Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.

Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.

%

O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini)  în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.

Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).

De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.

Dacă pagina Lista Pagini  există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .

%

O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .

%

Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.

În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.

Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.

Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare. 

Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport

Dispecerat și Trafic Control

Soferi

Personal

Financiar-Contabilitate

Facturare - Verificare Comenzi - Contestații

Expediții - Subcontractori

Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri 

Service Auto

Manager

Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației

%

In câmpurile (casutele )de introducere text din aplicatie, apostroful, ghilimelele sau alte caractere speciale pot crea probleme. Pentru a folosi semnul apostrof vă recomandăm să folosiți apostroful din partea stânga, din fața tastei 1 (nu cel de lânga tasta enter). Dacă este posibil în textele introduse (de exemplu la rubricile de observații) nu recomandăm folosirea semnului de ghilimele. 

%

În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:

1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.

2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.

3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a  emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) . 

Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s

%

O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).

Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.

Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).

Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.

Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.

În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !

Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .

TUTORIAL

%

N/A este o prescurtare a cuvintelor Not Applicable din engleză. Atunci când apare în Soft Transport semnifică faptul că, fie un idicator nu se poate calcula (de exemplu în cazul împărțirilor la 0), fie s-ar putea calcula, dar rezultatul oferit de altgoritm este irelevant, inexact sau deformat din pricina contextului în care se cere calcularea lui.

%

Q&A Soft-Transport

În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm

Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh

În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon

Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).

Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.

Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.

De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.

Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.

%

Combinația de taste rapide pentru fereastra Lista Telefon (pictograma Numere de Telefon din bara de utilitare) este (CTRL+9). Lista telefoanelor există și în pagina Lista Tel. Servici (phone.list.php).

Acest mic utilitar

• permite accesarea de oriunde din program;

• permite și căutarea (căsuța Căutare după Camion și Angajat, butonul Caută) după numărul de înmatriculare al camionului (în baza legăturii care există între șofer și camion), după nume sau după număr de telefon

%

În zona meniului de utilitare, în partea dreapta sus a aplicației, gasiti utilitarul Estimare Profitabilitate , care se poate deschide cu combinația de taste rapide CTRL+5, și care reprezintă o „ ciornă inteligentă”, utilă în special dispecerilor pe comercial și care au nevoie să estimeze rentabilitatea unui potențial circuit sau grupaj înainte de a bate palma cu potențialii parteneri.

La baza acestui utilitar de Estimare Profitabilitate stă numărul de camion.

După selectarea numărului de camion, în căsuța Cost operare/Km se introduce valoarea prețului/ km ce se plătește subcontractorului sau costul estimat de operare al camioanelor proprii.

Urmează un mic tabel cu rânduri goale unde se poate completa distanța și prețul agreat. 

Pe baza acestor date, utilitarul face automat câteva operații aritmetice simple, calculând Total Cost de Operare, totalurile din rândul Total (distanța, Preț Agreat și Preț Agreat/Km) și Profit Estimat.

Dispecerii comerciali pot modifica ușor valoarea Prețului agreat în timpul negocierii telefonice, calculele făcându-se instantaneu, ajutându-i astfel să estimeze profitul estimat chiar în timpul negocierii telefonice.

În mod implicit macheta are 2 rânduri necompletate (goale), dar se mai pot adăuga linii cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând.

Calculele făcute se pot salva temporar, cu butonul Salvare, și se pot readuce înapoi cu ajutorul butonului verde Ultima salvată.
La finalizarea (închiderea) circuitelor sau a grupajelor aceste calcule pot fi tipărite cu ajutorul butonului Salvare și Tipărire.

Fiind un utilitar el poate fi accesat de oriunde te-ai afla în aplicație, fie prin click pe iconița din meniul de utilitare, fie prin combinația de taste rapide CTRL+5.
La orice accesare a utilitarului va apare ultimul calcul salvat pentru dispecerul respectiv. E important de reținut că aceste calcule sunt personale, fiecare utilizator putând accesa doar calculele proprii.

Atenție! Acest utilitar fiind doar o „ ciornă inteligentă”, păstrează în memorie doar ultima variantă salvată, pentru fiecare număr de înmatriculare în parte, neavând o evidență a tuturor calculelor făcute în timp.

%

Acest utilitar, extrem de util dispecerilor în scopul execuției la timp și fără sincope a comenzilor, pe care îl găsiți în partea de sus a programului vă permite să vizualizați  Încărcările și Descărcările (la care nu s-a ajuns încă sau care nu sunt încă finalizate), în ordinea planificării lor, prima care urmează pentru fiecare comandă (pasul următor), precum și Rezervările. Dacă vreți, e o tabelă asemănătoare cu Tabela de Plecări/Sosiri trenuri sau avioane.

Fereastra are filele Încărcări, Descărcări și Rezervări și, sus, două câmpuri de dată (perioada afișată, implicit ziua de azi) cu butonul lupă pentru căutare. Primele două file arată punctele a căror dată planificată este în perioada aleasă; fila Rezervări arată rezervările din comenzile dumneavoastră cu data planificată în perioada aleasă (nu doar pe cele viitoare), în ordinea descrescătoare a datei planificate.

În plus, se poate printr-un singur click vizualiza sau selecta (în cazul dispecerilor) comanda care cuprinde încărcarea/descărcarea respectivă.

Utilitarul avertizează când ora planificată se apropie sau a trecut: pe butonul utilitarului apare un număr roșu cu punctele nesosite din comenzile dumneavoastră active la care ora planificată este cu cel mult un anumit număr de minute înainte sau după ora actuală, iar în tabel un triunghi roșu (Încă Nesosit și în Întârziere) marchează punctele la care se întârzie. Pentru Planificare Fixă, intervalul se setează prin Variabilele din contul de administrare fixed_planned_arrive_date_interval și fixed_planned_arrive_date_expiry, iar pentru situațiile când nu e planificare fixă prin planned_arrive_date_interval și planned_arrive_date_expiry.

Partea din dreapta a tabelului afișat pentru Încărcări, respectiv Descărcări, afișează informații legate de Următorul Punct.

Acest utilitar este accesibil, la fel ca și celelalte, de pe orice pagină v-ați afla.

%

Utilitarul  KG/AXE calculeaza greutatea pe axe in functie de greutatile capului tractor, a semiremorcii, a incarcaturii si a modului in care aceasta este repartizata pe podea.

Utilitarul se poate accesa folosind tasta rapidă CTRL+4 , sau din meniul din dreapta-sus făcând click pe iconiţa kg/axe. Utilitarul cuprinde 3 secţiuni, referitoare la: cap tractor, la semiremorcă şi la marfă. Calculul este bazat pe un model teoretic conceput astfel încât raportul între uşurinţa în folosire versus precizie să fie optim. 

Programul permite selectarea numărului de înmatriculare al vehiculelor implicate. În acest caz utilitarul pemite salvarea ultimului calcul de greutate efectuat pentru semiremorca (încărcată) aleasă. 

Utilitarul permite modificarea unor parametri folosiţi în modelul teoretic, deşi diferenţele dintre diferite modele constructive nu sunt semnificative.

De ce aţi folosi un astfel de utilitar? Pentru că aveţi cu siguranţă prea multe amenzi de cântar, prea multe situaţii în care şoferul nu ştie sau e prea comod să verifice aranjarea mărfii în remorcă. Sau poate faceţi grupaje şi ordinea în care încărcaţi este extrem de importantă.

Tutorial Video : https://youtu.be/JDYePalfbnI

%

Utilitarul de Estimare Calcul Consum, accesibil din meniul de utilitare sau cu combinația de taste rapide CTRL+2 , este util pentru a estima unde ar fi cea mai bună locație pentru alimentarea unui camion (unde și când să alimenteze pe traseul comenzii). 

Astfel, selectând vehiculul, se completează automat capacitatea rezervorului , consumul pe gol și suplimentul pe tonă. Introduceți Tone Transportate (greutatea transportată, în tone). Modificând valoarea la căsuța de KM, în căsuța de Litri apare instantaneu cantitatea de combustibil necesară parcurgerii acelui număr de KM și, invers, modificând cantitatea de litri apare automat numărul de KM care pot fi parcurși cu acea cantitate de combustibil.

Pictograma de reîmprospătare din dreapta căsuței Litri (Interogare Nivel Combustibil) completează Litri cu nivelul de combustibil din rezervor, dacă furnizorul de telematică al camionului transmite acest nivel; sub căsuță apar furnizorul și data citirii.

TUTORIAL:

Utilitar Estimare Consum și Citire Automată Nivel Rezervor: https://youtu.be/898MAzqMXis

Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg

%

Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.

Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.

Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri). 

În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal  - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.

%

Înregistrarea unui client sau furnizor (inclusiv subcontractori) , cu alte cuvinte parteneri, se face pe aceeași pagină. El poate fi adăugat (înregistrat) din rubrica   Listă Parteneri (varianta cu drepturi depline de modificare) dacă faceţi click pe  butonul albastru  (Adaugă un nou partener) din colţul dreapta-sus al tabelului. După completarea rubricilor din fereastra Înregistrare Partener faceţi click pe butonul Salvare.

Sunt obligatorii câmpurile CIF, Nume Partener și Localitate. Pentru o firmă din România puteți completa datele automat cu butonul ANAF de lângă CIF (vezi topicul despre verificarea prin ANAF). Un partener nou se poate înregistra și direct din fereastra Comandă, cu iconița (Înregistrare Client Nou) de lângă câmpul client.

Proprietarii vehiculelor se selectează tot din baza de date Lista de Parteneri. Proprietarul unei remorci poate fi un subcontractor sau un client. Proprietarul unui autovehicul este de regulă firma proprie, o altă firmă din grupul meu de firme sau un subcontractor.

Se pot înregistra mai mulți parteneri cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii înregistrate deja în sistem. La Salvare, programul afișează firmele deja înregistrate cu acel CIF și vă cere confirmarea.

Atentie, un partener nu poate fi şters, el poate fi doar dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ, iar după debifare el nu va mai apare in lista de selecție.

VIDEO

Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .

%

Din pagina  Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.

Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.

Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.

VIDEO

Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .

%

La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.

De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).

VIDEO

Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .

%

Obs. Operațional (în pagina Listă Parteneri apare ca Obs. Operaționale) este un câmp din baza de date Parteneri (Clienți) unde aveți posibilitatea să introduceți,  de exemplu, instrucțiuni care sunt de urmat atunci când o mașină ajunge la clientul respectiv pentru o operațiune de încărcare/ descărcare, modul de preluare/predare a remorcii, de predare a documentelor, echipamentul obligatoriu în dotare și alte detalii legate de operarea serviciului de transport.

Textul introdus în această căsuță este vizibil și în contul de tip șofer, inclusiv lângă detaliile punctelor de Încărcare/Descărcare.

%

Înregistrarea unui subcontractor se face pe pagina numită Lista Parteneri,  dacă faceţi click pe butonul Adaugă un nou partener din colţul dreapta-sus. După completarea rubricilor din fereastra de înregistrare faceţi click pe butonul Salvare.

Un subcontractor se poate înregistra și direct din pagina Comandă în momentul adăugării resursei la liniile comenzii ce urmează a fi subcontractată. Cu butonul verde Vizualizare/Modificare de pe linia punctului 0 deschideți fereastra Modificare Punct 0. Din linia resursei, faceți click pe iconita verde și vi se deschide fereastra de Înregistrare Legătură Nouă. Din dreptul liniei cu numărul de inmatriculare camion faceți click pe butonul verde, ce va deschide fereastra de Înregistrare Camion. Din această fereastră aveti posibilitatea de a adăuga subcontractorul cu ajutorul butonului verde din dreptul căsuței Proprietar.  Completați fereastra de Înregistrare și apăsați butonul Salvare.

%

Se pot defini utilizatori pentru clienți, care în baza unei parole se vor putea conecta la sistemul dumneavoastră, având la dispoziție o pagină Telematic dedicată clienților, prin care pot vizualiza poziția pe hartă a camioanelor din comenzile în curs de execuție la clientul respectiv.

Meniul / Pagina pentru Clienți poate fi vizualizată atât în limba română, cât și în limba engleză.

Clientul, pe lângă pozițiile curente pe hartă a camioanelor care lucrează pentru el, are posibilitatea să vadă și Punctele Comenzii (fără poziții), Ruta (traseul) salvat de dispecer și CMR- urile, pentru comenzile active (în curs de execuție) sau finalizate recent, în ultimele 30 de zile. Pagina este dotată și cu o zonă de filtre pentru o căutare după mai multe criterii.

Această nouă dezvoltare oferă mai mult clienților din ceea ce este relevant pentru ei (față de subconturile pe platformele telematice), cu mai puțin efort din partea noastră (nu mai este nevoie să scoți un camion sau să adaugi unul, pentru ca clientul să aibă acces la pozițiile tuturor camioanelor care îl interesează, acest lucru se face automat prin corelarea cu comenzile).

Citirea automată de la distanță a poziției camioanelor, este posibilă la acest moment, prin interfațare, pentru cei care dețin camioane Mercedes, Scania, Volvo și Renault sau soluțiile telematice WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon, EvoGPS, CargoTrack, Arobs TrackGPS, Eurowag sau Lupa GPS, sau orice combinație a acestora. Flote cu camioane de la mai mulți producători, de exemplu, Mercedes și Scania și Volvo, sau companii care au două sisteme telematice , de exemplu Webeye si SafeFleet, sau situații cu camioane Renault (fără alt sistem telematic) și camioane MAN (cu sistem Webeye). Pe orice cale este citită informația, ea este vizualizată apoi, pe aceeași hartă.

Detalii Implementare cont client

Pentru a da acces Clientilor la vizualizarea starii / statusului comenzilor primite de la ei va trebui să le creati un cont.

Crearea unui cont tip client se face în partea de administrare

Accesați partea de /admin, pagina Listă Utilizator. Faceti click pe butonul albastru de Adauga un nou utilizator din coltul dreapta sus si deschideti fereastra Înregistrare Utilizator. În prima căsuță (Nivel Cont) alegeți nivelul de cont pentru clienți (în pachetul standard: Cont Client). Puteți folosi ca și nume utilizator un șablon de genul: numeleclientului@numelefirmeidvs.ro. Alegeti o parolă pentru accesare, introduceti numele si prenumele utilizatorului pentru clientul căruia îi creați contul, completati numărul de telefon al acestuia si alegeti limba interfetei în care va fi utilizat programul (accesibil in limba română sau engleză). La rubrica Doar pentru conturile de tip Client , selectați din listă numele clientului dupa care dati salvare.

Transmiteti numele utilizator si parola clientului.

În contul lui , după logare, pe coloana din partea stângă vor apare comenzile active pe care le are contractate către dvs. În cazul în care se selectează o comandă, se afiseaza pe hartă traseul salvat de dispecer pentru comanda respectivă, împreună cu pozitia curentă a vehiculului pe hartă, poziție marcată cu un balonaș roșu.

La fiecare comandă există posibilitatea de a vizualiza tabelul cu CMR-urile . Acest tabel se deschide de la iconita mov CMR din dreptul comenzii respective.

În cazul în care clientul dorește să vizualizeze și orele de sosire/plecare de la locurile de încărcare/descărcare, are la dispoziție butonul portocaliu. De reținut că aceste informații sunt cele înregistrate de dispeceri sau șoferi în rezumatul comenzii.

În partea de sus a paginii, există mai multe filtre, legate de starea comenzii: active și/sau recent închise (adică comenzile care, de la ultima descărcare, nu au trecut mai mult de 30 zile), numarul de inmatriculare camion sau remorca, locatie. dispecer, etc.

Există, chiar pe hartă, încă doua butoane: Cel de culoare albastră pentru vizualizare pozitia curentă a tuturor vehiculelor care au comenzi active pentru clientul respectiv, sau cel de culoare portocalie, cu ajutorul căruia balonașele se pot fi eliminate de pe hartă .

De reținut că ceea ce clientul vede pe hartă reprezintă poziția vehiculelor așa cum a fost ea citită ultima dată la solicitarea dispecerilor proprii (fie accesând pagina proprie Telematic, fie prin preluarea automată a unei poziții). Dacă, cumva, ultima citire este mai veche de o anumita perioada, clientul are posibilitatea să forțeze o citire nouă (un refresh) a pozitiei camioanelor.

Intervalul la care apare butonul de refresh pe pag. Telematic din contul de client (limited.to.client.telematics.php), lângă Last Updated, poate fi setat din partea de administrare – acest lucru se realizează prin variabila client_telematics_refresh_interval .

TUTORIAL:

Tipul de Cont Client: https://youtu.be/hvYOVLQxjkg

%

Această secţiune este utilă în special dispecerilor, managerului, secretarei, facturistului şi contabilului. Administratorul poate decide ca şi alte tipuri de utilizatori să aibă acces la această AGENDĂ PARTENERI (clienți, furnizori) colectivă, extrem de rapidă şi eficientă.

În versiunea Light ambele tipuri de conturi: operațional și control au acces la această secțiune.

Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .

TUTORIALE:

Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g

%

Accesaţi rubrica Contact Partener. Identificaţi rândul (contactul) pe care doriţi să-l modificaţi. În dreapta rândului faceţi click pe iconiţa verde de modificare . În fereastra care se va deschide, operaţi modificările dorite, după care apăsaţi Salvare.

Din pagina Contact Partener un contact nu poate fi şters, el se poate trece însă în starea Inactiv: debifați căsuța din coloana Activ de pe rândul lui (se salvează imediat, fără Salvare). Lista arată implicit doar contactele active; pe cele inactive le găsiți alegând în caseta de stare Inactive sau Toate.

Ștergerea definitivă se face din pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare: la partenerul respectiv apăsați butonul (Adăugare/Modificare persoane de contact), apoi butonul roșu cu coș de pe rândul contactului și confirmați Doriți să ștergeți ?. Un contact folosit într-o comandă nu poate fi șters (programul afișează Contactul este folosit într-o comandă.); în acest caz treceți-l în starea Inactiv.

VIDEO

Dacă pagina Contact Partener există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .

%

Contactele partener se pot filtra după Partener(Client/Furnizor) sau căuta după Nume, Funcție, Email, Telefon (căutarea ia în calcul și telefonul de birou). Implicit se afișează doar contactele active; pentru cele dezactivate alegeți în caseta de stare Inactive sau Toate, apoi apăsați Caută.

Tabelul cu contactele parteneri poate fi ordonat crescător / descrescător după oricare dintre coloane, dacă faceţi click pe capul de tabel  al coloanei respective.

VIDEO

Dacă pagina Contact Partener există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .

TUTORIALE:

Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g

%

În accepţiunea programului, resursa unei firme de transport, cea care stă la baza activităţii sale poate aparţine uneia din cele 3 categorii: Camion (Autovehicul), Remorcă (Vehicul având capacitatea de a încărca) şi Şoferul.

%

Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.

La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .

Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay

%

Pagina Lista Angajaţi vă oferă spre vizualizare, aşa după cum indică şi numele lista angajaţilor cu care programul operează, cu detaliile aferente. 

De menţionat că lista angajaţilor poate cuprinde atât pe cei proprii, cât şi pe angajaţii unor alte firme partenere. În acest caz, la coloana Angajator va figura acea firmă. Angajaţii pot să se afle în una din cele două stări: activi sau inactivi (lichidaţi, care nu  vor mai apărea în resursele disponibile şi în filtrele pentru angajaţi).

Lista angajaţi există în două variante: cea cu drepturi de actualizare complete (atât pt. angajaţii proprii cât şi pt. angajaţii terţilor) şi cea cu drepturi limitate de actualizare (doar pentru angajaţii terţilor). În cazul în care se introduc angajaţii altor firme în varianta cu drepturi limitate (de exemplu şoferii subcontractorilor) datele solicitate sunt minime.

Pe pagina Lista Angajati Verificator, s-a permis adăugarea unui nou angajat cu acelasi CNP. Aplicația va da avertizare, permițând însă continuarea înregistrării unui nou angajat cu același CNP. Acest lucru este util în cazul în care angajatul tot trece de la un angajator la celălalt.

Dacă pagina Lista Angajați există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.list.php (varianta simplă) sau employee.verify.list.php (varianta cu drepturi depline). 

TUTORIALE:

Inregistrare Angajat: https://youtu.be/klh5mAD6t5I

Fisa Angajat: https://youtu.be/eFlrATzr-7I

%

Rubrica Lista Camioane vă oferă spre vizualizare, aşa după cum indică şi numele, lista camioanelor cu care programul operează, cu detaliile aferente. 

De menţionat că lista camioanelor poate cuprinde atât pe cele proprii, cât şi camioanele unor alte firme partenere. În acest caz, în coloana Proprietar/Utilizator va figura acea firmă. Implicit, lista arată doar camioanele firmei dumneavoastră; pentru camioanele altor firme alegeți din filtrul Proprietar/Utilizator Vehicul firma dorită sau prima opțiune a listei, Proprietar/Utilizator Vehicul, pentru toate, apoi apăsați Caută. Camioanele pot să se afle în una din cele două stări: activ sau inactiv (scoase din folosinţă, care nu  vor mai apărea în resursele disponibile şi în filtrele pentru camioane).

Lista camioanelor există în două variante: cea cu drepturi de actualizare complete (atât pt. camioanele proprii cât şi pt. camioanele terţilor), şi cea cu drepturi limitate de actualizare (camioanele proprii se pot doar vizualiza, iar camioanele terţilor se pot adăuga şi modifica). Varianta se recunoaşte după titlul de deasupra tabelului: „cu drepturi depline de adăugare/modificare”, respectiv „cu drepturi de vizualizare autovehicule proprii și drepturi de adăugare/modificare autovehicule parteneri”. În cazul în care se introduc camioanele altor firme datele solicitate sunt minime.

Dacă pagina Lista Camioane există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa truck.list.php (varianta simplă) sau truck.verify.list.php (varianta cu drepturi depline). 

TUTORIAL:

Inregistrare Camion : https://youtu.be/suAKS7lAR5U

Fisa Camionului: https://youtu.be/EaoJHxazQgc

%

Pagina Lista Remorci vă oferă spre vizualizare, aşa după cum indică şi numele lista remorcilor cu care programul operează, cu detaliile aferente. 

De menţionat că lista remorcilor poate cuprinde atât pe cele proprii, cât şi remorcile unor alte firme partenere. În acest caz, în coloana Proprietar/Utilizator va figura acea firmă. Remorcile pot să se afle în una din cele două stări: activ sau inactiv (scoase din folosinţă, care nu  vor mai apărea în resursele disponibile şi în filtrele pentru remorci).

Lista remorcilor​ există în două variante: cea cu drepturi de actualizare complete (atât pt.remorcile proprii cât şi pt. remorcile terţilor), şi cea cu drepturi limitate de actualizare (doar pentru remorcile terţilor). În cazul în care se introduc remorcile altor firme, datele solicitate sunt minime.

Dacă pagina Lista Remorci există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa trailer.list.php (varianta simplă) sau trailer.verify.list.php (varianta cu drepturi depline). 

TUTORIALE:

Inregistrare Remorca: https://youtu.be/BKdbciQbXOM

Fisa Remorcii: https://youtu.be/5MeceV7ZC5s

%

Aceste resurse pot fi adăugate din pagina Lista Camioane, respectiv Lista Remorci. Iconița din dreapta-sus (+camion) deschide fereastra Înregistrare Camion, respectiv Înregistrare Remorcă.

Pentru a înregistra vehiculele companiei (proprii) aveți nevoie de varianta cu drepturi depline a paginii (în titlul de deasupra tabelului apare „cu drepturi depline de adăugare/modificare”). În varianta cu drepturi limitate (titlul spune „drepturi de vizualizare … proprii și drepturi de adăugare/modificare … parteneri”) se pot înregistra doar vehicule ale partenerilor (subcontractori sau clienți), iar fereastra de înregistrare conține mult mai puține câmpuri. 

Rețineți că singurul element obligatoriu al înregistrării îl constituie numărul de înmatriculare. Numărul nu poate fi folosit de două ori: dacă există deja un camion, respectiv o remorcă, cu același număr (chiar și inactiv), câmpul se marchează cu roșu și înregistrarea nu se salvează. Alegeți și firma proprietară în câmpul Proprietar/Utilizator: implicit este selectată prima firmă din listă. Vă sfătuim însă să înregistrați și restul câmpurilor pentru o mai eficientă folosire a aplicației.

Dacă aveți acces la pagina Lista Camioane (varianta Verificator) o puteți accesa direct la truck.verify.list.php. 

Dacă aveți acces la pagina Lista Remorci (varianta Verificator) o puteți accesa direct la trailer.verify.list.php .

%

Există un sistem de avertizare tip fereastră pop-up care cuprinde comenzile active mai vechi de un număr de zile și comenzile fără puncte mai vechi de un număr de zile (numărul de zile se setează din variabilele order_open_warning_interval, respectiv order_empty_warning_interval), precum și valabilitățile care urmează să expire pentru camioane, remorci, angajați și parteneri. Această fereastră pop-up apare la toți utilizatorii (mai puțin șoferii), cu o anumită frecvență care poate fi setată din partea de administrare, implicit ea fiind setată la 3 ore.

Întră în contul de administrator și identifică variabila (user_warning_interval) care setează frecvența de apariție a ferestrei pop-up. Valoarea 0 a acestei variabile inhibă apariția ferestrei pop-up de avertizare.

De reținut:  combinația de taste CTRL+Shift+1 deschide fereastra pop-up de avertizari, oricând se dorește de utilizator

Valabilitățile care sunt afișate în fereastra pop-up sunt cele considerate critice.

ATENȚIE: Această fereastră POP-UP nu înlocuiește paginile propriu-zise de valabilități, care permit o interogare mult mai complexă, pe intervale diferite de timp, și pe categorii extinse. Această fereastră de pop-up este gândită doar la modul de a extinde persoanele avizate atunci când urmează să expire o valabilitate considerată critică.

TUTORIAL: 

Notificari Expirare Valabilitati (Fereastra pop-up):

 https://youtu.be/3mGlBY_-h14

Modificare Interval Avertizare Pop-Up Valabilități

https://youtu.be/FjsuPZF4YCk

%

În pagina Resurse la Cheie, în colţul dreapta-sus a tabelului faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra Înregistrare Legătură Nouă (a unei noi resurse la cheie, a unei noi conexiuni, legături între resursele companiei). La un moment dat, o anumită resursă (camion, şofer, remorcă) poate apărea într-o singură legătură ACTIVĂ.

VIDEO 

A doua posibilitate este de a inregistra resursă direct din comanda de transport. La înregistrarea punctului 0 al comenzii , faceti click pe iconita  din dreapta câmpului Resursa, unde vi se va deschide aceeași fereastră Înregistrare Legătură Nouă. Selectați Camion (capul de tractor, autovehiculul), Remorcă (spațiul de încărcare) și Șofer 1 care va executa comanda respectivă (Șofer 2 este opțional), după care dați click pe butonul Salvare.

 VIDEO

Dacă pagina Resurse la cheie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.connect.list.php .

%

Deasupra tabelului de Resurse la Cheie se află mai multe filtre care pot fi folosite în acest scop: starea (Active, Închise sau Toate (Active și Închise)), Vehicul, Remorcă și Angajat; după ce le alegeți, apăsați Caută. Implicit se afișează doar legăturile Active.

De asemenea tabelul cu Resurse la Cheie poate fi ordonat crescător / descrescător după oricare dintre coloane, dacă faceţi click pe numele coloanei respective (lângă care apare iconiţa ).

VIDEO

Dacă pagina Resurse la cheie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.connect.list.php .

%

O resursă la cheie nu poate fi modificată sau ştearsă. Aceasta poate fi doar DEZACTIVATĂ din pagina Resurse la Cheie daca faceti click pe iconiţa de pe rândul ei (la trecerea cu mouse-ul apare Dezleagă resursa la cheie) și confirmați întrebarea Desfaceți conexiunea între resurse ?. Adică legătura pe care s-a stabilit între un camion (autovehicul), o remorcă (spațiu de încărcare) şi un şofer este desfăcută şi resursele respective, eliberate. Ele se pot apoi regrupa sub forma altor legături, constituind noi resurse la cheie. Legătura dezactivată dispare din lista Active; o găsiți alegând filtrul Închise. 

O altă cale de dezactivare a unei Resurse la Cheie este prin introducerea unui punct Închidere Resursă în comanda executată de acea resursă la cheie.

VIDEO

Dacă pagina Resurse la cheie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.connect.list.php .

%

Numărul resurselor la cheie care nu au o comandă activă este afişat în cifre lângă numele paginii Resurse Fără C-dă, în meniu. Pe această pagină, în dreptul fiecărei resurse fără comandă apar, dacă resursa a avut o comandă anterioară, informaţiile despre aceasta: Staționează de la, Localitate, Client, Dispecer și ID c-dă anterioară. 

VIDEO

Dacă pagina Resurse fără C-dă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.without.order.php .

%

Resursele la cheie fără comandă pot fi filtrate în funcţie de Dispecer sau Client.

VIDEO

Dacă pagina Resurse fără C-dă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.without.order.php .

%

Informaţiile cu privire la resursele la cheie fără comandă sunt utile în special dispecerilor şi managerului, având în vedere necesitatea reducerii la maximum a acestor situaţii.

Dacă pagina Resurse fără C-dă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.without.order.php .

%

ID-ul unei comenzi este un număr alocat automat de program comenzii respective (se caută cu filtrul ID Comandă). Acest număr este unic pentru o comandă client.

Câmpul Cod/Nr. Comandă (în filtrul de căutare se numește Comandă) este obligatoriu și se completează de utilizator cu orice secvență de litere sau cifre, relevante pentru acea comandă (de exemplu numărul de identificare al comenzii la client, numărul containerului, etc).

%

Pentru a adăuga o comandă, din contul de Dispecer (varianta Standard & Convenient) sau Operațional (varianta Light & UltraLight), accesați pagina Comandă, faceți click pe butonul Adaugă Comandă (în interfața Veche: Adaugă C-dă) și alegeți Normal. Vi se deschide fereastra Înregistrare Comandă Client. Din același buton puteți alege și alte moduri de înregistrare, de exemplu Șablon sau Importare PDF.

Completați datele generale ale comenzii: la Cod/Nr. Comandă introduceți numărul comenzii de la client, la Data Comenzii introduceți data primirii, selectați clientul în câmpul Client și persoana de contact în câmpul Contact Client, bifați Grupaj dacă este grupaj etc. Puteți adăuga în câmpul Text Comandă textul comenzii în format electronic, aşa cum v-a parvenit, pentru o mai uşoară consultare ulterioară. La sfârșit, faceți click pe butonul Salvare. Dacă nu aveți încă introdus clientul sau datele de contact ale clientului în baza de date, aceste informații pot fi adăugate direct din fereastra de înregistrare a comenzii cu ajutorul butonului din dreptul câmpurilor respective. 

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

TUTORIAL:

Inregistrare Antet Comanda: https://youtu.be/4viaXIpPGNk

Modificare Antet Comanda: https://youtu.be/y4d2IQe3Ark

Inregistrare Puncte Comanda:https://www.youtube.com/watch?v=kKvtVSLkwdE

Modificare Puncte Comanda: https://www.youtube.com/watch?v=zZ1uBWyA0Ik

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

În antetul unei comenzi noi sau a uneia deja create, se poate introduce, respectiv modifica (doar dacă are stare activă și închisă) un client nou. Se accesează butonul cu ochi (Vizualizare/Modificare) din dreptul liniei de comandă și, în fereastra Modificare Comandă Client, la câmpul Client se dă click pe butonul verde (plus), Înregistrare Client Nou. În fereastra Înregistrare Partener se completează datele sale (obligatorii: CIF, Nume Partener și Localitate) și se dă Salvare. Clientul nou apare ales în câmpul Client; apăsați Salvare și în fereastra comenzii.

La o comandă nouă (butonul Adaugă Comandă, apoi Normal) câmpul Client din fereastra Înregistrare Comandă Client are același buton plus.

VIDEO

%

La adăugarea unei comenzi noi, lista de monede de lângă Preț Agreat f. TVA apare completată implicit pe RON, EUR sau altă monedă, în funcție de Moneda de Fact. a clientului selectat în căsuța Client. Moneda de facturare este setată /definită în pagina Listă Parteneri.

De fiecare dată când alegeți alt client în căsuța Client, moneda se schimbă în moneda de facturare a noului client, chiar dacă ați completat deja prețul. După aceea puteți alege altă monedă din aceeași listă.

Vă recomandăm, de asemenea, să alegeți clienții pe care îi veți folosi cel mai mult în pagina Modificare Utilizator (butonul Adaugă client în Lista Favoriți) - clienții favoriți apar primii în orice listă de selecție, deci alegerea clientului este mai ușoară. De asemenea, setați Moneda de Fact. a partenerului pe cea mai des folosită pentru stabilirea prețului, indiferent de țara în care partenerul își are sediul.

%

Există între tipurile de puncte predefinite şi tipul de punct PUNCT 0 . El trebuie să fie primul punct al unei comenzi de transport și reprezintă punctul de start al comenzii atât din punct de vedere temporal, cât și geografic.

Punctul 0, pentru camioanele proprii, reprezintă de regulă locația din care camionul va porni în execuția acestei comenzi, fiind de regulă locul în care a rămas gol, în precedenta comandă. Cu alte cuvinte distanța dintre punctul 0 si prima încărcare, este dislocarea. Tocmai de aceea la înregistrarea Punctului 0, atunci când Resursa la Cheie (camionul, remorca și soferul) sunt specificate, utilizatorul poate prelua automat informațiile cu privire la locația și km bord a puntului precedent., prin acționarea butonului Preluare Punct Precedent.

Ca și moment în timp, Dată Start Planificată a Punctului 0, de cele mai multe ori nu este egală, cu data de sfârșit a precedentei comenzi, ci ea depinde și de momentul în care noua comandă a fost transmisă de către client. Perioada dintre cele două date reprezintă staționarea camionului fără comandă.

Punctul 0, pentru camioanele subcontractorilor, ca și punct de start al comenzii se identifică în general , mai ales atunci când vorbim de curse ocazionale, în care nu se plătesc dislocările, cu primul punct de încărcare.

În această situație Dată Start Planificată poate fi completată cu data primei încărcări. La fel și locația. Pentru creșterea vitezei de înregistrare, puteți multiplica Punctul 0 ca și punct de Încărcare , folosind butonul de multiplicare din dreptul Punctului 0.

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

Din punct de vedere al alocării unui camion la o comandă de transport, putem avea 3 situații, variante, și anume:

- nu există nici o alocare, comanda nespecificând nimic legat de camion. Acest lucru se întâmplă de regulă la momentul în care comanda este înregistrată în sistem. De remarcat că punctele comenzii, de încărcare, descărcare, etc. pot fi înregistrate fără a alege /aloca resursa la cheie sau camionul.

- avem un camion planificat, un camion la care ne gândim pentru execuția comenzii respective, fără ca însă să fim 100% siguri că acest camion va și executa comanda, fie suntem siguri (teoretic, cel puțin), însă camionul respectiv este angrenat în resura la cheie a altei comenzi active (în execuție) .. În acest caz, camionul planificat se copleteaza la rubrica respectivă în fereastra cu antetul comenzii.

- știm camionul, știm și remorca (sau spațiul de încărcare) , știm și șoferul care vor executa această comandă (sau cel puțin o vor începe), cu alte cuvinte avem tripleta (legătura camion, remorcă, șofer) care constituie resursa la cheie. Această resursă la cheie se înregistrează  la Punctul 0 al comenzii în căsuța corespunzătoare. 

%

La Punctul 0 al unei comenzi (fereastra Înregistrare Punct 0 sau Modificare Punct 0) dispecerii au posibilitatea sa apese un buton numit Preluare Punct Precedent. Înainte de a-l apăsa alegeți Resursa; altfel apare mesajul „Nu ați selectat resursa.”. În acest caz se preiau automat pentru camionul respectiv informatiile cu privire la locatie (Țara, Localitate și, dacă punctul avea firmă, Caută Firmă) si Km Bord aferent ultimului punct (din punct de vedere cronologic - după Sosire Planificată ) inregistrat in baza de date pentru acel camion la alte comenzi.

%

TUTORIAL:

Planificare Camion pentru o Comanda: https://youtu.be/knlsfP-YA6Q

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

Această rubrică din contul de administrator stabileşte tipurile de puncte ce pot fi angrenate într-o comandă: încărcare, descărcare, probleme, punctul 0, etc.

Aplicația vine instalată cu un set implicit de tipuri de puncte comandă. Este puțin probabil să aveți nevoie de alte tipuri de puncte. Dacă credeți că totuși ați avea nevoie de un alt tip vă sfătuim să ne contactați în prealabil.

Cum înregistrez un nou tip de punct pentru o comandă?

Un nou tip de punct pentru o comandă se introduce prin click-uirea butonului albastru (filă) din partea dreapta-sus a paginii: 

- în primul câmp (Denumire în Română) se introduce numele punctului (exemplu: încărcare sau punctul 0);

- în al doilea câmp (Denumire în Engleză) se introduce numele punctului în limba engleză;

- în al treilea câmp (Icoană) se selectează iconiţa care doriţi să reprezinte punctul respectiv;

- în al patrulea câmp (Ordine) se selectează ordinea în care doriţi să vă apară punctul respectiv în lista de selecție;

- în al cincilea câmp (Linie SMS) se selectează ce tip de date (poziţie, localitate, cod poştal, etc.) și în ce ordine doriţi ca aplicația să preia automat la apăsarea butonului SMS, din pagina Comandă din contul dispecerului. 

Cum şterg/modific un anumit tip de punct pentru o comandă?

Punctele principale ale comenzii nu pot fi şterse din această listă. Însă ele pot fi modificate dând click pe butonul (ochiul verde) din dreapta paginii. După modificarea datelor din panou, se face click pe butonul Salvare.

%

La punctele de încărcare/descărcare din comandă există un câmp KG, care reprezintă greutatea mărfii încărcate, respectiv descărcate. Sub KG încărcate, respectiv descărcate programul afișează și KG cumulate până în acel punct.

La sfîrșitul comenzii, după ultima descărcare acest indicator ar trebui să fie 0.

Indicatorul KG cumulate stă și la baza calculului tonajului mediu transportat, la rândul lui un parametru important în calculul consumului normat.

%

În program, atunci când se execută o comandă de transport trebuie specificată resursa la cheie implicată. O resursă la cheie este formată din autovehicul, remorcă (înțeleasă ca spațiu de încărcare) și șofer.

În cazul în care este vorba despre un autovehicul care nu tractează o remorcă (ex: van, microbuze, autovehicule până în 3,5to, etc), acestea având ele însele un spațiu de încărcare, în pagina Lista Remorci se înregistrează o remorcă imaginară, cu același număr de înmatriculare ca și autovehiculul, adăugându-se dimensiunile și specificațiile spațiului de încărcare. Pentru un autovehicul propriu folosiți varianta cu drepturi depline: în varianta cu drepturi limitate nu apare firma proprie în lista Proprietar/Utilizator și nu există căsuțele pentru dimensiuni.

De asemenea, în colțul dreapta-jos, se bifează căsuța Imaginar. 

Ca atare,  la stabilirea unei noi legături pentru o resursă la cheie, veți alege în fereastra Înregistrare Legătură Nouă: la Camion numărul de înmatriculare al autovehiculului, la Remorcă același număr de înmatriculare (remorca imaginară) și la Șofer 1 șoferul (Șofer 2 este opțional). 

Fereastra se deschide din pagina Resurse la Cheie, cu butonul (Adaugă o nouă legătură), sau din comandă, din ferestrele Înregistrare Punct 0 și Înregistrare Deschidere Resursă, cu iconița (Adaugă o Nouă Legătură) de lângă câmpul Resursa.

%

Fiecare punct din comandă are o căsuță unde este obligatoriu să se completeze data și ora pentru Sosire Planificată (la Punct 0 căsuța se numește Dată Start Planificată, iar la Poziție, Deschidere Resursă și Închidere Resursă se numește Data). Aceasta reprezintă momentul la care mașina trebuie să sosească la locația respectivă conform comenzii client ȘI calculelor dispecerului. Această informație reprezintă planificarea dispecerului. Informația trebuie introdusă luând în calcul fusul orar de la sediul central (birourile) companiei. Sosirea planificată este vizibilă pentru șofer , în contul acestuia. Ea necesită o monitorizare atentă din partea dispecerilor, și o ajustare continuă în funcție de condițiile de trafic și timpii de conducere. Sosirea Planificată se preia și în rapoartele către client: Situația Crt. Camioane (de dimineață), Emailul automat cu ETA (estimated time of arrival).

Dacă e vorba de o oră fixă la încărcare/ descărcare, lângă căsuța cu Sosire Planificată se bifează Planificare Fixă. 

Aplicația are mai multe facilități care ajută dispecerul să observe atunci când o planificare urmează într-un anumit interval sau a fost depășită. Intervalul de atenționare cu privire la Sosirea Planificată este de 30 de min, dar el poate fi modificat din partea de administrare, dacă se dorește.

%

Atunci când înregistraţi un punct de tip Încărcare sau Descărcare programul vă permite să consemnaţi, pe lângă localitate, şi numele firmei unde are loc încărcarea, respectiv descărcarea, împreună cu coordonatele GPS ale acesteia. Acest lucru permite atât construirea, cât şi consultarea rapidă (din mers) a unei baze de date proprii cu coordonatele GPS ale punctelor de interes ( POI).

Astfel, faceți click pe iconița din dreptul câmpului Caută Firmă. Vi se va deschide fereastra Înregistrare Firmă, unde câmpul Țara, Localitate va fi deja precompletat. Completați câmpul Denumire Firmă; pe măsură ce scrieți (cel puțin 3 litere), programul vă propune firme găsite pe Google, iar dacă alegeți una din listă, adresa și coordonatele se completează singure. Altfel, introduceți dedesubt adresa (strada și număr) în câmpul Adresă Firmă. În partea de jos a ferestrei faceți click pe butonul Harta. Se va deschide fereastra Harta POI, cu o hartă Google pe care sunt marcate (A, B, …) locațiile găsite pentru datele introduse de dvs. În tabelul de sub hartă, faceți click pe butonul verde cu iconița din dreptul locației potrivite: adresa și coordonatele GPS (Latitudine și Longitudine) se trec în fereastra firmei. La final apăsați butonul Salvare. Există și posibilitatea ca utilizatorul să puncteze pe hartă locația firmei (click pe hartă), după care se importă coordonatele. 

ATENŢIE! Fără coordonate nu se salvează numele firmei, adresa şi locaţia acesteia.

Lângă câmpul Caută Firmă, după butonul + verde, mai sunt două butoane: creionul (Editează / inactivează firma) și arhiva (Inactivează firma). Ele sunt estompate cât timp nu ați ales o firmă. Creionul deschide fereastra Editează / inactivează firma, unde puteți schimba Nume, Adresă, Latitudine, Longitudine și Observații Firmă, apoi apăsați Salvează; localitatea firmei apare doar pentru informare. Butonul Hartă din această fereastră arată firma în Google Maps. Cu butonul Inactivează din această fereastră (sau direct cu butonul cu arhivă), apoi confirmând cu Inactivează, firma devine inactivă: nu mai este propusă la căutare, dar rămâne pe comenzile vechi. O reactivați din pagina Lista POI: alegeți Inactiv la filtrul de stare, completați și țara, localitatea sau denumirea firmei, apăsați Caută și bifați căsuța Activ.

La fel, lângă localitate (câmpul Țara, Localitate) este butonul cu arhivă Inactivează localitatea. După confirmarea cu Inactivează, localitatea nu mai este propusă la căutare, dar rămâne pe comenzile vechi. O reactivați din pagina Lista Orașe: selectați țara, alegeți Numai Inactive, apăsați Caută și bifați căsuța Activ. Aceleași butoane apar și în fereastra Data și Locul Predării Documentelor.

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

Există o noțiune distinctă în program, extrem de utilă, și care este diferită de tipul de punct Poziție. Ea se referă la nivelul până la care este executată o comandă. Pentru a consemna acest lucru aveţi la dispoziţie un buton în dreptul fiecărui punct al comenzii, care vă permite să indicați manual şi voluntar nivelul până la care s-a ajuns cu execuţia comenzii. Butonul se numește Marchează Linia ca și Punct Curent al Comenzii (textul apare când treceți cu mouse-ul peste el). Veţi stabili astfel Poziţia curentă sau Nivelul curent de execuție al  comenzii, numit în program Punct Curent. Acel punct, nivel curent al comenzii, va fi marcat cu o culoare distinctă (verde).

În acelaşi timp veţi regăsi tot cu verde, acest nivel curent al comenzii şi în tabelul de sus, cel cu comenzile, în coloana dintre începutul și sfârșitul comenzii (în interfața nouă: coloana Poziție, între Plecare și Destinație).

Atunci când dispecerul înregistrează un punct de tip Poziţie, linia aferentă acestui punct va fi selectată automat ca și nivel curent al comenzii, astfel ea va demarca zona executată de cea neexecutată a comenzii. 

TUTORIAL:

Punctul Curent al Comenzii: https://youtu.be/C8KJcB8-3PQ

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

Comanda poate fi modificată cu iconița (Vizualizare/Modificare) din dreptul comenzii, din pagina Comandă, doar din contul dispecerului care a înregistrat-o și doar cât timp comanda este Activă sau Închisă. Se deschide fereastra Modificare Comandă Client. Punctele comenzii se modifică prin iconița sau se șterg cu iconița din dreptul fiecărui punct (ștergerea este posibilă doar cât timp comanda este Activă, iar Punct 0 se șterge ultimul).

O comandă poate fi ștearsă numai după ce i s-au șters, prima dată, toate punctele de execuție. Apoi selectați comanda (click pe rândul ei), faceți click pe iconița (Ștergere) din dreptul ei și confirmați întrebarea Ștergeți comanda ?.

De observat că dispecerul nu poate să șteargă o comandă de transport dacă comanda respectivă este facturată sau are factură salvată. Chiar mai mult: dispecerul nu mai poate modifica Prețul agreat, Moneda și Clientul în antetul comenzii, după ce comenzii respective i s-a pus bifa de Facturat de către facturist !

Dacă doriți să forțați ca manager modificarea comenzii, în situații speciale, puteți realiza acest lucru transferând comanda în contul altui dispecer (pentru comenzile active), sau pur și simplu schimbând parola dispecerului respectiv (care poate a plecat între timp) și accesând contul acestuia 

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

După introducerea punctelor de execuție a comenzii (locurile de încărcare/descărcare), apăsați butonul Ruta Comandă (Google Maps) din dreptul comenzii. Se deschide harta Google, pe care este afișat traseul comenzii. Sub harta cu traseul veți mai găsi și distanțele între punctele înregistrate (coloana Distanța), și totalul de km al traseului întreg (Total Km Comandă). 

Cu ajutorul butonului Salvează Km, programul importă și completează automat coloana Km Plan. (în interfața Veche: Km Planificat) din tabelul punctelor comenzii. Programul cere confirmarea („Salvarea va suprascrie Km planificați. Continuați ?”), pentru că valorile existente sunt înlocuite. Acești KM completați automat pot fi oricând modificați manual de către dispecer, în fereastra punctului, la câmpul Km Plan.

VIDEO

Coloana Km Plan. se poate completa automat și cu Harta HERE, în cazul în care ați achiziționat Extraopțiunea Hărți Here: în fereastra deschisă cu butonul Ruta Comandă (Here Maps) generați ruta și apăsați iconița (Salvare Hartă) de pe linia rutei.

%

Dacă autovehiculul depășește un milion de km, KM bord se înregistrează în program exact așa cum apar pe ceasul din bord, adică fără 1.000.000.

De exemplu, pentru 1017543 km se va introduce 17543 km. 

Programul va ști să gestioneze în rapoartele generate această trecere peste pragul de 1000000 de km.,

%

Din sistemul de urmărire GPS, s-a realizat posibilitatea de a prelua informațiile despre km bord la o dată și oră anume din trecut. Astfel, lângă căsuța Km Bord la un anumit punct din comandă (Punct 0, Încărcare, Descărcare, Problemă, Deschidere Resursă, Închidere Resursă, Vamă/Garaj/Alte doc., Terminal Feribot/Tren) există un buton (iconița verde de reîmprospătare) cu titlul Interogare Km Bord din Telematic.

Prin apăsarea lui se deschide o fereastră precompletată cu data și ora sosirii la punctul respectiv (dacă aceasta nu este completată, cu data și ora planificată, iar dacă nici aceasta nu există, cu data și ora curentă). Data și ora pot fi modificate. Apăsând butonul albastru Interogare se va completa automat valoarea de la Km Bord din telematic pentru camionul respectiv.

Această facilitate este integrată pentru conexiunile telematice WebEye, SafeFleet, Frotcom, Wialon, EvoGPS, CargoTrack, Arobs TrackGPS, Eurowag, Lupa GPS, Mercedes Fleetboard, Scania FMS, Volvo Trucks și Renault Trucks.

La CargoTrack, pentru o dată și oră din trecut este nevoie și de Cheia API (FM-Track), completată pe pagina Conexiuni Telematic (telematics.connection.list.php). Fără ea, în câmpul Km Bord se poate completa doar ultima valoare citită de la CargoTrack, nu kilometrajul de la data și ora alese.

%

Șoferul poate introduce Kilometri (KM) Bord nu doar la momentul în care confirmă că a ajuns la încărcare/descărcare (ideal) , ci și la momentul în care a terminat de încărcat/descărcat.

Dacă la punctul respectiv a fost deja introdus Km Bord (de exemplu la sosire), câmpul arată valoarea introdusă. Altfel, dacă camionul este conectat la telematică, câmpul Km Bord se completează singur cu citirea din telematică (apare mențiunea Preluat din telematică); cu butonul de reîmprospătare de lângă câmp citirea se poate cere din nou. Dacă citirea nu pare actuală, apare un avertisment și șoferul introduce citirea reală de pe bord. Dacă camionul nu este conectat, apare mesajul Camion neconectat la telematic și valoarea se introduce de mână.

%

Se întâmplă adesea ca pe parcursul executării unei comenzi, o resursă la cheie angrenată (ansamblul: camion, remorcă şi şofer) să sufere modificări. Cu alte cuvinte să avem pe parcursul execuției comenzii resurse multiple . 

Momentul şi locaţia apariţiei acestei modificări se consemnează între punctele comenzii ca un punct de tip  Închidere Resursă.

Pentru a înregistra noul ansamblu de resurse cu care va continua comanda (transportul mărfii până la destinația finală), mergeți în pagina Resurse la Cheie, unde se va înregistra noua conexiune cu ajutorul butonului (Adaugă o nouă legătură). În fereastra Înregistrare Legătură Nouă alegeți din listele de camioane (mașini), remorci și șoferi, apoi apăsați Salvare. Reveniţi în comandă, şi prima dată înregistraţi un nou punct, de tip   Deschidere Resursă, după care comanda se continuă mai departe (marfa este transportată mai departe cu noua resursă la cheie).  

!! Pentru înregistrarea noii legături între camion (masina), remorcă și șofer ( resursa la cheie), vă stă la dispoziție și o cale mai scurtă, direct din fereastra de înregistrare a punctului Deschidere Resursă, folosind butonul verde + (Adaugă o Nouă Legătură) din dreapta câmpului Resursa. 

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

Dacă la un punct al comenzii ora sosirii planificate a trecut, iar sosirea nu este încă înregistrată, programul afișează semnul , semn că mașina este în întârziere.

Semnul apare în:

• tabelul cu punctele comenzii, lângă ora din coloana Sosire Planif., doar la punctele la care este bifat Planificare Fixă (aceste puncte au lângă oră și ceasul );

• panoul Panou Comenzi, lângă numărul camionului (la trecerea cu mouse-ul apare „În întârziere”);

• în interfața Veche, și în lista de comenzi, sub codul comenzii.

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

Având în vedere specificul muncii unui dispecer și faptul că evenimentele se succed absolut aleator, pentru a ușura navigarea între diferite comenzi, în pagina Comandă există, în partea dreaptă, panoul Panou Comenzi. Se deschide cu butonul Centralizator Comenzi (în interfața Veche: Panou Rapid de Comenzi) sau cu tab-ul de pe marginea dreaptă a paginii. Apăsând pe un camion din listă se deschide comanda lui.

Aici dispecerul regăsește lista camioanelor angrenate în comenzile ÎN CURS DE EXECUȚIE pe care le gestionează. Pe lângă poziția curentă a camioanelor (așa cum a fost ea setată de dispecer), apar și câteva simboluri cu următoarea semnificație:

= în drum spre

= așteaptă la

în combinație cu altele care au semnificația de:

= Încărcare

= Descărcare

= Vamă/Garaj/Alte doc.

= Terminal Feribot / Tren

= Problemă

Mai exista si puncte care marchează o pozitie in comandă, cum ar fi

= Închidere Resursă

= Deschidere Resursă

= Poziție

= Punct 0

În cazul în care camionul a rămas fără comandă, mai apare iconița:

= Fără comandă

Panoul de comandă mai poate afișa și un simbol de avertizare:  camionul este în întârziere.

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

Prin program sunt definite 4 stări pentru o comandă şi anume:

1. Activă – înseamnă că o comandă este în curs de execuție şi încă nu este finalizată. După finalizare comanda se trece de către dispecer din starea Activă în Închisă cu iconița (Trecere comandă în starea Închisă), care apare în dreptul comenzii selectate (click pe rândul comenzii).

2. Închisă – înseamnă că o comandă a fost executată în totalitate (camionul a fost descărcat complet). În acest moment dispecerul probabil că nu are încă toate informaţiile detaliate cu privire la cursă (KM, Kg, CMR-uri) sau toată documentaţia de transport necesară. Cu alte cuvinte e probabil să mai revină cu modificări asupra comenzii. Atunci când toate informațiile necesare au fost înregistrate, comanda se poate trece din starea Închis în Închis si Arhivat  cu iconiţa sau înapoi din starea Închis în starea Activă cu iconiţa

3. Închisă şi Arhivată – Dispecerul nu mai are nimic de lucru cu această comandă. Ea poate fi vizualizată pentru verificare și în pagina Comandă VERIFICATOR. Dacă este necesar şi trebuiesc operate modificări in Comandă, ea poate fi trecută înapoi în starea închis cu ajutorul iconiţei şi apoi mai departe chiar în starea activă cu ajutorul iconiţei  

4. Verificată -  Dispecerul nu mai are nimic de lucru cu această comandă. Ea poate fi vizualizată pentru verificare în pagina Comandă VERIFICATOR, unde se și pune această stare: la o comandă Închisă și Arhivată, verificatorul apasă butonul cu iconița din dreptul comenzii (iconița o readuce în starea Închisă și Arhivată).

Dispecerii pot trece comenzile dintr-o stare în alta, cu excepția stării Verificată, care se pune din pagina Comandă VERIFICATOR; o comandă Verificată poate fi readusă de dispecer în starea Închisă cu iconița . În pagina Comandă, la fiecare schimbare de stare făcută cu aceste iconițe se deschide o fereastră cu punctele comenzii, iar starea se schimbă după ce apăsați Continuare.

În pagina Statistică SoftTransport (statistics.php) există și o statistică referitoare la starea comenzilor: tabelele au câte o coloană cu pictogramă pentru comenzile Închise, Închise și Arhivate, Verificate și Facturate (numele stării apare când țineți cursorul pe pictogramă). Această totalizare a comenzilor după stare se face atât după dispecer (tabelul cu coloana Dispecer), cât și după client (tabelul cu coloana Client).

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

Comenzile pot fi căutate în pagina Comandă, folosind mai multe filtre (sau o combinație a acestora) cum ar fi:

•  ID Comandă (un număr unic, atribuit de program);

•  Comandă (codul comenzii) /  Cod Grupaj;

•  Vehicul /    Remorcă /    Șofer;

•  Client;

•  De la Data și  Până la Data (o anumită perioadă);

•  starea comenzii: Active, Închise, Închise și Arhivate, Inactive sau Toate.

În această pagină comenzile pot fi vizualizate și modificate doar de dispecerul căruia îi aparțin: cel care le-a înregistrat sau cel căruia i-au fost transferate.

VIDEO   

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

Pentru vizualizarea (fără posibilitatea de modificare) unei comenzi există mai multe alte posibilități:

Pagina Rezumate Comenzi order.summary.php ;

Pagina Statistici Curse order.statistics.emptykm.php .

sau chiar fereastra Rezumat Comandă (pop-up) care se deschide de ORIUNDE din program unde găsiți și faceți click pe link-ul cu ID-ul Comenzii.

%

Această rubrică este dedicată problemelor care pot apărea pe parcursul execuţiei unei comenzi client.

O problemă poate să însemne o sincopă în timpul de execuţie a comenzii, dublată eventual şi de necesitatea abaterii de la traseul firesc al comenzii. Este de interes ca aceste Puncte Problemă să rămână înregistrate în rezumatul comenzii astfel încât ele să poată fi reperate uşor în evidenţele activităţii de transport la multe luni distanţă. Ele sunt înregistrate de dispeceri la momentul la care apar.

Pentru că problemele, în funcţie de natura lor, sunt anunţate chiar de mai mulţi dispeceri, în rubrica Probleme le puteţi găsi toate centralizate, cu posibilitatea de a le filtra sau căuta. 

Dacă pagina Probleme există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.detail.problem.php .

TUTORIAL:

Pagina Probleme

%

În fereastra punctelor de încărcare/descărcare din comandă există câmpul Lungime Podea (în metri), care reprezintă metri liniari de podea ocupați (LDM). Aplicația cumulează pe parcursul comenzii LDM atunci când sunt mai multe puncte de încărcare/descărcare, așa cum face și cu kilogramele: la încărcare se adună, la descărcare se scade. În tabelul punctelor comenzii, în coloana Kg (LDM), LDM-ul fiecărui punct apare între paranteze, iar sub el apare totalul cumulat până la acel punct.

%

Șabloanele comenzi reprezintă un instrument dedicat dispecerilor cu scopul de a le ușura munca, inclusiv prin creșterea vitezei de operare în soft.

Ce face acest instrument? Așa cum îi spune și numele, șabloane! Probabil sunteți deja familiar cu ideea de șabloane, cea mai cunoscută fiind șabloanele pentru plăți atunci când folosim internet banking. Cu alte cuvinte, ceva extrem de util și simplu de folosit.

%

În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.

Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la aproape orice tip de punct (nu și la Punct 0, Poziție și Problemă; de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.

Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina Listă Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.

Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:

– fie puteți folosi un punct de tip Terminal Feribot/Tren, și completați data și ora rezervării la Sosire Planificată, locul îmbarcării (Țara, Localitate și Caută Firmă), precum și detaliile legate de rezervare: tipul ei (Rez. Proprie sau Rez. Prin Client), Nr. Rezervare (referința), Valoare fără TVA (costul), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării

- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la Rezervat la Compania se poate alege compania care gestionează podul și/sau la Alte Detalii Rez. se poate scrie ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .

Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara. Avem 2 situații posibile:

• cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client

• Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta  tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.

Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Listă Rezervări.

• Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Listă Rezervări, cu butonul cu creion Modificare valoare Furnizor și Beneficiar din dreptul rezervării. Dreptul de a modifica valoarea rezervărilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are în meniu pagina Lista Facturi (invoice.php).

Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare fără TVA din fereastra punctului sau la Val. Furniz. excl. TVA din pagina Listă Rezervări (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.

Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana Rezervări Proprii af. Subcontractori, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subc. (EUR).

Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.

Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.

Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .

TUTORIAL:

Lista Rezervari Feribot sau Tren

%

Pagina Avertizări C-zi,  prin verificări multiple, sesizează posibile erori sau omisiuni la introducerea informațiilor în comandă. Fiindcă orice statistică folosește informațiile înregistrate in sistem, este esențial ca informațiile primare să fie corect introduse. În acest mod ne vom putea baza și pe informațiile complexe pe care programul le generează.

Alegeți filtrele (de exemplu ID Comandă, Client, Camion, De la Data și Până la Data) și apăsați Caută; până atunci pagina arată doar mesajul „Selectați filtrele.” Din lista Avertizări puteți alege ce tipuri de avertizări căutați. Pentru fiecare comandă cu avertizări, tabelul arată comanda și dispecerul, apoi coloanele DPlec < DSos, Km = 0, Km, DSos, DPlec (un X roșu înseamnă că avertizarea există, o bifă verde că nu) și coloana Avertizări cu celelalte mesaje.

Dacă pagina Avertizări Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.warning.php . 

Tutorial:

Dispecerat - Avertizari Comenzi https://youtu.be/zN5yvLMNzbY

Pagina Avertizări Comenzi: https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

Dispecerii aveau mereu problema să țină minte sau să conducă o evidență referitor la ce tip de pauză de week-end, repaus săptămânal trebuie să facă un șofer și până când poate acesta conduce într-o săptămână. E drept că această evidență nu se arhiva nicăieri. Informația nu mai avea relevanță, de regulă, luni, la începutul unei noi săptămâni.

Există acum posibilitatea ca această informație să fie păstrată în Soft-Transport, pe parcursul săptămânii. Ea va apare și în Situația curentă camioane, care se trimite clienților în fiecare dimineață.

Actualizarea acestei informații este foarte ușoară fie direct din Situația curentă camioane (în varianta cu drepturi de modificare), fie din pagina Lista Angajați.

În pagina de Lista angajați veți găsi un buton pe coloana de Pauza Sf. de Spt., buton care va deschide fereastra de înregistrare a următorului repaus, unde introduceți, la fel, Data și Ora la care a Început Săptămâna de Lucru , și Numărul de Ore Obligatorii la Următorul Repaus Săptămânal după care dați click pe butonul Salvare.

Aceste informații sunt afișate doar 6 zile de la data introdusă. După aceea butonul arată 0, data de sub el (Latest Start) dispare și va trebui înregistrată informația pentru următoarea săptămână.

%

 Această evaluare poate fi facută de către dispecer pentru fiecare comandă în parte cu ajutorul butonului (Evaluare Șofer) din dreptul comenzii respective.

De asemenea, la trecerea comenzii în starea Închisă, în fereastra care se deschide (Trecere comandă în starea Închisă) apare și butonul Evaluare Angajat. Ambele butoane deschid fereastra Evaluare Angajat, unde se poate înregistra nota acordată și gradul de dificultate a cursei.

În fereastra Evaluare Angajat apar angajații comenzii. Pentru fiecare alegeți Dificultate (de la Foarte Simplu la Foarte Dificil) și Notă (de la 1 la 10) sau, dacă sunt setate criterii, câte o notă pe fiecare criteriu, scrieți eventual Observații și apăsați Salvare. Un angajat deja evaluat apare cu bifă verde și nu mai poate fi evaluat din nou aici; nota lui se modifică din pagina Listă Note Șoferi.

Este o notă care este evident supusă subiectivității dispecerului, și ar trebui să reflecte gradul în care acesta este satisfăcut de prestația șoferului. Fiecare companie poate stabili în funcție de ce criterii se dă această notă. Aplicația prevede posibilitatea setării (în contul de administrator) a maxim patru note diferite pentru procesul de evaluare a șoferilor.

Dacă pagina Clasament Șoferi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.rating.ranking.php .

Tutorial:

Evaluare Sofer de catre Dispecer: https://youtu.be/bLF5Oh4WfQE

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

În situația în care e nevoie de a genera comanda de transport în locul clientului (cu scopul de a avea la dosarul cursei toate documentele cerute de legislație) folosiți butonul cu pictograma de foaie Generare Comandă/Contract Client Către Mine Însumi din dreptul comenzii. În fereastra Contract Client care se deschide alegeți la Macheta modelul pe care doriți să-l folosiți și apăsați Vizualizare; contractul se deschide în fereastra Contract Client pentru Comanda (urmat de ID-ul comenzii). Această machetă o puteți defini în pagina Machetă C-dă Subcont din partea de Administrare.

De reținut că generarea unei comenzi / unui contract de transport către mine însumi (în numele clientului) se poate face folosind orice machetă de contract subcontractor, nu e nevoie de o machetă specială, deoarece inversarea rolurilor între client și subcontractor este realizată automat de aplicație.

%

În pagina Comandă apăsați butonul cu imprimantă Tipărire Sumar Comenzi Active, de lângă butonul Caută. În fereastra Opțiuni Pentru Tipărire alegeți la Stare Comandă ce comenzi vreți să tipăriți (implicit Toate Active) și apăsați Continuați.

Lista Tipărire Comenzi se deschide într-o filă nouă, cu informațiile din pagină: comandă, client, resursă, plecare, poziție, destinație. Lista ține cont de filtrele din pagină pentru client, camion, remorcă, șofer și perioadă, iar starea comenzilor se alege în fereastra de tipărire.

Aceeași listă o puteți exporta și în Excel, cu butonul Export Excel Comenzi, de lângă butonul de tipărire; exportul ține cont de filtrele din pagină, inclusiv de starea comenzilor aleasă în pagină.

VIDEO

%

Un rezumat comandă este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre data comenzii, client, început, sfârşit comandă,  precum şi istoricul îndeplinirii acestei comenzi sub formă tabelară, începând de la punctul zero (de obicei locul în care s-a incheiat precedenta c-dă), punctele de încărcare şi descărcare până la finalizarea comenzii.

Pentru vizualizarea unui Rezumat comandă există mai multe alte posibilități:

Pagina Rezumate Comenzi order.summary.php ;

sau chiar fereastra pop-up care se deschide de ORIUNDE din program unde găsiți și faceți click pe link-ul cu ID-ul Comenzii.

Dacă pagina Rezumate Comenzi în varianta vizualizare (fără preț agreat, fără tipărire) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.summary.view.php .

TUTORIAL:

Tiparire Rezumat Comanda: https://youtu.be/FGYL5teKpkM

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

O sarcină/comandă de transport înseamnă preluarea unui încărcături și livrarea acesteia la destinație. Deci, în mod standard, comanda ar începe când pornești către încărcare și se termină când ești iarăși gol.

E important de știut că aplicația lasă la latitudinea dispecerilor modul de configurare a unei comenzi client.

Astfel, o comandă poate începe sau să se termine în funcție de criteriul geografic. 

De exemplu execuți un serviciu de transport pe ruta RO-FR (tur), iar returul FR-RO este pentru același client. În acest caz, poți alege să înregistrezi 2 comenzi (RO-FR și FR-RO) sau una singură pe traseul RO-FR-RO.

O comandă poate începe sau să se termine și în funcție de criteriul temporal. De exemplu, sarcinile de transport de luni până vineri , când rămâi din nou gol, dacă vorbim de același client, pot fi grupate într-o singură comandă client.

Sau dacă vorbim de sarcini de transport pe distanțe scurte, pentru același client, ele pot fi grupate într-o comandă de transport zilnică.

Recomandarea noastră este ca pentru fiecare client să stabiliți un mod unic de configurare a comenzilor, care să coincidă cât de mult se poate cu modul de configurare al clientului. Clientul emite comanda / Credit Note separat pentru tur și separat pentru retur, atunci în aplicație și comenzile înregistrate de dispecer ar trebui să reflecte această convenție. Clientul consideră și plătește comanda din DK pînă când rămâne din nou gol la întoarcerea în DK, dispecerul ar trebui să înregistreze comanda după același principiu.

Dacă totuși se întâmplă ca între comanda transportatorului, așa cum este înregistrată în soft-transport, și cea a clientului să nu fie un raport de unu la unu, cum ar fi ideal, aplicația Soft-Transport poate rezolva acest aspect.

Astfel, dacă o comandă soft-transport cuprinde 2 sau mai multe comenzi client, în câmpul Cod/Nr. Comandă al comenzii din soft se pot trece toate numerele de comandă emise de client, delimitate prin spațiu.

Dacă mai multe comenzi soft-transport sunt cuprinse într-o singură comandă client, atunci în câmpul Cod/Nr. Comandă al comenzilor din soft se poate trece același număr al comenzii emise de client. La salvare, dacă același client are deja o comandă cu același cod, programul afișează Acest cod comandă este deja folosit în comenzile de mai jos:, cu lista comenzilor, și vă întreabă Continuați cu înregistrarea/modificarea comenzii ?. Puteți continua.

În plus, există posibilitatea ca pe o factură emisă clientului să fie cuprinse mai multe comenzi (factură multiplă): în pagina Facturare bifați comenzile (ale aceluiași client) și apăsați butonul Facturarea Comenzilor Selectate. Există și posibilitatea ca o singură factură/credit note, cu același număr, să fie împărțită pe mai multe comenzi soft-transport. Dacă numărul facturii este deja folosit pe altă comandă, programul afișează Numărul de factură este folosit și pe altă comandă, cu lista, și vă întreabă Continuați ?.

%

La înregistrarea unei comenzi, care face parte dintr-un grupaj, în momentul înregistrării comenzii în fereastra de înregistrare comandă se bifează căsuța de Grupaj, și în câmpul de Cod Grupaj adăugați un nume pentru grupajul respectiv. 

Atenție! Un nume nou scris în Cod Grupaj creează un grupaj nou. În listă, lângă numele grupajului, aplicația afișează data la care a fost creat și, între paranteze, ID-ul lui. În câmpul Cod Grupaj puteți căuta grupajul scriind fie numele, fie ID-ul lui; alegeți rândul grupajului din listă, nu rândul „Add …”. Pentru comenzile următoare alegeți grupajul din listă, nu scrieți din nou numele.

Următoarele comenzi care vor face parte din același grupaj vor fi înregistrate independent una de alta, fiecare comandă separat, însă  pentru fiecare din aceste comenzi se va bifa căsuta de Grupaj, iar în rubrica Cod Grupaj se va selecta denumirea grupajului din care face parte (cea înregistrată la prima comandă) .

Astfel, toate comenzile care fac parte din acest grupaj vor fi legate între ele pe baza acestui cod grupaj. 

Important ! Punctul zero pentru prima comandă din grupaj va fi locul de unde pornește camionul în execuția comenzii respective (efectiv dislocarea) , iar pentru comenzile următoare ale grupajului, punctele 0 se pot defini ca fiind precedenta oprire de incărcare/descărcare,  din comanda anterioară.

De reținut că pentru grupaje există anumite pagini și funcționalități dedicate, cum este pagina Rezumate Grupaj sau opțiunea Generează rută grupaj (harta HERE a grupajului), din butonul Ruta Comandă (Here Maps) de pe linia comenzii.

În contul de șofer, un astfel de grupaj se vede aranjat cronologic, indiferent de modul în care punctele comenzilor se intercalează între ele.

Pentru clienți rapoartele se fac,însă, separat pentru fiecare comandă.

Video: https://youtu.be/JuSKhwW6nGk

%

O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina  Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.

Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:

1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.

Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.

Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.

După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.

In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton cu iconiță de legătură (tooltip Leagă Achiziția de o Comandă), iar în partea dreaptă veți găsi un buton cu aceeași iconiță (tooltip Leagă Comanda de Achiziții).

Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.

Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.

De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.

Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.

Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.

Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.

2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.

Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.

Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, caz în care filtrele vor fi deja completate.

După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.

În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.

Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.

După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul cu iconiță de calculator (tooltip Calcul decont) din partea dreaptă a rândului. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul cu iconiță de dischetă (tooltip Salvare decont) din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.

Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.

3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.

Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.

%

Programul folosește 2 hărți. Harta Google Maps si Harta Here.

La harta Google Maps:  Pentru a genera un traseu pentru o comandă de transport, în pagina Comandă a dispecerilor, în dreptul comenzii respective apăsați butonul Ruta Comandă (Google Maps). În fereastra Rută Comandă se va genera automat traseul conform punctelor din comanda de transport. Pentru a salva în comandă KM calculați de Google Maps între puncte, apăsați butonul verde Salvează Km.  Km calculați vor fi preluați automat în coloana Km Plan. (în interfața veche: Km Planificat) a punctelor comenzii. 

Sub tabelul din fereastră, în funcție de punctul curent al comenzii, fereastra afișează și Km Rămași Până la Destinație.

La harta Here:  Din dreptul liniei comenzii de transport apăsați butonul Ruta Comandă (Here Maps), pentru a genera ruta. În fereastra Ruta Comandă o să apară pe partea dreaptă punctele din comandă. În partea de jos a ferestrei apăsați butonul portocaliu Generare Rută.

Chiar sub hartă o să apară liniile cu informațiile pentru traseele generate (găsite). Numărul maxim al acestor trasee se poate seta din partea de administrare. Informațiile cu privire la trasee conțin distanța in km (Km), timpul necesar în ore (Timp) și taxele de drum aferente traseului, fără TVA (Cost Taxe de Drum fără TVA) și cu TVA (Taxe de Drum cu TVA).  Pentru a salva una din variante apăsați butonul portocaliu Salvare Hartă din dreapta liniei respective, după care dați Închidere.

Distanța in km între puncte se va salva în comandă ca și Km Plan. între puncte. La fel, taxele de drum împreună cu Km taxabili se salvează pentru fiecare țară în parte și se văd cu butonul Cost Estimat Taxe de Drum din dreptul comenzii, în fereastra Cost Taxe Drum Comandă (coloanele Țara, Km Taxab. Estimat, Cost Taxă Estimată (EUR)).

În fereastra Ruta Comandă se pot face modificări și la data și ora Sosirii Planificate. La salvare aceste modificări vor fi preluate automat în Comandă.

La harta HERE, în lista de puncte din dreapta ferestrei, fiecare punct are căsuța Stop Over. Punctele bifate sunt puncte cu oprire (de ex. încărcările / descărcările), iar cele nebifate sunt puncte fără oprire (punctele Via adăugate pe hartă sau punctele tip Poziție ale comenzii). Astfel pentru definirea unui punct Via nu e nevoie de o mărire la maxim a hărții, deoarece există definită, la calculul rutei, o toleranță de 5 km față de punctul fără oprire. Această toleranță poate fi schimbată din partea de administrare.

Pentru mai multe tutoriale legate de hărți vă invit să accesați prin căutare în secțiunea Întreabă-l pe Easy:

Studiu de caz - Harta Here

%

Puteți genera un tabel Excel cu comenzile înregistrate in program de pe mai multe pagini din program.

Astfel, dacă accesați pagina Statistici Curse, folosind filtrele de pe pagină alegeți comenzile dorite și apăsați Caută. Filtrele sunt setate implicit pentru comenzile care nu sunt active (Toate Comenzile care nu sunt active (STARE)), din perioada de la prima zi a lunii trecute până astăzi. Butonul albastru de export Excel (Export în Fișier Excel la trecerea mouse-ului) îl găsiți în dreapta, sub filtre, lângă butonul Caută. Exportul folosește filtrele cu care s-a făcut ultima căutare. Puteți alege ca exportul Excel să fie făcut cu toate detaliile comenzii (inclusiv punctele intermediare de încărcare / descărcare, etc. ) sau doar cu punctele de început / sfârșit ale comenzii, cu ajutorul filtrului Cu Detalii / Fără Detalii (implicit Cu Detalii).

Lista de comenzi poate fi exportată în Excel și din pagina Comandă, cu butonul cu iconița Excel (Export Excel Comenzi la trecerea mouse-ului), de lângă butonul de tipărire. Fișierul conține comenzile din listă, deci alegeți înainte filtrele dorite și apăsați Caută.

Un export Excel al comenzilor, într-un alt format, poate fi generat și de pe pagina Statistică Km Comenzi. 

Dacă pagina Statistici Curse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.emptykm.php .

Dacă pagina Statistică Kilometri (KM) Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

%

În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, apare un buton galben (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor), lângă Punct 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.

ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care apare aceeași resursă la cheie (camionul subcontractorului, cu remorca și șoferii alocați) și care nu sunt deja pe altă comandă subcontractor activă. 

Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).

În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră (Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat) unde trebuie introdus Preț Fără TVA, adică prețul transportului agreat cu subcontractorul, și eventual Observații particulare. Tot aici alegeți Contact (contactul subcontractorului) și Macheta.

Cu butonul Vizualizare puteți vedea comanda ca ciornă (PDF), înainte de a o emite; abia după acționarea butonului Salvare devine definitivă, considerându-se emisă (programul vă arată numărul ei și vă întreabă dacă o tipăriți), și o veți regăsi în pagina C-zi Subcontractor. În urma emiterii anumite detalii (data planificată, țara, localitatea, firma, kilogramele, lungimea de podea) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se anulează întâi comanda subcontractor (butonul Anulare Contract; dacă are Note de Calcul sau Facturi înregistrate, acestea trebuie șterse mai întâi), după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....

Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina C-zi Subcontractor  (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.

Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi anulată din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina C-zi Subcontractor (butonul Anulare Contract). Nu poate fi ștearsă deloc, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.

În pagina C-zi Subcontractor se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.

Pe pagina C-zi Subcontractor există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email (bifați contractele și apăsați butonul cu plic din antetul tabelului). În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție câmpul Contact, în care alegeți contactul subcontractorului (sau îl adăugați cu semnul +), și butonul Salvare și trimitere prin email, activ când contactul ales are o adresă de email validă. Textul pentru emailul automat se poate personaliza în pagina Variabile din partea de administrare(în ro, en și de). 

Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile și notele de calcul ale subcontractorilor sub forma unei liste, Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.

Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor.php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.

Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .

TUTORIAL:

https://youtu.be/_X97k8gA2cs

%

În acest sens orice client de-al dumneavostră care folosește Timocom pentru a genera comenzi de transport vă poate trimite comanda folosind ID-ul dumneavoastră Timocom. Comanda trimisă va fi vizibilă pe pagina Comenzi Timocom din aplicația Soft-Transport. Ea se poate vizualiza pe această pagină, accepta și salva apoi sub forma unei comenzi Soft-Transport.

Comenzile active pot fi transferate ( mutate) de la un dispecer la altul.

În pagina Transfer Comandă apar comenzile active (în execuție) care au cel puțin un punct. Bifați căsuțele din fața comenzilor pe care doriți să le transferați și faceți click pe iconița , care va deschide fereastra Schimbare Utilizator Comandă. Din această fereastră, la rubrica Utilizatorul Nou selectați dispecerul în contul căruia doriți să transferați aceste comenzi, după care faceți click pe butonul Schimbare. 

Istoricul acestor transferuri ( mutarea comenzilor ) se păstrează în pagina Listă Transfer C-zi (order.user.transfer.list.php). 

VIDEO

Dacă pagina Transfer Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.user.list.php .

%

Pagina numită Lista Orașe (city.verify.list.php) care are rolul de a ține Baza de Date cu localități sub control și cât mai corectă. Ea poate fi pusă în meniul oricărui utilizator (noi recomandăm să fie însă unul cât mai responsabil, având în vedere importanța acestei BD).

În această rubrică se pot înregistra toate localităţile care doriţi să fie salvate în baza de date a programului. Ele sunt folosite în fereastra de înregistrare a punctelor unei comenzi, la înregistrarea alimentărilor, la predarea documentelor, la  înregistrarea benzinăriilor, etc.

Localitățile se pot înregistra și din alte pagini, nu doar din pagina Lista Orașe. Însă dreptul de modificare a unei localități este permis doar administratorului și celui care are în meniu pagina Lista Orașe (city.verify.list.php) .

Astfel de pe pagină selectați Țara și dați caută. Vor apărea toate orasele care există in baza de date pentru țara respectivă și de câte ori sunt folosite ele în alte secțiuni ale aplicației.

În dreptul liniei veți găsi o căsuță de unde se poate activa/dezactiva localitatea respectivă. O localitate dezactivată va fi vizibilă în continuare în secțiunile în care care a fost folosită, însă nu va mai putea fi selectată în viitor. 

Cu butonul verde de modificare aveți posibilitatea de a corecta în cazul în care denumirea a fost scrisă greșit. Pentru eliminarea localităților greșite NU recomandăm să le redenumiți în alte localități sau să schimbați țara pentru că modificarea va apărea și pe trecut.

Cum înregistrez o localitate?

Selectați întâi țara unde doriți să înregistrați localitatea și apăsați butonul Caută.

O localitate se poate înregistra prin click-uirea butonului albastru (filă) din partea dreapta-sus a paginii.

În fereastră, în primul câmp (Țara) se selectează ţara, în al doilea câmp (Cod Oraș) se introduce codul poştal al localităţii, iar în cel de-al treilea câmp (Denumire Oraș) se introduce numele localităţii.

Cum şterg/modific o localitate?

O localitate nu poate fi ştearsă din listă. Insă, poate fi Inactivată, astfel încât să nu mai apară în lista de selecție a localităților.

O localitate o puteți inactiva și direct din fereastra unui punct al comenzii (pagina Comandă), cu butonul cu arhivă Inactivează localitatea de lângă localitate. Ea nu mai este propusă la căutare, dar rămâne pe comenzile vechi. O reactivați din această pagină: selectați țara, alegeți Numai Inactive, apăsați Caută și bifați căsuța Activ din dreptul ei.

O localitate poate fi modificată printr-un click pe butonul (ochiul verde) din dreapta paginii. După modificarea câmpurilor se face click pe butonul Salvare.

Dacă pagina Lista Orașe există în meniul d-voastră o puteți accesa direct la adresa city.verify.list.php . 

%

Principalii beneficiari ai Informaţiilor despre punctele de interes sunt şoferii. În cazul în care un şofer a fost deja la o anumită locaţie, având în vedere şi capacitatea programelor de monitorizare prin GPS, se pot afla coordonatele GPS ale acelei locaţii.

Ele se salvează în baza de date POI, comună la nivelul întregii firme. Dacă un alt şofer merge vreodată la acea locaţie, dispecerul îi poate trimite coordonatele punctului unde urmează să ajungă, ceea ce îl va ajuta să găsească locaţia căutată într-o rază de câţiva metri.

Dacă e vorba de o locație nouă, aplicațiile software pentru hărți ca și Google sau Here permit dispecerului să caute o companie după denumire și adresă și să afle și salveze coordonatele acesteia în baza de date comună a firmei.

Mai mult, dacă șoferul folosește la rândul lui Soft-Transport, atunci comanda înregistrată de dispecer pentru el va fi vizibilă, inclusiv POI-urile (cu coordonatele aferente).

De reținut că în baza de date POI  există și o rubrică Observații, unde se pot înregistra, de exemplu, programul de lucru, modalitatea de acces, sau alte informații pe care le considerați utile.

Dacă pagina Lista POI (POI VERIFICATOR) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa poi.verify.list.php

%

Un POI se poate înregistra accesând pagina Lista POI (POI VERIFICATOR). Tabelul cu puncte de interes apare numai după ce alegeți cel puțin un filtru (Țara, Localitate, Denumire sau Facilități) și apăsați Caută. Apoi faceți click pe iconița din colțul dreapta-sus al tabelului și se deschide fereastra Înregistrare POI. Varianta Lista POI doar pentru consultare nu are această iconiță.

În fereastră completați Țara și Localitate (dacă localitatea lipsește, o înregistrați cu iconița +, Înregistrare Localitate Nouă), Denumire Firmă, Adresă Firmă, Latitudine, Longitudine și, dacă doriți, Observații Firmă. Țara, localitatea, denumirea și coordonatele sunt obligatorii. Butonul Harta deschide Harta POI, de unde puteți prelua adresa și coordonatele unui punct (butonul cu discheta de pe rândul punctului). La final apăsați Salvare. Dacă există deja un POI cu aceleași coordonate, programul vă avertizează și vă întreabă dacă vreți totuși să înregistrați.

De asemenea, există posibilitatea de introducere a unui POI de către dispeceri simultan cu introducerea detaliilor pentru o comandă. La punctul de Încărcare/ Descărcare, iconița + verde (Înregistrare Firmă Nouă) de lângă câmpul Caută Firmă deschide o fereastră cu aceleași câmpuri ca mai sus. În această fereastră s-a integrat harta Google, pentru a putea localiza automat pe hartă firmele sau adresele introduse, cu posibilitatea importarii automate a detaliilor care lipsesc din descrierea POI-ului, inclusiv a coordonatelor GPS.

VIDEO

Dacă pagina Lista POI (POI VERIFICATOR) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa poi.verify.list.php

%

În pagina Lista POI (POI VERIFICATOR), în dreptul fiecărui punct de interes este o iconiță (ochi), Modificare POI, care deschide fereastra de modificare a locației sau punctului de interes (Point of Interest). Puteți schimba țara, localitatea, denumirea, adresa, coordonatele și observațiile, apoi apăsați Salvare. Tabelul apare după ce ați ales un filtru (Țara, Localitate, Denumire sau Facilități) și ați apăsat Caută. Varianta Lista POI doar pentru consultare nu are iconița de modificare.

Un punct  înregistrat nu poate fi şters, numai modificat. Dacă un punct nu mai trebuie folosit, debifați căsuța Activ din dreptul lui (se salvează imediat). Punctele inactive nu mai sunt propuse la alegerea firmei în comenzi și nu se mai văd în listă decât dacă alegeți Inactiv sau Toate la filtrul de stare. Bifați din nou căsuța ca să îl reactivați.

Un punct (o firmă) îl puteți inactiva și direct din fereastra unui punct al comenzii (pagina Comandă), cu butonul cu arhivă Inactivează firma de lângă câmpul Caută Firmă. Îl reactivați tot de aici: alegeți Inactiv la filtrul de stare, împreună cu unul din filtrele de mai sus, apăsați Caută și bifați din nou căsuța Activ.

Dacă pagina Lista POI (POI VERIFICATOR) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa poi.verify.list.php

%

La rubrica Lista POI din meniu sunt afișate punctele introduse deja. Ele se pot căuta după Localitate sau Denumire (cel puțin 2 litere) și se pot filtra după Țara, după Facilități (punctele care au review pentru facilitatea aleasă) și după stare (Activ, Inactiv, Toate); implicit se afișează doar punctele active. Pagina POI VERIFICATOR are în plus filtrele De la Data și Până la Data, după data modificării punctului.

Tabelul apare numai după ce ați ales cel puțin unul dintre filtrele Țara, Localitate, Denumire sau Facilități și ați apăsat Caută; până atunci pagina afișează mesajul „Alegeți filtrele”.

Dacă faceţi click pe denumirea POI-ului sau pe coordonate, se deschide într-o filă nouă Google Maps, cu locaţia exactă a punctului (în varianta Lista POI doar pentru consultare, link-ul este doar pe denumire). În pagina POI VERIFICATOR, în fereastra Modificare POI (butonul ochi), butonul Harta arată punctul în fereastra Harta POI.

Observație: Pe pagina Harta HERE, cu click dreapta, se poate obține adresa, codul poștal, coordonatele și se poate adăuga un marker sau căuta parcări, benzinării sau alte facilități.

VIDEO

Dacă pagina Lista POI (POI VERIFICATOR) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa poi.verify.list.php

%

Atât pe hărțile HERE, cât și pe harta Google, în pagina Comandă de la dispecer, precum și în pagina Telematic, a fost introdusă posibilitatea de a afișa pe hartă POI-urile proprii salvate în Soft-Transport. În categoriile afișate intră toate benzinăriile salvate și facilitățile înregistrate în partea de administrare a aplicației, facilități pentru care se pot înregistra review-uri la POI-uri.

Facilitățile implicite cu care aplicația vine deja instalată, pentru POI-urile proprii, sunt: Benzinării Agreate, Benzinării Neagreate, Spălătorie Auto, Parcare, Service, Magazin și Altele.

Pentru a vizualiza aceste facilități (locații) pe harta HERE, adăugați un marker pe hartă: cu click dreapta (Adaugă marker pe hartă) sau cu butonul portocaliu Creare Marker pe Hartă din dreapta ferestrei. După adăugarea markerului apăsați butonul verde cu lupă Căutare Parcare, Benzinărie, etc. și va apărea fereastra Selectați ce facilități doriți (fără marker, programul spune Nu aveți Marker pe hartă.). Pe o parte a ferestrei găsiți Facilități HERE (oferite de către HERE), iar pe cealaltă POI-uri Proprii.

Bifați căsuțele care vă interesează și, în partea de jos a ferestrei, completați Raza de căutare (în Km). Cu butonul verde Vizualizare se afișează pe hartă, sub formă de balonașe, locațiile respective. Dacă faceți click pe un balonaș, se deschide o fereastră care afișează numele POI-ului, adresa, coordonatele GPS și facilitatea pe care o oferă. Link-ul Review din această fereastră va afișa opiniile introduse despre acel punct.

Pentru facilitățile proprii, care se definesc în contul de administrator (/admin) pe pagina Facilități POI (poi.detail.category.list.php), există posibilitatea de a adăuga iconițe diferite pentru fiecare facilitate pe care ați definit-o.

Această facilitate de căutare POI-uri proprii apare și pe harta interactivă din contul de șofer.

Pe pagina Telematic sau pe harta Google funcționarea este la fel, doar că markerul se poate adăuga doar prin click dreapta, iar în momentul click-ului fereastra de selectare facilități se deschide automat. În această fereastră există doar grupa POI-uri Proprii.

%

Pagina  Lista Review POI, aparține unei secțiuni mai largi referitoare la POI-uri. Aceste locații (POI - Point of Interest) identificate prin denumire și adresă, inclusiv coordonate, pot fi completate cu informații suplimentare vis-a-vis de facilitățile oferite.

Experiența de pe teren a șoferilor poate fi foarte folositoare și poate fi fructificată prin adăugarea de review-uri (opinii), fie de către dispeceri, fie în mod direct de către șoferi.

Review-urile se adaugă din pagina POI VERIFICATOR (în meniu: Lista POI) și din contul de șoferi. Varianta Lista POI doar pentru consultare nu permite adăugarea: ea arată review-urile deja existente, cu butonul R (ochi) din dreptul fiecărui punct care are review-uri.

În primul pas va trebui stabilit din pagina de admin denumirile facilităților. Ele se înregistrează accesând pagina Facilități POI din meniul de administrare. Cu ajutorul butonului + se deschide fereastra Înregistrare Categorie POI; în câmpurile Denumire Categorie POI în Română și Denumire Categorie POI în Engleză scrieți textul denumirii (ex. Spălătorie, Parcare, Service, Magazine, etc); puteți alege și o Icoană, apoi apăsați Salvare. Aceste denumiri pot fi modificate oricând cu ajutorul butonului verde ochi.

După ce ați căutat punctul cu filtrele din pagina POI VERIFICATOR, review-ul se adaugă cu ajutorul butonului + R (Înregistrare Review) din dreptul fiecărui rând. Dacă punctul are deja review-uri, numărul lor apare în fața butonului.

La înregistrarea de review-uri POI s-a creat posibilitatea de înregistrare multiplă, atât în varianta Desktop cât și în cea de mobil (la contul de șofer). Astfel, în fereastra Review pentru POI ce se deschide va trebui să bifați facilitățile pe care doriți să le adăugați (ex: spălătorie, parcare, service, etc), să acordați fiecăreia o notă de la 1 la 5 stele (click pe stele; fără notă, facilitatea nu se salvează) și, dacă doriți, să scrieți observații în căsuța Adăugați Observații din dreptul facilității, după care apăsați Salvare.

Pentru un POI există posibilitatea de a adăuga mai multe review-uri. Toate review-urile adăugate se văd în pagina Lista Review POI, cu coloanele ID, Data Modificării, Utilizator, Țara, Localitate, Denumire, Facilități și Notă; observația scrisă apare pe rândul de sub review. Le puteți căuta după Țara, Localitate, Denumire și Facilități, apoi apăsați Caută.

Tot în Lista Review POI review-urile se modifică sau se șterg: în dreptul fiecărui review este butonul ochi (Modificare Review), care deschide fereastra în care puteți schimba facilitatea, nota și Opinii, și butonul coș (Ștergere Review), care cere confirmare înainte de ștergere. În pagina POI VERIFICATOR butonul ochi modifică punctul (POI-ul), nu review-ul.

În contul de șoferi, șoferii pot adăuga observațiile lor legat de un POI din rubrica Comandă. Pe această pagină apare butonul +R, în dreapta POI-urilor din punctele comenzii.
Review-urile existente pentru un POI pot fi vizualizate și din interfața cu butoanele Am ajuns, Am început, Am terminat la  încărcare/descărcare. Apăsând butonul albastru -ochi R- se deschide o fereastră în fomă tabelară unde vor fi vizibile toate observațiile adăugate ca review la acel POI.

Dacă pagina Lista Review POI există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa: poi.detail.verify.list.php .

%

Statistică POI (poi.statistics.php)  permite interogarea bazei de date a comenzilor cu privire la frecvența (de câte ori) cu care un anumit POI (o firmă, punct de vamă, garaj, etc.) apare în punctele comenzilor, într-o perioadă aleasă după data planificată a punctului.

Cu filtrele Țara, Localitate, Denumire, De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună) și butonul Caută alegeți POI-urile și perioada. Pentru fiecare POI, coloana Nr. arată de câte ori apare în punctele comenzilor din perioada aleasă; lista este ordonată implicit după această coloană, descrescător.

Există și un buton ochi (în dreapta fiecărui rând) care deschide fereastra POI Comandă, cu detaliile fiecărei apariții a POI-ului în perioada aleasă: ID și Cod (ale comenzii), Client, Tip, Data Planificată, Data Sosirii, Data Plecării, Diferență în Ore (staționarea la POI-ul respectiv, calculată ca diferență între data și ora plecării și data și ora sosirii), Camion, Remorca, Angajat și Km Bord.

Dacă pagina Statistică POI există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa poi.statistics.php .

%

A folosi coordonatele GPS în anul 2019 în comunicarea dintre dispeceri și șoferi nu mai este un lux. Utilitatea acestora în economia de KM e dovedită. Șoferii, în general, sunt foarte bucuroși să le primească.

Problema poate să fie pe partea dispecerilor care nu dau suficientă atenție transmiterii coordonatelor GPS șoferului și dezvoltării bazei de date cu coordonatele GPS ale punctelor de încărcare/descărcare (POI-uri), la nivel de firmă.

Scuza cel mai des întâlnită este că adresa primită de la client nu e completă, etc. Însă, după ce camionul a ajuns la punctul respectiv, coordonatele GPS pot fi aflate fie din softul de monitorizare GPS, fie chiar din smartphone-ul șoferului, și apoi introduse în baza de date. Ulterior vor fi foarte ușor de găsit și selectate la o nouă încărcare sau descărcare.

Ca să putem îmbunătăți situația trebuie întâi să avem ceva măsurabil. Acesta este scopul acestei pagini Statistică POI dispecer, care cuprinde pentru fiecare dispecer numărul total de locații de încărcare/descărcare, numărul total de locații la care s-au introdus coordonatele, precum și numărul de POI-uri noi înregistrate în baza de date într-o anumită perioadă.

Dacă pagina Statistică POI Dispeceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.poi.statistics.php .

%

Pagina Predare Documente este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport. Pagina Situația Documente arată situația predării, dar pe ea nu se poate înregistra sau modifica predarea (titlul ei este „Situație Predare Documente de Transport către Clienți (fără drepturi de actualizare)”).

Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor din partea de sus a paginii Predare Documente: Cuprinde Vehicul, Client, Toți Utilizatorii (dispecerul), ID Comandă și starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)).

Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și locul predării (țara, localitatea, firma) în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan, dar numai ale aceluiași client (la comenzi ale unor clienți diferiți apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”). De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.

Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.

Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .

TUTORIAL:

Situatie Predare Documente de Transport

%

  Pe pagina Predare Documente se poate:

- Căuta/Filtra comenzile pentru care documentele de transport nu au fost încă predate.

VIDEO

- Adăuga informaţii despre predarea documentelor la una sau mai multe comenzi. Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din prima coloană a comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să adăugaţi informaţii, după care faceţi click pe butonul din prima coloană a capului de tabel. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”.

VIDEO

- Pentru comenzile la care documentele de transport au fost predate se pot exporta în Excel informaţiile cu privire la predarea documentelor cu ajutorul iconiţei . Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din coloana cu iconiţa , în dreptul comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să exportaţi informaţiile salvate, după care faceţi click pe butonul din capul aceleiași coloane. Iconița și căsuțele apar când în filtrul de stare alegeți Predate sau Toate (Nepredate și Predate).

VIDEO

- Vizualizeaza informaţiile cu privire la CMR-urile aferente comenzii aşa cum au fost ele introduse, făcând click pe butonul cu iconiţa din coloana Nr. CMR (se deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda).

VIDEO

Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .

Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .

TUTORIAL:

Situatie Predare Documente de Transport

%

Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit de Google și integrat în Soft-Transport.

Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.

Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :

A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).

• Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.

• Transmitere automată documente de transport către client .

• Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)

• Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii): click pe id-ul comenzii, apoi butonul Documente.

• Pagina  Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcate pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.

• Pagina  Verificare Arhivă Comenzi (order.drive.file.warning.php), pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .

B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)

         Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente (pictograma de încărcare). Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document, din dreapta numelui fișierului).

      Denumirea fișierului va fi aceeași  cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.

     Se pot încărca fișiere cu extensia png, jpg, jpeg, pdf, xml sau zip. Alte tipuri de fișiere nu sunt încărcate.

     Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.

     Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), cu butonul Documente din fișă (apare dacă aveți acces la pagina Caută Documente), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, folosiți pagina  Caută Documente. În câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă) introduceți numele mapei (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.

 Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (în varianta verificator - employee.verify.list.php), iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina  Lista Parteneri (în varianta verificator - client.verify.list.php), procedura fiind similară.

%

Dispecerii au posibilitatea de a face upload la documentele tip pdf sau poze (png, jpg, jpeg), pentru comanda de transport, harta planificată cu traseul,  Cmr-uri, alte documente de transport, etc.

Fișierele încărcate sunt organizate în directoare, în funcție de ID-ul comenzii.

Pentru a salva aceste documente direct în directorul comenzii dispecerul are la dispoziție butonul cu săgeată în sus Încărcare Fișier în Directorul Comenzii (GDrive), în partea dreapta a rândului fiecărei comenzi înregistrate. Acest buton deschide fereastra Încărcare fișiere pentru comanda (urmat de ID-ul, codul și clientul comenzii).

Pentru a încărca un document faceți click pe butonul Căutare Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul cu săgeată în sus Încărcare Fișier, iar documentul încărcat o să apară în partea de sus a acestei ferestre, sub numele directorului. Faceți click pe numele lui ca să-l deschideți, oricând.

VIDEO

%

Există posibilitatea şi e de dorit ca dispecerul să introducă câteva informaţii minimale despre CMR-urile pe care şoferul le primeşte la încărcare. Acest lucru se face apăsând butonul cu iconița (Adaugă în Tabel CMR la Încărcare) din dreptul punctului de încărcare respectiv al comenzii. Se deschide fereastra CMR Încărcare, în care fiecare CMR este un rând: rândurile noi se adaugă cu butonul Adaugă Rând Nou, un rând se șterge cu iconița (Ștergere CMR), iar la final se apasă Salvare.

La încărcare se consemnează în special greutatea mărfii (Kg), tip și număr ambalaje (UM, Cant.), documente însoțitoare (Doc.). În plus, dispecerul are posibilitatea să pună bifele CMR OK? și Rub. 16&17 OK?, care să ateste că a verificat CMR-ul telefonic împreună cu șoferul, că informațiile cu privire la transportator sunt corect și complet consemnate.

La un punct de descărcare, dispecerul poate, apăsând butonul cu iconița (Alege CMR-urile Descărcate), să aleagă în fereastra CMR Descărcare CMR-urile care se descarcă (bifa Desc.) și să consemneze dacă acestea au fost semnate fără rezerve (bifa Fără Rez.). 

Adăugarea/modificarea sau ştergerea unor CMR-uri se pot face numai în conexiune cu punctele de încărcare/descărcare la care aceste CMR-uri se referă.

VIDEO

Dacă pagina Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.php .

TUTORIAL:

Inregistrare CMR la Incarcare: https://youtu.be/gLbalXHna-0

Consemnare descarcare marfa (CMR fara rezerve): https://youtu.be/RRtD79Ls_sA

Incarcare CMR-uri in aplicație (Gdrive): https://youtu.be/1UsCPweVfLI

Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9

%

Cu alte cuvinte, cum încarc, atașez fișiere la o comandă de transport?

O imagine despre CMR sau alte documente de transport (documente însoțitoare, foi de parcurs, note de paleți, etc. ) poate fi încărcată (atașată) de pe paginile Predare Documente,  Situația Documente, Facturare sau de către dispecer direct la Comandă, sau chiar din contul de șofer - cam de oriunde unde am acces la tabelul de CMR-uri al unei comenzi, inclusiv din fereastra pop-up Rezumat Comandă (butonul CMR). 

În paginile Predare Documente, Situația Documente și Facturare, tabelul de CMR-uri se deschide în fereastra Lista CMR pentru Comanda, cu click pe butonul cu numărul de CMR-uri al comenzii, care apare numai la comenzile cu CMR-uri introduse. Pe rândul CMR-ului apăsați butonul verde Încărcare fișier CMR; în fereastra care se deschide apăsați Căutare Document, alegeți fișierul și apăsați Încărcare.

%

În momentul când dispecerul a semnalat la un punct de descărcare al comenzii faptul că CMR-ul este cu rezerve, aceste informaţii sunt transmise automat pe această pagină  numită Avertizări CMR. Aici veţi găsi toate informaţiile despre comanda (data, nr comandă, client, data şi locul încărcării/descărcării, detalii despre marfă)  al cărui CMR a fost cu rezerve, precum şi observaţiile dispecerului care a semnalat acest aspect. 

Pe pagina Avertizări CMR puteți alege din lista de filtrare: Descărcate cu Rezerve (afișat implicit), Descărcate Fără rezerve, Nedescărcate sau Toate (Cu/Fără Rezerve). Implicit sunt afișate CMR-urile cu data încărcării din ultima lună; pentru altă perioadă schimbați cele două date din filtru și apăsați Caută.

Dacă pagina Avertizări CMR există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cmr.list.php .

TUTORIAL:

Avertizari CMR

%

Pentru a căuta / șterge documentele scanate și încărcate pentru o comandă anume accesați pagina Caută Documente și, în câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă), introduceți ID-ul comenzii ale cărei documente doriți să le vizualizați / ștergeți. Faceți click pe butonul Caută și vi se va afișa lista documentelor care au fost scanate pentru această comandă. Dacă faceți click pe numele unui document, acesta se deschide într-o fereastră (imagine sau PDF), cu butonul Descărcare Document. Pentru a șterge un document, apăsați coșul roșu din stânga numelui lui și confirmați. Coșul (și creionul pentru redenumire) apar doar dacă contul dumneavoastră are acces la pagina Comandă (order.php) sau la varianta ei verificator (order.verify.php).

VIDEO

Dacă pagina Caută Documente există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa drive.file.list.php .

%

Rubrica Foaia de Parcurs din contul șoferilor generează automat foaia de parcurs a șoferului respectiv pentru ultimele 7 zile, însă cu ajutorul filtrelor de dată, foaia de parcurs poate fi generată pe orice perioadă. 

TUTORIAL:

https://www.youtube.com/watch?v=a-mkKTZgmhU

%

La rubrica Referate Angajati  sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor.  Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.

Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comandă a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.

Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.

Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi și poze. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.

Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.

Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru Exclus Tip, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.

Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .

Dacă pagina Referate Angajați  (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .

Dacă pagina Referate Angajați  (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .

TUTORIAL:

Pagina Referate Angajati

%

La rubrica Referate Tehnice sunt centralizate informaţiile despre problemele tehnice legate de vehicule, având oricând o evidenţă salvată asupra raportărilor cu privire la starea tehnică a camioanelor și remorcilor, făcute fie de către soferi, fie de mecanici sau de către orice utilizator al soft-ului. 

Dacă pagina Referate Tehnice (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.list.php .

Dacă pagina Referate Tehnice  (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa problem.report.verify.php .