Dați-mi voie să mă prezint.
Mă cheamă Easy și sunt mascota Soft-Transport.
De regulă, eu vă transmit detaliile de implementare a noilor versiuni și tot eu sunt cel care caut în manualul de utilizare al aplicației (help-ul aplicației) și vă răspund la întrebări.
De oriunde din program dacă faceți click în căsuța Întreabă-l pe Easy și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant am să vă pun la dispoziție ceea ce găsesc.
Nu sunt singurul care vă poate ajuta în utilizarea aplicației.
Mai aveți la dispoziție Help-ul Integrat pe Pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
De asemenea, foarte utilă și folosită este căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră. Paginile care nu sunt în meniul dumneavoastră nu apar în rezultate. Pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
Dacă totuși vă loviți de aspecte pe care nu le înțelegeți, găsiți inadvertențe și erori sau aveți întrebări colegii mei de la Relații Clienți vă stau la dispoziție la numărul 0756-777722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
Vă doresc mult spor în toate.
Prietenul vostru,
Easy
Pentru AJUTOR folosește:
- click în căsuța întreabă-l pe Easy (din bara de sus) și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant Easy vă pune la dispoziție ceea ce găsește.
- Ajutor integrat pe pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
- căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră; paginile pe care nu le aveți în meniu nu apar în rezultate. În schimb, pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
- Tutoriale (www.soft-transport.com/demo.php)
- Manualele de Utilizare pe departamente și / sau profesii
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
- Manualul de implementare:
Manual de implementare pentru pachetele STANDARD & CONVENIENT:
https://euload.com/file/manual_de_implementare_pe%20capitole_%20standard.pdf
Manual de implementare pentru pachetul LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_light.pdf
Manual de implementare pentru pachetul ULTRA LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_UltraLight.pdf
ANEXE MANUALE:
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_Scrisori_Personal.pdf
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_MODEL_SMS.pdf
-serviciul Relații Clienți la numărul 0756 777 722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
%
Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.
Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.
%
O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini) în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.
Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).
De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.
Dacă pagina Lista Pagini există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .
%
O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .
%
Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.
În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.
Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.
Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare.
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
%
Q&A Soft-Transport
În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh
În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon
Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).
Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.
Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.
De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.
Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.
%
În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:
1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.
2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.
3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) .
Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s
%
Acest lucru se poate face din butonul cu steag (Selectare limbă) din bara de sus, unde alegeți Română sau English, prin combinația de taste rapide CTRL + SHIFT + 3 sau din pagina Modificare Utilizator, la câmpul Limba Aplicației.
În prezent interfața aplicației o puteți găsi în limba română și limba engleză.
#
Meniul setat implicit pentru un nivel (un grup de utilizatori ) se poate personaliza de către fiecare utilizator, din punct de vedere al aranjării și grupării .
Unde: butonul „Personalizează meniul” din bara de meniu (sub caseta de căutare a paginilor). Setările se salvează automat, separat pentru fiecare utilizator.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Personalizează meniul” — meniul intră în modul de editare. Faceți click pe o categorie ca să o deschideți.
2. Reordonați paginile prin tragere (apucați rândul paginii) — inclusiv dintr-o categorie în alta.
3. Ascundeți / afișați o pagină cu ochiul din dreptul ei.
4. Paginile ascunse rămân recuperabile: în modul de editare ele rămân în meniu, estompate și cu ochiul tăiat; apăsați din nou ochiul ca să le readuceți. În afara modului de editare paginile ascunse nu se văd în meniu.
5. Ieșiți din modul de editare cu un nou click pe „Personalizează meniul” — totul e deja salvat.
Categoriile în sine sunt cele definite de administrator în Structură Meniu.
Există și posibilitatea ca fiecare utilizator să își poate foarte ușor configura paginile Favorite , pe care le folosește cu precădere sau pe care le consideră utile.
În acest fel, partea de sus a meniului va fi personalizată, conținând paginile pe care le-a ales (favorite), în ordine alfabetică.
Pentru acest lucru se poate folosi:
– pagina Modificare Utilizator - pentru ștergere
– Pagina Lista Pagini – pentru căutare și adăugare pagini favorite
%
In pagina de Modificare Utilizator există posibilitatea de a seta o listă de clienţi şi ţări favorite. Aceşti clienţi, respectiv țări favorite vor fi poziţionate primele in orice listă de selecție pentru Client și Ţară in toate ferestrele de selecţie din soft.
Accesaţi pagina Modificare Utilizator (butonul Setări utilizator din partea de jos a barei din stânga), unde la Selectează Client alegeți clientul după care faceţi click pe butonul albastru Adaugă client în Lista Favoriți. După ce aţi adăugat clienţii favoriţi în listă, faceţi click pe butonul verde Salvare modificări din secțiunea clienților. Puteți avea cel mult 5 clienți favoriți.
Pentru adăugarea de ţări favorite în această listă repetaţi procedura descrisa inainte, cu Selectează Țară, Adaugă țara în Lista Favoriți și propriul buton Salvare modificări al secțiunii țărilor (cel mult 5 țări).
Dacă pagina Modificare Utilizator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.modify.php .
%
O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).
Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.
Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).
Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.
Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.
În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !
Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .
%
Motto:
Nimic mai complex decât contabilitatea unei firme de transport !
Obiectivul nostru principal este de a asigura o contabilitate primară integrată în aplicație, alături de alte secțiuni ale Soft-Transport : dispecerat, facturare, întreținere parc auto, service auto, subcontractori, alimentări / consumuri, stocuri.
În acest sens aplicația permite:
- Înregistrarea achizițiilor (cheltuielile firmei).
- Centru de cost (profit) pe fiecare camion.
- Analiza de costuri (cheltuieli) în dinamică (comparativ pe mai multe luni).
- Înregistrarea plăților.
- Întocmirea automată a Scadențarului pentru furnizori.
- Gestiune Stocuri , cu tipărire Recepții, Bonuri de consum, Bonuri de Transfer.
- Evidența Obiectelor de Inventar date în folosință
- Verificarea facturilor de taxe de drum.
- Reconcilierea facturilor de combustibil.
- Stabilirea cu ușurință a alunecărilor între luni (de exemplu alimentări efectuate în luna aprilie, dar facturate în luna mai).
- Transparență în procesul de facturare, cu verificarea rapidă a facturării integrale a comenzilor.
- Înregistrarea încasărilor.
- Întocmirea automată a Scadențarului de clienți.
- Generare automată a Registrelor de Trezorerie (Casă și Bancă).
- Înregistrarea transferului dintre diferitele conturi de trezorerie (care se pot defini în număr nelimitat).
- Operare Avansuri spre decontare și a plăților justificative ale deconturilor, inclusiv tipărirea automată a Dispozițiilor de Plată, Încasare și a Deconturilor.
- Acces la detaliile procesului de facturare, a situației predării documentelor la client, a notelor de credit și a contestațiilor, la evidența rezervărilor de tren/feribot proprii sau prin clienți, la situația intervențiilor service, etc.
Cu alte cuvinte, o viață mai ușoară pentru contabili, dublată de o siguranță mai mare a finanțelor companiei, prin chei de control multiple și eficiente!
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.
Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.
Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri).
În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.
%
Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.
La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .
Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay
%
Rubrica 
Lista Parteneri (client.verify.list.php) oferă spre adaugare / vizualizare / modificare, aşa după cum indică şi numele, lista partenerilor cu care programul operează, cu detaliile aferente.
De menţionat că Lista Partenerilor poate cuprinde atât clienţii cât şi subcontractorii (care sunt furnizori), cu alte cuvinte firmele partenere, sau pe scurt colaboratorii. Între parteneri va trebui să figureze şi firma proprie, atât timp cât există în activitatea de transport şi situaţii în care cursa se execută în regie proprie.
Firmele pot să se afle în una din cele doua stări: active sau inactive (pentru care nu mai există relaţii comerciale şi care nu vor mai apărea în filtrele pentru parteneri).
În pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, un partener nou se adaugă cu butonul (Adaugă un nou partener) din colțul dreapta-sus al tabelului. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei inactivi îi găsiți alegând Inactiv sau Toate (Active și Inactive) în filtrul de stare. Pe fiecare rând aveți: căsuța din coloana Activ, (Modificare/Vizualizare), (Încarcă Documente), (Adăugare/Modificare persoane de contact) și (Compartiment).
Baza de date Parteneri este diferită de baza de date 
Contact Partener. În această din urmă se înregistrează persoanele de contact ale firmei partenere, cu numerele de telefon (mobil și birou) şi adresele de email.
Se pot înregistra mai mulți clienți cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii deja înregistrate în sistem.
Există și o paginăde tip View (client.list.php), denumită tot Listă Parteneri, unde apare lista de clienți și furnizori înregistrate în soft, dar fără posibilitatea de a modifica datele companiei. Totuși de pe această pagină se pot adăuga sau modifica Observațiile operaționale (cerințe și instrucțiuni de operare ale partenerului) sau Observațiile generale.
Pe pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, în colțul dreapta-sus a fost introdus un buton mov (Export Emailuri în Fișier). Astfel aveți posibilitatea de a descărca un fișier cu lista de email-uri a partenerilor selectați pe pagină, prin intermediul filtrelor (doar cei care au completat adresa de email). Lista completă a partenerilor selectați se exportă în Excel cu butonul Export în Fișier Excel, de lângă el.
Ambele variante ale paginii Listă Parteneri afișează lista pe pagini de câte 100 de rânduri. Când sunt peste 100 de rezultate apare și alegerea rânduri / pagină (100 sau 200). Deasupra și sub tabel vedeți Total (numărul de rezultate) și puteți trece de la o pagină la alta; filtrele, sortarea și căutarea rămân aplicate când schimbați pagina.
Butoanele Export în Fișier Excel și Export Emailuri în Fișier țin cont de aceleași filtre ca lista: căutarea după CIF sau denumire, țara, linia de business, tipul de partener, bonitatea, limba, starea (Activ / Inactiv / Toate) și Compartimentul. Ele cuprind toți partenerii care corespund filtrelor, nu doar pe cei de pe pagina afișată (în fișierul cu emailuri intră doar cei care au adresa de email completată).
Pe fișa partener (client,subcontractor) care se deschide ori de câte ori faceți click pe numele unui partener, s-a introdus un buton albastru numit Contacte . Cu ajutorul acestui buton poate fi accesată mai rapid lista de persoane de contact ale clientului respectiv (butonul apare doar dacă partenerul are cel puțin un contact activ și aveți pagina Contact Partener în meniu).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
TUTORIALE:
Inregistrare Partener (Client si Furnizor): https://youtu.be/gs3XW159Yvk
Fisa Partener (Client sau Furnizor): https://youtu.be/peV62uqG_SI
Inregistrare Persoana de contact: https://youtu.be/oz7ZM1eSnCU
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Din pagina Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.
Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.
Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.
De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Obs. Operațional (în pagina Listă Parteneri apare ca Obs. Operaționale) este un câmp din baza de date Parteneri (Clienți) unde aveți posibilitatea să introduceți, de exemplu, instrucțiuni care sunt de urmat atunci când o mașină ajunge la clientul respectiv pentru o operațiune de încărcare/ descărcare, modul de preluare/predare a remorcii, de predare a documentelor, echipamentul obligatoriu în dotare și alte detalii legate de operarea serviciului de transport.
Textul introdus în această căsuță este vizibil și în contul de tip șofer, inclusiv lângă detaliile punctelor de Încărcare/Descărcare.
%
În cadrul paginii de 
Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport închise din perioada aleasă în filtre.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare, la câmpul Preț din fereastra de facturare, există posibilitatea de a prelua automat sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Tarifarul unei comenzi se deschide cu butonul din coloana Calcul Tarif, de pe rândul comenzii (pe buton vedeți litera T, iar după ce tarifarul a fost salvat, totalul calculat). În partea de sus a ferestrei Tarif Comandă, deasupra machetei, vedeți kilometrii comenzii: Km Gol, Km Bord, Km GPS, Km Planificați și Km Beneficiar, ca să-i aveți la îndemână când calculați tariful.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia, iar la câmpul Dedicat pentru alegeți o variantă care conține Facturare.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
Această rubrică din contul de administrator este folosită pentru generarea automată și salvarea cursului valutar pe care aplicația îl va folosi (de exemplu în fereastra de întocmire a facturii, înaintea printării ei. Preluarea cursului valutar din această rubrică calculează automat factura în moneda propriei țări).
Cursul valutar din listă se actualizează zilnic, la prima logare a oricărui utilizator din ziua respectivă, nefiind necesară modificarea lui.
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți butonul de descărcare (cu alegerea Excel sau CSV), prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate. Pentru programul SAGA, pagina Predare date SAGA pregătește un pachet cu facturile perioadei, pe care îl descărcați cu butonul Descarcă pachetul.
%
În pagina 
Lista Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din zona de filtre (alegeți Excel sau CSV din lista de lângă buton). În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Format Dată și Tip Date, apoi apăsați Continuați.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Aceasta pagină, numită 
Cifra de Afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Clienți Ocazionali / Clienți Contractuali, Bonitate (numărul de stele). etc. Implicit sunt afișate ultimele 3 luni încheiate (luna curentă nu este inclusă); pentru alte luni schimbați De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, atât pentru persoane fizice, cât si pentru companii, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă Client (BT-13) , Nr. Fact. Iniț. (BT-25) și Data Fact. Iniț. (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă Client se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF. Pentru aceasta, în fereastra deschisă cu butonul alegeți DA la câmpul Cu PDF (implicit este NU).
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF. Dacă sunt erori, ele se afișează în fereastra Lista Erori la Validare.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Interogare Stare E-Factură , care va fi vizibil până când factura primește starea Acceptat sau Neacceptat. Rezultatul apare în coloana Stare: Acceptat (bifă verde), Neacceptat (X roșu) sau Prelucrare (roți dințate).
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere apare doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura) și la facturile cu starea Neacceptat.
%
La prima accesare a paginii E-Factura (efactura.list.php), pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
Transmiterea unei facturi întocmite în Soft-Transport în sistemul RO E-Factura al ANAF se face folosind pagina E-factura efactura.list.php . La prima utilizare a acestei pagini și după fiecare expirare a cheilor de acces (la fiecare 90 de zile) va fi nevoie să treceți prin procesul de autorizare. Pentru acest lucru consultati topicurile respective din Help.
Dacă procesul de autorizare a fost deja parcurs, pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, aveți de făcut următorii pași:
- Obligatoriu - Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura.
- Recomandat: Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere.
- Obligatoriu - Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul
- Recomandat: Interogare Stare E-Factură
- Recomandat: Descărcare fișierul .zip de pe site-ul ANAF care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport.
!! Aveți posibilitatea să efectuați o Verificare multiplă Stare și Descărcare multiplă pe server (în Baza de date) a fișierelor .zip de la ANAF folosind butonul E-Factura ;
- Recomandat: Descărcare pe calculatorul dvs. a acestui fișier .zip, cu butonul .
- Recomandat: Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Neacceptat , marcat în program printr-un X roșu; starea se aduce de la ANAF cu butonul Interogare Stare E-Factură. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului plătitor de TVA trebuie să conțină indicativul de țară (de ex. RO12345678). La un client neplătitor de TVA, CIF-ul se trece fără indicativ. Programul recunoaște clientul plătitor de TVA doar după indicativul din fața CIF-ului din fișa partenerului, nu după câmpul Facturează cu TVA. Dacă CIF-ul nu are indicativ, e-Factura se face ca pentru un client neplătitor de TVA, fără codul lui de TVA. De aceea, la clienții plătitori de TVA verificați ca CIF-ul să înceapă cu RO.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , deschideți pagina Listă Țară si asigurați-vă că în coloana Cod ISO 3166-1 Alpha-2 aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Textul de la coloana Denumire a unui rând din factură depășește 100 de caractere. La Salvare, în fereastra Modificare Informații E-Factură, apare mesajul „Denumire produs este lung (max. 100 caractere)”. Editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
%
Atunci cand cheile expiră ele trebuie reînnoite. Pentru acest lucru, intrati in contul de administrare (/admin), accesati pagina Variabile si căutați cu CTRL+F variabilele:
efactura_access_token
efactura_refresh_token
efactura_access_token_date
efactura_refresh_token_date
Stergeți continutul variabilelor (casuța Valoare) folosind butonul de modificare din dreapta variabilelor.
După aceea accesați din nou pagina E-Factura (efactura.list.php) din contul de Control sau orice alt utilizator care are în meniu această pagină.
Pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
Pentru facturile în altă monedă decât RON, de ex. EUR, cursul valutar nu se transmite la ANAF ca valoare separată, pt ca ANAF nu are dedicat un camp, o căsuță pentru curs valutar, după cum nu are dedicat nici un camp pentru valoarea totala fara TVA in RON, adică baza la care se aplică TVA. Singura informatie solicitata si permisa de ANAF este valoare in RON a TVA.
Dacă factura are curs valutar, programul îl trece doar ca text în căsuța Observații a e-facturii (de forma „Cursul de schimb:…”), unde îl puteți vedea în fereastra Modificare Informații E-Factură (butonul Modificare informații E-Factură). Căsuța Rata de Schimb din aceeași fereastră nu se transmite la ANAF.
Se poate verifica si in fisierul XML pe care il descărcati ce anume se retine de ANAF.
Cursul valutar si valorile in RON sunt insa necesare clientului dvs. Solutia se află la dânsii. Adică, prin softul lor contabil , se poate calcula cursul valutar împărtind valoarea TVA in RON la valoarea TVA în Euro, ambele fiind informatii care se regăsesc în xml-ul generat de ANAF.
Așa procedează si pagina E-factura General : la Tipărire E-Factură (butonul cu imprimantă de pe rândul facturii) apare Curs Valutar Calculat, un curs valutar calculat din informatiile preluate de la ANAF cu privire la valoare TVA in RON si Valoare TVA in Euro.
%
înregistrarea Workshop-lui privind e-Factura, este disponibila la adresa:
https://www.youtube.com/watch?v=_j2uXOaYmGY
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje. Se deschide fereastra „Descărcare Mesaje E-Factură ANAF pentru intervalul:”, în care alegeți Dată Început și Dată Sfârșit și apăsați Interogare Mesaje E-Factură ANAF
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos . Cu același buton de tiparire veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Dată Mesaj, Dată Descărcare, Dată Factură și să căutați după Nr. Factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Pe pagina E-factura General s-a interpretat și situatia in care facturile au tipul 381 , Nota de creditare: în coloana Tip apar ca Trimis CN sau Primit CN, iar pentru ele nu apare butonul de tipărire. Marcajul apare după ce e-factura a fost descărcată pe server cu butonul E-Factură. Din aceste documente nu se preiau numărul facturii, data, partenerul și valoarea, așa că aceste coloane rămân necompletate, iar filtrele după Partener, Dată Factură și Nr. Factură nu le găsesc. Rândurile marcate astfel nu apar nici la Facturi Primite (varianta aleasă implicit de pagină), nici la Facturi Trimise; pentru a le vedea alegeți varianta Toate în filtrul după tipul mesajelor.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Pentru paginile incasări, plăti, deconturi etc sunt necesare introducerea denumirii conturilor de trezorerie: casă și bancă. Acestea pot fi introduse din partea de administrare a programului /admin.
Accesați pagina Conturi, iar cu ajutorul butonului +albastru din partea dreapta sus deschideți fereastra de Înregistrare Cont Trezorerie. La Moneda selectați moneda contului, iar la Denumire Cont în Română - denumirea contului (Ex: Banca ABC; programul nu are un câmp separat pentru IBAN). La Denumire Cont în Engleză puteți scrie denumirea în engleză. La Observații se pot adăuga alte denumiri sau informații - de exemplu cine e responsabil de acel cont, existând posibilitatea în aplicație de a identifica/căuta un cont de trezorerie după observațiile respective.
După completarea căsuțelor de mai sus, pentru finalizare, dați salvare.
De remarcat că aplicația permite definirea a oricâte conturi de trezorerie: caseria centrală, alte caserii, conturi curente la bănci, conturi legate de carduri bancare, etc.
În pagina Registre Trezorerie programul afișează câte un registru (jurnal) pentru fiecare cont de trezorerie care are operațiuni până la data din Până la Data.
&
Pentru inregistrarea unui operatiuni intre conturi, accesati pagina 
Oper. Conturi Trez. Pe aceasta pagina faceti click pe iconita albastră din partea dreapta-sus, iconita care va deschide fereastra de inregistrare . Completati campurile din aceasta fereastra si dati salvare.
Dacă la Tip Operațiune alegeți Operațiune de Reglare Sold, operațiunea nu mută bani între conturi: la Din Cont se alege Alegeți Contul (niciun cont) și Suma Scos rămâne 0, la În Cont se alege contul, iar suma din Suma Depus se adaugă la soldul acelui cont, de la data operațiunii (o sumă negativă îl scade).
Dacă pagina Operațiuni Conturi Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.list.php .
%
Aceasta modificare se poate efectua in pagina Oper. Conturi Trez. Aici vi se deschide o pagină cu operațiunile din perioada aleasă la De la Data și Până la Data (implicit, de acum o lună până mâine). Identificati operatiunea pe care doriti sa o modificati si faceti click pe iconita verde din linia operatiunii respective, care va deschide fereastra de modificare. Dupa modificare dati click pe Salvare.
Dacă pagina Operațiuni Conturi Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.list.php .
%
Această secțiune este extrem de importantă pentru controlul fluxurilor de numerar ale companiei și ale disponibilităților acesteia. Conturile societății deschise la bănci și caseria sau caseriile dacă aveți mai multe, se pot defini în partea de administrare a aplicației, în pagina Conturi.
În cadrul paginii 
Registre Trezorerie se afișează sub formă tabelară toate mișcările, precum și soldurile de început și sfârșit, pentru toate conturile bancare sau de caserie ale firmei, pentru o anumită perioadă de timp. Din cadrul acestei pagini cu ajutorul butonului se poate tipări Registrul de Casă sau Bancă, individual pentru fiecare cont din tabel.
Operațiunile de Încasări clienți sau Plăți furnizori se preiau automat din paginile Încasări și Plăți Achiziții. La fel și ridicările / restituirile de numerar de către angajați se preiau automat din cadrul secțiunii Avans Decontare.
Pentru a înregistra transferurile de numerar între bănci, sau între casă si bancă, precum și schimburile valutare puteți folosi pagina de Oper. Conturi Trez.. Aceste operațiuni se înregistrează cu ajutorul butonului de adăugare din colțul dreapta sus, buton care va deschide fereastra de Înregistrare Operațiune Între Conturi. Tot în această fereastră, la Tip Operațiune aveți posibilitatea de a alege Operațiune de Reglare Sold. Acest lucru este în mod special util atunci când în urma inventarierii numerarului sau prin confruntare cu extrasele de cont bancare există diferențe pe care nu ați reușit să le identificați și doriți să mergeți în continuare cu un alt sold decât cel rezultat din calcule. Dacă selectați această operațiune, programul va face automat calculele pentru viitor ținând cont de diferențele care au fost înregistrate prin confruntare la data respectivă. O altă operațiune pe care o puteți înregistra în această secțiune este schimbul valutar. Pur și simplu în acest caz alegeți conturile (cu monede diferite) între care are loc operațiunea.
Pagina Registre Trezorerie prezintă mai multe coloane: Sold Inițial, Sold Final, Încasări, Plăți , Operațiuni de Transfer, centralizate pe o anumită perioadă, pentru fiecare cont de trezorerie în parte.
Coloanele Sold Inițial și Sold Final sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
În cadrul coloanele de Încasări și Plăți, situațiile în care valoarea incasată diferă de repartiția pe facturi, programul afișează o avertizare sub forma iconiței ;
Dacă pagina Registre de Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.report.php .
%
Legat de Creditare Societate de către o persoană fizică (cel mai adesea patronul) - cel mai natural si mai eficient mod de înregistrare este să definiti un cont de trezorerie pe numele persoanei fizice respective - in relatia cu firma in acest caz, persoana fizica functioneaza ca si o bancă.
Acordarea de imprumut si restituirea de imprumut catre societate se poate opera prin pagina Oper. Conturi Trez. - Transfer între conturi .
După înregistrarea operatiunilor respective, puteti genera pe pagina Registre Trezorerie un desfasurator at transferurilor dintre persoana fizică si societate si in plus puteti urmari si soldul obligațiilor către aceasta.
%
Scadențarul pentru clienți este o secțiune ce cuprinde de fapt două pagini, una dedicată introducerii încasărilor, denumită 
Încasări și o pagină denumită 
Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o încasare, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile încasate, cu alte cuvinte să distribui suma încasată pe facturi, și foarte important, chiar pe comenzi, acolo unde ai, de exemplu, facturi multiple, care cuprind mai multe comenzi.
Există pe pagina de încasări filtre extrem de utile cum sunt: Clientul sau Încasat în ( în care cont bancar).
Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Pentru a înregistra un tip de cont trebuie să accesaţi contul de administrare. Acolo accesaţi pagina 
Conturi. Cu ajutorul butonului albastru din colţul dreapta sus vi se va deschide fereastra de Înregistrare Cont Trezorerie, unde va trebui sa selectaţi la Moneda moneda in care se fac incasările şi completaţi Denumire Cont în Română (Banca Xy - Cont EURO sau Numerar prin Casă); puteți completa și Denumire Cont în Engleză și Observații. După care daţi Salvare.
%
În pagina Încasări, în colţul dreapta-sus apăsați butonul albastru , care va deschide fereastra de Înregistrare Încasare. In această fereastră completaţi la Încasat în contul în care s-a efectuat încasarea, la Data ziua cand s-a făcut plata, selectaţi la Client clientul care a efectuat plata. Introduceți la Document numarul documentului, precum și Suma încasată.
Este foarte important pentru Scadențarul de Clienți (Situație Facturi și Încasări) ca suma încasată să fie repartizată pe facturi.
În acest sens, cu ajutorul butonului verde Adaugă Facturi vi se va deschide o fereastră cu lista facturilor clientului respectiv (coloana Neachitat arată cât mai este de plată din fiecare factură), de unde va trebui să adăugaţi, cu ajutorul butonului albastru din dreptul facturii, factura la care doriţi să înregistraţi plata. Implicit, lista arată facturile din perioada de la 4 luni în urmă până la o lună în urmă (cele două câmpuri de dată din partea de sus a ferestrei, după data facturii); pentru facturi mai noi schimbați a doua dată și apăsați Caută.
Pentru fiecare factură adăugată, coloana Încasat arată implicit cât mai este de plată din factură; o puteți modifica, de exemplu pentru o plată parțială. Programul va compara automat totalul din coloana Încasat (la o altă monedă se ține cont de Rata de Schimb) cu Suma încasată şi dacă ele corespund, totalul Suma distribuită pe facturi se marchează cu culoarea verde (altfel, cu roșu). Pentru a finaliza înregistrarea apăsaţi butonul albastru Salvare.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
%
Pentru a inregistra incasarea unei facturi anume, accesati pagina Încasări. Cu ajutorul butonului albastru deschideti fereastra de Inregistrare Incasare. Selectati clientul facturii respective, si faceti click pe butonul verde Adauga Facturi.
In fereastra Lista filtrată a facturilor neachitate pentru clientul (urmat de numele clientului), în partea de sus, gasiti filtrele, cu ajutorul careia veti putea cauta dupa Nr. Factură, ID Comandă sau o perioada anume (cele două câmpuri de dată, după data facturii). Implicit perioada este de la 4 luni în urmă până la o lună în urmă; pentru facturi mai noi schimbați a doua dată. Faceti click pe butonul verde de cautare. Din lista facturilor care apar (coloana Neachitat arată cât mai este de plată) selectati una sau mai multe facturi cu ajutorul butonului albastru. Aveti posibilitatea de a selecta Toate cu butonul albastru, dupa care inchideti fereastra, si dati salvare in fereastra de Inregistrare Incasare.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
%
..
În pagina Încasări vă apar sub forma tabelară incasările înregistrate cu informaţii despre numărul de document, data incasării, clientul care a efectuat plata, tipul de cont unde au fost încasați banii şi valoarea sumei încasate. Implicit sunt afișate doar cele din ultima lună; pentru alte perioade schimbați filtrele De la Data și Până la Data și apăsați Caută. In dreptul fiecărei linii găsiţi butonul verde de modificare, cu ajutorul căreia vi se deschide fereastra de Modificare Încasare. Aici aveţi posibilitatea de a modifica, adăuga sau sterge informaţiile.
De reținut că încasările înregistrate nu pot fi sterse, însă ele pot fi modificate si in fereastra de modificare valoarea sumei încasate se modifica in 0 si se sterg toate facturile selectate, cu pictograma (Șterge rândul) din dreptul fiecărei facturi.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
%
Situație facturi și încasări, reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Pentru a emite o chitanță aferentă incasării în numerar pentru o factura, accesați pagina Încasări. Dupa înregistrarea informațiilor despre incasare și salvarea lor, în dreptul liniei respective, in partea dreaptă apare butonul cu imprimantă. Apăsați-l și se deschide, într-o fereastră nouă, pagina Confirmare Încasare (Chitanță), de unde o puteți tipări. Pagina conține chitanța în 2 exemplare (Exemplar 1 și Exemplar 2), fiecare cu informațiile despre data si nr document,
client, valoare (suma apare și în cuvinte, pe rândul Suma in cuvinte), și cu loc de semnatură pentru casier.
%
Atunci când se înregistrează o încasare pe pagina Încasări, prima căsuță care trebuie completată e Încasat în, adică contul în care are loc încasarea (de ex. Casă, Bancă) .
Atunci când se ajunge la căsuța Document, în care se introduce numărul documentului de încasare, utilizatorul are posibilitatea de a apăsa pe butonul portocaliu din partea dreapta a căsuței: Generare Număr Încasare.
Aplicația va propune, mai bine zis va completa automat căsuța Document, cu numărul obținut prin încrementare cu 1 a numărului de document al ultimei încasări înregistrate pentru contul ales (cea cu data cea mai recentă). Dacă pentru contul ales nu există nicio încasare anterioară, butonul nu completează nimic și numărul se scrie manual.
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la aproape orice tip de punct (nu și la Punct 0, Poziție și Problemă; de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul 
Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina 
Listă Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteți folosi un punct de tip Terminal Feribot/Tren, și completați data și ora rezervării la Sosire Planificată, locul îmbarcării (Țara, Localitate și Caută Firmă), precum și detaliile legate de rezervare: tipul ei (Rez. Proprie sau Rez. Prin Client), Nr. Rezervare (referința), Valoare fără TVA (costul), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la Rezervat la Compania se poate alege compania care gestionează podul și/sau la Alte Detalii Rez. se poate scrie ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Listă Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Listă Rezervări, cu butonul cu creion Modificare valoare Furnizor și Beneficiar din dreptul rezervării. Dreptul de a modifica valoarea rezervărilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are în meniu pagina Lista Facturi (invoice.php).
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare fără TVA din fereastra punctului sau la Val. Furniz. excl. TVA din pagina Listă Rezervări (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana Rezervări Proprii af. Subcontractori, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subc. (EUR).
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
În pagina Listă Rezervări apăsați butonul Caută, iar în tabel vedeți toate rezervările înregistrate în comenzi de către dispeceri. Pe această pagină aveți posibilitatea de a filtra informațiile după o anumită perioadă, după țară, după rezervări făcute de client sau rezervările proprii, sau cele care au fost facturate sau nu.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Factura se înregistrează în pagina Listă Rezervări.
Alegeți filtrele (de exemplu De la Data și Până la Data) și apăsați Caută. În tabelul cu rezervările identificați rezervarea căreia doriți să îi înregistrați factura. În partea stângă bifați căsuța de la rezervarea respectivă (puteți bifa mai multe) și faceți click pe iconița clips ce se află deasupra coloanei. Se deschide fereastra Factură Rezervare. În această fereastră completați Cod Factură, Data Factură și, dacă doriți, Observații, apoi dați click pe butonul Salvare.
După salvare, informațiile despre factură apar în coloana Fact. Furnizor, din partea dreaptă a tabelului.
Dacă pagina Listă Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, apare un buton galben (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor), lângă Punct 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care apare aceeași resursă la cheie (camionul subcontractorului, cu remorca și șoferii alocați) și care nu sunt deja pe altă comandă subcontractor activă.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră (Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat) unde trebuie introdus Preț Fără TVA, adică prețul transportului agreat cu subcontractorul, și eventual Observații particulare. Tot aici alegeți Contact (contactul subcontractorului) și Macheta.
Cu butonul Vizualizare puteți vedea comanda ca ciornă (PDF), înainte de a o emite; abia după acționarea butonului Salvare devine definitivă, considerându-se emisă (programul vă arată numărul ei și vă întreabă dacă o tipăriți), și o veți regăsi în pagina 
C-zi Subcontractor. În urma emiterii anumite detalii (data planificată, țara, localitatea, firma, kilogramele, lungimea de podea) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se anulează întâi comanda subcontractor (butonul Anulare Contract; dacă are Note de Calcul sau Facturi înregistrate, acestea trebuie șterse mai întâi), după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi anulată din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina C-zi Subcontractor (butonul Anulare Contract). Nu poate fi ștearsă deloc, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina C-zi Subcontractor se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina C-zi Subcontractor există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email (bifați contractele și apăsați butonul cu plic din antetul tabelului). În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție câmpul Contact, în care alegeți contactul subcontractorului (sau îl adăugați cu semnul +), și butonul Salvare și trimitere prin email, activ când contactul ales are o adresă de email validă. Textul pentru emailul automat se poate personaliza în pagina Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile și notele de calcul ale subcontractorilor sub forma unei liste, Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor.php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, 
Client, 
Toți Utilizatorii, 
Vehicul, 
Remorcă, 
Angajat, 
Țara Start, 
Țara Destinație, 
Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
Pentru subcontractori, mai bine zis pentru comenzi subcontractate aveți posibilitatea de a calcula valoarea serviciului de transport prestat de subcontractor și de a emite propriile Note de calcul (Credit Note-uri).
Nota de calcul pentru comenzile executate de către subcontractori, este asemănătoare Notei de credit pe care o primiți la rândul d-voastră de la clienți. Acest lucru va fi util în special celor care dispecerizează camioane și ai căror subcontractori sunt angajați în baza unor tarife contractuale, în funcție de KM și/sau alte variabile.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Accesaţi zona de administrare a aplicației, folosind contul admin. Apoi accesaţi pagina 
Machetă Notă Calcul. Pe această pagină veţi găsi o machetă standard pe care aveţi posibilitatea să o personalizaţi cu ajutorul butonului de modificare .O machetă poate fi multiplicată dacă faceţi click pe butonul . Aveţi posibilitatea de a crea şi machete noi, iar pentru acesta faceţi click pe butonul albastru din colţul dreapta sus a paginii.
La oricare variantă (machetă nouă, multiplicată sau modificată) dacă selectaţi un subcontractor în câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul, macheta respectivă va fi vizibilă doar la emiterea notelor de calcul pentru comenzile emise către subcontractorul respectiv. Dacă câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul rămane necompletat, macheta va fi vizibilă la emiterea oricărei note de calcul, indiferent de subcontractor. Completaţi informaţia în câmpurile Unitate de măsură generică şi Cantitate generică, informaţiile fiind preluate automat in nota de calcul propriu-zisă, dupa care faceţi click pe butonul Salvare Detalii Machetă Notă de Calcul.
Zona din partea dreaptă reprezintă nota de calcul propriu-zisă, asa cum va arăta ea la tipărire. Pe coloana din partea stânga a paginii (cele de pe fundalul verde) sunt informaţii care vor fi preluate automat din comenzile suncontractor inregistrate de dispeceri. Oricărui element i se poate aloca o zonă anume în spaţiul destinat notei de calcul (partea dreaptă a paginii). Această alocare se face simplu prin tehnica Drag and drop ( Ţineţi apăsat cu mouse-ul elementul respectiv de la iconiţa si trageţi elementul din stânga până la zona grafică din dreapta unde se dorește a fi alocat)
Se pot adăuga şi elemente noi de tip text liber daca faceti click pe butonul Adăugare element text simplu, care vor apărea în culoarea verde. Aceste elemente de text liber pot fi modificate dacă faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra de modificare, după care daţi click pe butonul de Salvare.
În admin, la Machetă Notă Calcul există și un preview (butonul Previzualizare Macheta Curentă).
%
Lista notelor de calcul si a facturilor primite de la subcontractori le găsiți în pagina 
Listă Facturi Subcontractor.
Pe această pagină veţi găsi sub formă tabelară lista notelor de calcul care au fost emise din program și a facturilor primite de către subcontractor (implicit, cele din ultima lună). În partea de sus a paginii veţi găsi mai multe filtre, având posibilitatea de a filtra lista facturilor dupa Subcontractor, Vehicul, Remorcă, Facturate sau Nefacturate, Note de Calcul sau Facturi Subcontractori, Perioada, etc
Dacă pagina Lista Facturi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa creditnote.view.php .
%
Pentru a emite o notă de calcul, intrați în pagina C-zi Subcontractor. Pe această pagină sunt afișate comenzile emise către subcontractori din perioada aleasă în filtrele De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună).
Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din dreptul comenzii subcontractor pentru care doriți să emiteți nota de calcul.
Se va deschide fereastra de întocmire a notei de calcul. Apăsaţi butonul verde Adaugă Rând Nou şi completaţi linia notei de calcul, respectiv Cod, Data şi Valoare Fără TVA, dupa care daţi click pe butonul albastru Salvare. După salvare în dreptul liniei înregistrate faceți click pe buton albastru . Selectaţi macheta pentru nota de calcul, limba și varianta de preț. Toate celelalte câmpuri ce au fost completate automat rămân editabile, având posibilitatea de a le edita după nevoile dvs.
Dacă este necesar cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul de Salvare și Tipărire.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite notă de calcul simultan pentru mai multe comenzi subcontractor, intrați în pagina C-zi Subcontractor.
Folosind filtrele din partea de sus a paginii selectaţi subcontractorul (filtrul Subcontractor) pentru care doriţi să întocmiţi nota de calcul. Bifați check-box-ul din partea stângă a comenzilor subcontractor pentru care doriţi să emiteți nota de calcul, după care faceţi click pe iconita aflată deasupra coloanei. Aceasta va deschide fereastra de înregistrare aferentă comenzilor selectate unde, după completarea câmpurilor, faceţi click pe butonul verde Generare notă de calcul.
Dacă este necesar, cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul Salvare şi Tipărire
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Din motive de siguranţă o notă de calcul tipărită (după Salvare şi Tipărire) nu mai poate fi modificată (codul, tipul, valorile şi moneda se blochează), însă ea poate fi ştearsă şi refăcută din nou. Pentru a şterge o notă de calcul intraţi în pagina C-zi Subcontractor şi identificaţi comanda subcontractor pentru care doriţi să ştergeţi nota de calcul emisă. Faceţi click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. unde se deschide fereastra cu linia notei respective. Cu ajutorul butonului rosu, ştergeți linia respectivă, astfel veţi putea să reîntocmiţi o nouă notă de calcul chiar cu acelaşi număr.
Dacă nota de calcul a fost emisă multiplu, pentru mai multe comenzi subcontractor, în momentul ștergerii, programul vă va atenționa care mai sunt comenzile subcontractor pentru care s-a emis această notă de calcul; la confirmare, nota se şterge de la toate.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să modificați factura. Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective. În fereastra care se deschide o să apară linia cu factura deja înregistrată. Pentru modificarea unei facturi, efectiv modificați informația din linia respectivă, după care dați click pe butonul albastru Salvare. Pentru ștergerea facturii faceți click pe butonul roșu . Dacă același număr de factură este înregistrat și la alte comenzi subcontractor, programul le arată în fereastra de confirmare (NR Document, ID Contract), iar factura se șterge de la toate. Dacă programul răspunde cu mesajul Factura are înregistrat încasare., factura nu se poate șterge.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să înregistrați factura primită și faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective, care deschide fereastra de înregistrare. În această fereastră faceți click pe butonul verde Adaugă Rând Nou, unde completați la Cod -numarul facturii, selectați la căsuța Tip varianta Factura Subcontractorului, in câmpul Data introduceți data facturii, la Data Primirii Doc. scrieți data primirii documentelor, completați Scadent (data scadenței) și Valoare Fără TVA (valoarea facturii) după care apăsați butonul albastru Salvare.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite ceea ce se numește un Debit Note către un subcontractor, există 2 variante:
- prima, a emite de fapt o factură pentru subcontractor, atunci când de exemplu refacturați o asigurare CMR sau prestarea unui serviciu (de ex. de dispecerizare), în acest caz nefiind vorba de o comanda de transport anume, subcontractorul achitând această factură ca orice alt client sau fiind de acord explicit cu compensarea facturii respective contra serviciilor de transport prestate de el.
- a doua, e emite o Notă de Calcul cu valoare negativă (echivalentul unui Credit Note cu minus) , în cazul în care acea valoare negativă este legată de un anumit Contract/Comanda de Transport cu Subcontractorul respectiv. Firesc ar fi ca această Notă de Calcul negativă să diminueze Factura pe care Subcontractorul v-o emite. Emiterea unei Note de calcul se face de pe pagina C-zi Subcontractor.
%
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată din contul de Contabil (sau Control în varianta Light și Ultra Light), în pagina 
Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din coltul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre documentul de achiziție, numărul documentului, data respectiv scadența achiziției și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare introduceți detaliile propriu-zise ale achiziției (cheltuielii).
Tot în partea de sus a ferestrei sunt Nr. Recepție și Data Recepție, iar linkul Documente: Aviz / Comandă / Proformă deschide câmpurile pentru Aviz, Comandă și Proformă. Dacă documentul e incomplet (de exemplu are număr, dar nu are dată), la Salvare programul afișează un mesaj și vă întreabă Continuați salvarea?
Dacă achiziția se referă la un produs care intră pe stoc veți bifa prima căsuță Stoc si veti selecta gestiunea in care va intra. Data Receptiei este data la care se considera ca intra produsul in stoc.
Dacă achiziția este directă (nu intră pe stoc, ci se consumă, este o cheltuială imediată) pentru un camion, remorcă sau angajat veți selecta tipul de cheltuială si resursa.
Completați informațiile despre cantitate (lângă ea alegeți unitatea de măsură: buc, m, l, set, rolă, kg, m² sau m³), valoare unitara etc.
Dacă Cantitate înmulțită cu Valoare Unitară nu este egală cu Valoarea fără TVA, programul vă avertizeză colorând fondul căsuțelor de totaluri în portocaliu.
Dacă pe documentul înregistrat sunt mai multe produse, cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare produs. Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
De remarcat că în această secțiune se pot introduce și Achiziții Proprii, cu alte cuvinte cheltuieli care sunt generate intern, de exemplu Salarii, Diurne, caz în care la Furnizor se completează propria firmă.
La Înreg. Doc. Achiziții, dacă înregistrați o achiziție nouă care are același număr de document, aceeași dată și același furnizor ca una existentă (se compară factura, iar fără factură avizul), achiziția nu se salvează și apare mesajul „Achiziția a fost deja înregistrată”, pentru evitarea înregistrării duble a achizițiilor.
Achizițiile (cheltuielile) înregistrate pot fi consultate și pe pagina Listă Achiziții (o pagină de tip vizualizare) la adresa stock.in.list.php .
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
Dacă pagina Lista Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.list.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Inregistrare Intrare in Stoc (partea 1): https://youtu.be/QO1Xa1uVuoA
Inregistrare Intrare in Stoc (partea 2): https://youtu.be/B98vQem5Cyg
Tipărire recepție: https://youtu.be/hDSykFDp06o
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Nomenclatorul de Achiziții reprezintă o bază de date (o colecție) de denumiri pentru elementele (materiale sau non-materiale, altfel spus produse sau servicii) care pot face obiectul unei cheltuieli a firmei dumneavoastră.
În Soft-Transport definirea unei Achiziții se face prin completarea unui Cod Achiziție și a Denumirii acesteia. Se pot adăuga Observații și o Cantitate minimă (dacă e vorba de o achiziție - produs stocabil).
Din considerente de flexibilitate, nici denumirea și nici codul achiziției nu trebuie să fie unice, pentru a permite orice structură de organizare a achizițiilor vă doriți (de exemplu, ați putea folosi Codul achiziției pentru a grupa mai multe achiziții de același tip). Programul va aloca oricum fiecărei achiziții un Identificator numeric unic (ID). Dacă există deja o achiziție cu același cod sau aceeași denumire, programul vă arată achizițiile găsite și vă întreabă Continuați cu înregistrarea ?.
O denumire de achiziție nouă poate fi înregistrată în 2 feluri: prin adăugarea ei direct în fereastra de Înregistrare Achiziție, sau din pagina Nomenclator Achiziții.
În momentul înregistrarii achiziției adaugați denumire nouă cu ajutorul butonului (Înregistrare Achiziție Nouă, de lângă Denumire Achiziție) din fereastra de Înregistrare Document Achiziție. Introduceți Codul Achiziției si Denumirea ei și faceți click pe butonul Salvare.
A doua posibilitate este să accesați pagina 
Nomenclator Achiziții, unde cu ajutorul butonului din capul tabelului deschideți fereastra de Înregistrare Achiziție (Produs). Introduceți Codul de Achiziție (de ex. codul pieselor de schimb sau numai o prescurtare a denumirii) si Denumirea Achiziției, după care faceți click pe butonul Salvare.
În lista din pagina Nomenclator Achiziții există și coloana Activ, ca în Situație Stocuri, și un filtru pentru starea achiziției (Toate / Active / Inactive). Bifa din coloană arată starea, dar aici nu se poate schimba; se modifică din pagina Situație Stocuri.
Dacă pagina Nomenclator Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.item.list.php .
%
În Soft-Transport definirea unei Achiziții se face prin completarea unui Cod Achiziție și a Denumirii acesteia. Se pot adăuga Observații și o Cantitate minimă (dacă e vorba de o achiziție - produs stocabil).
Din considerente de flexibilitate, nici denumirea și nici codul achiziției nu trebuie să fie unice, pentru a permite orice structură de organizare a achizițiilor vă doriți (de exemplu, ați putea folosi Codul achiziției pentru a grupa mai multe achiziții de același tip). Programul va aloca oricum fiecărei achiziții un Identificator numeric unic (ID). Dacă există deja o achiziție cu același cod sau aceeași denumire, programul le afișează și întreabă Continuați cu înregistrarea ?
O denumire de achiziție nouă poate fi înregistrată în 2 feluri: prin adăugarea ei direct în fereastra de Inregistrare Achiziție, sau din pagina Nomenclator Achiziții.
În momentul înregistrarii achiziției adaugați denumire nouă cu ajutorul butonului din fereastra de Înregistrare Document Achiziție. Introduceți Codul Achiziției si Denumirea ei și faceți click pe butonul Salvare.
A doua posibilitate este să accesați pagina Nomenclator Achiziții, unde cu ajutorul butonului deschideți fereastra Înregistrare Achiziție (Produs). Introduceți Codul de Achiziție (de ex. codul pieselor de schimb sau numai o prescurtare a denumirii) si Denumirea Achiziției, după care faceți click pe butonul Salvare.
Dacă pagina Nomenclator Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.item.list.php .
%
În pagina Nomenclator Achiziții completați filtrele (de exemplu Denumire Achiziție) și faceți click pe butonul Caută; dacă lăsați filtrele goale, click pe Caută afișează toate achizițiile. Din lista apărută identificați achiziția a cărei denumire doriți să o modificați, după care faceți click pe butonul verde din dreptul liniei respective. Acesta va deschide fereastra de Modificare Achiziție (Produs), unde modificați câmpul Denumire Achiziție și dați Salvare.
Dacă pagina Nomenclator Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.item.list.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, la adăugarea unui rând nou, a unei noi poziții, prin butonul de multiplicare + , din dreapta, a unui rând deja completat și salvat, s-a pus o casuță de dialog pentru copiere extinsă sau restransă a rândului respectiv -
Daca utilizatorul vrea multiplicare cu copiere restransă a rândului respectiv vor apare precompletate Stoc, Denumire Achiziție, Gestiune, Tip Cheltuială, Resursa și Repartiție.
Daca utilizatorul vrea multiplicare cu copiere extinsă vor apare precompletate în plus și căsuțele: TVA, Cantitate, Val. Unit., Val. f. TVA, Valoare, Moneda și Observații.
%
Nota de recepție (NIR) se tipărește din pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php). Pe linia achiziției apăsați butonul de tipărire (imprimanta). Butonul este activ numai dacă în document este completată Data Recepție; până atunci este dezactivat și arată mesajul „Completați Data Recepției pentru a tipări NIR”.
TUTORIALE:
Tipărire recepție: https://youtu.be/hDSykFDp06o
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pentru a șterge o achiziție accesați pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul filtrelor identificați achiziția pe care doriți să o ștergeți. Din linia achiziției apăsați butonul verde de modificare. Fereastra ce se deschide are două părți, partea de sus (antetul achiziției) și partea de jos (liniile propriu-zise ale achiziției). O achiziție nu se poate șterge în totalitate, însă se pot șterge toate liniile achiziției respective, cu alte cuvinte după ștergere, achiziția respectivă va avea valoarea 0.
Pentru a șterge o linie, apăsați pictograma roșie de coș (Șterge rândul) de la sfârșitul liniei. Linia se șterge imediat, fără să apăsați Salvare. Dacă pentru linie este înregistrată o plată, linia nu se șterge și apare mesajul „Achiziția are înregistrat plată.”
%
După achiziția unei roviniete la un vehicul, noua dată a valabilității acesteia se introduce în fișa vehiculului.
Pentru acest lucru se accesează pagina Actualizare Acte Camion și cu ajutorul filtrelor se identifică vehiculul la care se dorește a introduce noile informații. Cu ajutorul butonului verde se deschide fereastra de modificare și modificați data valabilității introdusă în câmpul de la Valab. Rovignetă, după care dați salvare.
În ce privește înregistrarea ca și cheltuială a rovinietei, aceasta poate fi făcută de contabilul dumneavoastră pe pagina Înreg. Doc. Achiziții.
Cu ajutorul butonului din coltul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de de sus introduceți datele despre documentul de achiziție, numărul documentului, data documentului, respectiv scadența acestuia și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare introduceți detaliile propriu-zise ale achiziției (cheltuielii). La Denumire Achiziție dacă nu aveți Rovinietă, cu ajutorul butonului +verde adăugați denumirea. În fereastra ce se deschide, la Cod Achiziție și la Denumire Achiziție scrieți Rovinietă și dați Salvare. La Tip Cheltuială alegeți Taxe de drum/ZI Camion, iar la resursă numărul de înmatriculare pentru care s-a făcut achiziția. Completați câmpurile cu valore după care dați Salvare.
%
După efectuarea unei inspecții tehnice periodice la un vehicul, noua dată a valabilității inspecției se introduce în fișa vehiculului.
Pentru acest lucru se accesează pagina Actual.valab. camion (respectiv Actual.valab. remorci în cazul în care este vorba de o remorcă) și cu ajutorul filtrelor se identifică vehiculul la care se dorește a introduce noile informații. Cu ajutorul butonului verde se deschide fereastra de modificare și modificați data valabilității introdusă în câmpul de la Valabilitate ITP, după care dați salvare.
Pentru introducerea cheltuielii cu inspecția tehnică, contabilul poate introduce factura respectivă în pagina Înreg. Doc. Achiziții. La tip cheltuială puteți alege ITP - Camion, așa cum este acesta predefinit în zona de administrare.
În acest fel cheltuiala cu ITP-ul va fi vizibilă și în pagina Centru Cost/Camion la luna respectivă.
%
Aplicația Soft-Transport nu este o aplicație de calcul salarii.
Cu toate acestea, există în aplicație niște pagini care sunt legate de Salarii, așa cum sunt paginile Pontaj Angajați sau Centru Cost/Camion.
Pentru ca salariile, ca element de cost să fie repartizate pe camioane, este necesar ca ele să fie adăugate ca și alte cheltuieli ale firmei, în secțiunea Achiziții.
Introducerea salariilor se face prin pagina Înreg. Doc. Achiziții .
În momentul introducerii informațiilor, in partea de sus a ferestrei de înregistrare la rubrica Furnizor selectați firma dumneavoastră (este o cheltuială proprie), la Nr. Factură completați, de exemplu, Stat Salarii Martie 2021, la Data Factură: 31.03.2021, la Data Scadentă: 25 aprilie 2021. Pentru ca salariul să apară în pagina Centru Cost/Camion, Nr. Factură și Data Factură trebuie completate.
După ce partea de antet a Achiziției a fost completată, apăsați butonul Adaugă Rând Nou din partea de jos a ferestrei.
La Denumire Achiziție selectați Salar. Dacă e prima oară când introduceți salarii va trebui să creați o poziție în Nomenclatorul de Achiziții pentru salarii. O puteți face folosind butonul + verde din dreapta căsuței Denumire Achiziție.
La Tip cheltuială alegeți, dacă e vorba de un șofer, Salar șoferi - Angajat , iar la Resursă alegeți numele șoferului. Repartiția e implicit setată pe 30 de zile. Acest lucru înseamnă că dacă un șofer a stat 10 zile calendaristice pe un camion și 20 de zile pe un alt camion, o treime din salar se va repartiza pe primul camion și 2/3 din salar se va repartiza pe al doilea camion.
În ce privește alte categorii de personal ale firmei de transport, personalul TESA sau mecanicii, nu este relevantă o defalcare nominală pe angajați a salariilor, puteți introduce totalul salariilor pe compartiment într-un singur rând, selectând la Tip Cheltuială: Salar TESA - General sau Salar mecanici - General . Aceste cheltuieli vor fi considerate cheltuieli indirecte (generale) și vor fi repartizate pe camioane proporțional cu numărul de km efectuați.
După înregistrarea salariului ca și achiziție, din dreptul achiziției cu ajutorul butonului 
(Adăugare Plată), se poate înregistra direct și plata salariului, selectând la rubrica Plătit din , unul din Conturile de Trezorerie (casă sau bancă) definite în zona de administrare a aplicației. Pentru plată salarii puteți folosi și pagina Plăți Achiziții.
Detalii despre introducerea de cheltuileli (achiziții) gasiți și în topicul:
Cum inregistrezi ( introduci ) o achizitie (cheltuială)?
%
O cheltuială cu impozitele, achitată la bugetul local sau la bugetul central, se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Notificarea de plată sau Declaratie, numărul, data , respectiv scadența și instituția (în câmpurile Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor). În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea impozitului, pentru fiecare camion - dacă vorbim de impozitele locale pentru vehicule.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Impozit Auto în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Alte taxe și Impozite - Camion, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare și completați valorile din Cantitate și Val. Unit.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de impozite la bugetul central, de exemplu Impozitul pe profit, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Notificarea de plată sau Declaratie, numărul, data , respectiv scadența și instituția. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a impozitului.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Impozit pe Profit (sau Impozite la bugetul central ) în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Altele - General și completați Cantitate și, la Val. Unit., valoarea impozitului. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
O cheltuială cu chiria se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Factură,, numărul, data , respectiv scadența și Furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea chiriei, pentru fiecare camion sau remorcă - dacă vorbim de chirii pentru vehicule.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Chirie în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Altele - Camion, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare și completați valorile din Cantitate și Val. Unit.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de chirii aferente biroului sau depozitelor, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Factură, numărul, data , respectiv scadența și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a chiriei.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Chirie Spatiu în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Altele - General și completați Cantitate și, la Val. Unit., valoarea chiriei. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Dacă în contabilitatea financiară în ceea ce privește autovehiculul avem noțiunea de amortizare, în Centru de cost/camion avem mai degrabă Facturile de leasing sau Deconturile de plată pentru credite, care pe urmă, ca achiziții, sunt preluate și în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (stock.expense.list.php).
Centru Cost/Camion este mai degrabă un centru de generare plus sau minus de cash – undeva între metoda contabilă și metoda cash-flow, metodă, zicem noi, mai intuitivă și utilă pentru management.
Așadar, în Soft-Transport o cheltuială cu Leasing-ul se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre factură: Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea leasingului, pentru fiecare camion sau remorcă .
La Denumire Achiziție veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Leasing în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Leasing - Camion sau Leasing - Remorcă, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți valoarea leasingului fără TVA.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugați un rând pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de Leasing aferent unor autoturisme sau vehicule care nu generează venit, și ca atare sunt în afara centrului de cost, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre factură: Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a leasing-ului.
La Denumire Achiziție veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Leasing Autoturisme în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Autoturisme - General, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. valoarea leasingului fără TVA. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați ai parcului de vehicule comerciale.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
În Soft-Transport o cheltuială cu asigurarea RCA se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Polița de asigurare, numărul, data , respectiv scadența și Furnizorul (în câmpurile Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor). În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea asigurării, pentru fiecare camion sau remorcă .
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Asigurare RCA în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Asigurare RCA - Camion sau Asigurare RCA - Remorcă după caz, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare și completați valorile din Cantitate și Val. Unit.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de Asigurare RCA aferentă unor autoturisme sau vehicule care nu generează venit, și ca atare sunt în afara centrului de cost, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Polița de asigurare, numărul, data , respectiv scadența și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a asigurării.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Asigurare RCA Autoturisme în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Autoturisme - General și completați Cantitate și, la Val. Unit., valoarea asigurării. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați ai parcului de vehicule comerciale.
Câteva observatii:
Cheltuielile în avans gen licențe, asigurări, etc., se înregistreaza în baza documentului de achiziție: factură, poliță de asigurare, etc.
În practica din Contabilitatea Financiară, cheltuielile în avans gen licențe, asigurări, etc., sunt inregistrate fie la data documentului justificativ, fie repartizate pe o perioadă ulterioară. Cea mai corectă variantă din punct de vedere fiscal este cea de-a doua, care este și în avantajul statului la calculul impozitului pe profit.
Această metodă de repartitie în viitor a cheltuielii în avans este implementată Soft-Transport, folosind Machetele Tip Cheltuială din zona de administrare (/admin), unde asigurările figurează ca fiind cheltuieli de tip Avans.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Diurna acordată șoferilor în program se înregistrează sub forma unei achiziții (cheltuială).
Accesați pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php), iar cu ajutorul butonului albastru + din colțul dreapta sus deschideți ferestra de Înregistrare Document Achiziție. În ferestră completați Nr. Factură și Data Factură (fără ele diurna nu apare în Centru Cost/Camion), la Furnizor alegeți compania dvs., după care inserați o linie cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou. La Denumire Achiziție alegeți Diurnă (dacă nu aveți, cu ajutorul butonului + verde creați o nouă achiziție unde la Cod Achiziție și Denumire Achiziție scrieți Diurnă). La Tip Cheltuială alegeți Diurnă/ZI - Angajat sau Diurnă/KM - Camion (denumirile din configurarea standard) în funcție de cum a fost acordată diurna, la Resursă alegeți resursa indicată în numele tipului de cheltuială (angajatul pentru Diurnă/ZI - Angajat, camionul pentru Diurnă/KM - Camion), la Repartiție introduceți numărul de zile (pentru Diurnă/ZI) sau numărul de KM (pentru Diurnă/KM) pentru care s-a acordat diurna, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți suma acordată. Cu butonul verde de Adaugă Rând Nou repetați operatiunea pentru fiecare angajat.
Dacă pagina Înregistrare Document Achiziție există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
%
O reparație reprezintă pentru o firmă de transport, atât un eveniment legat de întreținerea vehiculului (istoricul tehnic al acestuia), cât și o cheltuială.
Ca și cheltuială, înregistrarea unei facturi de reparație în Soft Transport se face, ca și pentru alte cheltuieli, printr-o achiziție.
Introducerea cheltuielii cu reparația se face prin pagina Înreg. Doc. Achiziții .
În momentul introducerii informațiilor, in partea de sus a ferestrei de înregistrare la rubrica Furnizor selectați firma care a efectuat reparația, la Nr. Factură puteți completa numărul facturii, la Data Factură : data facturii.
După ce partea de antet a Achiziției a fost completată, apăsați butonul Adaugă Rând Nou din partea de jos a ferestrei.
La Denumire Achiziție selectați Reparații. Dacă e prima oară când introduceți reparații va trebui să creați o poziție în Nomenclatorul de Achiziții pentru acestea. O puteți face folosind butonul + verde din dreapta căsuței Denumire Achiziție. De remarcat că, dacă se dorește, se pot crea denumiri diferite (poziții diferite în Nomenclator) pentru tipuri diferite de Reparații, de ex. Reparații Motor, Reparații Tahograf, etc.
La Tip cheltuială alegeți, dacă e vorba de o reparație a unui autovehicul, Reparații - Camion (Spot) (în setarea standard), iar la Resursă alegeți camionul. Repartiția e implicit setată pe 130000 km, dar fiind vorba de un camion această repartiție nu are efect, cheltuiala cu reparația fiind preluată în întregime, în luna în care apare, la centrul de cost al camionului respectiv.
Dacă reparația se referă la un autovehicul neproductiv, de exemplu autoturism, atunci la Tip cheltuială alegeți Autoturisme - General (Spot).
Recomandarea noastră este ca, în paralel, pentru factura de reparație primită să se întocmească și o Intervenție pentru reparația respectivă. Ideal ar fi ca la momentul primirii facturii Intervenția să fie deja înregistrată de departamentul tehnic, urmând ca doar datele despre factură să mai fie completate: Document, Furnizor, Total Cost Intervenție și eventual repartiția lui pe fiecare problemă (referat) tehnic soluționat (Cost Aferent).
Detalii despre întroducerea unei achiziții gasiți în topicul (la Întreabă-l pe Easy):
Cum inregistrezi ( introduci ) o achizitie (cheltuială)?
Detalii despre întroducerea unei Intervenții găsiți în topicul:
Cum înregistrezi ( introduci ) o intervenţie service?
%
O factura de taxa de drum, de regulă, primită de la furnizorii de carduri sau aparate de taxare, se înregistreaza în program ca și o achiziție. Această factură se introduce sub formă de total/pe țară/camion.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre factură: Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți totalul valorii taxei de drum, grupat pe tări și pe camion. La Denumire Achiziție veți selecta ( dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + ), (astfel: Taxa Drum Austria, Taxă Drum Germania, etc). La Tip Cheltuială alegeți Taxe de drum/KM - Camion, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți suma fără TVA.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugați un rând pentru fiecare țară și camion. Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Verificarea corectitudinii unei facturi de taxe de drum este foarte dificilă și necesită mult timp. O posibilitate mai rapidă este corelarea acestei facturi cu valoarea taxei de drum estimate înregistrate în Baza de date (manual - pornind de la calculatoare de taxă sau automat de planificatorul de rute Here Maps), pentru fiecare comandă de transport . Aceste taxe estimate au o pagină (statistică) dedicată numită Taxe de drum, care se poate filtra atât după perioadă, cât și după camion și țară.
Verificarea facturii pentru taxele de drum, se poate face prin compararea taxelor efectiv facturate cu taxele estimate introduse în aplicație, separat pentru fiecare țară în parte (folosind paginile Taxe de drum și Taxe Grupaje, ). Comparația se poate face pe suma totală a taxelor de drum pentru o anumită țară. Sume aproximativ egale indică faptul că facturarea taxelor de drum e sub control. Acolo unde sunt diferențe semnificative, motivul trebuie analizat mai în profunzime, filtrând pe camion, etc..
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
Dacă pagina Lista Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.list.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Alimentările de AdBlue se pot înregistra asemănător înregistrării unei alimentări de combustibil, doar că la Tip Alimentare se selectează AdBlue.
Costul efectiv cu adblue va fi preluat automat din baza de date de alimentări în Centru Cost/Camion.
%
În transportul internațional este un lucru obișnuit ca o parte însemnată a achizițiilor să se facă în alte țări, plătind pentru aceste achiziții TVA-ul. În spațiul economic european, agenții economici pot cere însă rambursarea acestui TVA extern.
Acest TVA extern nu reprezintă în cele din urmă un cost pentru companie, ci doar un flux de numerar, care la un moment dat se va întoarce în companie.
Așadar, atunci când un document de achizitie conține TVA extern rambursabil, la înregistrarea documentului, TVA-ul extern poate fi omis. Rubrica de TVA existentă este mai indicat să fie folosită pentru TVA-ul intern.
La momentul plății documentului de achiziție extern, valoarea acestui document va reprezenta valoarea fără TVA-ul extern. Acest TVA însă, poate fi adăugat în valoarea totală a plății. Dacă suma plătită rămâne mai mare decât suma distribuită pe facturi, plata se poate salva, dar în tabelul paginii 
Plăți Achiziții cele două sume (Suma plătită și Suma distribuită pe facturi) apar în roșu.
%
Amenda, reprezintă pentru o firmă de transport, atât un incident - un eveniment nedorit - cât și o cheltuială.
Ca și cheltuială, înregistrarea unei amenzi în Soft Transport se face, ca și pentru alte cheltuieli, ca o achiziție.
Introducerea cheltuielii cu amenda se face prin pagina Înreg. Doc. Achiziții .
În momentul introducerii informațiilor, in partea de sus a ferestrei de înregistrare la rubrica Furnizor selectați instituția care a dat amenda , la Nr. Factură completați numărul Procesului Verbal, la Data Factură: data Procesului Verbal. Fără aceste două câmpuri amenda nu apare în pagina Centru Cost/Camion.
După ce partea de antet a Achiziției a fost completată, apăsați butonul Adaugă Rând Nou din partea de jos a ferestrei.
La Denumire Achiziție selectați Amenda. Dacă e prima oară când introduceți amenzi va trebui să creați o poziție în Nomenclatorul de Achiziții pentru acestea. O puteți face folosind butonul + verde din dreapta căsuței Denumire Achiziție. De remarcat că, dacă se dorește, se pot crea denumiri diferite (poziții diferite în Nomenclator) pentru tipuri diferite de amenzi, de ex. Amenzi pentru Cabotaj, Amenzi ADR, etc.
La Tip cheltuială alegeți, dacă e vorba de o amendă primită de un șofer în timpul exploatării unui autovehicul, Altele - Camion , iar la Resursă alegeți camionul. Repartiția e implicit setată pe 1 km, dar fiind vorba de un camion această repartiție nu are efect, cheltuiala cu amenda fiind preluată în întregime, în luna în care apare, la centrul de cost al camionului respectiv.
Dacă amenda este primită la sediul societății, de exemplu o amendă ITM, atunci la Tip cheltuială alegeți Altele - General.
La Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți valoarea amenzii, apoi apăsați Salvare.
După înregistrarea amenzii ca și achiziție, din dreptul achiziției cu ajutorul butonului , se poate înregistra direct și plata amenzii, selectând la rubrica Plătit din , fie Decont, fie unul din Conturile de Trezorerie (casă sau bancă) definite în zona de administrare a aplicației.
Recomandarea noastră este ca, în paralel, pentru amenda primită să se întocmească și un Referat Angajat pentru persoana care este responsabilă sau care a fost de față la primirea amenzii respective. La referat se pot atașa și poze!
Detalii despre întroducerea unei achiziții gasiți în topicul:
Cum inregistrezi ( introduci ) o achizitie (cheltuială)?
Descrierea pentru înregistrarea unui Referat Angajat găsiți in topicul:
Referate Angajați
%
Dacă factura Storno se referă la o anumită achiziție de produse (fără intrare în stoc) sau servicii, atunci înregistrarea acestei facturi storno se poate face tot din pagina de Înreg. Doc. Achiziții, fiind de fapt oglinda facturii inițiale , doar sumele fiind negative.
Dacă factura Storno se referă la produse care deja au fost recepționate inițial și preluate în stoc, atunci probabil această factură storno este expresia unei returnări a produselor (echivalentul unei vânzări în sens invers). În acest caz factura storno (returnarea produselor) este indicat să se opereze în pagina Înreg.Ieșiri Stoc (Consum), întocmind un Bon Consum cu bifa Vânzare.
Acest lucru ne ferește de a avea în baza de date recepții cu cantităti negative de produse (ceea ce nu este natural) !
Dacă Factura Storno provine de la un Subcontractor și se referă la o comandă sau mai multe comenzi de transport subcontractate, atunci ea se înregistrează în pagina C-zi Subcontractori, în fereastra Note de Calcul/Facturi (butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr.), cu tipul Factura Subcontractorului.
%
Pe pagina Avertizări Achiziții sunt afișate trei tipuri de avertizări:
1. toate achizițiile unde prețul unitar înmulțit cu numărul de bucăți este diferit de valoarea fără TVA a achizițiilor respective.
2. achizițiile a căror valoare TVA este diferită de cota TVA inmulțită cu valoarea fără TVA.
3. valoarea totală a achiziției este diferită de suma dintre valoarea fără TVA și TVA.
Aceste atenționări apar și la momentul înregistrării achizițiilor respective, unde, în cazul în care aceste corelatii nu sunt respectate, fundalul din căsutele respective se schimbă în culoarea portocalie.
Lista cu variantele Toate Achizițiile, Cu Avertizări și Fără Avertizări stabilește ce achiziții se afișează în perioada aleasă; implicit sunt afișate doar cele cu avertizări. La sfârșitul tabelului, rândul Total adună coloanele Val. fără TVA, Val. TVA și Valoare pentru rândurile afișate.
Dacă pagina Avertizări Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.warning.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Centralizator Achiziții este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total achiziții repartizate pe tipuri de cheltuieli (salarii, diurne, cheltuieli cu piese de schimb, cheltuieli generale, alte cheltuieli), comparativ pe mai multe luni. Lunile se aleg cu De la Data și Până la Data (lună/an); implicit apare luna precedentă. Un selector alăturat stabilește după ce dată se grupează achizițiile pe luni: Data Factură sau Data Recepției. Achizițiile care intră pe stoc sunt afișate separat, pe gestiuni (rândul Total intrări gestiune), iar restul pe tipuri de cheltuieli (rândul Total pe tip cheltuieli). Click pe cifrele de pe rândurile gestiunilor, ale tipurilor de cheltuieli și ale furnizorilor va deschide o fereastră cuprinzând toate documentele de achiziție aferente.
Informatiile afisate au fost în prealabil introduse în pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php).
Pe Centralizator Achiziții (stock.in.month.php), în cadrul fiecărei luni, achizițiile sunt grupate și pe furnizor, cu rând „Total achiziții pe furnizor” la finalul listei de furnizori. Din centralizator se pot deschide detaliile și Fișa de magazie.
Dacă pagina Centralizator Achizitii există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Machetă Tip Cheltuială din partea de administrare (setare) a aplicației (/admin) definește tipurile/ grupele mari de cheltuieli urmărite de aplicație. Ele vin definite într-un anumit fel la instalarea aplicației, însă se pot modifica sau adăuga altele noi. Aceste tipuri de cheltuieli vor fi folosite în pagina Înreg. Doc. Achiziții, respectiv în pagina Centru Cost/Camion.
Un rând din acest tabel, reprezintă o machetă (un șablon) pentru un anumit gen de cheltuială. Pe langa Denumire în Română și Denumire în Engleză ,el va cuprinde și o cheie de repartiție, folosită la repartizarea cheltuielilor cu remorcile si angajații pe camioanele cu care acestea au fost angrenate în execuția comenzilor - vezi pagina Centru Cost/Camion . Cheia de repartiție poate fi pe KM sau Zile. Intervalul de repartiție pentru mai multe tipuri de cheltuieli este completat implicit la instalarea aplicației cu anumite valori. Aceste valori sunt modificabile de asemenea.
Dacă pentru un Tip Cheltuială este bifată căsuța Interval Fix de Repartiție, atunci valoarea stabilită în partea de administrare nu poate fi modificată la introducerea efectivă a cheltuielilor, în pagina Înreg. Doc. Achiziții. În acest caz căsuța Repartiție de la Înregistrare Document Achiziție este nemodificabilă.
Tot în Macheta Tipului de Cheltuială se setează și tipul de repartiție permis de aplicație, respectiv Avans, Spot sau Nerepartizabil (câmpul Tip). Avans se poate alege doar când Cheia de Repartiție este Zile, iar Nerepartizabil doar când Resursa este General.
Dacă pentru un anumit tip de cheluială se selectează Avans, programul va calcula valoarea lunară în functie de valoarea achiziției și lungimea în zile indicată pentru perioada de avans. Exemplu de astfel de cheltuieli (în setarea standard): asigurările.
Dacă pentru un anumit tip de cheltuială se selectează Spot , programul va include întreaga cheltuială în luna în care aceasta a fost efectuată. Exemplu de astfel de cheltuieli (în setarea standard): reparațiile.
Dacă pentru un anumit tip de cheluială se selectează Nerepartizabil, programul nu va lua în calcul această chetuială pe pagina Centru Cost/Camion - ea considerându-se ca o cheltuială în afara exploatării parcului propriu auto. Exemplu de astfel de cheluieli pot fi cheltuieli cu alte activitati decât cele de transport.
Există și o coloană cu Cont Contabil (de tip text) . Acest câmp apare la export în Excel a achizitiilor pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, pentru că el vă poate fi util la importul in contabilitate a achizițiilor.
Căsuța Activ hotărăște dacă tipul de cheltuială apare în lista Tip Cheltuială din Înreg. Doc. Achiziții. Butonul Aplică Retroactiv Intervalul de Repartiție Fixat (activ doar la tipurile cu Interval Fix de Repartiție) aplică intervalul curent tuturor achizițiilor deja înregistrate cu acel tip.
Un material video care explică principiile secțiunii Centru Cost/Camion și modul de funcționare al acesteia găsiți mai jos:
Vezi și topicurile (din Întreabă-l pe Easy):
Distributie cheltuieli generale pe centru de cost camion
Cheie și Interval de Repartiție Cheltuieli
%
Scadențarul pentru furnizori cuprinde două pagini, una dedicată introducerii plăților, denumită Plăți Achiziții și o pagină denumită 
Situație Facturi și Plăți Furnizori, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o plată, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile plătite, cu alte cuvinte să distribui suma plătită pe facturi, și foarte important chiar la nivel de poziție (articol) de pe factură.
Există pe pagina de plăți filtre extrem de utile cum sunt: Furnizorul sau 
Plătit din ( în care cont bancar). Situație Facturi și Plăți Furnizori, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, plățile efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Document, Furnizorul, Vehicul, Remorca sau Angajatul.
Implicit, pagina arată doar facturile din ultimele 7 zile. Pentru restanțe modificați datele din filtrele Data Achiziției mai mare ca și / Data Achiziției mai mică ca și, apoi alegeți la Tipuri Sold varianta Neachitat sau completați filtrul Scadent la data de. Cu lista Toate tipurile puteți restrânge situația la un singur tip: Alte Chelt./Achiziții, Alimentari sau Subcontractori; tipărirea și exportul în Excel conțin atunci doar tipul ales.
În plus situația cu privire la achiziții și plăți poate fi tipărită sau exportată în Excel.
La tipărire, în partea de jos a tabelului apar și subtotaluri pe coloana Neachitat: pentru fiecare valoare a coloanei după care este ordonat tabelul (Nr. Document, Data, Scadent sau Furnizor) se tipărește o linie cu suma rămasă de plată, separat pe fiecare monedă; sunt trecute doar valorile pentru care mai este ceva de plată. Tabelul este ordonat implicit după Data; pentru altă coloană apăsați pe titlul ei din capul de tabel, înainte de a apăsa butonul de tipărire. De exemplu, dacă ordonați lista după Furnizor, obțineți Scadențarul Furnizori cu un subtotal pe fiecare furnizor, iar dacă o ordonați după Scadent, un subtotal pe fiecare dată de scadență.
Foarte important: această secțiune permite și conducerea evidenței diurnelor rămase de plată pentru șoferi !!
Facturile de alimentări, înregistrate în pagina Verificare Alimentări, sunt dirijate automat în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (Scadențarul Furnizori).
Facturile subcontractorilor, introduse prin pagina Comenzi Subcontractori, sunt dirijate acum automat în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (Scadențarul Furnizori).
Dacă pagina Situație achiziții și plăți există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.expense.list.php .
%
Deschideți pagina Plăți Achiziții. Cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus deschideți fereastra Înregistrare Plată. În partea de sus a ferestrei introduceți informațiile despre documentul de plată: Document, Furnizor, Data, Plătit din (contul din care s-a plătit sau Decont; la Decont alegeți și Angajat) și Suma plătită. Apoi, cu furnizorul selectat, apăsați butonul verde Facturi Achiziții, care deschide fereastra Lista Achiziții (pentru facturi de alimentări sau de subcontractori folosiți butoanele Facturi Alimentări, respectiv Facturi Subcontractor). Lista se încarcă abia când apăsați butonul de căutare (lupa) și arată achizițiile furnizorului din perioada completată în fereastră, nu doar pe cele neachitate; implicit perioada este de acum 4 luni până acum o lună, deci pentru o factură mai recentă modificați data de final. Din această listă, cu ajutorul butonului albastru aveți posibilitatea să selectați facturile pentru care s-a făcut plata. În coloana Plătit a ferestrei de plată apare suma încă neachitată, pe care o puteți modifica.
După selectarea facturilor dați click pe Salvare.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Pentru a înregistra plata unei facturi anume, accesați pagina Plăți Achiziții. Cu ajutorul butonului albastru deschideți fereastra de Înregistrare Plată. Selectați la Furnizor furnizorul facturii respective și faceți click pe butonul verde + Facturi Achiziții. În fereastra Lista Achiziții, în partea de sus, găsiți filtrele cu ajutorul cărora veți putea căuta după număr document sau o perioadă anume. Implicit, perioada afișată este de acum 4 luni până acum o lună; dacă factura este mai recentă, modificați datele. Faceți click pe butonul verde de căutare. Din lista achizițiilor care apar (coloana Neachitat arată suma rămasă de plătit), selectați una sau mai multe facturi cu ajutorul butonului albastru. Aveți posibilitatea de a selecta Toate cu butonul albastru, după care închideți fereastra și dați Salvare în fereastra de Înregistrare Plată.
VIDEO
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Deschideți pagina Plăți Achiziții unde apar plățile înregistrate în perioada din filtrele De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună). Din tabel identificati plata pe care doriti sa modificati, si dati click pe iconita verde. Acesta va deschide fereastra Modificare Plată. Partea de sus, informatiile referitor la documentul de plata sunt editabile, insa furnizorul poate fi modificat doar daca cu ajutorul butonului se sterg facturile selectate. Programul vine in ajutorul dvs si cu o avertizare, astfel daca suma platita nu este egala cu suma total distribuita pe facturi valoarea se va colora in rosu, atat in fereastra, cat si in tabelul cu platile efecturate. Pentru a salva modificările dați click pe Salvare.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Deschideți pagina Plăți Achiziții. Plățile înregistrate nu pot fi sterse, însă ele pot fi modificate: cu iconița verde de pe rândul plății se deschide fereastra Modificare Plată, unde valoarea din Suma plătită se modifică în 0 și se șterg toate facturile selectate (iconița ). Apoi dați click pe Salvare.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte decontul funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, plăți făcute de către angajat. Putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul Adăugare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții selectând în căsuța Plătit din opțiunea Decont.
Plățile achizițiilor făcute prin Decont sunt centralizate la nivelul unei perioade, pe angajați, si ele pot fi vizualizate daca accesati pagina 
Situație Deconturi, în coloana Justificare Decont .
In tabelul afisat pe pagina Situație Deconturi aveți mai multe coloane:
Rămas de restituit precedent
Ridicare numerar de către angajat
Justificare Decont
Sume restituite de către angajat
Rămas de restituit de către angajat
Prima și ultima coloană sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
Aceste deconturi pot fi tiparite daca faceti click pe iconita albastra care se afla langa fiecare nume angajat.
Cu ajutorul filtrelor aveti posibilitatea de a filtra deconturile pe angajat sau pe o anumita perioada selectata.
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Un avans spre decontare (ridicare numerar) de către angajat se înregistrează din pagina 
Avans Decontare. Cu ajutorul butonului albastru vi se va deschide fereastra de inregistrare. Completati numărul document (ex: dispoziție de plată -DP 001), alegeți data, selectați tipul de operațiune Ridicare numerar de către angajat, alegeți angajatul, selectați tipul de cont (ex: casă EURO), completați suma și dați Salvare.
Aceste operațiuni sunt preluate automat și în pagina Situație Deconturi în coloanele corespunzătoare Ridicare numerar de către angajat.
Dacă pagina Avans Decontare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa debt.list.php .
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Avansurile spre decontare (ridicare numerar) si restituirile de catre angajati pot fi inregistrate daca accesati pagina Avans Decontare. Cu ajutorul butonului albastru vi se va deschide fereastra de inregistrare. Completati câmpurile din aceasta fereastra si dati Salvare.
Aceste operațiuni vor fi preluate automat și în pagina Situație Deconturi în coloanele corespunzătoare Ridicare numerar de către angajat, respectiv Sume restituite de către angajat.
Dacă la Tip Operațiune selectați Confruntare (dif. inventar), în pagina de Situație Deconturi, valoarea salvată (pozitivă sau negativă) se adaugă la soldul angajatului; dacă data ei intră în perioada afișată, apare și pe rândul Confruntări din coloana Rămas de restituit de către angajat.
Dacă pagina Avans Decontare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa debt.list.php .
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Pentru tipărirea dispozițiilor de plată și de incasare accesați pagina Avans Decontare.
În această pagina, după înregistrarea de ridicare numerar de câtre angajat, sau sume restituite de câtre angajat, apare automat un buton galben - imprimanta - cu ajutorul căreia aveți posibilitatea de a tipări aceste dispoziții. La tipărire apare Id-ul documentului (numerotarea consecutivă al lor din baza de date), datele despre angajat, suma, contul din care s-a ridicat /plătit suma și rubricile de semnături pentru
Casier, Management și Angajat.
De remarcat că aplicația vă permite să operați ridicări de numerar de către angajat din alte conturi de trezorerie decât caseria, de exemplu din bancă.
Dispozițiile sunt tipărite în două exemplare, unul sub altul.
%
Pe pagina Avans Decontare, la înregistrarea de acordare sau restituire a unui avans spre decontare, căsuța Document este obligatorie.
În această căsuță se pot introduce atat litere cat si cifre. Daca dumneavoastra conduceti o numerotare a dispozitiilor de plata / incasare introduceti in casuta Document numărul dispoziției de plată, de exemplu sub forma DPL-123 .
Dispoziția de plata/incasare se poate tipări direct din program după salvarea documentului. Pe dispozitia tiparita apare si un numar al documentului din baza de date, de forma:
ID Document: 2606
Acest numar automat (ID) poate fi folosit ca sistem intern de numerotare a acestor documente primare. În acest caz puteti completa în căsuța document doar D PL sau D Inc , numărul acestui document fiind ID-ul acestuia din baza de date.
%
Un avans spre decontare înregistrat în program nu poate fi șters, însă poate fi modificat cu valoarea pe zero.
Accesați pagina Avans Decontare și cu ajutorul filtrelor din partea de sus a paginii identificați înregistrarea despre ridicarea de numerar (avans decontare) pe care doriți să o modificați . Cu ajutorul butonului verde din dreapta liniei respective deschideți fereastra de Modificare Acordare/Restituire Avans Decontare, iar valoare din căsuța Suma schimbați-o în zero, după care dați Salvare.
%
Inainte de a inregistra decontul, este necesar sa se inregistreze achizitia ce a fost facută de catre angajat, în numele firmei, și apare ca justificare pe decontul lui. Aceasta inregistrare se face în rubrica Înreg. Doc. Achiziții. Dupa inregistrarea achizitiei, in partea dreapta apare iconita albastru, buton (Adăugare Plată) care deschide fereastra Înregistrare Plată. Daca in casuta Plătit din selectati modul de plata prin Decont, sub el se va activa lista de angajati, unde aveti posibilitatea selectarii angajatului, al cărui decont doriti sa-l introduceti.
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, de regulă justificate prin chitanțe, plăți făcute de către angajat. Astfel, putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul Adăugare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții: cu butonul din colțul dreapta sus se deschide fereastra Înregistrare Plată; selectând în căsuța Plătit din opțiunea Decont, achizițiile plătite se adaugă cu butonul Facturi Achiziții.
Plata astfel înregistrată apare în pagina Situație Deconturi (employee.debt.list.php), în coloana Justificare Decont, iar decontul angajatului se tipărește cu pictograma Tipărire Decont de lângă numele angajatului.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Atunci cand pe pagina Avans Decontare (debt.list.php) in loc de Ridicare numerar de către angajat sau Sume restituite de către angajat, la Tip Operațiune se alege Confruntare (dif. inventar), suma introdusă de utilizator va modifica soldul decontului, adică coloana Rămas de restituit de către angajat de pe pagina Situație Deconturi (employee.debt.list.php).
Daca suma introdusa la Confruntare (dif. inventar) este Negativă , atunci este ca și cînd ar fi fost o Ridicare numerar de către angajat cu suma Negativa, Rămas de restituit de către angajat va scădea,
Daca suma introdusa la Confruntare (dif. inventar) este Pozitivă , atunci este ca și cînd ar fi fost o Ridicare numerar de către angajat cu suma Pozitivă, Rămas de restituit de către angajat va crește.
Operarea unei astfel de Confruntări (diferență Inventar) poate fi utilă atunci când în urma confruntărilor cu șoferii există o diferență între situația companiei și cea a șoferului, iar diferența este acceptată de către companie, mai ales când această diferență este de valoare mică și nu merită investit timp în căutări suplimentare.
%
O alimentare cu numerar se inregistrează la fel ca si o alimentare cu carduri de carburant, singura deosebire este că la Card (prima listă, cu tipurile de card) va trebui selectat Numerar sau Cash.
Această opțiune pentru tipul de card se poate defini in partea de administrare a aplicației (/admin) la rubrica Tip Card.
Având în vedere că de regulă alimentările numerar se fac de către șofer și bonul fiscal vine odată cu Decontul acestora, succesiunea de pași este următoarea:
1. Se inregistrează alimentarea în pagina Înreg. Alimentare sau Verificare Alimentări (dacă nu este cumva deja înregistrată de șofer sau dispecer), completând căsuțele obligatorii, precum și Valoare la Pompă (incl. TVA) și Total Cost Ef. (ex.TVA) (fără TVA - dacă se face recuperare TVA; acest câmp există doar în pagina Verificare Alimentări) .
2. Pentru alimentarea inregistrata se completează datele bonului fiscal (număr, dată, furnizor): în pagina 
Verificare Alimentări bifați căsuța alimentării (prima coloană), apăsați iconița din capul tabelului și, în fereastra care se deschide, completați Cod Factură (numărul bonului), Furnizor și Data Factură, apoi apăsați Salvare.
3. Pe pagina Plăți Achiziții, se înregistrează plata din Decont a acestui Bon - folosind butonul : +Facturi Alimentări.
Astfel, alimentarea respectivă va intra în calculul consumului, in timp ce contravaloarea bonului fiscal va fi prezent si pe Decontul Soferului cât si in Centru de Cost al autovehiculului (cu valoare înregistrata in căsuța Total Cost Ef. (ex.TVA) al alimentării).
%
Acest modul este compus din următoarele pagini:
Secțiunea dedicată Detașării Transnaționale și implementării prevederilor Pachetului de Mobilitate, formată din paginile menționate mai sus, prezintă următoarele capabilități:
Delimitarea clară a situațiilor de detașare de cele de delegare pe perioada deplasării
Compararea – suprapunerea pe calendar a acestor perioade – cu
a. punctele de încărcare/descărcare și alte puncte relevante ale comenzii de transport
b. punctele din cardul tahograf al șoferului referitor la începere program/ intrare la frontiera
Ajustarea la nevoie, cu ușurință, direct pe calendar, a perioadelor de detașare conform informațiilor din comenzi și de pe cardul tahograf al șoferului
Flexibilitate în stabilirea nivelului de îndemnizație de detașare transnațională, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare- la nivel de compartiment.
Stabilirea cu ușurință a nivelului minim al Îndemnizației de detașare de acordat, pentru fiecare țară, prin comparație cu Remunerația Minimă Solicitată conform Pachetului de Mobilitate. Verificarea cu ușurință a ajustărilor lunare necesare și tipărirea informării șoferilor, cerută de legislație. În rapoartele care se deschid cu butoanele cu imprimantă din pagina Setări Detașare, valoarea solicitată conform Pachetului de Mobilitate apare în EUR; dacă a fost introdusă într-o altă monedă, valoarea introdusă apare alături, între paranteze, cu moneda ei.
Posibilitatea de a introduce valorile negociate individual, cum ar fi salariul de bază brut, îndemnizația minimă/zi la extern , respectiv îndemnizația minimă /zi la intern.
Calculul îndemnizației de detașare minim acordate, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare pe perioada deplasării.
Flexibilitate în alegerea timpului considerat lucrat conform tahograf: conducere, alte munci, disponibilitate (la nevoie). Posibilitatea tipăririi unui raport tahograf strict pe perioadele de detașare.
Calculul unui timp lucrat estimat, bazat pe km rulați și numărul de încărcări , descărcări, pentru a putea identifica eventualele manipulări ale șoferilor în spectrul alte munci și/sau disponibilitate.
Calculul totalului lunar al tuturor îndemnizațiilor aferente deplasărilor și compararea acestora cu nivelul cerut de compartiment, respectiv cu nivelul negociat individual.
Calculul valorilor maxim deductibile atât în funcție de plafonul de 2.5 ori nivelul indemnizației stabilite pentru bugetari, cât și a plafonului lunar în funcție de 3*(salariul de bază/număr zile lucrătoare) *nr.zile deplasare.
Posibilitatea de a vizualiza concomitent, ca o recapitulație – nivelul îndemnizației conform negocierii la nivel de compartiment și/sau individual, cât și a plafoanelor impuse de Pachetul de Mobilitate și Codul Fiscal.
Posibilitatea de a acorda o îndemnizație de detașare suplimentară, dacă acest lucru se dorește.
Tipărirea documentelor solicitate de controalele IMI.
Tipărirea ordinelor de deplasare și evidența acestora.
Pașii necesari implementării și utilizării acestui modul îi puteți regăsi prin căutare la Întrebă-l pe Easy (topicul Pașii necesari în implementarea Modului de Detașare), precum și în Help-ul Integrat al fiecărei pagini din componența modulului.
%
Această pagină este dedicată înregistrării/vizualizării alimentărilor efectuate de către şoferii companiei. Informaţiile cu privire la o alimentare: nr. înmatriculare, cantitate, valoarea la pompă, locaţie, card de carburant utilizat - sunt trimise de către şoferi, dispecerilor sau verificatorului de alimentări, prin SMS, prin decont, sau online (prin folosirea contului de șofer al aplicației) .
Lista alimentărilor există în 3 pagini:
1. Înreg. Alimentare (fuel.php), pentru cei care introduc alimentările (de ex. Dispeceri),
2. Verificare Alimentări (fuel.verify.php), pentru Verificatorul de alimentări (care adaugă informații cu privire la costul efectiv al carburantului- fără TVA și Discounturi, precum și respectarea politicii de alimentare)
3. Lista Alimentări (fuel.summary.manager.php), pentru Manager, care are acces la toate informațiile și indicatorii, fără a avea însă drepturi de modificare în această pagină.
Dacă pagina Lista Alimentări varianta Manager există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.manager.php .
TUTORIAL:
Cautare in Lista Alimentari: https://youtu.be/hV0i5NWITI8
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Avertizări Alimentări este o pagină care avertizează cu privire la posibilele erori de introducere a alimentărilor, cum ar fi necorelații între Data Alimentării și KM Bord sau alimentări care nu au înregistrat costul efectiv.
Acest lucru e important pentru a avea un calcul FAZ cât mai puțin alterat, respectiv un Centru Cost/Camion relevant.
Pe această pagina programul va afișa alimentările care nu respectă cronologia KM înregistrati la momentul alimentării. Pentru identificarea mai ușoară a problemei, în dreptul liniei alimentării cu problemă apare și o iconiță (Vizualizare alimentări) care deschide fereastra Alimentări, cu alimentările camionului respectiv, pentru a compara și a identifica mai ușor problema; linia alimentării cu problemă este colorată în roșu.
O altă problemă care poate fi identificată cu ajutorul acestei pagini este situația în care o alimentare nu are introdus costul propriu-zis (prețul la pompă minus discounturi și TVA). Pentru aceasta alegeți, în filtrul pentru tipul problemei, varianta Cronologie Km & Alim. Fără Cost și apăsați Caută.
O altă avertizare apare în cazurile în care este înregistrată în program o alimentare pentru o remorcă, însă tipul constructiv al remorcii nu este de tip frigorific. Aceste tip de avertizare poate fi vizualizat cu ajutorul filtrului pentru tipul problemei, varianta Cronologie Km & Alim. Remorci. Selectând această variantă și perioada apăsați butonul Caută. La aceste alimentări (dacă sunt) va apărea un triunghi roșu în dreptul numărului de înmatriculare al remorcii pentru care s-a înregistrat alimentarea respectivă.
În această pagină de avertizări aveți posibilitatea de a filtra rezultatele în funcție de dispecer, camion, angajat, perioada și tipul problemei.
Dacă pagina Avertizări Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.warning.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Vehicul și De la Data / Până la Data. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pentru a înregistra factura furnizorului de combustibil, accesaţi contul de tip Verificator Alimentări (în varianta Standard) sau contul de tip Control (în varianta Light). Deschideți pagina Verificare Alimentări. Identificaţi alimentările pentru care doriţi să înregistraţi factura, bifaţi check+boxul din faţa liniilor de alimentare şi faceţi click pe iconiţa clips, aflată deasupra primei coloane. În fereastra ce se deschide, în câmpul Cod Factură introduceţi numărul facturii, selectaţi Furnizor, completaţi Data Factură şi Data Scadenței, după care daţi click pe butonul Salvare. Facturile astfel înregistrate vor apărea în pagina de Facturi Alimentări, şi vor fi automat preluate şi pe pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (scadenţar furnizor)
Dacă pagina Verificare Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.verify.php
%
Înregistrarea unei plați pentru acest tip de facturi se poate face accesând pagina Plăți Achiziții.
Cu ajutorul butonului albastru din coltul dreapta-sus deschideți fereastra de Înregistrare Plată.
În partea de sus a ferestrei introduceți informațiile despre documentul de plată: Document, Data, Suma plătită, și selectați la Furnizor furnizorul care a emis factura de alimentare.
Faceti click pe butonul portocaliu din colțul stânga-jos +Facturi Alimentări care va deschide fereastra de Lista Facturi Alimentări. În această fereastră alegeți perioada (implicit, de acum 4 luni până acum o lună) și, dacă doriți, Nr. Document, apoi faceți click pe butonul verde de căutare. Din lista apărută alegeți cu ajutorul butonului + facturile care urmează sa fie achitate. Cu acest buton +albastru din dreapta liniei fiecărei facturi aveti posibilitatea de a selecta mai multe linii. După selectarea lor închideți fereastra cu lista de facturi, iar ele vor fi afișate automat în fereastra de Înregistrare Plată. Dupa selectarea facturilor dati click pe Salvare.
Observație: În aplicația Soft-Transport alimentările constituie o secțiune de sine stătătoare și foarte importantă ! Facturile de alimentări nu se introduc în secțiunea de achiziții ca orice altă cheltuială, ci ele se introduc pe pagina Verificare Alimentări în cadrul procesului de verificare a facturii de carburant, mai precis realizarea corespondenței între numărul și data facturii, pe de o parte, și alimentările individuale ale autovehiculelor, pe de altă parte. Facturile de alimentări, ca total al Costului Efectiv fără TVA a tuturor alimentărilor individuale care le cuprind, sunt cele care se preiau în pagina Plăți Achiziții.
Mai multe detalii despre plăți găsiți în topicurile (Întrebă-l pe Easy):
Cum inregistrez ( introduc ) o plată ?
Cum modifici o plata inregistrata?
Cum stergi o plata inregistrata?
TUTORIAL:
Plată Furnizori : https://www.youtube.com/watch?v=mT7ezggGlxc
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Vehicul și De la Data / Până la Data. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pagina 
Facturi Alimentări vă oferă o situaţie centralizată a alimentărilor înregistrate, totalizate pe facturile de alimentare înregistrate. Astfel pentru fiecare factură de alimentare se calculează total litri (cantitatea) de carburant a alimentărilor facturate, total valoare la pompă, total cost efectiv (preț pompă minus discount-uri). Programul afisează și data primei alimentări, respectiv data ultimei alimentări de pe factură.
Pe coloanele Valoare la Pompă și Cost Ef. (ex.TVA) apare, cu italic sub sumă, prețul mediu pe litru, respectiv costul mediu pe litru, în aceeași monedă ca suma.
Mai mult, pagina se poate filtra luând în calcul fie Data Facturii fie Data Alimentării într-o anumită perioadă, având în vedere că de multe ori acestea nu coincid nici măcar ca și lună calendaristică.
Alimentările facturate, sunt dirijate automat, totalizat pe facturi, în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (scadenţar furnizor).
De reținut că alimentările sunt dirijate automat și în Centru Cost/ Camion, astfel încât ele nu trebuie introduse separat în această secțiune.
Dacă pagina Facturi Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.invoice.php
TUTORIAL:
Introducere Factura Alimentare: https://youtu.be/ZeGsSF1ddS8
Pagina (statistica) Facturi Alimentări: https://youtu.be/B3oxtB-hZzs
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
O gestiune reprezintă un spațiu fizic care concentrează mai multe produse, aflate în responsabilitatea unei persoane, numită gestionar.
Putem avea o gestiune de felul unei magazii, dedicată unui anumit tip de produse (de exemplu Piese de schimb, Materiale Consumabile), dar și gestiuni pe Camion (de exemplu inventarul de scule, dispozitive, obiecte de inventar de la camion: chingi, manometru, bări, trusă ADR, stingătoare, etc.).
Pentru a crea o gestiune accesați pagina 
Nomenclator Gestiuni, unde cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus deschideți fereastra de Înregistrare Gestiune. Introduceți numele noii gestiuni la rubrica Denumire Gestiune. Selectați Numele gestionarului (dacă este cunoscut, altfel lăsați rubrica goală) din rubrica Gestionar. La tipărire, numele gestionarului va apare automat la rubrica de semnătură.
Dacă vorbim de o gestiune mobilă, să zicem, care se află fie la camion, la remorcă sau la angajat, în căsuța Tip Locație selectați tipul de gestiune (camion, remorcă, angajat sau partener) și la Resursă resursa propriu-zisă, după care dați click pe Salvare.
Pentru a modifica o gestiune, dați click pe butonul (Modificare Gestiune) de pe rândul ei din listă; se deschide fereastra Modificare Gestiune, cu aceleași rubrici.
Dacă pagina Nomenclator Gestiuni există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.inventory.list.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Se pot înregistra intrări în stoc (gestiuni) folosind 2 pagini diferite : pagina Înreg. Doc. Achiziții , respectiv pagina Înreg. Intrări Stoc.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții , bifați căsuța din prima coloană, Stoc, pentru a înregistra achizitii cu intrare în stoc.
Pagina Înreg. Intrări Stoc este simplificată față de pagina Înreg. Doc. Achiziții, astfel încât viteza de introducere poate fi mult mai mare, mai ales datorită butonului de duplicare a înregistrării.
%
Această pagină este dedicată înregistrării bonurilor de consum pentru produsele care ies din magaziile (gestiunile) firmei.
Ieșirea se poate datora consumului acelei piese de schimb sau material consumabil, dării în folosință a unui obiect de inventar, vânzării către terți sau transferului către o altă Gestiune. În afară de transfer, toate celelalte tipuri de ieșiri se înregistrează de pe această pagină.
Pentru a înregistra o ieșire, apăsați butonul + albastru din partea dreapta sus a paginii. Introduceți numărul bonului de consum la Nr. Document și alegeți Data Bon. La căsuța de Caută Produs, alegeți produsul de pe stoc. În căsuța respectivă dacă începeți să tastați denumirea produsului, după primele trei caractere programul va afișa achizițiile a căror denumire conține ceea ce ați introdus. Pe lângă denumirea produsului apare și data achiziției și Gestiunea de unde se scoate produsul respectiv, numărul documentului de achiziție, cantitatea existentă în stoc și prețul de achiziție.
Selectați tipul de cheltuială și resursa pe care va fi repartizată. Completați cantitatea și apăsați butonul Salvare.
Dacă produsul este vândut bifați căsuța Vânzare și completați Preț Vânzare (preț unitar fără TVA). Cu Vânzare bifată, Tip Cheltuială și Resursă nu se mai completează (câmpurile se dezactivează), iar factura sau avizul se întocmesc din pagina Lista Vânzări Stoc.
Fereastra de introducere este prevăzută și cu o funcție de avertizare care apare în colțul stânga jos sub forma unui triunghi roșu în cazul în care cantitatea de pe bonul de consum este mai mare decât cantitatea de pe stoc.
Bonurile de consum apar pe pagină sub forma tabelară și pot fi tipărite cu ajutorul butonului portocaliu din dreapta liniei respective. La tipărire în partea de jos este prevăzut spațiu pentru semnături Gestionar, Șef compartiment și Primitor.
Pagina este înzestrată cu câteva facilități: multiplicare bon consum și tiparire multiplă (bon consum colectiv).
Pentru cei care au inclus și modulul Service Auto (varianta STANDARD) pe pagina Înregistrare Ieșire Service (stock.out.service.php) există de asemenea posibilitatea de a selecta mai multe Bonuri de Consum pentru tipărire simultană. În acest caz documentul de ieșire va purta numele BON CONSUM COLECTIV, cuprinzand mai multe produse.
Pagina are și posibilitatea de exporta lista cu aceste ieșiri cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus a paginii. Există și un total general în partea de jos, cu subtotaluri pe tipuri de cheltuieli.
Tot pe această pagină apar în regim de vizualizare ieșirile datorate transferului, cu alte cuvinte Bonurile de Transfer, bonuri care au fost întocmite pe pagina de Transfer Stoc. Aceste bonuri de transfer reflectă situația în care produsul este scos de pe o gestiune și intră pe o altă gestiune.
Modificarea unui bon de consum se poate face cu ajutorul butonului de ochi verde din partea dreaptă a liniei bonului respectiv. Buton de modificare având doar bonurile de consum, bonurile de transfer au un link albastru cu ajutorul căreia se va deschide în fereastra nouă pagina de Transfer Stoc, pagină unde va fi afișat doar bonul de transfer respectiv, pentru a putea fi modificat.
Există o pagină numită Centr. Ieșiri Stoc, o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Aceasta pagina numita 
Centr. Ieșiri Stoc (consumuri) este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Implicit se afișează doar luna precedentă. Pentru mai multe luni alegeți De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
În pagina 
Transfer Stoc înregistrați mutarea unui produs dintr-o gestiune în alta. Dați click pe butonul (Înregistrare Bon de Transfer Nou) din capul tabelului. În fereastra Înregistrare Transfer completați Nr. Transfer, Data Transfer, produsul și gestiunea din care pleacă la Produs și Gestiune Sursă (scrieți cel puțin 3 caractere pentru căutare), Gestiune Destinație, Cantitate și, dacă doriți, Observații, apoi dați click pe Salvare.
Lista arată implicit transferurile din ultimele 7 zile (filtrele De la Data și Până la Data).
Dacă pagina Transfer Stoc există în meniul dumneavostră o puteți accesa direct la adresa: stock.transfer.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Situație Stocuri afișează un inventar al tuturor produselor aflate în stoc. Această Situație poate fi generată pentru orice dată cu ajutorul filtrului Până la Data. Cu alte cuvinte, aveți astfel posibilitatea de a genera stocul la o dată anume, inclusiv retroactiv.
Există mai multe filtre care fac din această pagină un instrument puternic: Gestiune, Cod, Denumire Achiziție, Sub Cantitate Minimă, etc.
De asemenea în dreptul fiecarărei linii există un buton pentru vizualizare Fișei de magazie a produsului (achiziției) respective. Dacă același produs are intrări sau ieșiri cu unități de măsură diferite (de exemplu bucăți și seturi), cantitățile nu se adună între ele: în coloanele Cant. Intrată, Cant. Ieșită și Stoc ale produsului apare câte o linie pentru fiecare unitate de măsură, iar stocul se calculează separat pentru fiecare; la fel, coloana Stoc din Fișa de magazie arată stocul curent, câte o linie pentru fiecare unitate de măsură.
Pe pagina Situație Stocuri produsele care au stoc 0 pot fi trecute în Inactiv, debifând căsuța din coloana Activ (căsuța apare numai pe rândurile cu stoc 0). Implicit pagina arată doar produsele active (Active) și cu stoc (Fără Stoc 0); ca să vedeți produsele cu stoc 0, alegeți Cu Stoc 0 în loc de Fără Stoc 0.
Pe pagina Nomenclator Achiziții este vizibilă starea Activ/Inactiv a unui produs.
Dacă un produs e inactiv el nu poate fi selectat în listele de selectie la înregistrare achizitii si la filtre
Pe pagina Situație Stocuri s-au adăugat două butoane pentru Tipărire, unul așa cum se vede pe ecran, și unul sub forma unei Liste clasice de Inventar (conținând și coloana faptic).
Dacă pagina Situație Stocuri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.quantity.list.php .
TUTORIAL:
%
În cazul în care apar plusuri sau minusuri de inventar este nevoie de inregistrarea acestora, cu alte cuvinte de Reglarea cantității scriptice cu cea faptică din stoc.
Reglarea, in special pentru plusuri, se poate face fie printr-un Document de intrare (pagina Înreg. Intrări Stoc, sau Înreg. Doc. Achiziții cu căsuța Stoc bifată), gen Proces Verbal de Inventariere , prin care se adaugă acel produs în stoc. În acest caz se trece la Furnizor propria companie.
Reglarea se mai poate face si prin Bonuri de Consum (în special pentru minusuri), pagina Înreg.Ieșiri Stoc (Consum). La Nr. Document se poate trece tot PV de inventariere, iar costul cu minusul de inventar se poate trece pe Tip Cheltuială Altele - General.
Mai există și varianta de a regla stocul respectiv (în cazul minusurilor de inventar) și prin transfer (pagina Transfer Stoc) într-o altă gestiune (de exemplu in gestiunea unui angajat) până la elucidarea motivelor înregistrării acestei diferențe.
%
Centrul de cost pe camion folosește informațiile introduse în pagina Înreg. Doc. Achiziții (achizițiile de bunuri și servicii), la ieșirile din stoc (bonurile de consum), precum și informațiile introduse la alimentări și facturare.
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia. Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Un material video care explică principiile acestei secțiuni importante și modul de funcționare găsiți mai jos:
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
%
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia.
Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Această cheie de repartiție este definită în partea de administrare (/admin) în rubrica Machetă Tip Cheltuială. Ea poate fi KM sau Zile. Intervalul de repartiție pentru mai multe tipuri de cheltuieli este completat implicit la instalarea aplicației cu anumite valori. Aceste valori sunt modificabile în rubrica (pagina) specificată mai sus.
Dacă pentru un Tip Cheltuială este bifată căsuța Interval Fix de Repartiție, atunci valoarea stabilită în partea de administrare nu poate fi modificată la introducerea efectivă a cheltuielilor, în pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php). În acest caz căsuța Repartiție de la Înregistrare Document Achiziție este nemodificabilă.
Tot în Macheta Tipului de Cheltuială se setează și tipul de repartiție permis de aplicație, respectiv Avans, Spot sau Nerepartizabil,
Un material video care explică principiile secțiunii Centru Cost/Camion și modul de funcționare al acesteia găsiți mai jos:
Vezi și topicul (din Întreabă-l pe Easy):
Distributie cheltuieli generale pe centru de cost camion
%
Cheltuielile Generale în înțelesul aplicației Soft-Transport sunt cheltuielile care nu pot fi legate direct de nici una din resursele principale ale unei firme de transport : Camioane (autovehicule), Remorci și Șoferi.
Exemple de astfel de cheltuileli sunt: Chirie spațiu, energia și alte utilități, salariile TESA, etc.
Ele sunt introduse în aplicație în pagina Înreg. Doc. Achiziții, alegând la coloana Tip Cheltuială un tip care în listă are „- General”. Tipurile se definesc în partea de administrare a aplicației, în pagina Machetă Tip Cheltuială, unde se pot crea și altele noi.
Cheltuieli generale pot fi generate și cu ocazia înregistrării unui Bon de Consum, atunci când operăm o ieșire in stoc.
În Centru Cost pe Camion totalul acestor cheltuieli generale pentru o lună sunt repartizate proporțional cu km rulați ai fiecărui autovehicul inclus în centrul de cost.
Mai exact, programul împarte valoarea cheltuielii generale la total km efectuați de parcul auto productiv (cel inclus în centrul de cost conform fișei autovehiculului), conform comenzilor de transport INCHISE !! .Valoarea rezultată va fi înmulțită cu km efectuați de un camion anume, astfel cheltuiala generală va fi împărțită pe camion proporțional cu productivitatea acestuia.
Pe pagina de Centru Cost/Camion, selectați luna, vehiculul după numărul de înmatriculare (Vehicul) și filtrul Cu Detalii, apăsați Caută, după care în partea stânga jos a paginii cu ajutorul butonului portocaliu Vizualizează Cheltuielile Generale există posibilitatea de a vizualiza toate cheltuielile generale. Cu filtrul implicit Fără Detalii lista rămâne goală.
%
Această pagină de sinteză numită 
Centralizator Cost/Camion, extrem de concentrată, afișează rezultatele lunare (profit sau pierdere) ale parcului propriu de camioane, pe fiecare camion în parte și cumulat.
E extrem de utilă managerului, ea permițând o vedere de ansamblu a rentabilității activității, cu atât mai mult cu cât situația cuprinde și coloane distincte cu privire la km, zile lucrate și venit pe km: Km, Nr. Zile* și EUR/Km.
Evident, dacă se dorește detalierea rezultatelor pentru o anumită mașină se poate accesa ca și până acum pagina Centru cost/Camion.
Mașinile neproductive, de exemplu turismele, se exclud din centrul de cost bifând căsuța Exclus din Centru de Cost din fereastra Modificare Camion a paginii 
Lista Camioane (truck.verify.list.php), chiar dacă și acestea au înregistrate comenzi (în regie proprie), alimentări, etc.
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
Dacă pagina Centralizator Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.summary.php .
%
Acest filtru, Doar Vehicule Incluse în Centru Cost, prezent în paginile Centralizator Rulaj Camion și Verificare Alimentări, vă dă posibilitatea de a afișa în raport doar vehiculele care sunt incluse în Centru de Cost. În paginile Centralizator Achiziții și Centr. Ieșiri Stoc filtrul se numește Doar Vehicule Proprii, Incluse în Centrul de Cost. În pagina Centralizator Rulaj Camion filtrul este selectat implicit.
Aveți posibilitatea de a exclude din Centru Cost un autovehicul (de ex: autoturismele) dacă accesați pagina Listă Camioane cu drepturi depline de adăugare/modificare, deschideți fereastra Modificare Camion cu ajutorul butonului verde (Modificare/Vizualizare) din dreptul liniei de la numărul de înmatriculare, bifați căsuța Exclus din Centru de Cost (în dreapta câmpului Observații) și apăsați Salvare.
Ca semnificație, un vehicul ar trebui exclus din centrul de cost atunci când el nu generează venituri în mod direct. În acest caz costurile cu privire la acesta sunt interpretate ca și cheltuieli generale.
%
O analiză comparativă a acestora, sub formă tabelară, găsiți la adresa:
https://euload.com/file/Studiu_comparativ_%20centru_cost_camion_versus_contabilitatea_financiara.pdf
Evident, orice e perfectibil, inclusiv secțiunea de Centru Cost/Camion. Principiile, convențiile pe baza cărora funcționează se pot îmbunătăți. O discuție pe marginea costurilor e oricând bine-venită !
%
Ca o remarcă doar:
- În situația în care contabilitatea este externalizată, atunci partea de contabilitate primară - ținută la zi de către firma de transport - este esențială și această secțiune din aplicația Soft-Transport e recomandat să se folosească în întregime.
- În situația în care contabilitatea financiară nu este externalizată - ca atare poate fi condusă la zi, din partea de contabilitate primară se poate folosi doar ceea ce poate fi de ajutor la întocmirea documentelor primare, de exemplu Registru de Casă, Deconturi, Stocuri (Receptii/ Bonuri de consum/ Transfer ) sau rezolvarea Notificărilor de plată ale clienților cu referire la credit note-uri (identificarea facturilor aferente acelor C.N.) . Restul registrelor de bancă, chiar și scadențare pot fi urmărite folosind doar programul de contabilitate financiară, nu e nevoie de o înregistrare în ambele aplicații.
Exportul datelor cu privire la vânzări / cumpărări, în format (fisiere) de tip excel/CSV
PENTRU VÂNZĂRI
Din pagina Lista Facturi (invoice.php) selectați perioada (De la Data – Până la Data), în lista de tip alegeți Factură (fără Credit Note-uri), apăsați Caută, apoi apăsați butonul de export, cu Excel selectat. În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Tip Date și apăsați Continuați.
Fișierul are una din două variante de coloane:
Scurt pentru Contabilitate: Serie Factură, Cod Factură, Tip Factură, Data Factură, Data Scadenței, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Total, Moneda, Cota TVA, Rata de Schimb, Echivalent în Moneda Firmei, Client, CUI.
Toate Coloanele: Serie Factură, Cod Factură, Tip Factură, Data Factură, Data Scadenței, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Total, Moneda, Cota TVA, Rata de Schimb, Echivalent în Moneda Firmei, Observații, Facturat, Stare Comandă, ID Comandă, Cod Comandă, Dispecer, Camion, Proprietar, Remorcă, Client, CUI, Adresă, CMR, ID, Data Înregistrării, Început - Sfârșit.
E important de înțeles că o factură de transport multiplă pentru N comenzi, va apare în fișierul export în N rânduri, separat pentru fiecare comandă în parte !
De asemenea situația va cuprinde și Facturile Simple.
PENTRU CUMPĂRĂRI
În Soft-Transport, ne întâlnim cu Furnizori in 3 secțiuni:
La Subcontractori – pe pagina Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), am un Export Excel în care coloanele sunt următoarele:
Subcontractor, CUI, Cod Factură, Tip Factură, Dată Factură/Notă de Calcul, Data Primirii Doc., Data Scadenței, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Total Valoare, Moneda, Plăți, Observații, Facturat, CMR, Comanda, Contract, Data Contract, Preț Agreat Contract, Moneda Contract, Dispecer, Rata de Schimb, Echivalent Total in Mon. Firmei, Mon. Firmei.
La Achiziții - Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții – stock.in.php am un Export Excel. Înainte de a Exporta în Excel selectați Perioada și verificați să fie selectat filtrul Fără Achiziții Proprii (în loc de Toate (Proprii și de la Terți)) și apăsați Caută.
Fisierul va avea următoarele coloane:
ID, Nr. Factură, Data Factura, Data Scadentă, Furnizor, CUI, Observații, Nr. NIR, Data Recepției, Nr. Aviz, Data Aviz, Nr. Comandă, Data Comandă, Nr. Proformă, Data Proformă, Denumire Achiziție, Cantitate, UM, Gestiune, Tip Cheltuială, Resursa, Cont Contabil, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Cota TVA, Total, Moneda, Rata de Schimb, Echivalent Total in Mon. Firmei, Mon. Firmei, Observații.
E important de înțeles că un document de achizitie cu mai multe poziții sau semnificații, pentru mai multe resurse ale companiei, va apare în fișierul export în mai multe rânduri, separat pentru fiecare poziție în parte!
La Alimentari – Există posibilitatea exportului in Excel a alimentărilor de pe pagina Verificare Alimentări (fuel.verify.php), dar în acest caz eu cred că este mai simplu să introduceți în contabilitate Alimentările în mod Consolidat (cumulat) pe Facturile (Centralizatoarele) furnizorilor de carduri.
Pe pagina Facturi Alimentări, pentru Data Facturii (sau Data Alimentării – depinde cum doriți să înregistrați în Contabilitate) filtrați Perioada pe care o doriți. Veți obține o centralizare a coloanei Cantitate (numărul de litri) și a Cost Ef. (ex.TVA) (costul efectiv, fără TVA și fără discounturi) pentru fiecare factură în parte.
Dacă filtrați după Țara Alimentare pe Romania, veți obține un centralizator cu alimentările din România pentru fiecare factură în parte. La totalul de la Cost Ef. (ex.TVA) aplicați cota de TVA în vigoare (21%) ca să aflați TVA-ul.
Dacă la d-voastră se fac aprovizionări cu combustibil în rezervorul din curte,aceste aprovizionări figurează la achiziții. La Facturi Alimentări veți avea costul efectiv la achizițiile pe carduri carburanți.
CA ȘI O CONCLUZIE GENERALĂ:
În Soft-Transport, veniturile sunt înregistrate / analizate până la nivel de comandă , iar achizițiile până la nivel resursă (un camion, o remorcă sau un șofer – sau pe general, dacă nu sunt cheltuieli legate direct de resurse).
Tocmai de accea , e important de analizat de către Contabilul Sef oportunitatea preluării anumitor date din Soft-Transport în programul de contabilitate . Ce anume e oportun a prelua depinde și de natura / complexitatea activității companiei, cât și de circuitul documentelor / fluxul informațional al companiei.
Dar, chiar și atunci când nu se preiau, introducerea în programul de contabilitate a documentelor se poate face la nivel de totaluri pe conturile din planul de conturi, nemaifiind nevoie de defalcarea pe resurse sau comenzi a acestora, ceea nu presupune nici pe departe același volum de muncă ca și înregistrarea lor în Soft-Transport (care este un TMS – Transport Management System). În acest caz, evidențele din Contabilitatea Financiară pot fi o Cheie de Control a evidențelor din Soft-Transport și viceversa !
%
Reprezintă o grupă de statistici care conțin, extrase din baza de date, mai mulți indicatori de volum ai activității, separat pe fiecare dispecer în parte, iar apoi separat pe fiecare client în parte.
Cu alte cuvinte, instrumentul SoftTransport, fiind din categoria Intelligence Technology :) , este capabil să spună niște lucruri despre dispecerii care îl folosesc, să aprecieze volumul de activitate al acestora, gradul de urmărire a camioanelor, eficiența utilizării acestora, atât individual, cât și colectiv (la nivel de departament transport). Cu alte cuvinte, să le dea o notă dispecerilor. De fapt nu e chiar o notă, este un SCOR, care are la bază o serie de măsurători, indicatori relevanți, care se combină apoi într-o formulă care să furnizeze maximul de semnificație pe care un astfel de demers îl poate da.
De ce l-am numit SCOR? Pentru că în valoare absolută poate că nu spune nimic, este însă extrem de util când vrem să apreciem cât mai obiectiv activitatea unui dispecer comparativ cu a altuia.
Poate fi un instrument util dacă se dorește acordarea de bonusuri proporțional cu performanța fiecăruia. Valoarea unui punct din scor poate fi atunci 1 leu, sau 0.5 lei, sau 2 lei, indiferent cât se dorește.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Statistici SoftTransport , Statistică Soft Dispeceri, Raport Extins Dispecer, Indicatori Dispecer v2, Statistică POI dispecer, Statistică POI șofer, Statistică Soft Clienți.
Dacă pagina Statistică SoftTransport există în contul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.php .
%
La rubrica 
Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comandă a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi și poze. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru Exclus Tip, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Dați-mi voie să mă prezint.
Mă cheamă Easy și sunt mascota Soft-Transport.
De regulă, eu vă transmit detaliile de implementare a noilor versiuni și tot eu sunt cel care caut în manualul de utilizare al aplicației (help-ul aplicației) și vă răspund la întrebări.
De oriunde din program dacă faceți click în căsuța Întreabă-l pe Easy și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant am să vă pun la dispoziție ceea ce găsesc.
Nu sunt singurul care vă poate ajuta în utilizarea aplicației.
Mai aveți la dispoziție Help-ul Integrat pe Pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
De asemenea, foarte utilă și folosită este căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră. Paginile care nu sunt în meniul dumneavoastră nu apar în rezultate. Pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
Dacă totuși vă loviți de aspecte pe care nu le înțelegeți, găsiți inadvertențe și erori sau aveți întrebări colegii mei de la Relații Clienți vă stau la dispoziție la numărul 0756-777722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
Vă doresc mult spor în toate.
Prietenul vostru,
Easy
Pentru AJUTOR folosește:
- click în căsuța întreabă-l pe Easy (din bara de sus) și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant Easy vă pune la dispoziție ceea ce găsește.
- Ajutor integrat pe pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
- căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră; paginile pe care nu le aveți în meniu nu apar în rezultate. În schimb, pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
- Tutoriale (www.soft-transport.com/demo.php)
- Manualele de Utilizare pe departamente și / sau profesii
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
- Manualul de implementare:
Manual de implementare pentru pachetele STANDARD & CONVENIENT:
https://euload.com/file/manual_de_implementare_pe%20capitole_%20standard.pdf
Manual de implementare pentru pachetul LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_light.pdf
Manual de implementare pentru pachetul ULTRA LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_UltraLight.pdf
ANEXE MANUALE:
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_Scrisori_Personal.pdf
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_MODEL_SMS.pdf
-serviciul Relații Clienți la numărul 0756 777 722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
%
Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.
Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.
%
O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini) în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.
Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).
De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.
Dacă pagina Lista Pagini există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .
%
O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .
%
Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.
În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.
Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.
Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare.
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
%
Q&A Soft-Transport
În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh
În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon
Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).
Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.
Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.
De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.
Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.
%
În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:
1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.
2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.
3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) .
Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s
%
Acest lucru se poate face din butonul cu steag (Selectare limbă) din bara de sus, unde alegeți Română sau English, prin combinația de taste rapide CTRL + SHIFT + 3 sau din pagina Modificare Utilizator, la câmpul Limba Aplicației.
În prezent interfața aplicației o puteți găsi în limba română și limba engleză.
#
Meniul setat implicit pentru un nivel (un grup de utilizatori ) se poate personaliza de către fiecare utilizator, din punct de vedere al aranjării și grupării .
Unde: butonul „Personalizează meniul” din bara de meniu (sub caseta de căutare a paginilor). Setările se salvează automat, separat pentru fiecare utilizator.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Personalizează meniul” — meniul intră în modul de editare. Faceți click pe o categorie ca să o deschideți.
2. Reordonați paginile prin tragere (apucați rândul paginii) — inclusiv dintr-o categorie în alta.
3. Ascundeți / afișați o pagină cu ochiul din dreptul ei.
4. Paginile ascunse rămân recuperabile: în modul de editare ele rămân în meniu, estompate și cu ochiul tăiat; apăsați din nou ochiul ca să le readuceți. În afara modului de editare paginile ascunse nu se văd în meniu.
5. Ieșiți din modul de editare cu un nou click pe „Personalizează meniul” — totul e deja salvat.
Categoriile în sine sunt cele definite de administrator în Structură Meniu.
Există și posibilitatea ca fiecare utilizator să își poate foarte ușor configura paginile Favorite , pe care le folosește cu precădere sau pe care le consideră utile.
În acest fel, partea de sus a meniului va fi personalizată, conținând paginile pe care le-a ales (favorite), în ordine alfabetică.
Pentru acest lucru se poate folosi:
– pagina Modificare Utilizator - pentru ștergere
– Pagina Lista Pagini – pentru căutare și adăugare pagini favorite
%
In pagina de Modificare Utilizator există posibilitatea de a seta o listă de clienţi şi ţări favorite. Aceşti clienţi, respectiv țări favorite vor fi poziţionate primele in orice listă de selecție pentru Client și Ţară in toate ferestrele de selecţie din soft.
Accesaţi pagina Modificare Utilizator (butonul Setări utilizator din partea de jos a barei din stânga), unde la Selectează Client alegeți clientul după care faceţi click pe butonul albastru Adaugă client în Lista Favoriți. După ce aţi adăugat clienţii favoriţi în listă, faceţi click pe butonul verde Salvare modificări din secțiunea clienților. Puteți avea cel mult 5 clienți favoriți.
Pentru adăugarea de ţări favorite în această listă repetaţi procedura descrisa inainte, cu Selectează Țară, Adaugă țara în Lista Favoriți și propriul buton Salvare modificări al secțiunii țărilor (cel mult 5 țări).
Dacă pagina Modificare Utilizator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.modify.php .
%
O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).
Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.
Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).
Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.
Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.
În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !
Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .
%
Motto:
Nimic mai complex decât contabilitatea unei firme de transport !
Obiectivul nostru principal este de a asigura o contabilitate primară integrată în aplicație, alături de alte secțiuni ale Soft-Transport : dispecerat, facturare, întreținere parc auto, service auto, subcontractori, alimentări / consumuri, stocuri.
În acest sens aplicația permite:
- Înregistrarea achizițiilor (cheltuielile firmei).
- Centru de cost (profit) pe fiecare camion.
- Analiza de costuri (cheltuieli) în dinamică (comparativ pe mai multe luni).
- Înregistrarea plăților.
- Întocmirea automată a Scadențarului pentru furnizori.
- Gestiune Stocuri , cu tipărire Recepții, Bonuri de consum, Bonuri de Transfer.
- Evidența Obiectelor de Inventar date în folosință
- Verificarea facturilor de taxe de drum.
- Reconcilierea facturilor de combustibil.
- Stabilirea cu ușurință a alunecărilor între luni (de exemplu alimentări efectuate în luna aprilie, dar facturate în luna mai).
- Transparență în procesul de facturare, cu verificarea rapidă a facturării integrale a comenzilor.
- Înregistrarea încasărilor.
- Întocmirea automată a Scadențarului de clienți.
- Generare automată a Registrelor de Trezorerie (Casă și Bancă).
- Înregistrarea transferului dintre diferitele conturi de trezorerie (care se pot defini în număr nelimitat).
- Operare Avansuri spre decontare și a plăților justificative ale deconturilor, inclusiv tipărirea automată a Dispozițiilor de Plată, Încasare și a Deconturilor.
- Acces la detaliile procesului de facturare, a situației predării documentelor la client, a notelor de credit și a contestațiilor, la evidența rezervărilor de tren/feribot proprii sau prin clienți, la situația intervențiilor service, etc.
Cu alte cuvinte, o viață mai ușoară pentru contabili, dublată de o siguranță mai mare a finanțelor companiei, prin chei de control multiple și eficiente!
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.
Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.
Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri).
În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.
%
Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.
La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .
Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay
%
Rubrica Lista Parteneri (client.verify.list.php) oferă spre adaugare / vizualizare / modificare, aşa după cum indică şi numele, lista partenerilor cu care programul operează, cu detaliile aferente.
De menţionat că Lista Partenerilor poate cuprinde atât clienţii cât şi subcontractorii (care sunt furnizori), cu alte cuvinte firmele partenere, sau pe scurt colaboratorii. Între parteneri va trebui să figureze şi firma proprie, atât timp cât există în activitatea de transport şi situaţii în care cursa se execută în regie proprie.
Firmele pot să se afle în una din cele doua stări: active sau inactive (pentru care nu mai există relaţii comerciale şi care nu vor mai apărea în filtrele pentru parteneri).
În pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, un partener nou se adaugă cu butonul (Adaugă un nou partener) din colțul dreapta-sus al tabelului. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei inactivi îi găsiți alegând Inactiv sau Toate (Active și Inactive) în filtrul de stare. Pe fiecare rând aveți: căsuța din coloana Activ, (Modificare/Vizualizare), (Încarcă Documente), (Adăugare/Modificare persoane de contact) și (Compartiment).
Baza de date Parteneri este diferită de baza de date Contact Partener. În această din urmă se înregistrează persoanele de contact ale firmei partenere, cu numerele de telefon (mobil și birou) şi adresele de email.
Se pot înregistra mai mulți clienți cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii deja înregistrate în sistem.
Există și o paginăde tip View (client.list.php), denumită tot Listă Parteneri, unde apare lista de clienți și furnizori înregistrate în soft, dar fără posibilitatea de a modifica datele companiei. Totuși de pe această pagină se pot adăuga sau modifica Observațiile operaționale (cerințe și instrucțiuni de operare ale partenerului) sau Observațiile generale.
Pe pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, în colțul dreapta-sus a fost introdus un buton mov (Export Emailuri în Fișier). Astfel aveți posibilitatea de a descărca un fișier cu lista de email-uri a partenerilor selectați pe pagină, prin intermediul filtrelor (doar cei care au completat adresa de email). Lista completă a partenerilor selectați se exportă în Excel cu butonul Export în Fișier Excel, de lângă el.
Ambele variante ale paginii Listă Parteneri afișează lista pe pagini de câte 100 de rânduri. Când sunt peste 100 de rezultate apare și alegerea rânduri / pagină (100 sau 200). Deasupra și sub tabel vedeți Total (numărul de rezultate) și puteți trece de la o pagină la alta; filtrele, sortarea și căutarea rămân aplicate când schimbați pagina.
Butoanele Export în Fișier Excel și Export Emailuri în Fișier țin cont de aceleași filtre ca lista: căutarea după CIF sau denumire, țara, linia de business, tipul de partener, bonitatea, limba, starea (Activ / Inactiv / Toate) și Compartimentul. Ele cuprind toți partenerii care corespund filtrelor, nu doar pe cei de pe pagina afișată (în fișierul cu emailuri intră doar cei care au adresa de email completată).
Pe fișa partener (client,subcontractor) care se deschide ori de câte ori faceți click pe numele unui partener, s-a introdus un buton albastru numit Contacte . Cu ajutorul acestui buton poate fi accesată mai rapid lista de persoane de contact ale clientului respectiv (butonul apare doar dacă partenerul are cel puțin un contact activ și aveți pagina Contact Partener în meniu).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
TUTORIALE:
Inregistrare Partener (Client si Furnizor): https://youtu.be/gs3XW159Yvk
Fisa Partener (Client sau Furnizor): https://youtu.be/peV62uqG_SI
Inregistrare Persoana de contact: https://youtu.be/oz7ZM1eSnCU
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Din pagina Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.
Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.
Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.
De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Obs. Operațional (în pagina Listă Parteneri apare ca Obs. Operaționale) este un câmp din baza de date Parteneri (Clienți) unde aveți posibilitatea să introduceți, de exemplu, instrucțiuni care sunt de urmat atunci când o mașină ajunge la clientul respectiv pentru o operațiune de încărcare/ descărcare, modul de preluare/predare a remorcii, de predare a documentelor, echipamentul obligatoriu în dotare și alte detalii legate de operarea serviciului de transport.
Textul introdus în această căsuță este vizibil și în contul de tip șofer, inclusiv lângă detaliile punctelor de Încărcare/Descărcare.
%
În cadrul paginii de Facturare se întocmesc (emit) facturile pentru transportul efectuat (comenzile închise) şi se înregistrează notele de credit trimise de către clienţi (dacă este cazul pentru comanda respectivă). Pagina de facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport închise din perioada aleasă în filtre.
Există posibilitatea să personalizaţi macheta facturii în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, până la nivel de client.
Întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, loclităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
Se preia automat cursul valutar al BNR şi la intocmirea facturii în valută, echivalentul în lei se calculează automat. Calculul scadenţei se face de asemenea automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date Parteneri pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante.
La Facturare, la câmpul Preț din fereastra de facturare, există posibilitatea de a prelua automat sumele înregistrate în Preț Agreat sau Tarifar. Acest lucru e în mod special util când vorbim de Facturarea multiplă.
Pe pagina Facturare veţi putea identifica uşor comenzile care sunt/nu sunt facturate, care au/nu au Credit Note-uri. Pentru fiecare comandă din tabel sunt afișate comparativ informatii cu privire la preţul agreat, total valoare facturată sau valoare calculată de catre client (beneficiar).
Tot în această pagină se pot introduce şi informaţiile privind costul estimat cu taxele de drum si Km platiţi de către beneficiar.
Cel mai puternic instrument al acestei pagini rămâne, însă, după părerea noastră, tarifarul , care reprezintă o machetă inteligentă pentru formula de calcul a tarifului, în cazul contractelor de transport mai sofisticate.
Tarifarul unei comenzi se deschide cu butonul din coloana Calcul Tarif, de pe rândul comenzii (pe buton vedeți litera T, iar după ce tarifarul a fost salvat, totalul calculat). În partea de sus a ferestrei Tarif Comandă, deasupra machetei, vedeți kilometrii comenzii: Km Gol, Km Bord, Km GPS, Km Planificați și Km Beneficiar, ca să-i aveți la îndemână când calculați tariful.
Observație: Pagina de Facturare se adaptează automat tipului de cont. Dacă ea va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Facturile întocmite se pot transmite direct, automat prin email, împreună cu CMR-urile încărcate sau fără CMR-uri, conform opțiunii utilizatorului, de pe pagina Facturare. Pentru acest lucru trebuie să definiți, în prealabil, persoana căreia îi veți trimite facturile. Acest lucru îl veți face în baza de date Contact Partener înregistrând persoana autorizata pe partea de recepție facturi si emailul acesteia, iar la câmpul Dedicat pentru alegeți o variantă care conține Facturare.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
TUTORIAL:
Pagina de Facturare: https://youtu.be/fcf1NdjaRu0
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Aplicația Soft-Transport are implementată o rubrică de FACTURARE, unde s-a introdus posibilitatea de a întocmi (emite) facturile pentru transport. Pagina de Facturare este organizată tabelar şi cuprinde pe linii comenzile de transport, incluzând şi următoarele avantaje:
- întocmirea facturii e mult mai rapidă şi mult mai corectă, deoarece multe din explicaţiile facturii se precompletează automat: perioada transportului, număr camion, număr înmatriculare remorcă, localităţile de început/sfârşit, numărul comenzii/contractului, etc.
- cursul valutar al BNR se preia automat, astfel încât atunci când intocmiţi facturi în valută, echivalentul în lei se calculează automat.
- calculul scadenţei se face automat, în funcţie de informaţiile cuprinse în baza de date pentru clientul respectiv, programul ştiind să calculeze scadenţa după mai multe variante: un număr x de zile de la data facturii, data predării documentelor, luna în curs.
Există posibilitatea să personalizaţi facturile în funcţie de nevoile şi preferinţele d-voastră, modificând macheta/machetele de facturare din partea de administrare a aplicaţiei. Astfel puteţi să:
- introduceţi Logo, Antet, Subsol personalizat facturii d-voastră.
- puteţi alege ce detalii ale comenzii să fie cuprinse automat în factură, în funcţie de client, natura transportului, etc.
- puteţi alege ce informaţii ale d-voastră, în calitate de furnizor, şi ale clienţilor să apară pe factură.
- puteţi seta anumite texte standard care să apară pe factură, de exemplu: “TVA la încasare”, sau ” Expedierea facturii s-a făcut prin e-mail”, sau “Vă mulţumim ca ne-aţi ales pe noi”, etc.*
Data facturii se poate alege să fie în trecut, unele firme preferând să treacă ca şi data facturii data descărcarii, şi nu data întocmirii propriu-zise a facturii.
Programul îţi oferă următorul număr liber din seria facturii, lăsându-ţi în acelaşi timp şi posibilitatea (ajutându-te chiar) sa îţi alegi un număr nefolosit dintre cele anterioare.
La alegerea numerelor de facturi disponibile, click pe un număr îl preia automat în linia facturii. Persoana care facturează va fi foarte fericită de acest mic artificiu, care îi permite să navigheze între ferestre fără să noteze sau memoreze numărul de factură pe care l-a ales. Acest lucru este util în special în situația în care data facturii nu coincide cu data întocmirii acesteia.
Programul îţi acordă posibilitatea de a-ţi întocmi o factură pentru o singură comandă, sau o factură pentru mai multe comenzi simultan, nepierzând nimic din automatizările oferite.
Programul îţi pune la dispoziţie posibilitatea de a-ţi întocmi facturi şi pentru alte servicii şi produse, altele decât transportul. De exemplu: vânzarea de maşini, diverse mărfuri, penalităţi, etc.
Cota TVA se poate modifica din partea de administrare a aplicaţiei într-o secundă.
Este recomandat ca facturarea să fie făcută de altă persoană decât Dispecerul. Există totuși posibilitatea ca dispecerul să întocmească facturi, în acest caz el este limitat la comenzile pe care le-a gestionat el. Cu alte cuvinte, dacă pagina Facturare va fi folosită de un Dispecer (în varianta Standard) sau un cont tip Operațional (în varianta Light), comenzile accesibile vor fi doar cele pe care respectivul utilizator le-a introdus. Acest lucru este util în special companiilor în care dispecerii sunt cei care facturează comenzile proprii. În acest fel s-a limitat accesul acestora la informații sensibile, care nu sunt în sfera lor de interes.
Dacă pagina Facturare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.invoice.php .
%
Această rubrică din contul de administrator este folosită pentru generarea automată și salvarea cursului valutar pe care aplicația îl va folosi (de exemplu în fereastra de întocmire a facturii, înaintea printării ei. Preluarea cursului valutar din această rubrică calculează automat factura în moneda propriei țări).
Cursul valutar din listă se actualizează zilnic, la prima logare a oricărui utilizator din ziua respectivă, nefiind necesară modificarea lui.
%
De ce SoftTransport nu poate să facă așa încât facturile să ajungă DIRECT în programul de contabilitate ?
La prima vedere pare o problemă. Chiar așa, de ce nu poate să transmită facturile client direct în programul de contabilitate?
1. Pentru că SoftTransport nu este un program de contabilitate și nu-și propune să devină unul. De ce? Pentru că lunar, dacă nu zilnic, sau dacă nu chiar de mai multe ori pe zi ar trebui să fie adaptat astfel încât să respecte noile reglementări ale Ministerului de Finanțe. Ar însemna să vindem programul poate de 10 ori mai scump.
2. Pe de altă parte există pe piață programe foarte bune, ieftine și actualizate înainte și ca contabilul firmei voastre să afle de schimbările pe care Ministerul de Finanțe i le pregătește.
3. Operațiunea de a mai introduce încă o dată facturile în programul de contabilitate nu înseamnă nici pe departe “dublarea” muncii. Întocmirea unei facturi, calculul corect al valorii serviciului de transport și verificarea documentației poate să ia peste 10 minute, dacă nu mai mult. Reintroducerea în programul de contabilitate a datei, numărului, clientului și a sumelor totale a acestei facturi ia în jur de 20 de secunde!
4. La momentul întocmirii facturii încă nu se știu detalii despre modul de transmitere a acesteia la client. Atunci când o factură se introduce în programul de contabilitate se poate verifica încă o dată corectitudinea datelor (data întocmirii, clientul, scadența, ordinul de mărime al sumei – dacă e în intervalul de bun simț), și foarte important , dacă acea factură a fost transmisă clientului și a ajuns la destinație. La urma urmei, o factură va fi platită numai după ce ajunge la destinație!
5. Cu alte cuvinte este un MARE AVANTAJ de a introduce încă o pereche de ochi în procesul de facturare, evitând astfel ca o banală greșeală a facturistului (poate o cifră în plus la o sumă) să ajungă direct în Balanța contabilă și de acolo în declarația de TVA sau impozit pe profit.
Totuși, dacă se dorește, pe pagina Lista Facturi găsiți butonul de descărcare (cu alegerea Excel sau CSV), prin care facturile pot fi exportate din Soft-Transport și apoi importate în programul de contabilitate. Pentru programul SAGA, pagina Predare date SAGA pregătește un pachet cu facturile perioadei, pe care îl descărcați cu butonul Descarcă pachetul.
%
În pagina Lista Facturi aveţi acces la o evidență a Facturilor emise către clienți şi a Notelor de credit emise de aceștia. Tabelul din această listă poate fi exportat in Excel sau în format .csv cu ajutorul butonului din zona de filtre (alegeți Excel sau CSV din lista de lângă buton). În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Format Dată și Tip Date, apoi apăsați Continuați.
Această pagină este extrem de utilă contabililor, pentru verificările cu programul de contabilitate, pentru căutare și vizualizare facturi.
Facturarea propriu-zisă a comenzilor de transport se face de pe o altă pagină, și anume Facturare, care conține mai multe instrumente necesare acestui proces complex, inclusiv accesul la tarifar.
Lista Facturi există în două variante, una în care se pot emite și Facturi Simple în afara comenzilor de transport (non-operaționale) și o altă variantă, doar cu drepturi de vizualizare.
Dacă pagina Lista Facturi (în varianta de vizualizare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.view.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Facturare a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHUnuiRq3mELygl8l_zuwa6T
%
Aceasta pagină, numită Cifra de Afaceri, cuprinde total facturi întocmite, pe clienți și în dinamică, adică pe mai multe luni în paralel. Este utilă compartimentului contabilitate pentru o confruntare rapidă între facturare și contabilitatea financiară. Este foarte utilă și managementului pentru o comparație între mai multe luni pentru același client, precum și pentru estimarea în cadrul aceleași luni calendaristice a ponderii unui anumit client.
Cu ajutorul filtrelor de pe pagină aveți posibilitatea de a selecta modul de afișare, afișare doar în moneda facturată, sau transformat în echivalent RON (acesta fiind util pentru compartimentul de contabilitate pentru verificări) , cu sau fără TVA, facturi transport sau simple, pe compartimente, Țară Client, Clienți Ocazionali / Clienți Contractuali, Bonitate (numărul de stele). etc. Implicit sunt afișate ultimele 3 luni încheiate (luna curentă nu este inclusă); pentru alte luni schimbați De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Pagina are și un buton de export excel. Raportul poate fi tipărit cu ajutorul butonului print.
Dacă pagina Cifra de Afaceri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.invoice.month.php .
TUTORIAL:
%
Această dezvoltare are la bază o pagină distinctă: E-Factura (efactura.list.php).
La prima accesare a acestei pagini, pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Pe pagina e-factura se afișează facturile întocmite într-o anumită perioadă, atât pentru persoane fizice, cât si pentru companii, cu posibilități de filtrare multiple, după: Client, Vehicul, Tipul Facturii (Simplă sau Transport), Serie, Număr Factură, ID și Cod Comandă, etc.
Pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, trebuie parcurși anumiți pași:
- Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura. Acest lucru se face bifând căsuța de pe prima coloană din dreptul facturii respective și apăsând butonul din capul de tabel. Această operațiune se poate face pentru mai multe facturi simultan, dar numai dacă toate facturile aparțin aceluiași client.
- După această operațiune, apăsând butonul se pot vizualiza/modifica informațiile care vor fi transmise la ANAF , inclusiv Categoria TVA, și Motivele care stau la baza selecției anumitor Categorii TVA.
Aplicația Soft-Transport completează automat Categoria TVA cu S (Cotă Normală și Redusă) în cazul în care TVA-ul este diferit de 0, si cu E (Scutire de TVA), în cazul în care TVA-ul este 0. Dacă aveți alte situații cu privire la TVA (de exemplu AE (TVA cu Taxare Inversă)) le puteți selecta de la căsuța Cat. TVA, respectiv Cod Motiv.
De asemenea aplicația completează automat câmpurile Denumire Produs/ Serviciu și Descriere Produs astfel:
pentru facturile de transport, la Denumire va apare Codul Comenzii, iar la Descriere va apare Data și Localitatea de start a comenzii, repectiv Data și Localitatea de final a comenzii
pentru facturile simple (non-operationale), la Denumire aplicația preia textul (explicațiile) introduse în factură
Aceste câmpuri se pot și ele modifica de către utilizator.
De remarcat că pagina e-factura funcționează și pentru facturile multiple.
S-a adăugat în draftul e-factura ca element distinct Referință Comandă Client (BT-13) , Nr. Fact. Iniț. (BT-25) și Data Fact. Iniț. (BT-26) . Dintre aceste noi câmpuri, Referință Comandă Client se completează automat cu Codul Comenzii Client. Toate cele 3 câmpuri noi sunt editabile de utilizator.
La transmitere e-factura la ANAF se poate atașa automat la fisierul xml generat și factura originală, în format PDF. Pentru aceasta, în fereastra deschisă cu butonul alegeți DA la câmpul Cu PDF (implicit este NU).
- Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere. Această verificare se face folosind validatorul de pe site-ul ANAF. Dacă sunt erori, ele se afișează în fereastra Lista Erori la Validare.
- Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul de Încărcare .
- După încărcare apare butonul de Interogare Stare E-Factură , care va fi vizibil până când factura primește starea Acceptat sau Neacceptat. Rezultatul apare în coloana Stare: Acceptat (bifă verde), Neacceptat (X roșu) sau Prelucrare (roți dințate).
- Butonul Descărcare aduce de pe site-ul ANAF fișierul .zip care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport. Cu alte cuvinte, e-facturile respective (fisierele .zip), odată salvate în baza de date, le puteți accesa și după ce ele nu mai sunt vizibile în SPV (după 60 de zile).
- Cu butonul Descărcare pe calculatorul dvs. , puteți descărca pe calculatorul dumneavoastră acest fișier .zip .
- Cu butonul Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
Pagina e-factura prevede și niste filtre legate de statusul transmiterii și indexul de transmitere.
De remarcat că o factură încărcată cu succes în sistemul RO e-factura NU mai poate fi ștearsă! Butonul de ștergere apare doar în faza de pregătire a transmiterii (un fel de draft al e-factura) și la facturile cu starea Neacceptat.
%
La prima accesare a paginii E-Factura (efactura.list.php), pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
Transmiterea unei facturi întocmite în Soft-Transport în sistemul RO E-Factura al ANAF se face folosind pagina E-factura efactura.list.php . La prima utilizare a acestei pagini și după fiecare expirare a cheilor de acces (la fiecare 90 de zile) va fi nevoie să treceți prin procesul de autorizare. Pentru acest lucru consultati topicurile respective din Help.
Dacă procesul de autorizare a fost deja parcurs, pentru a transmite o factură în sistemul ANAF, aveți de făcut următorii pași:
- Obligatoriu - Pregătirea facturii, care a fost emisă în mod tradițional, pentru e-factura.
- Recomandat: Faceți o verificare a facturii apăsând butonul , înainte de transmitere.
- Obligatoriu - Încărcați factura pe site-ul ANAF folosind butonul
- Recomandat: Interogare Stare E-Factură
- Recomandat: Descărcare fișierul .zip de pe site-ul ANAF care conține fișierul .xml și semnătura electronică a ANAF și îl salvează în baza dumneavoastră de date din Soft-Transport.
!! Aveți posibilitatea să efectuați o Verificare multiplă Stare și Descărcare multiplă pe server (în Baza de date) a fișierelor .zip de la ANAF folosind butonul E-Factura ;
- Recomandat: Descărcare pe calculatorul dvs. a acestui fișier .zip, cu butonul .
- Recomandat: Vizualizare Informatii E-Factura puteți vizualiza și tipări informațiile transmise și înregistrate pe site-ul ANAF, inclusiv indexul primit de la sistemul RO E-Factura.
%
Pe pagina E-Factura efactura.list.php, puteți întâlni erori fie la momentul operației de Verificare (validare), fie după încărcarea fișierului la ANAF.
E bine ca erorile de validare să fie tratate / corectate înainte de transmiterea facturii. De regulă, dacă aveți erori la validare, aceleași erori vor apare si la transmitere. Au fost totuși situații in care validatorul ANAF indica erori în mod eronat :) - așa că dacă ați reverificat si nu vedeți , nu stiti unde ar putea fi eroarea , puteți încerca o transmitere a facturii.
Dacă apar erori după transmiterea facturii, statusul (starea facturii ) va fi Neacceptat , marcat în program printr-un X roșu; starea se aduce de la ANAF cu butonul Interogare Stare E-Factură. În acest caz, descărcați de la ANAF fișierul zip pe server-ul dvs si pe urmă pe calculatorul dvs pentru a citi fisierul xml cuprins în fisierul.zip. În acest fisier xml veți găsi motivul respingerii de către ANAF.
După ce ați înțeles care e problema, ștergeți e-factura respectivă folosind butonul de stergere din dreapta, faceți corectiile necesare (de ex. în fișa partenerului ), după care reluați procedura pentru e-factura de la început.
!!!!! Dacă partea de validare fucționează , însă atunci când încercați să transmiteți factura la ANAF nu se întâmplă nimic - transmiterea pare să nu funcționeze - mai mult ca sigur cheile de acces au expirat si ele trebuie regenerate. Pentru acest lucru consultați în Help (Întreabă-l pe Easy topicul Regenerarea cheilor de acces pentru e-factura)
Erori frecvente:
1. Codul de TVA al clientului plătitor de TVA trebuie să conțină indicativul de țară (de ex. RO12345678). La un client neplătitor de TVA, CIF-ul se trece fără indicativ. Programul recunoaște clientul plătitor de TVA doar după indicativul din fața CIF-ului din fișa partenerului, nu după câmpul Facturează cu TVA. Dacă CIF-ul nu are indicativ, e-Factura se face ca pentru un client neplătitor de TVA, fără codul lui de TVA. De aceea, la clienții plătitori de TVA verificați ca CIF-ul să înceapă cu RO.
2. Indicativul de țară trebuie să fie salvat corespunzător în partea de setări a aplicației (/admin - contul de administrator), conform codului ISO 3166, solicitat de ANAF . Intrați în contul de /admin , deschideți pagina Listă Țară si asigurați-vă că în coloana Cod ISO 3166-1 Alpha-2 aveți completate codurile de țară identic cu cele din tabelul: https://www.soft-transport.com/document/lista_tari.pdf
3. Textul de la coloana Denumire a unui rând din factură depășește 100 de caractere. La Salvare, în fereastra Modificare Informații E-Factură, apare mesajul „Denumire produs este lung (max. 100 caractere)”. Editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
4. Numărul de caractere de la căsuța Observații din draftul e-factura depășește 300. În acest caz editați textul astfel încât să vă încadrați în numărul maxim de caractere pevăzut de ANAF.
%
Atunci cand cheile expiră ele trebuie reînnoite. Pentru acest lucru, intrati in contul de administrare (/admin), accesati pagina Variabile si căutați cu CTRL+F variabilele:
efactura_access_token
efactura_refresh_token
efactura_access_token_date
efactura_refresh_token_date
Stergeți continutul variabilelor (casuța Valoare) folosind butonul de modificare din dreapta variabilelor.
După aceea accesați din nou pagina E-Factura (efactura.list.php) din contul de Control sau orice alt utilizator care are în meniu această pagină.
Pagina afișează butonul Autorizare, pentru conectarea cu ANAF prin certificatul digital și generarea unui token de acces. După ce apăsați Autorizare, programul vă ghidează pe o nouă pagină, unde selectați certificatul digital si pe urmă vă logați. Vor apare căsuțele Access Token si Refresh Token completate. Copiați aceste token-uri cu CTRL+C și introduceți-le cu CTRL+V în căsuțele cu acelați nume de pe pagina e-factura, după care apăsați butonul Salvare. Astfel aceste token-uri rămân salvate în variabilele aplicației și vor permite transmiterea facturilor și de pe alte calculatoare sau locații. Token-ul de acces are o perioadă de valabilitate, la expirarea căreia va trebui să repetați procedura pentru generarea unui nou token de acces.
Dacă pe calculatorul pe care încercați autorizarea nu aveți Certificatul Digital aplicatia va returna Error 01.
Ca să fie poate mai clar, autorizarea trebuie făcută de pe calculatorul de pe care încărcați declarațiile pentru ANAF.
Dacă acest lucru este realizat de o firmă de contabilitate externă, atunci rugați contabilul să facă el procedura de autorizare de pe pagina e-factura a Soft-Transport. În timp puteți achiziționa și dumneavoastră un certificat digital, pe care să-l autorizati la ANAF, si pe care să-l aveți la firmă.
%
Pentru facturile în altă monedă decât RON, de ex. EUR, cursul valutar nu se transmite la ANAF ca valoare separată, pt ca ANAF nu are dedicat un camp, o căsuță pentru curs valutar, după cum nu are dedicat nici un camp pentru valoarea totala fara TVA in RON, adică baza la care se aplică TVA. Singura informatie solicitata si permisa de ANAF este valoare in RON a TVA.
Dacă factura are curs valutar, programul îl trece doar ca text în căsuța Observații a e-facturii (de forma „Cursul de schimb:…”), unde îl puteți vedea în fereastra Modificare Informații E-Factură (butonul Modificare informații E-Factură). Căsuța Rata de Schimb din aceeași fereastră nu se transmite la ANAF.
Se poate verifica si in fisierul XML pe care il descărcati ce anume se retine de ANAF.
Cursul valutar si valorile in RON sunt insa necesare clientului dvs. Solutia se află la dânsii. Adică, prin softul lor contabil , se poate calcula cursul valutar împărtind valoarea TVA in RON la valoarea TVA în Euro, ambele fiind informatii care se regăsesc în xml-ul generat de ANAF.
Așa procedează si pagina E-factura General : la Tipărire E-Factură (butonul cu imprimantă de pe rândul facturii) apare Curs Valutar Calculat, un curs valutar calculat din informatiile preluate de la ANAF cu privire la valoare TVA in RON si Valoare TVA in Euro.
%
înregistrarea Workshop-lui privind e-Factura, este disponibila la adresa:
https://www.youtube.com/watch?v=_j2uXOaYmGY
%
Pagina E-Factura General vine în completarea paginii de transmitere a facturilor în sistemul e-factura ANAF (pagina E-factura simplă - efactura.list.php - pe această pagină, este necesar să fi trecut în prealabil prin procesul de autorizare a aplicației la ANAF, pentru a putea folosi apoi pagina E-Factura General).
Pagina E-Factura General prezintă următoarele funcționalități:
citirea mesajelor din contul SPV ANAF cu privire la e-Factura folosind butonul Mesaje. Se deschide fereastra „Descărcare Mesaje E-Factură ANAF pentru intervalul:”, în care alegeți Dată Început și Dată Sfârșit și apăsați Interogare Mesaje E-Factură ANAF
filtrarea mesajelor după tipul lor: mesaje cu privire la Facturi Primite, la Facturi Trimise, mesaje de eroare sau alt tip de mesaje.
pentru meajele cu privire la Facturi Primite sau Trimise se pot descărca E-Facturile (fisierele xml) pe server cu ajutorul butonului E-Factura
după ce facturile au fost descărcate pe server acestea se pot descărca și pe calculator (stație) folosind butonul
din fisierele xml se pot extrage informatiile pentru tipărire într-un format mai prietenos . Cu același buton de tiparire veți avea acces și la eventualele atașamente ale e-facturii respective.
După citirea mesajelor și descărcarea e-facturilor, pagina vă permite să le filtrați după Partener, Dată Mesaj, Dată Descărcare, Dată Factură și să căutați după Nr. Factură.
Pagina vă oferă și totaluri pe 2 coloane: Total Valoare (incl. TVA) si Valoare TVA în RON ca și chei de control pentru înregistrările contabile cu privire la TVA.
Pe pagina E-factura General s-a interpretat și situatia in care facturile au tipul 381 , Nota de creditare: în coloana Tip apar ca Trimis CN sau Primit CN, iar pentru ele nu apare butonul de tipărire. Marcajul apare după ce e-factura a fost descărcată pe server cu butonul E-Factură. Din aceste documente nu se preiau numărul facturii, data, partenerul și valoarea, așa că aceste coloane rămân necompletate, iar filtrele după Partener, Dată Factură și Nr. Factură nu le găsesc. Rândurile marcate astfel nu apar nici la Facturi Primite (varianta aleasă implicit de pagină), nici la Facturi Trimise; pentru a le vedea alegeți varianta Toate în filtrul după tipul mesajelor.
Tutorial: https://youtu.be/87q-E3ldZpw
%
Pentru paginile incasări, plăti, deconturi etc sunt necesare introducerea denumirii conturilor de trezorerie: casă și bancă. Acestea pot fi introduse din partea de administrare a programului /admin.
Accesați pagina Conturi, iar cu ajutorul butonului +albastru din partea dreapta sus deschideți fereastra de Înregistrare Cont Trezorerie. La Moneda selectați moneda contului, iar la Denumire Cont în Română - denumirea contului (Ex: Banca ABC; programul nu are un câmp separat pentru IBAN). La Denumire Cont în Engleză puteți scrie denumirea în engleză. La Observații se pot adăuga alte denumiri sau informații - de exemplu cine e responsabil de acel cont, existând posibilitatea în aplicație de a identifica/căuta un cont de trezorerie după observațiile respective.
După completarea căsuțelor de mai sus, pentru finalizare, dați salvare.
De remarcat că aplicația permite definirea a oricâte conturi de trezorerie: caseria centrală, alte caserii, conturi curente la bănci, conturi legate de carduri bancare, etc.
În pagina Registre Trezorerie programul afișează câte un registru (jurnal) pentru fiecare cont de trezorerie care are operațiuni până la data din Până la Data.
&
Pentru inregistrarea unui operatiuni intre conturi, accesati pagina Oper. Conturi Trez. Pe aceasta pagina faceti click pe iconita albastră din partea dreapta-sus, iconita care va deschide fereastra de inregistrare . Completati campurile din aceasta fereastra si dati salvare.
Dacă la Tip Operațiune alegeți Operațiune de Reglare Sold, operațiunea nu mută bani între conturi: la Din Cont se alege Alegeți Contul (niciun cont) și Suma Scos rămâne 0, la În Cont se alege contul, iar suma din Suma Depus se adaugă la soldul acelui cont, de la data operațiunii (o sumă negativă îl scade).
Dacă pagina Operațiuni Conturi Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.list.php .
%
Aceasta modificare se poate efectua in pagina Oper. Conturi Trez. Aici vi se deschide o pagină cu operațiunile din perioada aleasă la De la Data și Până la Data (implicit, de acum o lună până mâine). Identificati operatiunea pe care doriti sa o modificati si faceti click pe iconita verde din linia operatiunii respective, care va deschide fereastra de modificare. Dupa modificare dati click pe Salvare.
Dacă pagina Operațiuni Conturi Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.list.php .
%
Această secțiune este extrem de importantă pentru controlul fluxurilor de numerar ale companiei și ale disponibilităților acesteia. Conturile societății deschise la bănci și caseria sau caseriile dacă aveți mai multe, se pot defini în partea de administrare a aplicației, în pagina Conturi.
În cadrul paginii Registre Trezorerie se afișează sub formă tabelară toate mișcările, precum și soldurile de început și sfârșit, pentru toate conturile bancare sau de caserie ale firmei, pentru o anumită perioadă de timp. Din cadrul acestei pagini cu ajutorul butonului se poate tipări Registrul de Casă sau Bancă, individual pentru fiecare cont din tabel.
Operațiunile de Încasări clienți sau Plăți furnizori se preiau automat din paginile Încasări și Plăți Achiziții. La fel și ridicările / restituirile de numerar de către angajați se preiau automat din cadrul secțiunii Avans Decontare.
Pentru a înregistra transferurile de numerar între bănci, sau între casă si bancă, precum și schimburile valutare puteți folosi pagina de Oper. Conturi Trez.. Aceste operațiuni se înregistrează cu ajutorul butonului de adăugare din colțul dreapta sus, buton care va deschide fereastra de Înregistrare Operațiune Între Conturi. Tot în această fereastră, la Tip Operațiune aveți posibilitatea de a alege Operațiune de Reglare Sold. Acest lucru este în mod special util atunci când în urma inventarierii numerarului sau prin confruntare cu extrasele de cont bancare există diferențe pe care nu ați reușit să le identificați și doriți să mergeți în continuare cu un alt sold decât cel rezultat din calcule. Dacă selectați această operațiune, programul va face automat calculele pentru viitor ținând cont de diferențele care au fost înregistrate prin confruntare la data respectivă. O altă operațiune pe care o puteți înregistra în această secțiune este schimbul valutar. Pur și simplu în acest caz alegeți conturile (cu monede diferite) între care are loc operațiunea.
Pagina Registre Trezorerie prezintă mai multe coloane: Sold Inițial, Sold Final, Încasări, Plăți , Operațiuni de Transfer, centralizate pe o anumită perioadă, pentru fiecare cont de trezorerie în parte.
Coloanele Sold Inițial și Sold Final sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
În cadrul coloanele de Încasări și Plăți, situațiile în care valoarea incasată diferă de repartiția pe facturi, programul afișează o avertizare sub forma iconiței ;
Dacă pagina Registre de Trezorerie există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cashbook.report.php .
%
Legat de Creditare Societate de către o persoană fizică (cel mai adesea patronul) - cel mai natural si mai eficient mod de înregistrare este să definiti un cont de trezorerie pe numele persoanei fizice respective - in relatia cu firma in acest caz, persoana fizica functioneaza ca si o bancă.
Acordarea de imprumut si restituirea de imprumut catre societate se poate opera prin pagina Oper. Conturi Trez. - Transfer între conturi .
După înregistrarea operatiunilor respective, puteti genera pe pagina Registre Trezorerie un desfasurator at transferurilor dintre persoana fizică si societate si in plus puteti urmari si soldul obligațiilor către aceasta.
%
Scadențarul pentru clienți este o secțiune ce cuprinde de fapt două pagini, una dedicată introducerii încasărilor, denumită Încasări și o pagină denumită Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o încasare, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile încasate, cu alte cuvinte să distribui suma încasată pe facturi, și foarte important, chiar pe comenzi, acolo unde ai, de exemplu, facturi multiple, care cuprind mai multe comenzi.
Există pe pagina de încasări filtre extrem de utile cum sunt: Clientul sau Încasat în ( în care cont bancar).
Situație facturi și încasări, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Pentru a înregistra un tip de cont trebuie să accesaţi contul de administrare. Acolo accesaţi pagina Conturi. Cu ajutorul butonului albastru din colţul dreapta sus vi se va deschide fereastra de Înregistrare Cont Trezorerie, unde va trebui sa selectaţi la Moneda moneda in care se fac incasările şi completaţi Denumire Cont în Română (Banca Xy - Cont EURO sau Numerar prin Casă); puteți completa și Denumire Cont în Engleză și Observații. După care daţi Salvare.
%
În pagina Încasări, în colţul dreapta-sus apăsați butonul albastru , care va deschide fereastra de Înregistrare Încasare. In această fereastră completaţi la Încasat în contul în care s-a efectuat încasarea, la Data ziua cand s-a făcut plata, selectaţi la Client clientul care a efectuat plata. Introduceți la Document numarul documentului, precum și Suma încasată.
Este foarte important pentru Scadențarul de Clienți (Situație Facturi și Încasări) ca suma încasată să fie repartizată pe facturi.
În acest sens, cu ajutorul butonului verde Adaugă Facturi vi se va deschide o fereastră cu lista facturilor clientului respectiv (coloana Neachitat arată cât mai este de plată din fiecare factură), de unde va trebui să adăugaţi, cu ajutorul butonului albastru din dreptul facturii, factura la care doriţi să înregistraţi plata. Implicit, lista arată facturile din perioada de la 4 luni în urmă până la o lună în urmă (cele două câmpuri de dată din partea de sus a ferestrei, după data facturii); pentru facturi mai noi schimbați a doua dată și apăsați Caută.
Pentru fiecare factură adăugată, coloana Încasat arată implicit cât mai este de plată din factură; o puteți modifica, de exemplu pentru o plată parțială. Programul va compara automat totalul din coloana Încasat (la o altă monedă se ține cont de Rata de Schimb) cu Suma încasată şi dacă ele corespund, totalul Suma distribuită pe facturi se marchează cu culoarea verde (altfel, cu roșu). Pentru a finaliza înregistrarea apăsaţi butonul albastru Salvare.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
%
Pentru a inregistra incasarea unei facturi anume, accesati pagina Încasări. Cu ajutorul butonului albastru deschideti fereastra de Inregistrare Incasare. Selectati clientul facturii respective, si faceti click pe butonul verde Adauga Facturi.
In fereastra Lista filtrată a facturilor neachitate pentru clientul (urmat de numele clientului), în partea de sus, gasiti filtrele, cu ajutorul careia veti putea cauta dupa Nr. Factură, ID Comandă sau o perioada anume (cele două câmpuri de dată, după data facturii). Implicit perioada este de la 4 luni în urmă până la o lună în urmă; pentru facturi mai noi schimbați a doua dată. Faceti click pe butonul verde de cautare. Din lista facturilor care apar (coloana Neachitat arată cât mai este de plată) selectati una sau mai multe facturi cu ajutorul butonului albastru. Aveti posibilitatea de a selecta Toate cu butonul albastru, dupa care inchideti fereastra, si dati salvare in fereastra de Inregistrare Incasare.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
%
..
În pagina Încasări vă apar sub forma tabelară incasările înregistrate cu informaţii despre numărul de document, data incasării, clientul care a efectuat plata, tipul de cont unde au fost încasați banii şi valoarea sumei încasate. Implicit sunt afișate doar cele din ultima lună; pentru alte perioade schimbați filtrele De la Data și Până la Data și apăsați Caută. In dreptul fiecărei linii găsiţi butonul verde de modificare, cu ajutorul căreia vi se deschide fereastra de Modificare Încasare. Aici aveţi posibilitatea de a modifica, adăuga sau sterge informaţiile.
De reținut că încasările înregistrate nu pot fi sterse, însă ele pot fi modificate si in fereastra de modificare valoarea sumei încasate se modifica in 0 si se sterg toate facturile selectate, cu pictograma (Șterge rândul) din dreptul fiecărei facturi.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
%
Situație facturi și încasări, reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, încasările efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Factură, Client, ID sau Cod Comandă, Toți Utilizatorii (lista cu dispeceri și alți utilizatori). Dacă în pagina Definire Compartiment (filter.php) ați definit compartimente formate numai din clienți, apare și filtrul Compartiment: după ce alegeți un compartiment și apăsați Caută, vedeți numai facturile clienților din el, iar totalurile din subsolul paginii, tipărirea și exportul în Excel țin cont de aceeași alegere. Implicit sunt afișate doar facturile din ultima lună; pentru alte perioade schimbați De la Data și Până la Data și apăsați Caută.
În tabel, pentru facturile emise pe comenzi, vedeți și coloanele ID Comandă și Cod Comandă, iar filtrul ID sau Cod Comandă caută după oricare dintre ele, chiar și după o parte din cod.
În plus situația poate fi tipărită sau exportată în Excel, iar cele două coloane se regăsesc și în tipărire, și în fișierul Excel.
Dacă pagina Încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa income.list.php .
Dacă pagina Situație facturi și încasări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa invoice.income.list.php .
%
Pentru a emite o chitanță aferentă incasării în numerar pentru o factura, accesați pagina Încasări. Dupa înregistrarea informațiilor despre incasare și salvarea lor, în dreptul liniei respective, in partea dreaptă apare butonul cu imprimantă. Apăsați-l și se deschide, într-o fereastră nouă, pagina Confirmare Încasare (Chitanță), de unde o puteți tipări. Pagina conține chitanța în 2 exemplare (Exemplar 1 și Exemplar 2), fiecare cu informațiile despre data si nr document,
client, valoare (suma apare și în cuvinte, pe rândul Suma in cuvinte), și cu loc de semnatură pentru casier.
%
Atunci când se înregistrează o încasare pe pagina Încasări, prima căsuță care trebuie completată e Încasat în, adică contul în care are loc încasarea (de ex. Casă, Bancă) .
Atunci când se ajunge la căsuța Document, în care se introduce numărul documentului de încasare, utilizatorul are posibilitatea de a apăsa pe butonul portocaliu din partea dreapta a căsuței: Generare Număr Încasare.
Aplicația va propune, mai bine zis va completa automat căsuța Document, cu numărul obținut prin încrementare cu 1 a numărului de document al ultimei încasări înregistrate pentru contul ales (cea cu data cea mai recentă). Dacă pentru contul ales nu există nicio încasare anterioară, butonul nu completează nimic și numărul se scrie manual.
%
În activitatea de zi cu zi a dispecerilor apar frecvent probleme legate de traversarea unor poduri, tuneluri sau parcurgerea unei distanțe în mod nemotorizat, cu feribotul sau trenul. Există aici întotdeauna două puncte sensibile: unul legat de timpul pentru care s-a făcut rezervarea și respectarea acestuia, și al doilea legat de aspectele financiare – costul propriu-zis al traversării – cine îl suportă.
Pentru a acoperi ambele puncte sensibile am dezvoltat pentru dispeceri posibilitatea de a adăuga o rezervare la aproape orice tip de punct (nu și la Punct 0, Poziție și Problemă; de ex. se poate rezerva o macara pentru încărcare sau descărcare), precum și introducerea în utilitarul Încărcări/Descărcări a unei noi secțiuni Rezervări.
Pentru controlul celui de-al doilea aspect, cel financiar, am dezvoltat pagina Listă Rezervări, unde se pot căuta rezervări după diferite criterii și se pot adăuga informații legate de factură.
Pt. inregistrarea unei rezervari de către dispecer aveți 2 opțiuni:
– fie puteți folosi un punct de tip Terminal Feribot/Tren, și completați data și ora rezervării la Sosire Planificată, locul îmbarcării (Țara, Localitate și Caută Firmă), precum și detaliile legate de rezervare: tipul ei (Rez. Proprie sau Rez. Prin Client), Nr. Rezervare (referința), Valoare fără TVA (costul), etc. Această opțiune oferă un plus de precizie cu privire la momentul traversării
- fie, mai ales daca e un trafic fluent, de ex. pe poduri, cu go-boxuri, rezervarea se poate introduce de către dispecer și la punctul din comandă ulterior rezervării (punctul la care soferul are nevoie, pentru ca să ajungă, sa traverseze podul respectiv– să foloseasca acea rezervare) . In acest caz, la Rezervat la Compania se poate alege compania care gestionează podul și/sau la Alte Detalii Rez. se poate scrie ce anume a traversat, de ex pod Storebaelt .
Atunci cand dispecerul face harta Here a traseului, aceasta calculeaza costul estimat cu taxele pe fiecare tara. Avem 2 situații posibile:
cand clientul suporta traversarile – rezervare prin client – costul estimat cu taxa de drum trebuie ajustat, eliminat costul estimat cu traversarile pt. ca el nu va fi suportat de compania noastra și nu va influenta tariful (factura) către client
Cand transportatorul suportă costul – rezervare proprie – caz in care costul estimat cu taxele de drum trebuie sa contina costul estimat cu traversarile – din moment ce acest cost este deja previzionat, va influenta tariful (factura) client și va fi și achitat către compania unde se face rezervarea.
Costul real (conform factura furnizor) cu traversarile, precum si valoarea rambursată de client (conform factura client) pot fi urmărite pe pagina Listă Rezervări.
Costul real al rezervarii poate fi introdus de dispecer sau poate fi introdus/modificat ulterior de pe pagina Listă Rezervări, cu butonul cu creion Modificare valoare Furnizor și Beneficiar din dreptul rezervării. Dreptul de a modifica valoarea rezervărilor introduse de dispeceri îl are orice utilizator care are în meniu pagina Lista Facturi (invoice.php).
Daca un subcontractor plateste o rezervare si pe urma imi transmite documentul (bonul) pt decontare, acea rezervare se poate înregistra ca și o rezervare proprie , iar valoarea bonului se poate introduce la Valoare fără TVA din fereastra punctului sau la Val. Furniz. excl. TVA din pagina Listă Rezervări (bon, factura). Valoare unei rezervări proprii aferente unui camion al subcontractorului nu ar trebui totuși să fie inclusă în Costul Estimat cu Taxele de Drum, pentru că acest cost nu mi se va factura în mod direct de compania unde se face rezervarea. Costul cu rezervarea proprie aferenta subontractorului va fi luată în considerare la calculul profitului obținut cu subcontractorul.
Astfel, pe pagina Centru Profit/Comandă sau Centru Profit/Client sau Centru Profit/Subcontractor, apare coloana Rezervări Proprii af. Subcontractori, acestea fiind luate în calcul în coloana Profit din Subc. (EUR).
Dacă subcontractorul face rezervarea, fără ca aceasta să fie rambursată către el, deci rezervarea nu e nici prin client, și nici nu e proprie, ea fiind practic previzionată atât în prețul obținut de la client, cât și în prețul oferit subcontractorului, atunci profitul din subcontractor e strict diferenta dintre pret client și pret subcontractor.
Costul real cu rezervarea este un element care se va regăsi și pe Rezumat Comandă.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
În pagina Listă Rezervări apăsați butonul Caută, iar în tabel vedeți toate rezervările înregistrate în comenzi de către dispeceri. Pe această pagină aveți posibilitatea de a filtra informațiile după o anumită perioadă, după țară, după rezervări făcute de client sau rezervările proprii, sau cele care au fost facturate sau nu.
Dacă pagina Lista Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
TUTORIAL:
Lista Rezervari Feribot sau Tren
%
Factura se înregistrează în pagina Listă Rezervări.
Alegeți filtrele (de exemplu De la Data și Până la Data) și apăsați Caută. În tabelul cu rezervările identificați rezervarea căreia doriți să îi înregistrați factura. În partea stângă bifați căsuța de la rezervarea respectivă (puteți bifa mai multe) și faceți click pe iconița clips ce se află deasupra coloanei. Se deschide fereastra Factură Rezervare. În această fereastră completați Cod Factură, Data Factură și, dacă doriți, Observații, apoi dați click pe butonul Salvare.
După salvare, informațiile despre factură apar în coloana Fact. Furnizor, din partea dreaptă a tabelului.
Dacă pagina Listă Rezervări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa reservation.list.php .
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, apare un buton galben (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor), lângă Punct 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care apare aceeași resursă la cheie (camionul subcontractorului, cu remorca și șoferii alocați) și care nu sunt deja pe altă comandă subcontractor activă.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră (Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat) unde trebuie introdus Preț Fără TVA, adică prețul transportului agreat cu subcontractorul, și eventual Observații particulare. Tot aici alegeți Contact (contactul subcontractorului) și Macheta.
Cu butonul Vizualizare puteți vedea comanda ca ciornă (PDF), înainte de a o emite; abia după acționarea butonului Salvare devine definitivă, considerându-se emisă (programul vă arată numărul ei și vă întreabă dacă o tipăriți), și o veți regăsi în pagina C-zi Subcontractor. În urma emiterii anumite detalii (data planificată, țara, localitatea, firma, kilogramele, lungimea de podea) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se anulează întâi comanda subcontractor (butonul Anulare Contract; dacă are Note de Calcul sau Facturi înregistrate, acestea trebuie șterse mai întâi), după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi anulată din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina C-zi Subcontractor (butonul Anulare Contract). Nu poate fi ștearsă deloc, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina C-zi Subcontractor se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina C-zi Subcontractor există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email (bifați contractele și apăsați butonul cu plic din antetul tabelului). În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție câmpul Contact, în care alegeți contactul subcontractorului (sau îl adăugați cu semnul +), și butonul Salvare și trimitere prin email, activ când contactul ales are o adresă de email validă. Textul pentru emailul automat se poate personaliza în pagina Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile și notele de calcul ale subcontractorilor sub forma unei liste, Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor.php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Toți Utilizatorii, Vehicul, Remorcă, Angajat, Țara Start, Țara Destinație, Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
Pentru subcontractori, mai bine zis pentru comenzi subcontractate aveți posibilitatea de a calcula valoarea serviciului de transport prestat de subcontractor și de a emite propriile Note de calcul (Credit Note-uri).
Nota de calcul pentru comenzile executate de către subcontractori, este asemănătoare Notei de credit pe care o primiți la rândul d-voastră de la clienți. Acest lucru va fi util în special celor care dispecerizează camioane și ai căror subcontractori sunt angajați în baza unor tarife contractuale, în funcție de KM și/sau alte variabile.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Accesaţi zona de administrare a aplicației, folosind contul admin. Apoi accesaţi pagina Machetă Notă Calcul. Pe această pagină veţi găsi o machetă standard pe care aveţi posibilitatea să o personalizaţi cu ajutorul butonului de modificare .O machetă poate fi multiplicată dacă faceţi click pe butonul . Aveţi posibilitatea de a crea şi machete noi, iar pentru acesta faceţi click pe butonul albastru din colţul dreapta sus a paginii.
La oricare variantă (machetă nouă, multiplicată sau modificată) dacă selectaţi un subcontractor în câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul, macheta respectivă va fi vizibilă doar la emiterea notelor de calcul pentru comenzile emise către subcontractorul respectiv. Dacă câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul rămane necompletat, macheta va fi vizibilă la emiterea oricărei note de calcul, indiferent de subcontractor. Completaţi informaţia în câmpurile Unitate de măsură generică şi Cantitate generică, informaţiile fiind preluate automat in nota de calcul propriu-zisă, dupa care faceţi click pe butonul Salvare Detalii Machetă Notă de Calcul.
Zona din partea dreaptă reprezintă nota de calcul propriu-zisă, asa cum va arăta ea la tipărire. Pe coloana din partea stânga a paginii (cele de pe fundalul verde) sunt informaţii care vor fi preluate automat din comenzile suncontractor inregistrate de dispeceri. Oricărui element i se poate aloca o zonă anume în spaţiul destinat notei de calcul (partea dreaptă a paginii). Această alocare se face simplu prin tehnica Drag and drop ( Ţineţi apăsat cu mouse-ul elementul respectiv de la iconiţa si trageţi elementul din stânga până la zona grafică din dreapta unde se dorește a fi alocat)
Se pot adăuga şi elemente noi de tip text liber daca faceti click pe butonul Adăugare element text simplu, care vor apărea în culoarea verde. Aceste elemente de text liber pot fi modificate dacă faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra de modificare, după care daţi click pe butonul de Salvare.
În admin, la Machetă Notă Calcul există și un preview (butonul Previzualizare Macheta Curentă).
%
Lista notelor de calcul si a facturilor primite de la subcontractori le găsiți în pagina Listă Facturi Subcontractor.
Pe această pagină veţi găsi sub formă tabelară lista notelor de calcul care au fost emise din program și a facturilor primite de către subcontractor (implicit, cele din ultima lună). În partea de sus a paginii veţi găsi mai multe filtre, având posibilitatea de a filtra lista facturilor dupa Subcontractor, Vehicul, Remorcă, Facturate sau Nefacturate, Note de Calcul sau Facturi Subcontractori, Perioada, etc
Dacă pagina Lista Facturi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa creditnote.view.php .
%
Pentru a emite o notă de calcul, intrați în pagina C-zi Subcontractor. Pe această pagină sunt afișate comenzile emise către subcontractori din perioada aleasă în filtrele De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună).
Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din dreptul comenzii subcontractor pentru care doriți să emiteți nota de calcul.
Se va deschide fereastra de întocmire a notei de calcul. Apăsaţi butonul verde Adaugă Rând Nou şi completaţi linia notei de calcul, respectiv Cod, Data şi Valoare Fără TVA, dupa care daţi click pe butonul albastru Salvare. După salvare în dreptul liniei înregistrate faceți click pe buton albastru . Selectaţi macheta pentru nota de calcul, limba și varianta de preț. Toate celelalte câmpuri ce au fost completate automat rămân editabile, având posibilitatea de a le edita după nevoile dvs.
Dacă este necesar cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul de Salvare și Tipărire.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite notă de calcul simultan pentru mai multe comenzi subcontractor, intrați în pagina C-zi Subcontractor.
Folosind filtrele din partea de sus a paginii selectaţi subcontractorul (filtrul Subcontractor) pentru care doriţi să întocmiţi nota de calcul. Bifați check-box-ul din partea stângă a comenzilor subcontractor pentru care doriţi să emiteți nota de calcul, după care faceţi click pe iconita aflată deasupra coloanei. Aceasta va deschide fereastra de înregistrare aferentă comenzilor selectate unde, după completarea câmpurilor, faceţi click pe butonul verde Generare notă de calcul.
Dacă este necesar, cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul Salvare şi Tipărire
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Din motive de siguranţă o notă de calcul tipărită (după Salvare şi Tipărire) nu mai poate fi modificată (codul, tipul, valorile şi moneda se blochează), însă ea poate fi ştearsă şi refăcută din nou. Pentru a şterge o notă de calcul intraţi în pagina C-zi Subcontractor şi identificaţi comanda subcontractor pentru care doriţi să ştergeţi nota de calcul emisă. Faceţi click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. unde se deschide fereastra cu linia notei respective. Cu ajutorul butonului rosu, ştergeți linia respectivă, astfel veţi putea să reîntocmiţi o nouă notă de calcul chiar cu acelaşi număr.
Dacă nota de calcul a fost emisă multiplu, pentru mai multe comenzi subcontractor, în momentul ștergerii, programul vă va atenționa care mai sunt comenzile subcontractor pentru care s-a emis această notă de calcul; la confirmare, nota se şterge de la toate.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să modificați factura. Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective. În fereastra care se deschide o să apară linia cu factura deja înregistrată. Pentru modificarea unei facturi, efectiv modificați informația din linia respectivă, după care dați click pe butonul albastru Salvare. Pentru ștergerea facturii faceți click pe butonul roșu . Dacă același număr de factură este înregistrat și la alte comenzi subcontractor, programul le arată în fereastra de confirmare (NR Document, ID Contract), iar factura se șterge de la toate. Dacă programul răspunde cu mesajul Factura are înregistrat încasare., factura nu se poate șterge.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să înregistrați factura primită și faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective, care deschide fereastra de înregistrare. În această fereastră faceți click pe butonul verde Adaugă Rând Nou, unde completați la Cod -numarul facturii, selectați la căsuța Tip varianta Factura Subcontractorului, in câmpul Data introduceți data facturii, la Data Primirii Doc. scrieți data primirii documentelor, completați Scadent (data scadenței) și Valoare Fără TVA (valoarea facturii) după care apăsați butonul albastru Salvare.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite ceea ce se numește un Debit Note către un subcontractor, există 2 variante:
- prima, a emite de fapt o factură pentru subcontractor, atunci când de exemplu refacturați o asigurare CMR sau prestarea unui serviciu (de ex. de dispecerizare), în acest caz nefiind vorba de o comanda de transport anume, subcontractorul achitând această factură ca orice alt client sau fiind de acord explicit cu compensarea facturii respective contra serviciilor de transport prestate de el.
- a doua, e emite o Notă de Calcul cu valoare negativă (echivalentul unui Credit Note cu minus) , în cazul în care acea valoare negativă este legată de un anumit Contract/Comanda de Transport cu Subcontractorul respectiv. Firesc ar fi ca această Notă de Calcul negativă să diminueze Factura pe care Subcontractorul v-o emite. Emiterea unei Note de calcul se face de pe pagina C-zi Subcontractor.
%
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată din contul de Contabil (sau Control în varianta Light și Ultra Light), în pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din coltul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre documentul de achiziție, numărul documentului, data respectiv scadența achiziției și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare introduceți detaliile propriu-zise ale achiziției (cheltuielii).
Tot în partea de sus a ferestrei sunt Nr. Recepție și Data Recepție, iar linkul Documente: Aviz / Comandă / Proformă deschide câmpurile pentru Aviz, Comandă și Proformă. Dacă documentul e incomplet (de exemplu are număr, dar nu are dată), la Salvare programul afișează un mesaj și vă întreabă Continuați salvarea?
Dacă achiziția se referă la un produs care intră pe stoc veți bifa prima căsuță Stoc si veti selecta gestiunea in care va intra. Data Receptiei este data la care se considera ca intra produsul in stoc.
Dacă achiziția este directă (nu intră pe stoc, ci se consumă, este o cheltuială imediată) pentru un camion, remorcă sau angajat veți selecta tipul de cheltuială si resursa.
Completați informațiile despre cantitate (lângă ea alegeți unitatea de măsură: buc, m, l, set, rolă, kg, m² sau m³), valoare unitara etc.
Dacă Cantitate înmulțită cu Valoare Unitară nu este egală cu Valoarea fără TVA, programul vă avertizeză colorând fondul căsuțelor de totaluri în portocaliu.
Dacă pe documentul înregistrat sunt mai multe produse, cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare produs. Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
De remarcat că în această secțiune se pot introduce și Achiziții Proprii, cu alte cuvinte cheltuieli care sunt generate intern, de exemplu Salarii, Diurne, caz în care la Furnizor se completează propria firmă.
La Înreg. Doc. Achiziții, dacă înregistrați o achiziție nouă care are același număr de document, aceeași dată și același furnizor ca una existentă (se compară factura, iar fără factură avizul), achiziția nu se salvează și apare mesajul „Achiziția a fost deja înregistrată”, pentru evitarea înregistrării duble a achizițiilor.
Achizițiile (cheltuielile) înregistrate pot fi consultate și pe pagina Listă Achiziții (o pagină de tip vizualizare) la adresa stock.in.list.php .
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
Dacă pagina Lista Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.list.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Inregistrare Intrare in Stoc (partea 1): https://youtu.be/QO1Xa1uVuoA
Inregistrare Intrare in Stoc (partea 2): https://youtu.be/B98vQem5Cyg
Tipărire recepție: https://youtu.be/hDSykFDp06o
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Nomenclatorul de Achiziții reprezintă o bază de date (o colecție) de denumiri pentru elementele (materiale sau non-materiale, altfel spus produse sau servicii) care pot face obiectul unei cheltuieli a firmei dumneavoastră.
În Soft-Transport definirea unei Achiziții se face prin completarea unui Cod Achiziție și a Denumirii acesteia. Se pot adăuga Observații și o Cantitate minimă (dacă e vorba de o achiziție - produs stocabil).
Din considerente de flexibilitate, nici denumirea și nici codul achiziției nu trebuie să fie unice, pentru a permite orice structură de organizare a achizițiilor vă doriți (de exemplu, ați putea folosi Codul achiziției pentru a grupa mai multe achiziții de același tip). Programul va aloca oricum fiecărei achiziții un Identificator numeric unic (ID). Dacă există deja o achiziție cu același cod sau aceeași denumire, programul vă arată achizițiile găsite și vă întreabă Continuați cu înregistrarea ?.
O denumire de achiziție nouă poate fi înregistrată în 2 feluri: prin adăugarea ei direct în fereastra de Înregistrare Achiziție, sau din pagina Nomenclator Achiziții.
În momentul înregistrarii achiziției adaugați denumire nouă cu ajutorul butonului (Înregistrare Achiziție Nouă, de lângă Denumire Achiziție) din fereastra de Înregistrare Document Achiziție. Introduceți Codul Achiziției si Denumirea ei și faceți click pe butonul Salvare.
A doua posibilitate este să accesați pagina Nomenclator Achiziții, unde cu ajutorul butonului din capul tabelului deschideți fereastra de Înregistrare Achiziție (Produs). Introduceți Codul de Achiziție (de ex. codul pieselor de schimb sau numai o prescurtare a denumirii) si Denumirea Achiziției, după care faceți click pe butonul Salvare.
În lista din pagina Nomenclator Achiziții există și coloana Activ, ca în Situație Stocuri, și un filtru pentru starea achiziției (Toate / Active / Inactive). Bifa din coloană arată starea, dar aici nu se poate schimba; se modifică din pagina Situație Stocuri.
Dacă pagina Nomenclator Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.item.list.php .
%
În Soft-Transport definirea unei Achiziții se face prin completarea unui Cod Achiziție și a Denumirii acesteia. Se pot adăuga Observații și o Cantitate minimă (dacă e vorba de o achiziție - produs stocabil).
Din considerente de flexibilitate, nici denumirea și nici codul achiziției nu trebuie să fie unice, pentru a permite orice structură de organizare a achizițiilor vă doriți (de exemplu, ați putea folosi Codul achiziției pentru a grupa mai multe achiziții de același tip). Programul va aloca oricum fiecărei achiziții un Identificator numeric unic (ID). Dacă există deja o achiziție cu același cod sau aceeași denumire, programul le afișează și întreabă Continuați cu înregistrarea ?
O denumire de achiziție nouă poate fi înregistrată în 2 feluri: prin adăugarea ei direct în fereastra de Inregistrare Achiziție, sau din pagina Nomenclator Achiziții.
În momentul înregistrarii achiziției adaugați denumire nouă cu ajutorul butonului din fereastra de Înregistrare Document Achiziție. Introduceți Codul Achiziției si Denumirea ei și faceți click pe butonul Salvare.
A doua posibilitate este să accesați pagina Nomenclator Achiziții, unde cu ajutorul butonului deschideți fereastra Înregistrare Achiziție (Produs). Introduceți Codul de Achiziție (de ex. codul pieselor de schimb sau numai o prescurtare a denumirii) si Denumirea Achiziției, după care faceți click pe butonul Salvare.
Dacă pagina Nomenclator Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.item.list.php .
%
În pagina Nomenclator Achiziții completați filtrele (de exemplu Denumire Achiziție) și faceți click pe butonul Caută; dacă lăsați filtrele goale, click pe Caută afișează toate achizițiile. Din lista apărută identificați achiziția a cărei denumire doriți să o modificați, după care faceți click pe butonul verde din dreptul liniei respective. Acesta va deschide fereastra de Modificare Achiziție (Produs), unde modificați câmpul Denumire Achiziție și dați Salvare.
Dacă pagina Nomenclator Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.item.list.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, la adăugarea unui rând nou, a unei noi poziții, prin butonul de multiplicare + , din dreapta, a unui rând deja completat și salvat, s-a pus o casuță de dialog pentru copiere extinsă sau restransă a rândului respectiv -
Daca utilizatorul vrea multiplicare cu copiere restransă a rândului respectiv vor apare precompletate Stoc, Denumire Achiziție, Gestiune, Tip Cheltuială, Resursa și Repartiție.
Daca utilizatorul vrea multiplicare cu copiere extinsă vor apare precompletate în plus și căsuțele: TVA, Cantitate, Val. Unit., Val. f. TVA, Valoare, Moneda și Observații.
%
Nota de recepție (NIR) se tipărește din pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php). Pe linia achiziției apăsați butonul de tipărire (imprimanta). Butonul este activ numai dacă în document este completată Data Recepție; până atunci este dezactivat și arată mesajul „Completați Data Recepției pentru a tipări NIR”.
TUTORIALE:
Tipărire recepție: https://youtu.be/hDSykFDp06o
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pentru a șterge o achiziție accesați pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul filtrelor identificați achiziția pe care doriți să o ștergeți. Din linia achiziției apăsați butonul verde de modificare. Fereastra ce se deschide are două părți, partea de sus (antetul achiziției) și partea de jos (liniile propriu-zise ale achiziției). O achiziție nu se poate șterge în totalitate, însă se pot șterge toate liniile achiziției respective, cu alte cuvinte după ștergere, achiziția respectivă va avea valoarea 0.
Pentru a șterge o linie, apăsați pictograma roșie de coș (Șterge rândul) de la sfârșitul liniei. Linia se șterge imediat, fără să apăsați Salvare. Dacă pentru linie este înregistrată o plată, linia nu se șterge și apare mesajul „Achiziția are înregistrat plată.”
%
După achiziția unei roviniete la un vehicul, noua dată a valabilității acesteia se introduce în fișa vehiculului.
Pentru acest lucru se accesează pagina Actualizare Acte Camion și cu ajutorul filtrelor se identifică vehiculul la care se dorește a introduce noile informații. Cu ajutorul butonului verde se deschide fereastra de modificare și modificați data valabilității introdusă în câmpul de la Valab. Rovignetă, după care dați salvare.
În ce privește înregistrarea ca și cheltuială a rovinietei, aceasta poate fi făcută de contabilul dumneavoastră pe pagina Înreg. Doc. Achiziții.
Cu ajutorul butonului din coltul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de de sus introduceți datele despre documentul de achiziție, numărul documentului, data documentului, respectiv scadența acestuia și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare introduceți detaliile propriu-zise ale achiziției (cheltuielii). La Denumire Achiziție dacă nu aveți Rovinietă, cu ajutorul butonului +verde adăugați denumirea. În fereastra ce se deschide, la Cod Achiziție și la Denumire Achiziție scrieți Rovinietă și dați Salvare. La Tip Cheltuială alegeți Taxe de drum/ZI Camion, iar la resursă numărul de înmatriculare pentru care s-a făcut achiziția. Completați câmpurile cu valore după care dați Salvare.
%
După efectuarea unei inspecții tehnice periodice la un vehicul, noua dată a valabilității inspecției se introduce în fișa vehiculului.
Pentru acest lucru se accesează pagina Actual.valab. camion (respectiv Actual.valab. remorci în cazul în care este vorba de o remorcă) și cu ajutorul filtrelor se identifică vehiculul la care se dorește a introduce noile informații. Cu ajutorul butonului verde se deschide fereastra de modificare și modificați data valabilității introdusă în câmpul de la Valabilitate ITP, după care dați salvare.
Pentru introducerea cheltuielii cu inspecția tehnică, contabilul poate introduce factura respectivă în pagina Înreg. Doc. Achiziții. La tip cheltuială puteți alege ITP - Camion, așa cum este acesta predefinit în zona de administrare.
În acest fel cheltuiala cu ITP-ul va fi vizibilă și în pagina Centru Cost/Camion la luna respectivă.
%
Aplicația Soft-Transport nu este o aplicație de calcul salarii.
Cu toate acestea, există în aplicație niște pagini care sunt legate de Salarii, așa cum sunt paginile Pontaj Angajați sau Centru Cost/Camion.
Pentru ca salariile, ca element de cost să fie repartizate pe camioane, este necesar ca ele să fie adăugate ca și alte cheltuieli ale firmei, în secțiunea Achiziții.
Introducerea salariilor se face prin pagina Înreg. Doc. Achiziții .
În momentul introducerii informațiilor, in partea de sus a ferestrei de înregistrare la rubrica Furnizor selectați firma dumneavoastră (este o cheltuială proprie), la Nr. Factură completați, de exemplu, Stat Salarii Martie 2021, la Data Factură: 31.03.2021, la Data Scadentă: 25 aprilie 2021. Pentru ca salariul să apară în pagina Centru Cost/Camion, Nr. Factură și Data Factură trebuie completate.
După ce partea de antet a Achiziției a fost completată, apăsați butonul Adaugă Rând Nou din partea de jos a ferestrei.
La Denumire Achiziție selectați Salar. Dacă e prima oară când introduceți salarii va trebui să creați o poziție în Nomenclatorul de Achiziții pentru salarii. O puteți face folosind butonul + verde din dreapta căsuței Denumire Achiziție.
La Tip cheltuială alegeți, dacă e vorba de un șofer, Salar șoferi - Angajat , iar la Resursă alegeți numele șoferului. Repartiția e implicit setată pe 30 de zile. Acest lucru înseamnă că dacă un șofer a stat 10 zile calendaristice pe un camion și 20 de zile pe un alt camion, o treime din salar se va repartiza pe primul camion și 2/3 din salar se va repartiza pe al doilea camion.
În ce privește alte categorii de personal ale firmei de transport, personalul TESA sau mecanicii, nu este relevantă o defalcare nominală pe angajați a salariilor, puteți introduce totalul salariilor pe compartiment într-un singur rând, selectând la Tip Cheltuială: Salar TESA - General sau Salar mecanici - General . Aceste cheltuieli vor fi considerate cheltuieli indirecte (generale) și vor fi repartizate pe camioane proporțional cu numărul de km efectuați.
După înregistrarea salariului ca și achiziție, din dreptul achiziției cu ajutorul butonului (Adăugare Plată), se poate înregistra direct și plata salariului, selectând la rubrica Plătit din , unul din Conturile de Trezorerie (casă sau bancă) definite în zona de administrare a aplicației. Pentru plată salarii puteți folosi și pagina Plăți Achiziții.
Detalii despre introducerea de cheltuileli (achiziții) gasiți și în topicul:
Cum inregistrezi ( introduci ) o achizitie (cheltuială)?
%
O cheltuială cu impozitele, achitată la bugetul local sau la bugetul central, se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Notificarea de plată sau Declaratie, numărul, data , respectiv scadența și instituția (în câmpurile Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor). În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea impozitului, pentru fiecare camion - dacă vorbim de impozitele locale pentru vehicule.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Impozit Auto în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Alte taxe și Impozite - Camion, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare și completați valorile din Cantitate și Val. Unit.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de impozite la bugetul central, de exemplu Impozitul pe profit, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Notificarea de plată sau Declaratie, numărul, data , respectiv scadența și instituția. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a impozitului.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Impozit pe Profit (sau Impozite la bugetul central ) în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Altele - General și completați Cantitate și, la Val. Unit., valoarea impozitului. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
O cheltuială cu chiria se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Factură,, numărul, data , respectiv scadența și Furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea chiriei, pentru fiecare camion sau remorcă - dacă vorbim de chirii pentru vehicule.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Chirie în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Altele - Camion, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare și completați valorile din Cantitate și Val. Unit.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de chirii aferente biroului sau depozitelor, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Factură, numărul, data , respectiv scadența și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a chiriei.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Chirie Spatiu în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Altele - General și completați Cantitate și, la Val. Unit., valoarea chiriei. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Dacă în contabilitatea financiară în ceea ce privește autovehiculul avem noțiunea de amortizare, în Centru de cost/camion avem mai degrabă Facturile de leasing sau Deconturile de plată pentru credite, care pe urmă, ca achiziții, sunt preluate și în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (stock.expense.list.php).
Centru Cost/Camion este mai degrabă un centru de generare plus sau minus de cash – undeva între metoda contabilă și metoda cash-flow, metodă, zicem noi, mai intuitivă și utilă pentru management.
Așadar, în Soft-Transport o cheltuială cu Leasing-ul se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre factură: Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea leasingului, pentru fiecare camion sau remorcă .
La Denumire Achiziție veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Leasing în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Leasing - Camion sau Leasing - Remorcă, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți valoarea leasingului fără TVA.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugați un rând pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de Leasing aferent unor autoturisme sau vehicule care nu generează venit, și ca atare sunt în afara centrului de cost, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre factură: Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a leasing-ului.
La Denumire Achiziție veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Leasing Autoturisme în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Autoturisme - General, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. valoarea leasingului fără TVA. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați ai parcului de vehicule comerciale.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
În Soft-Transport o cheltuială cu asigurarea RCA se înregistreaza în program ca și o achiziție.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Polița de asigurare, numărul, data , respectiv scadența și Furnizorul (în câmpurile Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor). În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea asigurării, pentru fiecare camion sau remorcă .
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Asigurare RCA în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Asigurare RCA - Camion sau Asigurare RCA - Remorcă după caz, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare și completați valorile din Cantitate și Val. Unit.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugati un rand pentru fiecare camion (vehicul). Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Dacă vorbim de Asigurare RCA aferentă unor autoturisme sau vehicule care nu generează venit, și ca atare sunt în afara centrului de cost, acesta reprezintă o cheltuială generală și se înregistrează asemănător.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre Polița de asigurare, numărul, data , respectiv scadența și furnizorul. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți valoarea totală a asigurării.
La denumire achizitie veți selecta - dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + poziția Asigurare RCA Autoturisme în Nomenclatorul de Achiziții.
La Tip cheltuială alegeți Autoturisme - General și completați Cantitate și, la Val. Unit., valoarea asigurării. Această cheltuială generală se va repartiza pe camioane, alături de alte cheltuieli indirecte, proporțional cu numărul de KM rulați ai parcului de vehicule comerciale.
Câteva observatii:
Cheltuielile în avans gen licențe, asigurări, etc., se înregistreaza în baza documentului de achiziție: factură, poliță de asigurare, etc.
În practica din Contabilitatea Financiară, cheltuielile în avans gen licențe, asigurări, etc., sunt inregistrate fie la data documentului justificativ, fie repartizate pe o perioadă ulterioară. Cea mai corectă variantă din punct de vedere fiscal este cea de-a doua, care este și în avantajul statului la calculul impozitului pe profit.
Această metodă de repartitie în viitor a cheltuielii în avans este implementată Soft-Transport, folosind Machetele Tip Cheltuială din zona de administrare (/admin), unde asigurările figurează ca fiind cheltuieli de tip Avans.
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Alte tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Diurna acordată șoferilor în program se înregistrează sub forma unei achiziții (cheltuială).
Accesați pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php), iar cu ajutorul butonului albastru + din colțul dreapta sus deschideți ferestra de Înregistrare Document Achiziție. În ferestră completați Nr. Factură și Data Factură (fără ele diurna nu apare în Centru Cost/Camion), la Furnizor alegeți compania dvs., după care inserați o linie cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou. La Denumire Achiziție alegeți Diurnă (dacă nu aveți, cu ajutorul butonului + verde creați o nouă achiziție unde la Cod Achiziție și Denumire Achiziție scrieți Diurnă). La Tip Cheltuială alegeți Diurnă/ZI - Angajat sau Diurnă/KM - Camion (denumirile din configurarea standard) în funcție de cum a fost acordată diurna, la Resursă alegeți resursa indicată în numele tipului de cheltuială (angajatul pentru Diurnă/ZI - Angajat, camionul pentru Diurnă/KM - Camion), la Repartiție introduceți numărul de zile (pentru Diurnă/ZI) sau numărul de KM (pentru Diurnă/KM) pentru care s-a acordat diurna, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți suma acordată. Cu butonul verde de Adaugă Rând Nou repetați operatiunea pentru fiecare angajat.
Dacă pagina Înregistrare Document Achiziție există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
%
O reparație reprezintă pentru o firmă de transport, atât un eveniment legat de întreținerea vehiculului (istoricul tehnic al acestuia), cât și o cheltuială.
Ca și cheltuială, înregistrarea unei facturi de reparație în Soft Transport se face, ca și pentru alte cheltuieli, printr-o achiziție.
Introducerea cheltuielii cu reparația se face prin pagina Înreg. Doc. Achiziții .
În momentul introducerii informațiilor, in partea de sus a ferestrei de înregistrare la rubrica Furnizor selectați firma care a efectuat reparația, la Nr. Factură puteți completa numărul facturii, la Data Factură : data facturii.
După ce partea de antet a Achiziției a fost completată, apăsați butonul Adaugă Rând Nou din partea de jos a ferestrei.
La Denumire Achiziție selectați Reparații. Dacă e prima oară când introduceți reparații va trebui să creați o poziție în Nomenclatorul de Achiziții pentru acestea. O puteți face folosind butonul + verde din dreapta căsuței Denumire Achiziție. De remarcat că, dacă se dorește, se pot crea denumiri diferite (poziții diferite în Nomenclator) pentru tipuri diferite de Reparații, de ex. Reparații Motor, Reparații Tahograf, etc.
La Tip cheltuială alegeți, dacă e vorba de o reparație a unui autovehicul, Reparații - Camion (Spot) (în setarea standard), iar la Resursă alegeți camionul. Repartiția e implicit setată pe 130000 km, dar fiind vorba de un camion această repartiție nu are efect, cheltuiala cu reparația fiind preluată în întregime, în luna în care apare, la centrul de cost al camionului respectiv.
Dacă reparația se referă la un autovehicul neproductiv, de exemplu autoturism, atunci la Tip cheltuială alegeți Autoturisme - General (Spot).
Recomandarea noastră este ca, în paralel, pentru factura de reparație primită să se întocmească și o Intervenție pentru reparația respectivă. Ideal ar fi ca la momentul primirii facturii Intervenția să fie deja înregistrată de departamentul tehnic, urmând ca doar datele despre factură să mai fie completate: Document, Furnizor, Total Cost Intervenție și eventual repartiția lui pe fiecare problemă (referat) tehnic soluționat (Cost Aferent).
Detalii despre întroducerea unei achiziții gasiți în topicul (la Întreabă-l pe Easy):
Cum inregistrezi ( introduci ) o achizitie (cheltuială)?
Detalii despre întroducerea unei Intervenții găsiți în topicul:
Cum înregistrezi ( introduci ) o intervenţie service?
%
O factura de taxa de drum, de regulă, primită de la furnizorii de carduri sau aparate de taxare, se înregistreaza în program ca și o achiziție. Această factură se introduce sub formă de total/pe țară/camion.
O achiziție (cheltuială) poate fi înregistrată pe pagina Înreg. Doc. Achiziții. Cu ajutorul butonului din colțul dreapta sus a paginii deschideți fereastra de Înregistrare Document Achiziție. În partea de sus introduceți datele despre factură: Nr. Factură, Data Factură, Data Scadentă și Furnizor. În partea de jos a ferestrei de înregistrare, introduceți totalul valorii taxei de drum, grupat pe tări și pe camion. La Denumire Achiziție veți selecta ( dacă nu aveți încă, veți crea cu ajutorul butonului verde + ), (astfel: Taxa Drum Austria, Taxă Drum Germania, etc). La Tip Cheltuială alegeți Taxe de drum/KM - Camion, la Resursă alegeți numărul de înmatriculare, la Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți suma fără TVA.
Cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou adăugați un rând pentru fiecare țară și camion. Pentru finalizare dați click pe butonul Salvare.
Verificarea corectitudinii unei facturi de taxe de drum este foarte dificilă și necesită mult timp. O posibilitate mai rapidă este corelarea acestei facturi cu valoarea taxei de drum estimate înregistrate în Baza de date (manual - pornind de la calculatoare de taxă sau automat de planificatorul de rute Here Maps), pentru fiecare comandă de transport . Aceste taxe estimate au o pagină (statistică) dedicată numită Taxe de drum, care se poate filtra atât după perioadă, cât și după camion și țară.
Verificarea facturii pentru taxele de drum, se poate face prin compararea taxelor efectiv facturate cu taxele estimate introduse în aplicație, separat pentru fiecare țară în parte (folosind paginile Taxe de drum și Taxe Grupaje, ). Comparația se poate face pe suma totală a taxelor de drum pentru o anumită țară. Sume aproximativ egale indică faptul că facturarea taxelor de drum e sub control. Acolo unde sunt diferențe semnificative, motivul trebuie analizat mai în profunzime, filtrând pe camion, etc..
Dacă pagina Înreg. Doc. Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.php .
Dacă pagina Lista Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.list.php .
TUTORIALE:
Inreg Achizitie fara Intrare in Stoc: https://youtu.be/KvV2c4jvYtE
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Alimentările de AdBlue se pot înregistra asemănător înregistrării unei alimentări de combustibil, doar că la Tip Alimentare se selectează AdBlue.
Costul efectiv cu adblue va fi preluat automat din baza de date de alimentări în Centru Cost/Camion.
%
În transportul internațional este un lucru obișnuit ca o parte însemnată a achizițiilor să se facă în alte țări, plătind pentru aceste achiziții TVA-ul. În spațiul economic european, agenții economici pot cere însă rambursarea acestui TVA extern.
Acest TVA extern nu reprezintă în cele din urmă un cost pentru companie, ci doar un flux de numerar, care la un moment dat se va întoarce în companie.
Așadar, atunci când un document de achizitie conține TVA extern rambursabil, la înregistrarea documentului, TVA-ul extern poate fi omis. Rubrica de TVA existentă este mai indicat să fie folosită pentru TVA-ul intern.
La momentul plății documentului de achiziție extern, valoarea acestui document va reprezenta valoarea fără TVA-ul extern. Acest TVA însă, poate fi adăugat în valoarea totală a plății. Dacă suma plătită rămâne mai mare decât suma distribuită pe facturi, plata se poate salva, dar în tabelul paginii Plăți Achiziții cele două sume (Suma plătită și Suma distribuită pe facturi) apar în roșu.
%
Amenda, reprezintă pentru o firmă de transport, atât un incident - un eveniment nedorit - cât și o cheltuială.
Ca și cheltuială, înregistrarea unei amenzi în Soft Transport se face, ca și pentru alte cheltuieli, ca o achiziție.
Introducerea cheltuielii cu amenda se face prin pagina Înreg. Doc. Achiziții .
În momentul introducerii informațiilor, in partea de sus a ferestrei de înregistrare la rubrica Furnizor selectați instituția care a dat amenda , la Nr. Factură completați numărul Procesului Verbal, la Data Factură: data Procesului Verbal. Fără aceste două câmpuri amenda nu apare în pagina Centru Cost/Camion.
După ce partea de antet a Achiziției a fost completată, apăsați butonul Adaugă Rând Nou din partea de jos a ferestrei.
La Denumire Achiziție selectați Amenda. Dacă e prima oară când introduceți amenzi va trebui să creați o poziție în Nomenclatorul de Achiziții pentru acestea. O puteți face folosind butonul + verde din dreapta căsuței Denumire Achiziție. De remarcat că, dacă se dorește, se pot crea denumiri diferite (poziții diferite în Nomenclator) pentru tipuri diferite de amenzi, de ex. Amenzi pentru Cabotaj, Amenzi ADR, etc.
La Tip cheltuială alegeți, dacă e vorba de o amendă primită de un șofer în timpul exploatării unui autovehicul, Altele - Camion , iar la Resursă alegeți camionul. Repartiția e implicit setată pe 1 km, dar fiind vorba de un camion această repartiție nu are efect, cheltuiala cu amenda fiind preluată în întregime, în luna în care apare, la centrul de cost al camionului respectiv.
Dacă amenda este primită la sediul societății, de exemplu o amendă ITM, atunci la Tip cheltuială alegeți Altele - General.
La Cantitate scrieți 1, iar la Val. Unit. introduceți valoarea amenzii, apoi apăsați Salvare.
După înregistrarea amenzii ca și achiziție, din dreptul achiziției cu ajutorul butonului , se poate înregistra direct și plata amenzii, selectând la rubrica Plătit din , fie Decont, fie unul din Conturile de Trezorerie (casă sau bancă) definite în zona de administrare a aplicației.
Recomandarea noastră este ca, în paralel, pentru amenda primită să se întocmească și un Referat Angajat pentru persoana care este responsabilă sau care a fost de față la primirea amenzii respective. La referat se pot atașa și poze!
Detalii despre întroducerea unei achiziții gasiți în topicul:
Cum inregistrezi ( introduci ) o achizitie (cheltuială)?
Descrierea pentru înregistrarea unui Referat Angajat găsiți in topicul:
Referate Angajați
%
Dacă factura Storno se referă la o anumită achiziție de produse (fără intrare în stoc) sau servicii, atunci înregistrarea acestei facturi storno se poate face tot din pagina de Înreg. Doc. Achiziții, fiind de fapt oglinda facturii inițiale , doar sumele fiind negative.
Dacă factura Storno se referă la produse care deja au fost recepționate inițial și preluate în stoc, atunci probabil această factură storno este expresia unei returnări a produselor (echivalentul unei vânzări în sens invers). În acest caz factura storno (returnarea produselor) este indicat să se opereze în pagina Înreg.Ieșiri Stoc (Consum), întocmind un Bon Consum cu bifa Vânzare.
Acest lucru ne ferește de a avea în baza de date recepții cu cantităti negative de produse (ceea ce nu este natural) !
Dacă Factura Storno provine de la un Subcontractor și se referă la o comandă sau mai multe comenzi de transport subcontractate, atunci ea se înregistrează în pagina C-zi Subcontractori, în fereastra Note de Calcul/Facturi (butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr.), cu tipul Factura Subcontractorului.
%
Pe pagina Avertizări Achiziții sunt afișate trei tipuri de avertizări:
1. toate achizițiile unde prețul unitar înmulțit cu numărul de bucăți este diferit de valoarea fără TVA a achizițiilor respective.
2. achizițiile a căror valoare TVA este diferită de cota TVA inmulțită cu valoarea fără TVA.
3. valoarea totală a achiziției este diferită de suma dintre valoarea fără TVA și TVA.
Aceste atenționări apar și la momentul înregistrării achizițiilor respective, unde, în cazul în care aceste corelatii nu sunt respectate, fundalul din căsutele respective se schimbă în culoarea portocalie.
Lista cu variantele Toate Achizițiile, Cu Avertizări și Fără Avertizări stabilește ce achiziții se afișează în perioada aleasă; implicit sunt afișate doar cele cu avertizări. La sfârșitul tabelului, rândul Total adună coloanele Val. fără TVA, Val. TVA și Valoare pentru rândurile afișate.
Dacă pagina Avertizări Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.warning.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Centralizator Achiziții este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total achiziții repartizate pe tipuri de cheltuieli (salarii, diurne, cheltuieli cu piese de schimb, cheltuieli generale, alte cheltuieli), comparativ pe mai multe luni. Lunile se aleg cu De la Data și Până la Data (lună/an); implicit apare luna precedentă. Un selector alăturat stabilește după ce dată se grupează achizițiile pe luni: Data Factură sau Data Recepției. Achizițiile care intră pe stoc sunt afișate separat, pe gestiuni (rândul Total intrări gestiune), iar restul pe tipuri de cheltuieli (rândul Total pe tip cheltuieli). Click pe cifrele de pe rândurile gestiunilor, ale tipurilor de cheltuieli și ale furnizorilor va deschide o fereastră cuprinzând toate documentele de achiziție aferente.
Informatiile afisate au fost în prealabil introduse în pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php).
Pe Centralizator Achiziții (stock.in.month.php), în cadrul fiecărei luni, achizițiile sunt grupate și pe furnizor, cu rând „Total achiziții pe furnizor” la finalul listei de furnizori. Din centralizator se pot deschide detaliile și Fișa de magazie.
Dacă pagina Centralizator Achizitii există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.in.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Machetă Tip Cheltuială din partea de administrare (setare) a aplicației (/admin) definește tipurile/ grupele mari de cheltuieli urmărite de aplicație. Ele vin definite într-un anumit fel la instalarea aplicației, însă se pot modifica sau adăuga altele noi. Aceste tipuri de cheltuieli vor fi folosite în pagina Înreg. Doc. Achiziții, respectiv în pagina Centru Cost/Camion.
Un rând din acest tabel, reprezintă o machetă (un șablon) pentru un anumit gen de cheltuială. Pe langa Denumire în Română și Denumire în Engleză ,el va cuprinde și o cheie de repartiție, folosită la repartizarea cheltuielilor cu remorcile si angajații pe camioanele cu care acestea au fost angrenate în execuția comenzilor - vezi pagina Centru Cost/Camion . Cheia de repartiție poate fi pe KM sau Zile. Intervalul de repartiție pentru mai multe tipuri de cheltuieli este completat implicit la instalarea aplicației cu anumite valori. Aceste valori sunt modificabile de asemenea.
Dacă pentru un Tip Cheltuială este bifată căsuța Interval Fix de Repartiție, atunci valoarea stabilită în partea de administrare nu poate fi modificată la introducerea efectivă a cheltuielilor, în pagina Înreg. Doc. Achiziții. În acest caz căsuța Repartiție de la Înregistrare Document Achiziție este nemodificabilă.
Tot în Macheta Tipului de Cheltuială se setează și tipul de repartiție permis de aplicație, respectiv Avans, Spot sau Nerepartizabil (câmpul Tip). Avans se poate alege doar când Cheia de Repartiție este Zile, iar Nerepartizabil doar când Resursa este General.
Dacă pentru un anumit tip de cheluială se selectează Avans, programul va calcula valoarea lunară în functie de valoarea achiziției și lungimea în zile indicată pentru perioada de avans. Exemplu de astfel de cheltuieli (în setarea standard): asigurările.
Dacă pentru un anumit tip de cheltuială se selectează Spot , programul va include întreaga cheltuială în luna în care aceasta a fost efectuată. Exemplu de astfel de cheltuieli (în setarea standard): reparațiile.
Dacă pentru un anumit tip de cheluială se selectează Nerepartizabil, programul nu va lua în calcul această chetuială pe pagina Centru Cost/Camion - ea considerându-se ca o cheltuială în afara exploatării parcului propriu auto. Exemplu de astfel de cheluieli pot fi cheltuieli cu alte activitati decât cele de transport.
Există și o coloană cu Cont Contabil (de tip text) . Acest câmp apare la export în Excel a achizitiilor pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, pentru că el vă poate fi util la importul in contabilitate a achizițiilor.
Căsuța Activ hotărăște dacă tipul de cheltuială apare în lista Tip Cheltuială din Înreg. Doc. Achiziții. Butonul Aplică Retroactiv Intervalul de Repartiție Fixat (activ doar la tipurile cu Interval Fix de Repartiție) aplică intervalul curent tuturor achizițiilor deja înregistrate cu acel tip.
Un material video care explică principiile secțiunii Centru Cost/Camion și modul de funcționare al acesteia găsiți mai jos:
Vezi și topicurile (din Întreabă-l pe Easy):
Distributie cheltuieli generale pe centru de cost camion
Cheie și Interval de Repartiție Cheltuieli
%
Scadențarul pentru furnizori cuprinde două pagini, una dedicată introducerii plăților, denumită Plăți Achiziții și o pagină denumită Situație Facturi și Plăți Furnizori, care reprezintă scadențarul propriu-zis.
Atunci când se introduce o plată, programul îți dă posibilitatea să selectezi facturile plătite, cu alte cuvinte să distribui suma plătită pe facturi, și foarte important chiar la nivel de poziție (articol) de pe factură.
Există pe pagina de plăți filtre extrem de utile cum sunt: Furnizorul sau Plătit din ( în care cont bancar). Situație Facturi și Plăți Furnizori, care reprezintă scadențarul propriu-zis, afișează pentru fiecare factură, plățile efectuate precum și soldul rămas neachitat. Există și pe această pagină filtre extrem de utile cum sunt: Nr. Document, Furnizorul, Vehicul, Remorca sau Angajatul.
Implicit, pagina arată doar facturile din ultimele 7 zile. Pentru restanțe modificați datele din filtrele Data Achiziției mai mare ca și / Data Achiziției mai mică ca și, apoi alegeți la Tipuri Sold varianta Neachitat sau completați filtrul Scadent la data de. Cu lista Toate tipurile puteți restrânge situația la un singur tip: Alte Chelt./Achiziții, Alimentari sau Subcontractori; tipărirea și exportul în Excel conțin atunci doar tipul ales.
În plus situația cu privire la achiziții și plăți poate fi tipărită sau exportată în Excel.
La tipărire, în partea de jos a tabelului apar și subtotaluri pe coloana Neachitat: pentru fiecare valoare a coloanei după care este ordonat tabelul (Nr. Document, Data, Scadent sau Furnizor) se tipărește o linie cu suma rămasă de plată, separat pe fiecare monedă; sunt trecute doar valorile pentru care mai este ceva de plată. Tabelul este ordonat implicit după Data; pentru altă coloană apăsați pe titlul ei din capul de tabel, înainte de a apăsa butonul de tipărire. De exemplu, dacă ordonați lista după Furnizor, obțineți Scadențarul Furnizori cu un subtotal pe fiecare furnizor, iar dacă o ordonați după Scadent, un subtotal pe fiecare dată de scadență.
Foarte important: această secțiune permite și conducerea evidenței diurnelor rămase de plată pentru șoferi !!
Facturile de alimentări, înregistrate în pagina Verificare Alimentări, sunt dirijate automat în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (Scadențarul Furnizori).
Facturile subcontractorilor, introduse prin pagina Comenzi Subcontractori, sunt dirijate acum automat în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (Scadențarul Furnizori).
Dacă pagina Situație achiziții și plăți există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.expense.list.php .
%
Deschideți pagina Plăți Achiziții. Cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus deschideți fereastra Înregistrare Plată. În partea de sus a ferestrei introduceți informațiile despre documentul de plată: Document, Furnizor, Data, Plătit din (contul din care s-a plătit sau Decont; la Decont alegeți și Angajat) și Suma plătită. Apoi, cu furnizorul selectat, apăsați butonul verde Facturi Achiziții, care deschide fereastra Lista Achiziții (pentru facturi de alimentări sau de subcontractori folosiți butoanele Facturi Alimentări, respectiv Facturi Subcontractor). Lista se încarcă abia când apăsați butonul de căutare (lupa) și arată achizițiile furnizorului din perioada completată în fereastră, nu doar pe cele neachitate; implicit perioada este de acum 4 luni până acum o lună, deci pentru o factură mai recentă modificați data de final. Din această listă, cu ajutorul butonului albastru aveți posibilitatea să selectați facturile pentru care s-a făcut plata. În coloana Plătit a ferestrei de plată apare suma încă neachitată, pe care o puteți modifica.
După selectarea facturilor dați click pe Salvare.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Pentru a înregistra plata unei facturi anume, accesați pagina Plăți Achiziții. Cu ajutorul butonului albastru deschideți fereastra de Înregistrare Plată. Selectați la Furnizor furnizorul facturii respective și faceți click pe butonul verde + Facturi Achiziții. În fereastra Lista Achiziții, în partea de sus, găsiți filtrele cu ajutorul cărora veți putea căuta după număr document sau o perioadă anume. Implicit, perioada afișată este de acum 4 luni până acum o lună; dacă factura este mai recentă, modificați datele. Faceți click pe butonul verde de căutare. Din lista achizițiilor care apar (coloana Neachitat arată suma rămasă de plătit), selectați una sau mai multe facturi cu ajutorul butonului albastru. Aveți posibilitatea de a selecta Toate cu butonul albastru, după care închideți fereastra și dați Salvare în fereastra de Înregistrare Plată.
VIDEO
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Deschideți pagina Plăți Achiziții unde apar plățile înregistrate în perioada din filtrele De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună). Din tabel identificati plata pe care doriti sa modificati, si dati click pe iconita verde. Acesta va deschide fereastra Modificare Plată. Partea de sus, informatiile referitor la documentul de plata sunt editabile, insa furnizorul poate fi modificat doar daca cu ajutorul butonului se sterg facturile selectate. Programul vine in ajutorul dvs si cu o avertizare, astfel daca suma platita nu este egala cu suma total distribuita pe facturi valoarea se va colora in rosu, atat in fereastra, cat si in tabelul cu platile efecturate. Pentru a salva modificările dați click pe Salvare.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Deschideți pagina Plăți Achiziții. Plățile înregistrate nu pot fi sterse, însă ele pot fi modificate: cu iconița verde de pe rândul plății se deschide fereastra Modificare Plată, unde valoarea din Suma plătită se modifică în 0 și se șterg toate facturile selectate (iconița ). Apoi dați click pe Salvare.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte decontul funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, plăți făcute de către angajat. Putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul Adăugare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții selectând în căsuța Plătit din opțiunea Decont.
Plățile achizițiilor făcute prin Decont sunt centralizate la nivelul unei perioade, pe angajați, si ele pot fi vizualizate daca accesati pagina Situație Deconturi, în coloana Justificare Decont .
In tabelul afisat pe pagina Situație Deconturi aveți mai multe coloane:
Rămas de restituit precedent
Ridicare numerar de către angajat
Justificare Decont
Sume restituite de către angajat
Rămas de restituit de către angajat
Prima și ultima coloană sunt calculate de aplicație, celelalte 3 coloane daca faceti click pe valorile din coloane vi se va deschide intr-o fereastra detalii cu privire la operațiunile inregistrate.
Aceste deconturi pot fi tiparite daca faceti click pe iconita albastra care se afla langa fiecare nume angajat.
Cu ajutorul filtrelor aveti posibilitatea de a filtra deconturile pe angajat sau pe o anumita perioada selectata.
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Un avans spre decontare (ridicare numerar) de către angajat se înregistrează din pagina Avans Decontare. Cu ajutorul butonului albastru vi se va deschide fereastra de inregistrare. Completati numărul document (ex: dispoziție de plată -DP 001), alegeți data, selectați tipul de operațiune Ridicare numerar de către angajat, alegeți angajatul, selectați tipul de cont (ex: casă EURO), completați suma și dați Salvare.
Aceste operațiuni sunt preluate automat și în pagina Situație Deconturi în coloanele corespunzătoare Ridicare numerar de către angajat.
Dacă pagina Avans Decontare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa debt.list.php .
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Avansurile spre decontare (ridicare numerar) si restituirile de catre angajati pot fi inregistrate daca accesati pagina Avans Decontare. Cu ajutorul butonului albastru vi se va deschide fereastra de inregistrare. Completati câmpurile din aceasta fereastra si dati Salvare.
Aceste operațiuni vor fi preluate automat și în pagina Situație Deconturi în coloanele corespunzătoare Ridicare numerar de către angajat, respectiv Sume restituite de către angajat.
Dacă la Tip Operațiune selectați Confruntare (dif. inventar), în pagina de Situație Deconturi, valoarea salvată (pozitivă sau negativă) se adaugă la soldul angajatului; dacă data ei intră în perioada afișată, apare și pe rândul Confruntări din coloana Rămas de restituit de către angajat.
Dacă pagina Avans Decontare există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa debt.list.php .
Dacă pagina Situație Deconturi există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.debt.list.php .
%
Pentru tipărirea dispozițiilor de plată și de incasare accesați pagina Avans Decontare.
În această pagina, după înregistrarea de ridicare numerar de câtre angajat, sau sume restituite de câtre angajat, apare automat un buton galben - imprimanta - cu ajutorul căreia aveți posibilitatea de a tipări aceste dispoziții. La tipărire apare Id-ul documentului (numerotarea consecutivă al lor din baza de date), datele despre angajat, suma, contul din care s-a ridicat /plătit suma și rubricile de semnături pentru
Casier, Management și Angajat.
De remarcat că aplicația vă permite să operați ridicări de numerar de către angajat din alte conturi de trezorerie decât caseria, de exemplu din bancă.
Dispozițiile sunt tipărite în două exemplare, unul sub altul.
%
Pe pagina Avans Decontare, la înregistrarea de acordare sau restituire a unui avans spre decontare, căsuța Document este obligatorie.
În această căsuță se pot introduce atat litere cat si cifre. Daca dumneavoastra conduceti o numerotare a dispozitiilor de plata / incasare introduceti in casuta Document numărul dispoziției de plată, de exemplu sub forma DPL-123 .
Dispoziția de plata/incasare se poate tipări direct din program după salvarea documentului. Pe dispozitia tiparita apare si un numar al documentului din baza de date, de forma:
ID Document: 2606
Acest numar automat (ID) poate fi folosit ca sistem intern de numerotare a acestor documente primare. În acest caz puteti completa în căsuța document doar D PL sau D Inc , numărul acestui document fiind ID-ul acestuia din baza de date.
%
Un avans spre decontare înregistrat în program nu poate fi șters, însă poate fi modificat cu valoarea pe zero.
Accesați pagina Avans Decontare și cu ajutorul filtrelor din partea de sus a paginii identificați înregistrarea despre ridicarea de numerar (avans decontare) pe care doriți să o modificați . Cu ajutorul butonului verde din dreapta liniei respective deschideți fereastra de Modificare Acordare/Restituire Avans Decontare, iar valoare din căsuța Suma schimbați-o în zero, după care dați Salvare.
%
Inainte de a inregistra decontul, este necesar sa se inregistreze achizitia ce a fost facută de catre angajat, în numele firmei, și apare ca justificare pe decontul lui. Aceasta inregistrare se face în rubrica Înreg. Doc. Achiziții. Dupa inregistrarea achizitiei, in partea dreapta apare iconita albastru, buton (Adăugare Plată) care deschide fereastra Înregistrare Plată. Daca in casuta Plătit din selectati modul de plata prin Decont, sub el se va activa lista de angajati, unde aveti posibilitatea selectarii angajatului, al cărui decont doriti sa-l introduceti.
De subliniat că Decontul propriu-zis așa cum îl cunoaștem și se tipărește, este mai degrabă un centralizator al plăților făcute de angajat în numele firmei, cu alte cuvinte funcționează în esență ca un canal de plată, o modalitate de plată.
Ca atare, înregistrarea unui decont reprezintă de fapt înregistrarea plăților unor achiziții ale firmei, de regulă justificate prin chitanțe, plăți făcute de către angajat. Astfel, putem face acest lucru direct din pagina Înreg. Doc. Achiziții folosind butonul Adăugare Plată din dreptul achiziției sau de pe pagina Plăți Achiziții: cu butonul din colțul dreapta sus se deschide fereastra Înregistrare Plată; selectând în căsuța Plătit din opțiunea Decont, achizițiile plătite se adaugă cu butonul Facturi Achiziții.
Plata astfel înregistrată apare în pagina Situație Deconturi (employee.debt.list.php), în coloana Justificare Decont, iar decontul angajatului se tipărește cu pictograma Tipărire Decont de lângă numele angajatului.
Dacă pagina Plăți Achiziții există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa expense.list.php .
%
Atunci cand pe pagina Avans Decontare (debt.list.php) in loc de Ridicare numerar de către angajat sau Sume restituite de către angajat, la Tip Operațiune se alege Confruntare (dif. inventar), suma introdusă de utilizator va modifica soldul decontului, adică coloana Rămas de restituit de către angajat de pe pagina Situație Deconturi (employee.debt.list.php).
Daca suma introdusa la Confruntare (dif. inventar) este Negativă , atunci este ca și cînd ar fi fost o Ridicare numerar de către angajat cu suma Negativa, Rămas de restituit de către angajat va scădea,
Daca suma introdusa la Confruntare (dif. inventar) este Pozitivă , atunci este ca și cînd ar fi fost o Ridicare numerar de către angajat cu suma Pozitivă, Rămas de restituit de către angajat va crește.
Operarea unei astfel de Confruntări (diferență Inventar) poate fi utilă atunci când în urma confruntărilor cu șoferii există o diferență între situația companiei și cea a șoferului, iar diferența este acceptată de către companie, mai ales când această diferență este de valoare mică și nu merită investit timp în căutări suplimentare.
%
O alimentare cu numerar se inregistrează la fel ca si o alimentare cu carduri de carburant, singura deosebire este că la Card (prima listă, cu tipurile de card) va trebui selectat Numerar sau Cash.
Această opțiune pentru tipul de card se poate defini in partea de administrare a aplicației (/admin) la rubrica Tip Card.
Având în vedere că de regulă alimentările numerar se fac de către șofer și bonul fiscal vine odată cu Decontul acestora, succesiunea de pași este următoarea:
1. Se inregistrează alimentarea în pagina Înreg. Alimentare sau Verificare Alimentări (dacă nu este cumva deja înregistrată de șofer sau dispecer), completând căsuțele obligatorii, precum și Valoare la Pompă (incl. TVA) și Total Cost Ef. (ex.TVA) (fără TVA - dacă se face recuperare TVA; acest câmp există doar în pagina Verificare Alimentări) .
2. Pentru alimentarea inregistrata se completează datele bonului fiscal (număr, dată, furnizor): în pagina Verificare Alimentări bifați căsuța alimentării (prima coloană), apăsați iconița din capul tabelului și, în fereastra care se deschide, completați Cod Factură (numărul bonului), Furnizor și Data Factură, apoi apăsați Salvare.
3. Pe pagina Plăți Achiziții, se înregistrează plata din Decont a acestui Bon - folosind butonul : +Facturi Alimentări.
Astfel, alimentarea respectivă va intra în calculul consumului, in timp ce contravaloarea bonului fiscal va fi prezent si pe Decontul Soferului cât si in Centru de Cost al autovehiculului (cu valoare înregistrata in căsuța Total Cost Ef. (ex.TVA) al alimentării).
%
Acest modul este compus din următoarele pagini:
Secțiunea dedicată Detașării Transnaționale și implementării prevederilor Pachetului de Mobilitate, formată din paginile menționate mai sus, prezintă următoarele capabilități:
Delimitarea clară a situațiilor de detașare de cele de delegare pe perioada deplasării
Compararea – suprapunerea pe calendar a acestor perioade – cu
a. punctele de încărcare/descărcare și alte puncte relevante ale comenzii de transport
b. punctele din cardul tahograf al șoferului referitor la începere program/ intrare la frontiera
Ajustarea la nevoie, cu ușurință, direct pe calendar, a perioadelor de detașare conform informațiilor din comenzi și de pe cardul tahograf al șoferului
Flexibilitate în stabilirea nivelului de îndemnizație de detașare transnațională, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare- la nivel de compartiment.
Stabilirea cu ușurință a nivelului minim al Îndemnizației de detașare de acordat, pentru fiecare țară, prin comparație cu Remunerația Minimă Solicitată conform Pachetului de Mobilitate. Verificarea cu ușurință a ajustărilor lunare necesare și tipărirea informării șoferilor, cerută de legislație. În rapoartele care se deschid cu butoanele cu imprimantă din pagina Setări Detașare, valoarea solicitată conform Pachetului de Mobilitate apare în EUR; dacă a fost introdusă într-o altă monedă, valoarea introdusă apare alături, între paranteze, cu moneda ei.
Posibilitatea de a introduce valorile negociate individual, cum ar fi salariul de bază brut, îndemnizația minimă/zi la extern , respectiv îndemnizația minimă /zi la intern.
Calculul îndemnizației de detașare minim acordate, îndemnizației cu titlu de compensare cheltuieli de masă pe perioada detașării, a îndemnizației de delegare pe perioada deplasării.
Flexibilitate în alegerea timpului considerat lucrat conform tahograf: conducere, alte munci, disponibilitate (la nevoie). Posibilitatea tipăririi unui raport tahograf strict pe perioadele de detașare.
Calculul unui timp lucrat estimat, bazat pe km rulați și numărul de încărcări , descărcări, pentru a putea identifica eventualele manipulări ale șoferilor în spectrul alte munci și/sau disponibilitate.
Calculul totalului lunar al tuturor îndemnizațiilor aferente deplasărilor și compararea acestora cu nivelul cerut de compartiment, respectiv cu nivelul negociat individual.
Calculul valorilor maxim deductibile atât în funcție de plafonul de 2.5 ori nivelul indemnizației stabilite pentru bugetari, cât și a plafonului lunar în funcție de 3*(salariul de bază/număr zile lucrătoare) *nr.zile deplasare.
Posibilitatea de a vizualiza concomitent, ca o recapitulație – nivelul îndemnizației conform negocierii la nivel de compartiment și/sau individual, cât și a plafoanelor impuse de Pachetul de Mobilitate și Codul Fiscal.
Posibilitatea de a acorda o îndemnizație de detașare suplimentară, dacă acest lucru se dorește.
Tipărirea documentelor solicitate de controalele IMI.
Tipărirea ordinelor de deplasare și evidența acestora.
Pașii necesari implementării și utilizării acestui modul îi puteți regăsi prin căutare la Întrebă-l pe Easy (topicul Pașii necesari în implementarea Modului de Detașare), precum și în Help-ul Integrat al fiecărei pagini din componența modulului.
%
Această pagină este dedicată înregistrării/vizualizării alimentărilor efectuate de către şoferii companiei. Informaţiile cu privire la o alimentare: nr. înmatriculare, cantitate, valoarea la pompă, locaţie, card de carburant utilizat - sunt trimise de către şoferi, dispecerilor sau verificatorului de alimentări, prin SMS, prin decont, sau online (prin folosirea contului de șofer al aplicației) .
Lista alimentărilor există în 3 pagini:
1. Înreg. Alimentare (fuel.php), pentru cei care introduc alimentările (de ex. Dispeceri),
2. Verificare Alimentări (fuel.verify.php), pentru Verificatorul de alimentări (care adaugă informații cu privire la costul efectiv al carburantului- fără TVA și Discounturi, precum și respectarea politicii de alimentare)
3. Lista Alimentări (fuel.summary.manager.php), pentru Manager, care are acces la toate informațiile și indicatorii, fără a avea însă drepturi de modificare în această pagină.
Dacă pagina Lista Alimentări varianta Manager există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.summary.manager.php .
TUTORIAL:
Cautare in Lista Alimentari: https://youtu.be/hV0i5NWITI8
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
Avertizări Alimentări este o pagină care avertizează cu privire la posibilele erori de introducere a alimentărilor, cum ar fi necorelații între Data Alimentării și KM Bord sau alimentări care nu au înregistrat costul efectiv.
Acest lucru e important pentru a avea un calcul FAZ cât mai puțin alterat, respectiv un Centru Cost/Camion relevant.
Pe această pagina programul va afișa alimentările care nu respectă cronologia KM înregistrati la momentul alimentării. Pentru identificarea mai ușoară a problemei, în dreptul liniei alimentării cu problemă apare și o iconiță (Vizualizare alimentări) care deschide fereastra Alimentări, cu alimentările camionului respectiv, pentru a compara și a identifica mai ușor problema; linia alimentării cu problemă este colorată în roșu.
O altă problemă care poate fi identificată cu ajutorul acestei pagini este situația în care o alimentare nu are introdus costul propriu-zis (prețul la pompă minus discounturi și TVA). Pentru aceasta alegeți, în filtrul pentru tipul problemei, varianta Cronologie Km & Alim. Fără Cost și apăsați Caută.
O altă avertizare apare în cazurile în care este înregistrată în program o alimentare pentru o remorcă, însă tipul constructiv al remorcii nu este de tip frigorific. Aceste tip de avertizare poate fi vizualizat cu ajutorul filtrului pentru tipul problemei, varianta Cronologie Km & Alim. Remorci. Selectând această variantă și perioada apăsați butonul Caută. La aceste alimentări (dacă sunt) va apărea un triunghi roșu în dreptul numărului de înmatriculare al remorcii pentru care s-a înregistrat alimentarea respectivă.
În această pagină de avertizări aveți posibilitatea de a filtra rezultatele în funcție de dispecer, camion, angajat, perioada și tipul problemei.
Dacă pagina Avertizări Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.warning.php .
TUTORIAL:
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Vehicul și De la Data / Până la Data. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pentru a înregistra factura furnizorului de combustibil, accesaţi contul de tip Verificator Alimentări (în varianta Standard) sau contul de tip Control (în varianta Light). Deschideți pagina Verificare Alimentări. Identificaţi alimentările pentru care doriţi să înregistraţi factura, bifaţi check+boxul din faţa liniilor de alimentare şi faceţi click pe iconiţa clips, aflată deasupra primei coloane. În fereastra ce se deschide, în câmpul Cod Factură introduceţi numărul facturii, selectaţi Furnizor, completaţi Data Factură şi Data Scadenței, după care daţi click pe butonul Salvare. Facturile astfel înregistrate vor apărea în pagina de Facturi Alimentări, şi vor fi automat preluate şi pe pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (scadenţar furnizor)
Dacă pagina Verificare Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.verify.php
%
Înregistrarea unei plați pentru acest tip de facturi se poate face accesând pagina Plăți Achiziții.
Cu ajutorul butonului albastru din coltul dreapta-sus deschideți fereastra de Înregistrare Plată.
În partea de sus a ferestrei introduceți informațiile despre documentul de plată: Document, Data, Suma plătită, și selectați la Furnizor furnizorul care a emis factura de alimentare.
Faceti click pe butonul portocaliu din colțul stânga-jos +Facturi Alimentări care va deschide fereastra de Lista Facturi Alimentări. În această fereastră alegeți perioada (implicit, de acum 4 luni până acum o lună) și, dacă doriți, Nr. Document, apoi faceți click pe butonul verde de căutare. Din lista apărută alegeți cu ajutorul butonului + facturile care urmează sa fie achitate. Cu acest buton +albastru din dreapta liniei fiecărei facturi aveti posibilitatea de a selecta mai multe linii. După selectarea lor închideți fereastra cu lista de facturi, iar ele vor fi afișate automat în fereastra de Înregistrare Plată. Dupa selectarea facturilor dati click pe Salvare.
Observație: În aplicația Soft-Transport alimentările constituie o secțiune de sine stătătoare și foarte importantă ! Facturile de alimentări nu se introduc în secțiunea de achiziții ca orice altă cheltuială, ci ele se introduc pe pagina Verificare Alimentări în cadrul procesului de verificare a facturii de carburant, mai precis realizarea corespondenței între numărul și data facturii, pe de o parte, și alimentările individuale ale autovehiculelor, pe de altă parte. Facturile de alimentări, ca total al Costului Efectiv fără TVA a tuturor alimentărilor individuale care le cuprind, sunt cele care se preiau în pagina Plăți Achiziții.
Mai multe detalii despre plăți găsiți în topicurile (Întrebă-l pe Easy):
Cum inregistrez ( introduc ) o plată ?
Cum modifici o plata inregistrata?
Cum stergi o plata inregistrata?
TUTORIAL:
Plată Furnizori : https://www.youtube.com/watch?v=mT7ezggGlxc
%
În Soft-Transport prima oară se introduc și se verifică alimentările, pentru a elimina din start alimentările frauduloase și a sesiza abateri de la politica de alimentare a firmei.
Alimentările, odată introduse, la primirea facturii de la furnizorul de carduri, tot ce trebuie făcut este ca acestea să fie bifate. Acest lucru, la propriu, trebuie făcut pe pagina Verificare Alimentări. Pentru alimentările bifate se introduce informația cu privire la număr și dată factură alimentare. Pentru a identifica mai ușor alimentările, vă recomandăm să filtrați după Tip Card, Vehicul și De la Data / Până la Data. Alimentările pentru care s-a completat Data și Numărul Facturii de alimentare trec în starea (se consideră) Facturate.
Pagina Facturi Alimentări vă oferă o situaţie centralizată a alimentărilor înregistrate, totalizate pe facturile de alimentare înregistrate. Astfel pentru fiecare factură de alimentare se calculează total litri (cantitatea) de carburant a alimentărilor facturate, total valoare la pompă, total cost efectiv (preț pompă minus discount-uri). Programul afisează și data primei alimentări, respectiv data ultimei alimentări de pe factură.
Pe coloanele Valoare la Pompă și Cost Ef. (ex.TVA) apare, cu italic sub sumă, prețul mediu pe litru, respectiv costul mediu pe litru, în aceeași monedă ca suma.
Mai mult, pagina se poate filtra luând în calcul fie Data Facturii fie Data Alimentării într-o anumită perioadă, având în vedere că de multe ori acestea nu coincid nici măcar ca și lună calendaristică.
Alimentările facturate, sunt dirijate automat, totalizat pe facturi, în pagina Situație Facturi și Plăți Furnizori (scadenţar furnizor).
De reținut că alimentările sunt dirijate automat și în Centru Cost/ Camion, astfel încât ele nu trebuie introduse separat în această secțiune.
Dacă pagina Facturi Alimentări există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa fuel.invoice.php
TUTORIAL:
Introducere Factura Alimentare: https://youtu.be/ZeGsSF1ddS8
Pagina (statistica) Facturi Alimentări: https://youtu.be/B3oxtB-hZzs
Alte tutoriale legate de secțiunea Alimentări a aplicației Soft-Transport găsiți în playlist-ul:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHVy70u0PIMNmd7OJ-IRORjg
%
O gestiune reprezintă un spațiu fizic care concentrează mai multe produse, aflate în responsabilitatea unei persoane, numită gestionar.
Putem avea o gestiune de felul unei magazii, dedicată unui anumit tip de produse (de exemplu Piese de schimb, Materiale Consumabile), dar și gestiuni pe Camion (de exemplu inventarul de scule, dispozitive, obiecte de inventar de la camion: chingi, manometru, bări, trusă ADR, stingătoare, etc.).
Pentru a crea o gestiune accesați pagina Nomenclator Gestiuni, unde cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus deschideți fereastra de Înregistrare Gestiune. Introduceți numele noii gestiuni la rubrica Denumire Gestiune. Selectați Numele gestionarului (dacă este cunoscut, altfel lăsați rubrica goală) din rubrica Gestionar. La tipărire, numele gestionarului va apare automat la rubrica de semnătură.
Dacă vorbim de o gestiune mobilă, să zicem, care se află fie la camion, la remorcă sau la angajat, în căsuța Tip Locație selectați tipul de gestiune (camion, remorcă, angajat sau partener) și la Resursă resursa propriu-zisă, după care dați click pe Salvare.
Pentru a modifica o gestiune, dați click pe butonul (Modificare Gestiune) de pe rândul ei din listă; se deschide fereastra Modificare Gestiune, cu aceleași rubrici.
Dacă pagina Nomenclator Gestiuni există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.inventory.list.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Se pot înregistra intrări în stoc (gestiuni) folosind 2 pagini diferite : pagina Înreg. Doc. Achiziții , respectiv pagina Înreg. Intrări Stoc.
Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții , bifați căsuța din prima coloană, Stoc, pentru a înregistra achizitii cu intrare în stoc.
Pagina Înreg. Intrări Stoc este simplificată față de pagina Înreg. Doc. Achiziții, astfel încât viteza de introducere poate fi mult mai mare, mai ales datorită butonului de duplicare a înregistrării.
%
Această pagină este dedicată înregistrării bonurilor de consum pentru produsele care ies din magaziile (gestiunile) firmei.
Ieșirea se poate datora consumului acelei piese de schimb sau material consumabil, dării în folosință a unui obiect de inventar, vânzării către terți sau transferului către o altă Gestiune. În afară de transfer, toate celelalte tipuri de ieșiri se înregistrează de pe această pagină.
Pentru a înregistra o ieșire, apăsați butonul + albastru din partea dreapta sus a paginii. Introduceți numărul bonului de consum la Nr. Document și alegeți Data Bon. La căsuța de Caută Produs, alegeți produsul de pe stoc. În căsuța respectivă dacă începeți să tastați denumirea produsului, după primele trei caractere programul va afișa achizițiile a căror denumire conține ceea ce ați introdus. Pe lângă denumirea produsului apare și data achiziției și Gestiunea de unde se scoate produsul respectiv, numărul documentului de achiziție, cantitatea existentă în stoc și prețul de achiziție.
Selectați tipul de cheltuială și resursa pe care va fi repartizată. Completați cantitatea și apăsați butonul Salvare.
Dacă produsul este vândut bifați căsuța Vânzare și completați Preț Vânzare (preț unitar fără TVA). Cu Vânzare bifată, Tip Cheltuială și Resursă nu se mai completează (câmpurile se dezactivează), iar factura sau avizul se întocmesc din pagina Lista Vânzări Stoc.
Fereastra de introducere este prevăzută și cu o funcție de avertizare care apare în colțul stânga jos sub forma unui triunghi roșu în cazul în care cantitatea de pe bonul de consum este mai mare decât cantitatea de pe stoc.
Bonurile de consum apar pe pagină sub forma tabelară și pot fi tipărite cu ajutorul butonului portocaliu din dreapta liniei respective. La tipărire în partea de jos este prevăzut spațiu pentru semnături Gestionar, Șef compartiment și Primitor.
Pagina este înzestrată cu câteva facilități: multiplicare bon consum și tiparire multiplă (bon consum colectiv).
Pentru cei care au inclus și modulul Service Auto (varianta STANDARD) pe pagina Înregistrare Ieșire Service (stock.out.service.php) există de asemenea posibilitatea de a selecta mai multe Bonuri de Consum pentru tipărire simultană. În acest caz documentul de ieșire va purta numele BON CONSUM COLECTIV, cuprinzand mai multe produse.
Pagina are și posibilitatea de exporta lista cu aceste ieșiri cu ajutorul butonului albastru din colțul dreapta sus a paginii. Există și un total general în partea de jos, cu subtotaluri pe tipuri de cheltuieli.
Tot pe această pagină apar în regim de vizualizare ieșirile datorate transferului, cu alte cuvinte Bonurile de Transfer, bonuri care au fost întocmite pe pagina de Transfer Stoc. Aceste bonuri de transfer reflectă situația în care produsul este scos de pe o gestiune și intră pe o altă gestiune.
Modificarea unui bon de consum se poate face cu ajutorul butonului de ochi verde din partea dreaptă a liniei bonului respectiv. Buton de modificare având doar bonurile de consum, bonurile de transfer au un link albastru cu ajutorul căreia se va deschide în fereastra nouă pagina de Transfer Stoc, pagină unde va fi afișat doar bonul de transfer respectiv, pentru a putea fi modificat.
Există o pagină numită Centr. Ieșiri Stoc, o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIALE:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Aceasta pagina numita Centr. Ieșiri Stoc (consumuri) este o pagină de sinteză, extrem de concentrată, și care afișează total bonuri de consum repartizate pe tipuri de cheltuieli, comparativ pe mai multe luni. Click pe oricare din cifrele afișate va deschide o fereastră cuprinzând toate bonurile de consum aferente.
Implicit se afișează doar luna precedentă. Pentru mai multe luni alegeți De la Data și Până la Data (lună/an) și apăsați Caută.
Dacă pagina Centralizator Ieșiri Stoc există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.out.month.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
În pagina Transfer Stoc înregistrați mutarea unui produs dintr-o gestiune în alta. Dați click pe butonul (Înregistrare Bon de Transfer Nou) din capul tabelului. În fereastra Înregistrare Transfer completați Nr. Transfer, Data Transfer, produsul și gestiunea din care pleacă la Produs și Gestiune Sursă (scrieți cel puțin 3 caractere pentru căutare), Gestiune Destinație, Cantitate și, dacă doriți, Observații, apoi dați click pe Salvare.
Lista arată implicit transferurile din ultimele 7 zile (filtrele De la Data și Până la Data).
Dacă pagina Transfer Stoc există în meniul dumneavostră o puteți accesa direct la adresa: stock.transfer.php .
TUTORIAL:
Tutoriale pentru secțiunea Stocuri & Achiziții găsiți în Playlist-ul următor:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWJnaMg8ThvyOOgfvMbGIDC
%
Pagina Situație Stocuri afișează un inventar al tuturor produselor aflate în stoc. Această Situație poate fi generată pentru orice dată cu ajutorul filtrului Până la Data. Cu alte cuvinte, aveți astfel posibilitatea de a genera stocul la o dată anume, inclusiv retroactiv.
Există mai multe filtre care fac din această pagină un instrument puternic: Gestiune, Cod, Denumire Achiziție, Sub Cantitate Minimă, etc.
De asemenea în dreptul fiecarărei linii există un buton pentru vizualizare Fișei de magazie a produsului (achiziției) respective. Dacă același produs are intrări sau ieșiri cu unități de măsură diferite (de exemplu bucăți și seturi), cantitățile nu se adună între ele: în coloanele Cant. Intrată, Cant. Ieșită și Stoc ale produsului apare câte o linie pentru fiecare unitate de măsură, iar stocul se calculează separat pentru fiecare; la fel, coloana Stoc din Fișa de magazie arată stocul curent, câte o linie pentru fiecare unitate de măsură.
Pe pagina Situație Stocuri produsele care au stoc 0 pot fi trecute în Inactiv, debifând căsuța din coloana Activ (căsuța apare numai pe rândurile cu stoc 0). Implicit pagina arată doar produsele active (Active) și cu stoc (Fără Stoc 0); ca să vedeți produsele cu stoc 0, alegeți Cu Stoc 0 în loc de Fără Stoc 0.
Pe pagina Nomenclator Achiziții este vizibilă starea Activ/Inactiv a unui produs.
Dacă un produs e inactiv el nu poate fi selectat în listele de selectie la înregistrare achizitii si la filtre
Pe pagina Situație Stocuri s-au adăugat două butoane pentru Tipărire, unul așa cum se vede pe ecran, și unul sub forma unei Liste clasice de Inventar (conținând și coloana faptic).
Dacă pagina Situație Stocuri există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa stock.quantity.list.php .
TUTORIAL:
%
În cazul în care apar plusuri sau minusuri de inventar este nevoie de inregistrarea acestora, cu alte cuvinte de Reglarea cantității scriptice cu cea faptică din stoc.
Reglarea, in special pentru plusuri, se poate face fie printr-un Document de intrare (pagina Înreg. Intrări Stoc, sau Înreg. Doc. Achiziții cu căsuța Stoc bifată), gen Proces Verbal de Inventariere , prin care se adaugă acel produs în stoc. În acest caz se trece la Furnizor propria companie.
Reglarea se mai poate face si prin Bonuri de Consum (în special pentru minusuri), pagina Înreg.Ieșiri Stoc (Consum). La Nr. Document se poate trece tot PV de inventariere, iar costul cu minusul de inventar se poate trece pe Tip Cheltuială Altele - General.
Mai există și varianta de a regla stocul respectiv (în cazul minusurilor de inventar) și prin transfer (pagina Transfer Stoc) într-o altă gestiune (de exemplu in gestiunea unui angajat) până la elucidarea motivelor înregistrării acestei diferențe.
%
Centrul de cost pe camion folosește informațiile introduse în pagina Înreg. Doc. Achiziții (achizițiile de bunuri și servicii), la ieșirile din stoc (bonurile de consum), precum și informațiile introduse la alimentări și facturare.
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia. Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Un material video care explică principiile acestei secțiuni importante și modul de funcționare găsiți mai jos:
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
%
Centrul de cost/camion calculează randamentul unui camion prin diferența dintre Veniturile generate de acesta și Cheltuielile aferente exploatării acestuia.
Pe lângă cheltuielile înregistrate în mod direct pe camion, se mai adaugă cheltuielile repartizate ale șoferului/șoferilor implicați în operarea sa, a remorcii/remorcilor implicate , precum și o cotă-parte din Cheltuielile Generale ale companiei, proporțional cu numărul de KM efectuați de acel camion.
Această cheie de repartiție este definită în partea de administrare (/admin) în rubrica Machetă Tip Cheltuială. Ea poate fi KM sau Zile. Intervalul de repartiție pentru mai multe tipuri de cheltuieli este completat implicit la instalarea aplicației cu anumite valori. Aceste valori sunt modificabile în rubrica (pagina) specificată mai sus.
Dacă pentru un Tip Cheltuială este bifată căsuța Interval Fix de Repartiție, atunci valoarea stabilită în partea de administrare nu poate fi modificată la introducerea efectivă a cheltuielilor, în pagina Înreg. Doc. Achiziții (stock.in.php). În acest caz căsuța Repartiție de la Înregistrare Document Achiziție este nemodificabilă.
Tot în Macheta Tipului de Cheltuială se setează și tipul de repartiție permis de aplicație, respectiv Avans, Spot sau Nerepartizabil,
Un material video care explică principiile secțiunii Centru Cost/Camion și modul de funcționare al acesteia găsiți mai jos:
Vezi și topicul (din Întreabă-l pe Easy):
Distributie cheltuieli generale pe centru de cost camion
%
Cheltuielile Generale în înțelesul aplicației Soft-Transport sunt cheltuielile care nu pot fi legate direct de nici una din resursele principale ale unei firme de transport : Camioane (autovehicule), Remorci și Șoferi.
Exemple de astfel de cheltuileli sunt: Chirie spațiu, energia și alte utilități, salariile TESA, etc.
Ele sunt introduse în aplicație în pagina Înreg. Doc. Achiziții, alegând la coloana Tip Cheltuială un tip care în listă are „- General”. Tipurile se definesc în partea de administrare a aplicației, în pagina Machetă Tip Cheltuială, unde se pot crea și altele noi.
Cheltuieli generale pot fi generate și cu ocazia înregistrării unui Bon de Consum, atunci când operăm o ieșire in stoc.
În Centru Cost pe Camion totalul acestor cheltuieli generale pentru o lună sunt repartizate proporțional cu km rulați ai fiecărui autovehicul inclus în centrul de cost.
Mai exact, programul împarte valoarea cheltuielii generale la total km efectuați de parcul auto productiv (cel inclus în centrul de cost conform fișei autovehiculului), conform comenzilor de transport INCHISE !! .Valoarea rezultată va fi înmulțită cu km efectuați de un camion anume, astfel cheltuiala generală va fi împărțită pe camion proporțional cu productivitatea acestuia.
Pe pagina de Centru Cost/Camion, selectați luna, vehiculul după numărul de înmatriculare (Vehicul) și filtrul Cu Detalii, apăsați Caută, după care în partea stânga jos a paginii cu ajutorul butonului portocaliu Vizualizează Cheltuielile Generale există posibilitatea de a vizualiza toate cheltuielile generale. Cu filtrul implicit Fără Detalii lista rămâne goală.
%
Această pagină de sinteză numită Centralizator Cost/Camion, extrem de concentrată, afișează rezultatele lunare (profit sau pierdere) ale parcului propriu de camioane, pe fiecare camion în parte și cumulat.
E extrem de utilă managerului, ea permițând o vedere de ansamblu a rentabilității activității, cu atât mai mult cu cât situația cuprinde și coloane distincte cu privire la km, zile lucrate și venit pe km: Km, Nr. Zile* și EUR/Km.
Evident, dacă se dorește detalierea rezultatelor pentru o anumită mașină se poate accesa ca și până acum pagina Centru cost/Camion.
Mașinile neproductive, de exemplu turismele, se exclud din centrul de cost bifând căsuța Exclus din Centru de Cost din fereastra Modificare Camion a paginii Lista Camioane (truck.verify.list.php), chiar dacă și acestea au înregistrate comenzi (în regie proprie), alimentări, etc.
Dacă pagina Centru Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.php .
Dacă pagina Centralizator Cost/Camion există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa cost.center.truck.summary.php .
%
Acest filtru, Doar Vehicule Incluse în Centru Cost, prezent în paginile Centralizator Rulaj Camion și Verificare Alimentări, vă dă posibilitatea de a afișa în raport doar vehiculele care sunt incluse în Centru de Cost. În paginile Centralizator Achiziții și Centr. Ieșiri Stoc filtrul se numește Doar Vehicule Proprii, Incluse în Centrul de Cost. În pagina Centralizator Rulaj Camion filtrul este selectat implicit.
Aveți posibilitatea de a exclude din Centru Cost un autovehicul (de ex: autoturismele) dacă accesați pagina Listă Camioane cu drepturi depline de adăugare/modificare, deschideți fereastra Modificare Camion cu ajutorul butonului verde (Modificare/Vizualizare) din dreptul liniei de la numărul de înmatriculare, bifați căsuța Exclus din Centru de Cost (în dreapta câmpului Observații) și apăsați Salvare.
Ca semnificație, un vehicul ar trebui exclus din centrul de cost atunci când el nu generează venituri în mod direct. În acest caz costurile cu privire la acesta sunt interpretate ca și cheltuieli generale.
%
O analiză comparativă a acestora, sub formă tabelară, găsiți la adresa:
https://euload.com/file/Studiu_comparativ_%20centru_cost_camion_versus_contabilitatea_financiara.pdf
Evident, orice e perfectibil, inclusiv secțiunea de Centru Cost/Camion. Principiile, convențiile pe baza cărora funcționează se pot îmbunătăți. O discuție pe marginea costurilor e oricând bine-venită !
%
Ca o remarcă doar:
- În situația în care contabilitatea este externalizată, atunci partea de contabilitate primară - ținută la zi de către firma de transport - este esențială și această secțiune din aplicația Soft-Transport e recomandat să se folosească în întregime.
- În situația în care contabilitatea financiară nu este externalizată - ca atare poate fi condusă la zi, din partea de contabilitate primară se poate folosi doar ceea ce poate fi de ajutor la întocmirea documentelor primare, de exemplu Registru de Casă, Deconturi, Stocuri (Receptii/ Bonuri de consum/ Transfer ) sau rezolvarea Notificărilor de plată ale clienților cu referire la credit note-uri (identificarea facturilor aferente acelor C.N.) . Restul registrelor de bancă, chiar și scadențare pot fi urmărite folosind doar programul de contabilitate financiară, nu e nevoie de o înregistrare în ambele aplicații.
Exportul datelor cu privire la vânzări / cumpărări, în format (fisiere) de tip excel/CSV
PENTRU VÂNZĂRI
Din pagina Lista Facturi (invoice.php) selectați perioada (De la Data – Până la Data), în lista de tip alegeți Factură (fără Credit Note-uri), apăsați Caută, apoi apăsați butonul de export, cu Excel selectat. În fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți Tip Date și apăsați Continuați.
Fișierul are una din două variante de coloane:
Scurt pentru Contabilitate: Serie Factură, Cod Factură, Tip Factură, Data Factură, Data Scadenței, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Total, Moneda, Cota TVA, Rata de Schimb, Echivalent în Moneda Firmei, Client, CUI.
Toate Coloanele: Serie Factură, Cod Factură, Tip Factură, Data Factură, Data Scadenței, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Total, Moneda, Cota TVA, Rata de Schimb, Echivalent în Moneda Firmei, Observații, Facturat, Stare Comandă, ID Comandă, Cod Comandă, Dispecer, Camion, Proprietar, Remorcă, Client, CUI, Adresă, CMR, ID, Data Înregistrării, Început - Sfârșit.
E important de înțeles că o factură de transport multiplă pentru N comenzi, va apare în fișierul export în N rânduri, separat pentru fiecare comandă în parte !
De asemenea situația va cuprinde și Facturile Simple.
PENTRU CUMPĂRĂRI
În Soft-Transport, ne întâlnim cu Furnizori in 3 secțiuni:
La Subcontractori – pe pagina Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), am un Export Excel în care coloanele sunt următoarele:
Subcontractor, CUI, Cod Factură, Tip Factură, Dată Factură/Notă de Calcul, Data Primirii Doc., Data Scadenței, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Total Valoare, Moneda, Plăți, Observații, Facturat, CMR, Comanda, Contract, Data Contract, Preț Agreat Contract, Moneda Contract, Dispecer, Rata de Schimb, Echivalent Total in Mon. Firmei, Mon. Firmei.
La Achiziții - Pe pagina Înreg. Doc. Achiziții – stock.in.php am un Export Excel. Înainte de a Exporta în Excel selectați Perioada și verificați să fie selectat filtrul Fără Achiziții Proprii (în loc de Toate (Proprii și de la Terți)) și apăsați Caută.
Fisierul va avea următoarele coloane:
ID, Nr. Factură, Data Factura, Data Scadentă, Furnizor, CUI, Observații, Nr. NIR, Data Recepției, Nr. Aviz, Data Aviz, Nr. Comandă, Data Comandă, Nr. Proformă, Data Proformă, Denumire Achiziție, Cantitate, UM, Gestiune, Tip Cheltuială, Resursa, Cont Contabil, Valoare Fără TVA, Valoare TVA, Cota TVA, Total, Moneda, Rata de Schimb, Echivalent Total in Mon. Firmei, Mon. Firmei, Observații.
E important de înțeles că un document de achizitie cu mai multe poziții sau semnificații, pentru mai multe resurse ale companiei, va apare în fișierul export în mai multe rânduri, separat pentru fiecare poziție în parte!
La Alimentari – Există posibilitatea exportului in Excel a alimentărilor de pe pagina Verificare Alimentări (fuel.verify.php), dar în acest caz eu cred că este mai simplu să introduceți în contabilitate Alimentările în mod Consolidat (cumulat) pe Facturile (Centralizatoarele) furnizorilor de carduri.
Pe pagina Facturi Alimentări, pentru Data Facturii (sau Data Alimentării – depinde cum doriți să înregistrați în Contabilitate) filtrați Perioada pe care o doriți. Veți obține o centralizare a coloanei Cantitate (numărul de litri) și a Cost Ef. (ex.TVA) (costul efectiv, fără TVA și fără discounturi) pentru fiecare factură în parte.
Dacă filtrați după Țara Alimentare pe Romania, veți obține un centralizator cu alimentările din România pentru fiecare factură în parte. La totalul de la Cost Ef. (ex.TVA) aplicați cota de TVA în vigoare (21%) ca să aflați TVA-ul.
Dacă la d-voastră se fac aprovizionări cu combustibil în rezervorul din curte,aceste aprovizionări figurează la achiziții. La Facturi Alimentări veți avea costul efectiv la achizițiile pe carduri carburanți.
CA ȘI O CONCLUZIE GENERALĂ:
În Soft-Transport, veniturile sunt înregistrate / analizate până la nivel de comandă , iar achizițiile până la nivel resursă (un camion, o remorcă sau un șofer – sau pe general, dacă nu sunt cheltuieli legate direct de resurse).
Tocmai de accea , e important de analizat de către Contabilul Sef oportunitatea preluării anumitor date din Soft-Transport în programul de contabilitate . Ce anume e oportun a prelua depinde și de natura / complexitatea activității companiei, cât și de circuitul documentelor / fluxul informațional al companiei.
Dar, chiar și atunci când nu se preiau, introducerea în programul de contabilitate a documentelor se poate face la nivel de totaluri pe conturile din planul de conturi, nemaifiind nevoie de defalcarea pe resurse sau comenzi a acestora, ceea nu presupune nici pe departe același volum de muncă ca și înregistrarea lor în Soft-Transport (care este un TMS – Transport Management System). În acest caz, evidențele din Contabilitatea Financiară pot fi o Cheie de Control a evidențelor din Soft-Transport și viceversa !
%
Reprezintă o grupă de statistici care conțin, extrase din baza de date, mai mulți indicatori de volum ai activității, separat pe fiecare dispecer în parte, iar apoi separat pe fiecare client în parte.
Cu alte cuvinte, instrumentul SoftTransport, fiind din categoria Intelligence Technology :) , este capabil să spună niște lucruri despre dispecerii care îl folosesc, să aprecieze volumul de activitate al acestora, gradul de urmărire a camioanelor, eficiența utilizării acestora, atât individual, cât și colectiv (la nivel de departament transport). Cu alte cuvinte, să le dea o notă dispecerilor. De fapt nu e chiar o notă, este un SCOR, care are la bază o serie de măsurători, indicatori relevanți, care se combină apoi într-o formulă care să furnizeze maximul de semnificație pe care un astfel de demers îl poate da.
De ce l-am numit SCOR? Pentru că în valoare absolută poate că nu spune nimic, este însă extrem de util când vrem să apreciem cât mai obiectiv activitatea unui dispecer comparativ cu a altuia.
Poate fi un instrument util dacă se dorește acordarea de bonusuri proporțional cu performanța fiecăruia. Valoarea unui punct din scor poate fi atunci 1 leu, sau 0.5 lei, sau 2 lei, indiferent cât se dorește.
În prezent statisticile (paginile) ce compun acest grup de statistici sunt: Statistici SoftTransport , Statistică Soft Dispeceri, Raport Extins Dispecer, Indicatori Dispecer v2, Statistică POI dispecer, Statistică POI șofer, Statistică Soft Clienți.
Dacă pagina Statistică SoftTransport există în contul d-voastră o puteți accesa direct la adresa statistics.php .
%
La rubrica Referate Angajati sunt centralizate referatele bune sau rele, înregistrate pentru angajaţi, având oricând o evidenţă salvată despre raportările cu privire la activitatea lor. Referatele se pot întocmi de oricare utilizator al programului, fiecare dintre ei având posibilitatea de a consulta referatele întocmite de el însuşi.
Un referat angajat se poate întocmi din mai multe locuri din aplicație: din pagina Referate Angajați, din pagina Comandă a dispecerilor, din meniul din colțul dreapta sus (utilitare) sau prin combinația de taste rapide CTRL+1.
Referate angajați se pot întocmi inclusiv din contul de tip șofer.
Referatele nu pot fi modificate ulterior întocmirii, doar pot fi adăugate observaţii noi și poze. Referatele la personalul TESA sunt vizibile doar de către Manager.
Referatele sunt prevăzute cu mai multe stări: Activ, Verificat, Validat sau Nevalidat, pe care, în funcție de organizarea d-voastră le puteți folosi sau nu.
Există o multitudine de filtre pe această pagină, printre care și un filtru Exclus Tip, prin care se pot selecta toate referatele, excluzând un anumit tip. De exemplu, puteți filtra toate referatele, mai puțin (exclusiv) cele pt KM.
Dacă pagina Referate Angajați (varianta simplă) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.list.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Verificator) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.verify.php .
Dacă pagina Referate Angajați (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa employee.report.manager.php .
TUTORIAL:
%
Suport Soft Transport
Online