistrate în soft (dacă acesta nu este 100%, poate însemna că alimentarea nu a fost făcută plin sau momentul - data și ora - la care este înregistrată alimentarea în program nu coincide cu momentul real al alimentării de pe teren).
În pagina Fișa FAZ există la capătul liniei și un buton pentru vizualizare Detalii calcul tone medii și consum efectiv și normat.
Dacă pagina Fișa FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.php .
TUTORIAL:
Fisa FAZ si Citire Consum Calculator Bord (CAN): https://youtu.be/cOQnKJl3L4U
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pe această pagină numită Centralizator FAZ, pot fi vizualizate la nivel de parc rezultatele Fișei FAZ pentru toate camioanele, pentru o anumită perioadă cu Diferențele în litri între consumul normat și cel efectiv. Am adăugat și totaluri la KM și Litri alimentați și indicatori globali pentru consumul efectiv și normat pentru intregul parc auto.
Dacă pagina Centralizator FAZ există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa faz.summary.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pe pagina Fișa FAZ, pe lângă indicatorii calculați de către Soft-Transport (Consum Efectiv, Consum Normat, Tonaj Mediu Transportat, etc.), în baza informațiilor despre alimentări, Km bord, greutate încărcată/decărcată, introduse de utilizatorii aplicației (dispeceri), au fost adăugate și valorile preluate din calculatorul de bord (prin portalul producătorului) cu referire la KM bord la momentul alimentării, procent rezervor, litri consumați.
Pagina a fost prevăzută și cu un filtru cu ajutorul căreia Fișa FAZ poate fi generată în varianta redusă, conținând doar informațiile din Soft-Transport, sau poate fi generată împreună cu informațiile de la producător, pentru o posibilă comparare între ele.
Indicatorii care sunt afișați și/sau calculați pe baza informațiilor producătorilor sunt: Km Bord, Km parcurși de la plinul precedent, cantitatea de combustibil consumat între două plinuri și consumul efectiv CAN.
În plus, pe ultima coloană din tabel apare și nivelul de combustibil exprimat în procente care a fost în rezervor la momentul alimentării înregistrate în soft (dacă acesta nu este 100%, poate însemna că alimentarea nu a fost făcută plin sau momentul - data și ora - la care este înregistrată alimentarea în program nu coincide cu momentul real al alimentării de pe teren).
%
Pagina Consum Remorcă Frig vă oferă informaţii despre total ore funcționare şi consumul efectiv al agregatului remorcii frigorifice pe ora de funcționare.
Selectaţi Numărul de remorcă şi intervalul de timp pentru care doriţi întocmirea fişei de calcul a consumului de carburant (motorină).
Dacă pagina Consum Remorcă Frig există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la trailer.fuel.list.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Această pagină afișează centralizat consumul de carburant (motorină) pentru toate remorcile frigorifice din parcul propriu sau ale clienților, venind în completarea paginii Consum Remorcă Frig.
Dacă pagina Centralizator Consum Frigo există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la trailer.faz.summary.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Pagina Situație Alimentări pe Clienți și pe Țări (fuel.statistics.country.php), este o pagină de statistică a alimentărilor, un centralizator al acestora pe clienți și pe țară. Această pagină afișează pentru fiecare client cât combustibil s-a alimentat și pe ce țări au fost făcute aceste alimentări, într-o anumită perioadă.
Este o pagină foarte utilă atunci când vreau să analizez rentabilitatea unui client, având în vedere diferențele de preț la motorină între statele UE.
Dacă pagina Statistică alimentări pe Clienți și pe Țări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la fuel.statistics.country.php .
%
Pagina Centralizator Alimentări pe Camion este utilă, printre altele, pentru pregătirea situațiilor în vederea recuperării accizelor.
a este prevăzută cu filtre multiple, printre care și cel de Țară. Pe fiecare rând din tabel sunt totalizate alimentările efectuate de acel camion, precum și KM rulați (după bord) în aceeași perioadă.
Dacă pagina Centralizator Alimentări pe Camion există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.truck.php .
%
Utilitarul de Estimare Calcul Consum, accesibil din meniul de utilitare sau cu combinația de taste rapide CTRL+2 , este util pentru a estima unde ar fi cea mai bună locație pentru alimentarea unui camion (unde și când să alimenteze pe traseul comenzii).
Astfel, selectând vehiculul, se completează automat capacitatea rezervorului , consumul pe gol și suplimentul pe tonă. Introduceți greutatea transportată. Modificând valoarea la căsuța de KM, în căsuța de Litri apare instantaneu cantitatea de combustibil necesară parcurgerii acelui număr de KM și, invers, modificând cantitatea de litri apare automat numărul de KM care pot fi parcurși cu acea cantitate de combustibil.
TUTORIAL:
Utilitar Estimare Consum și Citire Automată Niver Rezervor: https://youtu.be/898MAzqMXis
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
La rubrica Referate Tehnice sunt centralizate informaţiile despre problemele tehnice legate de vehicule, având oricând o evidenţă salvată asupra raportărilor cu privire la starea tehnică a camioanelor și remorcilor, făcute fie de către soferi, fie de mecanici sau de către orice utilizator al soft-ului.
Dacă pagina Referate Tehnice (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.list.php .
Dacă pagina Referate Tehnice (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.verify.php .
Lângă numele paginii Referate Tehnice în varianta Verificator, în meniu este afișat un număr care reprezintă numărul de referate tehnice active din ultimele 2 zile.
TUTORIALE:
Inregistrare Referat Tehnic: https://youtu.be/Vrv2AwRnaGU
Utilitar Referat Tehnic: https://youtu.be/ELbGhLIt6NM
Cautare si Filtrare Referate Tehnice: https://youtu.be/qYiMW8fbd9o
Inregistrare Referat Tehnic in contul de tip Sofer (1): https://youtu.be/raDZLEdq_4w
Inregistrare Referat Tehnic Multiplu in contul de tip Sofer (2): https://youtu.be/qe_YOxHCLFI
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
Pe această pagină, folosind primul filtru din colțul stânga sus, veţi putea interoga situaţia reviziilor, a schimburilor de ulei pentru parcul dumneavoastră auto și orice alte problematici de mentenanta pe care le veți configura în partea de administrare a aplicației .
Schimburile de ulei, respectiv reviziile se înregistrează în secțiunea Referate Tehnice. Pornind de la aceste informații și de la ultimii KM bord înregistrați în comenzile de transport pentru fiecare camion în parte, pagina afișează km bord de la ultima revizie/ultimul schimb de ulei, intervalul de timp scurs, precum şi diferenţa în km până la următorul schimb de ulei necesar.
Periodicitatea (în KM) cu care trebuie făcut schimbul de ulei se înregistrează în fișa camionului (Lista Camioane). Tot aici se înregistrează și numărul de KM în avans cu care schimbul de ulei ar trebui avertizat.
Schimburile de ulei ce trebuiau deja efectuate apar cu culoarea roşie, iar cele care urmează a fi efectuate vor apărea cu culoarea galbenă.
Această statistică, extrem de importantă, este un motiv în plus pentru a înregistra comenzile (și KM bord) cât mai aproape de momentul prezent.
Schimbul de Ulei și Reviziile, incorporează și citirile de index (kilometraje) preluate și salvate prin secțiunes Lista Km Bord, nu doar cele salvate în punctele comenzilor de transport. Acest lucru este foarte util pentru parcul auto neproductiv ( autoturisme, alte autovehicule care nu execută comenzi de transport).
Pe lângă Situația Schimburilor de Ulei si a Reviziilor, s-a prevăzut posibilitatea de a defini de către utilizatori, noi si oricâte alte situații cu privire la Mentenantă, de exemplu pentru Senzor Noxe, Schimb Filtru Aer, Spalat Filtru Particule, Baterii, Schimb ulei cutie de viteza, etc. . La definirea acestor noi aspecte tehnice care se urmăresc se poate defini intervalul de timp sau de KM după care este necesară schimbarea sau mentenanța.
Pentru a seta noi situații de mentenanță va fi nevoie să accesați contul de administrator (/admin). După logarea ca și administrator, accesați pagina Tip Ref. Tehnic (problem.report.type.list.php). Dacă aspectul/ problema tehnică nu este încă definită o puteți introduce folosind butonul + din colțul dreapta-sus al tabelului. Dacă ea este deja definită, folosiți butonul de modificare pentru a seta Intervalul de avertizare în zile și/sau în KM. Orice tip de referat tehnic care are fie intervalul în zile, fie cel în km diferit de 0, va face obiectul generării unei Situații de Mentenanță distincte.
Nu uitați că în pentru ca situațiile de mentenanță să aibă date cu care să opereze e necesar să înregistrați în prealabil Referate Tehnice pe problema respectivă, pe care să le treceți în starea Rezolvat . Pentru a cuantifica si Km parcurși de la ultimul Referat tehnic, e nevoie fie să aveți km înregistrați la comenzi, fie să aveți kilometraje bord înregistrate în pagina Lista Km Bord.
Dacă pagina Situații mentenanță există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa maintenance.truck.list.php .
TUTORIALE:
Situatie Schimb Ulei: https://youtu.be/xk66nPOTwzI
Situație Revizii: https://youtu.be/JmCynek8dOc
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
E o altă secțiune utilă în gestionarea problemelor tehnice ale parcului auto.
Cu alte cuvinte rezolvarea Referatelor tehnice este în centrul atenției. Când, unde, cu ce costuri, în sau în afara garanției au fost rezolvate aceste probleme.
Este o secțiune independentă de cea de Devize, utilă în egală măsură celor care dețin service propriu sau celor care nu dețin. Este la fel de utilă în situația în care reparația are loc în regie proprie (la garaj sau pe traseu) sau într-un oricare alt service.
Această secțiune este formată din pagina Intervenții Service care poate fi operată de șeful de autocoloană, manager sau o altă persoană desemnată de manager.
Pagina de Referate tehnice conține un filtru legat de Starea Intervenției (neprogramată, planificată, în curs, finalizată). În dreptul fiecărui referat apare și un buton pentru detalierea intervenției sau intervențiilor la care s-a încercat rezolvarea problemei respective.
La o anumită intervenție în service se pot trata mai multe referate (probleme), după cum cu o anumită problemă (referat) pot să ajungi de 2, 3 ori în service fără să-i dai de capăt.
Pe pagina de intervenții service, apar și avertizări sub forma unui triunghi rosu , acesta însemnând că prin intervenția respectivă nu au fost rezolvate toate referatele adăugate.
Aceste intervenții pot fi înregistrate și în avans, acestea semnificând planificarea rezolvării problemelor sesizate prin referatele tehnice.
Intervențiile planificate sunt vizibile și pe Calendar Camioane, pentru dispeceri. Sub linia cu activitatea camionului respectiv apare o linie nouă cu intervenția planificată. Acesta are o iconiță cheie franceză, unde se afișează data și ora planificată pentru intervenție, țara, localitatea și denumirea firmei unde se va face service-ul și descrierea lucrării. După ce în fereastra de intervenție se completează și data
finalizării (va fi intervenție finalizată), intervenția nu va mai fi vizibilă pe pagina de Calendar Camioane.
Pentru această secțiune există 2 pagini:
Intervenții Service (service.problem.list.php)
și Intervenții Service în varianta View (service.problem.view.php) .
Simțiți că nu ați avut un control suficient până acum asupra modului cum s-au derulat intervențiile în service sau cum au fost decontate acestea, folosirea garanțiilor la întregul lor potențial?
Atunci această secțiune ar trebui să facă totul mult mai transparent și mai ușor de urmărit.
Dacă pagina Intervenții Service există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa service.problem.list.php .
TUTORIALE:
Interventii Service - Planificare : https://youtu.be/pyhDQhRqghY
Finalizare Interventie Service : https://youtu.be/Z-e-y--8FvI
Evidenta Interventii versus Garantii: https://youtu.be/HlDwJN6WlI0
Cautare si Filtrare Interventii Service: https://youtu.be/0n-OOZ0q6ME
Alte tutoriale legate de Întreținere Parc Auto găsiți în playlist-ul :
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUCPoPDbX-qAdw4Fg33a-Ez
%
Această secțiune este dedicată companiilor de transport care operează un atelier service pentru camioanele proprii și/sau pentru terți.
Ea permite generarea de comenzi, completarea devizelor de lucrări și emiterea facturilor pentru devizele finalizate atunci când este cazul. Este o secțiune complexă care ține seama de cerințele unui service autorizat precum și de standardele contabile, rămânând în același timp extrem de prietenos cu utilizatorii, flexibil, fiind un sprijin real de-a lungul întregului proces de reparație pentru personalul service-ului.
Această secțiune este interconectată cu secțiunea de Gestiune Stocuri, respectiv înregistrare achiziții, bonuri de consum, evidență stocuri din partea dedicată transportului de marfă, fără însă să se confunde cu acestea.
La fel partea de Facturi service este conectată cu partea de Facturi Transport, fără însă ca cele două să se amestece.
Există mai multe pagini care construiesc această secțiune:
Achiziții service
Înregistrare Ieșiri Service
Devize Service
Verificare Devize Service
Situație Facturare Devize
Lista Facturi Service
Avertizări Devize
Aceste pagini sunt construite pe diferite nivele de utilizatori, astfel încât lanțul de control dintr-un service să poată fi respectat. Avem astfel posibilitatea de a avea meniu si drepturi diferite pentru Responsabilii de lucrări, Manager sau Verificator (responsabilul cu calitatea lucrărilor).
FLEXIBILITATE:
Există posibilitatea, și vă recomandăm cu căldură să o folosiți, să personalizați comenzile, devizele și facturile emise clienților service în funcție de nevoile și preferințele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturi din partea de administrare a aplicației.
Programul îți dă posibilitatea să întocmești o factură de service pentru un singur deviz, sau o factură de service pentru mai multe devize simultan.
AVANTAJE:
Întocmirea devizului e mult mai rapidă și mult mai corectă, deoarece acesta se completeză pe măsura înregistrării achizițiilor (recepțiilor) de piese sau a consumului de piese din stoc, și nu invers: bonurile de consum să fie generate ca urmare a închiderii devizului.
La fel manopera se poate înregistra pe măsură ce se execută, sau chiar mai mult, poate fi înregistrată (planificată) în avans urmând ca la momentul execuției să fie completat mecanicul și timpii consumați cu manopera respectivă.
Tarifele pentru manopere sunt definite în partea de administrare a aplicației. Ele pot fi specificate fie ca tarife/lucrare, fie ca tarife pe unitate de timp.
Știi la orice moment ce devize sunt nefacturate
Pentru a folosi această secțiune , la început trebuie făcute niște setări în partea de administrare (/admin) în cadrul rubricii Variabile.
Astfel:
- La variabila user_level_service stabiliți nivelul contului care va fi de tip Service, cel care va avea dreptul de a întocmi devize. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți ID-ul nivelului de utilizator. (Dacă nu ați facut modificări în pagina de Nivel Utilizator acest ID ar trebui să fie 12). Se pot adăuga mai multe niveluri diferite, despărțite prin virgulă.
- La variabila employee_function_service stabiliți nivelul de funcție Mecanic, cel care va putea fi înregistrat ca efectuând manoperă la service. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți ID-ul funcției angajat. (Dacă nu ați facut modificări în pagina de ,,Funcție Angajat,, acest ID aferent funcției de mecanic ar trebui să fie 3)
- La variabila employee_service_manager stabiliți cine va fi Șef Unitate Service, cel care va apare predefinit pe Devize și Comenzi la Semnătură. Deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde- . În căsuța Valoare introduceți ID-ul angajatului ( vezi pagina Lista Angajat) care ocupă această poziție.
- La variabila service_estimate_text aveți posibilitatea de a introduce un text standard care o să apara pe devizele și comenzile generate din program. Pentru a stabili acest lucru deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți textul care doriți să fie preluat automat și dați salvare.
- La variabila user_level_service_invoice deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde. În căsuța Valoare introduceți ID-ul nivelului de utilizator care va avea acces la modificarea și facturarea devizelor din program.
- La variabila service_invoice_set aveți posibilitatea de a introduce seria facturilor service, generate din program. Pentru a stabili acest lucru deschideți fereastra de modificare cu ajutorul butonului -ochi verde-. În căsuța Valoare introduceți seria pe care o doriți și dați salvare.
Atunci când stabiliți cine ce drepturi are, chiar și pentru un service mai mic, cu mai puțin personal, ar fi bine să respectați câteva condiții care țin de controlul financiar – preventiv, sau mai sugestiv de sănătatea organizației d-voastră. De exemplu persoana care înregistrează achizițiile (întocmește recepțiile) nu este aceeași cu cea care întocmește bonurile de consum. Persoana care facturează un deviz ar fi recomandat să fie diferită de persoana care întocmește devizul. După cum persoana care întocmește devizul nu ar trebui să coincidă cu persoana care verifică lucrarea (devizul).
%
În contul de tip Service aveți mai multe posibilități de a deschide devize de lucrări.
Accesați din meniu rubrica Devize Service, și în colțul dreapta-sus cu ajutorul butonului ochi verde vi se deschide fereastra de Înregistrare Deviz.
Aceasta e cea mai simplă metodă, dar nu și cea mai la îndemâna Responsabilului de lucrare. De foarte multe ori într-un atelier service lucrările o iau înaintea hârtiilor, piesele se comandă și uneori se și montează înainte de înregistrarea devizului, urmând ca hărtiile să fie întocmite de multe ori ulterior și din amintiri.
Astfel am gândit o cale mai simplă, mai intuitivă pentru operatorul din service și anume indicarea devizului la momentul achiziției piesei sau la momentul în care această piesă este scoasă din magazie.
Cu alte cuvinte există posibilitatea să deschideți un deviz în cazul în care s-a achiziționat un produs direct pe un număr de înmatriculare. În acest caz accesați din meniu rubrica de Înreg Achiziții Service și cu ajutorul butonului + din partea dreapta sus se deschide fereastra de Înregistrare Document Achiziție.
În linia de înregistrare a achiziției la casuța de Deviz există un buton care va deschide fereastra de Înregistrare Deviz Nou. În cazul în care deja există un deviz deschis pe resursa respectivă programul automat va selecta devizul activ pentru aceasta.
Totodată se poate deschide un deviz și în momentul în care se întocmește un bon de consum pentru un produs aflat pe stoc, care urmează să fie alocat unui număr de înmatriculare (unei resurse). În acest caz accesați din meniu Înregistrare Ieșire Service, și cu ajutorul butonului + din partea dreapta sus se deschide fereastra de Înregistrare Bon Consum. La întocmirea bonului de consum, in dreptul căsuței de deviz, există un buton care va deschide fereastra de Înregistrare Deviz Nou. În cazul în care deja există un deviz deschis pe resursa respectivă programul automat va selecta devizul activ pentru resursa respectiva.
Lângă căsuța de deviz aveți posibilitatea de a introduce și Prețul Unitar care va apare pe Deviz, de regulă diferit de prețul de achiziție. Cele doua câmpuri de Preț deviz cu și fără TVA sunt interconectate, între ele, una se calculeaza automat din cealaltă, ușurănd astfel procesul de stabilire a prețului pentru client.
În concluzie, produsele sunt adăgate pe deviz prin documente de achiziție (recepții) și prin bonurile de consum.
Pe pagina Devize Service, veți găsi toate devizele generate din sistem. Cu ajutorul butonului ochi verde aveți posibilitatea de a modifica fiecare deviz. Tot în această pagină aveți posibilitatea de a adăuga/șterge și manoperele aferente lucrărilor cu ajutorul butonului verde din colțul stânga jos a ferestrei, sau de a șterge un produs de pe devizul respectiv.
Pentru a închide un deviz trebuie doar să completați Data Sfărșit în fereastra de modificare, după care devizul poate fi tipărit cu ajutorul butonului din dreptul liniei. Comanda se poate tipări cu ajutorul butonului C, din dreptul devizului, la orice moment, ea preluând în mod automat informațiile cuprinse în deviz.
După închiderea unei lucrări (a unui deviz), este obligatoie verificarea calitativă a lucrării. Șeful de service sau o altă persoană abilitată va trebui să consemneze acest lucru. Pentru acesta se accesează pagina de Control (Verif) Devize, si se bifează căsuța din coloana Verificat din dreptul devizului respectiv.
Odată verificată (bifata), se va schimba și culoarea de fundal a liniei devizului în culoarea albastră.
Pentru a factura devizul va trebui să accesați din meniu rubrica de Lista Facturi, unde veți face click pe butonul din colțul dreapta sus a paginii. Vi se va deschide fereastra de Întocmire Factură alte servicii/produse. După selectarea clientului, în căsuța de deviz veți putea selecta devizul pe care doriți să îl facturați. Aici aveți posibilitatea de a factura mai multe devize pe o factură, sau să emiteți mai multe
facturi pentru un deviz. Facturile emise pentru devize vor putea fi vizualizate în continuare cu ajutorul butonului FS din partea dreaptă a liniei sau vor putea fi șterse cu ajutorul butonului în caz de nevoie.
O factură deja salvată nu va putea fi modificată, ea poate fi ștearsă însă, și se întocmește din nou.
Devizele care reprezintă reparații și lucrări pentru parcul propriu de mașini (ele nefiind facturate) pot fi trecute manual în starea de facturat accesând pagina de Sit.Facturare Devize, bifând casuța din coloana Facturat, pentru a avea o evidență clară și asupra acestui aspect. Pe această pagină de Sit. Facturare Devize aveți toate informațiile despre devize. Cu ajutorul butonului ochi verde veți putea vizualiza detaliile despre produse și manopere de pe deviz, starea devizelor în funcție de coloristică (fundal albastru pentru cele verificate dar nefacturate, și fundal galben pentru cele facturate) La un deviz modificat ulterior verificării, va dispărea automat bifa de verificat.
Pentru a anula un deviz, acesta trebuie să fie în stare activ, (sa nu aibe data sfârșit completată), să nu aibe bifa de facturat pusă și să nu fie adăugat pe el produse și manopere. (După ștergerea produselor de pe deviz, se va sterge doar informația referitoare la deviz, însă achiziția sau bonul de consum nu se șterge. Dacă devizul îndeplinește aceste condiții, pe pagina de Control(Verif) Devize în dreptul devizului apare un buton , cu ajutorul căreia se va putea anula devizul. Devizele anulate vor avea ca și coloristică un fundal roșu.
Pe pagina de Avertizări devize programul va centraliza toate bonurile de consum aferente unui anumit număr de înmatriculare, dar care nu sunt alocate nici unui deviz și, la fel, toate achizitiile care sunt înregistrate pentru un număr de inmatriculare însă nu sunt alocate nici unui deviz.
Pentru implementarea mai ușoară a acestei secțiuni nu ezitați să contactați serviciul nostru de relații clienți.
%
Pagina Calendar Devize este o pagină care prezintă desfășurat pe calendar manoperele. Este prevăzută cu o secțiune de filtre puternică, astfel încât poate fi folosită pentru a verifica și chiar planifica activitatea mecanicilor.
Dacă pagina Calendar Devize există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa service.estimate.calendar.php .
%
Ea este gândită să fie în primul rând practică și ușor de folosit. De multe ori cauciucurile cu multele lor modele, cu seriile, variantele constructive, etc., par greu de digerat. Tocmai de aceea am încercat să construim această evidență astfel încât să se muleze pe stilul de lucru al mecanicilor, să fie cât mai intuitivă.
Vă invităm să o folosiți, punând astfel ordine în acest sector al firmei, deloc de neglijat când vine vorba de costuri.
Paginile care formează această secțiune sunt:
- Modele Anvelope
- Înregistrare Serii Anvelope
- Mișcare și Măsurare Anvelope
- Situație Anvelope/Vehicul
- Stoc Anvelope
TUTORIALE pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Această pagină conține o situație a ultimei operațiuni de măsurare sau montare pentru fiecare mașină în parte. E un instrument care vă permite să inventariați toate cauciucurile montate pe vehicule, să identificatți ce vehicule au fost/ nu au fost inspectate într-o anumită perioadă, la ce cauciucuri expiră garanția în următorul interval de timp, ce modele de cauciucuri și pe ce camioane aveți montate, etc.
Din această pagină în dreptul numărului de înmatriculare veți găsi iconița , care va deschide fereastra cu istoricul vehicului în ceea ce privește cauciucurile cu care a fost echipat vehiculul. Dacă faceți click pe seria anvelopei din tabel veți putea vizualiza istoricul anvelopei , începând de la luarea ei în evidență.
Pe pagina de Centralizator Cauciucuri / Parc, în fereastra de Istoric Vehicul, fereastră ce se deschide de la butonul albastru de lângă numărul de înmatriculare, există și un calcul de uzură a cauciucurilor. Este vorba de doi indicatori. Primul , cu un fundal albastru, afișează câți milimetri de uzură a avut cauciucul în 100.000 de km, iar sub el pe un fundal de culoare galbenă este afișat un alt indicator câți km a rulat cauciucul cu 1 mm de uzură.
Dacă pagina Centralizator Cauciucuri / Parc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa tire.vehicle.summary.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Pagina de Centralizator Cauciucuri / Parc prezintă și cu o funcție de avertizare. În colțul dreapta-sus a fost adăugat un buton roșu denumit Avertizări.
Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra unde puteți alege din cele șase tipuri de avertizări. Astfel, aveți posibilitatea de a afișa:
- Adâncime anvelope mai mică decât X mm,
- Ultima măsurătoare și mișcare mai veche de X luni (inclusiv cele care nu au înregistrată deloc mișcare sau măsurătoare)
- Vehicule (aparent) fără cauciucuri
- Cu presiune mai mică decât X bari
- Ultimele mișcări sau măsurări care nu au înregistrat KM bord la Camion
- Anvelope care nu au înregistrată Data Expirării garanției
Pentru a rula aceste avertizări, apăsați butonul verde din partea dreapta a liniei respective.
Dacă pagina Centralizator Cauciucuri / Parc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa tire.vehicle.summary.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Cauciucuri (Anvelope) găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnv8-qnF2lCxmqdT63gaq7
%
Procese Verbale de Predare-Primire pot fi întocmite pe Camion, Remorcă și Auxiliare (Telefon, Cartelă Telefonică, Carduri de Alimentare sau Taxe de drum), fiecare tip pe un alt PV sau toate împreună pe acelasi PV.
Această secțiune este formată din mai multe pagini:
Procese Verbale de Predare-Primire – varianta pentru mobil, în contul șoferilor
Întocmire PV – varianta desktop, pentru conturile de TESA
Verificare PV – pagină dedicată Verificatorului de Procese Verbale
și 2 pagini gen rapoarte:
Vizualizare PV – Lista P.V. la nivel de companie, permite vizualizarea (fără modificare) a P.V. precum și căutarea acestora după mai multe criterii
Sumar PV – un centralizator al vehiculelor, telefoanelor și cardurilor aflate în posesia tuturor angajaților companiei la momentul generării raportului (interogării bazei de date).
De remarcat că la întocmirea unui P.V. de predare camion sau remorcă, inventarul Scriptic al Obiectelor de Inventar aflate la acel camion sau remorcă este preluat automat din secțiunea de Stocuri, din gestiunea legată de camionul sau remorca respectivă. Eventualele diferențe între Faptic și Scriptic nu se operează automat. Aceste diferențe trebuie operate prin secțiunea de stocuri, folosind intrumentele puse la îndemână de această secțiune (bon de consum, bon de transfer).
În ce privește predarea- primirea (PV auxiliare) telefoanelor și a cardurilor e nevoie ca numerele de telefon, aparatele de telefonie mobilă să fie înregistrare în prealabil la fel ca și cardurile (Lista Card) în două noi pagini: Inventar Numere Tel și Inventare Aparate Tel.
O remarcă: Evidența PV de predare-primire cartele (numere de telefon) este independentă (paralelă) cu deja existenta rubrică de Telefoane de Servici, care cuprinde utilitarul de Numere de Telefoane de Servici (CTRL+9). Puteți opta pentru oricare din cele 2 variante. Vă recomandăm însă să conduceți ambele evidențe. Țineți doar minte că cele 2 secțiuni lucrează independent una de alta. Telefoanele de
servici sunt numerele la care un angajat propriu poate fi contactat (răspunde). În Sumar PV veți găsi și numerele de telefon care sunt în gestiunea unui angajat, dar pe care nu le folosește (nu răspunde la ele).
%
Pagina .Sumar PV este un centralizator al Proceselor Verbale de predare -primire pentru vehicule, aparate de telefon mobil, cartele de telefon, carduri aflate în posesia tuturor angajaților companiei la momentul generării raportului (interogării bazei de date). O pagină extrem de puternică, de interes pentru toți angajații companiei.
Dacă pentru un șofer camionul din comanda activă în care este angrenat diferă față de camionul din ultimul proces verbal s-a pus un triunghi roșu de avertizare.
Dacă pagina Sumar PV există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa handover.summary.php .
%
Pagina Centralizator Achizitii este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total achiziții repartizate pe tipuri de cheltuieli (salarii, diurne, cheltuieli cu piese de schimb, cheltuieli generale, alte cheltuieli), comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate documentele de achiziție aferente.
Informatiile afisate au fost în prealabil introduse în pagina Înreg. Doc. Achizitii (stock.in.php).
Dacă pagina Centralizator Achizitii există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Scadențarul pentru furnizori cuprinde două pagini, una dedicată introducerii plăților, denumită Plăți Achiziții și o pagină denumită Situație achiziții și plăți, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o plată, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile plătite, cu alte cuvinte să distribui suma plătită pe facturi, și foarte important chiar la nivel de poziție (articol) de pe factură.
Există pe pagina de plăți filtre extrem de utile cum sunt: Furnizorul sau Locul Plății ( în care cont bancar). Situație achiziții și plăți, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, plățile efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Numar factură, Furnizorul, Camionul, Remorca sau Angajatul.
În plus situația cu privire la achiziții și plăți poate fi tipărită sau exportată în Excel.
Foarte important: această secțiune permite și conducerea evidenței diurnelor rămase de plată pentru șoferi !!
Facturile de alimentări, introduse prin meniul Alimentări, sunt dirijate automat în pagina Situația Achiziții și Plăți (Scadențarul Furnizori).
Facturile subcontractorilor, introduse prin pagina Comenzi Subcontractori, sunt dirijate acum automat în pagina Situația Achiziții și Plăți (Scadențarul Furnizori).
Dacă pagina Situație achiziții și plăți există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.expense.list.php .
%
Această secțiune este extrem de importantă pentru controlul fluxurilor de numerar ale companiei și ale disponibilităților acesteia. Conturile societății deschise la bănci și caseria sau caseriile dacă aveți mai multe, se pot defini în partea de administrare a aplicației, rubrica Conturi.
În cadrul paginii Registre de trezorerie se afișează sub formă tabelară toate mișcările, precum și soldurile de început și sfârșit, pentru toate conturile bancare sau de caserie ale firmei, pentru o anumită perioadă de timp. Din cadrul acestei pagini cu ajutorul butonului se poate tipări Registrul de Casă sau Bancă, individual pentru orice cont definit.
Operațiunile de Încasări clienți sau Plăți furnizori se preiau automat din cadrul secțiunilor dedicate acestora. La fel și ridicările / restituirile de numerar de către angajați se preiau automat din cadrul secțiunii Avans Decontare.
Pentru a înregistra transferurile de numerar între bănci, sau între casă si bancă, precum și schimburile valutare puteți folosi pagina de Operațiuni Conturi Trezorerie. Aceste operațiuni se înregistrează cu ajutorul butonului de adăugare din colțul dreapta sus, buton care va deschide fereastra de Înregistrare Operațiune Între Conturi. Tot în această fereastră, la tipul de operațiune aveți posibilitatea de a inregistra si Confruntare de Sold sau Diferențe de inventar. Acest lucru este în mod special util atunci când în urma inventarierii numerarului sau prin confruntare cu extrasele de cont bancare există diferențe pe care nu ați reușit să le identificați și doriți să mergeți în continuare cu un alt sold decât cel rezultat din calcule. Dacă selectați această operațiune, programul va face automat calculele pentru viitor ținând cont de diferențele care au fost înregistrate prin confruntare la data respectivă. O altă operațiune pe care o puteți înregistra în această secțiune este schimbul valutar. Pur și simplu în acest caz alegeți conturile (cu monede diferite) între care are loc operațiunea.
Pagina Registre de Trezorerie prezintă mai multe coloane: Sold Inițial, Sold Final, Încasări, Plăți , Operațiuni de Transfer între Conturi, centralizate pe o anumită perioadă, pentru fiecare cont de trezorerie în parte.
Coloanele Sold Inițial și Sold Final sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
În cadrul coloanele de Încasări și Plăți, situațiile în care valoarea incasată diferă de repartiția pe facturi, programul afișează o avertizare sub forma iconiței ;
Dacă pagina Registre de Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.report.php .
%
Aceasta pagina numita Centralizator Iesiri Stoc (consumuri) este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Situație Stocuri afișează un inventar al tuturor produselor aflate în stoc. Această Situație poate fi generată pentru orice dată cu ajutorul filtrului ,,Până la data de,, . Cu alte cuvinte, aveți astfel posibilitatea de a genera stocul la o dată anume, inclusiv retroactiv.
Există mai multe filtre care fac din această pagină un instrument puternic: Gestiune, Cod, Denumire Achiziție, Sub Cantitatea Minimă, etc.
De asemenea în dreptul fiecarărei linii există un buton pentru vizualizare Fișei de magazie a produsului (achiziției) respective.
Pe pagina Situație Stocuri s-au adăugat două butoane pentru Tipărire, unul așa cum se vede pe ecran, și unul sub forma unei Liste clasice de Inventar (conținând și coloana faptic).
Dacă pagina Situație Stocuri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.quantity.list.php .
TUTORIAL:
%
Centrul de cost pe camion folosește informațiile introduse în secțiunea Achizițiilor de bunuri și servicii, în secțiunea de Gestiune stocuri , precum și informații introduse în alte secțiuni: alimentări și facturare.
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia. Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Un material video care explică principiile acestei secțiuni importante și modul de funcționare găsiți mai jos:
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
%
Această pagină de sinteză numită Centralizator Cost/Camion, extrem de concentrată, afișează într-un format de 1-2 pagini A4, rezultatele lunare (profit sau pierdere) ale parcului propriu de camioane, pe fiecare camion în parte și cumulat.
E extrem de utilă managerului, ea permițând o vedere de ansamblu a rentabilității activității, cu atât mai mult cu cât situația cuprinde și coloane distincte cu privire la KM, Număr zile, Venit/KM.
Evident, dacă se dorește detalierea rezultatelor pentru o anumită mașină se poate accesa ca și până acum pagina Centru cost/Camion.
Din Centru Cost/Camion se pot exclude mașinile neproductive, de exemplu turismele, chiar dacă și acestea au înregistrate comenzi (în regie proprie), alimentări, etc.
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
Dacă pagina Centralizator Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.summary.php .
%
Pagina Pontaj Angajaţi afișează un pontaj lunar al angajaţilor, generat automat de către program pe baza informaţiilor din comenzi (un anumit şofer, ce cursă a efectuat într-o anumită zi) şi pe baza informaţiilor introduse de Inspectorul Personal în cadrul rubricii Stare Angajat.
În cadrul acestui pontaj perioada în care s-a emis o adeverință de concediu pentru un șofer este marcată cu un fond albastru deschis. În plus, puteți face click pe iconița din colțul stânga sus pentru a vizualiza adeverința de concediu întocmită.
Dacă pagina Pontaj Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.employee.calendar.php .
TUTORIAL:
%
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte decontul funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, plăți făcute de către angajat. Putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul de Înregistrare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții selectând în căsuța Plătit Din opțiunea Decont.
Plățile achizițiilor făcute prin Decont sunt centralizate la nivelul unei perioade, pe angajați, si ele pot fi vizualizate daca accesati rubrica Financiar, pagina Situatie Deconturi, în coloana Justificare Decont .
In tabelul afisat pe pagina Situație Deconturi aveți mai multe coloane:
Rămas de restituit precedent
Ridicare numerar de către angajat
Justificare Decont
Sume restituite de către angajat
Rămas de restituit de către angajat
Prima și ultima coloană sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
Aceste deconturi pot fi tiparite daca faceti click pe iconita albastra care se afla langa fiecare nume angajat.
Cu ajutorul filtrelor aveti posibilitatea de a filtra deconturile pe angajat sau pe o anumita perioada selectata.
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
La rubrica Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comenzi a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru EXCLUSIV TIP, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Raport Extins Șofer din cadrul Statistici Șoferi poate fi utilizat atunci când se face confruntarea cu șoferul.
Acest raport respectă în bună parte structura unei foi clasice de parcurs, folosind la maxim atuurile aplicației soft-transport. Astfel, la sfârșitul acestui raport veți găsi indicatori extrem de utili ca: total km parcurși, KM GPS și planificați, total litri alimentați, consumul efectiv și consumul normat.
Raport extins şofer (employee.summary.php) cuprinde pentru un şofer, pentru o anumită perioadă mai multe secţiuni:
Valabilitate acte şofer şi auto (pe care acesta le-a condus în perioada selectată, inclusiv remorcile aferente);
Rulaj transport pentru acel şofer;
Probleme;
Avertizări CMR;
Referate angajaţi;
Referate tehnice pentru maşinile conduse;
Referate tehnice nerezolvate la momentul generării raportului pt. maşinile conduse;
Alimentări;
Fişa FAZ;
Dacă pagina Raport Extins Șofer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa driver.summary.php .
%
Clasamentul șoferi se întocmește în funcție de notele acordate de dispecer pentru fiecare comandă în parte, luând în considerare și gradul de dificultate al comenzii.
Notele pentru șoferi sunt acordate de către dispeceri în intervalul de la 1 la 10, tot dispecerii stabilind pe o scară cu 5 trepte gradul de dificultate ale cursei.
Toate notele acordate de catre dispeceri se centralizează sub forma unui tabel. Informatiile de pe această pagină pot fi filtrate după mai multe criterii, cum ar fi ID dispecer, Angajat sau o anumită perioadă. Aplicația calculează și media pentru note și gradul de dificultate.
Clasament Șoferi generează un clasament și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord).
Acest clasament îl regăsiți alături de clasamentul în funcție de nota acordată de dispecer și cel în funcție de media ponderată a notei cu indicatorul de dificultate al comenzii.
Dacă pagina Clasament Șoferi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.rating.ranking.php .
TUTORIAL:
%
Acest modul este compus din următoarele pagini:
Secțiunea dedicată Detașării Transnaționale și implementării prevederilor Pachetului de Mobilitate, formată din paginile menționate mai sus, prezintă următoarele capabilități:
Delimitarea clară a situațiilor de detașare de cele de delegare pe perioada deplasării
Compararea – suprapunerea pe calendar a acestor perioade – cu
a. punctele de încărcare/descărcare și alte puncte relevante ale comenzii de transport
b. punctele din cardul tahograf al șoferului referitor la începere program/ intrare la frontiera
Ajustarea la nevoie, cu ușurință, direct pe calendar, a perioadelor de detașare conform informațiilor din comenzi și de pe cardul tahograf al șoferului
Flexibilitate în stabilirea nivelului de îndemnizație de detașare transnațională, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare- la nivel de compartiment.
Stabilirea cu ușurință a nivelului minim al Îndemnizației de detașare de acordat, pentru fiecare țară, prin comparație cu Remunerația Minimă Solicitată conform Pachetului de Mobilitate. Verificarea cu ușurință a ajustărilor lunare necesare și tipărirea informării șoferilor, cerută de legislație.
Posibilitatea de a introduce valorile negociate individual, cum ar fi salariul de bază brut, îndemnizația minimă/zi la extern , respectiv îndemnizația minimă /zi la intern.
Calculul îndemnizației de detașare minim acordate, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare pe perioada deplasării.
Flexibilitate în alegerea timpului considerat lucrat conform tahograf: conducere, alte munci, disponibilitate (la nevoie). Posibilitatea tipăririi unui raport tahograf strict pe perioadele de detașare.
Calculul unui timp lucrat estimat, bazat pe km rulați și numărul de încărcări , descărcări, pentru a putea identifica eventualele manipulări ale șoferilor în spectrul alte munci și/sau disponibilitate.
Calculul totalului lunar al tuturor îndemnizațiilor aferente deplasărilor și compararea acestora cu nivelul cerut de compartiment, respectiv cu nivelul negociat individual.
Calculul valorilor maxim deductibile atât în funcție de plafonul de 2.5 ori nivelul indemnizației stabilite pentru bugetari, cât și a plafonului lunar în funcție de 3*(salariul de bază/număr zile lucrătoare) *nr.zile deplasare.
Posibilitatea de a vizualiza concomitent, ca o recapitulație – nivelul îndemnizației conform negocierii la nivel de compartiment și/sau individual, cât și a plafoanelor impuse de Pachetul de Mobilitate și Codul Fiscal.
Posibilitatea de a acorda o îndemnizație de detașare suplimentară, dacă acest lucru se dorește.
Tipărirea documentelor solicitate de controalele IMI.
Tipărirea ordinelor de deplasare și evidența acestora.
Pașii necesari implementării și utilizării acestui modul îi puteți regăsi prin căutare la Întrebă-l pe Easy (topicul Pașii necesari în implementarea Modului de Detașare), precum și în Help-ul Integrat al fiecărei pagini din componența modulului.
%
Raport Extins Dispecer din cadrul Statistici Soft-Transport poate fi utilizat atunci când se face analiza activității dispecerului.
Raport extins dispecer (user.summary.php) cuprinde pentru un dispecer, pentru o anumită perioadă mai multe secţiuni:
Valabilitate acte proprii;
Comenzi Gestionate;
Comenzi Gestionate / Clienți
Probleme consemnate de el;
Avertizări CMR consemnate de el;
Referate angajaţi consemnate de el;
Referate angajați pe numele lui;
Referate tehnice consemnate de el;
Alimentări pentru camioanele gestionate de el;
Raport Activitate Soft-Transport pe Zile;
Dacă pagina Raport Extins Dispecer există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.summary.php .
%
A folosi coordonatele GPS în anul 2019 în comunicarea dintre dispeceri și șoferi nu mai este un lux. Utilitatea acestora în economia de KM e dovedită. Șoferii, în general, sunt foarte bucuroși să le primească.
Problema poate să fie pe partea dispecerilor care nu dau suficientă atenție transmiterii coordonatelor GPS șoferului și dezvoltării bazei de date cu coordonatele GPS ale punctelor de încărcare/descărcare (POI-uri), la nivel de firmă.
Scuza cel mai des întâlnită este că adresa primită de la client nu e completă, etc. Însă, după ce camionul a ajuns la punctul respectiv, coordonatele GPS pot fi aflate fie din softul de monitorizare GPS, fie chiar din smartphone-ul șoferului, și apoi introduse în baza de date. Ulterior vor fi foarte ușor de găsit și selectate la o nouă încărcare sau descărcare.
Ca să putem îmbunătăți situația trebuie întâi să avem ceva măsurabil. Acesta este scopul acestei pagini Statistică POI dispecer, care cuprinde pentru fiecare dispecer numărul total de locații de încărcare/descărcare, numărul total de locații la care s-au introdus coordonatele, precum și numărul de POI-uri noi înregistrate în baza de date într-o anumită perioadă.
Dacă pagina Statistică POI Dispeceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.poi.statistics.php .
%
Această secțiune vă permite completarea cu mare ușurință a adeverințelor de concediu, tipărirea lor în mai multe limbi, precum și gestionarea acestora.
Cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus al tabelului vi se va deschide fereastra de completare a informațiilor necesare întocmirii documentului de activitate șofer. Majoritatea informațiilor sunt preluate automat, ele existând deja în baza de date. Astfel trebuie doar selectat numele șoferului în rubrica Angajat, introduceți perioada pentru care eliberaţi adeverința şi selectați căsuța cu privire la motivul eliberării adeverinței.
După salvare, redeschideti adeverinta pentru vizualizare cu ajutorul butonului din dreapta liniei (ochi verde). Aveți posibilitatea de a alege limba în care doriți să tipăriți, în partea de jos a ferestrei. Pentru tipărire folosiți butonul din partea dreapta sus a ferestrei de vizualizare.
Aceste adeverințe de concediu rămân salvate, având o evidență clară a acestora, având și mai multe filtre pe pagină pentru a le selecta în funcție de perioadă, dispecer sau șofer. Aceste adeverințe pot fi șterse oricând.
De remarcat că pot fi adăugate Observații care nu vor apărea imprimate pe hârtie.
Aceste adverinte sunt preluate automat si pe pagina de Pontaj angajati, unde pe zilele in care angajatul are Adeverinta de Concediu salvată va apărea și o iconiță de culoarea gri. Aceste iconite gri sunt link-uri si deschid pentru vizualizare adeverința propriu-zisă.
Dacă pagina Adeverințe de concediu există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa document.activity.list.php .
%
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
O evidență cu atât mai importantă în contextul crizei de șoferi, care ajută compania să țină seama de dorințele șoferilor, optimizând totuși în același timp utilizarea parcului auto. E o dezvoltare complexă, bazată pe experiența multor ani de activitate, solicitată de clienții noștri și care ne așteptăm să aducă o mare ușurare celor care se ocupă de acest bau-bau din managementul firmelor de transport, bau-bau reprezentat de programarea și evidența schimburilor de șoferi.
Pentru a începe introducerea schimburilor pentru șoferi, accesați din meniu pagina Schimb Șofer.
Din această pagină cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta- sus deschideți fereastra de Înregistrare Schimb Șofer Nou pe Vehicul. Din căsuța Șofer Nou selectați șoferul care urcă pe camion, selectați numărul de înmatriculare al camionului pe care urcă, data când urcă si data până la care rămâne pe acel vehicul. După completarea acestor date apăsați butonul albastru Salvare.
După înregistrarea șoferilor pe camioane evidența schimburilor apare automat pe pagina de Calendar Schimb Șofer. Pe acest calendar apare numărul de înmatriculare și în paranteză numele șoferului aflat la bord. De asemenea apar și numele șoferilor care urmează să plece în perioada respectivă.
În acest calendar apar și informațiile despre șoferii la care expiră documentele, acest lucru fiind afișat cu culoarea roșie. La fel, pe calendar apar și expirările de ITP ale camioanelor. Avertizările apar pe ziua cand expiră documentul respectiv.
Pe partea stânga jos apare și un buton portocaliu cu ajutorul căreia se poate tipări informația afișată. Deasupra calendarului găsiți două săgeți pe stânga și pe dreapta cu ajutorul cărora aveți posibilitatea de a naviga între lunile anului.
Pagina Schimb Șofer pe langă filtre, în partea de sus a paginii are și 5 link-uri, respectiv Săptămâna Trecută, Săptămâna Curentă, Săptămâna Viitoare, Săptămâna Viitoare + 1 săptămână și Săptămâna Viitoare + 2 săptămâni, link-uri cu ajutorul cărora se pot extrage din tabelul de schimburi cele care se referă la săptămâna respectivă, pentru o mai ușoară planificare.
Aceste pagini sunt împărțite în doua, în partea de sus apar sub formă tabelară lista vehiculelor pe care trebuie să se schimbe șoferul și în partea de jos lista cu șoferii care sunt disponibili. Acest tabel poate fi tipărit cu ajutorul butonului Tipărire din partea de sus a ecranului. Cu ajutorul butonului Tiparire Informare se pot tipări informațiile cu privire la schimburile din săptămâna respectivă sub formă tabelară, cu coloane pentru notițe și pe care le puteți transmite și altor compartimente sau afișa în birou. (de exemplu pentru a ști ce șoferi pleacă sau sosesc la birou).
După ce a fost stabilit care șofer cu cine va fi înlocuit și pe ce mașină, aceste schimburi propriu-zise se pot înregistra în program din mai multe pagini sau fereastre. În pagina de Schimb Șofer, linkurile Schimb Săptămâna Trecută, Săptămâna Curentă, Săptămâna Viitoare și în fereastra de Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele în dreptul fiecărui vehicul veți găsi două butoane. Butonul - ochi verde - va deschide fereastra de Modificare Schimb Șofer unde aveți posibilitatea de a schimba data la care el pleaca de pe vehicul conform ultimei ,,înțelegeri,, și butonul + cu care se înregistreaza schimbul propriu-zis. El deschide o fereastră numită Înregistrare Informație Schimb Șofer, unde la șofer nou selectați numele șoferului nou care va urca pe mașină, data când urcă și data până cănd va sta pe mașină.
La câmpul de observații șofer nou aveți posibilitatea de a introduce notițe despre cele discutate cu angajatul respectiv.
În partea de jos a ferestrei la căsuța Zile Acasă introduceți câte zile va sta acasă șoferul care s-a dat jos de pe camion, sau selectați cu ajutorul iconiței de calendar data de când el va fi disponibil din nou. La fel se pot înregistra detalii la câmpul de Observații Șofer Vechi.
Fereastra de Situație Schimburi pentru Toate Vehiculele în partea de jos oferă un filtru complex cu ajutorul căruia pot fi vizualizate doar mașinile parcate sau ieșite de pe comunitate (mașini la care în momentul respectiv nu au înregistrat nici un șofer pe ele). În fereastra Situație Schimburi pentru Toți Angajații veți avea posibilitatea de a filtra lista angajaților în așa fel încât să afișați șoferii care ajung acasă, pleacă sau sunt acasă într-o anumită perioadă.
Tot pe pagina de Schimb Șofer aveți posibilitatea de a înregistra și un schimb de vehicule, acesta însemnând de fapt că șoferul nu a venit acasă, doar a coborât de pe un vehicul și a urcat pe un alt vehicul. Pentru a înregistra aceste interschimbări accesați pagina de Schimb Șofer, unde în partea de sus veți găsi butonul albastru de Interschimbare între 2 Vehicule. Din fereastra care vi se deschide selectați data când a avut loc schimbarea, la rubricile de vehicul 1 si vehicul 2 selectați cele două vehicule pe care a avut loc schimbul de șofer și apăsați butonul Salvare.
Există și o pagină de Schimb sofer in varianta View (driver.shift.view.php) care poate fi pusă în meniul tuturor utilizatorilor programului, permițându-le acestora să vizualizeze istoricul programărilor plecării, venirii și a disponibilității șoferilor
O ultimă observație, secțiunea Schimb Șoferi lucrează independent de cea de Dispecerat comenzi.
Așa încât și dacă nu sunteți cu comenzile la zi, ea poate fi folosită. Evident dacă sunteți la zi cu comenzile această secțiune are în plus o cheie de control, și în cazul în care informațiile din comenzi cu cele din schimburi soferi sunt diferite, vă avertizează.
%
Utilitarul KG/AXE calculeaza greutatea pe axe in functie de greutatile capului tractor, a semiremorcii, a incarcaturii si a modului in care aceasta este repartizata pe podea.
Utilitarul se poate accesa folosind tasta rapidă CTRL+4 , sau din meniul din dreapta-sus făcând click pe iconiţa kg/axe. Utilitarul cuprinde 3 secţiuni, referitoare la: cap tractor, la semiremorcă şi la marfă. Calculul este bazat pe un model teoretic conceput astfel încât raportul între uşurinţa în folosire versus precizie să fie optim.
Programul permite selectarea numărului de înmatriculare al vehiculelor implicate. În acest caz utilitarul pemite salvarea ultimului calcul de greutate efectuat pentru semiremorca (încărcată) aleasă.
Utilitarul permite modificarea unor parametri folosiţi în modelul teoretic, deşi diferenţele dintre diferite modele constructive nu sunt semnificative.
De ce aţi folosi un astfel de utilitar? Pentru că aveţi cu siguranţă prea multe amenzi de cântar, prea multe situaţii în care şoferul nu ştie sau e prea comod să verifice aranjarea mărfii în remorcă. Sau poate faceţi grupaje şi ordinea în care încărcaţi este extrem de importantă.
Tutorial Video : https://youtu.be/JDYePalfbnI
%
Această pagină reprezintă o statistică cu privire la costul estimat cu taxele de drum, așa cum este el înregistrat pentru fiecare comandă în parte. Informațiile primare se introduc de dispecer, de facturist sau de aplicație, în mod automat, la salvarea rutei comenzii (în cazul în care aveți și extraopțiunea HERE).
Pe lângă costul estimat cu taxele de drum se pot introduce și alte informații: Km Taxabili estimați, Taxe de drum beneficiar și KM taxabili conform beneficiar.
Programul vă atenționează dacă costul cu taxa de drum estimat are o diferenta mai mare de 10% față de cele plătite de către beneficiar.
Utilitatea acestei pagini constă în posibilitatea de a filtra după mai multe criterii: Client, Ţara sau pe o anumită perioadă.
Filtrând pe țară și pe o anumită perioadă putem compara taxele estimate cu taxele efectiv plătite pentru acea țară.
Pe de altă parte, taxele de drum estimate stau la baza calculării indicatorului pentru fiecare client Venit net (fără taxe de drum) / KM în pagina Statistica Lunară.
Dacă pagina Taxe de drum există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.list.php .
%
Această rubrică de Avertizări c-zi, prin verificări multiple, sesizează majoritatea erorilor sau omisiunilor la introducerea informațiilor în comandă. Fiindcă orice statistică folosește informațiile înregistrate in sistem, este esențial ca informațiile primare să fie corect introduse. În acest mod ne vom putea baza și pe informațiile complexe pe care programul le generează.
Dacă pagina Avertizări Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.warning.php .
Tutorial:
Dispecerat - Avertizari Comenzi https://youtu.be/zN5yvLMNzbY
Pagina Avertizări Comenzi: https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Pagina Restricții Generale (general.restriction.php) afișează restricțiile generale de circulație sub formă tabelară, cu posibilitatea de filtrare pe Tari si pe Perioada, astfel: pe săptămâna curentă, săptămâna viitoare, luna curentă și luna viitoare.
Informațiile cu privire la restricțiile generale de circulație sunt preluate automat de pe website-ul www.euload.com.
Vă reamintim că pe lângă aceste restricții generale mai pot exista și alte restricții suplimentare: pentru ADR, zonale sau alte situații speciale semnalate prin indicatoare, etc.
Aceasta pagină (general.restriction.mobile.php) este disponibilă și în meniul contului de sofer.
Pe pagina Calendar camioane există în capul de tabel un buton pentru interogarea directă a Restricțiilor generale de circulație.
Dacă pagina Restricții Generale există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa general.restriction.php .
%