Dați-mi voie să mă prezint.
Mă cheamă Easy și sunt mascota Soft-Transport.
De regulă, eu vă transmit detaliile de implementare a noilor versiuni și tot eu sunt cel care caut în manualul de utilizare al aplicației (help-ul aplicației) și vă răspund la întrebări.
De oriunde din program dacă faceți click în căsuța Întreabă-l pe Easy și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant am să vă pun la dispoziție ceea ce găsesc.
Nu sunt singurul care vă poate ajuta în utilizarea aplicației.
Mai aveți la dispoziție Help-ul Integrat pe Pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
De asemenea, foarte utilă și folosită este căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră. Paginile care nu sunt în meniul dumneavoastră nu apar în rezultate. Pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
Dacă totuși vă loviți de aspecte pe care nu le înțelegeți, găsiți inadvertențe și erori sau aveți întrebări colegii mei de la Relații Clienți vă stau la dispoziție la numărul 0756-777722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
Vă doresc mult spor în toate.
Prietenul vostru,
Easy
Rezervările pot fi înregistrate de către dispeceri la punctele comenzilor. În pagina 
Comandă selectați comanda la care doriți să înregistrați rezervarea.
1. Pentru rezervările făcute pentru tren sau feribot, cu butonul Adaugă Punct (în interfața veche: butonul cu iconițele + și ) alegeți tipul de punct Terminal Feribot/Tren. În fereastra de înregistrare completați la Sosire Planificată data și ora la care aveți făcută rezervarea respectivă, selectați la Țara, Localitate locul unde se va face îmbarcarea și, în dreapta câmpului Observații, alegeți dacă rezervarea a fost făcută de client (Rez. Prin Client) sau este făcută de firma dvs. (Rez. Proprie). Introduceți Nr. Rezervare, selectați la Rezervat la Compania compania la care s-a făcut rezervarea și introduceți costul rezervării la Valoare fără TVA, apoi apăsați Salvare.
2. Dacă rezervarea este legată de punctul de încărcare sau descărcare (ex: macara), ea poate fi înregistrată direct în fereastra de înregistrare a punctului respectiv. În dreapta câmpului Observații alegeți dacă rezervarea a fost făcută de client (Rez. Prin Client) sau de dumneavoastră (Rez. Proprie), după care completați câmpurile cu detaliile despre rezervarea respectivă (Nr. Rezervare, Rezervat la Compania, Valoare fără TVA, Alte Detalii Rez.).
%
Pentru AJUTOR folosește:
- click în căsuța întreabă-l pe Easy (din bara de sus) și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant Easy vă pune la dispoziție ceea ce găsește.
- Ajutor integrat pe pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
- căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră; paginile pe care nu le aveți în meniu nu apar în rezultate. În schimb, pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
- Tutoriale (www.soft-transport.com/demo.php)
- Manualele de Utilizare pe departamente și / sau profesii
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
- Manualul de implementare:
Manual de implementare pentru pachetele STANDARD & CONVENIENT:
https://euload.com/file/manual_de_implementare_pe%20capitole_%20standard.pdf
Manual de implementare pentru pachetul LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_light.pdf
Manual de implementare pentru pachetul ULTRA LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_UltraLight.pdf
ANEXE MANUALE:
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_Scrisori_Personal.pdf
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_MODEL_SMS.pdf
-serviciul Relații Clienți la numărul 0756 777 722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
%
Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.
Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.
%
O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini) în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.
Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).
De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.
Dacă pagina Lista Pagini există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .
%
O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .
%
Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.
În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.
Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.
Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare.
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
%
Q&A Soft-Transport
În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh
În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon
Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).
Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.
Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.
De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.
Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.
%
În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:
1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.
2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.
3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) .
Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s
%
Acest lucru se poate face din butonul cu steag (Selectare limbă) din bara de sus, unde alegeți Română sau English, prin combinația de taste rapide CTRL + SHIFT + 3 sau din pagina Modificare Utilizator, la câmpul Limba Aplicației.
În prezent interfața aplicației o puteți găsi în limba română și limba engleză.
#
Meniul setat implicit pentru un nivel (un grup de utilizatori ) se poate personaliza de către fiecare utilizator, din punct de vedere al aranjării și grupării .
Unde: butonul „Personalizează meniul” din bara de meniu (sub caseta de căutare a paginilor). Setările se salvează automat, separat pentru fiecare utilizator.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Personalizează meniul” — meniul intră în modul de editare. Faceți click pe o categorie ca să o deschideți.
2. Reordonați paginile prin tragere (apucați rândul paginii) — inclusiv dintr-o categorie în alta.
3. Ascundeți / afișați o pagină cu ochiul din dreptul ei.
4. Paginile ascunse rămân recuperabile: în modul de editare ele rămân în meniu, estompate și cu ochiul tăiat; apăsați din nou ochiul ca să le readuceți. În afara modului de editare paginile ascunse nu se văd în meniu.
5. Ieșiți din modul de editare cu un nou click pe „Personalizează meniul” — totul e deja salvat.
Categoriile în sine sunt cele definite de administrator în Structură Meniu.
Există și posibilitatea ca fiecare utilizator să își poate foarte ușor configura paginile Favorite , pe care le folosește cu precădere sau pe care le consideră utile.
În acest fel, partea de sus a meniului va fi personalizată, conținând paginile pe care le-a ales (favorite), în ordine alfabetică.
Pentru acest lucru se poate folosi:
– pagina Modificare Utilizator - pentru ștergere
– Pagina Lista Pagini – pentru căutare și adăugare pagini favorite
%
In pagina de Modificare Utilizator există posibilitatea de a seta o listă de clienţi şi ţări favorite. Aceşti clienţi, respectiv țări favorite vor fi poziţionate primele in orice listă de selecție pentru Client și Ţară in toate ferestrele de selecţie din soft.
Accesaţi pagina Modificare Utilizator (butonul Setări utilizator din partea de jos a barei din stânga), unde la Selectează Client alegeți clientul după care faceţi click pe butonul albastru Adaugă client în Lista Favoriți. După ce aţi adăugat clienţii favoriţi în listă, faceţi click pe butonul verde Salvare modificări din secțiunea clienților. Puteți avea cel mult 5 clienți favoriți.
Pentru adăugarea de ţări favorite în această listă repetaţi procedura descrisa inainte, cu Selectează Țară, Adaugă țara în Lista Favoriți și propriul buton Salvare modificări al secțiunii țărilor (cel mult 5 țări).
Dacă pagina Modificare Utilizator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.modify.php .
%
O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).
Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.
Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).
Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.
Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.
În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !
Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .
%
Motto:
O greșeală în facturare te poate costa mii de euro !
În ce privește acest sector deosebit de important al firmei, Soft-Transport urmărește:
- ca nici măcar o singură comandă să nu scape procesului de facturare.
- îmbunătățirea imaginii companiei - o factură corectă, cu informații complete, la timp, estetică e un plus în fața clienților.
- macheta de facturare e personalizabilă, până la nivel de client.
- ușurarea și creșterea vitezei și corectitudinii procesului de facturare - prin tarifar.
- ca facturarea să fie flexibilă: pe o singură comandă, pe mai multe comenzi, non-operațională (în afara comenzilor de transport).
- facturarea să fie facilă în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
- facturare internă sau externă, tipărirea facturii în alte limbi.
- calcularea automată a scadenței.
- verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
- identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
- compararea facilă a KM bord, Planificați sau KMGPS cu KM beneficiar.
- compararea facilă a taxelor de drum estimate față de taxele de drum beneficiar.
- o evidență clară a clienților cu probleme de bonitate.
- o bază de date cu pesoanele de contact ale clienților, inclusiv informațiile de contact ale acestora (e-mail, telefon, etc. ).
- întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților)
Cu alte cuvinte, o facturare elegantă, simplă și rafinată !
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.
Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.
Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri).
În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.
%
Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.
La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .
Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay
%
Rubrica 
Lista Parteneri (client.verify.list.php) oferă spre adaugare / vizualizare / modificare, aşa după cum indică şi numele, lista partenerilor cu care programul operează, cu detaliile aferente.
De menţionat că Lista Partenerilor poate cuprinde atât clienţii cât şi subcontractorii (care sunt furnizori), cu alte cuvinte firmele partenere, sau pe scurt colaboratorii. Între parteneri va trebui să figureze şi firma proprie, atât timp cât există în activitatea de transport şi situaţii în care cursa se execută în regie proprie.
Firmele pot să se afle în una din cele doua stări: active sau inactive (pentru care nu mai există relaţii comerciale şi care nu vor mai apărea în filtrele pentru parteneri).
În pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, un partener nou se adaugă cu butonul (Adaugă un nou partener) din colțul dreapta-sus al tabelului. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei inactivi îi găsiți alegând Inactiv sau Toate (Active și Inactive) în filtrul de stare. Pe fiecare rând aveți: căsuța din coloana Activ, (Modificare/Vizualizare), (Încarcă Documente), (Adăugare/Modificare persoane de contact) și (Compartiment).
Baza de date Parteneri este diferită de baza de date 
Contact Partener. În această din urmă se înregistrează persoanele de contact ale firmei partenere, cu numerele de telefon (mobil și birou) şi adresele de email.
Se pot înregistra mai mulți clienți cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii deja înregistrate în sistem.
Există și o paginăde tip View (client.list.php), denumită tot Listă Parteneri, unde apare lista de clienți și furnizori înregistrate în soft, dar fără posibilitatea de a modifica datele companiei. Totuși de pe această pagină se pot adăuga sau modifica Observațiile operaționale (cerințe și instrucțiuni de operare ale partenerului) sau Observațiile generale.
Pe pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, în colțul dreapta-sus a fost introdus un buton mov (Export Emailuri în Fișier). Astfel aveți posibilitatea de a descărca un fișier cu lista de email-uri a partenerilor selectați pe pagină, prin intermediul filtrelor (doar cei care au completat adresa de email). Lista completă a partenerilor selectați se exportă în Excel cu butonul Export în Fișier Excel, de lângă el.
Ambele variante ale paginii Listă Parteneri afișează lista pe pagini de câte 100 de rânduri. Când sunt peste 100 de rezultate apare și alegerea rânduri / pagină (100 sau 200). Deasupra și sub tabel vedeți Total (numărul de rezultate) și puteți trece de la o pagină la alta; filtrele, sortarea și căutarea rămân aplicate când schimbați pagina.
Butoanele Export în Fișier Excel și Export Emailuri în Fișier țin cont de aceleași filtre ca lista: căutarea după CIF sau denumire, țara, linia de business, tipul de partener, bonitatea, limba, starea (Activ / Inactiv / Toate) și Compartimentul. Ele cuprind toți partenerii care corespund filtrelor, nu doar pe cei de pe pagina afișată (în fișierul cu emailuri intră doar cei care au adresa de email completată).
Pe fișa partener (client,subcontractor) care se deschide ori de câte ori faceți click pe numele unui partener, s-a introdus un buton albastru numit Contacte . Cu ajutorul acestui buton poate fi accesată mai rapid lista de persoane de contact ale clientului respectiv (butonul apare doar dacă partenerul are cel puțin un contact activ și aveți pagina Contact Partener în meniu).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
TUTORIALE:
Inregistrare Partener (Client si Furnizor): https://youtu.be/gs3XW159Yvk
Fisa Partener (Client sau Furnizor): https://youtu.be/peV62uqG_SI
Inregistrare Persoana de contact: https://youtu.be/oz7ZM1eSnCU
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Înregistrarea unui client sau furnizor (inclusiv subcontractori) , cu alte cuvinte parteneri, se face pe aceeași pagină. El poate fi adăugat (înregistrat) din rubrica Listă Parteneri (varianta cu drepturi depline de modificare) dacă faceţi click pe butonul albastru (Adaugă un nou partener) din colţul dreapta-sus al tabelului. După completarea rubricilor din fereastra Înregistrare Partener faceţi click pe butonul Salvare.
Sunt obligatorii câmpurile CIF, Nume Partener și Localitate. Pentru o firmă din România puteți completa datele automat cu butonul ANAF de lângă CIF (vezi topicul despre verificarea prin ANAF). Un partener nou se poate înregistra și direct din fereastra Comandă, cu iconița (Înregistrare Client Nou) de lângă câmpul client.
Proprietarii vehiculelor se selectează tot din baza de date Lista de Parteneri. Proprietarul unei remorci poate fi un subcontractor sau un client. Proprietarul unui autovehicul este de regulă firma proprie, o altă firmă din grupul meu de firme sau un subcontractor.
Se pot înregistra mai mulți parteneri cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii înregistrate deja în sistem. La Salvare, programul afișează firmele deja înregistrate cu acel CIF și vă cere confirmarea.
Atentie, un partener nu poate fi şters, el poate fi doar dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ, iar după debifare el nu va mai apare in lista de selecție.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Câmpul Alias din baza de date parteneri (pagina Lista Parteneri) e un câmp opțional , dar util mai ales atunci când denumirea din câmpul Nume Partener e una lungă, iar în comunicarea de zi cu zi se foloseste o denumire mai scurta pentru acel partener.
Această denumire mai scurtă, salvată în căsuța Alias, va înlocui in multe statistici Denumirea oficială a partenerului respectiv.
Aliasul poate avea cel mult 10 caractere; dacă scrieți mai mult, câmpul Alias este marcat ca greșit și partenerul nu se salvează până nu îl scurtați. În tabelul din Listă Parteneri aliasul apare în coloana Cod. Dacă nu completați aliasul, în statisticile respective apare începutul denumirii partenerului.
%
Din pagina Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.
Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.
Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.
De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Încărcarea acestor documente se poate face de către Șeful de autocoloană pentru camioane și remorci, Inspectorul de Personal pentru angajați (cei care au drepturi de verificator).
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate ale unui autovehicul, deschideți din contul de tip Șef Autocoloană pagina Lista Camioane (truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărui autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente. Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe GDrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care dați Open.
Denumirea fișierului va fi exact numele cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți acesta poate fi redenumit în câmpul Denumire Fișier. Programul completează automat în câmpul Denumire Mapă numele mapei (directorului) în care acest document va fi salvat, de forma truck_id, astfel că în pagina Caută Documente (drive.file.list.php) documentele se vor găsi căutând după această denumire a mapei. Apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document), și documentul încărcat o să apară în partea de sus a ferestrei, fiind accesibil oricând sub forma unui link.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară, din pagina Lista Remorci (trailer.verify.list.php).
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla), cu butonul Documente, sau direct în pagina Caută Documente (drive.file.list.php). În câmpul Denumire Mapă introduceți numele mapei (pentru camion, de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (employee.verify.list.php), din contul de tip Inspector Personal, cu butonul Încarcă Documente.
Documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Listă Parteneri (client.verify.list.php), în varianta verificator, cu același buton Încarcă Documente.
%
Obs. Operațional (în pagina Listă Parteneri apare ca Obs. Operaționale) este un câmp din baza de date Parteneri (Clienți) unde aveți posibilitatea să introduceți, de exemplu, instrucțiuni care sunt de urmat atunci când o mașină ajunge la clientul respectiv pentru o operațiune de încărcare/ descărcare, modul de preluare/predare a remorcii, de predare a documentelor, echipamentul obligatoriu în dotare și alte detalii legate de operarea serviciului de transport.
Textul introdus în această căsuță este vizibil și în contul de tip șofer, inclusiv lângă detaliile punctelor de Încărcare/Descărcare.
%
Rubrica Contact Partener vă oferă posibilitatea salvării / vizualizării / căutării persoanele de contact ale clienţilor, furnizorilor, partenerilor dumneavostră, împreună cu detaliile lor.
Aceste detalii se referă la numele și prenumele / funcţia / email-ul / telefonul mobil și telefonul de birou / limba vorbită a persoanei de contact a unui partener.
Câmpul Dedicat pentru arată rolul persoanei: Facturare, Contestații, Doc. (CMR) sau o combinație. Când trimiteți o factură pe email, programul propune ca destinatari adresa partenerului și persoanele de contact la care apare Facturare.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
%
Această secţiune este utilă în special dispecerilor, managerului, secretarei, facturistului şi contabilului. Administratorul poate decide ca şi alte tipuri de utilizatori să aibă acces la această AGENDĂ PARTENERI (clienți, furnizori) colectivă, extrem de rapidă şi eficientă.
În versiunea Light ambele tipuri de conturi: operațional și control au acces la această secțiune.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
TUTORIALE:
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Accesaţi rubrica Contact Partener. Identificaţi rândul (contactul) pe care doriţi să-l modificaţi. În dreapta rândului faceţi click pe iconiţa verde de modificare . În fereastra care se va deschide, operaţi modificările dorite, după care apăsaţi Salvare.
Din pagina Contact Partener un contact nu poate fi şters, el se poate trece însă în starea Inactiv: debifați căsuța din coloana Activ de pe rândul lui (se salvează imediat, fără Salvare). Lista arată implicit doar contactele active; pe cele inactive le găsiți alegând în caseta de stare Inactive sau Toate.
Ștergerea definitivă se face din pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare: la partenerul respectiv apăsați butonul (Adăugare/Modificare persoane de contact), apoi butonul roșu cu coș de pe rândul contactului și confirmați Doriți să ștergeți ?. Un contact folosit într-o comandă nu poate fi șters (programul afișează Contactul este folosit într-o comandă.); în acest caz treceți-l în starea Inactiv.
Dacă pagina Contact Partener există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
%
Contactele partener se pot filtra după Partener(Client/Furnizor) sau căuta după 
Nume, Funcție, Email, Telefon (căutarea ia în calcul și telefonul de birou). Implicit se afișează doar contactele active; pentru cele dezactivate alegeți în caseta de stare Inactive sau Toate, apoi apăsați Caută.
Tabelul cu contactele parteneri poate fi ordonat crescător / descrescător după oricare dintre coloane, dacă faceţi click pe capul de tabel al coloanei respective.
Dacă pagina Contact Partener există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
TUTORIALE:
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Un rezumat comandă este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre data comenzii, client, început, sfârşit comandă, precum şi istoricul îndeplinirii acestei comenzi sub formă tabelară, începând de la punctul zero (de obicei locul în care s-a incheiat precedenta c-dă), punctele de încărcare şi descărcare până la finalizarea comenzii.
Pentru vizualizarea unui Rezumat comandă există mai multe alte posibilități:
Pagina Rezumate Comenzi order.summary.php ;
sau chiar fereastra pop-up care se deschide de ORIUNDE din program unde găsiți și faceți click pe link-ul cu ID-ul Comenzii.
Dacă pagina Rezumate Comenzi în varianta vizualizare (fără preț agreat, fără tipărire) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.summary.view.php .
TUTORIAL:
Tiparire Rezumat Comanda: https://youtu.be/FGYL5teKpkM
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Rezumatul comenzii este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre data comenzii, client, început, sfârşit comandă, precum şi istoricul îndeplinirii acestei comenzi sub formă tabelară, începând de la punctul zero (de obicei locul în care s-a încheiat precedenta c-dă), punctele de încărcare şi descărcare până la finalizarea comenzii.
Pagina Rezumate Comenzi există în două variante: order.summary.php (cu preț agreat și cu buton de tipărire) și order.summary.view.php (fără preț agreat și fără buton de tipărire).
Pe pagina Rezumate comenzi, lista de stări a comenzilor (cu opțiunea Toate Active) are încă 3 opțiuni pentru comenzile active, și anume: - Active cu camion alocat, - Active cu camion planificat, - Active fără camion.
Dacă pagina Rezumate Comenzi (în varianta simplă, de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.summary.view.php .
TUTORIAL:
Tiparire Rezumat Comanda: https://youtu.be/FGYL5teKpkM
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)), comenzile din grupaj (Comenzi Grupaj (Circuit)), camionul, remorca și șoferii, intervalul circuitului (Interval Circuit) și totalul prețului agreat de clienți și al taxelor de drum (Total Preț Agreat Clienți (EUR) / Total Cost Taxe Drum (EUR)).
In partea de Detalii Grupaj se văd toate punctele grupajului (încărcări, descărcări etc.) de la început până la sfârșit, cu comanda și clientul fiecărui punct.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa. Totalurile se văd în Detalii Grupaj, sub lista punctelor.
Dacă în grupaj au lucrat camioane proprii, în Detalii Grupaj raportul arată și indicatorul Total Venit - Cost Subcontractor / Km Parcurși cu Camioane Proprii.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul afișează și Preț Agreat Clienți Fără Taxe de Drum (excl. TVA) / Km Planificat, adică prețul agreat fără taxele de drum, împărțit la km planificați.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
În cadrul paginii de 
Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport închise din perioada aleasă în filtre.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare, la câmpul Preț din fereastra de facturare, există posibilitatea de a prelua automat sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Tarifarul unei comenzi se deschide cu butonul din coloana Calcul Tarif, de pe rândul comenzii (pe buton vedeți litera T, iar după ce tarifarul a fost salvat, totalul calculat). În partea de sus a ferestrei Tarif Comandă, deasupra machetei, vedeți kilometrii comenzii: Km Gol, Km Bord, Km GPS, Km Planificați și Km Beneficiar, ca să-i aveți la îndemână când calculați tariful.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia, iar la câmpul Dedicat pentru alegeți o variantă care conține Facturare.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Elementele grafice se încarcă la rubrica Imagini din partea de administrare. (/admin)
Tot în admin, la Macheta facturare am pus și posibilitatea de vizualizare a felului în care ar arăta factura, folosind niste date fictive (preview).
%
Accesaţi zona de administrare, folosind contul admin. Deschideți pagina 
Machetă Factură. Pe această pagină veţi găsi câteva machete standard pe care aveţi posibilitatea să le personalizaţi cu ajutorul butonului de modificare . Oricare dintre machete poate fi multiplicată daca faceţi click pe butonul . Aveţi posibilitatea de a crea şi machete noi, iar pentru acesta faceţi click pe butonul (Adăugare Machetă Nouă) din colțul dreapta sus al listei.
La oricare variantă (machetă nouă, multiplicată sau modificată) dacă selectaţi un client la câmpul Machetă exclusiv pentru clientul, macheta respectivă va fi vizibilă doar la emiterea facturilor pentru comenzile clientului respectiv. Dacă câmpul Machetă exclusiv pentru clientul rămane necompletat, macheta va fi vizibilă la facturarea oricărei comenzi, indiferent de client. Completaţi informaţia în câmpurile Unitate de măsură generică şi Cantitate generică, informaţiile fiind preluate automat in factura propriu zisă, dupa care faceţi click pe butonul Salvare Detalii Machetă Factură.
Zona din partea dreapta reprezintă factura propriu zisă, asa cum va arăta ea la tipărire. Pe coloana din partea stânga a paginii (cele de pe fundalul verde) sunt informaţii care vor fi preluate automat din comenzile inregistrate de dispeceri. Oricărui element i se poate aloca o zonă anume în spaţiul destinat facturii (partea dreaptă a paginii). Această alocare se face simplu prin tehnica Drag and drop ( Ţineţi apăsat cu mouse-ul elementul respectiv de la iconiţa si trageţi elementul din stânga până la zona grafică din dreapta unde se dorește a fi alocat).
Se pot adăuga şi elemente noi de tip text simplu daca faceti click pe butonul Adăugare element text simplu, care vor apărea în culoarea verde. Aceste elemente de text simplu pot fi modificate dacă faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra de modificare, după care daţi click pe butonul de Salvare.
În admin, la Macheta facturare am pus și posibilitatea de vizualizare a felului în care ar arăta factura, folosind niste date fictive (preview).
Video:
Setare parametri machetă factură https://youtu.be/fdf0-3qwfM8
Element text propriu pe machetă factură https://youtu.be/duu9tUL6y2s
Inserare/ Stergere element macheta factura https://youtu.be/c8UiZorzoas
%
Folosiți zona de administrare, utilizând contul admin. Deschideți pagina 
Imagini (cu titlul Imagini pe documente), unde puteți încărca imaginile care apar pe factura emisă: Logo, Antet, Grafică de intercalat și Subsol. Pagina are câte o filă pentru fiecare document (Factură, Comandă Subcontractor, Notă de Calcul); pentru factură folosiți fila Factură.
Pentru fiecare imagine faceți click pe butonul Adaugă (același buton și pentru a înlocui o imagine deja încărcată) și alegeți fișierul cu imaginea (JPG, PNG, GIF sau WEBP). Se deschide fereastra Ajustează: Logo (respectiv Ajustează: Antet etc.): trageți și măriți imaginea ca să încadrați partea dorită, apoi faceți click pe Confirmă & salvează.
Imaginile se salvează automat după ce le ajustați; nu există buton Salvează. În dreptul fiecărei imagini se vede dacă este Încărcat sau Lipsă. Pentru a șterge o imagine faceți click pe Șterge.
În partea dreaptă, la Previzualizare, vedeți așezarea obișnuită a imaginilor pe pagina A4. Pentru a vedea factura așa cum va arăta, alegeți o machetă din listă și faceți click pe Previzualizare macheta. Dacă pentru un element al machetei nu este încărcată imaginea, în previzualizare locul lui este marcat cu un chenar roșu punctat și mesajul „Nu există imagine încărcată pentru”, urmat de numele elementului (de exemplu Logo sau Antet) și de indicația unde se încarcă imaginea. Același mesaj apare și pe Nota de Calcul tipărită; pe factura emisă nu apare niciun mesaj, de aceea verificați în previzualizare că imaginile necesare sunt încărcate. Poziția exactă a imaginilor se stabilește în macheta facturii, prin elementele Logo, Antet și Grafică de intercalat; Subsol apare jos, pe fiecare pagină.
%
Imaginile care pot fi adăugate pe diferitele machete editabile din zona de administrare, în pagina Imagini, au următoarele dimensiuni (afișate și pe pagină, în dreptul fiecărei imagini). Pot fi încărcate fișiere JPG, PNG, GIF sau WEBP; imaginile se salvează ca PNG.
Pentru fila Comandă Subcontractor:
Pentru Logo 100 x 100 pixeli
Pentru Antet 675 x 100 pixeli
Pentru Grafică de intercalat 2480 x 100 pixeli
Pentru Subsol 2480 x 200 pixeli
Pentru fila Factură:
Pentru Logo 650 x 650 pixeli
Pentru Antet 2480 x 100 pixeli
Pentru Grafică de intercalat 2480 x 100 pixeli
Pentru Subsol 2480 x 100 pixeli
Pentru fila Notă de Calcul:
Pentru Logo 650 x 650 pixeli
Pentru Antet 2480 x 100 pixeli
Pentru Grafică de intercalat 2480 x 100 pixeli
Pentru Subsol 2480 x 100 pixeli
După ce alegeți fișierul (butonul Adaugă) se deschide fereastra de ajustare: trageți și măriți imaginea ca să încadrați partea dorită. Imaginea se salvează exact la dimensiunea de mai sus. Dacă imaginea este prea mică pentru zona aleasă, apare avertizarea Rezoluție prea mică pentru zona aleasă — imaginea va fi mărită și poate ieși neclară.
%
Introducerea unei noi serii de facturi se poate face direct la momentul emiterii unei noi facturi, pe pagina de Facturare.
Deschideți pagina Facturare, deschideți apoi fereastra de Facturare Comandă de la butonul de facturare din linia comenzii și apăsați butonul verde Adaugă Rând Nou.
În căsuța Seria introduceti noua serie a facturilor pe care urmează să o folosiți (max 5 caractere). Din momentul tastării, sub căsuță apare cuvântul Add. Faceți click pe Add și seria este aleasă pentru acest rând; ea se salvează odată cu factura, când apăsați butonul Salvare.
Introduceți la căsuța Cod numărul facturii , completați Data și Scadent, apoi Valoare Fără TVA și Valoare TVA și apăsați butonul albastru Salvare.
%
La Facturare, în fereastra Facturare Comandă, atunci când se introduce un număr de factură (serie și cod) care există deja, câmpul Cod devine roșu pentru a avertiza utilizatorul.
La apăsarea butonului Salvare numerele se verifică din nou:
%
Până când factura nu a fost generată cu Salvare și Tipărire, puteți schimba Seria și Cod (numărul) în fereastra Facturare Comandă (se deschide din butonul din coloana Factura a paginii Facturare) și apăsați Salvare. După generare, seria și numărul facturii nu mai pot fi modificate, însă există posibilitatea de a șterge factura respectivă. După ce factura a fost ștearsă, numărul respectiv se va elibera, după care se poate întocmi o nouă factură cu același număr. Dacă factura a fost deja inclusă într-o E-Factură din pagina E-Factura, butonul de ștergere nu mai este disponibil.
%
Calculul scadenţei facturilor se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data închiderii comenzii, data predării documentelor, luna în curs plus un număr de zile.
%
La emiterea unei facturi din Soft-Transport programul completeaza automat Data Scadentei (câmpul Scadent) conform termenului de plată (câmpul Scadență Factură) salvat in fisa clientului (pagina Listă Parteneri).
Acesta poate fi sub formă de x-zile de la : data facturii, data închiderii comenzii, data predării documentelor sau luna în curs. Dacă doriți să modificați modul de generare al scadenței pentru facturile unui client, accesați pagina Listă Parteneri. Identificați clientul pentru care se dorește modificarea și cu ajutorul butonului verde deschideți fereastra de Modificare Partener.
Data Scadentei oferita automat de catre aplicatie poate fi modificata de catre facturist.
In plus daca Data Scadentei este in functie de data predarii documentelor, si aceasta nu se cunoaste inca, facturistul poate completa o data estimata, urmand ca la inregistrarea/modificarea datei de predare a documentelor comenzii, sistemul sa modifice cu acordul utilizatorului, in mod automat si data scadentei la factura aferenta acelei comenzi.
%
Pe pagina de Facturare se identifică comanda care se doreşte a fi facturată şi apoi se apasă butonul care afişează facturile aferente acelei comenzi.
Se adaugă un rând nou pentru noua factură, se introduce (alege) numărul facturii, data acesteia, data scadenţei, valoarea fără TVA, se apasă Salvare, după care printr-o singură apăsare de buton (cel albastru , Generare factură, de pe rândul facturii) se deschide o machetă a facturii, precompletată cu informaţiile pe care soft-ul le preia din baza de date a comenzilor şi a clienţilor.
în fereastra de generare factura, la căsuța Preț există posibilitatea de a prelua automat valoarea din Preț Agreat, Tarifar sau Val. Nefacturată Credit Note.
Persoana care facturează poate verifica şi, dacă este cazul, poate modifica informaţiile precompletate, după care listează factura. Odată salvată factura, ea se poate retipări.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
Accesaţi pagina Facturare, unde identificaţi comanda pe care doriţi să facturaţi. Faceţi click pe butonul din coloana Factura (pe el apare numărul de facturi și Credit Note-uri ale comenzii sau „-” dacă nu are niciuna), care va deschide fereastra Facturare Comandă.
Apăsaţi butonul Adaugă Rând Nou şi completaţi linia facturii: Seria, Cod (numărul facturii), Data şi Valoare Fără TVA, după care daţi click pe butonul Salvare.
Pentru a genera factura propriu-zisă în format PDF faceţi click pe butonul albastru din dreaptul liniei de factură. Selectaţi Machetă şi Limba în care doriţi să apară factura. În acest moment se deschide un Draft de factură, în care toate câmpurile ce au fost completate automat sunt editabile. Pentru finalizare apăsaţi butonul de Salvare si Tipărire.
%
Aveți posibilitatea de a personaliza designul și conținutul unei facturi emise către client. La livrarea aplicației soft-transport sunt câteva machete standard predefinite. Aceste machete de facturare se pot modifica din zona de administrare (/admin) a programului.
Accesați din partea de administrare pagina Machetă Factură. Cu ajutorul butonului verde deschideți pagina de modificare a machetei alese.
Elementul care conține toate punctele comenzii, dar fără punctul 0 se numește Detalii Înc./Desc. cu Kg (varianta care include punctul 0 se numește Detalii Punct0/Înc./Desc. cu Kg) și se află în coloana din partea stânga pe fundal verde.
Detalii despre modificarea unei machete gasiți în topicul :
Cum se creează o machetă de facturare clienti?
%
În Soft există posibilitatea de a incorpora automat în detaliile facturii TOATE localitățile de încărcare sau descărcare.
Folosiți partea de administrare pentru a modifica aspectul și conținutul machetei de facturare: trageți în pagina facturii, din coloana Elementele Facturii, elementul Detalii Înc./Desc. cu Kg (sau Detalii Înc./Desc. cu Kg/LDM).
%
Factura poate fi generată automat și tipărită acum în limba română, engleză și în limba germană.
%
Un Credit Note este de fapt un document care atestă autofacturarea clientului. Se întâlnește destul de des la clienții occidentali, mai ales dacă e vorba de prestarea de servicii de transport în baza unui contract. Clienții fac plata în baza acestor credit note-uri, independent de factura întocmită de furnizorul de transport.
Un Credit Note se poate înregistra în cadrul paginii Facturare, la fel ca și factura proprie pentru comanda respectivă. Evidența notelor de credit este foarte utilă în cazul descifrării documentele de încasare de la clienți sau în cadrul procesului de contestare al acestora.
Ele se regăsesc și în cadrul paginii Lista Facturi.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php
TUTORIAL:
Introducere Credit Note: https://youtu.be/FqK9x8lLb8c
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Informațiile cu privire la Kilometri (KM) beneficiar se pot înregistra pe pagina de Facturare.
Pe pagina Facturare, veti gasi o coloană denumită Km Beneficiar. Faceti click pe pătrățelul de pe coloana Km Beneficiar din dreptul liniei de comandă la care doriți înregistrarea informației respective. Se va deschide o fereastră care va avea deja precompletate Km Gol, Km Bord, Km GPS, si Km Planificați ai comenzii așa cum au fost ei introduși de catre dispeceri. Rămâne doar ca să introduceți în ultima linie Km Beneficiar – Km care au fost plătiți de către client pentru comanda respectivă şi apăsaţi butonul Salvare.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
%
Fiecare firmă are politica sa de a calcula tarifele pentru clienţii contractuali. Astfel, exemplul oferit în macheta-tarif este unul opţional.
Înainte de a începe machetarea propriu-zisă, recomandat ar fi ca pagina 
Machetă Tarif să fie deschisă în două file ale navigatorului web. Asta pentru a uşura procesul creării modelului pentru tarif-comandă. În prima filă, din listă se face click pe butonul (ochiul verde) din dreapta exemplului, iar în cea de-a doua filă se creează o machetă nouă prin click-uirea butonului Multiplicare Machetă (pictograma cu două foi) de pe linia exemplului, după care copia se deschide cu ochiul verde.
TUTORIAL:
Multiplicare si Modificare Tarifar: https://youtu.be/QdkhUtSOyjU
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
TUTORIAL:
Multiplicare si Modificare Tarifar: https://youtu.be/QdkhUtSOyjU
Utilizare Tarifar: https://youtu.be/c8g9xBAK1fk
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Pentru a factura simultan mai multe comenzi accesaţi pagina Facturare. Folosind filtrele din partea de sus a paginii selectaţi clientul pentru care doriţi să întocmiţi factura. In check-box-ul din coloana a doua bifaţi comenzile pe care doriţi să le facturaţi după care faceţi click pe iconita aflată deasupra coloanei. Aceasta va deschide fereastra de facturare pentru comenzile selectate, unde după completarea câmpurilor Seria, Nr., Data, Moneda, Machetă, Tipul de Preț preluat automat, Limba și eventual Observații faceţi click pe butonul verde Detalii Factură. Dacă e nevoie editați (modificați) câmpurile din Draftul de factură, după care apăsaţi butonul Salvare şi Tipărire
%
Din motive de siguranţă, după ce factura a fost generată cu Salvare şi Tipărire, seria, numărul (Cod), tipul, valorile şi moneda ei nu mai pot fi modificate, însă ea poate fi ştearsă şi refăcută din nou. Până la generare, linia facturii se poate modifica şi salva din nou cu butonul Salvare. Pentru a şterge o factură accesaţi pagina Facturare, şi identificaţi comanda pentru care factura pe care doriţi să ştergeţi a fost emisă. Faceţi click pe butonul din coloana Factura unde se deschide fereastra cu linia facturii respective. Cu ajutorul butonului factura va fi ştearsă, anulată, iar numărul de factură se va elibera, astfel veţi putea să reîntocmiţi o nouă factură chiar cu acelaşi număr. Dacă factura a fost deja inclusă într-o E-Factură din pagina E-Factura, butonul de ștergere nu mai este disponibil.
Există posibilitatea de a șterge o factură și de pe pagina 
Lista Facturi. Pe această pagină identificați factura pe care doriți să ștergeți și apăsați butonul roșu de ștergere din dreapta liniei facturii. O să apară o fereastră de confirmare unde programul vă va întreba dacă doriți să ștergeți factura respectivă, unde apășați butonul OK. Varianta de vizualizare a paginii (Lista Facturi - Vizualizare) nu are butonul de ștergere.
%
Dacă factura Storno se referă la o anumită comandă de transport, atunci emiterea facturii storno se poate face din pagina de Facturare, din dreptul comenzii respective.
Dacă factura Storno se referă la mai multe comenzi de transport (factură multiplă), atunci emiterea facturii storno se poate face din pagina de Facturare, prin selectarea comenzilor respective, folosind butonul Facturarea Comenzilor Selectate (pictograma de fișier din capul tabelului).
Dacă factura Storno nu se referă la o comandă sau mai multe comenzi de transport, atunci ea se generează ca o factură simplă (în pagina Lista Facturi, butonul Înregistrare Factură Simplă, fereastra Factură alte servicii/produse), specificând numărul facturii stornate .
%
Bifa pentru Facturat sau Nefacturat permite factorului uman să decidă dacă procesul de facturare și documentare este final.
Faptul că pentru o comandă există emisă o factură, nu înseamnă automat că procesul de facturare și documentare este final. Pentru clarificarea acestui aspect este nevoie de aprecierea factorului uman.
%
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email către client, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare.
Pentru aceasta, selectați comenzile de transport ale căror facturi doriți să le transmiteți, prin bifare pe coloana @. Puteți selecta una sau mai multe comenzi pentru transmitere, dar toate trebuie să aparțină aceluiași client.
După selecție faceți click pe butonul @ din capul de tabel.
Vi se va deschide un draft - o previzualizare a acestui email - pe care îl puteți și edita.
În căsuța Destinatar vor apare acele contacte ale clientului , care în baza de date Contacte Parteneri au la Dedicat pentru una dintre valorile Facturare, Facturare și Contestații, Facturare și Doc. (CMR) sau Facturare, Contestații și Doc. (CMR). Dacă în fișa partenerului este completată adresa de email, în listă apare și partenerul însuși, cu această adresă.
În același e-mail se pot transmite atât facturile cât și CMR_urile aferente acelor comenzi. CMR-urile sunt însă opționale, puteți să le eliminați din draft-ul de email debifând Tabel CMR.
Programul poate atașa automat și alte fișiere din directorul comenzii în afara CMR-urilor, cu condiția ca denumirea acestora să înceapă cu: Email_ Aceste fișiere apar în tabelul Fișiere Atașate numai pentru comenzile care au cel puțin un CMR.
În corpul e-mailului, la secțiunea Mesaj, datele dumneavoastră de contact apar automat așa cum sunt ele definite în partea de administrare (/admin) pentru utilizatorul cu care accesați aplicația. Această rubrică, ca de altfel și linia de subiect este editabilă.
Transmiterea mesajului se va face după apăsarea butonului Trimite Email.
!! O copie a e-mailului se va transmite pe adresa de email a utilizatorului care trimite e-mail-ul. În corpul e-mailului vor fi indicați și destinatarii acestuia.
Trimiterea e-mailului se va înregistra ca eveniment și în pagina Log din /admin.
%
O comandă este vizibilă pe pagina de Facturare doar dacă starea comenzii este Închis, Închis și Arhivat sau Verificat. Dacă comanda nu apare pe pagina de Facturare verificați pe pagina Comandă, Rulaj Transport sau Statistici Curse dacă aceasta a fost închisă. Starea comenzii poate fi schimbată doar de dispecerul care a introdus-o, de pe pagina Comandă.
Pagina de Facturare are filtrul de dată (De la Data – Până la Data) prestabilit pe ultimele 7 zile. Verificați dacă comanda este în interiorul acestei perioade, dacă nu, încercați să lărgiți perioada de căutare.
Pe de altă parte, comanda căutată poate să fie deja facturată, iar pentru verificarea acestui aspect din partea de sus, la filtrul Fără Facturi selectați varianta Toate (facturi) și dați Caută.
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți butonul de descărcare (cu alegerea Excel sau CSV), prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate. Pentru programul SAGA, pagina Predare date SAGA pregătește un pachet cu facturile perioadei, pe care îl descărcați cu butonul Descarcă pachetul.
%
Pagina Lista Facturi reprezintă așa cum îi spune numele o listă a tuturor facturilor înregistrate în aplicație (fie că au fost emise propriu-zis fizic, adică generate ca PDF și tipărite, sau înregistrate doar ca și număr, dată și valoare), și indiferent că au fost emise ca și facturi de transport (legate de comenzi transport) sau ca facturi simple emise pentru alte produse și servicii, inclusiv cele întocmite de Service-ul Auto propriu.
Cu alte cuvinte un fel de Jurnal de Vânzări (mai ales în varianta Excel, obținută prin export).
Chiar mai mult, pe această pagină găsiți și Notele de Credit emise de către clienți.
În partea de sus a paginii veţi găsi mai multe filtre, având posibilitatea de a filtra pagina după tip (Factură, Credit Note sau ambele), Client, dispecer (lista Toți Utilizatorii), Vehicul, Remorcă, Serie Factură, etc.
Pagina vine în două variante: Lista Facturi (invoice.php), cu butonul pentru înregistrarea facturilor simple și cu butoane de ștergere, și Lista Facturi - Vizualizare (invoice.view.php), fără aceste butoane.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
%
În pagina Lista Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din zona de filtre (alegeți Excel sau CSV din lista de lângă buton). În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Format Dată și Tip Date, apoi apăsați Continuați.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Această rubrică din contul de administrator este folosită pentru generarea automată și salvarea cursului valutar pe care aplicația îl va folosi (de exemplu în fereastra de întocmire a facturii, înaintea printării ei. Preluarea cursului valutar din această rubrică calculează automat factura în moneda propriei țări).
Cursul valutar din listă se actualizează zilnic, la prima logare a oricărui utilizator din ziua respectivă, nefiind necesară modificarea lui.
%
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc. Pentru aceasta accesaţi pagina Lista Facturi (invoice.php) varianta Facturist, unde faceţi click pe butonul albastru (Înregistrare Factură Simplă) din zona de filtre, lângă butonul Caută. Vi se va deschide fereastra Factură alte servicii/produse, unde completaţi informaţiile legate de factură. După aceasta faceţi click pe butonul verde Detalii Factură, după care vi se deschide factura propriu-zisă. Completaţi textul din coloana Produse şi Preţ unitar. Dacă sunt mai multe produse, puteţi adăuga mai multe rânduri dacă faceţi click pe butonul verde Adaugă rând nou. Toate câmpurile din factură sunt editabile. Pentru finalizare faceţi click pe butonul albastru Salvare şi Tipărire
%
Aceasta pagină, numită 
Cifra de Afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Clienți Ocazionali / Clienți Contractuali, Bonitate (numărul de stele). etc. Implicit sunt afișate ultimele 3 luni încheiate (luna curentă nu este inclusă); pentru alte luni schimbați De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Pagina 
Statistică Soft Clienți afișează, pentru perioada aleasă, câte un rând pentru fiecare client, cu indicatori de volum ai activității: Nr Comenzi, Km După Bord, Km Gol, Preț Agreat, Valoarea Facturată (fără TVA), Medie Km/Oprire ș.a. Sub tabel sunt patru grafice.
Cu lista Numai Clientul Selectat / Exclude Clientul Selectat și câmpul Client puteți vedea un singur client sau pe toți ceilalți.
Dacă pagina Statistică Soft Clienți există în meniul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.client.php .
TUTORIALE:
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, atât pentru persoane fizice, cât si pentru companii, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă Client (BT-13) , Nr. Fact. Iniț. (BT-25) și Data Fact. Iniț. (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă Client se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF. Pentru aceasta, în fereastra deschisă cu butonul alegeți DA la câmpul Cu PDF (implicit este NU).
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF. Dacă sunt erori, ele se afișează în fereastra Lista Erori la Validare.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Interogare Stare E-Factură , care va fi vizibil până când factura primește starea Acceptat sau Neacceptat. Rezultatul apare în coloana Stare: Acceptat (bifă verde), Neacceptat (X roșu) sau Prelucrare (roți dințate).
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere apare doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura) și la facturile cu starea Neacceptat.
%
La prima accesare a paginii E-Factura (efactura.list.php), pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
Transmiterea unei facturi întocmite în Soft-Transport în sistemul RO E-Factura al ANAF se face folosind pagina E-factura efactura.list.php . La prima utilizare a acestei pagini și după fiecare expirare a cheilor de acces (la fiecare 90 de zile) va fi nevoie să treceți prin procesul de autorizare. Pentru acest lucru consultati topicurile respective din Help.
Dacă procesul de autorizare a fost deja parcurs, pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, aveți de făcut următorii pași:
- Obligatoriu - Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura.
- Recomandat: Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere.
- Obligatoriu - Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul
- Recomandat: Interogare Stare E-Factură
- Recomandat: Descărcare fișierul .zip de pe site-ul ANAF care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport.
!! Aveți posibilitatea să efectuați o Verificare multiplă Stare și Descărcare multiplă pe server (în Baza de date) a fișierelor .zip de la ANAF folosind butonul E-Factura ;
- Recomandat: Descărcare pe calculatorul dvs. a acestui fișier .zip, cu butonul .
- Recomandat: Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
%
Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
- pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii , iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
- pentru facturile simple, la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Neacceptat , marcat în program printr-un X roșu; starea se aduce de la ANAF cu butonul Interogare Stare E-Factură. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului plătitor de TVA trebuie să conțină indicativul de țară (de ex. RO12345678). La un client neplătitor de TVA, CIF-ul se trece fără indicativ. Programul recunoaște clientul plătitor de TVA doar după indicativul din fața CIF-ului din fișa partenerului, nu după câmpul Facturează cu TVA. Dacă CIF-ul nu are indicativ, e-Factura se face ca pentru un client neplătitor de TVA, fără codul lui de TVA. De aceea, la clienții plătitori de TVA verificați ca CIF-ul să înceapă cu RO.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , deschideți pagina Listă Țară si asigurați-vă că în coloana Cod ISO 3166-1 Alpha-2 aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Textul de la coloana Denumire a unui rând din factură depășește 100 de caractere. La Salvare, în fereastra Modificare Informații E-Factură, apare mesajul „Denumire produs este lung (max. 100 caractere)”. Editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
%
Pentru facturile în altă monedă decât RON, de ex. EUR, cursul valutar nu se transmite la ANAF ca valoare separată, pt ca ANAF nu are dedicat un camp, o căsuță pentru curs valutar, după cum nu are dedicat nici un camp pentru valoarea totala fara TVA in RON, adică baza la care se aplică TVA. Singura informatie solicitata si permisa de ANAF este valoare in RON a TVA.
Dacă factura are curs valutar, programul îl trece doar ca text în căsuța Observații a e-facturii (de forma „Cursul de schimb:…”), unde îl puteți vedea în fereastra Modificare Informații E-Factură (butonul Modificare informații E-Factură). Căsuța Rata de Schimb din aceeași fereastră nu se transmite la ANAF.
Se poate verifica si in fisierul XML pe care il descărcati ce anume se retine de ANAF.
Cursul valutar si valorile in RON sunt insa necesare clientului dvs. Solutia se află la dânsii. Adică, prin softul lor contabil , se poate calcula cursul valutar împărtind valoarea TVA in RON la valoarea TVA în Euro, ambele fiind informatii care se regăsesc în xml-ul generat de ANAF.
Așa procedează si pagina E-factura General : la Tipărire E-Factură (butonul cu imprimantă de pe rândul facturii) apare Curs Valutar Calculat, un curs valutar calculat din informatiile preluate de la ANAF cu privire la valoare TVA in RON si Valoare TVA in Euro.
%
Atunci cand cheile expiră ele trebuie reînnoite. Pentru acest lucru, intrati in contul de administrare (/admin), accesati pagina Variabile si căutați cu CTRL+F variabilele:
efactura_access_token
efactura_refresh_token
efactura_access_token_date
efactura_refresh_token_date
Stergeți continutul variabilelor (casuța Valoare) folosind butonul de modificare din dreapta variabilelor.
După aceea accesați din nou pagina E-Factura (efactura.list.php) din contul de Control sau orice alt utilizator care are în meniu această pagină.
Pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
înregistrarea Workshop-lui privind e-Factura, este disponibila la adresa:
https://www.youtube.com/watch?v=_j2uXOaYmGY
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje. Se deschide fereastra „Descărcare Mesaje E-Factură ANAF pentru intervalul:”, în care alegeți Dată Început și Dată Sfârșit și apăsați Interogare Mesaje E-Factură ANAF
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos . Cu același buton de tiparire veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Dată Mesaj, Dată Descărcare, Dată Factură și să căutați după Nr. Factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Pe pagina E-factura General s-a interpretat și situatia in care facturile au tipul 381 , Nota de creditare: în coloana Tip apar ca Trimis CN sau Primit CN, iar pentru ele nu apare butonul de tipărire. Marcajul apare după ce e-factura a fost descărcată pe server cu butonul E-Factură. Din aceste documente nu se preiau numărul facturii, data, partenerul și valoarea, așa că aceste coloane rămân necompletate, iar filtrele după Partener, Dată Factură și Nr. Factură nu le găsesc. Rândurile marcate astfel nu apar nici la Facturi Primite (varianta aleasă implicit de pagină), nici la Facturi Trimise; pentru a le vedea alegeți varianta Toate în filtrul după tipul mesajelor.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Această pagină reprezintă o statistică cu privire la costul estimat cu taxele de drum, așa cum este el înregistrat pentru fiecare comandă în parte (fără comenzile din grupaje). Informațiile primare se introduc de dispecer, de facturist sau de aplicație, în mod automat, la salvarea rutei comenzii (în cazul în care aveți și extraopțiunea HERE).
Pe lângă Cost Taxă Estimată (EUR) se pot introduce și alte informații: Km Taxab. Estimat, Taxă Achitată de Beneficiar (EUR) și Km Taxab. cf. Beneficiar.
În coloana Diferență EUR (%), procentul apare cu roșu când taxa estimată depășește cu mai mult de 10% taxa achitată de beneficiar. Cu filtrul Numai cu diferență mai mare de 10% vedeți doar comenzile cu o diferență peste 10% (în plus sau în minus).
Utilitatea acestei pagini constă în posibilitatea de a filtra după mai multe criterii: Client, Ţara sau pe o anumită perioadă.
Filtrând pe țară și pe o anumită perioadă putem compara taxele estimate cu taxele efectiv plătite pentru acea țară.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese și cuprinde toate rezultatele, nu doar rândurile de pe pagina afișată. Fișierul conține coloanele tabelului (Data Început și Data Sfârșit sunt coloane separate, iar diferența apare doar în EUR) și, la sfârșit, un rând cu totalurile.
Pe de altă parte, taxele de drum estimate se scad din venit în pagina Statistică Lunară: coloanele Venit fără taxe/Km Ben. și Venit fără taxe/Km Bord.
Dacă pagina Taxe de drum există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.list.php .
%
Taxele de drum estimate pot fi înregistrate de către facturist sau de către dispeceri, sau automat de către aplicație în cazul în care aveți extraopțiunea HERE. Aceste valori pot fi obținute și de pe site-urile celor care prestează servicii de colectare a taxelor de drum, de genul Asfinag, TollCollect, sau în ultimă instanță, puteți lua ca referință taxele plătite de către beneficiar.
E foarte important ca aceste informații să fie introduse pentru fiecare comandă, deoarece ne dă posibilitatea de a compara doi clienți între ei, prin indicatorul Tarif Net Client / Km Planificat din paginile Centru Profit/Comandă, Centru Profit/Subcontractor și Centru Profit/Client.
Pentru introducerea lor accesaţi pagina Facturare, şi faceţi click pe butonul din coloana Cost Taxe Drum in dreptul comenzii la care se doreşte înregistrarea.
Vi se deschide ferestra de inregistrare Cost Taxe Drum Comandă. Selectaţi Ţara şi introduceţi Km Taxab. Estimat și Cost Taxă Estimată (EUR), conform cu planificatorul de rute folosit de dvs, cât şi Km Taxab. cf. Beneficiar și Taxă Achitată de Beneficiar (EUR) (în cazul în care taxa de drum face parte din tariful acordat de client.) Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou, adăugaţi un rând pentru fiecare ţară pentru care au existat costuri cu taxe de drum.
După finalizarea introducerii informaţiilor apăsaţi pe butonul albastru Salvare. Totalul valorii taxei de drum estimat aferentă cursei apare vizibil în coloana Cost Taxe Drum pentru fiecare comandă înregistrată.
Aveţi posibilitatea şi de a şterge informaţii înregistrate in fereastra Cost Taxe Drum Comandă cu ajutorul butonului roşu .
VIDEO inreg taxa estimata
VIDEO inreg taxa beneficiar
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la aproape orice tip de punct (nu și la Punct 0, Poziție și Problemă; de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul 
Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina 
Listă Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteți folosi un punct de tip Terminal Feribot/Tren, și completați data și ora rezervării la Sosire Planificată, locul îmbarcării (Țara, Localitate și Caută Firmă), precum și detaliile legate de rezervare: tipul ei (Rez. Proprie sau Rez. Prin Client), Nr. Rezervare (referința), Valoare fără TVA (costul), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la Rezervat la Compania se poate alege compania care gestionează podul și/sau la Alte Detalii Rez. se poate scrie ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Listă Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Listă Rezervări, cu butonul cu creion Modificare valoare Furnizor și Beneficiar din dreptul rezervării. Dreptul de a modifica valoarea rezervărilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are în meniu pagina Lista Facturi (invoice.php).
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare fără TVA din fereastra punctului sau la Val. Furniz. excl. TVA din pagina Listă Rezervări (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana Rezervări Proprii af. Subcontractori, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subc. (EUR).
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
În pagina Listă Rezervări apăsați butonul Caută, iar în tabel vedeți toate rezervările înregistrate în comenzi de către dispeceri. Pe această pagină aveți posibilitatea de a filtra informațiile după o anumită perioadă, după țară, după rezervări făcute de client sau rezervările proprii, sau cele care au fost facturate sau nu.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Factura se înregistrează în pagina Listă Rezervări.
Alegeți filtrele (de exemplu De la Data și Până la Data) și apăsați Caută. În tabelul cu rezervările identificați rezervarea căreia doriți să îi înregistrați factura. În partea stângă bifați căsuța de la rezervarea respectivă (puteți bifa mai multe) și faceți click pe iconița clips ce se află deasupra coloanei. Se deschide fereastra Factură Rezervare. În această fereastră completați Cod Factură, Data Factură și, dacă doriți, Observații, apoi dați click pe butonul Salvare.
După salvare, informațiile despre factură apar în coloana Fact. Furnizor, din partea dreaptă a tabelului.
Dacă pagina Listă Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
%
Cum controlăm costurilor cu trecerile de pod din Danemarca și Suedia folosind aplicația Soft-Transport ?
De la 1 ianuarie 2021 la traversarea podurile cu plată din Danemarca și Suedia (Storebælt ,Oresund) s-a trecut la un nou model de discount bazat pe clasa euro a autovehiculelor (Green rebate).
Acest lucru a condus la schimbarea modului de decontare de către clienți a costurilor de traversare. Astfel, cele mai mulți clienți de transport decontează costul la nivelul cel mai mic, pentru camioanele Euro 6.
Ca atare transportatorul plătește, iar clientul îl decontează ulterior.
Astfel, fiind vorba de sume importante, e necesară verificarea între costul suportat de transportator și rambursările clienților.
Pentru acest demers se poate folosi pagina Listă Rezervări din aplicația Soft-Transport. Alegeți filtrele (de exemplu Țara, De la Data și Până la Data) și apăsați Caută. Tabelul are coloana Val. Benef. excl. TVA, care se completează cu valoarea rambursată de client.
Val. Furniz. excl. TVA se completează cu valoarea de pe factura furnizorului, verificându-se în acest fel și dacă factura furnizorului e bine întocmită – adică nu conține mai multe treceri decât e cazul, tariful aplicat fiind cel corect.
Cele două valori se completează cu butonul creion de la capătul rândului rezervării (fereastra Modificare valoare Furnizor și Beneficiar pentru rezervare, cu Val. Furniz. excl. TVA, Val. Benef. excl. TVA, Moneda și Salvare); butonul apare numai dacă aveți în cont și pagina Lista Facturi.
Comparând Val. Benef. excl. TVA cu Val. Furniz. excl. TVA (la sfârșitul tabelului apar totalurile celor două coloane, pe monedă), putem aprecia dacă clientul a rambursat costul în cuantumul convenit.
Apreciem ca foarte utilă această verificare, lipsa controlului generând pierderi financiare însemnate!
Binențeles că acest control se poate extinde și pentru alte poduri/ tunele/ ferry, unde transportatorul este cel care plătește, iar clientul rambursează aceste costuri, într-un anumit procent sau într-o sumă fixă agreată de cele 2 părți, care poate să difere de costul real al traversării.
Dacă pagina Listă Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Pagina 
Predare Documente afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această pagină nu este dedicată datei de transmitere a facturii.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul comenzilor la care predarea documentelor a fost deja înregistrată apare, în partea dreaptă a liniei, un buton verde cu iconița ochi (Modificare Predare Documente). Butonul deschide fereastra Data și Locul Predării Documentelor, în care puteți schimba datele cu Salvare sau le puteți șterge cu Ștergere.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport. Pagina Situația Documente arată situația predării, dar pe ea nu se poate înregistra sau modifica predarea (titlul ei este „Situație Predare Documente de Transport către Clienți (fără drepturi de actualizare)”).
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor din partea de sus a paginii Predare Documente: Cuprinde Vehicul, Client, Toți Utilizatorii (dispecerul), ID Comandă și starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)).
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și locul predării (țara, localitatea, firma) în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan, dar numai ale aceluiași client (la comenzi ale unor clienți diferiți apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”). De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pe pagina Predare Documente se poate:
- Căuta/Filtra comenzile pentru care documentele de transport nu au fost încă predate.
- Adăuga informaţii despre predarea documentelor la una sau mai multe comenzi. Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din prima coloană a comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să adăugaţi informaţii, după care faceţi click pe butonul din prima coloană a capului de tabel. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”.
- Pentru comenzile la care documentele de transport au fost predate se pot exporta în Excel informaţiile cu privire la predarea documentelor cu ajutorul iconiţei . Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din coloana cu iconiţa , în dreptul comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să exportaţi informaţiile salvate, după care faceţi click pe butonul din capul aceleiași coloane. Iconița și căsuțele apar când în filtrul de stare alegeți Predate sau Toate (Nepredate și Predate).
- Vizualizeaza informaţiile cu privire la CMR-urile aferente comenzii aşa cum au fost ele introduse, făcând click pe butonul cu iconiţa din coloana Nr. CMR (se deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda).
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Aceste documente de transport sunt direct legate de curse. În pagina Predare Documente aveți posibilitatea filtrării după starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)), după dispecer (Toți Utilizatorii), Client, vehicul (Cuprinde Vehicul), perioadă (De la Data, Până la Data) sau Proprietar/Utilizator Vehicul. După alegerea filtrelor apăsați Caută; până atunci pagina nu arată comenzi și afișează mesajul „Selectați filtrele.”
În dreptul comenzilor care au CMR-uri introduse apare în coloana Nr. CMR un buton cu numărul de CMR-uri ale cursei respective. Click pe acest număr deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda (tabelul de CMR-uri), de unde puteți vizualiza direct CMR-ul scanat cu butonul Vizualizare CMR (în cazul în care ați setat contul de Gdrive pentru stocarea documentelor scanate).
Pentru a înregistra predarea unor documente, bifați căsuța/țele din fața rândului comenzii și faceți click pe iconița agrafă din capul primei coloane. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”. În fereastra Data și Locul Predării Documentelor completați Data Predării și locul unde au fost predate (țara, localitatea, Denumire Firmă); la Observații se pot trece și detalii despre persoana cui au fost predate. Apoi faceți click pe Salvare.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit de Google și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii): click pe id-ul comenzii, apoi butonul Documente.
Pagina 
Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcate pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina 
Verificare Arhivă Comenzi (order.drive.file.warning.php), pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente (pictograma de încărcare). Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document, din dreapta numelui fișierului).
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Se pot încărca fișiere cu extensia png, jpg, jpeg, pdf, xml sau zip. Alte tipuri de fișiere nu sunt încărcate.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), cu butonul Documente din fișă (apare dacă aveți acces la pagina Caută Documente), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, folosiți pagina Caută Documente. În câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă) introduceți numele mapei (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de 
Listă Angajați (în varianta verificator - employee.verify.list.php), iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Lista Parteneri (în varianta verificator - client.verify.list.php), procedura fiind similară.
%
Încărcare documente (fișiere) de către șoferi și dispeceri în directorul comenzii (CMR-uri, poze, hărți)
La procesul de scanare a documentelor de către un operator al companiei d-voastră și arhivarea lor pe Gdrive, de unde puteau fi consultate cu ajutorul aplicației de toți cei interesați s-a lărgit, în sensul că în directorul comenzii se pot adăuga fișiere(documente pdf sau poze) de către șoferi, de către dispeceri și chiar și de către alte tipuri de cont.
Dreptul de redenumire sau ștergere a fișierelor încărcate în directorul comenzii au primit însă doar dispecerii și verificatorul de comenzi.
TUTORIAL:
Inregistrare CMR la Incarcare: https://youtu.be/gLbalXHna-0
Consemnare descarcare marfa (CMR fara rezerve): https://youtu.be/RRtD79Ls_sA
Incarcare CMR-uri in aplicație (Gdrive): https://youtu.be/1UsCPweVfLI
Incarcarea altor documente decat CMR: https://youtu.be/mzZ_ULH-GVE
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Pentru a căuta / șterge documentele scanate și încărcate pentru o comandă anume accesați pagina Caută Documente și, în câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă), introduceți ID-ul comenzii ale cărei documente doriți să le vizualizați / ștergeți. Faceți click pe butonul Caută și vi se va afișa lista documentelor care au fost scanate pentru această comandă. Dacă faceți click pe numele unui document, acesta se deschide într-o fereastră (imagine sau PDF), cu butonul Descărcare Document. Pentru a șterge un document, apăsați coșul roșu din stânga numelui lui și confirmați. Coșul (și creionul pentru redenumire) apar doar dacă contul dumneavoastră are acces la pagina Comandă (order.php) sau la varianta ei verificator (order.verify.php).
Dacă pagina Caută Documente există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa drive.file.list.php .
%
Pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi s-a dezvoltat o pagină dedicată: Verificare Arhivă Comenzi.
Pe pagină alegeți perioada în De la Data și Până la Data și apăsați Caută ID-uri Comenzi. Tabelul arată toate ID-urile, de la cel mai mic la cel mai mare ID de comandă din perioadă; un ID fără comandă apare cu textul Comandă Ștearsă.
Apăsați Directoare pe GDrive: în coloana GDrive apare un buton verde la comenzile care au director pe GDrive, iar un click pe el deschide fereastra Fișiere pentru comanda cu fișierele comenzii. Apăsați Fișiere CMR pe GDrive: în coloana Fișiere cu CMR apar numele fișierelor CMR găsite pentru fiecare comandă. După o verificare devine activă lista cu Toate, Fără Directoare, Cu fișiere CMR și Fără fișiere CMR, care ascunde rândurile care nu se potrivesc.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa: order.drive.file.warning.php .
TUTORIAL:
Verificare Arhiva Electronica CMR uri
%
Scadențarul pentru clienți este o secțiune ce cuprinde de fapt două pagini, una dedicată introducerii încasărilor, denumită 
Încasări și o pagină denumită 
Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o încasare, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile încasate, cu alte cuvinte să distribui suma încasată pe facturi, și foarte important, chiar pe comenzi, acolo unde ai, de exemplu, facturi multiple, care cuprind mai multe comenzi.
Există pe pagina de încasări filtre extrem de utile cum sunt: Clientul sau Încasat în ( în care cont bancar).
Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
%
Pagina 
Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat vehiculul, remorca sau angajatul (șoferul), cu totalizare pe KM parcurși.
Tabelul apare după ce alegeți cel puțin unul dintre filtrele Vehicul, Remorcă, Angajat sau Client și apăsați Caută; perioada implicită este ultima lună.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF sau tipărită, cu butoanele și de pe rândul resursei, în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator în fereastra Foaie de Parcurs.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces la pagina Foaie de Parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar Resurse cuprinde și coloanele Total Încărcări și Descărcări, Comenzi cu ADR și Media Km/30 Zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Filtrul de graniță – implicit pe a treia variantă din listă
La toate paginile în care este nevoie de a clarifica regimul comenzilor care trec granița lunii, în special în paginile Statistici Curse și Statistică Lunară, care au în centrul atenției comanda client, există un filtru de graniță, îl numim noi. În program îl găsiți sub numele Interpretarea Graniței Lunare (numele apare când treceți cu mouse-ul peste iconița filtrului). Lista lui are patru variante, iar a treia este cea implicită.
Cu a treia variantă, (Data Pornire Cursă < De La <= Data Sfârșit Cursă) și (Data Sfârșit Cursă <= Până La), care acum este setată ca implicită, cursele de pe graniță se iau în considerare în luna în care se termină (Data Sfârșit Cursă) și nu în luna în care încep.
%
Pagina 
Rulaj Transport este orientată pe comenzi care au fost deja executate (sunt deja închise, închise și arhivate, verificate sau facturate).
Este unul din cele mai puternice instrumente de căutare în ce privește activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: 
Client, Toți Utilizatorii, 
Vehicul, 
Remorcă, 
Angajat, 
Țara Start, 
Țara Destinație, 
Perioada, etc.
De remarcat că, în situația în care o comandă a fost executată de mai multe Resurse la cheie, pentru fiecare din aceste resurse la cheie pagina afișează un rând distinct.
Dacă pagina Rulaj Transport există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.manager.php .
TUTORIAL:
https://www.youtube.com/watch?v=W34ltvXVmhs
%
Această pagină pune accentul pe afișarea și totalizarea Km Benef. (Kilometri Beneficiar, acceptați de client) comparativ cu Km Plan. (kilometri planificați proprii) și cu Km Bord (kilometri efectiv parcurși conform kilometrajului de la bord). Pagina mai afișează comparativ și Km GPS, Km Gol, Km Taxab. Estimat și Km Taxab. cf. Beneficiar, precum și Cost Taxă Estimat versus Taxa Achitată de Beneficiar.
Pentru comenzile care au înregistrate contestații (claims) către clienți, în coloana Dif. KM Ben.-KM Plan. [%] apare iconița de reciclare urmată de numărul contestațiilor. Coloana reprezintă diferența între Kilometri Beneficiar și Kilometri Planificați.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
TUTORIAL:
%
Da, aveți și posibilitatea de a face export în Excel cu ajutorul butonului albastru cu iconița Excel (Export în Fișier Excel la trecerea mouse-ului), din dreapta ultimului rând de filtre, lângă butonul Caută. Fișierul conține toate comenzile găsite la ultima căutare, nu doar pagina afișată pe ecran.
Dacă pagina Statistică Kilometri (KM) Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
%
Pagina de 
Statistică Staţionări (Puncte) este un raport despre timpii de staționare la încărcări / descărcări / vamă, etc., astfel încât există posibilitatea de a vedea clar intervalul de timp (diferența) dintre planificat și sosire (coloana Plan.-Sosire), respectiv dintre plecare și planificat (coloana Plecare-Plan.); timpul de staționare apare în coloana Staționare (min.). Pagina conține filtre care pot lărgi foarte mult aria de aplicabilitatea a raportului, cum sunt: Client, Țara, Angajat (șoferul), Toți Utilizatorii (dispecerul comenzii), tipul de punct, perioada, etc. La sfârșitul tabelului programul afișează rândurile Min, Max și Media (timpul minim, maxim și mediu) pentru filtrele selectate.
Această pagină poate fi folosită pentru generarea unei combinații foarte largi de rapoarte privind punctele, de exemplu numărul de încărcări dintr-o anumită țară, total puncte (opriri) într-o anumită localitate pentru un anumit vehicul sau șofer, etc.
Dacă pagina Statistica Staționări (Puncte) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.detail.parking.php .
TUTORIAL:
https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
%
Pagina Statistică Staţionări este un raport. Această pagină poate fi folosită pentru generarea unei combinații foarte largi de rapoarte privind punctele comenzii, de exemplu numărul de încărcări dintr-o anumită țară, total puncte (opriri) într-o anumită localitate pentru un anumit vehicul sau șofer, etc.
Folosind filtrul Țara aveți posibilitatea de a selecta o țară anume și de a căuta comenzile care au avut puncte în țara respectivă, sau după filtrul Denumire Locație, cu ajutorul căruia se pot filtra comenzile după Localitate sau Denumire POI, adică cele care au avut puncte în localitatea respectivă sau în acel POI (locație Point of Interest).
Alegeți și perioada (implicit sunt ultimele 7 zile) și apăsați Caută. Apar doar punctele care au completate Data Sosirii și Data Plecării în perioada aleasă. Comanda se vede în coloana Comanda; dacă apăsați numărul ei, se deschide fereastra Rezumat Comandă.
%
Această pagină reprezintă un raport (statistică) cu privire la comenzile de transport primite de la client și executate de compania dumneavoastră în mod direct (cu propriile autovehicule) sau indirect (prin subcontractori) .
Pagina este înzestrată cu o mulțime de filtre, care permit căutarea după mai multe criterii. Printre cele mai aparte amintim : Țara Start, Țara Destinație, Cu / Fără ADR, 1 (un) șofer sau 2 (doi) șoferi , pe compartimente,
De asemenea, raportul calculează anumiți indicatori foarte utili, cum ar fi total KM parcurși (după bord), total dislocare (KM parcurși gol) total KM Planificați, total KM conform GPS, total KM beneficiar, număr zile execuție, număr zile staționare între comenzi, număr încărcări /descărcări, KM medii între 2 opriri, media KM la 30 de zile, media km/ comandă, Media Nr. Camioane, număr curse FTL sau PTL , calculate conform definiției clientului pentru FTL, tonajul mediu (în KG), etc.
Comenzile sunt afișate tabelar, permițând și exportul în Excel.
Dacă pagina Statistici curse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.emptykm.php .
TUTORIAL:
%
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Toți Utilizatorii, Vehicul, Remorcă, Angajat, Țara Start, Țara Destinație, Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton cu iconiță de legătură (tooltip Leagă Achiziția de o Comandă), iar în partea dreaptă veți găsi un buton cu aceeași iconiță (tooltip Leagă Comanda de Achiziții).
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul cu iconiță de calculator (tooltip Calcul decont) din partea dreaptă a rândului. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul cu iconiță de dischetă (tooltip Salvare decont) din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Odată o comandă închisă și arhivată, se trece la pasul final, adică cel de verificare a comenzii în ansamblul ei - verificarea documentelor, a facturilor, etc. Verificarea se face în pagina 
Comandă VERIFICATOR, care afișează implicit comenzile în starea Închis și Arhivat. Pentru fiecare comandă puteți apăsa butoanele Avertizări Comandă, Lista Referate Angajat, Lista Facturi, Lista Costuri și, dacă comanda are CMR-uri, CMR.
După ce ați terminat verificarea, apăsați butonul colorat, cu degetul în sus, de deasupra acestor butoane: comanda trece în starea Verificat. Pagina se reîncarcă, iar comanda nu mai apare printre cele în starea Închis și Arhivat; o găsiți alegând în lista de stări Verificat și apăsând Caută. La comenzile verificate butonul are degetul în jos și arată data și ora verificării; dacă îl apăsați, comanda revine în starea Închis și Arhivat.
Dacă dispecerul vrea să modifice informațiile unei comenzi închise și arhivate sau verificate, o trece din nou în starea Închis (în pagina Comandă, cu butonul cu degetul în jos Trecere comandă în starea Închisă din dreptul comenzii); starea Verificat se anulează.
Dacă pagina Comandă VERIFICATOR există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.verify.php .
%
Pagina 
Avertizări C-zi, prin verificări multiple, sesizează posibile erori sau omisiuni la introducerea informațiilor în comandă. Fiindcă orice statistică folosește informațiile înregistrate in sistem, este esențial ca informațiile primare să fie corect introduse. În acest mod ne vom putea baza și pe informațiile complexe pe care programul le generează.
Alegeți filtrele (de exemplu ID Comandă, Client, Camion, De la Data și Până la Data) și apăsați Caută; până atunci pagina arată doar mesajul „Selectați filtrele.” Din lista Avertizări puteți alege ce tipuri de avertizări căutați. Pentru fiecare comandă cu avertizări, tabelul arată comanda și dispecerul, apoi coloanele DPlec < DSos, Km = 0, Km, DSos, DPlec (un X roșu înseamnă că avertizarea există, o bifă verde că nu) și coloana Avertizări cu celelalte mesaje.
Dacă pagina Avertizări Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.warning.php .
Tutorial:
Dispecerat - Avertizari Comenzi https://youtu.be/zN5yvLMNzbY
Pagina Avertizări Comenzi: https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
În momentul când dispecerul a semnalat la un punct de descărcare al comenzii faptul că CMR-ul este cu rezerve, aceste informaţii sunt transmise automat pe această pagină 
numită Avertizări CMR. Aici veţi găsi toate informaţiile despre comanda (data, nr comandă, client, data şi locul încărcării/descărcării, detalii despre marfă) al cărui CMR a fost cu rezerve, precum şi observaţiile dispecerului care a semnalat acest aspect.
Pe pagina Avertizări CMR puteți alege din lista de filtrare: Descărcate cu Rezerve (afișat implicit), Descărcate Fără rezerve, Nedescărcate sau Toate (Cu/Fără Rezerve). Implicit sunt afișate CMR-urile cu data încărcării din ultima lună; pentru altă perioadă schimbați cele două date din filtru și apăsați Caută.
Dacă pagina Avertizări CMR există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cmr.list.php .
TUTORIAL:
%
KM neproductivi sunt definiți ca diferența dintre Km Beneficiar (plătiți de client) și Km Bord (efectuați, conform bordului).
Diferența (în valoare absolută și/sau în procente) apare și în:
Există și un clasament al șoferilor în funcție de KM neproductivi pe pagina Clasament Șoferi (După Km Neproductivi), alături de cel în funcție de nota acordată de dispecer (După Nota Medie) și cel în funcție de media notelor înmulțite cu gradul de dificultate al comenzii (După Scor (Media Note x Dif.)).
%
Pentru un camion, a verifica kilometri presupune o trasabilitate a kilometrajului autovehiculului. În acest caz vorbim de:
Km parcurși după bord.
Aceste kilometraje se pot transmite/ înregistra /salva cu ocazia opririlor la punctele de încărcare/descărcare, în cadrul comenzilor de transport.
Kilometraje se pot înregistra la alimentare și chiar e necesar să se facă acest lucru pentru calculul consumului de carburant.
Kilometraje se pot înregistra și la începutul zilei de lucru/ al săptămânii sau al lunii, acestea fiind vizibile în pagina Lista Km Bord sau Centralizator Km Bord.
Aplicația mai poate înregistra (chiar automat):
KM planificați (estimați) între două puncte ale comenzii, cu un total al acestora pe comandă.
La fel, se pot înregistra și:
KM conform GPS , între două puncte ale comenzii, cu un total pe comandă. Mai pe larg acestia sunt km traseului vazut din GPS - care este o linie in zig-zag cumva, chiar daca aproape de cea reala - ea totusi este mai scurta de regula cam cu 1% decat km bord. Km GPS sunt utili in situatia in care nu puteți citi de la distanta km bord, si introduceți km bord de pe foile de parcurs. In acest caz aveți posibilitatea sa verificați daca diferenta dintre km bord este (aproape) aceeasi cu km traseului conform GPS. În situația tot mai des întâlnită în care cititi automat Km Bord din sistemul GPS integrat în soft-transport, atunci rubrica KM GPS îsi pierde din relevanță, pt ca ar însemna să verificăm, de ex. Webeye cu Webeye sau Wialon cu Wialon.
Așa încât avem pentru comandă posibilitatea să comparăm Km Parcurși după Bord, KM Planificați, KM GPS și în plus:
KM Beneficiar, adică KM luați în calcul (acceptați) de client la calculul tarifului.
Aplicația mai folosește noțiunile de:
KM pe gol - KM efectuați de camion până la prima încărcare- dislocarea ;
KM parcurși în grupaj - Total KM efectuați conform bord, de fiecare camion în parte, de-a lungul traseului grupajului.
Km planificați grupaj - KM planificați (estimați) calculați de planificatorul de rute Here Maps, pornind de la traseul (punctele grupajului aranjate cronologic).
Rapoarte sau statistici legate de KM sunt mai multe în aplicație, enumerăm pe cele mai uzuale: Rezumate Comenzi / Grupaje , Foaia de Parcurs, Itinerar Resurse, Statistică KM Comenzi, Centralizator Km Bord, Rulaj Camion, etc.
Ce se întâmplă dacă Km Parcurși într-o comandă diferă semnificativ de KM Planificați sau de Km Beneficiar?
Dacă Km Parcurși sunt mai mari decât KM Planificați (de regulă se întâmplă acest lucru), verificați procentul depășirii - 1% - 1.5% ar fi oarecum normal, din cauza modului în care lucrează planificatoarele de rute. Dacă această diferență este mai mare aveți posibilitatea să verificați direct pe hartă devierile de la traseu, prin suprapunerea rutei Here salvate de dispecer, cu ruta efectuată în mod real, preluată din sistemele GPS integrate în soft-transport.
Dacă șoferul a greșit, atunci se poate întocmi un Referat Angajat pentru KM neproductivi.
Dacă Km Planificați sunt mai mari decât KM Beneficiar (de regulă se întâmplă și acest lucru) verificați procentul depășirii - în practică 1% - 2% ar fi oarecum normal, din cauza modului în care lucrează (sunt personalizate) planificatoarele de rute ale clienților. Dacă această diferență este mai mare, atunci ar trebui să verificați ruta planificată de dispecer și dacă aveți posibilitatea să o confruntați cu harta clientului. Dacă dispecerul a greșit atunci i se poate întocmi un Referat Angajat pentru KM neproductivi. Dacă clientul a greșit atunci se poate întocmi o Contestație pentru diferență KM.
De remarcat că Km neproductivi înseamnă și taxe de drum achitate în plus !
Atât KM parcursi după bord, Km pe gol, KM Planificați, Km GPS, Km Beneficiar pentru o comandă, procentul Km neproductivi, cât și Referatele Angajați pentru KM, respectiv Contestațiile la Clienți le puteți regăsi tabelar într-o singură pagină, Statistica KM Comenzi (https://www.youtube.com/watch?v=plkmBRBHuVc).
Și mai departe? Dacă clientul răspunde pozitiv contestației, rămâne de văzut ! Dar intern, în compania proprie, ce facem? Ne mulțumim cu referatele? Sau avem niște posibilități / instrumente de prevenire a Km neproductivi? Cu alte cuvinte, cum facem să nu ardem (sau să ardem cat mai puțin) gazul și timpul degeaba?
Ei bine, nu poți corecta ceva ce nu cunoști, sau cum se mai spune în business, nu poți îmbunătăți ceva ce nu măsori!
Rolul referatelor nu este de a penaliza pe cei ce au greșit, fie ei șoferi sau dispeceri. Rolul lor e de a înregistra problemele, pentru a le corecta, pentru a îmbunătăți activitatea atât cât se poate. Și întotdeauna se poate !
Soft-Transport pune la dispoziție instrumente pentru a îmbunătăți activitatea în sensul reducerii Km neproductivi.
Acestea sunt:
SABLOANE RUTE– Rute standard la nivel de companie, vizibile atât șoferilor cât și dispecerilor! Foarte important, harta HERE pe care aceste șabloane pot fi vizualizate este interactivă, se poate vizualiza până la nivelul de detaliu pe care și-l dorește șoferul!
Pagina CLASAMENT ȘOFERI generează un clasament și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord). Astfel pot fi identificați cei mai grijulii/atenți șoferi cu privire la KM, cât și cei care mai au nevoie de îndrumare și atenționare.
Pe pagina INDICATORI DISPECER v2 se pot vizualiza pe mai multe luni, pe rândul Dif Km Benef-Km Bord (%), procentul de KM Neproductivi pentru comenzile gestionate de acel dispecer.
Și cum un procent mare al KM neproductivi poate avea ca și cauză specificul unei client , pagina STATISTICA SOFT CLIENTI ne oferă acest indicator comparativ pentru toți clienții, în timp ce pagina STATISTICA LUNARĂ ne oferă acest indicator referitor la un client, pe mai multe luni, în dinamică.
Alte topicuri utile (întreabă-l pe Easy):
KM neproductivi
Statistică Kilometri (KM) Comenzi
TUTORIALE:
%
La rubrica 
Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comandă a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi și poze. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru Exclus Tip, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Sistem de avertizare tip fereastră pop-up,
Programul are un sistem de avertizare tip fereastră pop-up numit Valabilități, care cuprinde valabilitățile care expiră (camioane, remorci, angajați, parteneri), comenzile active mai vechi de un număr de zile și comenzile fără puncte mai vechi de un număr de zile. Dacă baza de date nu a fost salvată de mai mult de 7 zile, fereastra avertizează și despre asta. Această fereastră pop-up apare la toți utilizatorii (mai puțin șoferii), cu o anumită frecvență care poate fi setată din partea de administrare, în pagina Variabile, la Interval (ore) pt. fereastra pop-up de avertizări, implicit ea fiind setată la 3 ore. Fereastra se poate deschide oricând și cu butonul Valabilități din bara de sus.
Numărul de zile după care o comandă activă sau o comandă fără puncte apare în fereastră se setează tot în pagina Variabile, la Avertizare Comenzi Deschise mai vechi de (zile) și Avertizare Comenzi Fără Puncte mai vechi de (zile).
Dacă o comandă client este executată cu camionul altei firme (subcontractor), iar punctele ei nu sunt cuprinse într-o comandă subcontractor (contract), programul afișează o avertizare în două locuri:
În pagina Avertizări C-zi, unde apar doar comenzile care nu mai sunt active, pe rândul comenzii apare mesajul punctele … nu sunt în contract. (Resurse de la subcontractor.). Pentru a vedea doar aceste comenzi, alegeți în filtrul Avertizări varianta Puncte care nu sunt în contract.
În fereastra Trecere comandă în starea Închisă, deschisă cu butonul de pe rândul comenzii din pagina Comandă, mesajul apare la sfârșitul tabelului. Dacă toate punctele sunt în contract, apare „-”.
Punctele Punct 0, Poziție, Problemă, Deschidere Resursă și Închidere Resursă nu sunt luate în calcul.
%
Harta Google este integrată în fereastra de înregistrare a unei firme (POI), folosită la adăugarea punctelor de Încărcare/Descărcare. Când firma nu există încă, apăsați butonul Înregistrare Firmă Nouă. În fereastra Înregistrare Firmă, butonul Harta deschide fereastra Harta POI, unde harta Google caută pe hartă firma sau adresa introdusă. Cu butonul de pe unul dintre rezultate se completează automat Adresă Firmă, Latitudine și Longitudine (coordonatele GPS).
În pagina Comandă, pe rândul comenzii, butonul 
Ruta Comandă (Google Maps) deschide fereastra Rută Comandă. Pe harta Google sunt afișate punctele comenzii, iar în tabel sunt afișați kilometrii dintre puncte (coloanele Mark, Tip, Locația, Distanța). Punctele de tip Poziție nu sunt afișate, cu excepția celui marcat ca Punct Curent.
Km calculați de Google pot fi salvați direct în comandă, cu butonul Salvează Km, în coloana Km Planificat (în interfața nouă: Km Plan.). Programul cere confirmarea: Salvarea va suprascrie Km planificați.
La sfârșitul tabelului, după Total Km Comandă, se mai afișează Km Rămași Până la Destinație: kilometrii de la punctul marcat ca Punct Curent până la destinația finală.
Pentru a vizualiza poziția curentă a mașinii pe harta Google , din partea stânga jos apăsați butonul portocaliu Telematic și pe hartă vi se va afișa poziția vehiculului sub forma unui balonaș portocaliu.
Aici dorim să atragem atenția asupra importanței POI-urilor înregistrate. Un POI reprezintă o anumită locație având salvat un nume și coordonatele GPS (de regulă sunt firmele unde are loc încărcarea/descărcarea). Dacă punctul comenzii are un POI cu coordonate GPS, harta Google afișează locația indicată prin coordonatele GPS. Dacă punctul nu are coordonate GPS, harta caută locația după datele punctului (de exemplu localitate, țară, numele firmei și adresa, conform setării din administrare Secvența de interogare pt. Google Maps). Dacă nu este ales un POI, harta caută localitatea punctului și afișează centrul localității.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) Comanda (Google Maps): https://youtu.be/3HgibOq3NY8
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
În aplicație sunt integrate hărțile HERE.
Aceste hărți oferă 2 facilități suplimentare față de hărțile Google: rute pentru camioane și calculul taxelor de drum aferente unui traseu.
Rutele (traseele) pot fi salvate cu butonul Salvare Hartă și pot fi vizualizate pe harta interactivă ori de câte ori este nevoie, cu butonul Vizualizare Ruta Salvată, precum și în pagina 
Rută Comenzi. Șoferii pot vedea harta salvată de către dispecer din conturile lor de șoferi.
În funcție de volumul de trafic de date pe care șoferii îl au la dispoziție puteți alege ca aceștia să aibă acces la harta interactivă sau doar la o imagine statică cu ruta salvată.
La harta HERE punctele traseului se pot defini ca puncte cu oprire (de ex. Încărcările / Descărcările) sau fără oprire (punctele Via, sau punctele tip Poziție ale Comenzii). Pentru fiecare punct din lista rutei există o bifă, cu explicația Stop Over în fereastra din pagina Comandă și Cu oprire/Fără oprire în pagina Harta HERE. Astfel, pentru definirea unui punct VIA nu e nevoie de o mărire la maxim a hărții, deoarece la calculul rutei se ține cont de o rază de tranzit în jurul punctului fără oprire. Această rază se poate schimba din partea de administrare (setarea Raza de Tranzit în metri).
Pe pagina 
Harta HERE, cât și pe harta HERE din pagina Comandă, puteți căuta o localitate pe hartă. Din colțul stânga sus faceți click pe butonul verde Căutare localitate pe hartă (iconița lupă), care vă deschide fereastra de căutare. Introduceți numele localității. Vi se vor afișa rezultatele căutării sub formă de listă numerotată, iar pe hartă va apărea un balonaș numerotat pentru fiecare rezultat din listă.
Alte detalii care vă pot fi utile:
La calculul rutei puteți dezactiva restricțiile de tonaj/dimensiuni, cu bifa Fără Restricții.
Direct pe hartă, cu click dreapta, se afișează adresa (cu codul poștal, dacă există) și coordonatele, iar în același meniu puteți alege Copiere adresă, Copiere coordonate, Adaugă marker pe hartă sau Căutare Parcare, Benzinărie, etc. (parcări, benzinării sau alte facilități).
La dispeceri, la harta HERE de la comandă, pe lângă butonul Actualizare Puncte din Comandă, care reface punctele traseului din punctele comenzii, există butonul Act. Puncte Comandă (cu VIA), care face același lucru, însă păstrează punctele VIA definite până la acel moment de dispecer. Când deschideți fereastra hărții HERE a unei comenzi care nu are încă puncte de rută, punctele comenzii se completează singure în lista punctelor rutei, fără să apăsați vreun buton; cele două butoane de actualizare le folosiți ulterior, când vreți să refaceți punctele din punctele comenzii.
La Generare Rută, taxele de drum sunt afișate și fără TVA și cu TVA (coloanele Cost Taxe de Drum fără TVA și Taxe de Drum cu TVA); la trecerea mouse-ului peste valori se văd sumele pe fiecare țară. La salvarea rutei, taxele de drum se salvează ca cost estimat cu taxa de drum (fereastra Cost Taxe Drum Comandă, coloana Cost Taxă Estimată (EUR)), implicit la valoarea fără TVA. Dacă se dorește ca salvarea să se facă la valoarea cu TVA, acest lucru poate fi setat din partea de administrare.
La Generare Rută se afișează și Km totali, respectiv Km taxabili pentru fiecare țară (la trecerea mouse-ului peste valorile din tabel și la tipărirea rutei, în coloanele Km Total și Km Taxabili). Km taxabili se salvează la salvarea rutei în coloana Km Taxab. Estimat din fereastra Cost Taxe Drum Comandă.
Există posibilitatea de a vizualiza harta în regim full screen, cu butonul albastru Ecran Complet din colțul stânga sus.
La tipărirea unei rute (butonul Tipărire Hartă), fereastra Selectați ce doriți să tipăriți permite alegerea secțiunilor care se tipăresc (tipărire selectivă): Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km.
Pe harta Here de la dispeceri balonașele punctelor de încărcare/descărcare sunt numerotate
S-a adăugat un filtru pe utilizator (Toți Utilizatorii, cu grupele Dispeceri și Alți utilizatori) la pagina Rută Comenzi.
La pagina Harta Here există posibilitatea de a muta punctele rutei în sus sau în jos cu săgeți
Tot la pagina Harta Here am introdus niște iconițe pentru setarea rapidă a parametrilor pentru diferite tipuri constructive (standard) de mașini.
Harta HERE salvată este accesibilă și din fereastra pop-up pentru Rezumat Comandă.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) comanda (Here Maps): https://youtu.be/zW7vB9-DO9Y
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Setări posibile în partea de administrare:
1. Numărul de alternative pe care le va genera harta (default este 1, care înseamnă 1 rută + 1 alternativă).
Pentru stabilirea alternativelor, în partea de administrare deschideți pagina Listă Variabile, unde în tabel (coloana Cod) identificați linia here_map_route_alternatives. Cu butonul cu ochi verde de pe linie se deschide fereastra Modificare Variabilă; în câmpul Valoare introduceți cifra cu numărul de alternative generate și apăsați Salvare. De exemplu dacă valoarea este 1 programul va genera harta din punctul A în B și va mai genera încă o alternativă în plus. Dacă valoarea o modificați în 2 vor fi generate o rută + încă 2 alternative. Pentru orice altă valoare (de exemplu 3) se folosește 1.
2. Dacă în contul șoferului rămâne sau nu posibilitatea de a accesa harta interactivă (lucru consumator de trafic de date), dar util.
Tot în pagina Listă Variabile, la linia here_map_driver_type: dacă valoarea este 1, în contul șoferului programul va afișa butonul Poză Traseu (poză cu traseul hărții), iar în cazul în care valoarea este modificată în 2 va mai apare și butonul portocaliu Hartă Interactivă, unde se deschide harta interactivă cu traseul și cu posibilitatea de a face zoom până la nivel de stradă și cu posibilitatea de a vizualiza inclusiv indicatoarele de restricții de camioane.
3. Toleranța în metri între un Via Point (marker pe hartă) și un traseu generat de planificatorul de rute. Acest lucru este util, când se adaugă un punct Via și nu e nevoie să mergem cu precizia poziționării acestuia pe hartă, la extrem, până la nivelul benzii de rulare. Variabila here_map_waypoint_transit_radius se ocupă de acest aspect pentru punctele fără oprire (căsuța Cu oprire/Fără oprire din linia punctului este debifată), și ea poate fi modificată la rândul ei. Implicit ea este setată la 5000 de metri.
4. Valori estimate pentru Cost Vehicul (EUR/Km) și Cost Șofer (EUR/Oră). Ele apar în fereastra Parametri Rută (butonul Parametri), la Cost Șofer, Vehicul, și pot fi schimbate acolo pentru fiecare rută. Dacă la tipărirea hărții bifați Cost șofer/oră și Cost vehicul/km, pe pagina tipărită apar aceste costuri, calculate din durata și lungimea rutei, și Total Costuri. Valorile implicite se pot schimba în variabilele here_map_parameter_vehicle_cost, respectiv here_map_parameter_driver_cost.
Pagina Harta HERE este gândită ca un planificator de rute accesibil din afara zonei de comenzi dispecer. El poate fi accesat de oricine are această pagină în meniu.
Pentru a calcula un traseu punctele de plecare / sosire se adaugă cu ajutorul butonului + (Adăugare Punct). În linia ce apare, în căsuța Adresa este suficient să introduceți doar numele localității, iar programul va recunoaște automat țara, iar treseul se va face din centru orașului start în centrul orașului destinație.
Pentru o rută mai exactă se poate introduce langa localitate, țara și adresa exactă (câmpurile cu coordonate GPS se vor completa automat). După stabilirea punctelor pentru traseu generarea hărții propriu-zise se face cu ajutorul butonului Generare Rută.
Punctele traseelor pot fi modificate/ configurate, prin introducerea de via-point-uri. Pentru aceasta apăsați butonul portocaliu Creare Marker pe Hartă, iar pe harta va apărea un marker portocaliu care poate fi mutat cu ajutorul mouse-ului unde se dorește. După stabilirea pozitiei markerului el trebuie adăugat între punctele traseului, lucru care se face cu ajutorul butonului + (Inserare Poziție Marker (după)) din liniile punctelor din tabelul din dreapta paginii. Markerul va fi adăugat DUPĂ punctul la care s-a apăsat butonul , și pentru recalculare apăsați butonul Generare Rută.
Alternativele traseelor generate apar sub fereastra cu harta propriu-zisă, diferențiat prin culori. Prin bifarea / debifarea căsuței de la liniile rutelor generate, acestea apar / dispar de la hartă. Tipărirea hărții generate se face cu ajutorul butonului imprimantă din dreapta liniei cu informațiile despre traseul generat. În fereastra Selectați ce doriți să tipăriți puteți bifa Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km, apoi apăsați Tipărire.
Dacă pe harta generată veți face zoom la nivel de stradă, drumurile cu restricții de tonaj, dimensiuni, restricții de greutăți pe axe, restricții de transport ADR specifice camioaneor vor fi marcate cu roșu, iar pe drumul respectiv veți găsi și semnele de circulație cu limitările/ restricțiile respective.
Pe lângă generarea unei rute această pagină oferă și posibilitatea de a căuta locații cu facilități în jurul unui marker (de exemplu benzinării, parcări, service-uri, spălătorii auto, moteluri, farmacii, bănci, treceri de frontieră). Pentru aceasta, cu butonul portocaliu Creare Marker pe Hartă introduceți un marker pe hartă și apăsați butonul verde cu lupă Căutare Parcare, Benzinărie, etc. În fereastra Selectați ce facilități doriți bifați facilitățile care doriți să se afișeze pe hartă, alegeți Raza (în km, implicit 50) și apăsați butonul Vizualizare. Pe hartă vă vor apărea balonașele care marchează locațiile cu facilitățile de interes.
În partea de jos a ferestrei aveți posibilitatea de a selecta din căsuța Selectare tip marfă ADR tipul de marfă ADR pe care îl transportați (selectare multiplă), și din căsuța Tunel Interzis cf. doc. categoria de tunel pe care doriți ca traseul generat să o excludă.
Butonul de Parametri va deschide fereastra cu setările parametrilor.
După generarea traseului și finalizarea lui se poate face o poză cu acest traseu generat cu ajutorul butonului - poză- de deasupra tabelului cu puncte. Apăsați butonul iar programul va genera automat imaginea respectivă. Acesta poate fi salvată oriunde cu ajutorul unui click dreapta.
%
Pagina Șablon Rută conține lista șabloanelor de rută (trasee) salvate din pagina Harta HERE. Cele bifate în coloana Standard sunt rutele standard, agreate la nivelul companiei. O astfel de rută standard este vizibilă pentru consultare și în contul șoferului, pe harta interactivă.
Pentru a fi salvate, aceste rute trebuie generate în prealabil pe pagina Harta HERE, unde după generare apare, în dreptul variantelor de rute oferite de program, butonul Salvare Hartă ca Șablon. Programul cere denumirea și descrierea șablonului. Ca să fie rută standard, șablonul se bifează apoi în coloana Standard din pagina Șablon Rută.
Pentru a tipări o cotație pentru un traseu, apăsați butonul verde cu harta (Șablon Rută) din rândul șablonului, iar în fereastra care se deschide apăsați butonul Tipărire, de lângă Închidere. Se deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, în care bifați ce intră în document: Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km. La cele două costuri puteți schimba denumirea (implicit Cost Șofer și Cost Vehicul) și valoarea (în EUR/oră, respectiv EUR/km; maximum 100000). Modificările sunt valabile doar pentru această tipărire, nu schimbă șablonul. Apăsați apoi Tipărire; documentul se deschide într-o filă nouă și arată traseul și costurile alese, iar la final Total General.
O astfel de rută standard, salvată ca șablon, se poate suprapune pe harta HERE interactivă, în pagina Comenzi, împreună cu ruta planificată la dispeceri. Pentru aceasta folosiți butonul Șablon și alegeți șablonul în fereastra Selectare Șablon; în ea apar doar șabloanele standard.
De asemenea, în pagina Rută Comenzi se pot vizualiza simultan pe aceeași hartă ruta salvată de dispeceri, traseul camionului (butonul Rută Telematic) și rutele standard la nivel de companie (butonul Șablon).
De remarcat că o comandă care are generată o rută, atunci când se salvează ca și șablon comandă, nu se salvează și ruta ei în șablon și nici taxele de drum - pentru că ele depind de parametrii camionului, se pot modifica în timp și, în plus, atunci când se generează o comandă nouă din șablon, punctele comenzii se pot modifica ulterior (șterge/adăuga alte puncte).
Dacă pagina Șablon Rută există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa here.route.model.php .
TUTORIAL:
Pastila de (Soft) Transport - Rute Standard (Sablon): https://www.youtube.com/watch?v=eBQ9OYJae6Q
%
În pagina Rută Comenzi se pot vizualiza simultan pe aceeași hartă ruta salvată de dispeceri, traseul efectuat de șofer și rutele standard (șabloanele agreate) la nivel de companie.
Pe pagina de Rută Comenzi apare fiecare comandă care are o rută salvată de către dispeceri. Cu ajutorul butonului -harta verde - deschideți fereastra de Ruta Comandă. În această fereastră pe hartă apare cu culoarea albastră traseul hărții așa cum a fost el salvat, iar in partea de jos a ferestrei apare butonul albastru Rută Telematic.
Prin apăsarea butonului se va deschide fereastra de Selectare Vehicul. Pe rândul vehiculului al cărui traseu doriți să-l suprapuneți pe hartă apăsați, la sfârșitul rândului (dreapta), butonul cu - bifa verde -, iar traseul pe care l-a parcurs vehiculul conform sistemului de monitorizare va apărea cu culoarea neagră. În acest fel dacă veți mări harta aveți posibilitatea de a compara cele două trasee în paralel, fiind foarte ușor de indentificat diferentele între harta planificată și traseul parcurs. Lângă butonul de Rută Telematic apare și o casuța de checkbox cu ajutorul căreia aveți posibilitatea de a afișa (bifa) sau elimina (debifa) traseul parcurs de vehicul pe hartă.
De remarcat că din sistemul de monitorizare prin GPS se preia traseul efectuat de camion pentru perioada afișată în fereastra Selectare Vehicul, în coloanele Început și Sfârșit: de la cea mai mică până la cea mai mare dată Sosire Planificată dintre punctele comenzii executate cu acel vehicul. Pentru Wialon perioada apare împărțită pe mai multe rânduri, de câte 24 de ore.
Mai mult, în partea dreapta , lângă butonul de Rută Telematic se găsește și butonul Șablon, astfel având posibilitatea de a afișa comparativ pe aceași hartă toate cele trei trasee, ruta planificată de dispecer cu ruta efectuată de camion și ruta salvată ca și șablon.
TUTORIALE:
Harta HERE integrata in aplicatia Soft-Transport - Versiunea 16 (4 mai 2018) :
https://www.youtube.com/watch?v=HfDNR68YT4k&list=PLJm1BrFpDpHUDb8pVXo0ibrI_JC4x1qZH&index=17&t=1685s
%
Planificatoarele de rute sunt o parte importantă a afacerii de transport, din cel puțin două considerente:
Ne ajută să optimizăm rutele pe care camioanele urmează să meargă , atât ca și număr de kilometri, cât și ca taxe de drum.
Ele sunt un instrument de referință între transportator și clientul său, în baza căruia se face de multe ori calculul de tarif.
Există mai multe planificatoare de rute pe piață. Ceea ce vă oferim noi este o integrare cu hărțile HERE.
Printre cele mai importante utilizări ale hărților Here în Soft- Transport menționăm:
salvarea rutei generate (planificate) pentru o singură comandă sau mai multe comenzi (în caz de grupaj)
salvarea automată a costului estimat cu taxa de drum pentru fiecare comandă
analiza traseului executat de autovehicul comparativ cu cel planificat (salvat) în aceeași fereastră, pe aceeași hartă
salvarea unor rute standard/șabloane agreate la nivel de companie
vizualizarea de toți cei interesați (dispeceri șoferi, manageri) a hărților salvate, incluzând restricțiile de tonaj și dimensiuni, precum și cele de ADR.
și încă altele.
De reținut că tariful Licenței HERE este de 1 euro / camion/ lună.
Materiale din Help Integrat, pe care le puteți accesa folosind Întreabă-l pe Easy și apoi tipări:
Harta Here
Harta Here - setări
Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI
Integrarea hărților HERE și pentru GRUPAJE
Resurse video (tutoriale):
Harta HERE integrata in aplicatia Soft-Transport - Versiunea 16 (4 mai 2018)
https://www.youtube.com/watch?v=HfDNR68YT4k&list=PLJm1BrFpDpHUDb8pVXo0ibrI_JC4x1qZH&index=18
Generare Ruta (Traseu) comanda (Here Maps) in Soft-Transport
https://www.youtube.com/watch?v=zW7vB9-DO9Y
Pagina Rute (Trasee) Comenzi
https://www.youtube.com/watch?v=NT-iH-icgEE
Rute standard (Sablon)
Pastila de (Soft) Transport - Telematics - Pozitionarea camionului comparativ cu ruta planificata
https://www.youtube.com/watch?v=Y55DJoEWCSA
Harte Here pe Euload
https://www.youtube.com/watch?v=G9us_fUwqb8
%
Pagina 
Contestații este o secțiune pentru urmărirea și evidența Contestațiilor care apar pe parcursul derulării contractelor de transport.
În situația în care prețul transportului nu e stabilit paușal, ci conform unei înțelegeri contractuale, pe baza unei formule de calcul care are la bază KM planificați , taxe de drum și alți parametri, se întâmplă (din păcate frecvent) ca suma calculată de client să nu fie cea corectă. În acest caz se impune formularea unei contestații și obținerea contravalorii corecte a serviciului de transport.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
Beneficiarii acestei secțiuni sunt cei care facturează sau verifică comenzi, contabilii și evident managerul. Sunt 4 pagini care fac parte din această secțiune : Contestații (în 2 variante), 
Machete Contestații și 
Sinteză Contestații.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
O contestație poate fi înregistrată din pagina de Facturare, fereastra de înregistrare facturi si credit-note-uri, mai precis din linia de înregistrare a unui Credit Note.
O altă modalitate de înregistrare este cea din pagina de Verif. Comandă (în versiunea STANDARD în contul de tip verificator comenzi, în varianta LIGHT în contul de Control).
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
%
Accesați pagina Facturare și identificați comanda cu probleme.
Din coloana Factura, deschideți fereastra de Facturare Comandă. În partea dreapta, la linia credit note-ului apăsați butonul portocaliu de înregistrare a contestațiilor, buton care va deschide fereastra de Contestații pentru Credit note-ul aferent comenzii respective.
În partea de jos a ferestrei apăsați butonul verde Adăugare Contestație. În fereastra de înregistrare completați informațiile despre Referință Client (informații cu ajutorul căreia clientul va putea să identifice cu ușurință despre ce comandă sau lot de marfă este vorba). La Detalii Contestație introduceți textul cu descrierea problemei, Suma Contestată și selectați Moneda.
În cazul în care contestația se trimite clientului imediat puteți introduce Data Expedierii și Mod Expediere a contestației. Dacă contestațiile sunt trimise calup, într-o anumită zi a săptămânii, lăsați Data Expedierii și Mod Expediere necompletat și dați Salvare. Mai târziu, Data Expedierii și Mod Expediere se pot completa pentru mai multe contestații odată: în pagina 
Contestații bifați contestațiile trimise și apăsați butonul (Modificare Expediere).
%
Din tipul de cont Verificator Comenzi, accesați din meniu pagina de Contestații. În partea dreaptă la fiecare rând (contestație) veți găsi butonul verde , cu ajutorul căreia aveți posibilitatea de a modifica detaliile înregistrate, de a mai completa informații ulterioare despre Data Soluționării, Suma Acceptată, informații despre Document Încasare, Data Încasare și Observații Soluționare.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
%
Contestația salvată poate fi ștearsă atât de pe pagina Facturare, cât și de pe pagina Verif. Comandă.
Pe pagina de Facturare, în fereastra de înregistrare facturi si credit-note-uri, cu ajutorul butonului portocaliu deschideti fereastra de Contestații. Pentru a șterge contestația apăsați butonul din partea dreapta a contestației respective.
Pe pagina Verif. Comandă, cu ajutorul filtrelor identificați comanda a cărei contestație se dorește a fi ștearsă, și apăsați butonul Lista Facturi din partea de jos a comenzii. În fereastra Facturi Comandă, pe rândul de tip Notă de Calcul, cu ajutorul butonului portocaliu deschideti fereastra de Contestații și apăsați butonul din partea dreapta a contestației respective.
%
Pentru a putea trimite aceste contestații prin email la clienți există posibilitatea de a genera și un tabel Excel cu ele, tabel care poate fi atașat cu ușurință la e-mail. Pentru generarea tabelului cu contestațiile accesați din meniu pagina Contestații, bifați căsuțele din fața contestațiilor și apăsați butonul albastru din capul de tabel. Se va deschide o fereastră unde prin bifarea / debifarea elementelor puteți personaliza ce elemente să conțină tabelul generat, în funcție de cerințele clientului. Selectați limba în care să se genereze tabelul, și apăsați butonul Generare.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
%
În cazul în care prin verificarea comenzilor se constată anumite greșeli ale clienților care se repetă, ca atare și textul contestației, adică explicația problemei se repetă (este aproximativ aceeași pentru mai multe contestații), se pot crea șabloane pentru contestații. Textele acestor șabloane pot fi preluate la întocmirea contestațiilor: în fereastra contestației alegeți macheta din lista Machetă, iar textul ei apare în câmpul Detalii Contestație (numai dacă acolo nu ați scris deja un text).
Pe pagina Machete Contestații cu ajutorul butonului din capul tabelului deschideți fereastra de Înregistrare Machetă Contestație. În căsuța Nume Machetă dați o denumire machetei, iar în câmpul Text Machetă introduceți textul care doriți să fie preluat ca text al contestației după care apăsați butonul Salvare.
Dacă pagina Machetă Contestații există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.template.list.php .
%
Aceste machete pot fi modificate oricând cu ajutorul butonului verde creion, care deschide fereastra de Modificare Machetă Contestație. În cazul în care doriți să ștergeți o machetă, acest lucru este posibil folosind butonul din partea dreaptă a machetei.
Dacă pagina Machetă Contestații există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.template.list.php .
%
Dați-mi voie să mă prezint.
Mă cheamă Easy și sunt mascota Soft-Transport.
De regulă, eu vă transmit detaliile de implementare a noilor versiuni și tot eu sunt cel care caut în manualul de utilizare al aplicației (help-ul aplicației) și vă răspund la întrebări.
De oriunde din program dacă faceți click în căsuța Întreabă-l pe Easy și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant am să vă pun la dispoziție ceea ce găsesc.
Nu sunt singurul care vă poate ajuta în utilizarea aplicației.
Mai aveți la dispoziție Help-ul Integrat pe Pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
De asemenea, foarte utilă și folosită este căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră. Paginile care nu sunt în meniul dumneavoastră nu apar în rezultate. Pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
Dacă totuși vă loviți de aspecte pe care nu le înțelegeți, găsiți inadvertențe și erori sau aveți întrebări colegii mei de la Relații Clienți vă stau la dispoziție la numărul 0756-777722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
Vă doresc mult spor în toate.
Prietenul vostru,
Easy
Rezervările pot fi înregistrate de către dispeceri la punctele comenzilor. În pagina Comandă selectați comanda la care doriți să înregistrați rezervarea.
1. Pentru rezervările făcute pentru tren sau feribot, cu butonul Adaugă Punct (în interfața veche: butonul cu iconițele + și ) alegeți tipul de punct Terminal Feribot/Tren. În fereastra de înregistrare completați la Sosire Planificată data și ora la care aveți făcută rezervarea respectivă, selectați la Țara, Localitate locul unde se va face îmbarcarea și, în dreapta câmpului Observații, alegeți dacă rezervarea a fost făcută de client (Rez. Prin Client) sau este făcută de firma dvs. (Rez. Proprie). Introduceți Nr. Rezervare, selectați la Rezervat la Compania compania la care s-a făcut rezervarea și introduceți costul rezervării la Valoare fără TVA, apoi apăsați Salvare.
2. Dacă rezervarea este legată de punctul de încărcare sau descărcare (ex: macara), ea poate fi înregistrată direct în fereastra de înregistrare a punctului respectiv. În dreapta câmpului Observații alegeți dacă rezervarea a fost făcută de client (Rez. Prin Client) sau de dumneavoastră (Rez. Proprie), după care completați câmpurile cu detaliile despre rezervarea respectivă (Nr. Rezervare, Rezervat la Compania, Valoare fără TVA, Alte Detalii Rez.).
%
Pentru AJUTOR folosește:
- click în căsuța întreabă-l pe Easy (din bara de sus) și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant Easy vă pune la dispoziție ceea ce găsește.
- Ajutor integrat pe pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
- căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră; paginile pe care nu le aveți în meniu nu apar în rezultate. În schimb, pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
- Tutoriale (www.soft-transport.com/demo.php)
- Manualele de Utilizare pe departamente și / sau profesii
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
- Manualul de implementare:
Manual de implementare pentru pachetele STANDARD & CONVENIENT:
https://euload.com/file/manual_de_implementare_pe%20capitole_%20standard.pdf
Manual de implementare pentru pachetul LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_light.pdf
Manual de implementare pentru pachetul ULTRA LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_UltraLight.pdf
ANEXE MANUALE:
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_Scrisori_Personal.pdf
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_MODEL_SMS.pdf
-serviciul Relații Clienți la numărul 0756 777 722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
%
Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.
Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.
%
O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini) în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.
Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).
De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.
Dacă pagina Lista Pagini există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .
%
O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .
%
Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.
În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.
Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.
Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare.
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
%
Q&A Soft-Transport
În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh
În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon
Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).
Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.
Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.
De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.
Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.
%
În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:
1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.
2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.
3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) .
Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s
%
Acest lucru se poate face din butonul cu steag (Selectare limbă) din bara de sus, unde alegeți Română sau English, prin combinația de taste rapide CTRL + SHIFT + 3 sau din pagina Modificare Utilizator, la câmpul Limba Aplicației.
În prezent interfața aplicației o puteți găsi în limba română și limba engleză.
#
Meniul setat implicit pentru un nivel (un grup de utilizatori ) se poate personaliza de către fiecare utilizator, din punct de vedere al aranjării și grupării .
Unde: butonul „Personalizează meniul” din bara de meniu (sub caseta de căutare a paginilor). Setările se salvează automat, separat pentru fiecare utilizator.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Personalizează meniul” — meniul intră în modul de editare. Faceți click pe o categorie ca să o deschideți.
2. Reordonați paginile prin tragere (apucați rândul paginii) — inclusiv dintr-o categorie în alta.
3. Ascundeți / afișați o pagină cu ochiul din dreptul ei.
4. Paginile ascunse rămân recuperabile: în modul de editare ele rămân în meniu, estompate și cu ochiul tăiat; apăsați din nou ochiul ca să le readuceți. În afara modului de editare paginile ascunse nu se văd în meniu.
5. Ieșiți din modul de editare cu un nou click pe „Personalizează meniul” — totul e deja salvat.
Categoriile în sine sunt cele definite de administrator în Structură Meniu.
Există și posibilitatea ca fiecare utilizator să își poate foarte ușor configura paginile Favorite , pe care le folosește cu precădere sau pe care le consideră utile.
În acest fel, partea de sus a meniului va fi personalizată, conținând paginile pe care le-a ales (favorite), în ordine alfabetică.
Pentru acest lucru se poate folosi:
– pagina Modificare Utilizator - pentru ștergere
– Pagina Lista Pagini – pentru căutare și adăugare pagini favorite
%
In pagina de Modificare Utilizator există posibilitatea de a seta o listă de clienţi şi ţări favorite. Aceşti clienţi, respectiv țări favorite vor fi poziţionate primele in orice listă de selecție pentru Client și Ţară in toate ferestrele de selecţie din soft.
Accesaţi pagina Modificare Utilizator (butonul Setări utilizator din partea de jos a barei din stânga), unde la Selectează Client alegeți clientul după care faceţi click pe butonul albastru Adaugă client în Lista Favoriți. După ce aţi adăugat clienţii favoriţi în listă, faceţi click pe butonul verde Salvare modificări din secțiunea clienților. Puteți avea cel mult 5 clienți favoriți.
Pentru adăugarea de ţări favorite în această listă repetaţi procedura descrisa inainte, cu Selectează Țară, Adaugă țara în Lista Favoriți și propriul buton Salvare modificări al secțiunii țărilor (cel mult 5 țări).
Dacă pagina Modificare Utilizator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.modify.php .
%
O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).
Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.
Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).
Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.
Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.
În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !
Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .
%
Motto:
O greșeală în facturare te poate costa mii de euro !
În ce privește acest sector deosebit de important al firmei, Soft-Transport urmărește:
- ca nici măcar o singură comandă să nu scape procesului de facturare.
- îmbunătățirea imaginii companiei - o factură corectă, cu informații complete, la timp, estetică e un plus în fața clienților.
- macheta de facturare e personalizabilă, până la nivel de client.
- ușurarea și creșterea vitezei și corectitudinii procesului de facturare - prin tarifar.
- ca facturarea să fie flexibilă: pe o singură comandă, pe mai multe comenzi, non-operațională (în afara comenzilor de transport).
- facturarea să fie facilă în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
- facturare internă sau externă, tipărirea facturii în alte limbi.
- calcularea automată a scadenței.
- verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
- identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
- compararea facilă a KM bord, Planificați sau KMGPS cu KM beneficiar.
- compararea facilă a taxelor de drum estimate față de taxele de drum beneficiar.
- o evidență clară a clienților cu probleme de bonitate.
- o bază de date cu pesoanele de contact ale clienților, inclusiv informațiile de contact ale acestora (e-mail, telefon, etc. ).
- întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților)
Cu alte cuvinte, o facturare elegantă, simplă și rafinată !
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.
Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.
Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri).
În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.
%
Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.
La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .
Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay
%
Rubrica Lista Parteneri (client.verify.list.php) oferă spre adaugare / vizualizare / modificare, aşa după cum indică şi numele, lista partenerilor cu care programul operează, cu detaliile aferente.
De menţionat că Lista Partenerilor poate cuprinde atât clienţii cât şi subcontractorii (care sunt furnizori), cu alte cuvinte firmele partenere, sau pe scurt colaboratorii. Între parteneri va trebui să figureze şi firma proprie, atât timp cât există în activitatea de transport şi situaţii în care cursa se execută în regie proprie.
Firmele pot să se afle în una din cele doua stări: active sau inactive (pentru care nu mai există relaţii comerciale şi care nu vor mai apărea în filtrele pentru parteneri).
În pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, un partener nou se adaugă cu butonul (Adaugă un nou partener) din colțul dreapta-sus al tabelului. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei inactivi îi găsiți alegând Inactiv sau Toate (Active și Inactive) în filtrul de stare. Pe fiecare rând aveți: căsuța din coloana Activ, (Modificare/Vizualizare), (Încarcă Documente), (Adăugare/Modificare persoane de contact) și (Compartiment).
Baza de date Parteneri este diferită de baza de date Contact Partener. În această din urmă se înregistrează persoanele de contact ale firmei partenere, cu numerele de telefon (mobil și birou) şi adresele de email.
Se pot înregistra mai mulți clienți cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii deja înregistrate în sistem.
Există și o paginăde tip View (client.list.php), denumită tot Listă Parteneri, unde apare lista de clienți și furnizori înregistrate în soft, dar fără posibilitatea de a modifica datele companiei. Totuși de pe această pagină se pot adăuga sau modifica Observațiile operaționale (cerințe și instrucțiuni de operare ale partenerului) sau Observațiile generale.
Pe pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, în colțul dreapta-sus a fost introdus un buton mov (Export Emailuri în Fișier). Astfel aveți posibilitatea de a descărca un fișier cu lista de email-uri a partenerilor selectați pe pagină, prin intermediul filtrelor (doar cei care au completat adresa de email). Lista completă a partenerilor selectați se exportă în Excel cu butonul Export în Fișier Excel, de lângă el.
Ambele variante ale paginii Listă Parteneri afișează lista pe pagini de câte 100 de rânduri. Când sunt peste 100 de rezultate apare și alegerea rânduri / pagină (100 sau 200). Deasupra și sub tabel vedeți Total (numărul de rezultate) și puteți trece de la o pagină la alta; filtrele, sortarea și căutarea rămân aplicate când schimbați pagina.
Butoanele Export în Fișier Excel și Export Emailuri în Fișier țin cont de aceleași filtre ca lista: căutarea după CIF sau denumire, țara, linia de business, tipul de partener, bonitatea, limba, starea (Activ / Inactiv / Toate) și Compartimentul. Ele cuprind toți partenerii care corespund filtrelor, nu doar pe cei de pe pagina afișată (în fișierul cu emailuri intră doar cei care au adresa de email completată).
Pe fișa partener (client,subcontractor) care se deschide ori de câte ori faceți click pe numele unui partener, s-a introdus un buton albastru numit Contacte . Cu ajutorul acestui buton poate fi accesată mai rapid lista de persoane de contact ale clientului respectiv (butonul apare doar dacă partenerul are cel puțin un contact activ și aveți pagina Contact Partener în meniu).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
TUTORIALE:
Inregistrare Partener (Client si Furnizor): https://youtu.be/gs3XW159Yvk
Fisa Partener (Client sau Furnizor): https://youtu.be/peV62uqG_SI
Inregistrare Persoana de contact: https://youtu.be/oz7ZM1eSnCU
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Înregistrarea unui client sau furnizor (inclusiv subcontractori) , cu alte cuvinte parteneri, se face pe aceeași pagină. El poate fi adăugat (înregistrat) din rubrica Listă Parteneri (varianta cu drepturi depline de modificare) dacă faceţi click pe butonul albastru (Adaugă un nou partener) din colţul dreapta-sus al tabelului. După completarea rubricilor din fereastra Înregistrare Partener faceţi click pe butonul Salvare.
Sunt obligatorii câmpurile CIF, Nume Partener și Localitate. Pentru o firmă din România puteți completa datele automat cu butonul ANAF de lângă CIF (vezi topicul despre verificarea prin ANAF). Un partener nou se poate înregistra și direct din fereastra Comandă, cu iconița (Înregistrare Client Nou) de lângă câmpul client.
Proprietarii vehiculelor se selectează tot din baza de date Lista de Parteneri. Proprietarul unei remorci poate fi un subcontractor sau un client. Proprietarul unui autovehicul este de regulă firma proprie, o altă firmă din grupul meu de firme sau un subcontractor.
Se pot înregistra mai mulți parteneri cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii înregistrate deja în sistem. La Salvare, programul afișează firmele deja înregistrate cu acel CIF și vă cere confirmarea.
Atentie, un partener nu poate fi şters, el poate fi doar dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ, iar după debifare el nu va mai apare in lista de selecție.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Câmpul Alias din baza de date parteneri (pagina Lista Parteneri) e un câmp opțional , dar util mai ales atunci când denumirea din câmpul Nume Partener e una lungă, iar în comunicarea de zi cu zi se foloseste o denumire mai scurta pentru acel partener.
Această denumire mai scurtă, salvată în căsuța Alias, va înlocui in multe statistici Denumirea oficială a partenerului respectiv.
Aliasul poate avea cel mult 10 caractere; dacă scrieți mai mult, câmpul Alias este marcat ca greșit și partenerul nu se salvează până nu îl scurtați. În tabelul din Listă Parteneri aliasul apare în coloana Cod. Dacă nu completați aliasul, în statisticile respective apare începutul denumirii partenerului.
%
Din pagina Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.
Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.
Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.
De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Încărcarea acestor documente se poate face de către Șeful de autocoloană pentru camioane și remorci, Inspectorul de Personal pentru angajați (cei care au drepturi de verificator).
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate ale unui autovehicul, deschideți din contul de tip Șef Autocoloană pagina Lista Camioane (truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărui autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente. Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe GDrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care dați Open.
Denumirea fișierului va fi exact numele cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți acesta poate fi redenumit în câmpul Denumire Fișier. Programul completează automat în câmpul Denumire Mapă numele mapei (directorului) în care acest document va fi salvat, de forma truck_id, astfel că în pagina Caută Documente (drive.file.list.php) documentele se vor găsi căutând după această denumire a mapei. Apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document), și documentul încărcat o să apară în partea de sus a ferestrei, fiind accesibil oricând sub forma unui link.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară, din pagina Lista Remorci (trailer.verify.list.php).
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla), cu butonul Documente, sau direct în pagina Caută Documente (drive.file.list.php). În câmpul Denumire Mapă introduceți numele mapei (pentru camion, de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (employee.verify.list.php), din contul de tip Inspector Personal, cu butonul Încarcă Documente.
Documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Listă Parteneri (client.verify.list.php), în varianta verificator, cu același buton Încarcă Documente.
%
Obs. Operațional (în pagina Listă Parteneri apare ca Obs. Operaționale) este un câmp din baza de date Parteneri (Clienți) unde aveți posibilitatea să introduceți, de exemplu, instrucțiuni care sunt de urmat atunci când o mașină ajunge la clientul respectiv pentru o operațiune de încărcare/ descărcare, modul de preluare/predare a remorcii, de predare a documentelor, echipamentul obligatoriu în dotare și alte detalii legate de operarea serviciului de transport.
Textul introdus în această căsuță este vizibil și în contul de tip șofer, inclusiv lângă detaliile punctelor de Încărcare/Descărcare.
%
Rubrica Contact Partener vă oferă posibilitatea salvării / vizualizării / căutării persoanele de contact ale clienţilor, furnizorilor, partenerilor dumneavostră, împreună cu detaliile lor.
Aceste detalii se referă la numele și prenumele / funcţia / email-ul / telefonul mobil și telefonul de birou / limba vorbită a persoanei de contact a unui partener.
Câmpul Dedicat pentru arată rolul persoanei: Facturare, Contestații, Doc. (CMR) sau o combinație. Când trimiteți o factură pe email, programul propune ca destinatari adresa partenerului și persoanele de contact la care apare Facturare.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
%
Această secţiune este utilă în special dispecerilor, managerului, secretarei, facturistului şi contabilului. Administratorul poate decide ca şi alte tipuri de utilizatori să aibă acces la această AGENDĂ PARTENERI (clienți, furnizori) colectivă, extrem de rapidă şi eficientă.
În versiunea Light ambele tipuri de conturi: operațional și control au acces la această secțiune.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
TUTORIALE:
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Accesaţi rubrica Contact Partener. Identificaţi rândul (contactul) pe care doriţi să-l modificaţi. În dreapta rândului faceţi click pe iconiţa verde de modificare . În fereastra care se va deschide, operaţi modificările dorite, după care apăsaţi Salvare.
Din pagina Contact Partener un contact nu poate fi şters, el se poate trece însă în starea Inactiv: debifați căsuța din coloana Activ de pe rândul lui (se salvează imediat, fără Salvare). Lista arată implicit doar contactele active; pe cele inactive le găsiți alegând în caseta de stare Inactive sau Toate.
Ștergerea definitivă se face din pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare: la partenerul respectiv apăsați butonul (Adăugare/Modificare persoane de contact), apoi butonul roșu cu coș de pe rândul contactului și confirmați Doriți să ștergeți ?. Un contact folosit într-o comandă nu poate fi șters (programul afișează Contactul este folosit într-o comandă.); în acest caz treceți-l în starea Inactiv.
Dacă pagina Contact Partener există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
%
Contactele partener se pot filtra după Partener(Client/Furnizor) sau căuta după Nume, Funcție, Email, Telefon (căutarea ia în calcul și telefonul de birou). Implicit se afișează doar contactele active; pentru cele dezactivate alegeți în caseta de stare Inactive sau Toate, apoi apăsați Caută.
Tabelul cu contactele parteneri poate fi ordonat crescător / descrescător după oricare dintre coloane, dacă faceţi click pe capul de tabel al coloanei respective.
Dacă pagina Contact Partener există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.contact.list.php .
TUTORIALE:
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Un rezumat comandă este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre data comenzii, client, început, sfârşit comandă, precum şi istoricul îndeplinirii acestei comenzi sub formă tabelară, începând de la punctul zero (de obicei locul în care s-a incheiat precedenta c-dă), punctele de încărcare şi descărcare până la finalizarea comenzii.
Pentru vizualizarea unui Rezumat comandă există mai multe alte posibilități:
Pagina Rezumate Comenzi order.summary.php ;
sau chiar fereastra pop-up care se deschide de ORIUNDE din program unde găsiți și faceți click pe link-ul cu ID-ul Comenzii.
Dacă pagina Rezumate Comenzi în varianta vizualizare (fără preț agreat, fără tipărire) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.summary.view.php .
TUTORIAL:
Tiparire Rezumat Comanda: https://youtu.be/FGYL5teKpkM
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Rezumatul comenzii este un raport care cuprinde în antetul său informaţii despre data comenzii, client, început, sfârşit comandă, precum şi istoricul îndeplinirii acestei comenzi sub formă tabelară, începând de la punctul zero (de obicei locul în care s-a încheiat precedenta c-dă), punctele de încărcare şi descărcare până la finalizarea comenzii.
Pagina Rezumate Comenzi există în două variante: order.summary.php (cu preț agreat și cu buton de tipărire) și order.summary.view.php (fără preț agreat și fără buton de tipărire).
Pe pagina Rezumate comenzi, lista de stări a comenzilor (cu opțiunea Toate Active) are încă 3 opțiuni pentru comenzile active, și anume: - Active cu camion alocat, - Active cu camion planificat, - Active fără camion.
Dacă pagina Rezumate Comenzi (în varianta simplă, de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.summary.view.php .
TUTORIAL:
Tiparire Rezumat Comanda: https://youtu.be/FGYL5teKpkM
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)), comenzile din grupaj (Comenzi Grupaj (Circuit)), camionul, remorca și șoferii, intervalul circuitului (Interval Circuit) și totalul prețului agreat de clienți și al taxelor de drum (Total Preț Agreat Clienți (EUR) / Total Cost Taxe Drum (EUR)).
In partea de Detalii Grupaj se văd toate punctele grupajului (încărcări, descărcări etc.) de la început până la sfârșit, cu comanda și clientul fiecărui punct.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa. Totalurile se văd în Detalii Grupaj, sub lista punctelor.
Dacă în grupaj au lucrat camioane proprii, în Detalii Grupaj raportul arată și indicatorul Total Venit - Cost Subcontractor / Km Parcurși cu Camioane Proprii.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul afișează și Preț Agreat Clienți Fără Taxe de Drum (excl. TVA) / Km Planificat, adică prețul agreat fără taxele de drum, împărțit la km planificați.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
În cadrul paginii de Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport închise din perioada aleasă în filtre.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare, la câmpul Preț din fereastra de facturare, există posibilitatea de a prelua automat sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Tarifarul unei comenzi se deschide cu butonul din coloana Calcul Tarif, de pe rândul comenzii (pe buton vedeți litera T, iar după ce tarifarul a fost salvat, totalul calculat). În partea de sus a ferestrei Tarif Comandă, deasupra machetei, vedeți kilometrii comenzii: Km Gol, Km Bord, Km GPS, Km Planificați și Km Beneficiar, ca să-i aveți la îndemână când calculați tariful.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia, iar la câmpul Dedicat pentru alegeți o variantă care conține Facturare.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Elementele grafice se încarcă la rubrica Imagini din partea de administrare. (/admin)
Tot în admin, la Macheta facturare am pus și posibilitatea de vizualizare a felului în care ar arăta factura, folosind niste date fictive (preview).
%
Accesaţi zona de administrare, folosind contul admin. Deschideți pagina Machetă Factură. Pe această pagină veţi găsi câteva machete standard pe care aveţi posibilitatea să le personalizaţi cu ajutorul butonului de modificare . Oricare dintre machete poate fi multiplicată daca faceţi click pe butonul . Aveţi posibilitatea de a crea şi machete noi, iar pentru acesta faceţi click pe butonul (Adăugare Machetă Nouă) din colțul dreapta sus al listei.
La oricare variantă (machetă nouă, multiplicată sau modificată) dacă selectaţi un client la câmpul Machetă exclusiv pentru clientul, macheta respectivă va fi vizibilă doar la emiterea facturilor pentru comenzile clientului respectiv. Dacă câmpul Machetă exclusiv pentru clientul rămane necompletat, macheta va fi vizibilă la facturarea oricărei comenzi, indiferent de client. Completaţi informaţia în câmpurile Unitate de măsură generică şi Cantitate generică, informaţiile fiind preluate automat in factura propriu zisă, dupa care faceţi click pe butonul Salvare Detalii Machetă Factură.
Zona din partea dreapta reprezintă factura propriu zisă, asa cum va arăta ea la tipărire. Pe coloana din partea stânga a paginii (cele de pe fundalul verde) sunt informaţii care vor fi preluate automat din comenzile inregistrate de dispeceri. Oricărui element i se poate aloca o zonă anume în spaţiul destinat facturii (partea dreaptă a paginii). Această alocare se face simplu prin tehnica Drag and drop ( Ţineţi apăsat cu mouse-ul elementul respectiv de la iconiţa si trageţi elementul din stânga până la zona grafică din dreapta unde se dorește a fi alocat).
Se pot adăuga şi elemente noi de tip text simplu daca faceti click pe butonul Adăugare element text simplu, care vor apărea în culoarea verde. Aceste elemente de text simplu pot fi modificate dacă faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra de modificare, după care daţi click pe butonul de Salvare.
În admin, la Macheta facturare am pus și posibilitatea de vizualizare a felului în care ar arăta factura, folosind niste date fictive (preview).
Video:
Setare parametri machetă factură https://youtu.be/fdf0-3qwfM8
Element text propriu pe machetă factură https://youtu.be/duu9tUL6y2s
Inserare/ Stergere element macheta factura https://youtu.be/c8UiZorzoas
%
Folosiți zona de administrare, utilizând contul admin. Deschideți pagina Imagini (cu titlul Imagini pe documente), unde puteți încărca imaginile care apar pe factura emisă: Logo, Antet, Grafică de intercalat și Subsol. Pagina are câte o filă pentru fiecare document (Factură, Comandă Subcontractor, Notă de Calcul); pentru factură folosiți fila Factură.
Pentru fiecare imagine faceți click pe butonul Adaugă (același buton și pentru a înlocui o imagine deja încărcată) și alegeți fișierul cu imaginea (JPG, PNG, GIF sau WEBP). Se deschide fereastra Ajustează: Logo (respectiv Ajustează: Antet etc.): trageți și măriți imaginea ca să încadrați partea dorită, apoi faceți click pe Confirmă & salvează.
Imaginile se salvează automat după ce le ajustați; nu există buton Salvează. În dreptul fiecărei imagini se vede dacă este Încărcat sau Lipsă. Pentru a șterge o imagine faceți click pe Șterge.
În partea dreaptă, la Previzualizare, vedeți așezarea obișnuită a imaginilor pe pagina A4. Pentru a vedea factura așa cum va arăta, alegeți o machetă din listă și faceți click pe Previzualizare macheta. Dacă pentru un element al machetei nu este încărcată imaginea, în previzualizare locul lui este marcat cu un chenar roșu punctat și mesajul „Nu există imagine încărcată pentru”, urmat de numele elementului (de exemplu Logo sau Antet) și de indicația unde se încarcă imaginea. Același mesaj apare și pe Nota de Calcul tipărită; pe factura emisă nu apare niciun mesaj, de aceea verificați în previzualizare că imaginile necesare sunt încărcate. Poziția exactă a imaginilor se stabilește în macheta facturii, prin elementele Logo, Antet și Grafică de intercalat; Subsol apare jos, pe fiecare pagină.
%
Imaginile care pot fi adăugate pe diferitele machete editabile din zona de administrare, în pagina Imagini, au următoarele dimensiuni (afișate și pe pagină, în dreptul fiecărei imagini). Pot fi încărcate fișiere JPG, PNG, GIF sau WEBP; imaginile se salvează ca PNG.
Pentru fila Comandă Subcontractor:
Pentru Logo 100 x 100 pixeli
Pentru Antet 675 x 100 pixeli
Pentru Grafică de intercalat 2480 x 100 pixeli
Pentru Subsol 2480 x 200 pixeli
Pentru fila Factură:
Pentru Logo 650 x 650 pixeli
Pentru Antet 2480 x 100 pixeli
Pentru Grafică de intercalat 2480 x 100 pixeli
Pentru Subsol 2480 x 100 pixeli
Pentru fila Notă de Calcul:
Pentru Logo 650 x 650 pixeli
Pentru Antet 2480 x 100 pixeli
Pentru Grafică de intercalat 2480 x 100 pixeli
Pentru Subsol 2480 x 100 pixeli
După ce alegeți fișierul (butonul Adaugă) se deschide fereastra de ajustare: trageți și măriți imaginea ca să încadrați partea dorită. Imaginea se salvează exact la dimensiunea de mai sus. Dacă imaginea este prea mică pentru zona aleasă, apare avertizarea Rezoluție prea mică pentru zona aleasă — imaginea va fi mărită și poate ieși neclară.
%
Introducerea unei noi serii de facturi se poate face direct la momentul emiterii unei noi facturi, pe pagina de Facturare.
Deschideți pagina Facturare, deschideți apoi fereastra de Facturare Comandă de la butonul de facturare din linia comenzii și apăsați butonul verde Adaugă Rând Nou.
În căsuța Seria introduceti noua serie a facturilor pe care urmează să o folosiți (max 5 caractere). Din momentul tastării, sub căsuță apare cuvântul Add. Faceți click pe Add și seria este aleasă pentru acest rând; ea se salvează odată cu factura, când apăsați butonul Salvare.
Introduceți la căsuța Cod numărul facturii , completați Data și Scadent, apoi Valoare Fără TVA și Valoare TVA și apăsați butonul albastru Salvare.
%
La Facturare, în fereastra Facturare Comandă, atunci când se introduce un număr de factură (serie și cod) care există deja, câmpul Cod devine roșu pentru a avertiza utilizatorul.
La apăsarea butonului Salvare numerele se verifică din nou:
%
Până când factura nu a fost generată cu Salvare și Tipărire, puteți schimba Seria și Cod (numărul) în fereastra Facturare Comandă (se deschide din butonul din coloana Factura a paginii Facturare) și apăsați Salvare. După generare, seria și numărul facturii nu mai pot fi modificate, însă există posibilitatea de a șterge factura respectivă. După ce factura a fost ștearsă, numărul respectiv se va elibera, după care se poate întocmi o nouă factură cu același număr. Dacă factura a fost deja inclusă într-o E-Factură din pagina E-Factura, butonul de ștergere nu mai este disponibil.
%
Calculul scadenţei facturilor se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data închiderii comenzii, data predării documentelor, luna în curs plus un număr de zile.
%
La emiterea unei facturi din Soft-Transport programul completeaza automat Data Scadentei (câmpul Scadent) conform termenului de plată (câmpul Scadență Factură) salvat in fisa clientului (pagina Listă Parteneri).
Acesta poate fi sub formă de x-zile de la : data facturii, data închiderii comenzii, data predării documentelor sau luna în curs. Dacă doriți să modificați modul de generare al scadenței pentru facturile unui client, accesați pagina Listă Parteneri. Identificați clientul pentru care se dorește modificarea și cu ajutorul butonului verde deschideți fereastra de Modificare Partener.
Data Scadentei oferita automat de catre aplicatie poate fi modificata de catre facturist.
In plus daca Data Scadentei este in functie de data predarii documentelor, si aceasta nu se cunoaste inca, facturistul poate completa o data estimata, urmand ca la inregistrarea/modificarea datei de predare a documentelor comenzii, sistemul sa modifice cu acordul utilizatorului, in mod automat si data scadentei la factura aferenta acelei comenzi.
%
Pe pagina de Facturare se identifică comanda care se doreşte a fi facturată şi apoi se apasă butonul care afişează facturile aferente acelei comenzi.
Se adaugă un rând nou pentru noua factură, se introduce (alege) numărul facturii, data acesteia, data scadenţei, valoarea fără TVA, se apasă Salvare, după care printr-o singură apăsare de buton (cel albastru , Generare factură, de pe rândul facturii) se deschide o machetă a facturii, precompletată cu informaţiile pe care soft-ul le preia din baza de date a comenzilor şi a clienţilor.
în fereastra de generare factura, la căsuța Preț există posibilitatea de a prelua automat valoarea din Preț Agreat, Tarifar sau Val. Nefacturată Credit Note.
Persoana care facturează poate verifica şi, dacă este cazul, poate modifica informaţiile precompletate, după care listează factura. Odată salvată factura, ea se poate retipări.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
Accesaţi pagina Facturare, unde identificaţi comanda pe care doriţi să facturaţi. Faceţi click pe butonul din coloana Factura (pe el apare numărul de facturi și Credit Note-uri ale comenzii sau „-” dacă nu are niciuna), care va deschide fereastra Facturare Comandă.
Apăsaţi butonul Adaugă Rând Nou şi completaţi linia facturii: Seria, Cod (numărul facturii), Data şi Valoare Fără TVA, după care daţi click pe butonul Salvare.
Pentru a genera factura propriu-zisă în format PDF faceţi click pe butonul albastru din dreaptul liniei de factură. Selectaţi Machetă şi Limba în care doriţi să apară factura. În acest moment se deschide un Draft de factură, în care toate câmpurile ce au fost completate automat sunt editabile. Pentru finalizare apăsaţi butonul de Salvare si Tipărire.
%
Aveți posibilitatea de a personaliza designul și conținutul unei facturi emise către client. La livrarea aplicației soft-transport sunt câteva machete standard predefinite. Aceste machete de facturare se pot modifica din zona de administrare (/admin) a programului.
Accesați din partea de administrare pagina Machetă Factură. Cu ajutorul butonului verde deschideți pagina de modificare a machetei alese.
Elementul care conține toate punctele comenzii, dar fără punctul 0 se numește Detalii Înc./Desc. cu Kg (varianta care include punctul 0 se numește Detalii Punct0/Înc./Desc. cu Kg) și se află în coloana din partea stânga pe fundal verde.
Detalii despre modificarea unei machete gasiți în topicul :
Cum se creează o machetă de facturare clienti?
%
În Soft există posibilitatea de a incorpora automat în detaliile facturii TOATE localitățile de încărcare sau descărcare.
Folosiți partea de administrare pentru a modifica aspectul și conținutul machetei de facturare: trageți în pagina facturii, din coloana Elementele Facturii, elementul Detalii Înc./Desc. cu Kg (sau Detalii Înc./Desc. cu Kg/LDM).
%
Factura poate fi generată automat și tipărită acum în limba română, engleză și în limba germană.
%
Un Credit Note este de fapt un document care atestă autofacturarea clientului. Se întâlnește destul de des la clienții occidentali, mai ales dacă e vorba de prestarea de servicii de transport în baza unui contract. Clienții fac plata în baza acestor credit note-uri, independent de factura întocmită de furnizorul de transport.
Un Credit Note se poate înregistra în cadrul paginii Facturare, la fel ca și factura proprie pentru comanda respectivă. Evidența notelor de credit este foarte utilă în cazul descifrării documentele de încasare de la clienți sau în cadrul procesului de contestare al acestora.
Ele se regăsesc și în cadrul paginii Lista Facturi.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php
TUTORIAL:
Introducere Credit Note: https://youtu.be/FqK9x8lLb8c
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Informațiile cu privire la Kilometri (KM) beneficiar se pot înregistra pe pagina de Facturare.
Pe pagina Facturare, veti gasi o coloană denumită Km Beneficiar. Faceti click pe pătrățelul de pe coloana Km Beneficiar din dreptul liniei de comandă la care doriți înregistrarea informației respective. Se va deschide o fereastră care va avea deja precompletate Km Gol, Km Bord, Km GPS, si Km Planificați ai comenzii așa cum au fost ei introduși de catre dispeceri. Rămâne doar ca să introduceți în ultima linie Km Beneficiar – Km care au fost plătiți de către client pentru comanda respectivă şi apăsaţi butonul Salvare.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
%
Fiecare firmă are politica sa de a calcula tarifele pentru clienţii contractuali. Astfel, exemplul oferit în macheta-tarif este unul opţional.
Înainte de a începe machetarea propriu-zisă, recomandat ar fi ca pagina Machetă Tarif să fie deschisă în două file ale navigatorului web. Asta pentru a uşura procesul creării modelului pentru tarif-comandă. În prima filă, din listă se face click pe butonul (ochiul verde) din dreapta exemplului, iar în cea de-a doua filă se creează o machetă nouă prin click-uirea butonului Multiplicare Machetă (pictograma cu două foi) de pe linia exemplului, după care copia se deschide cu ochiul verde.
TUTORIAL:
Multiplicare si Modificare Tarifar: https://youtu.be/QdkhUtSOyjU
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
TUTORIAL:
Multiplicare si Modificare Tarifar: https://youtu.be/QdkhUtSOyjU
Utilizare Tarifar: https://youtu.be/c8g9xBAK1fk
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Pentru a factura simultan mai multe comenzi accesaţi pagina Facturare. Folosind filtrele din partea de sus a paginii selectaţi clientul pentru care doriţi să întocmiţi factura. In check-box-ul din coloana a doua bifaţi comenzile pe care doriţi să le facturaţi după care faceţi click pe iconita aflată deasupra coloanei. Aceasta va deschide fereastra de facturare pentru comenzile selectate, unde după completarea câmpurilor Seria, Nr., Data, Moneda, Machetă, Tipul de Preț preluat automat, Limba și eventual Observații faceţi click pe butonul verde Detalii Factură. Dacă e nevoie editați (modificați) câmpurile din Draftul de factură, după care apăsaţi butonul Salvare şi Tipărire
%
Din motive de siguranţă, după ce factura a fost generată cu Salvare şi Tipărire, seria, numărul (Cod), tipul, valorile şi moneda ei nu mai pot fi modificate, însă ea poate fi ştearsă şi refăcută din nou. Până la generare, linia facturii se poate modifica şi salva din nou cu butonul Salvare. Pentru a şterge o factură accesaţi pagina Facturare, şi identificaţi comanda pentru care factura pe care doriţi să ştergeţi a fost emisă. Faceţi click pe butonul din coloana Factura unde se deschide fereastra cu linia facturii respective. Cu ajutorul butonului factura va fi ştearsă, anulată, iar numărul de factură se va elibera, astfel veţi putea să reîntocmiţi o nouă factură chiar cu acelaşi număr. Dacă factura a fost deja inclusă într-o E-Factură din pagina E-Factura, butonul de ștergere nu mai este disponibil.
Există posibilitatea de a șterge o factură și de pe pagina Lista Facturi. Pe această pagină identificați factura pe care doriți să ștergeți și apăsați butonul roșu de ștergere din dreapta liniei facturii. O să apară o fereastră de confirmare unde programul vă va întreba dacă doriți să ștergeți factura respectivă, unde apășați butonul OK. Varianta de vizualizare a paginii (Lista Facturi - Vizualizare) nu are butonul de ștergere.
%
Dacă factura Storno se referă la o anumită comandă de transport, atunci emiterea facturii storno se poate face din pagina de Facturare, din dreptul comenzii respective.
Dacă factura Storno se referă la mai multe comenzi de transport (factură multiplă), atunci emiterea facturii storno se poate face din pagina de Facturare, prin selectarea comenzilor respective, folosind butonul Facturarea Comenzilor Selectate (pictograma de fișier din capul tabelului).
Dacă factura Storno nu se referă la o comandă sau mai multe comenzi de transport, atunci ea se generează ca o factură simplă (în pagina Lista Facturi, butonul Înregistrare Factură Simplă, fereastra Factură alte servicii/produse), specificând numărul facturii stornate .
%
Bifa pentru Facturat sau Nefacturat permite factorului uman să decidă dacă procesul de facturare și documentare este final.
Faptul că pentru o comandă există emisă o factură, nu înseamnă automat că procesul de facturare și documentare este final. Pentru clarificarea acestui aspect este nevoie de aprecierea factorului uman.
%
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email către client, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare.
Pentru aceasta, selectați comenzile de transport ale căror facturi doriți să le transmiteți, prin bifare pe coloana @. Puteți selecta una sau mai multe comenzi pentru transmitere, dar toate trebuie să aparțină aceluiași client.
După selecție faceți click pe butonul @ din capul de tabel.
Vi se va deschide un draft - o previzualizare a acestui email - pe care îl puteți și edita.
În căsuța Destinatar vor apare acele contacte ale clientului , care în baza de date Contacte Parteneri au la Dedicat pentru una dintre valorile Facturare, Facturare și Contestații, Facturare și Doc. (CMR) sau Facturare, Contestații și Doc. (CMR). Dacă în fișa partenerului este completată adresa de email, în listă apare și partenerul însuși, cu această adresă.
În același e-mail se pot transmite atât facturile cât și CMR_urile aferente acelor comenzi. CMR-urile sunt însă opționale, puteți să le eliminați din draft-ul de email debifând Tabel CMR.
Programul poate atașa automat și alte fișiere din directorul comenzii în afara CMR-urilor, cu condiția ca denumirea acestora să înceapă cu: Email_ Aceste fișiere apar în tabelul Fișiere Atașate numai pentru comenzile care au cel puțin un CMR.
În corpul e-mailului, la secțiunea Mesaj, datele dumneavoastră de contact apar automat așa cum sunt ele definite în partea de administrare (/admin) pentru utilizatorul cu care accesați aplicația. Această rubrică, ca de altfel și linia de subiect este editabilă.
Transmiterea mesajului se va face după apăsarea butonului Trimite Email.
!! O copie a e-mailului se va transmite pe adresa de email a utilizatorului care trimite e-mail-ul. În corpul e-mailului vor fi indicați și destinatarii acestuia.
Trimiterea e-mailului se va înregistra ca eveniment și în pagina Log din /admin.
%
O comandă este vizibilă pe pagina de Facturare doar dacă starea comenzii este Închis, Închis și Arhivat sau Verificat. Dacă comanda nu apare pe pagina de Facturare verificați pe pagina Comandă, Rulaj Transport sau Statistici Curse dacă aceasta a fost închisă. Starea comenzii poate fi schimbată doar de dispecerul care a introdus-o, de pe pagina Comandă.
Pagina de Facturare are filtrul de dată (De la Data – Până la Data) prestabilit pe ultimele 7 zile. Verificați dacă comanda este în interiorul acestei perioade, dacă nu, încercați să lărgiți perioada de căutare.
Pe de altă parte, comanda căutată poate să fie deja facturată, iar pentru verificarea acestui aspect din partea de sus, la filtrul Fără Facturi selectați varianta Toate (facturi) și dați Caută.
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți butonul de descărcare (cu alegerea Excel sau CSV), prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate. Pentru programul SAGA, pagina Predare date SAGA pregătește un pachet cu facturile perioadei, pe care îl descărcați cu butonul Descarcă pachetul.
%
Pagina Lista Facturi reprezintă așa cum îi spune numele o listă a tuturor facturilor înregistrate în aplicație (fie că au fost emise propriu-zis fizic, adică generate ca PDF și tipărite, sau înregistrate doar ca și număr, dată și valoare), și indiferent că au fost emise ca și facturi de transport (legate de comenzi transport) sau ca facturi simple emise pentru alte produse și servicii, inclusiv cele întocmite de Service-ul Auto propriu.
Cu alte cuvinte un fel de Jurnal de Vânzări (mai ales în varianta Excel, obținută prin export).
Chiar mai mult, pe această pagină găsiți și Notele de Credit emise de către clienți.
În partea de sus a paginii veţi găsi mai multe filtre, având posibilitatea de a filtra pagina după tip (Factură, Credit Note sau ambele), Client, dispecer (lista Toți Utilizatorii), Vehicul, Remorcă, Serie Factură, etc.
Pagina vine în două variante: Lista Facturi (invoice.php), cu butonul pentru înregistrarea facturilor simple și cu butoane de ștergere, și Lista Facturi - Vizualizare (invoice.view.php), fără aceste butoane.
Dacă pagina Lista Facturi (varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
%
În pagina Lista Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din zona de filtre (alegeți Excel sau CSV din lista de lângă buton). În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Format Dată și Tip Date, apoi apăsați Continuați.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Această rubrică din contul de administrator este folosită pentru generarea automată și salvarea cursului valutar pe care aplicația îl va folosi (de exemplu în fereastra de întocmire a facturii, înaintea printării ei. Preluarea cursului valutar din această rubrică calculează automat factura în moneda propriei țări).
Cursul valutar din listă se actualizează zilnic, la prima logare a oricărui utilizator din ziua respectivă, nefiind necesară modificarea lui.
%
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc. Pentru aceasta accesaţi pagina Lista Facturi (invoice.php) varianta Facturist, unde faceţi click pe butonul albastru (Înregistrare Factură Simplă) din zona de filtre, lângă butonul Caută. Vi se va deschide fereastra Factură alte servicii/produse, unde completaţi informaţiile legate de factură. După aceasta faceţi click pe butonul verde Detalii Factură, după care vi se deschide factura propriu-zisă. Completaţi textul din coloana Produse şi Preţ unitar. Dacă sunt mai multe produse, puteţi adăuga mai multe rânduri dacă faceţi click pe butonul verde Adaugă rând nou. Toate câmpurile din factură sunt editabile. Pentru finalizare faceţi click pe butonul albastru Salvare şi Tipărire
%
Aceasta pagină, numită Cifra de Afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Clienți Ocazionali / Clienți Contractuali, Bonitate (numărul de stele). etc. Implicit sunt afișate ultimele 3 luni încheiate (luna curentă nu este inclusă); pentru alte luni schimbați De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Pagina Statistică Soft Clienți afișează, pentru perioada aleasă, câte un rând pentru fiecare client, cu indicatori de volum ai activității: Nr Comenzi, Km După Bord, Km Gol, Preț Agreat, Valoarea Facturată (fără TVA), Medie Km/Oprire ș.a. Sub tabel sunt patru grafice.
Cu lista Numai Clientul Selectat / Exclude Clientul Selectat și câmpul Client puteți vedea un singur client sau pe toți ceilalți.
Dacă pagina Statistică Soft Clienți există în meniul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.client.php .
TUTORIALE:
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, atât pentru persoane fizice, cât si pentru companii, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă Client (BT-13) , Nr. Fact. Iniț. (BT-25) și Data Fact. Iniț. (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă Client se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF. Pentru aceasta, în fereastra deschisă cu butonul alegeți DA la câmpul Cu PDF (implicit este NU).
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF. Dacă sunt erori, ele se afișează în fereastra Lista Erori la Validare.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Interogare Stare E-Factură , care va fi vizibil până când factura primește starea Acceptat sau Neacceptat. Rezultatul apare în coloana Stare: Acceptat (bifă verde), Neacceptat (X roșu) sau Prelucrare (roți dințate).
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere apare doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura) și la facturile cu starea Neacceptat.
%
La prima accesare a paginii E-Factura (efactura.list.php), pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
Transmiterea unei facturi întocmite în Soft-Transport în sistemul RO E-Factura al ANAF se face folosind pagina E-factura efactura.list.php . La prima utilizare a acestei pagini și după fiecare expirare a cheilor de acces (la fiecare 90 de zile) va fi nevoie să treceți prin procesul de autorizare. Pentru acest lucru consultati topicurile respective din Help.
Dacă procesul de autorizare a fost deja parcurs, pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, aveți de făcut următorii pași:
- Obligatoriu - Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura.
- Recomandat: Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere.
- Obligatoriu - Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul
- Recomandat: Interogare Stare E-Factură
- Recomandat: Descărcare fișierul .zip de pe site-ul ANAF care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport.
!! Aveți posibilitatea să efectuați o Verificare multiplă Stare și Descărcare multiplă pe server (în Baza de date) a fișierelor .zip de la ANAF folosind butonul E-Factura ;
- Recomandat: Descărcare pe calculatorul dvs. a acestui fișier .zip, cu butonul .
- Recomandat: Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
%
Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
- pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii , iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
- pentru facturile simple, la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Neacceptat , marcat în program printr-un X roșu; starea se aduce de la ANAF cu butonul Interogare Stare E-Factură. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului plătitor de TVA trebuie să conțină indicativul de țară (de ex. RO12345678). La un client neplătitor de TVA, CIF-ul se trece fără indicativ. Programul recunoaște clientul plătitor de TVA doar după indicativul din fața CIF-ului din fișa partenerului, nu după câmpul Facturează cu TVA. Dacă CIF-ul nu are indicativ, e-Factura se face ca pentru un client neplătitor de TVA, fără codul lui de TVA. De aceea, la clienții plătitori de TVA verificați ca CIF-ul să înceapă cu RO.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , deschideți pagina Listă Țară si asigurați-vă că în coloana Cod ISO 3166-1 Alpha-2 aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Textul de la coloana Denumire a unui rând din factură depășește 100 de caractere. La Salvare, în fereastra Modificare Informații E-Factură, apare mesajul „Denumire produs este lung (max. 100 caractere)”. Editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
%
Pentru facturile în altă monedă decât RON, de ex. EUR, cursul valutar nu se transmite la ANAF ca valoare separată, pt ca ANAF nu are dedicat un camp, o căsuță pentru curs valutar, după cum nu are dedicat nici un camp pentru valoarea totala fara TVA in RON, adică baza la care se aplică TVA. Singura informatie solicitata si permisa de ANAF este valoare in RON a TVA.
Dacă factura are curs valutar, programul îl trece doar ca text în căsuța Observații a e-facturii (de forma „Cursul de schimb:…”), unde îl puteți vedea în fereastra Modificare Informații E-Factură (butonul Modificare informații E-Factură). Căsuța Rata de Schimb din aceeași fereastră nu se transmite la ANAF.
Se poate verifica si in fisierul XML pe care il descărcati ce anume se retine de ANAF.
Cursul valutar si valorile in RON sunt insa necesare clientului dvs. Solutia se află la dânsii. Adică, prin softul lor contabil , se poate calcula cursul valutar împărtind valoarea TVA in RON la valoarea TVA în Euro, ambele fiind informatii care se regăsesc în xml-ul generat de ANAF.
Așa procedează si pagina E-factura General : la Tipărire E-Factură (butonul cu imprimantă de pe rândul facturii) apare Curs Valutar Calculat, un curs valutar calculat din informatiile preluate de la ANAF cu privire la valoare TVA in RON si Valoare TVA in Euro.
%
Atunci cand cheile expiră ele trebuie reînnoite. Pentru acest lucru, intrati in contul de administrare (/admin), accesati pagina Variabile si căutați cu CTRL+F variabilele:
efactura_access_token
efactura_refresh_token
efactura_access_token_date
efactura_refresh_token_date
Stergeți continutul variabilelor (casuța Valoare) folosind butonul de modificare din dreapta variabilelor.
După aceea accesați din nou pagina E-Factura (efactura.list.php) din contul de Control sau orice alt utilizator care are în meniu această pagină.
Pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
înregistrarea Workshop-lui privind e-Factura, este disponibila la adresa:
https://www.youtube.com/watch?v=_j2uXOaYmGY
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje. Se deschide fereastra „Descărcare Mesaje E-Factură ANAF pentru intervalul:”, în care alegeți Dată Început și Dată Sfârșit și apăsați Interogare Mesaje E-Factură ANAF
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos . Cu același buton de tiparire veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Dată Mesaj, Dată Descărcare, Dată Factură și să căutați după Nr. Factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Pe pagina E-factura General s-a interpretat și situatia in care facturile au tipul 381 , Nota de creditare: în coloana Tip apar ca Trimis CN sau Primit CN, iar pentru ele nu apare butonul de tipărire. Marcajul apare după ce e-factura a fost descărcată pe server cu butonul E-Factură. Din aceste documente nu se preiau numărul facturii, data, partenerul și valoarea, așa că aceste coloane rămân necompletate, iar filtrele după Partener, Dată Factură și Nr. Factură nu le găsesc. Rândurile marcate astfel nu apar nici la Facturi Primite (varianta aleasă implicit de pagină), nici la Facturi Trimise; pentru a le vedea alegeți varianta Toate în filtrul după tipul mesajelor.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Această pagină reprezintă o statistică cu privire la costul estimat cu taxele de drum, așa cum este el înregistrat pentru fiecare comandă în parte (fără comenzile din grupaje). Informațiile primare se introduc de dispecer, de facturist sau de aplicație, în mod automat, la salvarea rutei comenzii (în cazul în care aveți și extraopțiunea HERE).
Pe lângă Cost Taxă Estimată (EUR) se pot introduce și alte informații: Km Taxab. Estimat, Taxă Achitată de Beneficiar (EUR) și Km Taxab. cf. Beneficiar.
În coloana Diferență EUR (%), procentul apare cu roșu când taxa estimată depășește cu mai mult de 10% taxa achitată de beneficiar. Cu filtrul Numai cu diferență mai mare de 10% vedeți doar comenzile cu o diferență peste 10% (în plus sau în minus).
Utilitatea acestei pagini constă în posibilitatea de a filtra după mai multe criterii: Client, Ţara sau pe o anumită perioadă.
Filtrând pe țară și pe o anumită perioadă putem compara taxele estimate cu taxele efectiv plătite pentru acea țară.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese și cuprinde toate rezultatele, nu doar rândurile de pe pagina afișată. Fișierul conține coloanele tabelului (Data Început și Data Sfârșit sunt coloane separate, iar diferența apare doar în EUR) și, la sfârșit, un rând cu totalurile.
Pe de altă parte, taxele de drum estimate se scad din venit în pagina Statistică Lunară: coloanele Venit fără taxe/Km Ben. și Venit fără taxe/Km Bord.
Dacă pagina Taxe de drum există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.list.php .
%
Taxele de drum estimate pot fi înregistrate de către facturist sau de către dispeceri, sau automat de către aplicație în cazul în care aveți extraopțiunea HERE. Aceste valori pot fi obținute și de pe site-urile celor care prestează servicii de colectare a taxelor de drum, de genul Asfinag, TollCollect, sau în ultimă instanță, puteți lua ca referință taxele plătite de către beneficiar.
E foarte important ca aceste informații să fie introduse pentru fiecare comandă, deoarece ne dă posibilitatea de a compara doi clienți între ei, prin indicatorul Tarif Net Client / Km Planificat din paginile Centru Profit/Comandă, Centru Profit/Subcontractor și Centru Profit/Client.
Pentru introducerea lor accesaţi pagina Facturare, şi faceţi click pe butonul din coloana Cost Taxe Drum in dreptul comenzii la care se doreşte înregistrarea.
Vi se deschide ferestra de inregistrare Cost Taxe Drum Comandă. Selectaţi Ţara şi introduceţi Km Taxab. Estimat și Cost Taxă Estimată (EUR), conform cu planificatorul de rute folosit de dvs, cât şi Km Taxab. cf. Beneficiar și Taxă Achitată de Beneficiar (EUR) (în cazul în care taxa de drum face parte din tariful acordat de client.) Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou, adăugaţi un rând pentru fiecare ţară pentru care au existat costuri cu taxe de drum.
După finalizarea introducerii informaţiilor apăsaţi pe butonul albastru Salvare. Totalul valorii taxei de drum estimat aferentă cursei apare vizibil în coloana Cost Taxe Drum pentru fiecare comandă înregistrată.
Aveţi posibilitatea şi de a şterge informaţii înregistrate in fereastra Cost Taxe Drum Comandă cu ajutorul butonului roşu .
VIDEO inreg taxa estimata
VIDEO inreg taxa beneficiar
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la aproape orice tip de punct (nu și la Punct 0, Poziție și Problemă; de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina Listă Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteți folosi un punct de tip Terminal Feribot/Tren, și completați data și ora rezervării la Sosire Planificată, locul îmbarcării (Țara, Localitate și Caută Firmă), precum și detaliile legate de rezervare: tipul ei (Rez. Proprie sau Rez. Prin Client), Nr. Rezervare (referința), Valoare fără TVA (costul), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la Rezervat la Compania se poate alege compania care gestionează podul și/sau la Alte Detalii Rez. se poate scrie ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Listă Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Listă Rezervări, cu butonul cu creion Modificare valoare Furnizor și Beneficiar din dreptul rezervării. Dreptul de a modifica valoarea rezervărilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are în meniu pagina Lista Facturi (invoice.php).
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare fără TVA din fereastra punctului sau la Val. Furniz. excl. TVA din pagina Listă Rezervări (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana Rezervări Proprii af. Subcontractori, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subc. (EUR).
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
În pagina Listă Rezervări apăsați butonul Caută, iar în tabel vedeți toate rezervările înregistrate în comenzi de către dispeceri. Pe această pagină aveți posibilitatea de a filtra informațiile după o anumită perioadă, după țară, după rezervări făcute de client sau rezervările proprii, sau cele care au fost facturate sau nu.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Factura se înregistrează în pagina Listă Rezervări.
Alegeți filtrele (de exemplu De la Data și Până la Data) și apăsați Caută. În tabelul cu rezervările identificați rezervarea căreia doriți să îi înregistrați factura. În partea stângă bifați căsuța de la rezervarea respectivă (puteți bifa mai multe) și faceți click pe iconița clips ce se află deasupra coloanei. Se deschide fereastra Factură Rezervare. În această fereastră completați Cod Factură, Data Factură și, dacă doriți, Observații, apoi dați click pe butonul Salvare.
După salvare, informațiile despre factură apar în coloana Fact. Furnizor, din partea dreaptă a tabelului.
Dacă pagina Listă Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
%
Cum controlăm costurilor cu trecerile de pod din Danemarca și Suedia folosind aplicația Soft-Transport ?
De la 1 ianuarie 2021 la traversarea podurile cu plată din Danemarca și Suedia (Storebælt ,Oresund) s-a trecut la un nou model de discount bazat pe clasa euro a autovehiculelor (Green rebate).
Acest lucru a condus la schimbarea modului de decontare de către clienți a costurilor de traversare. Astfel, cele mai mulți clienți de transport decontează costul la nivelul cel mai mic, pentru camioanele Euro 6.
Ca atare transportatorul plătește, iar clientul îl decontează ulterior.
Astfel, fiind vorba de sume importante, e necesară verificarea între costul suportat de transportator și rambursările clienților.
Pentru acest demers se poate folosi pagina Listă Rezervări din aplicația Soft-Transport. Alegeți filtrele (de exemplu Țara, De la Data și Până la Data) și apăsați Caută. Tabelul are coloana Val. Benef. excl. TVA, care se completează cu valoarea rambursată de client.
Val. Furniz. excl. TVA se completează cu valoarea de pe factura furnizorului, verificându-se în acest fel și dacă factura furnizorului e bine întocmită – adică nu conține mai multe treceri decât e cazul, tariful aplicat fiind cel corect.
Cele două valori se completează cu butonul creion de la capătul rândului rezervării (fereastra Modificare valoare Furnizor și Beneficiar pentru rezervare, cu Val. Furniz. excl. TVA, Val. Benef. excl. TVA, Moneda și Salvare); butonul apare numai dacă aveți în cont și pagina Lista Facturi.
Comparând Val. Benef. excl. TVA cu Val. Furniz. excl. TVA (la sfârșitul tabelului apar totalurile celor două coloane, pe monedă), putem aprecia dacă clientul a rambursat costul în cuantumul convenit.
Apreciem ca foarte utilă această verificare, lipsa controlului generând pierderi financiare însemnate!
Binențeles că acest control se poate extinde și pentru alte poduri/ tunele/ ferry, unde transportatorul este cel care plătește, iar clientul rambursează aceste costuri, într-un anumit procent sau într-o sumă fixă agreată de cele 2 părți, care poate să difere de costul real al traversării.
Dacă pagina Listă Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Pagina Predare Documente afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această pagină nu este dedicată datei de transmitere a facturii.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul comenzilor la care predarea documentelor a fost deja înregistrată apare, în partea dreaptă a liniei, un buton verde cu iconița ochi (Modificare Predare Documente). Butonul deschide fereastra Data și Locul Predării Documentelor, în care puteți schimba datele cu Salvare sau le puteți șterge cu Ștergere.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport. Pagina Situația Documente arată situația predării, dar pe ea nu se poate înregistra sau modifica predarea (titlul ei este „Situație Predare Documente de Transport către Clienți (fără drepturi de actualizare)”).
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor din partea de sus a paginii Predare Documente: Cuprinde Vehicul, Client, Toți Utilizatorii (dispecerul), ID Comandă și starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)).
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și locul predării (țara, localitatea, firma) în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan, dar numai ale aceluiași client (la comenzi ale unor clienți diferiți apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”). De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pe pagina Predare Documente se poate:
- Căuta/Filtra comenzile pentru care documentele de transport nu au fost încă predate.
- Adăuga informaţii despre predarea documentelor la una sau mai multe comenzi. Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din prima coloană a comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să adăugaţi informaţii, după care faceţi click pe butonul din prima coloană a capului de tabel. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”.
- Pentru comenzile la care documentele de transport au fost predate se pot exporta în Excel informaţiile cu privire la predarea documentelor cu ajutorul iconiţei . Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din coloana cu iconiţa , în dreptul comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să exportaţi informaţiile salvate, după care faceţi click pe butonul din capul aceleiași coloane. Iconița și căsuțele apar când în filtrul de stare alegeți Predate sau Toate (Nepredate și Predate).
- Vizualizeaza informaţiile cu privire la CMR-urile aferente comenzii aşa cum au fost ele introduse, făcând click pe butonul cu iconiţa din coloana Nr. CMR (se deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda).
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Aceste documente de transport sunt direct legate de curse. În pagina Predare Documente aveți posibilitatea filtrării după starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)), după dispecer (Toți Utilizatorii), Client, vehicul (Cuprinde Vehicul), perioadă (De la Data, Până la Data) sau Proprietar/Utilizator Vehicul. După alegerea filtrelor apăsați Caută; până atunci pagina nu arată comenzi și afișează mesajul „Selectați filtrele.”
În dreptul comenzilor care au CMR-uri introduse apare în coloana Nr. CMR un buton cu numărul de CMR-uri ale cursei respective. Click pe acest număr deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda (tabelul de CMR-uri), de unde puteți vizualiza direct CMR-ul scanat cu butonul Vizualizare CMR (în cazul în care ați setat contul de Gdrive pentru stocarea documentelor scanate).
Pentru a înregistra predarea unor documente, bifați căsuța/țele din fața rândului comenzii și faceți click pe iconița agrafă din capul primei coloane. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”. În fereastra Data și Locul Predării Documentelor completați Data Predării și locul unde au fost predate (țara, localitatea, Denumire Firmă); la Observații se pot trece și detalii despre persoana cui au fost predate. Apoi faceți click pe Salvare.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit de Google și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii): click pe id-ul comenzii, apoi butonul Documente.
Pagina Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcate pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina Verificare Arhivă Comenzi (order.drive.file.warning.php), pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente (pictograma de încărcare). Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document, din dreapta numelui fișierului).
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Se pot încărca fișiere cu extensia png, jpg, jpeg, pdf, xml sau zip. Alte tipuri de fișiere nu sunt încărcate.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), cu butonul Documente din fișă (apare dacă aveți acces la pagina Caută Documente), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, folosiți pagina Caută Documente. În câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă) introduceți numele mapei (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (în varianta verificator - employee.verify.list.php), iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Lista Parteneri (în varianta verificator - client.verify.list.php), procedura fiind similară.
%
Încărcare documente (fișiere) de către șoferi și dispeceri în directorul comenzii (CMR-uri, poze, hărți)
La procesul de scanare a documentelor de către un operator al companiei d-voastră și arhivarea lor pe Gdrive, de unde puteau fi consultate cu ajutorul aplicației de toți cei interesați s-a lărgit, în sensul că în directorul comenzii se pot adăuga fișiere(documente pdf sau poze) de către șoferi, de către dispeceri și chiar și de către alte tipuri de cont.
Dreptul de redenumire sau ștergere a fișierelor încărcate în directorul comenzii au primit însă doar dispecerii și verificatorul de comenzi.
TUTORIAL:
Inregistrare CMR la Incarcare: https://youtu.be/gLbalXHna-0
Consemnare descarcare marfa (CMR fara rezerve): https://youtu.be/RRtD79Ls_sA
Incarcare CMR-uri in aplicație (Gdrive): https://youtu.be/1UsCPweVfLI
Incarcarea altor documente decat CMR: https://youtu.be/mzZ_ULH-GVE
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Pentru a căuta / șterge documentele scanate și încărcate pentru o comandă anume accesați pagina Caută Documente și, în câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă), introduceți ID-ul comenzii ale cărei documente doriți să le vizualizați / ștergeți. Faceți click pe butonul Caută și vi se va afișa lista documentelor care au fost scanate pentru această comandă. Dacă faceți click pe numele unui document, acesta se deschide într-o fereastră (imagine sau PDF), cu butonul Descărcare Document. Pentru a șterge un document, apăsați coșul roșu din stânga numelui lui și confirmați. Coșul (și creionul pentru redenumire) apar doar dacă contul dumneavoastră are acces la pagina Comandă (order.php) sau la varianta ei verificator (order.verify.php).
Dacă pagina Caută Documente există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa drive.file.list.php .
%
Pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi s-a dezvoltat o pagină dedicată: Verificare Arhivă Comenzi.
Pe pagină alegeți perioada în De la Data și Până la Data și apăsați Caută ID-uri Comenzi. Tabelul arată toate ID-urile, de la cel mai mic la cel mai mare ID de comandă din perioadă; un ID fără comandă apare cu textul Comandă Ștearsă.
Apăsați Directoare pe GDrive: în coloana GDrive apare un buton verde la comenzile care au director pe GDrive, iar un click pe el deschide fereastra Fișiere pentru comanda cu fișierele comenzii. Apăsați Fișiere CMR pe GDrive: în coloana Fișiere cu CMR apar numele fișierelor CMR găsite pentru fiecare comandă. După o verificare devine activă lista cu Toate, Fără Directoare, Cu fișiere CMR și Fără fișiere CMR, care ascunde rândurile care nu se potrivesc.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa: order.drive.file.warning.php .
TUTORIAL:
Verificare Arhiva Electronica CMR uri
%
Scadențarul pentru clienți este o secțiune ce cuprinde de fapt două pagini, una dedicată introducerii încasărilor, denumită Încasări și o pagină denumită Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o încasare, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile încasate, cu alte cuvinte să distribui suma încasată pe facturi, și foarte important, chiar pe comenzi, acolo unde ai, de exemplu, facturi multiple, care cuprind mai multe comenzi.
Există pe pagina de încasări filtre extrem de utile cum sunt: Clientul sau Încasat în ( în care cont bancar).
Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
%
Pagina Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat vehiculul, remorca sau angajatul (șoferul), cu totalizare pe KM parcurși.
Tabelul apare după ce alegeți cel puțin unul dintre filtrele Vehicul, Remorcă, Angajat sau Client și apăsați Caută; perioada implicită este ultima lună.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF sau tipărită, cu butoanele și de pe rândul resursei, în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator în fereastra Foaie de Parcurs.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces la pagina Foaie de Parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar Resurse cuprinde și coloanele Total Încărcări și Descărcări, Comenzi cu ADR și Media Km/30 Zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Filtrul de graniță – implicit pe a treia variantă din listă
La toate paginile în care este nevoie de a clarifica regimul comenzilor care trec granița lunii, în special în paginile Statistici Curse și Statistică Lunară, care au în centrul atenției comanda client, există un filtru de graniță, îl numim noi. În program îl găsiți sub numele Interpretarea Graniței Lunare (numele apare când treceți cu mouse-ul peste iconița filtrului). Lista lui are patru variante, iar a treia este cea implicită.
Cu a treia variantă, (Data Pornire Cursă < De La <= Data Sfârșit Cursă) și (Data Sfârșit Cursă <= Până La), care acum este setată ca implicită, cursele de pe graniță se iau în considerare în luna în care se termină (Data Sfârșit Cursă) și nu în luna în care încep.
%
Pagina Rulaj Transport este orientată pe comenzi care au fost deja executate (sunt deja închise, închise și arhivate, verificate sau facturate).
Este unul din cele mai puternice instrumente de căutare în ce privește activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Client, Toți Utilizatorii, Vehicul, Remorcă, Angajat, Țara Start, Țara Destinație, Perioada, etc.
De remarcat că, în situația în care o comandă a fost executată de mai multe Resurse la cheie, pentru fiecare din aceste resurse la cheie pagina afișează un rând distinct.
Dacă pagina Rulaj Transport există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.manager.php .
TUTORIAL:
https://www.youtube.com/watch?v=W34ltvXVmhs
%
Această pagină pune accentul pe afișarea și totalizarea Km Benef. (Kilometri Beneficiar, acceptați de client) comparativ cu Km Plan. (kilometri planificați proprii) și cu Km Bord (kilometri efectiv parcurși conform kilometrajului de la bord). Pagina mai afișează comparativ și Km GPS, Km Gol, Km Taxab. Estimat și Km Taxab. cf. Beneficiar, precum și Cost Taxă Estimat versus Taxa Achitată de Beneficiar.
Pentru comenzile care au înregistrate contestații (claims) către clienți, în coloana Dif. KM Ben.-KM Plan. [%] apare iconița de reciclare urmată de numărul contestațiilor. Coloana reprezintă diferența între Kilometri Beneficiar și Kilometri Planificați.
Dacă pagina Statistică KM Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
TUTORIAL:
%
Da, aveți și posibilitatea de a face export în Excel cu ajutorul butonului albastru cu iconița Excel (Export în Fișier Excel la trecerea mouse-ului), din dreapta ultimului rând de filtre, lângă butonul Caută. Fișierul conține toate comenzile găsite la ultima căutare, nu doar pagina afișată pe ecran.
Dacă pagina Statistică Kilometri (KM) Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.km.php .
%
Pagina de Statistică Staţionări (Puncte) este un raport despre timpii de staționare la încărcări / descărcări / vamă, etc., astfel încât există posibilitatea de a vedea clar intervalul de timp (diferența) dintre planificat și sosire (coloana Plan.-Sosire), respectiv dintre plecare și planificat (coloana Plecare-Plan.); timpul de staționare apare în coloana Staționare (min.). Pagina conține filtre care pot lărgi foarte mult aria de aplicabilitatea a raportului, cum sunt: Client, Țara, Angajat (șoferul), Toți Utilizatorii (dispecerul comenzii), tipul de punct, perioada, etc. La sfârșitul tabelului programul afișează rândurile Min, Max și Media (timpul minim, maxim și mediu) pentru filtrele selectate.
Această pagină poate fi folosită pentru generarea unei combinații foarte largi de rapoarte privind punctele, de exemplu numărul de încărcări dintr-o anumită țară, total puncte (opriri) într-o anumită localitate pentru un anumit vehicul sau șofer, etc.
Dacă pagina Statistica Staționări (Puncte) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.detail.parking.php .
TUTORIAL:
https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
%
Pagina Statistică Staţionări este un raport. Această pagină poate fi folosită pentru generarea unei combinații foarte largi de rapoarte privind punctele comenzii, de exemplu numărul de încărcări dintr-o anumită țară, total puncte (opriri) într-o anumită localitate pentru un anumit vehicul sau șofer, etc.
Folosind filtrul Țara aveți posibilitatea de a selecta o țară anume și de a căuta comenzile care au avut puncte în țara respectivă, sau după filtrul Denumire Locație, cu ajutorul căruia se pot filtra comenzile după Localitate sau Denumire POI, adică cele care au avut puncte în localitatea respectivă sau în acel POI (locație Point of Interest).
Alegeți și perioada (implicit sunt ultimele 7 zile) și apăsați Caută. Apar doar punctele care au completate Data Sosirii și Data Plecării în perioada aleasă. Comanda se vede în coloana Comanda; dacă apăsați numărul ei, se deschide fereastra Rezumat Comandă.
%
Această pagină reprezintă un raport (statistică) cu privire la comenzile de transport primite de la client și executate de compania dumneavoastră în mod direct (cu propriile autovehicule) sau indirect (prin subcontractori) .
Pagina este înzestrată cu o mulțime de filtre, care permit căutarea după mai multe criterii. Printre cele mai aparte amintim : Țara Start, Țara Destinație, Cu / Fără ADR, 1 (un) șofer sau 2 (doi) șoferi , pe compartimente,
De asemenea, raportul calculează anumiți indicatori foarte utili, cum ar fi total KM parcurși (după bord), total dislocare (KM parcurși gol) total KM Planificați, total KM conform GPS, total KM beneficiar, număr zile execuție, număr zile staționare între comenzi, număr încărcări /descărcări, KM medii între 2 opriri, media KM la 30 de zile, media km/ comandă, Media Nr. Camioane, număr curse FTL sau PTL , calculate conform definiției clientului pentru FTL, tonajul mediu (în KG), etc.
Comenzile sunt afișate tabelar, permițând și exportul în Excel.
Dacă pagina Statistici curse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.emptykm.php .
TUTORIAL:
%
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Toți Utilizatorii, Vehicul, Remorcă, Angajat, Țara Start, Țara Destinație, Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton cu iconiță de legătură (tooltip Leagă Achiziția de o Comandă), iar în partea dreaptă veți găsi un buton cu aceeași iconiță (tooltip Leagă Comanda de Achiziții).
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul cu iconiță de calculator (tooltip Calcul decont) din partea dreaptă a rândului. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul cu iconiță de dischetă (tooltip Salvare decont) din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Odată o comandă închisă și arhivată, se trece la pasul final, adică cel de verificare a comenzii în ansamblul ei - verificarea documentelor, a facturilor, etc. Verificarea se face în pagina Comandă VERIFICATOR, care afișează implicit comenzile în starea Închis și Arhivat. Pentru fiecare comandă puteți apăsa butoanele Avertizări Comandă, Lista Referate Angajat, Lista Facturi, Lista Costuri și, dacă comanda are CMR-uri, CMR.
După ce ați terminat verificarea, apăsați butonul colorat, cu degetul în sus, de deasupra acestor butoane: comanda trece în starea Verificat. Pagina se reîncarcă, iar comanda nu mai apare printre cele în starea Închis și Arhivat; o găsiți alegând în lista de stări Verificat și apăsând Caută. La comenzile verificate butonul are degetul în jos și arată data și ora verificării; dacă îl apăsați, comanda revine în starea Închis și Arhivat.
Dacă dispecerul vrea să modifice informațiile unei comenzi închise și arhivate sau verificate, o trece din nou în starea Închis (în pagina Comandă, cu butonul cu degetul în jos Trecere comandă în starea Închisă din dreptul comenzii); starea Verificat se anulează.
Dacă pagina Comandă VERIFICATOR există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.verify.php .
%
Pagina Avertizări C-zi, prin verificări multiple, sesizează posibile erori sau omisiuni la introducerea informațiilor în comandă. Fiindcă orice statistică folosește informațiile înregistrate in sistem, este esențial ca informațiile primare să fie corect introduse. În acest mod ne vom putea baza și pe informațiile complexe pe care programul le generează.
Alegeți filtrele (de exemplu ID Comandă, Client, Camion, De la Data și Până la Data) și apăsați Caută; până atunci pagina arată doar mesajul „Selectați filtrele.” Din lista Avertizări puteți alege ce tipuri de avertizări căutați. Pentru fiecare comandă cu avertizări, tabelul arată comanda și dispecerul, apoi coloanele DPlec < DSos, Km = 0, Km, DSos, DPlec (un X roșu înseamnă că avertizarea există, o bifă verde că nu) și coloana Avertizări cu celelalte mesaje.
Dacă pagina Avertizări Comenzi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.warning.php .
Tutorial:
Dispecerat - Avertizari Comenzi https://youtu.be/zN5yvLMNzbY
Pagina Avertizări Comenzi: https://www.youtube.com/watch?v=lEUEpadXaGs
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
În momentul când dispecerul a semnalat la un punct de descărcare al comenzii faptul că CMR-ul este cu rezerve, aceste informaţii sunt transmise automat pe această pagină numită Avertizări CMR. Aici veţi găsi toate informaţiile despre comanda (data, nr comandă, client, data şi locul încărcării/descărcării, detalii despre marfă) al cărui CMR a fost cu rezerve, precum şi observaţiile dispecerului care a semnalat acest aspect.
Pe pagina Avertizări CMR puteți alege din lista de filtrare: Descărcate cu Rezerve (afișat implicit), Descărcate Fără rezerve, Nedescărcate sau Toate (Cu/Fără Rezerve). Implicit sunt afișate CMR-urile cu data încărcării din ultima lună; pentru altă perioadă schimbați cele două date din filtru și apăsați Caută.
Dacă pagina Avertizări CMR există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cmr.list.php .
TUTORIAL:
%
KM neproductivi sunt definiți ca diferența dintre Km Beneficiar (plătiți de client) și Km Bord (efectuați, conform bordului).
Diferența (în valoare absolută și/sau în procente) apare și în:
Există și un clasament al șoferilor în funcție de KM neproductivi pe pagina Clasament Șoferi (După Km Neproductivi), alături de cel în funcție de nota acordată de dispecer (După Nota Medie) și cel în funcție de media notelor înmulțite cu gradul de dificultate al comenzii (După Scor (Media Note x Dif.)).
%
Pentru un camion, a verifica kilometri presupune o trasabilitate a kilometrajului autovehiculului. În acest caz vorbim de:
Km parcurși după bord.
Aceste kilometraje se pot transmite/ înregistra /salva cu ocazia opririlor la punctele de încărcare/descărcare, în cadrul comenzilor de transport.
Kilometraje se pot înregistra la alimentare și chiar e necesar să se facă acest lucru pentru calculul consumului de carburant.
Kilometraje se pot înregistra și la începutul zilei de lucru/ al săptămânii sau al lunii, acestea fiind vizibile în pagina Lista Km Bord sau Centralizator Km Bord.
Aplicația mai poate înregistra (chiar automat):
KM planificați (estimați) între două puncte ale comenzii, cu un total al acestora pe comandă.
La fel, se pot înregistra și:
KM conform GPS , între două puncte ale comenzii, cu un total pe comandă. Mai pe larg acestia sunt km traseului vazut din GPS - care este o linie in zig-zag cumva, chiar daca aproape de cea reala - ea totusi este mai scurta de regula cam cu 1% decat km bord. Km GPS sunt utili in situatia in care nu puteți citi de la distanta km bord, si introduceți km bord de pe foile de parcurs. In acest caz aveți posibilitatea sa verificați daca diferenta dintre km bord este (aproape) aceeasi cu km traseului conform GPS. În situația tot mai des întâlnită în care cititi automat Km Bord din sistemul GPS integrat în soft-transport, atunci rubrica KM GPS îsi pierde din relevanță, pt ca ar însemna să verificăm, de ex. Webeye cu Webeye sau Wialon cu Wialon.
Așa încât avem pentru comandă posibilitatea să comparăm Km Parcurși după Bord, KM Planificați, KM GPS și în plus:
KM Beneficiar, adică KM luați în calcul (acceptați) de client la calculul tarifului.
Aplicația mai folosește noțiunile de:
KM pe gol - KM efectuați de camion până la prima încărcare- dislocarea ;
KM parcurși în grupaj - Total KM efectuați conform bord, de fiecare camion în parte, de-a lungul traseului grupajului.
Km planificați grupaj - KM planificați (estimați) calculați de planificatorul de rute Here Maps, pornind de la traseul (punctele grupajului aranjate cronologic).
Rapoarte sau statistici legate de KM sunt mai multe în aplicație, enumerăm pe cele mai uzuale: Rezumate Comenzi / Grupaje , Foaia de Parcurs, Itinerar Resurse, Statistică KM Comenzi, Centralizator Km Bord, Rulaj Camion, etc.
Ce se întâmplă dacă Km Parcurși într-o comandă diferă semnificativ de KM Planificați sau de Km Beneficiar?
Dacă Km Parcurși sunt mai mari decât KM Planificați (de regulă se întâmplă acest lucru), verificați procentul depășirii - 1% - 1.5% ar fi oarecum normal, din cauza modului în care lucrează planificatoarele de rute. Dacă această diferență este mai mare aveți posibilitatea să verificați direct pe hartă devierile de la traseu, prin suprapunerea rutei Here salvate de dispecer, cu ruta efectuată în mod real, preluată din sistemele GPS integrate în soft-transport.
Dacă șoferul a greșit, atunci se poate întocmi un Referat Angajat pentru KM neproductivi.
Dacă Km Planificați sunt mai mari decât KM Beneficiar (de regulă se întâmplă și acest lucru) verificați procentul depășirii - în practică 1% - 2% ar fi oarecum normal, din cauza modului în care lucrează (sunt personalizate) planificatoarele de rute ale clienților. Dacă această diferență este mai mare, atunci ar trebui să verificați ruta planificată de dispecer și dacă aveți posibilitatea să o confruntați cu harta clientului. Dacă dispecerul a greșit atunci i se poate întocmi un Referat Angajat pentru KM neproductivi. Dacă clientul a greșit atunci se poate întocmi o Contestație pentru diferență KM.
De remarcat că Km neproductivi înseamnă și taxe de drum achitate în plus !
Atât KM parcursi după bord, Km pe gol, KM Planificați, Km GPS, Km Beneficiar pentru o comandă, procentul Km neproductivi, cât și Referatele Angajați pentru KM, respectiv Contestațiile la Clienți le puteți regăsi tabelar într-o singură pagină, Statistica KM Comenzi (https://www.youtube.com/watch?v=plkmBRBHuVc).
Și mai departe? Dacă clientul răspunde pozitiv contestației, rămâne de văzut ! Dar intern, în compania proprie, ce facem? Ne mulțumim cu referatele? Sau avem niște posibilități / instrumente de prevenire a Km neproductivi? Cu alte cuvinte, cum facem să nu ardem (sau să ardem cat mai puțin) gazul și timpul degeaba?
Ei bine, nu poți corecta ceva ce nu cunoști, sau cum se mai spune în business, nu poți îmbunătăți ceva ce nu măsori!
Rolul referatelor nu este de a penaliza pe cei ce au greșit, fie ei șoferi sau dispeceri. Rolul lor e de a înregistra problemele, pentru a le corecta, pentru a îmbunătăți activitatea atât cât se poate. Și întotdeauna se poate !
Soft-Transport pune la dispoziție instrumente pentru a îmbunătăți activitatea în sensul reducerii Km neproductivi.
Acestea sunt:
SABLOANE RUTE– Rute standard la nivel de companie, vizibile atât șoferilor cât și dispecerilor! Foarte important, harta HERE pe care aceste șabloane pot fi vizualizate este interactivă, se poate vizualiza până la nivelul de detaliu pe care și-l dorește șoferul!
Pagina CLASAMENT ȘOFERI generează un clasament și în funcție de KM neproductivi , KM neproductivi fiind definiți ca diferența dintre KM beneficiar (plătiți de client) și KM efectuați (conform bord). Astfel pot fi identificați cei mai grijulii/atenți șoferi cu privire la KM, cât și cei care mai au nevoie de îndrumare și atenționare.
Pe pagina INDICATORI DISPECER v2 se pot vizualiza pe mai multe luni, pe rândul Dif Km Benef-Km Bord (%), procentul de KM Neproductivi pentru comenzile gestionate de acel dispecer.
Și cum un procent mare al KM neproductivi poate avea ca și cauză specificul unei client , pagina STATISTICA SOFT CLIENTI ne oferă acest indicator comparativ pentru toți clienții, în timp ce pagina STATISTICA LUNARĂ ne oferă acest indicator referitor la un client, pe mai multe luni, în dinamică.
Alte topicuri utile (întreabă-l pe Easy):
KM neproductivi
Statistică Kilometri (KM) Comenzi
TUTORIALE:
%
La rubrica Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comandă a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi și poze. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru Exclus Tip, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Sistem de avertizare tip fereastră pop-up,
Programul are un sistem de avertizare tip fereastră pop-up numit Valabilități, care cuprinde valabilitățile care expiră (camioane, remorci, angajați, parteneri), comenzile active mai vechi de un număr de zile și comenzile fără puncte mai vechi de un număr de zile. Dacă baza de date nu a fost salvată de mai mult de 7 zile, fereastra avertizează și despre asta. Această fereastră pop-up apare la toți utilizatorii (mai puțin șoferii), cu o anumită frecvență care poate fi setată din partea de administrare, în pagina Variabile, la Interval (ore) pt. fereastra pop-up de avertizări, implicit ea fiind setată la 3 ore. Fereastra se poate deschide oricând și cu butonul Valabilități din bara de sus.
Numărul de zile după care o comandă activă sau o comandă fără puncte apare în fereastră se setează tot în pagina Variabile, la Avertizare Comenzi Deschise mai vechi de (zile) și Avertizare Comenzi Fără Puncte mai vechi de (zile).
Dacă o comandă client este executată cu camionul altei firme (subcontractor), iar punctele ei nu sunt cuprinse într-o comandă subcontractor (contract), programul afișează o avertizare în două locuri:
În pagina Avertizări C-zi, unde apar doar comenzile care nu mai sunt active, pe rândul comenzii apare mesajul punctele … nu sunt în contract. (Resurse de la subcontractor.). Pentru a vedea doar aceste comenzi, alegeți în filtrul Avertizări varianta Puncte care nu sunt în contract.
În fereastra Trecere comandă în starea Închisă, deschisă cu butonul de pe rândul comenzii din pagina Comandă, mesajul apare la sfârșitul tabelului. Dacă toate punctele sunt în contract, apare „-”.
Punctele Punct 0, Poziție, Problemă, Deschidere Resursă și Închidere Resursă nu sunt luate în calcul.
%
Harta Google este integrată în fereastra de înregistrare a unei firme (POI), folosită la adăugarea punctelor de Încărcare/Descărcare. Când firma nu există încă, apăsați butonul Înregistrare Firmă Nouă. În fereastra Înregistrare Firmă, butonul Harta deschide fereastra Harta POI, unde harta Google caută pe hartă firma sau adresa introdusă. Cu butonul de pe unul dintre rezultate se completează automat Adresă Firmă, Latitudine și Longitudine (coordonatele GPS).
În pagina Comandă, pe rândul comenzii, butonul Ruta Comandă (Google Maps) deschide fereastra Rută Comandă. Pe harta Google sunt afișate punctele comenzii, iar în tabel sunt afișați kilometrii dintre puncte (coloanele Mark, Tip, Locația, Distanța). Punctele de tip Poziție nu sunt afișate, cu excepția celui marcat ca Punct Curent.
Km calculați de Google pot fi salvați direct în comandă, cu butonul Salvează Km, în coloana Km Planificat (în interfața nouă: Km Plan.). Programul cere confirmarea: Salvarea va suprascrie Km planificați.
La sfârșitul tabelului, după Total Km Comandă, se mai afișează Km Rămași Până la Destinație: kilometrii de la punctul marcat ca Punct Curent până la destinația finală.
Pentru a vizualiza poziția curentă a mașinii pe harta Google , din partea stânga jos apăsați butonul portocaliu Telematic și pe hartă vi se va afișa poziția vehiculului sub forma unui balonaș portocaliu.
Aici dorim să atragem atenția asupra importanței POI-urilor înregistrate. Un POI reprezintă o anumită locație având salvat un nume și coordonatele GPS (de regulă sunt firmele unde are loc încărcarea/descărcarea). Dacă punctul comenzii are un POI cu coordonate GPS, harta Google afișează locația indicată prin coordonatele GPS. Dacă punctul nu are coordonate GPS, harta caută locația după datele punctului (de exemplu localitate, țară, numele firmei și adresa, conform setării din administrare Secvența de interogare pt. Google Maps). Dacă nu este ales un POI, harta caută localitatea punctului și afișează centrul localității.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) Comanda (Google Maps): https://youtu.be/3HgibOq3NY8
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
În aplicație sunt integrate hărțile HERE.
Aceste hărți oferă 2 facilități suplimentare față de hărțile Google: rute pentru camioane și calculul taxelor de drum aferente unui traseu.
Rutele (traseele) pot fi salvate cu butonul Salvare Hartă și pot fi vizualizate pe harta interactivă ori de câte ori este nevoie, cu butonul Vizualizare Ruta Salvată, precum și în pagina Rută Comenzi. Șoferii pot vedea harta salvată de către dispecer din conturile lor de șoferi.
În funcție de volumul de trafic de date pe care șoferii îl au la dispoziție puteți alege ca aceștia să aibă acces la harta interactivă sau doar la o imagine statică cu ruta salvată.
La harta HERE punctele traseului se pot defini ca puncte cu oprire (de ex. Încărcările / Descărcările) sau fără oprire (punctele Via, sau punctele tip Poziție ale Comenzii). Pentru fiecare punct din lista rutei există o bifă, cu explicația Stop Over în fereastra din pagina Comandă și Cu oprire/Fără oprire în pagina Harta HERE. Astfel, pentru definirea unui punct VIA nu e nevoie de o mărire la maxim a hărții, deoarece la calculul rutei se ține cont de o rază de tranzit în jurul punctului fără oprire. Această rază se poate schimba din partea de administrare (setarea Raza de Tranzit în metri).
Pe pagina Harta HERE, cât și pe harta HERE din pagina Comandă, puteți căuta o localitate pe hartă. Din colțul stânga sus faceți click pe butonul verde Căutare localitate pe hartă (iconița lupă), care vă deschide fereastra de căutare. Introduceți numele localității. Vi se vor afișa rezultatele căutării sub formă de listă numerotată, iar pe hartă va apărea un balonaș numerotat pentru fiecare rezultat din listă.
Alte detalii care vă pot fi utile:
La calculul rutei puteți dezactiva restricțiile de tonaj/dimensiuni, cu bifa Fără Restricții.
Direct pe hartă, cu click dreapta, se afișează adresa (cu codul poștal, dacă există) și coordonatele, iar în același meniu puteți alege Copiere adresă, Copiere coordonate, Adaugă marker pe hartă sau Căutare Parcare, Benzinărie, etc. (parcări, benzinării sau alte facilități).
La dispeceri, la harta HERE de la comandă, pe lângă butonul Actualizare Puncte din Comandă, care reface punctele traseului din punctele comenzii, există butonul Act. Puncte Comandă (cu VIA), care face același lucru, însă păstrează punctele VIA definite până la acel moment de dispecer. Când deschideți fereastra hărții HERE a unei comenzi care nu are încă puncte de rută, punctele comenzii se completează singure în lista punctelor rutei, fără să apăsați vreun buton; cele două butoane de actualizare le folosiți ulterior, când vreți să refaceți punctele din punctele comenzii.
La Generare Rută, taxele de drum sunt afișate și fără TVA și cu TVA (coloanele Cost Taxe de Drum fără TVA și Taxe de Drum cu TVA); la trecerea mouse-ului peste valori se văd sumele pe fiecare țară. La salvarea rutei, taxele de drum se salvează ca cost estimat cu taxa de drum (fereastra Cost Taxe Drum Comandă, coloana Cost Taxă Estimată (EUR)), implicit la valoarea fără TVA. Dacă se dorește ca salvarea să se facă la valoarea cu TVA, acest lucru poate fi setat din partea de administrare.
La Generare Rută se afișează și Km totali, respectiv Km taxabili pentru fiecare țară (la trecerea mouse-ului peste valorile din tabel și la tipărirea rutei, în coloanele Km Total și Km Taxabili). Km taxabili se salvează la salvarea rutei în coloana Km Taxab. Estimat din fereastra Cost Taxe Drum Comandă.
Există posibilitatea de a vizualiza harta în regim full screen, cu butonul albastru Ecran Complet din colțul stânga sus.
La tipărirea unei rute (butonul Tipărire Hartă), fereastra Selectați ce doriți să tipăriți permite alegerea secțiunilor care se tipăresc (tipărire selectivă): Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km.
Pe harta Here de la dispeceri balonașele punctelor de încărcare/descărcare sunt numerotate
S-a adăugat un filtru pe utilizator (Toți Utilizatorii, cu grupele Dispeceri și Alți utilizatori) la pagina Rută Comenzi.
La pagina Harta Here există posibilitatea de a muta punctele rutei în sus sau în jos cu săgeți
Tot la pagina Harta Here am introdus niște iconițe pentru setarea rapidă a parametrilor pentru diferite tipuri constructive (standard) de mașini.
Harta HERE salvată este accesibilă și din fereastra pop-up pentru Rezumat Comandă.
TUTORIAL:
Ruta (Traseu) comanda (Here Maps): https://youtu.be/zW7vB9-DO9Y
Alte tutoriale referitor la secțiunea Dispecerat a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVqlE8Tn-aR23KJY5AJiKQ9
%
Setări posibile în partea de administrare:
1. Numărul de alternative pe care le va genera harta (default este 1, care înseamnă 1 rută + 1 alternativă).
Pentru stabilirea alternativelor, în partea de administrare deschideți pagina Listă Variabile, unde în tabel (coloana Cod) identificați linia here_map_route_alternatives. Cu butonul cu ochi verde de pe linie se deschide fereastra Modificare Variabilă; în câmpul Valoare introduceți cifra cu numărul de alternative generate și apăsați Salvare. De exemplu dacă valoarea este 1 programul va genera harta din punctul A în B și va mai genera încă o alternativă în plus. Dacă valoarea o modificați în 2 vor fi generate o rută + încă 2 alternative. Pentru orice altă valoare (de exemplu 3) se folosește 1.
2. Dacă în contul șoferului rămâne sau nu posibilitatea de a accesa harta interactivă (lucru consumator de trafic de date), dar util.
Tot în pagina Listă Variabile, la linia here_map_driver_type: dacă valoarea este 1, în contul șoferului programul va afișa butonul Poză Traseu (poză cu traseul hărții), iar în cazul în care valoarea este modificată în 2 va mai apare și butonul portocaliu Hartă Interactivă, unde se deschide harta interactivă cu traseul și cu posibilitatea de a face zoom până la nivel de stradă și cu posibilitatea de a vizualiza inclusiv indicatoarele de restricții de camioane.
3. Toleranța în metri între un Via Point (marker pe hartă) și un traseu generat de planificatorul de rute. Acest lucru este util, când se adaugă un punct Via și nu e nevoie să mergem cu precizia poziționării acestuia pe hartă, la extrem, până la nivelul benzii de rulare. Variabila here_map_waypoint_transit_radius se ocupă de acest aspect pentru punctele fără oprire (căsuța Cu oprire/Fără oprire din linia punctului este debifată), și ea poate fi modificată la rândul ei. Implicit ea este setată la 5000 de metri.
4. Valori estimate pentru Cost Vehicul (EUR/Km) și Cost Șofer (EUR/Oră). Ele apar în fereastra Parametri Rută (butonul Parametri), la Cost Șofer, Vehicul, și pot fi schimbate acolo pentru fiecare rută. Dacă la tipărirea hărții bifați Cost șofer/oră și Cost vehicul/km, pe pagina tipărită apar aceste costuri, calculate din durata și lungimea rutei, și Total Costuri. Valorile implicite se pot schimba în variabilele here_map_parameter_vehicle_cost, respectiv here_map_parameter_driver_cost.
Pagina Harta HERE este gândită ca un planificator de rute accesibil din afara zonei de comenzi dispecer. El poate fi accesat de oricine are această pagină în meniu.
Pentru a calcula un traseu punctele de plecare / sosire se adaugă cu ajutorul butonului + (Adăugare Punct). În linia ce apare, în căsuța Adresa este suficient să introduceți doar numele localității, iar programul va recunoaște automat țara, iar treseul se va face din centru orașului start în centrul orașului destinație.
Pentru o rută mai exactă se poate introduce langa localitate, țara și adresa exactă (câmpurile cu coordonate GPS se vor completa automat). După stabilirea punctelor pentru traseu generarea hărții propriu-zise se face cu ajutorul butonului Generare Rută.
Punctele traseelor pot fi modificate/ configurate, prin introducerea de via-point-uri. Pentru aceasta apăsați butonul portocaliu Creare Marker pe Hartă, iar pe harta va apărea un marker portocaliu care poate fi mutat cu ajutorul mouse-ului unde se dorește. După stabilirea pozitiei markerului el trebuie adăugat între punctele traseului, lucru care se face cu ajutorul butonului + (Inserare Poziție Marker (după)) din liniile punctelor din tabelul din dreapta paginii. Markerul va fi adăugat DUPĂ punctul la care s-a apăsat butonul , și pentru recalculare apăsați butonul Generare Rută.
Alternativele traseelor generate apar sub fereastra cu harta propriu-zisă, diferențiat prin culori. Prin bifarea / debifarea căsuței de la liniile rutelor generate, acestea apar / dispar de la hartă. Tipărirea hărții generate se face cu ajutorul butonului imprimantă din dreapta liniei cu informațiile despre traseul generat. În fereastra Selectați ce doriți să tipăriți puteți bifa Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km, apoi apăsați Tipărire.
Dacă pe harta generată veți face zoom la nivel de stradă, drumurile cu restricții de tonaj, dimensiuni, restricții de greutăți pe axe, restricții de transport ADR specifice camioaneor vor fi marcate cu roșu, iar pe drumul respectiv veți găsi și semnele de circulație cu limitările/ restricțiile respective.
Pe lângă generarea unei rute această pagină oferă și posibilitatea de a căuta locații cu facilități în jurul unui marker (de exemplu benzinării, parcări, service-uri, spălătorii auto, moteluri, farmacii, bănci, treceri de frontieră). Pentru aceasta, cu butonul portocaliu Creare Marker pe Hartă introduceți un marker pe hartă și apăsați butonul verde cu lupă Căutare Parcare, Benzinărie, etc. În fereastra Selectați ce facilități doriți bifați facilitățile care doriți să se afișeze pe hartă, alegeți Raza (în km, implicit 50) și apăsați butonul Vizualizare. Pe hartă vă vor apărea balonașele care marchează locațiile cu facilitățile de interes.
În partea de jos a ferestrei aveți posibilitatea de a selecta din căsuța Selectare tip marfă ADR tipul de marfă ADR pe care îl transportați (selectare multiplă), și din căsuța Tunel Interzis cf. doc. categoria de tunel pe care doriți ca traseul generat să o excludă.
Butonul de Parametri va deschide fereastra cu setările parametrilor.
După generarea traseului și finalizarea lui se poate face o poză cu acest traseu generat cu ajutorul butonului - poză- de deasupra tabelului cu puncte. Apăsați butonul iar programul va genera automat imaginea respectivă. Acesta poate fi salvată oriunde cu ajutorul unui click dreapta.
%
Pagina Șablon Rută conține lista șabloanelor de rută (trasee) salvate din pagina Harta HERE. Cele bifate în coloana Standard sunt rutele standard, agreate la nivelul companiei. O astfel de rută standard este vizibilă pentru consultare și în contul șoferului, pe harta interactivă.
Pentru a fi salvate, aceste rute trebuie generate în prealabil pe pagina Harta HERE, unde după generare apare, în dreptul variantelor de rute oferite de program, butonul Salvare Hartă ca Șablon. Programul cere denumirea și descrierea șablonului. Ca să fie rută standard, șablonul se bifează apoi în coloana Standard din pagina Șablon Rută.
Pentru a tipări o cotație pentru un traseu, apăsați butonul verde cu harta (Șablon Rută) din rândul șablonului, iar în fereastra care se deschide apăsați butonul Tipărire, de lângă Închidere. Se deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, în care bifați ce intră în document: Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km. La cele două costuri puteți schimba denumirea (implicit Cost Șofer și Cost Vehicul) și valoarea (în EUR/oră, respectiv EUR/km; maximum 100000). Modificările sunt valabile doar pentru această tipărire, nu schimbă șablonul. Apăsați apoi Tipărire; documentul se deschide într-o filă nouă și arată traseul și costurile alese, iar la final Total General.
O astfel de rută standard, salvată ca șablon, se poate suprapune pe harta HERE interactivă, în pagina Comenzi, împreună cu ruta planificată la dispeceri. Pentru aceasta folosiți butonul Șablon și alegeți șablonul în fereastra Selectare Șablon; în ea apar doar șabloanele standard.
De asemenea, în pagina Rută Comenzi se pot vizualiza simultan pe aceeași hartă ruta salvată de dispeceri, traseul camionului (butonul Rută Telematic) și rutele standard la nivel de companie (butonul Șablon).
De remarcat că o comandă care are generată o rută, atunci când se salvează ca și șablon comandă, nu se salvează și ruta ei în șablon și nici taxele de drum - pentru că ele depind de parametrii camionului, se pot modifica în timp și, în plus, atunci când se generează o comandă nouă din șablon, punctele comenzii se pot modifica ulterior (șterge/adăuga alte puncte).
Dacă pagina Șablon Rută există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa here.route.model.php .
TUTORIAL:
Pastila de (Soft) Transport - Rute Standard (Sablon): https://www.youtube.com/watch?v=eBQ9OYJae6Q
%
În pagina Rută Comenzi se pot vizualiza simultan pe aceeași hartă ruta salvată de dispeceri, traseul efectuat de șofer și rutele standard (șabloanele agreate) la nivel de companie.
Pe pagina de Rută Comenzi apare fiecare comandă care are o rută salvată de către dispeceri. Cu ajutorul butonului -harta verde - deschideți fereastra de Ruta Comandă. În această fereastră pe hartă apare cu culoarea albastră traseul hărții așa cum a fost el salvat, iar in partea de jos a ferestrei apare butonul albastru Rută Telematic.
Prin apăsarea butonului se va deschide fereastra de Selectare Vehicul. Pe rândul vehiculului al cărui traseu doriți să-l suprapuneți pe hartă apăsați, la sfârșitul rândului (dreapta), butonul cu - bifa verde -, iar traseul pe care l-a parcurs vehiculul conform sistemului de monitorizare va apărea cu culoarea neagră. În acest fel dacă veți mări harta aveți posibilitatea de a compara cele două trasee în paralel, fiind foarte ușor de indentificat diferentele între harta planificată și traseul parcurs. Lângă butonul de Rută Telematic apare și o casuța de checkbox cu ajutorul căreia aveți posibilitatea de a afișa (bifa) sau elimina (debifa) traseul parcurs de vehicul pe hartă.
De remarcat că din sistemul de monitorizare prin GPS se preia traseul efectuat de camion pentru perioada afișată în fereastra Selectare Vehicul, în coloanele Început și Sfârșit: de la cea mai mică până la cea mai mare dată Sosire Planificată dintre punctele comenzii executate cu acel vehicul. Pentru Wialon perioada apare împărțită pe mai multe rânduri, de câte 24 de ore.
Mai mult, în partea dreapta , lângă butonul de Rută Telematic se găsește și butonul Șablon, astfel având posibilitatea de a afișa comparativ pe aceași hartă toate cele trei trasee, ruta planificată de dispecer cu ruta efectuată de camion și ruta salvată ca și șablon.
TUTORIALE:
Harta HERE integrata in aplicatia Soft-Transport - Versiunea 16 (4 mai 2018) :
https://www.youtube.com/watch?v=HfDNR68YT4k&list=PLJm1BrFpDpHUDb8pVXo0ibrI_JC4x1qZH&index=17&t=1685s
%
Planificatoarele de rute sunt o parte importantă a afacerii de transport, din cel puțin două considerente:
Ne ajută să optimizăm rutele pe care camioanele urmează să meargă , atât ca și număr de kilometri, cât și ca taxe de drum.
Ele sunt un instrument de referință între transportator și clientul său, în baza căruia se face de multe ori calculul de tarif.
Există mai multe planificatoare de rute pe piață. Ceea ce vă oferim noi este o integrare cu hărțile HERE.
Printre cele mai importante utilizări ale hărților Here în Soft- Transport menționăm:
salvarea rutei generate (planificate) pentru o singură comandă sau mai multe comenzi (în caz de grupaj)
salvarea automată a costului estimat cu taxa de drum pentru fiecare comandă
analiza traseului executat de autovehicul comparativ cu cel planificat (salvat) în aceeași fereastră, pe aceeași hartă
salvarea unor rute standard/șabloane agreate la nivel de companie
vizualizarea de toți cei interesați (dispeceri șoferi, manageri) a hărților salvate, incluzând restricțiile de tonaj și dimensiuni, precum și cele de ADR.
și încă altele.
De reținut că tariful Licenței HERE este de 1 euro / camion/ lună.
Materiale din Help Integrat, pe care le puteți accesa folosind Întreabă-l pe Easy și apoi tipări:
Harta Here
Harta Here - setări
Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI
Integrarea hărților HERE și pentru GRUPAJE
Resurse video (tutoriale):
Harta HERE integrata in aplicatia Soft-Transport - Versiunea 16 (4 mai 2018)
https://www.youtube.com/watch?v=HfDNR68YT4k&list=PLJm1BrFpDpHUDb8pVXo0ibrI_JC4x1qZH&index=18
Generare Ruta (Traseu) comanda (Here Maps) in Soft-Transport
https://www.youtube.com/watch?v=zW7vB9-DO9Y
Pagina Rute (Trasee) Comenzi
https://www.youtube.com/watch?v=NT-iH-icgEE
Rute standard (Sablon)
Pastila de (Soft) Transport - Telematics - Pozitionarea camionului comparativ cu ruta planificata
https://www.youtube.com/watch?v=Y55DJoEWCSA
Harte Here pe Euload
https://www.youtube.com/watch?v=G9us_fUwqb8
%
Pagina Contestații este o secțiune pentru urmărirea și evidența Contestațiilor care apar pe parcursul derulării contractelor de transport.
În situația în care prețul transportului nu e stabilit paușal, ci conform unei înțelegeri contractuale, pe baza unei formule de calcul care are la bază KM planificați , taxe de drum și alți parametri, se întâmplă (din păcate frecvent) ca suma calculată de client să nu fie cea corectă. În acest caz se impune formularea unei contestații și obținerea contravalorii corecte a serviciului de transport.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
Beneficiarii acestei secțiuni sunt cei care facturează sau verifică comenzi, contabilii și evident managerul. Sunt 4 pagini care fac parte din această secțiune : Contestații (în 2 variante), Machete Contestații și Sinteză Contestații.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
TUTORIAL:
%
O contestație poate fi înregistrată din pagina de Facturare, fereastra de înregistrare facturi si credit-note-uri, mai precis din linia de înregistrare a unui Credit Note.
O altă modalitate de înregistrare este cea din pagina de Verif. Comandă (în versiunea STANDARD în contul de tip verificator comenzi, în varianta LIGHT în contul de Control).
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
%
Accesați pagina Facturare și identificați comanda cu probleme.
Din coloana Factura, deschideți fereastra de Facturare Comandă. În partea dreapta, la linia credit note-ului apăsați butonul portocaliu de înregistrare a contestațiilor, buton care va deschide fereastra de Contestații pentru Credit note-ul aferent comenzii respective.
În partea de jos a ferestrei apăsați butonul verde Adăugare Contestație. În fereastra de înregistrare completați informațiile despre Referință Client (informații cu ajutorul căreia clientul va putea să identifice cu ușurință despre ce comandă sau lot de marfă este vorba). La Detalii Contestație introduceți textul cu descrierea problemei, Suma Contestată și selectați Moneda.
În cazul în care contestația se trimite clientului imediat puteți introduce Data Expedierii și Mod Expediere a contestației. Dacă contestațiile sunt trimise calup, într-o anumită zi a săptămânii, lăsați Data Expedierii și Mod Expediere necompletat și dați Salvare. Mai târziu, Data Expedierii și Mod Expediere se pot completa pentru mai multe contestații odată: în pagina Contestații bifați contestațiile trimise și apăsați butonul (Modificare Expediere).
%
Din tipul de cont Verificator Comenzi, accesați din meniu pagina de Contestații. În partea dreaptă la fiecare rând (contestație) veți găsi butonul verde , cu ajutorul căreia aveți posibilitatea de a modifica detaliile înregistrate, de a mai completa informații ulterioare despre Data Soluționării, Suma Acceptată, informații despre Document Încasare, Data Încasare și Observații Soluționare.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
%
Contestația salvată poate fi ștearsă atât de pe pagina Facturare, cât și de pe pagina Verif. Comandă.
Pe pagina de Facturare, în fereastra de înregistrare facturi si credit-note-uri, cu ajutorul butonului portocaliu deschideti fereastra de Contestații. Pentru a șterge contestația apăsați butonul din partea dreapta a contestației respective.
Pe pagina Verif. Comandă, cu ajutorul filtrelor identificați comanda a cărei contestație se dorește a fi ștearsă, și apăsați butonul Lista Facturi din partea de jos a comenzii. În fereastra Facturi Comandă, pe rândul de tip Notă de Calcul, cu ajutorul butonului portocaliu deschideti fereastra de Contestații și apăsați butonul din partea dreapta a contestației respective.
%
Pentru a putea trimite aceste contestații prin email la clienți există posibilitatea de a genera și un tabel Excel cu ele, tabel care poate fi atașat cu ușurință la e-mail. Pentru generarea tabelului cu contestațiile accesați din meniu pagina Contestații, bifați căsuțele din fața contestațiilor și apăsați butonul albastru din capul de tabel. Se va deschide o fereastră unde prin bifarea / debifarea elementelor puteți personaliza ce elemente să conțină tabelul generat, în funcție de cerințele clientului. Selectați limba în care să se genereze tabelul, și apăsați butonul Generare.
Dacă pagina Contestații (în varianta View) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.view.php .
%
În cazul în care prin verificarea comenzilor se constată anumite greșeli ale clienților care se repetă, ca atare și textul contestației, adică explicația problemei se repetă (este aproximativ aceeași pentru mai multe contestații), se pot crea șabloane pentru contestații. Textele acestor șabloane pot fi preluate la întocmirea contestațiilor: în fereastra contestației alegeți macheta din lista Machetă, iar textul ei apare în câmpul Detalii Contestație (numai dacă acolo nu ați scris deja un text).
Pe pagina Machete Contestații cu ajutorul butonului din capul tabelului deschideți fereastra de Înregistrare Machetă Contestație. În căsuța Nume Machetă dați o denumire machetei, iar în câmpul Text Machetă introduceți textul care doriți să fie preluat ca text al contestației după care apăsați butonul Salvare.
Dacă pagina Machetă Contestații există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.template.list.php .
%
Aceste machete pot fi modificate oricând cu ajutorul butonului verde creion, care deschide fereastra de Modificare Machetă Contestație. În cazul în care doriți să ștergeți o machetă, acest lucru este posibil folosind butonul din partea dreaptă a machetei.
Dacă pagina Machetă Contestații există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa appeal.template.list.php .
%
Suport Soft Transport
Online