Dați-mi voie să mă prezint.
Mă cheamă Easy și sunt mascota Soft-Transport.
De regulă, eu vă transmit detaliile de implementare a noilor versiuni și tot eu sunt cel care caut în manualul de utilizare al aplicației (help-ul aplicației) și vă răspund la întrebări.
De oriunde din program dacă faceți click în căsuța Întreabă-l pe Easy și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant am să vă pun la dispoziție ceea ce găsesc.
Nu sunt singurul care vă poate ajuta în utilizarea aplicației.
Mai aveți la dispoziție Help-ul Integrat pe Pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
De asemenea, foarte utilă și folosită este căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră. Paginile care nu sunt în meniul dumneavoastră nu apar în rezultate. Pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
Dacă totuși vă loviți de aspecte pe care nu le înțelegeți, găsiți inadvertențe și erori sau aveți întrebări colegii mei de la Relații Clienți vă stau la dispoziție la numărul 0756-777722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
Vă doresc mult spor în toate.
Prietenul vostru,
Easy
Pentru AJUTOR folosește:
- click în căsuța întreabă-l pe Easy (din bara de sus) și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant Easy vă pune la dispoziție ceea ce găsește.
- Ajutor integrat pe pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
- căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră; paginile pe care nu le aveți în meniu nu apar în rezultate. În schimb, pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
- Tutoriale (www.soft-transport.com/demo.php)
- Manualele de Utilizare pe departamente și / sau profesii
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
- Manualul de implementare:
Manual de implementare pentru pachetele STANDARD & CONVENIENT:
https://euload.com/file/manual_de_implementare_pe%20capitole_%20standard.pdf
Manual de implementare pentru pachetul LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_light.pdf
Manual de implementare pentru pachetul ULTRA LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_UltraLight.pdf
ANEXE MANUALE:
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_Scrisori_Personal.pdf
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_MODEL_SMS.pdf
-serviciul Relații Clienți la numărul 0756 777 722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
%
Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.
Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.
%
O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini) în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.
Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).
De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.
Dacă pagina Lista Pagini există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .
%
O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .
%
Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.
În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.
Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.
Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare.
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
%
Q&A Soft-Transport
În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh
În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon
Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).
Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.
Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.
De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.
Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.
%
În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:
1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.
2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.
3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) .
Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s
%
Meniul setat implicit pentru un nivel (un grup de utilizatori ) se poate personaliza de către fiecare utilizator, din punct de vedere al aranjării și grupării .
Unde: butonul „Personalizează meniul” din bara de meniu (sub caseta de căutare a paginilor). Setările se salvează automat, separat pentru fiecare utilizator.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Personalizează meniul” — meniul intră în modul de editare. Faceți click pe o categorie ca să o deschideți.
2. Reordonați paginile prin tragere (apucați rândul paginii) — inclusiv dintr-o categorie în alta.
3. Ascundeți / afișați o pagină cu ochiul din dreptul ei.
4. Paginile ascunse rămân recuperabile: în modul de editare ele rămân în meniu, estompate și cu ochiul tăiat; apăsați din nou ochiul ca să le readuceți. În afara modului de editare paginile ascunse nu se văd în meniu.
5. Ieșiți din modul de editare cu un nou click pe „Personalizează meniul” — totul e deja salvat.
Categoriile în sine sunt cele definite de administrator în Structură Meniu.
Există și posibilitatea ca fiecare utilizator să își poate foarte ușor configura paginile Favorite , pe care le folosește cu precădere sau pe care le consideră utile.
În acest fel, partea de sus a meniului va fi personalizată, conținând paginile pe care le-a ales (favorite), în ordine alfabetică.
Pentru acest lucru se poate folosi:
– pagina Modificare Utilizator - pentru ștergere
– Pagina Lista Pagini – pentru căutare și adăugare pagini favorite
%
Acest lucru se poate face din butonul cu steag (Selectare limbă) din bara de sus, unde alegeți Română sau English, prin combinația de taste rapide CTRL + SHIFT + 3 sau din pagina Modificare Utilizator, la câmpul Limba Aplicației.
În prezent interfața aplicației o puteți găsi în limba română și limba engleză.
#
In pagina de Modificare Utilizator există posibilitatea de a seta o listă de clienţi şi ţări favorite. Aceşti clienţi, respectiv țări favorite vor fi poziţionate primele in orice listă de selecție pentru Client și Ţară in toate ferestrele de selecţie din soft.
Accesaţi pagina Modificare Utilizator (butonul Setări utilizator din partea de jos a barei din stânga), unde la Selectează Client alegeți clientul după care faceţi click pe butonul albastru Adaugă client în Lista Favoriți. După ce aţi adăugat clienţii favoriţi în listă, faceţi click pe butonul verde Salvare modificări din secțiunea clienților. Puteți avea cel mult 5 clienți favoriți.
Pentru adăugarea de ţări favorite în această listă repetaţi procedura descrisa inainte, cu Selectează Țară, Adaugă țara în Lista Favoriți și propriul buton Salvare modificări al secțiunii țărilor (cel mult 5 țări).
Dacă pagina Modificare Utilizator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.modify.php .
%
O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).
Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.
Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).
Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.
Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.
În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !
Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .
%
Motto:
Responsabilitatea unei Case de Expediție este dublă: atât față de client, cât și față de transportator !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru companiile de tip Casă de Expediție sau pentru cele care îmbină activitatea de transportator cu cea de expeditor sunt:
- Viteză, dar și acuratețe în servirea clienților, de la momentul contractării acestora și pe toată perioada derulării comenzii, până la livrarea finală.
- Corectitudine și eleganță în tratarea clienților și în etapa post-livrare, adică pe perioada facturării și încasării prestației cuvenite.
- Înregistrarea, stocarea și căutarea datelor de contact ale actualilor și foștilor clienți, respectiv subcontractori.
- Automatizarea emiterii de comenzi sau contracte pentru subcontractori, a întocmirii și îndosarierii documentelor de transport.
- Asistarea clienților în generarea, în locul lor, dar în numele lor, a comenzii de transport.
- Un calcul corect și un control eficient al principalilor indicatori ai unei case de expediție: profit pe comandă, producția de km (media KM parcurși), profit pe subcontractor, profit pe dispecer comercial, profit pe client, venit net client (venit fără taxa de drum) pe KM, venit net client pe KM și tona transportată, etc.
- Comunicarea cât mai rapidă și facilă cu subcontractorii, până la nivelul șoferilor acestora, atât de la șoferi către casa de expediție, cât și invers.
- Urmărirea valabilității asigurărilor CMR ale subcontractorilor
- Emiterea automatizată, direct din soft a Registrului Comenzilor Intermediate.
- Asistarea subcontractorilor la întocmirea facturilor prin calcularea valorii prestațiilor acestora (note de calcul) conform contractelor semnate cu aceștia.
- Urmărirea finanțelor companiei, a balanței de încasări și plăți prin Scadențar Clienți, respectiv Scadențar Furnizori (subcontractori).
- Posibilitatea de a dispeceriza camioane ale subcontractorilor ca pe propriile camioane, fără nici o deosebire.
- Analiza volumelor transportate pe diferite state, relații, locații de încărcare/descărcare, pe grupe de clienți, etc.
Cu alte cuvinte, un instrument integrat pentru expeditorii profesioniști, care să le fie util în vânzare, urmărire, finalizare, calculare, încasare, decontare transport, precum și în analiza și prospectare pieței și în promovare.
În zona meniului de utilitare, în partea dreapta sus a aplicației, gasiti utilitarul 
Estimare Profitabilitate , care se poate deschide cu combinația de taste rapide CTRL+5, și care reprezintă o „ ciornă inteligentă”, utilă în special dispecerilor pe comercial și care au nevoie să estimeze rentabilitatea unui potențial circuit sau grupaj înainte de a bate palma cu potențialii parteneri.
La baza acestui utilitar de Estimare Profitabilitate stă numărul de camion.
După selectarea numărului de camion, în căsuța Cost operare/Km se introduce valoarea prețului/ km ce se plătește subcontractorului sau costul estimat de operare al camioanelor proprii.
Urmează un mic tabel cu rânduri goale unde se poate completa distanța și prețul agreat.
Pe baza acestor date, utilitarul face automat câteva operații aritmetice simple, calculând Total Cost de Operare, totalurile din rândul Total (distanța, Preț Agreat și Preț Agreat/Km) și Profit Estimat.
Dispecerii comerciali pot modifica ușor valoarea Prețului agreat în timpul negocierii telefonice, calculele făcându-se instantaneu, ajutându-i astfel să estimeze profitul estimat chiar în timpul negocierii telefonice.
În mod implicit macheta are 2 rânduri necompletate (goale), dar se mai pot adăuga linii cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând.
Calculele făcute se pot salva temporar, cu butonul Salvare, și se pot readuce înapoi cu ajutorul butonului verde Ultima salvată.
La finalizarea (închiderea) circuitelor sau a grupajelor aceste calcule pot fi tipărite cu ajutorul butonului Salvare și Tipărire.
Fiind un utilitar el poate fi accesat de oriunde te-ai afla în aplicație, fie prin click pe iconița din meniul de utilitare, fie prin combinația de taste rapide CTRL+5.
La orice accesare a utilitarului va apare ultimul calcul salvat pentru dispecerul respectiv. E important de reținut că aceste calcule sunt personale, fiecare utilizator putând accesa doar calculele proprii.
Atenție! Acest utilitar fiind doar o „ ciornă inteligentă”, păstrează în memorie doar ultima variantă salvată, pentru fiecare număr de înmatriculare în parte, neavând o evidență a tuturor calculelor făcute în timp.
%
Utilitarul KG/AXE calculeaza greutatea pe axe in functie de greutatile capului tractor, a semiremorcii, a incarcaturii si a modului in care aceasta este repartizata pe podea.
Utilitarul se poate accesa folosind tasta rapidă CTRL+4 , sau din meniul din dreapta-sus făcând click pe iconiţa kg/axe. Utilitarul cuprinde 3 secţiuni, referitoare la: cap tractor, la semiremorcă şi la marfă. Calculul este bazat pe un model teoretic conceput astfel încât raportul între uşurinţa în folosire versus precizie să fie optim.
Programul permite selectarea numărului de înmatriculare al vehiculelor implicate. În acest caz utilitarul pemite salvarea ultimului calcul de greutate efectuat pentru semiremorca (încărcată) aleasă.
Utilitarul permite modificarea unor parametri folosiţi în modelul teoretic, deşi diferenţele dintre diferite modele constructive nu sunt semnificative.
De ce aţi folosi un astfel de utilitar? Pentru că aveţi cu siguranţă prea multe amenzi de cântar, prea multe situaţii în care şoferul nu ştie sau e prea comod să verifice aranjarea mărfii în remorcă. Sau poate faceţi grupaje şi ordinea în care încărcaţi este extrem de importantă.
Tutorial Video : https://youtu.be/JDYePalfbnI
%
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.
Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.
Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri).
În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.
%
Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.
La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .
Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay
%
Rubrica 
Lista Parteneri (client.verify.list.php) oferă spre adaugare / vizualizare / modificare, aşa după cum indică şi numele, lista partenerilor cu care programul operează, cu detaliile aferente.
De menţionat că Lista Partenerilor poate cuprinde atât clienţii cât şi subcontractorii (care sunt furnizori), cu alte cuvinte firmele partenere, sau pe scurt colaboratorii. Între parteneri va trebui să figureze şi firma proprie, atât timp cât există în activitatea de transport şi situaţii în care cursa se execută în regie proprie.
Firmele pot să se afle în una din cele doua stări: active sau inactive (pentru care nu mai există relaţii comerciale şi care nu vor mai apărea în filtrele pentru parteneri).
În pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, un partener nou se adaugă cu butonul (Adaugă un nou partener) din colțul dreapta-sus al tabelului. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei inactivi îi găsiți alegând Inactiv sau Toate (Active și Inactive) în filtrul de stare. Pe fiecare rând aveți: căsuța din coloana Activ, (Modificare/Vizualizare), (Încarcă Documente), (Adăugare/Modificare persoane de contact) și (Compartiment).
Baza de date Parteneri este diferită de baza de date 
Contact Partener. În această din urmă se înregistrează persoanele de contact ale firmei partenere, cu numerele de telefon (mobil și birou) şi adresele de email.
Se pot înregistra mai mulți clienți cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii deja înregistrate în sistem.
Există și o paginăde tip View (client.list.php), denumită tot Listă Parteneri, unde apare lista de clienți și furnizori înregistrate în soft, dar fără posibilitatea de a modifica datele companiei. Totuși de pe această pagină se pot adăuga sau modifica Observațiile operaționale (cerințe și instrucțiuni de operare ale partenerului) sau Observațiile generale.
Pe pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, în colțul dreapta-sus a fost introdus un buton mov (Export Emailuri în Fișier). Astfel aveți posibilitatea de a descărca un fișier cu lista de email-uri a partenerilor selectați pe pagină, prin intermediul filtrelor (doar cei care au completat adresa de email). Lista completă a partenerilor selectați se exportă în Excel cu butonul Export în Fișier Excel, de lângă el.
Ambele variante ale paginii Listă Parteneri afișează lista pe pagini de câte 100 de rânduri. Când sunt peste 100 de rezultate apare și alegerea rânduri / pagină (100 sau 200). Deasupra și sub tabel vedeți Total (numărul de rezultate) și puteți trece de la o pagină la alta; filtrele, sortarea și căutarea rămân aplicate când schimbați pagina.
Butoanele Export în Fișier Excel și Export Emailuri în Fișier țin cont de aceleași filtre ca lista: căutarea după CIF sau denumire, țara, linia de business, tipul de partener, bonitatea, limba, starea (Activ / Inactiv / Toate) și Compartimentul. Ele cuprind toți partenerii care corespund filtrelor, nu doar pe cei de pe pagina afișată (în fișierul cu emailuri intră doar cei care au adresa de email completată).
Pe fișa partener (client,subcontractor) care se deschide ori de câte ori faceți click pe numele unui partener, s-a introdus un buton albastru numit Contacte . Cu ajutorul acestui buton poate fi accesată mai rapid lista de persoane de contact ale clientului respectiv (butonul apare doar dacă partenerul are cel puțin un contact activ și aveți pagina Contact Partener în meniu).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
TUTORIALE:
Inregistrare Partener (Client si Furnizor): https://youtu.be/gs3XW159Yvk
Fisa Partener (Client sau Furnizor): https://youtu.be/peV62uqG_SI
Inregistrare Persoana de contact: https://youtu.be/oz7ZM1eSnCU
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Din pagina Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.
Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.
Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Câmpul Alias din baza de date parteneri (pagina Lista Parteneri) e un câmp opțional , dar util mai ales atunci când denumirea din câmpul Nume Partener e una lungă, iar în comunicarea de zi cu zi se foloseste o denumire mai scurta pentru acel partener.
Această denumire mai scurtă, salvată în căsuța Alias, va înlocui in multe statistici Denumirea oficială a partenerului respectiv.
Aliasul poate avea cel mult 10 caractere; dacă scrieți mai mult, câmpul Alias este marcat ca greșit și partenerul nu se salvează până nu îl scurtați. În tabelul din Listă Parteneri aliasul apare în coloana Cod. Dacă nu completați aliasul, în statisticile respective apare începutul denumirii partenerului.
%
La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.
De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Încărcarea acestor documente se poate face de către Șeful de autocoloană pentru camioane și remorci, Inspectorul de Personal pentru angajați (cei care au drepturi de verificator).
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate ale unui autovehicul, deschideți din contul de tip Șef Autocoloană pagina Lista Camioane (truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărui autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente. Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe GDrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care dați Open.
Denumirea fișierului va fi exact numele cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți acesta poate fi redenumit în câmpul Denumire Fișier. Programul completează automat în câmpul Denumire Mapă numele mapei (directorului) în care acest document va fi salvat, de forma truck_id, astfel că în pagina Caută Documente (drive.file.list.php) documentele se vor găsi căutând după această denumire a mapei. Apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document), și documentul încărcat o să apară în partea de sus a ferestrei, fiind accesibil oricând sub forma unui link.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară, din pagina Lista Remorci (trailer.verify.list.php).
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla), cu butonul Documente, sau direct în pagina Caută Documente (drive.file.list.php). În câmpul Denumire Mapă introduceți numele mapei (pentru camion, de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (employee.verify.list.php), din contul de tip Inspector Personal, cu butonul Încarcă Documente.
Documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Listă Parteneri (client.verify.list.php), în varianta verificator, cu același buton Încarcă Documente.
%
Înregistrarea unui subcontractor se face pe pagina numită Lista Parteneri, dacă faceţi click pe butonul Adaugă un nou partener din colţul dreapta-sus. După completarea rubricilor din fereastra de înregistrare faceţi click pe butonul Salvare.
Un subcontractor se poate înregistra și direct din pagina Comandă în momentul adăugării resursei la liniile comenzii ce urmează a fi subcontractată. Cu butonul verde 
Vizualizare/Modificare de pe linia punctului 0 deschideți fereastra Modificare Punct 0. Din linia resursei, faceți click pe iconita verde și vi se deschide fereastra de Înregistrare Legătură Nouă. Din dreptul liniei cu numărul de inmatriculare camion faceți click pe butonul verde, ce va deschide fereastra de Înregistrare Camion. Din această fereastră aveti posibilitatea de a adăuga subcontractorul cu ajutorul butonului verde din dreptul căsuței Proprietar. Completați fereastra de Înregistrare și apăsați butonul Salvare.
%
În accepţiunea programului, resursa unei firme de transport, cea care stă la baza activităţii sale poate aparţine uneia din cele 3 categorii: Camion (Autovehicul), Remorcă (Vehicul având capacitatea de a încărca) şi Şoferul.
%
Pagina 
Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat vehiculul, remorca sau angajatul (șoferul), cu totalizare pe KM parcurși.
Tabelul apare după ce alegeți cel puțin unul dintre filtrele Vehicul, Remorcă, Angajat sau Client și apăsați Caută; perioada implicită este ultima lună.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF sau tipărită, cu butoanele și de pe rândul resursei, în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator în fereastra Foaie de Parcurs.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces la pagina Foaie de Parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar Resurse cuprinde și coloanele Total Încărcări și Descărcări, Comenzi cu ADR și Media Km/30 Zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Pe această pagină se pot vizualiza pe harta Google toate camioanele care au instalate pe ele aparat de urmărire prin GPS de la WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon, Evo GPS, CargoTrack, Arobs TrackGPS, Eurowag, Lupa GPS precum și camioanele marca Mercedes, Scania, Volvo, Renault prin folosirea soluțiilor telematice ale producătorilor Mercedes-Benz (FleetBoard), Scania (Scania Fleet Management), Volvo (Volvo Connect) și Renault.
Pe hartă sunt diferențiate cu iconițe diferite activitatea mașinilor (staționează cu motorul oprit, staționează cu motorul pornit, mașina se deplasează).
În partea dreaptă apare și lista camioanelor preluate din sistemul de monitorizare, iar lângă aceste numere de înmatriculare apare și link-ul cu Id-ul comenzii active în care mașina este angrenată. Dacă se face click pe numărul de înmatriculare din coloana din dreapta , se va selecta mașina respectivă și harta se va centra pe poziția ei.
Pe pagina Telematic, pe lângă camioanele angrenate în comenzi active, sunt afișate și mărfurile din comenzile planificate (în avans) care încă nu au alocată o resursă pentru execuție. Aceste mărfuri apar când în filtre este ales Cu Comenzi Planificate (alegerea implicită); alegeți Fără Comenzi Planificate ca să le ascundeți.
Balonasele care indică mărfurile sunt de culoare portocalie, iar pe eticheta balonașelor apare numărul de inmatriculare al camionului pentru care sunt planificate comenzile respective. Dacă comanda nu are nici măcar camion planificat, deoarece încă nu se știu detalii despre cine va executa acea comandă, pe eticheta balonașului va fi afișat numele clientului și ID-ul comenzii din sistem.
Pe pagina Telematic au fost introduse mai multe filtre. Astfel, aveți posibilitatea de a filtra camioanele afișate pe hartă după dispecer (lista Toți Utilizatorii), Grupa, Cu sau Fără Comenzi, Client sau Șofer. Pe lângă aceste filtre s-a pus și o iconiță cu harta în dreptul fiecărei comenzi care are rută salvată, cu ajutorul căreia se poate vizualiza ruta HERE salvată cu toate detaliile pentru comanda activă a vehiculului respectiv.
Sub filtre a fost adăugată o căsuță de selecție unde se pot selecta simultan până la 6 numere de înmatriculare (Afișează simultan ruta Here salvată pt. vehiculele (max. 6)). După selectia lor cu ajutorul butonului verde Căutare, vor fi afișate simultan pe hartă cu culori diferite rutele salvate pentru comenzile active ale celor 6 camioane. Acest lucru este util în vederea planificării schimburilor de vehicule sau pentru alegerea locației optime în vederea schimburilor de șoferi.
Dacă pagina Telematics există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa telematics.map.php .
TUTORIALE :
Telematics - Vizualizare Flota: https://youtu.be/kZ9Ys-I1ST4
Mărfuri Planificate pe pagina Telematic: https://youtu.be/5FmntbXKtOo
%
În situația în care e nevoie de a genera comanda de transport în locul clientului (cu scopul de a avea la dosarul cursei toate documentele cerute de legislație) folosiți butonul cu pictograma de foaie Generare Comandă/Contract Client Către Mine Însumi din dreptul comenzii. În fereastra Contract Client care se deschide alegeți la Macheta modelul pe care doriți să-l folosiți și apăsați Vizualizare; contractul se deschide în fereastra Contract Client pentru Comanda (urmat de ID-ul comenzii). Această machetă o puteți defini în pagina Machetă C-dă Subcont din partea de Administrare.
De reținut că generarea unei comenzi / unui contract de transport către mine însumi (în numele clientului) se poate face folosind orice machetă de contract subcontractor, nu e nevoie de o machetă specială, deoarece inversarea rolurilor între client și subcontractor este realizată automat de aplicație.
%
În pagina 
Comandă apăsați butonul cu imprimantă Tipărire Sumar Comenzi Active, de lângă butonul Caută. În fereastra Opțiuni Pentru Tipărire alegeți la Stare Comandă ce comenzi vreți să tipăriți (implicit Toate Active) și apăsați Continuați.
Lista Tipărire Comenzi se deschide într-o filă nouă, cu informațiile din pagină: comandă, client, resursă, plecare, poziție, destinație. Lista ține cont de filtrele din pagină pentru client, camion, remorcă, șofer și perioadă, iar starea comenzilor se alege în fereastra de tipărire.
Aceeași listă o puteți exporta și în Excel, cu butonul Export Excel Comenzi, de lângă butonul de tipărire; exportul ține cont de filtrele din pagină, inclusiv de starea comenzilor aleasă în pagină.
%
La înregistrarea unei comenzi, care face parte dintr-un grupaj, în momentul înregistrării comenzii în fereastra de înregistrare comandă se bifează căsuța de Grupaj, și în câmpul de Cod Grupaj adăugați un nume pentru grupajul respectiv.
Atenție! Un nume nou scris în Cod Grupaj creează un grupaj nou. În listă, lângă numele grupajului, aplicația afișează data la care a fost creat și, între paranteze, ID-ul lui. În câmpul Cod Grupaj puteți căuta grupajul scriind fie numele, fie ID-ul lui; alegeți rândul grupajului din listă, nu rândul „Add …”. Pentru comenzile următoare alegeți grupajul din listă, nu scrieți din nou numele.
Următoarele comenzi care vor face parte din același grupaj vor fi înregistrate independent una de alta, fiecare comandă separat, însă pentru fiecare din aceste comenzi se va bifa căsuta de Grupaj, iar în rubrica Cod Grupaj se va selecta denumirea grupajului din care face parte (cea înregistrată la prima comandă) .
Astfel, toate comenzile care fac parte din acest grupaj vor fi legate între ele pe baza acestui cod grupaj.
Important ! Punctul zero pentru prima comandă din grupaj va fi locul de unde pornește camionul în execuția comenzii respective (efectiv dislocarea) , iar pentru comenzile următoare ale grupajului, punctele 0 se pot defini ca fiind precedenta oprire de incărcare/descărcare, din comanda anterioară.
De reținut că pentru grupaje există anumite pagini și funcționalități dedicate, cum este pagina Rezumate Grupaj sau opțiunea Generează rută grupaj (harta HERE a grupajului), din butonul Ruta Comandă (Here Maps) de pe linia comenzii.
În contul de șofer, un astfel de grupaj se vede aranjat cronologic, indiferent de modul în care punctele comenzilor se intercalează între ele.
Pentru clienți rapoartele se fac,însă, separat pentru fiecare comandă.
Video: https://youtu.be/JuSKhwW6nGk
%
Grupajul reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Un Rezumat Grupaj este un raport care cuprinde codul grupajului, comenzile din grupaj, camionul și șoferii, intervalul circuitului și totalul prețului agreat de clienți. Apăsați Detalii Grupaj pentru a vedea toate punctele grupajului (încărcări, descărcări, etc.) de la început până la sfârșit.
În pagina 
Rezumate Grupaj alegeți filtrele din partea de sus și apăsați Caută. Până atunci, în locul rezultatelor, pagina afișează mesajul „Selectați filtrele.”.
Se poate căuta (filtra) după ID Comandă (o comandă cuprinsă în grupaj), Cod Comandă/Cod Grupaj, ID Grupaj, utilizator (lista Toți Utilizatorii), Vehicul, Proprietar/Utilizator Vehicul și perioadă (cele două câmpuri de dată, pentru punctele comenzilor din grupaj; implicit ultima lună).
Două filtre ascund din detaliile grupajului Pozițiile (Toate Fără Poziții) sau Punctele 0 ale comenzilor următoare (Fără Puncte 0). Butonul cu imprimantă de lângă Caută deschide rezumatele găsite într-o pagină nouă, pentru tipărire.
Rezumatul unui grupaj se poate deschide și din pagina Comandă, cu iconița cu cuburi (Vezi Rezumat Grupaj) de lângă numele grupajului.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)), comenzile din grupaj (Comenzi Grupaj (Circuit)), camionul, remorca și șoferii, intervalul circuitului (Interval Circuit) și totalul prețului agreat de clienți și al taxelor de drum (Total Preț Agreat Clienți (EUR) / Total Cost Taxe Drum (EUR)).
In partea de Detalii Grupaj se văd toate punctele grupajului (încărcări, descărcări etc.) de la început până la sfârșit, cu comanda și clientul fiecărui punct.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa. Totalurile se văd în Detalii Grupaj, sub lista punctelor.
Dacă în grupaj au lucrat camioane proprii, în Detalii Grupaj raportul arată și indicatorul Total Venit - Cost Subcontractor / Km Parcurși cu Camioane Proprii.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul afișează și Preț Agreat Clienți Fără Taxe de Drum (excl. TVA) / Km Planificat, adică prețul agreat fără taxele de drum, împărțit la km planificați.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
În lista de comenzi și în unele alte pagini în care apare o comandă care este parte a unui grupaj, pe lângă iconița de grupaj, este afișat și codul (identificatorul) grupajului, sub forma unui link, care prin apăsare deschide o fereastră cu rezumatul grupajului respectiv.
%
Cu hărțile HERE se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum) și pentru grupaje.
În pagina Comandă, pe linia fiecărei comenzi care face parte dintr-un grupaj, apăsați butonul Ruta Comandă (Here Maps). Se deschide fereastra Selecție Rută pentru Comandă sau Grupaj; apăsați Generează rută grupaj.
Se deschide o fereastră nouă unde veți găsi toate punctele comenzilor aferente aceluiași grupaj, aranjate (intercalate) cronologic în timp (dintre Punctele 0 apare doar primul), exact așa va fi și traseul mașinii. Apăsați butonul Generare Rută, și vi se calculează un traseu pe hartă. Sub hartă, pe o linie, vi se afișează informațiile despre traseul grupajului: Km, Timp, Cost Taxe de Drum fără TVA și Taxe de Drum cu TVA. Numele fiecărui buton apare când țineți mouse-ul pe el. Cu butonul cu dischetă Salvare Ruta Grupaj salvați ruta grupajului, km planificați și taxele de drum; vă apare o fereastră de confirmare că ruta grupajului a fost salvată cu succes. Cu butonul cu imprimantă Tipărire Hartă aveți posibilitatea de a tipări harta generată, iar cu butonul cu dischetă Salvare Hartă ca Șablon o puteți salva ca șablon (programul vă cere mai întâi denumirea și descrierea șablonului).
Hărțile grupajelor nu vor fi vizibile în pagina Rută Comenzi, ele vor fi vizibile în paginile Ruta Grupaje, Rezumate Grupaj sau în fereastra pop-up care deschide Rezumatul grupajului.
Informațiile despre km planificați (KM Planif. cf. HERE), taxele de drum estimate (Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE)) și prețul agreat pe km planificat (Preț Agreat Clienți Fără TVA / Km Planificați) apar în partea de jos a rezumatului grupajului, în pagina Rezumate Grupaj, după ce apăsați Detalii Grupaj. În fereastra pop-up Rezumat Grupaj apar, dintre acestea, doar km planificați.
Ruta propriu-zisă pentru grupaj poate fi vizualizată pornind de la iconița cu harta, de lângă codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)); iconița apare după ce ruta grupajului a fost salvată. Se deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, în care alegeți ce conține tipărirea: Taxe de drum, Cost șofer/oră și/sau Cost vehicul/km. După Tipărire se deschide o pagină nouă cu ruta grupajului. Cu butonul Imagine de pe hartă se deschide harta ca poză; pagina se tipărește din browser.
%
În pagina Ruta Grupaje tabelul conține: ID, Cod (Denumire) Grupaj, Data Început/Sfârșit a grupajului, Comandă (comenzile client din grupaj, fiecare cu iconița stării ei), Dispecer, Client, Camion, Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE) și Km Rută HERE.
Pe fiecare rând sunt butoanele Generează Rută Grupaj (iconița hartă; deschide harta HERE a grupajului), Vizualizare/Tipărire Rută Salvată (iconița imprimantă) și Vizualizare Imagine Rută Salvată (iconița imagine). Ultimele două apar doar după ce ruta grupajului a fost salvată.
Deasupra tabelului puteți filtra după ID, Cod Comandă, ID, Cod Grupaj, De la Data și Până la Data (implicit, de acum o lună până peste o lună), Client și Cuprinde Camion; apoi apăsați Caută.
Sub filtre, deasupra tabelului, se află bifa Fără Taxe de Drum. Dacă o bifați înainte de a apăsa Generează Rută Grupaj, harta HERE se deschide cu bifa deja pusă, iar ruta se generează evitând drumurile cu taxă acolo unde există alternativă.
În pagina Taxe de Drum Grupaje se văd, pentru fiecare grupaj, taxele de drum estimate și salvate pentru fiecare țară. Tabelul apare după ce alegeți filtrele și apăsați Caută (până atunci se vede mesajul „Selectați filtrele.”). Pe pagina simplă 
Taxe de Drum intră doar comenzile negrupate.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese. Fișierul are câte un rând pentru fiecare țară a fiecărui grupaj, cu ID, Cod (Denumire) Grupaj, Client, Camion, Data Început, Data Sfârșit, Țara, Km Taxab. Estimat, Cost Taxă Estimată (EUR) și Comandă; dacă pentru un grupaj nu există taxe salvate pe țări, el are un singur rând, fără țară, km și cost. La sfârșit apare totalul pentru km și pentru cost.
De menționat că în pagina Comandă, la o comandă în grupaj, dacă apăs butonul Ruta Comandă (Here Maps) (cel cu sigla HERE), aplicația deschide fereastra Selecție Rută pentru Comandă sau Grupaj, unde pot alege Generează rută grupaj sau Generează rută comandă, adică harta Here a Grupajului sau doar a comenzii respective. Pot să le fac, de fapt, pe rând, pe amândouă. Avantajul ar fi că am astfel Km planificati salvați și un cost estimat cu taxele de drum atât la nivelul comenzii cât și la nivelul grupajului.
order.cluster.cost.list.php
Cireașa de pe tortul Grupajelor, zicem noi, este pagina de sinteză a analizei rentabilității acestora Centru Profit/ Grupaje – spectaculoasă prin viteza cu care obțineti printr-un click atâția parametri și indicatori relevanți.
Ea reprezintă de fapt o statistică, sub forma unui Centralizator Grupaje și principalii indicatori de profitabilitate ai acestora.
Alegeți filtrele (de exemplu perioada) și apăsați Caută. Fiecare grupaj are un rând, cu Preț Agreat cu Clienții (excl. TVA), Profit din Subcontractori și EUR Peste Prag la Camioane Proprii; la sfârșit apare rândul Total. Cu filtrul Toate Detaliile (implicit este Fără Detalii) apar în plus coloane de detaliu, de exemplu Km Grupaj cf. HERE și Tx. Drum cf. HERE. Lângă filtrul Fără Detalii / Toate Detaliile se află lista cu opțiunile Toate Camionele (implicit), Camioane Proprii și Camioane Subcontractori: cu Camioane Proprii vedeți grupajele în care a lucrat cel puțin un camion propriu, iar cu Camioane Subcontractori pe cele în care nu a lucrat niciun camion propriu. Butonul cu iconița Excel (Export în Fișier Excel) exportă lista, cu toate coloanele, indiferent dacă pe ecran ați ales Fără Detalii sau Toate Detaliile; exportul nu ține cont de lista Toate Camionele / Camioane Proprii / Camioane Subcontractori.
order.cluster.summary.list.php
În acest sens orice client de-al dumneavostră care folosește Timocom pentru a genera comenzi de transport vă poate trimite comanda folosind ID-ul dumneavoastră Timocom. Comanda trimisă va fi vizibilă pe pagina Comenzi Timocom din aplicația Soft-Transport. Ea se poate vizualiza pe această pagină, accepta și salva apoi sub forma unei comenzi Soft-Transport.
Pagina 
Predare Documente afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această pagină nu este dedicată datei de transmitere a facturii.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul comenzilor la care predarea documentelor a fost deja înregistrată apare, în partea dreaptă a liniei, un buton verde cu iconița ochi (Modificare Predare Documente). Butonul deschide fereastra Data și Locul Predării Documentelor, în care puteți schimba datele cu Salvare sau le puteți șterge cu Ștergere.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport. Pagina Situația Documente arată situația predării, dar pe ea nu se poate înregistra sau modifica predarea (titlul ei este „Situație Predare Documente de Transport către Clienți (fără drepturi de actualizare)”).
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor din partea de sus a paginii Predare Documente: Cuprinde Vehicul, Client, Toți Utilizatorii (dispecerul), ID Comandă și starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)).
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și locul predării (țara, localitatea, firma) în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan, dar numai ale aceluiași client (la comenzi ale unor clienți diferiți apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”). De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pe pagina Predare Documente se poate:
- Căuta/Filtra comenzile pentru care documentele de transport nu au fost încă predate.
- Adăuga informaţii despre predarea documentelor la una sau mai multe comenzi. Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din prima coloană a comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să adăugaţi informaţii, după care faceţi click pe butonul din prima coloană a capului de tabel. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”.
- Pentru comenzile la care documentele de transport au fost predate se pot exporta în Excel informaţiile cu privire la predarea documentelor cu ajutorul iconiţei . Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din coloana cu iconiţa , în dreptul comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să exportaţi informaţiile salvate, după care faceţi click pe butonul din capul aceleiași coloane. Iconița și căsuțele apar când în filtrul de stare alegeți Predate sau Toate (Nepredate și Predate).
- Vizualizeaza informaţiile cu privire la CMR-urile aferente comenzii aşa cum au fost ele introduse, făcând click pe butonul cu iconiţa din coloana Nr. CMR (se deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda).
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit de Google și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii): click pe id-ul comenzii, apoi butonul Documente.
Pagina 
Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcate pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina 
Verificare Arhivă Comenzi (order.drive.file.warning.php), pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente (pictograma de încărcare). Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document, din dreapta numelui fișierului).
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Se pot încărca fișiere cu extensia png, jpg, jpeg, pdf, xml sau zip. Alte tipuri de fișiere nu sunt încărcate.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), cu butonul Documente din fișă (apare dacă aveți acces la pagina Caută Documente), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, folosiți pagina Caută Documente. În câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă) introduceți numele mapei (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de 
Listă Angajați (în varianta verificator - employee.verify.list.php), iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Lista Parteneri (în varianta verificator - client.verify.list.php), procedura fiind similară.
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, apare un buton galben (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor), lângă Punct 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care apare aceeași resursă la cheie (camionul subcontractorului, cu remorca și șoferii alocați) și care nu sunt deja pe altă comandă subcontractor activă.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră (Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat) unde trebuie introdus Preț Fără TVA, adică prețul transportului agreat cu subcontractorul, și eventual Observații particulare. Tot aici alegeți Contact (contactul subcontractorului) și Macheta.
Cu butonul Vizualizare puteți vedea comanda ca ciornă (PDF), înainte de a o emite; abia după acționarea butonului Salvare devine definitivă, considerându-se emisă (programul vă arată numărul ei și vă întreabă dacă o tipăriți), și o veți regăsi în pagina 
C-zi Subcontractor. În urma emiterii anumite detalii (data planificată, țara, localitatea, firma, kilogramele, lungimea de podea) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se anulează întâi comanda subcontractor (butonul Anulare Contract; dacă are Note de Calcul sau Facturi înregistrate, acestea trebuie șterse mai întâi), după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi anulată din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina C-zi Subcontractor (butonul Anulare Contract). Nu poate fi ștearsă deloc, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina C-zi Subcontractor se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina C-zi Subcontractor există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email (bifați contractele și apăsați butonul cu plic din antetul tabelului). În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție câmpul Contact, în care alegeți contactul subcontractorului (sau îl adăugați cu semnul +), și butonul Salvare și trimitere prin email, activ când contactul ales are o adresă de email validă. Textul pentru emailul automat se poate personaliza în pagina Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile și notele de calcul ale subcontractorilor sub forma unei liste, Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor.php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Macheta pentru Comanda / Contract Subcontractori se poate defini în zona de administrare, în pagina 
Machetă C-dă Subcont.
Există 2 machete standard (model) pentru comenzi subcontractori, una în limba română, una în limba engleză, pe care vă invităm să le personalizați.
Există posibilitatea și vă recomandăm cu căldură să o folosiți, să personalizați comenzile emise subcontractorilor în funcție de nevoile și preferințele d-voastră.
Astfel puteți să:
- introduceți Logo, personalizat comenzii d-voastră;
- puteți alege ce detalii doriți să fie cuprinse automat în comanda de transport, în funcție de subcontractor, natura transportului, etc.;
- puteți alege ce informații ale d-voastră, în calitate de client, și ale subcontractorilor să apară automat pe comandă.
Editorul de la crearea machetei pentru subcontractori vă permite să introduceți un tabel, să atașați semnătură și ștampilă pentru fiecare utilizator în parte și să se folosească mai multe tipuri de fonturi și efecte în textul contractului. Imaginile de antet și de subsol se încarcă din administrare, în pagina 
Imagini, fila Comandă Subcontractor.
În vederea inserării imaginii cu semnătura și ștampila utilizatorului va trebui să accesați din partea de administrare pagina Listă Utilizator. În partea dreaptă veți găsi butonul albastru deschis de Încarcă Poză Utilizator. Cu ajutorul lui vi se va deschide fereastra de încărcare a imaginii (imaginea cu ștampila și semnătura trebuie să fie de 250*250 de pixeli). Apăsați butonul de Căutare Fișier, selectați fișierul din calculator și apăsați butonul Open, după care apăsați butonul albastru de Salvare.
După acest lucru accesați pagina Machetă C-dă Subcont, unde cu butonul verde deschideți fereastra de modificare a machetei dorite și faceți click în locul unde doriți să inserați imaginea respectivă. Din partea de sus, din bara de navigare a editorului faceți click pe butonul Variabile și alegeți din listă Semnătură Utilizator. In text, unde ați făcut click înainte o să vă apară mesajul [CONTRACT_USER_SIGNATURE], ce semnifică poziționarea la locul respectiv a imaginii încărcate.
Macheta Comandă/Contract Subcontractor are prevăzute elemente și pentru Nume-Număr telefon – Email de la Contact Partener.
Tot aici elementul cu Nr. Camion, aduce pe comandă nu doar numărul, ci și o notă: Numărul de înmatriculare se poate schimba cu acordul scris al părților . Această notă este utilă în situația în care se schimbă numărul de înmatriculare, nefiind nevoie de retipărirea și resemnarea contractului. Un simplu schimb de e-mail-uri între părți pe această temă, tipărite și anexate contractului sau comenzii ar trebui să fie suficient. Dacă această notă vă încurcă pe unii dintre dumneavoastră se poate elimina, alegând pe machetă elementul Nr. Camion fără Notă.
%
Există mai multe posibilități de personalizare a machetei contractului (comenzii) către subcontractori, ce se emite automat din program, astfel:
1. Adăugarea de semnătura și ștampilă individuală pentru utilizator:
Se poate adăuga semnătură și ștampilă pe contract pentru fiecare utilizator în parte. Pentru aceasta e nevoie să scanați o imagine cu o semnătura plus ștampilă a utilizatorului, imaginea trebuie să fie de 250X250 de pixeli, în format JPEG sau PNG. Pentru a încărca (salva) imaginea, accesați pagina de administrare /admin, pagina Listă Utilizator , iar cu ajutorul butonului albastru Încarcă Poză Utilizator din dreapta utilizatorului deschideți fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator. Faceți click pe butonașul Căutare Fișier, alegeți imaginea din calculator, și apăsați Salvare.
Accesați tot din /admin pagina Machetă C-dă Subcont, deschideți macheta pe care doriți să inserați semnătura cu ștampilă, cu ajutorul butonului verde. În editorul de text ce apare faceți click în poziția unde doriți să fie inserată imaginea și din partea de stînga -sus - de la butonul Variabile alegeți varianta numită Semnătură Utilizator. După selecția variabilei, la locul pe care l-ați indicat pentru plasarea semnăturii utilizatorului, o să vă apară textul [CONTRACT_USER_SIGNATURE]
2. Inserarea unui antet pe contract:
Există posibilitatea de a adăuga o imagine / antet pe contractul ce se emite către subcontractori. Pentru aceasta aveți nevoie ca antetul să fie făcut în format imagine, PNG sau JPEG, și să fie de marimea de 675X100 pixeli . (Datele despre companie trebuie scrise direct pe imagine ca text) .
După ce aveți stabilită imaginea pentru antet, aceasta trebuie încărcată din partea de administrare /admin, în pagina Imagini. Alegeți fila Comandă Subcontractor, apăsați butonul Adaugă de pe rândul Antet (675 × 100 px) și alegeți imaginea de pe calculator. În fereastra de ajustare încadrați imaginea și apăsați Confirmă & salvează; imaginea se salvează singură, fără alt buton. În panoul Previzualizare din aceeași pagină vedeți cum arată imaginea. Pentru ca antetul să apară în partea de sus a contractului, verificați și pasul următor.
După încărcarea imaginii de antet mergeți în /admin în pagina 
Variabile, căutați linia cu contract_header_image (Antet Contract) . Cu butonul de ochi verde din dreptul acestei variabile deschideți fereastra de modificare și la căsuța valoare introduceți textul contract_header.png după care dați Salvare.
3. Există posibilitatea de a face și tabele, de a genera textul de pe contract cu diferite caractere sau cu diferite font-uri sau mărimi.
Accesați din partea de administrare /admin, pagina Machetă C-dă Subcont. În editorul de text de la machetă ce se deschide cu ajutorul butonului verde din dreaptaa veți posibilitatea de a crea pe contract un tabel cu linii și coloane folosind primului buton Tabel. Din fereastra ce se va deschide cu ajutorul acestui buton va trebui să alegeți numărul de coloane și numărul de rânduri la care să se genereze tabelul. Dacă doriți ca tabelul sa fie automat extins pe toată lățimea paginii de A4, în căsuța de Lățime schimbați valoarea in 100% și apăsați butonul verde OK. Acum o să apară tabelul, și în căsuțele tabelului puteți insera elemente dorite care pot fi selectate de la butonul Variabile (din partea de sus a editorului). Au fost adăugate încă 4 butoane pentru stil, formatare, font si mărime a caracterelor. Cu ajutorul lor aveți posibilitatea de a personaliza marimea, stilul, fontul și mărimea literelor cu care doriți să scrieți pe contract.
4. Așezarea logo-ului în contract:
Logo-ul firmei se încarcă la pagina Imagini: alegeți fila Comandă Subcontractor, apăsați butonul Adaugă de pe rândul Logo (100 × 100 px) și procedați ca la antet. Ca să apară exact unde doriți în contract, deschideți macheta în Machetă C-dă Subcont, faceți click în poziția dorită și, de la butonul Variabile, alegeți varianta numită Logo Contract (din Imagini); la locul indicat apare textul [CONTRACT_LOGO]. Când macheta conține această variabilă, logo-ul apare doar în locul ales și nu mai apare lângă datele firmei din partea de sus a contractului. Dacă nu este încărcat niciun logo, în locul lui apare un chenar roșu punctat cu mesajul „Nu există imagine încărcată pentru Logo”, urmat de indicația unde se încarcă imaginea.
În admin, la Machetă C-dă Subcont există și un preview (butonul Vizualizare Contract Subcontractor).
%
Termenul de plată pentru comenzile ce se emite către subcontractori este un element care apare pe macheta de comandă / contract subcontractori. Aceste machete se definesc / modifică din partea de adminstrarea a aplicației.
Din rubrica de administrare a programului /admin, accesați pagina Machetă C-dă Subcont. Cu butonul verde de vizualizare / editare deschideți macheta. Aceasta apare într-un editor de text, scrieți textul respectiv în machetă.
Dacă aveți mai multe termene (la 30 / 45 / 60 de zile) denumiți machetele astfel și faceți câte o machetă pentru fiecare termen de plată.
%
Comenzile primite de la clienți și alocate apoi subcontractorilor se introduc pe pagina de Comandă a dispecerilor la fel ca orice comandă.
Resursa la cheie (nr camion, remorcă și nume prenume șofer subcontractor) care execută comandă se înregistrează și ea. Camionul trebuie să aibă la Proprietar subcontractorul; altfel butonul de mai jos nu apare.
Comanda către subcontractor se poate genera automat (pornind de la informațiile înregistrate în comanda client) apăsând butonul portocaliu (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor) din dreapta punctului 0. Se deschide fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat, unde completați Preț Fără TVA și apăsați Salvare.
Pentru siguranță, cât timp există o comandă către subcontractor, punctele acoperite de ea nu pot fi șterse, iar data planificată, locația și greutatea lor nu pot fi modificate. Comanda către subcontractor se poate doar anula, cu butonul (Anulare Contract) din pagina C-zi Subcontractor. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi, mai întâi trebuie șterse.
După anulare ea poate fi generată din nou.
Observație: Există posibilitatea de a genera și vizualiza, fără salvare, o Comandă/Contract cu subcontractorul înainte de alocarea Resursei la Cheie, în baza camionului ales în căsuța Camion Planif. al Comenzii Client, cu butonul (Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat) din dreapta punctului 0. Se deschide fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Planificat, unde apăsați Vizualizare.
Programul îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru o singură comandă client, sau pentru mai multe comenzi client.
%
Pentru a adăuga un text scris pe o comandă subcontractor, întocmită de către Dispecer, la generare comandă (contract) subcontractor aveți la dispoziție câmpul (căsuța) Alte Informații pe Contract.
Pentru ca aceste informații să fie vizibile pe comanda subcontractor generată este nevoie ca și pe Macheta Subcontractor folosită să aveți variabila Alte Informații [CONTRACT_NOTE] inclusă pe machetă.
Macheta se modifică în contul de Administrare /admin, în pagina 
Machetă C-dă Subcont (contract.template.list.php). În editorul machetei, variabila Alte Informații se alege din lista Variabile.
Câmpul Observații din fereastra de generare nu apare pe comanda subcontractor; după salvare, textul lui se vede în coloana Observații din pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php).
%
Comanda Subcontractor poate fi pregătită și pentru situația în care Comanda client pe care urmează ca subcontractorul să o execute nu are încă o resursă la cheie alocată, însă are completat câmpul Camion Planif., în care este înregistrat un camion al cărui proprietar e subcontractorul respectiv. În acest caz, la Punct 0 apare un buton albastru, Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat. Fereastra care se deschide are doar butonul Vizualizare, care arată documentul ca PDF; comanda nu se salvează. Pentru a o salva, după ce comanda client are resursă la cheie alocată, folosiți butonul galben Generează Comandă/Contract Către Subcontractor.
%
Informațiile din comenzile de transport primite de la client și înregistrate in program, ACTIVE, se pot prelua automat într-o comanda subcontractor.
Pentru a face acest lucru, aplicația consideră subcontractorul ca fiind proprietarul camionului (autovehiculului).
Astfel, pentru a putea identifica subcontractorul și a genera o comandă / contract în format PDF ,fie:
- Camion Planif. din fereastra de antet a comenzii client este completat și are ca și proprietar pe subcontractorul respectiv - în acest caz, dacă Punctul 0 nu are alocată o resursă la cheie, în dreptul lui apare un Buton Albastru Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat
- Resursa la cheie ( camion + remorca + șofer) este alocată comenzii client și are în componența camionul al cărui proprietar e subcontractorul respectiv - în acest caz în dreptul Punctului 0 apare un Buton portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor (el apare și la punctul Deschidere Resursă). Această variantă este cea mai recomandată pentru că salvează PDF-ul generat, si permite generarea unei comenzi subcontractor pentru mai multe comenzi client (grupaje).
Butoanele apar numai cât timp linia nu are deja un contract salvat și neanulat. După salvarea contractului, în locul butonului portocaliu apare butonul Vizualizare Comandă/Contract Subcontractor. Dacă proprietarul camionului este propria firmă, butoanele nu apar.
Observatie:
În cadrul machetei pentru comandă (contract) subcontractor elementul cu Nr. Camion, aduce pe comandă nu doar numărul autovehiculului, ci și o notă: Numărul de înmatriculare se poate schimba cu acordul scris al părților . Această notă este utilă în situația în care se schimbă numărul de înmatriculare, nefiind nevoie de retipărirea și resemnarea contractului. Un simplu schimb de e-mail-uri între părți pe această temă, tipărite și anexate contractului sau comenzii ar trebui să fie suficient. Dacă această notă vă încurcă pe unii dintre dumneavoastră se poate elimina, alegând pe machetă elementul Nr. Camion fără Notă.
%
Comanda subcontractor cuprinde doar punctele la care este alocată resursa subcontractorului. De aceea o puteți face și doar pentru o parte dintr-o comandă client.
Comandă, în comanda client, adăugați mai întâi punctul Închidere Resursă; după el, programul vă oferă doar punctul Deschidere Resursă. Adăugați punctul Deschidere Resursă la începutul părții executate de subcontractor. În câmpul Resursa alegeți resursa subcontractorului (camion, remorcă, șofer).În fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat apar în tabel doar punctele cu resursa subcontractorului. Butoanele Vizualizare, Salvare și Salvare și trimitere prin email sunt active doar dacă în tabel există cel puțin o încărcare, o descărcare sau o Închidere Resursă.
Da. Programul îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan.
În pagina Comandă, pe rândul Punct 0 (sau Deschidere Resursă) al unei comenzi, apare butonul Generează Comandă/Contract Către Subcontractor. Butonul apare când resursa de pe rând are un camion al altei firme (subcontractor).
Butonul deschide fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat. În tabelul ferestrei (coloanele Tip, Data, Locația, Greutate, Observații) sunt toate punctele la care este alocată aceeași resursă, din toate comenzile în stare Activă, care nu sunt încă într-un contract. Astfel, un singur contract cuprinde punctele mai multor comenzi client. Comenzile nu se aleg în fereastră: intră toate punctele din tabel.
Completați Contact, Preț Fără TVA și Macheta (și, dacă este nevoie, Observații sau Alte Informații pe Contract), apoi apăsați Vizualizare, Salvare sau Salvare și trimitere prin email.
Pe o comandă subcontractor programul include automat toate punctele comenzilor client active, care au in resursa la cheie înregistrat numărul de înmatriculare de la camionul subcontractorului.
Pentru a include două sau mai multe comenzi client pe același contract subcontractor, comenzile respective trebuie sa fie ambele simultan active. Nu este nevoie să le legați în grupaj (căsuța Grupaj și câmpul Cod Grupaj din comandă): punctele intră pe contract după resursă, nu după grupaj. Punctele deja incluse pe un contract activ nu mai apar.
Pe contractul ce se emite de la butonul portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor din dreptul liniei de punct 0 a oricărei comenzi, în fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat, o să apară punctele tuturor comenzilor active ale aceleiași resurse, în ordine cronologică.
%
O comandă către un subcontractor se generează din linia punctului 0 a comenzii client, apăsând butonul portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor. Butonul apare când comanda are un camion alocat care nu este al companiei dumneavoastră și nu s-a generat încă un contract pentru el. În fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat completați Preț Fără TVA și apăsați Salvare. După generarea acestor comenzi, ele pot fi anulate în pagina C-zi Subcontractor.
Accesați pagina, iar în dreptul fiecărei comenzi, în partea dreaptă, găsiți butonul roșu de anulare (Anulare Contract). Programul vă cere confirmarea. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi ale subcontractorului, contractul nu se anulează și apare mesajul La acest contract aveți înregistrate Note de Calcul sau Facturi. Vă rugăm să le ștergeți !
Atentie! Aceste contracte nu pot fi modificate, ele pot fi anulate, însă nu pot fi șterse din sistem.
După anularea lor ele rămân ca și comenzi anulate.
Dacă pagina C-zi Subcontractori există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Numărul de contract sau comandă este emis cronologic crescător de către program în mod automat. El nu poate fi modificat.
Însă în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php) o comandă subcontractor poate fi anulată, cu butonul roșu Anulare Contract de pe rândul ei. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi de la subcontractor, anularea nu se face: ștergeți-le întâi. După anulare, reapare la linia punctului 0 de la comanda client butonul Generează Comandă/Contract Către Subcontractor (portocaliu; când la punctul 0 este alocată o resursă).
%
În cadrul machetei pentru comandă (contract) subcontractor elementul cu Nr. Camion, aduce pe comandă nu doar numărul autovehiculului, ci și o notă: Numărul de înmatriculare se poate schimba cu acordul scris al părților . Această notă este utilă în situația în care se schimbă numărul de înmatriculare, nefiind nevoie de retipărirea și resemnarea contractului. Un simplu schimb de e-mail-uri între părți pe această temă, tipărite și anexate contractului sau comenzii ar trebui să fie suficient. Dacă această notă vă încurcă pe unii dintre dumneavoastră se poate elimina, alegând pe machetă elementul Nr. Camion fără Notă.
În acest caz, comanda subcontractor generată inițial din Soft-Transport trebuie anulată. În acest scop accesați pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php). Pe această pagină anulați contractul respectiv cu ajutorul butonului roșu Anulare Contract și confirmați întrebarea. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi de la subcontractor, anularea nu se face și apare mesajul „La acest contract aveți înregistrate Note de Calcul sau Facturi. Vă rugăm să le ștergeți !”; ștergeți-le întâi. După anulare mergeți pe pagina Comandă.
Daca comanda are doar camion planificat, modificați numarul de inmatriculare din fereastra de antet a comenzii, dați salvare și de la butonul albastru Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat din linia punctului 0 emiteți o nouă comandă subcontractor.
Dacă comanda are resursă la cheie salvată, adăugați un punct de închidere resursă inaintea punctului 0. Acesta va goli resursele de la punctele comenzii. Ștergeți apoi punctul de închidere resursă și deschizând punctul 0 alocați noua resursă la cheie (camion &remorcă&sofer) . Cu ajutorul butonului portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor de la linia punctului 0 emiteți o nouă comandă de transport.
Aplicația va prelua automat numărul de inmatriculare al camionului fie din căsuța Camion Planif. (din antetul comenzii), fie din resursa la cheie alocată comenzii client.
%
Contractele de transport către subcontractori se pot emite oricând, condiția fiind ca, comanda client să aibe starea activă (în execuție).
În pagina Comandă, cu ajutorul filtrelor identificați comanda client care va sta la baza emiterii contractului pentru subcontractor.
Dacă este necesar schimbați starea comenzii în stare activă (cu butonul Trecere comandă în starea Activă de pe rândul comenzii; o comandă Închisă și Arhivată se trece mai întâi în starea Închisă, cu butonul Trecere comandă în starea Închisă), iar la linia punctului 0 apare butonul portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor.
Dacă doriți ca pe contract să fie cuprinse mai multe comenzi client, schimbați starea in activ a tuturor comenzilor client care doriți să fie preluate. La generarea contractului către subcontractor, la linia punctului 0 a oricărei comenzi, vor fi preluate automat detaliile punctelor de la toate comenzile client active care au aceeași resursă la cheie.
%
În (cele mai) multe situații subcontractorul nu anunță cu exactitate Data Sosirii/ Plecării la un punct de Încărcare/Descărcare. În acest caz, pentru a evita apariția unor Avertizări Comenzi pentru care nu suntem responsabili, am prevăzut butonul Completare Dată, care completează aceste date folosind data înregistrată în câmpul Sosire Planificată.
La comanda selectată apăsați butonul cu lacăt Trecere comandă în starea Închisă. În fereastra care se deschide apăsați Completare Dată. La fiecare punct care are Sosire Planificată, dar nu are completate Sosire și Plecare, Sosire devine data din Sosire Planificată plus 1 minut, iar Plecare încă un minut mai târziu. Dacă Sosire este completată și Plecare nu, Plecare devine Sosire plus 1 minut. Butonul lucrează la toate punctele comenzii, nu doar la cele ale subcontractorului. Datele completate apar în tabelul din fereastră. Comanda se închide doar dacă apăsați Continuare.
%
Dacă o comandă client este executată cu camionul altei firme (subcontractor), iar punctele ei nu sunt cuprinse într-o comandă subcontractor (contract), programul afișează o avertizare în două locuri:
În pagina 
Avertizări C-zi, unde apar doar comenzile care nu mai sunt active, pe rândul comenzii apare mesajul punctele … nu sunt în contract. (Resurse de la subcontractor.). Pentru a vedea doar aceste comenzi, alegeți în filtrul Avertizări varianta Puncte care nu sunt în contract.
În fereastra Trecere comandă în starea Închisă, deschisă cu butonul de pe rândul comenzii din pagina Comandă, mesajul apare la sfârșitul tabelului. Dacă toate punctele sunt în contract, apare „-”.
Punctele Punct 0, Poziție, Problemă, Deschidere Resursă și Închidere Resursă nu sunt luate în calcul.
%
Pentru a deschide conturi pentru șoferii subcontractorilor nu trebuie să faceți nimic special. Deschiderea unui astfel de cont se face la fel ca și pentru șoferii proprii.
Pentru a crea cont șoferilor folosiți zona de administrare /admin, pagina Listă Utilizator. Daţi click pe butonul Adaugă un nou utilizator, din dreapta-sus a tabelului, buton care va deschide fereastra Înregistrare Utilizator. În primul câmp al ferestrei (Nivel Cont) selectați nivelul utilizatorului de tip Șofer. În al doilea câmp se introduce adresa de e-mail cu care se va loga utilizatorul respectiv (trebuie scrisă ca o adresă de e-mail validă). În al treilea şi al patrulea câmp (Parolă și Confirmare Parolă) se vor introduce parolele utilizatorului (dacă nu sunt identice, căsuțele se fac roșii). Introduceți numele şi prenumele utilizatorului şi numărul său de telefon (ambele sunt obligatorii), iar la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat selectați numele șoferului respectiv (în prealabil acesta a fost înregistrat în Lista Angajati, la rubrica Angajator fiind trecut subcontractorul respectiv). Pentru finalizare dați Salvare.
Un cont de șofer se poate crea mai simplu și cu butonul Adaugă cont pentru angajat, aflat lângă primul: alegeți angajatul, introduceți emailul și parola și apăsați Creează cont.
Din momentul în care contul nou creat este activ, șoferul subcontractorului poate folosi contul ca și oricare alt șofer de-al d-voastră!
De remarcat totuși că accesul la date al șoferului subcontractorului, ca de altfel și al șoferului propriu este limitat la informațiile strict necesar îndeplinirii sarcinilor de servici.
%
Pe pagina C-zi Subcontractor exista posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email către persoana indicată ca si Contact Subcontractor atunci când s-a întocmit contractul.
Pur si simplu selectati comenzile pe care doriți să le transmiteti , bifând căsuțele de pe coloana cu iconita Plic, după care faceti click pe această iconiță.
Se deschide fereastra Trimitere Contract pe Email, cu câmpurile Destinatar (precompletat cu adresa de email a contactului), Subiect și Mesaj, pe care le puteți modifica înainte de a apăsa Trimitere. În câmpul Destinatar puteți scrie mai multe adrese de email, separate prin virgulă sau punct și virgulă; emailul pleacă într-un singur mesaj, către toate adresele. Dacă una dintre adrese nu este corectă, apare mesajul Adresa de email invalida:, urmat de adresa respectivă, iar emailul nu se trimite până nu o corectați. Aceeași fereastră, cu aceleași câmpuri, se deschide și după emiterea unui contract cu butonul Salvare și trimitere prin email din pagina Comandă.
Pentru a se transmite simultan mai multe comenzi subcontractor, destinatarul acestora (contactul partenerului) trebuie să fie identic. De remarcat că există pe pagina C-zi Subcontractor si un filtru după Contact Subcontractor.
Textul e-mailului se poate ajusta in admin, pe pagina Variabile, la variabilele contract_email_text_ro, contract_email_text_en, respectiv contract_email_text_de.
Programul va alege automat limba de transmitere în funcție de Limba care a fost salvata pentru Contactul Partenerului implicat și Limba de Fact a Partenerului. Dacă Limba contactului e română , dar limba partenerului este Engleză, programul va adăuga textul emailului in ambele limbi.
Daca nu este salvat un Contact Subcontractor la contract - sau daca limba contactului nu e definita - limba mesajului va fi implicit EN , iar textul mesajului va fi cel cuprins în variabila contract_email_text_en; dacă Limba de Fact a partenerului este română sau germană, programul adaugă după el și textul în limba partenerului.
Dacă doriti sa modificati textul care apare automat în e-mail, trebuie sa tineti cont că:
1. prima parte care se întinde pănă la caracterul | reprezintă textul din linia de subiect. După caracterul | apare textul propriu-zis, care va fi inclus in corpul emailului.
2. Ce este intre paranteze drepte, [CONTRACT_ID_DATE] , reprezinta Numărul si Data Comenzii si va fi preluat automat din Baza de date.
3. Pentru a introduce ENTER (randuri goale) in textul emailului folositi combinatia backslash si n.
Daca textul este complex atunci puteti să-l pregătiți separat într-un editor de texte , incluzînd si combinatia de caractere backslash+n, după care să-l salvați în căsuta Valoare a Variabilei respective.
Înainte de transmitere utilizatorul poate dacă doreste să modifice manual textul afișat.
%
În situația în care se lucrează cu subcontractori se poate folosi pagina Predare Documente sau Situația Documente, pentru a ține evidența documentelor predate clienților la fel ca și pentru camioanele proprii. Pe aceste pagini, pentru subcontractori există un filtru Proprietar/Utilizator Vehicul unde se poate selecta subcontractorul respectiv.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
%
În filtrele Vehicul și Remorcă din pagina Comandă există o delimitare între resursele proprii și celelalte. Sus este grupa Proprii (resursele firmei dumneavoastră), iar la capătul listei este grupa Altele (resursele care nu aparțin firmei dumneavoastră, de exemplu ale partenerilor).
În aceste liste, sub numărul de înmatriculare apare, cu litere mici, seria de șasiu și, între paranteze, caracteristicile resursei, când sunt completate: la camion greutatea maximă (în Kg) și grupa, la remorcă tipul. La resursele din grupa Altele apare în paranteză și numele proprietarului. Puteți căuta în listă și după aceste date, nu doar după numărul de înmatriculare.
În filtrul Șofer angajații proprii sunt sus, iar ceilalți la capătul listei; în fiecare parte, lista este împărțită după prima literă a numelui.
Listele Camion și Remorcă din fereastra Înregistrare Legătură Nouă sunt împărțite la fel, în Proprii și Altele. Listele Șofer 1 și Șofer 2 din această fereastră nu sunt împărțite în Proprii și Altele.
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
În pagina C-zi Subcontractor apar comenzile de transport care au fost emise către subcontractori, și în dreptul fiecarei comenzi, în partea dreaptă, cu ajutorul butonului - hartă portocaliu - aveți posibilitatea de a genera o hartă pentru comanda respectivă. Butonul va deschide o fereastră unde vor fi preluate punctele din comandă de transport așa cum au fost ele salvate, după care dați click pe butonul portocaliu Generare Ruta. Ruta astfel generată poate fi modificată / configurată prin adăugarea de puncte intermediare, iar la final poate fi salvată cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- Salvare Km Contract.
Harta poate fi și tiparită cu ajutorul butonului -imprimantă albastru închis - sau să fie salvată ca și șablon cu ajutorul butonului - dischetă portocaliu.
%
Această pagină conține, tabelar, pentru fiecare comandă subcontractor coloanele: Nr. C-dă Subcontr., Dată C-dă Subcontr., Subcontractor, Dispecer, Comenzi (comenzile client aferente), Camioane (camioanele implicate în realizarea comenzii), Start - Stop (data și locul primului punct și ale ultimului punct din contract), Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE) pentru ruta subcontractor și Km Rută HERE. Ultimele două coloane se completează după ce ruta a fost salvată.
Butonul portocaliu Generează Rută Contract Subcontractor (pictograma de hartă) deschide, într-o filă nouă, pagina Harta HERE cu punctele contractului. Acolo generați ruta și o salvați cu butonul Salvare Km Contract; o nouă salvare înlocuiește ruta salvată înainte. Dacă bifați Fără Taxe de Drum (deasupra tabelului) înainte de a apăsa butonul, ruta se generează evitând drumurile cu taxă acolo unde există alternativă.
Mai mult, Km Planificați ai rutei pot fi preluați automat, dacă se dorește, prin machetă, în Nota de Calcul pentru subcontractor.
La contractele cu rută salvată apare și butonul Vizualizare/Tipărire Rută Salvată (imprimantă). El deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, unde puteți bifa Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km, apoi apăsați Tipărire.
contract.route.php
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, 
Client, 
Toți Utilizatorii, 
Vehicul, 
Remorcă, 
Angajat, 
Țara Start, 
Țara Destinație, 
Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
În pagina Ruta Grupaje tabelul conține: ID, Cod (Denumire) Grupaj, Data Început/Sfârșit a grupajului, Comandă (comenzile client din grupaj, fiecare cu iconița stării ei), Dispecer, Client, Camion, Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE) și Km Rută HERE.
Pe fiecare rând sunt butoanele Generează Rută Grupaj (iconița hartă; deschide harta HERE a grupajului), Vizualizare/Tipărire Rută Salvată (iconița imprimantă) și Vizualizare Imagine Rută Salvată (iconița imagine). Ultimele două apar doar după ce ruta grupajului a fost salvată.
Deasupra tabelului puteți filtra după ID, Cod Comandă, ID, Cod Grupaj, De la Data și Până la Data (implicit, de acum o lună până peste o lună), Client și Cuprinde Camion; apoi apăsați Caută.
Sub filtre, deasupra tabelului, se află bifa Fără Taxe de Drum. Dacă o bifați înainte de a apăsa Generează Rută Grupaj, harta HERE se deschide cu bifa deja pusă, iar ruta se generează evitând drumurile cu taxă acolo unde există alternativă.
Pentru subcontractori, mai bine zis pentru comenzi subcontractate aveți posibilitatea de a calcula valoarea serviciului de transport prestat de subcontractor și de a emite propriile Note de calcul (Credit Note-uri).
Nota de calcul pentru comenzile executate de către subcontractori, este asemănătoare Notei de credit pe care o primiți la rândul d-voastră de la clienți. Acest lucru va fi util în special celor care dispecerizează camioane și ai căror subcontractori sunt angajați în baza unor tarife contractuale, în funcție de KM și/sau alte variabile.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Această dezvoltare permite companiilor care fac transport prin intermediul subcontractorilor să genereze pentru aceștia Credit Note-uri pentru una sau mai multe Comenzi de transport emise. Am definit aceste Credit Note-uri în vocabularul Soft-Transport : Note de Calcul.
Avantajul unei astfel de Note de Calcul este foarte mare. Ea înglobează într-un singur document rezumatul prestației subcontractorului, contravaloarea acestei prestații, data planificată pentru plată, etc. În baza ei, subcontractorul va emite propria factură, fără întârzieri sau erori de calcul.
Această Notă de calcul se poate configura în parte de administrare, ea preluând automat o bună parte din informațiile existente în comandă. Machetele pentru Notele de Calcul (în mod similar ca cele pentru facturi) sunt personalizabile, până la nivel de subcontractor.
Pentru situațiile în care modul de calcul pentru tariful subcontractorului este mai complex, se poate recurge la o foaie de calcul gen Excel numită TARIFAR. Notele de calcul pot prelua automat, dacă se dorește, prețul transportului așa cum apare în comandă (preț agreat) sau așa cum reiese din calculul efectuat de Tarifar.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Accesaţi zona de administrare a aplicației, folosind contul admin. Apoi accesaţi pagina 
Machetă Notă Calcul. Pe această pagină veţi găsi o machetă standard pe care aveţi posibilitatea să o personalizaţi cu ajutorul butonului de modificare .O machetă poate fi multiplicată dacă faceţi click pe butonul . Aveţi posibilitatea de a crea şi machete noi, iar pentru acesta faceţi click pe butonul albastru din colţul dreapta sus a paginii.
La oricare variantă (machetă nouă, multiplicată sau modificată) dacă selectaţi un subcontractor în câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul, macheta respectivă va fi vizibilă doar la emiterea notelor de calcul pentru comenzile emise către subcontractorul respectiv. Dacă câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul rămane necompletat, macheta va fi vizibilă la emiterea oricărei note de calcul, indiferent de subcontractor. Completaţi informaţia în câmpurile Unitate de măsură generică şi Cantitate generică, informaţiile fiind preluate automat in nota de calcul propriu-zisă, dupa care faceţi click pe butonul Salvare Detalii Machetă Notă de Calcul.
Zona din partea dreaptă reprezintă nota de calcul propriu-zisă, asa cum va arăta ea la tipărire. Pe coloana din partea stânga a paginii (cele de pe fundalul verde) sunt informaţii care vor fi preluate automat din comenzile suncontractor inregistrate de dispeceri. Oricărui element i se poate aloca o zonă anume în spaţiul destinat notei de calcul (partea dreaptă a paginii). Această alocare se face simplu prin tehnica Drag and drop ( Ţineţi apăsat cu mouse-ul elementul respectiv de la iconiţa si trageţi elementul din stânga până la zona grafică din dreapta unde se dorește a fi alocat)
Se pot adăuga şi elemente noi de tip text liber daca faceti click pe butonul Adăugare element text simplu, care vor apărea în culoarea verde. Aceste elemente de text liber pot fi modificate dacă faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra de modificare, după care daţi click pe butonul de Salvare.
În admin, la Machetă Notă Calcul există și un preview (butonul Previzualizare Macheta Curentă).
%
Lista notelor de calcul si a facturilor primite de la subcontractori le găsiți în pagina 
Listă Facturi Subcontractor.
Pe această pagină veţi găsi sub formă tabelară lista notelor de calcul care au fost emise din program și a facturilor primite de către subcontractor (implicit, cele din ultima lună). În partea de sus a paginii veţi găsi mai multe filtre, având posibilitatea de a filtra lista facturilor dupa Subcontractor, Vehicul, Remorcă, Facturate sau Nefacturate, Note de Calcul sau Facturi Subcontractori, Perioada, etc
Dacă pagina Lista Facturi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa creditnote.view.php .
%
Pentru a emite o notă de calcul, intrați în pagina C-zi Subcontractor. Pe această pagină sunt afișate comenzile emise către subcontractori din perioada aleasă în filtrele De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună).
Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din dreptul comenzii subcontractor pentru care doriți să emiteți nota de calcul.
Se va deschide fereastra de întocmire a notei de calcul. Apăsaţi butonul verde Adaugă Rând Nou şi completaţi linia notei de calcul, respectiv Cod, Data şi Valoare Fără TVA, dupa care daţi click pe butonul albastru Salvare. După salvare în dreptul liniei înregistrate faceți click pe buton albastru . Selectaţi macheta pentru nota de calcul, limba și varianta de preț. Toate celelalte câmpuri ce au fost completate automat rămân editabile, având posibilitatea de a le edita după nevoile dvs.
Dacă este necesar cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul de Salvare și Tipărire.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite notă de calcul simultan pentru mai multe comenzi subcontractor, intrați în pagina C-zi Subcontractor.
Folosind filtrele din partea de sus a paginii selectaţi subcontractorul (filtrul Subcontractor) pentru care doriţi să întocmiţi nota de calcul. Bifați check-box-ul din partea stângă a comenzilor subcontractor pentru care doriţi să emiteți nota de calcul, după care faceţi click pe iconita aflată deasupra coloanei. Aceasta va deschide fereastra de înregistrare aferentă comenzilor selectate unde, după completarea câmpurilor, faceţi click pe butonul verde Generare notă de calcul.
Dacă este necesar, cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul Salvare şi Tipărire
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Din motive de siguranţă o notă de calcul tipărită (după Salvare şi Tipărire) nu mai poate fi modificată (codul, tipul, valorile şi moneda se blochează), însă ea poate fi ştearsă şi refăcută din nou. Pentru a şterge o notă de calcul intraţi în pagina C-zi Subcontractor şi identificaţi comanda subcontractor pentru care doriţi să ştergeţi nota de calcul emisă. Faceţi click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. unde se deschide fereastra cu linia notei respective. Cu ajutorul butonului rosu, ştergeți linia respectivă, astfel veţi putea să reîntocmiţi o nouă notă de calcul chiar cu acelaşi număr.
Dacă nota de calcul a fost emisă multiplu, pentru mai multe comenzi subcontractor, în momentul ștergerii, programul vă va atenționa care mai sunt comenzile subcontractor pentru care s-a emis această notă de calcul; la confirmare, nota se şterge de la toate.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite ceea ce se numește un Debit Note către un subcontractor, există 2 variante:
- prima, a emite de fapt o factură pentru subcontractor, atunci când de exemplu refacturați o asigurare CMR sau prestarea unui serviciu (de ex. de dispecerizare), în acest caz nefiind vorba de o comanda de transport anume, subcontractorul achitând această factură ca orice alt client sau fiind de acord explicit cu compensarea facturii respective contra serviciilor de transport prestate de el.
- a doua, e emite o Notă de Calcul cu valoare negativă (echivalentul unui Credit Note cu minus) , în cazul în care acea valoare negativă este legată de un anumit Contract/Comanda de Transport cu Subcontractorul respectiv. Firesc ar fi ca această Notă de Calcul negativă să diminueze Factura pe care Subcontractorul v-o emite. Emiterea unei Note de calcul se face de pe pagina C-zi Subcontractor.
%
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile subcontractorilor sub forma unei liste Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php) , utilă de asemenea în controlul subcontractorilor și pe care vă sugerăm să o adăugați de asemenea contului Facturist și/sau Contabil și Manager.
Dacă pagina Lista Facturi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa creditnote.view.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să înregistrați factura primită și faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective, care deschide fereastra de înregistrare. În această fereastră faceți click pe butonul verde Adaugă Rând Nou, unde completați la Cod -numarul facturii, selectați la căsuța Tip varianta Factura Subcontractorului, in câmpul Data introduceți data facturii, la Data Primirii Doc. scrieți data primirii documentelor, completați Scadent (data scadenței) și Valoare Fără TVA (valoarea facturii) după care apăsați butonul albastru Salvare.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să modificați factura. Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective. În fereastra care se deschide o să apară linia cu factura deja înregistrată. Pentru modificarea unei facturi, efectiv modificați informația din linia respectivă, după care dați click pe butonul albastru Salvare. Pentru ștergerea facturii faceți click pe butonul roșu . Dacă același număr de factură este înregistrat și la alte comenzi subcontractor, programul le arată în fereastra de confirmare (NR Document, ID Contract), iar factura se șterge de la toate. Dacă programul răspunde cu mesajul Factura are înregistrat încasare., factura nu se poate șterge.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Există posibilitatea de preluare automată a tipului de scadență practicat pentru subcontractor, așa cum este înregistrat în baza de date Parteneri (câmpul Scadență Factură), și completarea automată a câmpului Scadent din fereastra Note de Calcul/Facturi atunci când completați Data sau Data Primirii Doc. a documentului. Programul calculează scadența după tipul ales la partener: data facturii, data închiderii comenzii, data predării documentelor sau luna în curs.
%
Această pagină este organizată tabelar, pornind de la comanda client (pe câte o linie), afișându-se apoi informații cu privire la costurile cu subcontractorii, eventualele costuri cu rezervările de tren, feribot, etc., obținându-se niște indicatori foarte importanți și anume: Tarif Net Client/ Km Planificat , Tarif Net Subcontractor/ Km Planificați, Profit din Subc. (EUR) .
Comenzile care sunt în grupaj nu apar în această pagină. Titlul afișat în pagină este Statistică profitabilitate pentru comenzile client (care nu se află în grupaj).
Evident calculele sunt complexe, parametrii folosiți devenind vizibili dacă la filtrul cu Detalii Minime se selectează Toate Detaliile.
Am folosit aceeași pagină pentru situațiile în care în execuția unei comenzi client este implicat atât un camion al unui subcontractor cât și un camion propriu, sau chiar în situațiile în care comenzile sunt executate exclusiv de camioane proprii.
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Ceea ce am dezvoltat noi în Soft-Transport este acest Tarif Minimal în 2 variante: Tarif/km care include taxele de drum și Tarif minimal/km fără taxele de drum (recomandat). Acest Tarif minimal se introduce în partea de administrare a aplicației, în pagina 
Prag Tarif. De menționat că istoricul acestui tarif se păstrează, iar calculele vor folosi tariful minimal corespunzător perioadei comenzii.
Legat de acest concept pagina Centru Profit/Comandă calculează Venit Net Camion Propriu/Km Planificați și EUR Peste Prag.
De remarcat că mai există 2 alte pagini: Centru Profit/Client și Centru Profit/Subcontractor derivate din pagina Centru Profit/Comandă.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese. Același buton există și în paginile Centru Profit/Client și Centru Profit/Subcontractor.
Dacă pagina Centru Profit / Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php .
%
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Aveți posibilitatea de a înregistra 2 tipuri de prag tarif , care poate fi cu taxe de drum incluse, sau tarif pe km, fara taxe de drum. Această informație poate fi setată în partea de administrare a aplicației (din contul de Admin.)
După autentificare în pagina de /admin, deschideți pagina Prag Tarif. Pe pagina care se deschide faceți click pe butonul + (Adaugă prag tarif) din colțul dreapta-sus al tabelului. El va deschide fereastra Înregistrare Prag Tarif, unde completați Data de la care acest prag începe să fie valabil, Valoare și bifați Include Taxe de Drum dacă tariful include taxele de drum.
%
Centru Profit / Subcontractor este o pagină derivată din pagina Centru Profit/Comandă, care pune accentul pe filtrul de Cuprinde Proprietar Camion de pe această statistică.
De la deschiderea paginii este selectat Camioane Subcontractori (celelalte opțiuni sunt Toate Camionele și Camioane Proprii), deci, după ce apăsați Caută, apar comenzile la care au lucrat camioane ale subcontractorilor.
Dacă pagina Centru Profit / Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php?s_version=1
TUTORIAL:
%
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton cu iconiță de legătură (tooltip Leagă Achiziția de o Comandă), iar în partea dreaptă veți găsi un buton cu aceeași iconiță (tooltip Leagă Comanda de Achiziții).
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul cu iconiță de calculator (tooltip Calcul decont) din partea dreaptă a rândului. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul cu iconiță de dischetă (tooltip Salvare decont) din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Dați-mi voie să mă prezint.
Mă cheamă Easy și sunt mascota Soft-Transport.
De regulă, eu vă transmit detaliile de implementare a noilor versiuni și tot eu sunt cel care caut în manualul de utilizare al aplicației (help-ul aplicației) și vă răspund la întrebări.
De oriunde din program dacă faceți click în căsuța Întreabă-l pe Easy și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant am să vă pun la dispoziție ceea ce găsesc.
Nu sunt singurul care vă poate ajuta în utilizarea aplicației.
Mai aveți la dispoziție Help-ul Integrat pe Pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
De asemenea, foarte utilă și folosită este căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră. Paginile care nu sunt în meniul dumneavoastră nu apar în rezultate. Pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
Dacă totuși vă loviți de aspecte pe care nu le înțelegeți, găsiți inadvertențe și erori sau aveți întrebări colegii mei de la Relații Clienți vă stau la dispoziție la numărul 0756-777722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
Vă doresc mult spor în toate.
Prietenul vostru,
Easy
Pentru AJUTOR folosește:
- click în căsuța întreabă-l pe Easy (din bara de sus) și introduceți un șir de cuvinte pentru care ați vrea mai multe explicații, apăsați Enter și aproape instant Easy vă pune la dispoziție ceea ce găsește.
- Ajutor integrat pe pagini , care apare în colțul dreapta-sus sub forma butonului Help, cu semnul de întrebare.
- căsuța de Căutare pagină din colțul stânga-sus, căsuță în care puteți căuta între paginile din meniul dumneavoastră; paginile pe care nu le aveți în meniu nu apar în rezultate. În schimb, pentru versiunea STANDARD ele pot fi adăugate în meniul dumneavoastră, din zona de administrare. În acest sens luați legătura cu colegul sau colega care se ocupă de această zonă de setare și personalizare a aplicației.
- Tutoriale (www.soft-transport.com/demo.php)
- Manualele de Utilizare pe departamente și / sau profesii
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
- Manualul de implementare:
Manual de implementare pentru pachetele STANDARD & CONVENIENT:
https://euload.com/file/manual_de_implementare_pe%20capitole_%20standard.pdf
Manual de implementare pentru pachetul LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_light.pdf
Manual de implementare pentru pachetul ULTRA LIGHT:
https://www.soft-transport.com/document/manual/manual_de_implementare_pe_capitole_UltraLight.pdf
ANEXE MANUALE:
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_Scrisori_Personal.pdf
https://www.euload.com/file/Manual_de_implementare_ANEXA_MODEL_SMS.pdf
-serviciul Relații Clienți la numărul 0756 777 722 sau la adresa de email contact@soft-transport.ro .
%
Pentru a facilita utilizarea cu cât mai mare uşurinţă a programului, a fost integrat Help-ul direct în program. Acesta poate fi accesat cu ajutorul iconiţei semn de întrebare, din colţul dreapta-sus a oricărei pagini. În fereastra din partea dreaptă care se deschide apar doar topic-urile (subiectele) legate de acea pagină. Fereastra se închide cu X din colțul ei, cu tasta Esc, cu un nou click pe iconița semn de întrebare sau cu un click oriunde în afara ei.
Acest Help conține și mici video-uri ajutătoare. Îți recomand să studiezi Help-ul de câte ori începi să folosești o nouă pagină sau de câte ori simți nevoia. Te rog să reții că ne poți suna oricând la Serviciul Clienți la numărul de telefon 0756-777722.
%
O funcție pentru căutare (căsuță de căutare), rubrici (pagini) în meniu veți găsi în colțul stânga-sus al aplicației.
Căsuța găsește o pagină după titlul ei din meniu, dar și după denumirea completă a paginii (cea din coloana Denumire a paginii Lista Pagini). Nu contează diacriticele, spațiile sau liniuțele (de exemplu, „e transport” găsește E-Transport), iar micile greșeli de scriere sunt trecute cu vederea (de exemplu, „comnda” găsește Comandă).
De asemenea, aveți la dispoziție și o pagină Lista Pagini în care apar sub forma unui tabel toate paginile existente în soft , prima coloană (În Meniu) indicându-vă care sunt paginile incorporate în meniul d-voastră (la care aveți acces), iar paginile care au setată restricție de IP apar scrise cu roșu în coloana Denumire.
Dacă pagina Lista Pagini există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.page.list.php .
%
O colecție de tutoriale, grupate pe principalele secțiuni ale aplicației, găsiți pe pagina acesteia, la adresa https://soft-transport.com/demo.php .
%
Găsiți mai jos (click pe Denumirea Departamentului de mai jos) manualele de utilizare pentru diferite tipuri de compartimente și/sau categorii profesionale, în format electronic, sub forma unor pagini web , structurate pe : Capitolele principale, Cuprinsul Manualului și Manualul Propriu-zis.
În manual puteți căuta cu ajutorul combinației de taste CTRL+F și veți găsi de asemenea link-uri către tutoriale sau mici video-uri demonstrative.
Noi vă recomandăm să tipăriți cuprinsul acestor manuale pentru a identifica secțiunile pe care le mai puteți îmbunătăți cu ajutorul aplicației.
Sperăm ca aceste manuale să vă fie de un real folos, chiar dacă ele sunt perfectibile și , ca atare, vor fi ajustate în continuare.
Administrare și Configurare Aplicație Soft-Transport
Facturare - Verificare Comenzi - Contestații
Întreținere Parc Auto - Alimentări - Consumuri
Lista de Rapoarte și Statistici ale Aplicației
%
Q&A Soft-Transport
În fiecare Marți de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/zmc-wizu-yeh
În fiecare Joi de la ora: 2:00 – 3:00pm
Google Meet joining info
Video call link: https://meet.google.com/jhe-bymi-pon
Ne-am gândit că am putea profita de instrumentele de întâlnire online, așa încât, săptămânal, ne vom da întâlnire pentru două sesiuni de întrebări și răspunsuri (Q&A).
Gazda întâlnirilor va fi Ioana Csengeri, managerul de proiect al Soft-Transport.
Întrebările le puteți trimite și în avans, prin email la contact@soft-transport.ro sau direct în Chat , în cadrul întâlnirii.
De menționat că aceste sesiuni nu vor fi înregistrate, oricine din cei prezenți poate partaja ecranul dacă dorește.
Sperăm să fie de folos și de bun augur aceste sesiuni Q&A.
%
În zona de administrare (/admin) , în pagina Listă Utilizator, aveți următoarele posibilități:
1. În fereastra de Modificare Utilizator puteți schimba credențialele, adică adresa de email și parola utilizatorului, si chiar vă recomandăm să o faceți. Puteti schimba de asemenea Numele si Prenumele și Telefonul, Limba interfeței. Foarte important este ca la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat să alegeți angajatul care va folosi acest cont utilizator.
2. în fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator, care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta Încarcă Poză Utilizator puteți adăuga o poză cu semnătura utilizatorului cu sau fără stampila firmei, poză utilă în cazul în care utilizatorul respectiv întocmește facturi sau comenzi/contracte cu subcontractorii.
3. În fereastra Modificare Semnătură Email Utilizator se poate selecta ce câmpuri/ detalii ale utilizatorului să apară în partea de jos a emailurilor automate trimise partenerilor, de către acel utilizator (semnătura e-mailului) .
Video: https://youtu.be/95o0_Cipj9s
%
Meniul setat implicit pentru un nivel (un grup de utilizatori ) se poate personaliza de către fiecare utilizator, din punct de vedere al aranjării și grupării .
Unde: butonul „Personalizează meniul” din bara de meniu (sub caseta de căutare a paginilor). Setările se salvează automat, separat pentru fiecare utilizator.
Cum funcționează:
1. Apăsați „Personalizează meniul” — meniul intră în modul de editare. Faceți click pe o categorie ca să o deschideți.
2. Reordonați paginile prin tragere (apucați rândul paginii) — inclusiv dintr-o categorie în alta.
3. Ascundeți / afișați o pagină cu ochiul din dreptul ei.
4. Paginile ascunse rămân recuperabile: în modul de editare ele rămân în meniu, estompate și cu ochiul tăiat; apăsați din nou ochiul ca să le readuceți. În afara modului de editare paginile ascunse nu se văd în meniu.
5. Ieșiți din modul de editare cu un nou click pe „Personalizează meniul” — totul e deja salvat.
Categoriile în sine sunt cele definite de administrator în Structură Meniu.
Există și posibilitatea ca fiecare utilizator să își poate foarte ușor configura paginile Favorite , pe care le folosește cu precădere sau pe care le consideră utile.
În acest fel, partea de sus a meniului va fi personalizată, conținând paginile pe care le-a ales (favorite), în ordine alfabetică.
Pentru acest lucru se poate folosi:
– pagina Modificare Utilizator - pentru ștergere
– Pagina Lista Pagini – pentru căutare și adăugare pagini favorite
%
Acest lucru se poate face din butonul cu steag (Selectare limbă) din bara de sus, unde alegeți Română sau English, prin combinația de taste rapide CTRL + SHIFT + 3 sau din pagina Modificare Utilizator, la câmpul Limba Aplicației.
În prezent interfața aplicației o puteți găsi în limba română și limba engleză.
#
In pagina de Modificare Utilizator există posibilitatea de a seta o listă de clienţi şi ţări favorite. Aceşti clienţi, respectiv țări favorite vor fi poziţionate primele in orice listă de selecție pentru Client și Ţară in toate ferestrele de selecţie din soft.
Accesaţi pagina Modificare Utilizator (butonul Setări utilizator din partea de jos a barei din stânga), unde la Selectează Client alegeți clientul după care faceţi click pe butonul albastru Adaugă client în Lista Favoriți. După ce aţi adăugat clienţii favoriţi în listă, faceţi click pe butonul verde Salvare modificări din secțiunea clienților. Puteți avea cel mult 5 clienți favoriți.
Pentru adăugarea de ţări favorite în această listă repetaţi procedura descrisa inainte, cu Selectează Țară, Adaugă țara în Lista Favoriți și propriul buton Salvare modificări al secțiunii țărilor (cel mult 5 țări).
Dacă pagina Modificare Utilizator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa user.modify.php .
%
O nouă secțiune Informații Utile, care reprezintă, pe scurt, un afișier electronic, sau un dosar cu informații electronic, disponibil tuturor utilizatorilor aplicației din firma d-voastră (șoferi, dispeceri, personal TESA).
Această secțiune cuprinde 2 pagini. Prima pagină este una de control cu drepturi de adăugare și modificare informație, numită Informații Verificator (information.control.php) și o altă pagină de vizualizare/căutare informații, numită Informații Utile (information.view.php), pagină pe care vă recomandăm să o adăugați în meniul fiecărui utilizator.
Pentru conturile de șofer, vizualizarea și căutarea informațiilor se fac în pagina separată Informații Utile (information.mobile.php).
Mă gândesc că multora dintre dumneavoastră vi s-a întâmplat să informați șoferii sau personalul de la birou prin SMS-uri, hârtii, etc., și după o vreme să constatați că nu mai știu, sau personalul nou angajat nu a fost instruit, sau să nu mai găsiți materialele mai vechi pe care le căutați.
Ei bine, acesta este rolul noii secțiuni, de a avea o bibliotecă electronică centrală, disponibilă tuturor, cu toate informațiile pe care dumneavoastră le considerați utile la nivel de firmă.
În plus, în această bibliotecă, informațiile pot fi însoțite de poze, fisiere PDF sau link-uri către alte materiale de pe internet (de exemplu video-ri pe canalul YouTube) !
Dacă pagina Informații Utile există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa information.view.php .
%
Motto:
Responsabilitatea unei Case de Expediție este dublă: atât față de client, cât și față de transportator !
Obiectivele aplicației Soft-Transport pentru companiile de tip Casă de Expediție sau pentru cele care îmbină activitatea de transportator cu cea de expeditor sunt:
- Viteză, dar și acuratețe în servirea clienților, de la momentul contractării acestora și pe toată perioada derulării comenzii, până la livrarea finală.
- Corectitudine și eleganță în tratarea clienților și în etapa post-livrare, adică pe perioada facturării și încasării prestației cuvenite.
- Înregistrarea, stocarea și căutarea datelor de contact ale actualilor și foștilor clienți, respectiv subcontractori.
- Automatizarea emiterii de comenzi sau contracte pentru subcontractori, a întocmirii și îndosarierii documentelor de transport.
- Asistarea clienților în generarea, în locul lor, dar în numele lor, a comenzii de transport.
- Un calcul corect și un control eficient al principalilor indicatori ai unei case de expediție: profit pe comandă, producția de km (media KM parcurși), profit pe subcontractor, profit pe dispecer comercial, profit pe client, venit net client (venit fără taxa de drum) pe KM, venit net client pe KM și tona transportată, etc.
- Comunicarea cât mai rapidă și facilă cu subcontractorii, până la nivelul șoferilor acestora, atât de la șoferi către casa de expediție, cât și invers.
- Urmărirea valabilității asigurărilor CMR ale subcontractorilor
- Emiterea automatizată, direct din soft a Registrului Comenzilor Intermediate.
- Asistarea subcontractorilor la întocmirea facturilor prin calcularea valorii prestațiilor acestora (note de calcul) conform contractelor semnate cu aceștia.
- Urmărirea finanțelor companiei, a balanței de încasări și plăți prin Scadențar Clienți, respectiv Scadențar Furnizori (subcontractori).
- Posibilitatea de a dispeceriza camioane ale subcontractorilor ca pe propriile camioane, fără nici o deosebire.
- Analiza volumelor transportate pe diferite state, relații, locații de încărcare/descărcare, pe grupe de clienți, etc.
Cu alte cuvinte, un instrument integrat pentru expeditorii profesioniști, care să le fie util în vânzare, urmărire, finalizare, calculare, încasare, decontare transport, precum și în analiza și prospectare pieței și în promovare.
În zona meniului de utilitare, în partea dreapta sus a aplicației, gasiti utilitarul Estimare Profitabilitate , care se poate deschide cu combinația de taste rapide CTRL+5, și care reprezintă o „ ciornă inteligentă”, utilă în special dispecerilor pe comercial și care au nevoie să estimeze rentabilitatea unui potențial circuit sau grupaj înainte de a bate palma cu potențialii parteneri.
La baza acestui utilitar de Estimare Profitabilitate stă numărul de camion.
După selectarea numărului de camion, în căsuța Cost operare/Km se introduce valoarea prețului/ km ce se plătește subcontractorului sau costul estimat de operare al camioanelor proprii.
Urmează un mic tabel cu rânduri goale unde se poate completa distanța și prețul agreat.
Pe baza acestor date, utilitarul face automat câteva operații aritmetice simple, calculând Total Cost de Operare, totalurile din rândul Total (distanța, Preț Agreat și Preț Agreat/Km) și Profit Estimat.
Dispecerii comerciali pot modifica ușor valoarea Prețului agreat în timpul negocierii telefonice, calculele făcându-se instantaneu, ajutându-i astfel să estimeze profitul estimat chiar în timpul negocierii telefonice.
În mod implicit macheta are 2 rânduri necompletate (goale), dar se mai pot adăuga linii cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând.
Calculele făcute se pot salva temporar, cu butonul Salvare, și se pot readuce înapoi cu ajutorul butonului verde Ultima salvată.
La finalizarea (închiderea) circuitelor sau a grupajelor aceste calcule pot fi tipărite cu ajutorul butonului Salvare și Tipărire.
Fiind un utilitar el poate fi accesat de oriunde te-ai afla în aplicație, fie prin click pe iconița din meniul de utilitare, fie prin combinația de taste rapide CTRL+5.
La orice accesare a utilitarului va apare ultimul calcul salvat pentru dispecerul respectiv. E important de reținut că aceste calcule sunt personale, fiecare utilizator putând accesa doar calculele proprii.
Atenție! Acest utilitar fiind doar o „ ciornă inteligentă”, păstrează în memorie doar ultima variantă salvată, pentru fiecare număr de înmatriculare în parte, neavând o evidență a tuturor calculelor făcute în timp.
%
Utilitarul KG/AXE calculeaza greutatea pe axe in functie de greutatile capului tractor, a semiremorcii, a incarcaturii si a modului in care aceasta este repartizata pe podea.
Utilitarul se poate accesa folosind tasta rapidă CTRL+4 , sau din meniul din dreapta-sus făcând click pe iconiţa kg/axe. Utilitarul cuprinde 3 secţiuni, referitoare la: cap tractor, la semiremorcă şi la marfă. Calculul este bazat pe un model teoretic conceput astfel încât raportul între uşurinţa în folosire versus precizie să fie optim.
Programul permite selectarea numărului de înmatriculare al vehiculelor implicate. În acest caz utilitarul pemite salvarea ultimului calcul de greutate efectuat pentru semiremorca (încărcată) aleasă.
Utilitarul permite modificarea unor parametri folosiţi în modelul teoretic, deşi diferenţele dintre diferite modele constructive nu sunt semnificative.
De ce aţi folosi un astfel de utilitar? Pentru că aveţi cu siguranţă prea multe amenzi de cântar, prea multe situaţii în care şoferul nu ştie sau e prea comod să verifice aranjarea mărfii în remorcă. Sau poate faceţi grupaje şi ordinea în care încărcaţi este extrem de importantă.
Tutorial Video : https://youtu.be/JDYePalfbnI
%
Aplicația furnizează și o mesagerie internă, între utilizatorii programului, mesagerie care are marea calitate de a ramâne arhivată pe toată durata de utilizare a programului.
Ea vine cu un motor de căutare puternic.
Fiecare utilizator își vede propriile mesaje transmise/primite. Managerul, însă, are posibilitatea de a le vedea pe toate.
De remarcat că un mesaj transmis nu mai poate fi șters !!
Aceast nou utilitar al programului vine să îmbunătățească comunicarea între diferiți utilizatori, între diferite compartimente, în special în cazurile în care mesajul transmis are o mare importanță, prin o mai bună responsabilizare a persoanelor implicate.
Ea vine ca un utilitar integrat în aplicație. Poate fi accesat din meniul de utilitare, în partea dreapta-sus a paginii sau cu tasta rapidă CTRL+8.
Pentru Manager (sau contul de Control în versiunea LIGHT) există pagina Lista Mesaje Companie, unde se pot vizualiza toate mesajele din sistem și se poate căuta între ele.
Dacă pagina Lista Mesaje Companie există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.list.php .
Dacă pagina Lista Mesaje Proprii există în meniul dumneavoastă o puteți accesa direct la adresa user.message.view.php .
%
Utilitarul Mesaj (CTRL+8) aflat în bara de utilitare din partea dreapta-sus permite transmiterea mesajului prin mesageria internă a aplicației și concomitent și pe WhatsApp (în cazul unui singur destinatar). În fereastra de transmitere, în colțul dreapta jos veți găsi opțiunea Trimitere Concomitentă și prin WhatsApp, cu iconița WhatsApp. După bifarea căsuței, la trimiterea mesajului prin Mesageria Internă se deschide într-o filă nouă WhatsApp, cu mesajul pregătit pentru destinatar. Dacă mesajul nu merge către un singur număr de telefon (de exemplu sunt mai mulți destinatari), apare avertismentul Nu se poate trimite mesaj prin WhatsApp. Sunt mai multe numere de telefon.
Utilitarul este accesibil de pe orice pagină v-ați afla.
Ar mai fi de remarcat că există posibilitatea transmiterii de mesaje pentru un singur destinatar sau pentru mai mulți destinatari (de exemplu pentru un tip - nivel de utilizatori - de ex. Șofer, Dispeceri).
În plus se poate ca destinatarii să fie doar cei indicați (selectați) - în cazul folosirii opțiunii Egal - sau să fie toți utilizatorii , mai puțin cei indicați - caz în care se folosește opțiunea Diferit.
%
Bazele de date principale se referă la principalele resurse ale unei firme de transport : Camioane, Remorci, Angajați.
La acestea se mai adaugă Companiile Partenere sau Partenerii (Clienți și Furnizori) .
Mai multe tutoriale cu privire la înregistrarea, modificarea informațiilor din aceste baze de date găsiți la adresa:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLJm1BrFpDpHWUcQC3s33Rso6oKTWnhbay
%
Rubrica Lista Parteneri (client.verify.list.php) oferă spre adaugare / vizualizare / modificare, aşa după cum indică şi numele, lista partenerilor cu care programul operează, cu detaliile aferente.
De menţionat că Lista Partenerilor poate cuprinde atât clienţii cât şi subcontractorii (care sunt furnizori), cu alte cuvinte firmele partenere, sau pe scurt colaboratorii. Între parteneri va trebui să figureze şi firma proprie, atât timp cât există în activitatea de transport şi situaţii în care cursa se execută în regie proprie.
Firmele pot să se afle în una din cele doua stări: active sau inactive (pentru care nu mai există relaţii comerciale şi care nu vor mai apărea în filtrele pentru parteneri).
În pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, un partener nou se adaugă cu butonul (Adaugă un nou partener) din colțul dreapta-sus al tabelului. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei inactivi îi găsiți alegând Inactiv sau Toate (Active și Inactive) în filtrul de stare. Pe fiecare rând aveți: căsuța din coloana Activ, (Modificare/Vizualizare), (Încarcă Documente), (Adăugare/Modificare persoane de contact) și (Compartiment).
Baza de date Parteneri este diferită de baza de date Contact Partener. În această din urmă se înregistrează persoanele de contact ale firmei partenere, cu numerele de telefon (mobil și birou) şi adresele de email.
Se pot înregistra mai mulți clienți cu același cod fiscal, situație care permite înregistrarea de puncte de lucru pentru companii deja înregistrate în sistem.
Există și o paginăde tip View (client.list.php), denumită tot Listă Parteneri, unde apare lista de clienți și furnizori înregistrate în soft, dar fără posibilitatea de a modifica datele companiei. Totuși de pe această pagină se pot adăuga sau modifica Observațiile operaționale (cerințe și instrucțiuni de operare ale partenerului) sau Observațiile generale.
Pe pagina Listă Parteneri cu drepturi depline, în colțul dreapta-sus a fost introdus un buton mov (Export Emailuri în Fișier). Astfel aveți posibilitatea de a descărca un fișier cu lista de email-uri a partenerilor selectați pe pagină, prin intermediul filtrelor (doar cei care au completat adresa de email). Lista completă a partenerilor selectați se exportă în Excel cu butonul Export în Fișier Excel, de lângă el.
Ambele variante ale paginii Listă Parteneri afișează lista pe pagini de câte 100 de rânduri. Când sunt peste 100 de rezultate apare și alegerea rânduri / pagină (100 sau 200). Deasupra și sub tabel vedeți Total (numărul de rezultate) și puteți trece de la o pagină la alta; filtrele, sortarea și căutarea rămân aplicate când schimbați pagina.
Butoanele Export în Fișier Excel și Export Emailuri în Fișier țin cont de aceleași filtre ca lista: căutarea după CIF sau denumire, țara, linia de business, tipul de partener, bonitatea, limba, starea (Activ / Inactiv / Toate) și Compartimentul. Ele cuprind toți partenerii care corespund filtrelor, nu doar pe cei de pe pagina afișată (în fișierul cu emailuri intră doar cei care au adresa de email completată).
Pe fișa partener (client,subcontractor) care se deschide ori de câte ori faceți click pe numele unui partener, s-a introdus un buton albastru numit Contacte . Cu ajutorul acestui buton poate fi accesată mai rapid lista de persoane de contact ale clientului respectiv (butonul apare doar dacă partenerul are cel puțin un contact activ și aveți pagina Contact Partener în meniu).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
TUTORIALE:
Inregistrare Partener (Client si Furnizor): https://youtu.be/gs3XW159Yvk
Fisa Partener (Client sau Furnizor): https://youtu.be/peV62uqG_SI
Inregistrare Persoana de contact: https://youtu.be/oz7ZM1eSnCU
Pagina Contact Partener: https://youtu.be/4r4yI9wOf2g
%
Din pagina Listă Parteneri, în dreptul fiecarui partener (client sau furnizor) faceţi click pe iconiţa (Modificare/Vizualizare) pentru a deschide fereastra Modificare Partener.
Datele partenerului se pot modifica și salva (butonul Salvare) doar în pagina Listă Parteneri cu drepturi depline de modificare (client.verify.list.php). În pagina Listă Parteneri cu drepturi restrânse (client.list.php) fereastra este doar pentru vizualizare; acolo se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale.
Un partener nu poate fi şters, el poate fi dezactivat prin debifarea căsuţei din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline; schimbarea se salvează imediat, fără Salvare). În acest fel, acest client sau furnizor nu va mai apărea în listele de selecție. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți cu filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive), iar bifând din nou căsuța îi reactivați.
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator (cu drepturi de modificare/ dezactivare) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Câmpul Alias din baza de date parteneri (pagina Lista Parteneri) e un câmp opțional , dar util mai ales atunci când denumirea din câmpul Nume Partener e una lungă, iar în comunicarea de zi cu zi se foloseste o denumire mai scurta pentru acel partener.
Această denumire mai scurtă, salvată în căsuța Alias, va înlocui in multe statistici Denumirea oficială a partenerului respectiv.
Aliasul poate avea cel mult 10 caractere; dacă scrieți mai mult, câmpul Alias este marcat ca greșit și partenerul nu se salvează până nu îl scurtați. În tabelul din Listă Parteneri aliasul apare în coloana Cod. Dacă nu completați aliasul, în statisticile respective apare începutul denumirii partenerului.
%
La rubrica Lista Parteneri se afişează tabelul cu parteneriii dumneavoastra (clienți, subcontractori, alți furnizori). Informaţiile despre firmă pot fi vizualizate / modificate cu iconiţa (Modificare/Vizualizare); datele firmei se pot modifica doar în pagina cu drepturi depline de modificare, iar în pagina cu drepturi restrânse se pot modifica numai Obs. Operaționale și Obs. Generale. În partea de sus a paginii se poate căuta după CIF, Denumire (o parte din CIF sau din denumire) sau se poate filtra după Țara, Linia de business (Transport / Service), Tip Partener (Ocazional / Contractual / Prospect), Bonitate (numărul de stele), Limba și starea (Activ / Inactiv / Toate); după alegerea filtrelor apăsați Caută. Lista se afișează pe pagini de câte 100 de rânduri (puteți alege 200 când sunt peste 100 de rezultate), iar filtrele rămân aplicate când treceți la altă pagină.
De reținut că un partener nu poate fi șters din baza de date, dar el poate fi dezactivat , folosind bifa din coloana Activ (doar în pagina cu drepturi depline). În acest fel el nu mai poate fi selectat de către utilizator. Lista arată implicit doar partenerii activi; pe cei dezactivați îi găsiți alegând filtrul Inactiv sau Toate (Active și Inactive).
Dacă pagina Lista Parteneri în varianta verificator există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa client.verify.list.php .
%
Încărcarea acestor documente se poate face de către Șeful de autocoloană pentru camioane și remorci, Inspectorul de Personal pentru angajați (cei care au drepturi de verificator).
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate ale unui autovehicul, deschideți din contul de tip Șef Autocoloană pagina Lista Camioane (truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărui autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente. Cu ajutorul acestui buton se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe GDrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care dați Open.
Denumirea fișierului va fi exact numele cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți acesta poate fi redenumit în câmpul Denumire Fișier. Programul completează automat în câmpul Denumire Mapă numele mapei (directorului) în care acest document va fi salvat, de forma truck_id, astfel că în pagina Caută Documente (drive.file.list.php) documentele se vor găsi căutând după această denumire a mapei. Apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document), și documentul încărcat o să apară în partea de sus a ferestrei, fiind accesibil oricând sub forma unui link.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară, din pagina Lista Remorci (trailer.verify.list.php).
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla), cu butonul Documente, sau direct în pagina Caută Documente (drive.file.list.php). În câmpul Denumire Mapă introduceți numele mapei (pentru camion, de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (employee.verify.list.php), din contul de tip Inspector Personal, cu butonul Încarcă Documente.
Documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Listă Parteneri (client.verify.list.php), în varianta verificator, cu același buton Încarcă Documente.
%
Înregistrarea unui subcontractor se face pe pagina numită Lista Parteneri, dacă faceţi click pe butonul Adaugă un nou partener din colţul dreapta-sus. După completarea rubricilor din fereastra de înregistrare faceţi click pe butonul Salvare.
Un subcontractor se poate înregistra și direct din pagina Comandă în momentul adăugării resursei la liniile comenzii ce urmează a fi subcontractată. Cu butonul verde Vizualizare/Modificare de pe linia punctului 0 deschideți fereastra Modificare Punct 0. Din linia resursei, faceți click pe iconita verde și vi se deschide fereastra de Înregistrare Legătură Nouă. Din dreptul liniei cu numărul de inmatriculare camion faceți click pe butonul verde, ce va deschide fereastra de Înregistrare Camion. Din această fereastră aveti posibilitatea de a adăuga subcontractorul cu ajutorul butonului verde din dreptul căsuței Proprietar. Completați fereastra de Înregistrare și apăsați butonul Salvare.
%
În accepţiunea programului, resursa unei firme de transport, cea care stă la baza activităţii sale poate aparţine uneia din cele 3 categorii: Camion (Autovehicul), Remorcă (Vehicul având capacitatea de a încărca) şi Şoferul.
%
Pagina Itinerar Resurse generează pentru o anumită perioadă foile de parcurs în care este implicat vehiculul, remorca sau angajatul (șoferul), cu totalizare pe KM parcurși.
Tabelul apare după ce alegeți cel puțin unul dintre filtrele Vehicul, Remorcă, Angajat sau Client și apăsați Caută; perioada implicită este ultima lună.
Foaia de parcurs a resursei poate fi generată ca fișier PDF sau tipărită, cu butoanele și de pe rândul resursei, în limba română sau engleză, coloanele care o vor compune putând fi selectate de utilizator în fereastra Foaie de Parcurs.
Aceste foi de parcurs pot fi un înlocuitor de succes pentru acele Driver Reports pe care unii clienți obișnuiesc să le ceară șoferilor și care trebuie predate către client.
Folosind această pagină degrevați șoferul de completarea cu pixul a acestor rapoarte.
Chiar mai mult, pentru șoferii care folosesc aplicația se poate decide ca, chiar și Foaia de parcurs a șoferului să fie tipărită de la birou, șoferul urmând să o semneze când vine acasă.
Pe traseu, șoferul are acces la pagina Foaie de Parcurs, care generează automat o foaie de parcurs electronică, în format PDF.
Itinerar Resurse cuprinde și coloanele Total Încărcări și Descărcări, Comenzi cu ADR și Media Km/30 Zile.
Dacă pagina Itinerar Resurse există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa resource.logbook.php .
TUTORIALE:
Itinerar resurse - partea 1 - https://www.youtube.com/watch?v=-cfAQWFMkX8
Foaia de Parcurs - Itinerar Resurse - partea 2: https://www.youtube.com/watch?v=PW3x2dPAgfU
%
Pe această pagină se pot vizualiza pe harta Google toate camioanele care au instalate pe ele aparat de urmărire prin GPS de la WebEye, SafeFleet, Frotcom, EasyTrack, Wialon, Evo GPS, CargoTrack, Arobs TrackGPS, Eurowag, Lupa GPS precum și camioanele marca Mercedes, Scania, Volvo, Renault prin folosirea soluțiilor telematice ale producătorilor Mercedes-Benz (FleetBoard), Scania (Scania Fleet Management), Volvo (Volvo Connect) și Renault.
Pe hartă sunt diferențiate cu iconițe diferite activitatea mașinilor (staționează cu motorul oprit, staționează cu motorul pornit, mașina se deplasează).
În partea dreaptă apare și lista camioanelor preluate din sistemul de monitorizare, iar lângă aceste numere de înmatriculare apare și link-ul cu Id-ul comenzii active în care mașina este angrenată. Dacă se face click pe numărul de înmatriculare din coloana din dreapta , se va selecta mașina respectivă și harta se va centra pe poziția ei.
Pe pagina Telematic, pe lângă camioanele angrenate în comenzi active, sunt afișate și mărfurile din comenzile planificate (în avans) care încă nu au alocată o resursă pentru execuție. Aceste mărfuri apar când în filtre este ales Cu Comenzi Planificate (alegerea implicită); alegeți Fără Comenzi Planificate ca să le ascundeți.
Balonasele care indică mărfurile sunt de culoare portocalie, iar pe eticheta balonașelor apare numărul de inmatriculare al camionului pentru care sunt planificate comenzile respective. Dacă comanda nu are nici măcar camion planificat, deoarece încă nu se știu detalii despre cine va executa acea comandă, pe eticheta balonașului va fi afișat numele clientului și ID-ul comenzii din sistem.
Pe pagina Telematic au fost introduse mai multe filtre. Astfel, aveți posibilitatea de a filtra camioanele afișate pe hartă după dispecer (lista Toți Utilizatorii), Grupa, Cu sau Fără Comenzi, Client sau Șofer. Pe lângă aceste filtre s-a pus și o iconiță cu harta în dreptul fiecărei comenzi care are rută salvată, cu ajutorul căreia se poate vizualiza ruta HERE salvată cu toate detaliile pentru comanda activă a vehiculului respectiv.
Sub filtre a fost adăugată o căsuță de selecție unde se pot selecta simultan până la 6 numere de înmatriculare (Afișează simultan ruta Here salvată pt. vehiculele (max. 6)). După selectia lor cu ajutorul butonului verde Căutare, vor fi afișate simultan pe hartă cu culori diferite rutele salvate pentru comenzile active ale celor 6 camioane. Acest lucru este util în vederea planificării schimburilor de vehicule sau pentru alegerea locației optime în vederea schimburilor de șoferi.
Dacă pagina Telematics există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa telematics.map.php .
TUTORIALE :
Telematics - Vizualizare Flota: https://youtu.be/kZ9Ys-I1ST4
Mărfuri Planificate pe pagina Telematic: https://youtu.be/5FmntbXKtOo
%
În situația în care e nevoie de a genera comanda de transport în locul clientului (cu scopul de a avea la dosarul cursei toate documentele cerute de legislație) folosiți butonul cu pictograma de foaie Generare Comandă/Contract Client Către Mine Însumi din dreptul comenzii. În fereastra Contract Client care se deschide alegeți la Macheta modelul pe care doriți să-l folosiți și apăsați Vizualizare; contractul se deschide în fereastra Contract Client pentru Comanda (urmat de ID-ul comenzii). Această machetă o puteți defini în pagina Machetă C-dă Subcont din partea de Administrare.
De reținut că generarea unei comenzi / unui contract de transport către mine însumi (în numele clientului) se poate face folosind orice machetă de contract subcontractor, nu e nevoie de o machetă specială, deoarece inversarea rolurilor între client și subcontractor este realizată automat de aplicație.
%
În pagina Comandă apăsați butonul cu imprimantă Tipărire Sumar Comenzi Active, de lângă butonul Caută. În fereastra Opțiuni Pentru Tipărire alegeți la Stare Comandă ce comenzi vreți să tipăriți (implicit Toate Active) și apăsați Continuați.
Lista Tipărire Comenzi se deschide într-o filă nouă, cu informațiile din pagină: comandă, client, resursă, plecare, poziție, destinație. Lista ține cont de filtrele din pagină pentru client, camion, remorcă, șofer și perioadă, iar starea comenzilor se alege în fereastra de tipărire.
Aceeași listă o puteți exporta și în Excel, cu butonul Export Excel Comenzi, de lângă butonul de tipărire; exportul ține cont de filtrele din pagină, inclusiv de starea comenzilor aleasă în pagină.
%
La înregistrarea unei comenzi, care face parte dintr-un grupaj, în momentul înregistrării comenzii în fereastra de înregistrare comandă se bifează căsuța de Grupaj, și în câmpul de Cod Grupaj adăugați un nume pentru grupajul respectiv.
Atenție! Un nume nou scris în Cod Grupaj creează un grupaj nou. În listă, lângă numele grupajului, aplicația afișează data la care a fost creat și, între paranteze, ID-ul lui. În câmpul Cod Grupaj puteți căuta grupajul scriind fie numele, fie ID-ul lui; alegeți rândul grupajului din listă, nu rândul „Add …”. Pentru comenzile următoare alegeți grupajul din listă, nu scrieți din nou numele.
Următoarele comenzi care vor face parte din același grupaj vor fi înregistrate independent una de alta, fiecare comandă separat, însă pentru fiecare din aceste comenzi se va bifa căsuta de Grupaj, iar în rubrica Cod Grupaj se va selecta denumirea grupajului din care face parte (cea înregistrată la prima comandă) .
Astfel, toate comenzile care fac parte din acest grupaj vor fi legate între ele pe baza acestui cod grupaj.
Important ! Punctul zero pentru prima comandă din grupaj va fi locul de unde pornește camionul în execuția comenzii respective (efectiv dislocarea) , iar pentru comenzile următoare ale grupajului, punctele 0 se pot defini ca fiind precedenta oprire de incărcare/descărcare, din comanda anterioară.
De reținut că pentru grupaje există anumite pagini și funcționalități dedicate, cum este pagina Rezumate Grupaj sau opțiunea Generează rută grupaj (harta HERE a grupajului), din butonul Ruta Comandă (Here Maps) de pe linia comenzii.
În contul de șofer, un astfel de grupaj se vede aranjat cronologic, indiferent de modul în care punctele comenzilor se intercalează între ele.
Pentru clienți rapoartele se fac,însă, separat pentru fiecare comandă.
Video: https://youtu.be/JuSKhwW6nGk
%
Grupajul reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Un Rezumat Grupaj este un raport care cuprinde codul grupajului, comenzile din grupaj, camionul și șoferii, intervalul circuitului și totalul prețului agreat de clienți. Apăsați Detalii Grupaj pentru a vedea toate punctele grupajului (încărcări, descărcări, etc.) de la început până la sfârșit.
În pagina Rezumate Grupaj alegeți filtrele din partea de sus și apăsați Caută. Până atunci, în locul rezultatelor, pagina afișează mesajul „Selectați filtrele.”.
Se poate căuta (filtra) după ID Comandă (o comandă cuprinsă în grupaj), Cod Comandă/Cod Grupaj, ID Grupaj, utilizator (lista Toți Utilizatorii), Vehicul, Proprietar/Utilizator Vehicul și perioadă (cele două câmpuri de dată, pentru punctele comenzilor din grupaj; implicit ultima lună).
Două filtre ascund din detaliile grupajului Pozițiile (Toate Fără Poziții) sau Punctele 0 ale comenzilor următoare (Fără Puncte 0). Butonul cu imprimantă de lângă Caută deschide rezumatele găsite într-o pagină nouă, pentru tipărire.
Rezumatul unui grupaj se poate deschide și din pagina Comandă, cu iconița cu cuburi (Vezi Rezumat Grupaj) de lângă numele grupajului.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
%
Grupaj reprezintă transportul în același mijloc de transport a unor mărfuri provenite de la mai mulți clienți (mai multe comenzi de transport) simultan (sau cel puțin pe o anumită porțiune de drum și pentru o anumită perioadă de timp).
Rezumatul Grupajului este un raport care cuprinde codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)), comenzile din grupaj (Comenzi Grupaj (Circuit)), camionul, remorca și șoferii, intervalul circuitului (Interval Circuit) și totalul prețului agreat de clienți și al taxelor de drum (Total Preț Agreat Clienți (EUR) / Total Cost Taxe Drum (EUR)).
In partea de Detalii Grupaj se văd toate punctele grupajului (încărcări, descărcări etc.) de la început până la sfârșit, cu comanda și clientul fiecărui punct.
Raportul totalizează numărul de km pentru fiecare autovehicul (camion) implicat în executarea sa. Totalurile se văd în Detalii Grupaj, sub lista punctelor.
Dacă în grupaj au lucrat camioane proprii, în Detalii Grupaj raportul arată și indicatorul Total Venit - Cost Subcontractor / Km Parcurși cu Camioane Proprii.
Pentru cei care folosesc și Extraopțiunea HERE (hărțile HERE) există posibilitatea salvării unei rute pentru întregul grupaj, precum și a costului estimat cu taxele de drum. În acest caz programul afișează și Preț Agreat Clienți Fără Taxe de Drum (excl. TVA) / Km Planificat, adică prețul agreat fără taxele de drum, împărțit la km planificați.
Dacă această pagină există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.cluster.summary.php .
În lista de comenzi și în unele alte pagini în care apare o comandă care este parte a unui grupaj, pe lângă iconița de grupaj, este afișat și codul (identificatorul) grupajului, sub forma unui link, care prin apăsare deschide o fereastră cu rezumatul grupajului respectiv.
%
Cu hărțile HERE se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum) și pentru grupaje.
În pagina Comandă, pe linia fiecărei comenzi care face parte dintr-un grupaj, apăsați butonul Ruta Comandă (Here Maps). Se deschide fereastra Selecție Rută pentru Comandă sau Grupaj; apăsați Generează rută grupaj.
Se deschide o fereastră nouă unde veți găsi toate punctele comenzilor aferente aceluiași grupaj, aranjate (intercalate) cronologic în timp (dintre Punctele 0 apare doar primul), exact așa va fi și traseul mașinii. Apăsați butonul Generare Rută, și vi se calculează un traseu pe hartă. Sub hartă, pe o linie, vi se afișează informațiile despre traseul grupajului: Km, Timp, Cost Taxe de Drum fără TVA și Taxe de Drum cu TVA. Numele fiecărui buton apare când țineți mouse-ul pe el. Cu butonul cu dischetă Salvare Ruta Grupaj salvați ruta grupajului, km planificați și taxele de drum; vă apare o fereastră de confirmare că ruta grupajului a fost salvată cu succes. Cu butonul cu imprimantă Tipărire Hartă aveți posibilitatea de a tipări harta generată, iar cu butonul cu dischetă Salvare Hartă ca Șablon o puteți salva ca șablon (programul vă cere mai întâi denumirea și descrierea șablonului).
Hărțile grupajelor nu vor fi vizibile în pagina Rută Comenzi, ele vor fi vizibile în paginile Ruta Grupaje, Rezumate Grupaj sau în fereastra pop-up care deschide Rezumatul grupajului.
Informațiile despre km planificați (KM Planif. cf. HERE), taxele de drum estimate (Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE)) și prețul agreat pe km planificat (Preț Agreat Clienți Fără TVA / Km Planificați) apar în partea de jos a rezumatului grupajului, în pagina Rezumate Grupaj, după ce apăsați Detalii Grupaj. În fereastra pop-up Rezumat Grupaj apar, dintre acestea, doar km planificați.
Ruta propriu-zisă pentru grupaj poate fi vizualizată pornind de la iconița cu harta, de lângă codul grupajului (Cod Grupaj (Circuit)); iconița apare după ce ruta grupajului a fost salvată. Se deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, în care alegeți ce conține tipărirea: Taxe de drum, Cost șofer/oră și/sau Cost vehicul/km. După Tipărire se deschide o pagină nouă cu ruta grupajului. Cu butonul Imagine de pe hartă se deschide harta ca poză; pagina se tipărește din browser.
%
În pagina Ruta Grupaje tabelul conține: ID, Cod (Denumire) Grupaj, Data Început/Sfârșit a grupajului, Comandă (comenzile client din grupaj, fiecare cu iconița stării ei), Dispecer, Client, Camion, Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE) și Km Rută HERE.
Pe fiecare rând sunt butoanele Generează Rută Grupaj (iconița hartă; deschide harta HERE a grupajului), Vizualizare/Tipărire Rută Salvată (iconița imprimantă) și Vizualizare Imagine Rută Salvată (iconița imagine). Ultimele două apar doar după ce ruta grupajului a fost salvată.
Deasupra tabelului puteți filtra după ID, Cod Comandă, ID, Cod Grupaj, De la Data și Până la Data (implicit, de acum o lună până peste o lună), Client și Cuprinde Camion; apoi apăsați Caută.
Sub filtre, deasupra tabelului, se află bifa Fără Taxe de Drum. Dacă o bifați înainte de a apăsa Generează Rută Grupaj, harta HERE se deschide cu bifa deja pusă, iar ruta se generează evitând drumurile cu taxă acolo unde există alternativă.
În pagina Taxe de Drum Grupaje se văd, pentru fiecare grupaj, taxele de drum estimate și salvate pentru fiecare țară. Tabelul apare după ce alegeți filtrele și apăsați Caută (până atunci se vede mesajul „Selectați filtrele.”). Pe pagina simplă Taxe de Drum intră doar comenzile negrupate.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese. Fișierul are câte un rând pentru fiecare țară a fiecărui grupaj, cu ID, Cod (Denumire) Grupaj, Client, Camion, Data Început, Data Sfârșit, Țara, Km Taxab. Estimat, Cost Taxă Estimată (EUR) și Comandă; dacă pentru un grupaj nu există taxe salvate pe țări, el are un singur rând, fără țară, km și cost. La sfârșit apare totalul pentru km și pentru cost.
De menționat că în pagina Comandă, la o comandă în grupaj, dacă apăs butonul Ruta Comandă (Here Maps) (cel cu sigla HERE), aplicația deschide fereastra Selecție Rută pentru Comandă sau Grupaj, unde pot alege Generează rută grupaj sau Generează rută comandă, adică harta Here a Grupajului sau doar a comenzii respective. Pot să le fac, de fapt, pe rând, pe amândouă. Avantajul ar fi că am astfel Km planificati salvați și un cost estimat cu taxele de drum atât la nivelul comenzii cât și la nivelul grupajului.
order.cluster.cost.list.php
Cireașa de pe tortul Grupajelor, zicem noi, este pagina de sinteză a analizei rentabilității acestora Centru Profit/ Grupaje – spectaculoasă prin viteza cu care obțineti printr-un click atâția parametri și indicatori relevanți.
Ea reprezintă de fapt o statistică, sub forma unui Centralizator Grupaje și principalii indicatori de profitabilitate ai acestora.
Alegeți filtrele (de exemplu perioada) și apăsați Caută. Fiecare grupaj are un rând, cu Preț Agreat cu Clienții (excl. TVA), Profit din Subcontractori și EUR Peste Prag la Camioane Proprii; la sfârșit apare rândul Total. Cu filtrul Toate Detaliile (implicit este Fără Detalii) apar în plus coloane de detaliu, de exemplu Km Grupaj cf. HERE și Tx. Drum cf. HERE. Lângă filtrul Fără Detalii / Toate Detaliile se află lista cu opțiunile Toate Camionele (implicit), Camioane Proprii și Camioane Subcontractori: cu Camioane Proprii vedeți grupajele în care a lucrat cel puțin un camion propriu, iar cu Camioane Subcontractori pe cele în care nu a lucrat niciun camion propriu. Butonul cu iconița Excel (Export în Fișier Excel) exportă lista, cu toate coloanele, indiferent dacă pe ecran ați ales Fără Detalii sau Toate Detaliile; exportul nu ține cont de lista Toate Camionele / Camioane Proprii / Camioane Subcontractori.
order.cluster.summary.list.php
În acest sens orice client de-al dumneavostră care folosește Timocom pentru a genera comenzi de transport vă poate trimite comanda folosind ID-ul dumneavoastră Timocom. Comanda trimisă va fi vizibilă pe pagina Comenzi Timocom din aplicația Soft-Transport. Ea se poate vizualiza pe această pagină, accepta și salva apoi sub forma unei comenzi Soft-Transport.
Pagina Predare Documente afişează centralizat informaţiile cu privire la predarea documentelor de transport către clienţi. Este vorba în special de CMR-uri, documente însoţitoare (avize de expediţie, note de livrare, etc.) şi alte documente unde este cazul (foi de parcurs, foi de paleţi, etc.).
De multe ori aceste documente sunt lăsate de către şoferi la sediul clientului sau alte locatii desemnate de client aflate pe traseu. Ele pot fi trimise şi prin poştă (inclusiv curier) sau email.
În orice caz, această pagină nu este dedicată datei de transmitere a facturii.
Informaţia cu privire la expedierea facturii se poate adăuga totuşi, însă accentul se pune pe evidenţa predării documentelor de transport.
Managerul are posibilitatea să vadă de asemenea situaţia predării documentelor de transport la nivelul întregii firme.
Există pe această pagină și posibilitatea modificării informațiilor cu privire la predarea documentelor de transport către clienți, introduse pentru fiecare comandă . În dreptul comenzilor la care predarea documentelor a fost deja înregistrată apare, în partea dreaptă a liniei, un buton verde cu iconița ochi (Modificare Predare Documente). Butonul deschide fereastra Data și Locul Predării Documentelor, în care puteți schimba datele cu Salvare sau le puteți șterge cu Ștergere.
De remarcat că, atât la înregistrarea cât și la modificarea informațiilor legate de predarea documentelor, în momentul salvării, programul verifică dacă scadența pentru clientul respectiv este în funcție de data predării documentelor, și dacă da, scadența facturilor emise pentru comanda respectivă este recalculată în funcție de noile informații introduse. Dacă scadența facturii ar fi diferită, atunci aplicația cere o confirmare utilizatorului pentru modificarea automată a scadenței.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pagina Predare Documente este destinată pentru operarea și controlul predării documentelor de transport (CMR-uri și alte documente însoțitoare) la clienții de transport. Pagina Situația Documente arată situația predării, dar pe ea nu se poate înregistra sau modifica predarea (titlul ei este „Situație Predare Documente de Transport către Clienți (fără drepturi de actualizare)”).
Această evidență, nu neapărat dificilă, cât mai mult stufoasă și voluminoasă a documentelor este ușurată de folosirea filtrelor din partea de sus a paginii Predare Documente: Cuprinde Vehicul, Client, Toți Utilizatorii (dispecerul), ID Comandă și starea documentelor (Nepredate, Predate sau Toate (Nepredate și Predate)).
Pentru comenzile a căror documente sunt nepredate se poate înregistra Data Predării și locul predării (țara, localitatea, firma) în mod calup, adică pentru mai multe comenzi simultan, dar numai ale aceluiași client (la comenzi ale unor clienți diferiți apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”). De altfel, în practică se transmit clientului în plic sau șoferul lasă clientului documentele pentru mai multe comenzi deodată.
Înregistrarea predării documentelor se face folosind prima coloană, bifând comenzile a căror documente s-au predat, după care apăsând butonul din colțul stânga-sus al tabelului (iconița agrafă), va apare fereastra de înregistrare Data și Locul Predării Documentelor.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Pe pagina Predare Documente se poate:
- Căuta/Filtra comenzile pentru care documentele de transport nu au fost încă predate.
- Adăuga informaţii despre predarea documentelor la una sau mai multe comenzi. Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din prima coloană a comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să adăugaţi informaţii, după care faceţi click pe butonul din prima coloană a capului de tabel. Comenzile bifate trebuie să fie ale aceluiași client; altfel apare mesajul „Ați selectat comenzi cu clienți multiple !”.
- Pentru comenzile la care documentele de transport au fost predate se pot exporta în Excel informaţiile cu privire la predarea documentelor cu ajutorul iconiţei . Acest lucru îl puteţi face prin bifarea căsuţei din coloana cu iconiţa , în dreptul comenzii (comenzilor) pentru care doriţi să exportaţi informaţiile salvate, după care faceţi click pe butonul din capul aceleiași coloane. Iconița și căsuțele apar când în filtrul de stare alegeți Predate sau Toate (Nepredate și Predate).
- Vizualizeaza informaţiile cu privire la CMR-urile aferente comenzii aşa cum au fost ele introduse, făcând click pe butonul cu iconiţa din coloana Nr. CMR (se deschide fereastra Lista CMR pentru Comanda).
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
TUTORIAL:
Situatie Predare Documente de Transport
%
Arhiva electronică a documentelor de transport este un modul / facilitate destinată scanării documentelor cursei (foaie de parcurs, CMR-uri, deconturi), salvării acestora, precum și căutării, accesării/vizualizării acestora prin GDrive, serviciu oferit de Google și integrat în Soft-Transport.
Acest serviciu aduce cu sine o mulțime de avantaje. Verificarea documentelor, verificarea comenzii în ansamblul ei, căutarea documentelor, transmiterea lor pe email devin mult mai ușoare.
Iată, mai pe larg facilitățile Soft-Transport legate de :
A. Arhivarea documentelor de transport (CMR-uri, avize de marfă, foi de paleți, etc.).
Preluarea automată de la șofer și încărcarea automată în directorul comenzii a pozelor cu CMR-urile și alte documente de transport.
Transmitere automată documente de transport către client .
Structurare și gestionare arhivă documente transport atât la nivel de comandă, cât și la nivel de lot de marfă (CMR)
Accesare și vizualizare documente de transport din fereastra pop-up a Comenzii, de oriunde din aplicație există o referire la aceasta (id-ul comenzii): click pe id-ul comenzii, apoi butonul Documente.
Pagina Caută Documente, unde se pot consulta documentele încărcate pe G-Drive într-un anumit director (mapă), de exemplu în directorul care are ca denumire ID-ul comenzii.
Pagina Verificare Arhivă Comenzi (order.drive.file.warning.php), pentru o verificare rapidă și extinsă a arhivei de documente electronice pentru comenzi .
B. Încărcare și consultare documente scanate pentru (auto) vehicul (talon, cartea de identitate, clasa de poluare, etc), angajati (atestat, CI, etc) și parteneri (licență, asigurare, etc)
Pentru a încărca (atașa) documentele scanate al unui autovehicul accesați pagina Lista Camioane (în varianta verificator - truck.verify.list.php), unde în dreptul fiecărei autovehicul veți găsi butonul Încarcă Documente (pictograma de încărcare). Cu ajutorul acestui buton vi se deschide fereastra de încărcare a fișierelor pe Gdrive. Faceți click pe butonul Document, selectați din calculator fișierul pe care doriți să-l încărcați, după care apăsați butonul de încărcare (Încărcare Document, din dreapta numelui fișierului).
Denumirea fișierului va fi aceeași cu denumirea cu care fișierul a fost salvat pe calculator, însă dacă doriți, la momentul încărcării acesta poate fi redenumit.
Se pot încărca fișiere cu extensia png, jpg, jpeg, pdf, xml sau zip. Alte tipuri de fișiere nu sunt încărcate.
Procedura de încărcare (atașare) a documentelor pentru remorci e similară.
Consultarea acestor documente se poate face din fișa camionului sau remorcii (fișa se deschide printr-un click pe numărul de înmatriculare de pe orice pagină s-ar afla utilizatorul), cu butonul Documente din fișă (apare dacă aveți acces la pagina Caută Documente), sau direct de pe Gdrive. Pentru accesarea prin GDrive, folosiți pagina Caută Documente. În câmpul Denumire Mapă (de ex. ID Comandă) introduceți numele mapei (pentru camion de exemplu: truck_131, unde nr 131 este Id-ul mașinii din baza de date) și apăsați Caută.
Documentele angajaților pot fi încărcate de pe pagina de Listă Angajați (în varianta verificator - employee.verify.list.php), iar documentele Partenerilor pot fi încărcate de pe pagina Lista Parteneri (în varianta verificator - client.verify.list.php), procedura fiind similară.
%
În cadrul paginii de COMENZI dispeceri, în situația în care camionul alocat îndeplinirii comenzii primite de la client aparține unui subcontractor, apare un buton galben (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor), lângă Punct 0, pentru generarea comenzii către subcontractorul respectiv. Dacă camionul subcontractorului intervine în comanda client pe traseu, în baza unui punct de tip Deschidere Resursă, butonul de generare c-dă subcontractor se va afla în dreptul acestui punct.
ATENȚIE: Comanda generată către subcontractor va cuprinde TOATE punctele de încărcare/ descărcare din TOATE comenzile ACTIVE (deschise, angajate) în care apare aceeași resursă la cheie (camionul subcontractorului, cu remorca și șoferii alocați) și care nu sunt deja pe altă comandă subcontractor activă.
Acest lucru îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan (în regim de grupaj), sau chiar o comandă subcontractor pentru o parte doar dintr-o comandă client (în cazul când avem închidere - deschidere resursă).
În urma acționării butonului galben se deschide o fereastră (Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat) unde trebuie introdus Preț Fără TVA, adică prețul transportului agreat cu subcontractorul, și eventual Observații particulare. Tot aici alegeți Contact (contactul subcontractorului) și Macheta.
Cu butonul Vizualizare puteți vedea comanda ca ciornă (PDF), înainte de a o emite; abia după acționarea butonului Salvare devine definitivă, considerându-se emisă (programul vă arată numărul ei și vă întreabă dacă o tipăriți), și o veți regăsi în pagina C-zi Subcontractor. În urma emiterii anumite detalii (data planificată, țara, localitatea, firma, kilogramele, lungimea de podea) din comanda client devin nemodificabile, tocmai pentru a nu exista discrepanțe între detaliile comenzii client și cele ale comenzii subcontractor. Dacă e nevoie să se facă modificări atunci se anulează întâi comanda subcontractor (butonul Anulare Contract; dacă are Note de Calcul sau Facturi înregistrate, acestea trebuie șterse mai întâi), după care se fac modificările, și logic ar fi să fie refăcută comanda către subcontractor. Comanda refăcută va avea un alt număr, însă la observații se poate consemna Înlocuiește comanda cu nr....
Această c-dă/contract se poate tipări conform stilului d-voastră propriu, stabilit în baza unei machete în partea de administrare. Se pot întocmi mai multe machete diferite dacă se dorește. Un contract odată întocmit, devine vizibil în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php), pe care vă sugerăm să o adăugați contului Facturist si/sau Contabil și Manager.
Din motive de siguranță, Comanda Subcontractor nu poate fi anulată din pagina de Comenzi a dispecerilor, ci doar din pagina C-zi Subcontractor (butonul Anulare Contract). Nu poate fi ștearsă deloc, doar anulată, tot din considerente de siguranță. Comenzile pentru subcontractori vor purta un număr și o dată alocată automat de aplicație, la fel, din considerente de siguranță.
În pagina C-zi Subcontractor se poate căuta după mai multe criterii, se pot adăuga facturile emise de subcontractori, într-un cuvânt se poate ține sub control tot ce înseamnă back-office-ul (evidența) cu subcontractorii.
Pe pagina C-zi Subcontractor există posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email (bifați contractele și apăsați butonul cu plic din antetul tabelului). În acest sens la generarea unui Contract aplicația vă pune la dispoziție câmpul Contact, în care alegeți contactul subcontractorului (sau îl adăugați cu semnul +), și butonul Salvare și trimitere prin email, activ când contactul ales are o adresă de email validă. Textul pentru emailul automat se poate personaliza în pagina Variabile din partea de administrare(în ro, en și de).
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile și notele de calcul ale subcontractorilor sub forma unei liste, Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php), utilă de asemenea în controlul subcontractorilor.
Tot legat de subcontractori, am creat și pagina Rulaj Subcontractor (order.statistics.subcontractor.php), care afișează comenzile clienților în a căror execuție a fost implicat un subcontractor.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Macheta pentru Comanda / Contract Subcontractori se poate defini în zona de administrare, în pagina Machetă C-dă Subcont.
Există 2 machete standard (model) pentru comenzi subcontractori, una în limba română, una în limba engleză, pe care vă invităm să le personalizați.
Există posibilitatea și vă recomandăm cu căldură să o folosiți, să personalizați comenzile emise subcontractorilor în funcție de nevoile și preferințele d-voastră.
Astfel puteți să:
- introduceți Logo, personalizat comenzii d-voastră;
- puteți alege ce detalii doriți să fie cuprinse automat în comanda de transport, în funcție de subcontractor, natura transportului, etc.;
- puteți alege ce informații ale d-voastră, în calitate de client, și ale subcontractorilor să apară automat pe comandă.
Editorul de la crearea machetei pentru subcontractori vă permite să introduceți un tabel, să atașați semnătură și ștampilă pentru fiecare utilizator în parte și să se folosească mai multe tipuri de fonturi și efecte în textul contractului. Imaginile de antet și de subsol se încarcă din administrare, în pagina Imagini, fila Comandă Subcontractor.
În vederea inserării imaginii cu semnătura și ștampila utilizatorului va trebui să accesați din partea de administrare pagina Listă Utilizator. În partea dreaptă veți găsi butonul albastru deschis de Încarcă Poză Utilizator. Cu ajutorul lui vi se va deschide fereastra de încărcare a imaginii (imaginea cu ștampila și semnătura trebuie să fie de 250*250 de pixeli). Apăsați butonul de Căutare Fișier, selectați fișierul din calculator și apăsați butonul Open, după care apăsați butonul albastru de Salvare.
După acest lucru accesați pagina Machetă C-dă Subcont, unde cu butonul verde deschideți fereastra de modificare a machetei dorite și faceți click în locul unde doriți să inserați imaginea respectivă. Din partea de sus, din bara de navigare a editorului faceți click pe butonul Variabile și alegeți din listă Semnătură Utilizator. In text, unde ați făcut click înainte o să vă apară mesajul [CONTRACT_USER_SIGNATURE], ce semnifică poziționarea la locul respectiv a imaginii încărcate.
Macheta Comandă/Contract Subcontractor are prevăzute elemente și pentru Nume-Număr telefon – Email de la Contact Partener.
Tot aici elementul cu Nr. Camion, aduce pe comandă nu doar numărul, ci și o notă: Numărul de înmatriculare se poate schimba cu acordul scris al părților . Această notă este utilă în situația în care se schimbă numărul de înmatriculare, nefiind nevoie de retipărirea și resemnarea contractului. Un simplu schimb de e-mail-uri între părți pe această temă, tipărite și anexate contractului sau comenzii ar trebui să fie suficient. Dacă această notă vă încurcă pe unii dintre dumneavoastră se poate elimina, alegând pe machetă elementul Nr. Camion fără Notă.
%
Există mai multe posibilități de personalizare a machetei contractului (comenzii) către subcontractori, ce se emite automat din program, astfel:
1. Adăugarea de semnătura și ștampilă individuală pentru utilizator:
Se poate adăuga semnătură și ștampilă pe contract pentru fiecare utilizator în parte. Pentru aceasta e nevoie să scanați o imagine cu o semnătura plus ștampilă a utilizatorului, imaginea trebuie să fie de 250X250 de pixeli, în format JPEG sau PNG. Pentru a încărca (salva) imaginea, accesați pagina de administrare /admin, pagina Listă Utilizator , iar cu ajutorul butonului albastru Încarcă Poză Utilizator din dreapta utilizatorului deschideți fereastra Modificare Poză Semnătură Utilizator. Faceți click pe butonașul Căutare Fișier, alegeți imaginea din calculator, și apăsați Salvare.
Accesați tot din /admin pagina Machetă C-dă Subcont, deschideți macheta pe care doriți să inserați semnătura cu ștampilă, cu ajutorul butonului verde. În editorul de text ce apare faceți click în poziția unde doriți să fie inserată imaginea și din partea de stînga -sus - de la butonul Variabile alegeți varianta numită Semnătură Utilizator. După selecția variabilei, la locul pe care l-ați indicat pentru plasarea semnăturii utilizatorului, o să vă apară textul [CONTRACT_USER_SIGNATURE]
2. Inserarea unui antet pe contract:
Există posibilitatea de a adăuga o imagine / antet pe contractul ce se emite către subcontractori. Pentru aceasta aveți nevoie ca antetul să fie făcut în format imagine, PNG sau JPEG, și să fie de marimea de 675X100 pixeli . (Datele despre companie trebuie scrise direct pe imagine ca text) .
După ce aveți stabilită imaginea pentru antet, aceasta trebuie încărcată din partea de administrare /admin, în pagina Imagini. Alegeți fila Comandă Subcontractor, apăsați butonul Adaugă de pe rândul Antet (675 × 100 px) și alegeți imaginea de pe calculator. În fereastra de ajustare încadrați imaginea și apăsați Confirmă & salvează; imaginea se salvează singură, fără alt buton. În panoul Previzualizare din aceeași pagină vedeți cum arată imaginea. Pentru ca antetul să apară în partea de sus a contractului, verificați și pasul următor.
După încărcarea imaginii de antet mergeți în /admin în pagina Variabile, căutați linia cu contract_header_image (Antet Contract) . Cu butonul de ochi verde din dreptul acestei variabile deschideți fereastra de modificare și la căsuța valoare introduceți textul contract_header.png după care dați Salvare.
3. Există posibilitatea de a face și tabele, de a genera textul de pe contract cu diferite caractere sau cu diferite font-uri sau mărimi.
Accesați din partea de administrare /admin, pagina Machetă C-dă Subcont. În editorul de text de la machetă ce se deschide cu ajutorul butonului verde din dreaptaa veți posibilitatea de a crea pe contract un tabel cu linii și coloane folosind primului buton Tabel. Din fereastra ce se va deschide cu ajutorul acestui buton va trebui să alegeți numărul de coloane și numărul de rânduri la care să se genereze tabelul. Dacă doriți ca tabelul sa fie automat extins pe toată lățimea paginii de A4, în căsuța de Lățime schimbați valoarea in 100% și apăsați butonul verde OK. Acum o să apară tabelul, și în căsuțele tabelului puteți insera elemente dorite care pot fi selectate de la butonul Variabile (din partea de sus a editorului). Au fost adăugate încă 4 butoane pentru stil, formatare, font si mărime a caracterelor. Cu ajutorul lor aveți posibilitatea de a personaliza marimea, stilul, fontul și mărimea literelor cu care doriți să scrieți pe contract.
4. Așezarea logo-ului în contract:
Logo-ul firmei se încarcă la pagina Imagini: alegeți fila Comandă Subcontractor, apăsați butonul Adaugă de pe rândul Logo (100 × 100 px) și procedați ca la antet. Ca să apară exact unde doriți în contract, deschideți macheta în Machetă C-dă Subcont, faceți click în poziția dorită și, de la butonul Variabile, alegeți varianta numită Logo Contract (din Imagini); la locul indicat apare textul [CONTRACT_LOGO]. Când macheta conține această variabilă, logo-ul apare doar în locul ales și nu mai apare lângă datele firmei din partea de sus a contractului. Dacă nu este încărcat niciun logo, în locul lui apare un chenar roșu punctat cu mesajul „Nu există imagine încărcată pentru Logo”, urmat de indicația unde se încarcă imaginea.
În admin, la Machetă C-dă Subcont există și un preview (butonul Vizualizare Contract Subcontractor).
%
Termenul de plată pentru comenzile ce se emite către subcontractori este un element care apare pe macheta de comandă / contract subcontractori. Aceste machete se definesc / modifică din partea de adminstrarea a aplicației.
Din rubrica de administrare a programului /admin, accesați pagina Machetă C-dă Subcont. Cu butonul verde de vizualizare / editare deschideți macheta. Aceasta apare într-un editor de text, scrieți textul respectiv în machetă.
Dacă aveți mai multe termene (la 30 / 45 / 60 de zile) denumiți machetele astfel și faceți câte o machetă pentru fiecare termen de plată.
%
Comenzile primite de la clienți și alocate apoi subcontractorilor se introduc pe pagina de Comandă a dispecerilor la fel ca orice comandă.
Resursa la cheie (nr camion, remorcă și nume prenume șofer subcontractor) care execută comandă se înregistrează și ea. Camionul trebuie să aibă la Proprietar subcontractorul; altfel butonul de mai jos nu apare.
Comanda către subcontractor se poate genera automat (pornind de la informațiile înregistrate în comanda client) apăsând butonul portocaliu (Generează Comandă/Contract Către Subcontractor) din dreapta punctului 0. Se deschide fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat, unde completați Preț Fără TVA și apăsați Salvare.
Pentru siguranță, cât timp există o comandă către subcontractor, punctele acoperite de ea nu pot fi șterse, iar data planificată, locația și greutatea lor nu pot fi modificate. Comanda către subcontractor se poate doar anula, cu butonul (Anulare Contract) din pagina C-zi Subcontractor. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi, mai întâi trebuie șterse.
După anulare ea poate fi generată din nou.
Observație: Există posibilitatea de a genera și vizualiza, fără salvare, o Comandă/Contract cu subcontractorul înainte de alocarea Resursei la Cheie, în baza camionului ales în căsuța Camion Planif. al Comenzii Client, cu butonul (Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat) din dreapta punctului 0. Se deschide fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Planificat, unde apăsați Vizualizare.
Programul îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru o singură comandă client, sau pentru mai multe comenzi client.
%
Pentru a adăuga un text scris pe o comandă subcontractor, întocmită de către Dispecer, la generare comandă (contract) subcontractor aveți la dispoziție câmpul (căsuța) Alte Informații pe Contract.
Pentru ca aceste informații să fie vizibile pe comanda subcontractor generată este nevoie ca și pe Macheta Subcontractor folosită să aveți variabila Alte Informații [CONTRACT_NOTE] inclusă pe machetă.
Macheta se modifică în contul de Administrare /admin, în pagina Machetă C-dă Subcont (contract.template.list.php). În editorul machetei, variabila Alte Informații se alege din lista Variabile.
Câmpul Observații din fereastra de generare nu apare pe comanda subcontractor; după salvare, textul lui se vede în coloana Observații din pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php).
%
Comanda Subcontractor poate fi pregătită și pentru situația în care Comanda client pe care urmează ca subcontractorul să o execute nu are încă o resursă la cheie alocată, însă are completat câmpul Camion Planif., în care este înregistrat un camion al cărui proprietar e subcontractorul respectiv. În acest caz, la Punct 0 apare un buton albastru, Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat. Fereastra care se deschide are doar butonul Vizualizare, care arată documentul ca PDF; comanda nu se salvează. Pentru a o salva, după ce comanda client are resursă la cheie alocată, folosiți butonul galben Generează Comandă/Contract Către Subcontractor.
%
Informațiile din comenzile de transport primite de la client și înregistrate in program, ACTIVE, se pot prelua automat într-o comanda subcontractor.
Pentru a face acest lucru, aplicația consideră subcontractorul ca fiind proprietarul camionului (autovehiculului).
Astfel, pentru a putea identifica subcontractorul și a genera o comandă / contract în format PDF ,fie:
- Camion Planif. din fereastra de antet a comenzii client este completat și are ca și proprietar pe subcontractorul respectiv - în acest caz, dacă Punctul 0 nu are alocată o resursă la cheie, în dreptul lui apare un Buton Albastru Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat
- Resursa la cheie ( camion + remorca + șofer) este alocată comenzii client și are în componența camionul al cărui proprietar e subcontractorul respectiv - în acest caz în dreptul Punctului 0 apare un Buton portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor (el apare și la punctul Deschidere Resursă). Această variantă este cea mai recomandată pentru că salvează PDF-ul generat, si permite generarea unei comenzi subcontractor pentru mai multe comenzi client (grupaje).
Butoanele apar numai cât timp linia nu are deja un contract salvat și neanulat. După salvarea contractului, în locul butonului portocaliu apare butonul Vizualizare Comandă/Contract Subcontractor. Dacă proprietarul camionului este propria firmă, butoanele nu apar.
Observatie:
În cadrul machetei pentru comandă (contract) subcontractor elementul cu Nr. Camion, aduce pe comandă nu doar numărul autovehiculului, ci și o notă: Numărul de înmatriculare se poate schimba cu acordul scris al părților . Această notă este utilă în situația în care se schimbă numărul de înmatriculare, nefiind nevoie de retipărirea și resemnarea contractului. Un simplu schimb de e-mail-uri între părți pe această temă, tipărite și anexate contractului sau comenzii ar trebui să fie suficient. Dacă această notă vă încurcă pe unii dintre dumneavoastră se poate elimina, alegând pe machetă elementul Nr. Camion fără Notă.
%
Comanda subcontractor cuprinde doar punctele la care este alocată resursa subcontractorului. De aceea o puteți face și doar pentru o parte dintr-o comandă client.
Comandă, în comanda client, adăugați mai întâi punctul Închidere Resursă; după el, programul vă oferă doar punctul Deschidere Resursă. Adăugați punctul Deschidere Resursă la începutul părții executate de subcontractor. În câmpul Resursa alegeți resursa subcontractorului (camion, remorcă, șofer).În fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat apar în tabel doar punctele cu resursa subcontractorului. Butoanele Vizualizare, Salvare și Salvare și trimitere prin email sunt active doar dacă în tabel există cel puțin o încărcare, o descărcare sau o Închidere Resursă.
Da. Programul îți dă posibilitatea să întocmești o comandă subcontractor pentru mai multe comenzi client simultan.
În pagina Comandă, pe rândul Punct 0 (sau Deschidere Resursă) al unei comenzi, apare butonul Generează Comandă/Contract Către Subcontractor. Butonul apare când resursa de pe rând are un camion al altei firme (subcontractor).
Butonul deschide fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat. În tabelul ferestrei (coloanele Tip, Data, Locația, Greutate, Observații) sunt toate punctele la care este alocată aceeași resursă, din toate comenzile în stare Activă, care nu sunt încă într-un contract. Astfel, un singur contract cuprinde punctele mai multor comenzi client. Comenzile nu se aleg în fereastră: intră toate punctele din tabel.
Completați Contact, Preț Fără TVA și Macheta (și, dacă este nevoie, Observații sau Alte Informații pe Contract), apoi apăsați Vizualizare, Salvare sau Salvare și trimitere prin email.
Pe o comandă subcontractor programul include automat toate punctele comenzilor client active, care au in resursa la cheie înregistrat numărul de înmatriculare de la camionul subcontractorului.
Pentru a include două sau mai multe comenzi client pe același contract subcontractor, comenzile respective trebuie sa fie ambele simultan active. Nu este nevoie să le legați în grupaj (căsuța Grupaj și câmpul Cod Grupaj din comandă): punctele intră pe contract după resursă, nu după grupaj. Punctele deja incluse pe un contract activ nu mai apar.
Pe contractul ce se emite de la butonul portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor din dreptul liniei de punct 0 a oricărei comenzi, în fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat, o să apară punctele tuturor comenzilor active ale aceleiași resurse, în ordine cronologică.
%
O comandă către un subcontractor se generează din linia punctului 0 a comenzii client, apăsând butonul portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor. Butonul apare când comanda are un camion alocat care nu este al companiei dumneavoastră și nu s-a generat încă un contract pentru el. În fereastra Contract/Comandă Transport pt. Autovehicul Alocat completați Preț Fără TVA și apăsați Salvare. După generarea acestor comenzi, ele pot fi anulate în pagina C-zi Subcontractor.
Accesați pagina, iar în dreptul fiecărei comenzi, în partea dreaptă, găsiți butonul roșu de anulare (Anulare Contract). Programul vă cere confirmarea. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi ale subcontractorului, contractul nu se anulează și apare mesajul La acest contract aveți înregistrate Note de Calcul sau Facturi. Vă rugăm să le ștergeți !
Atentie! Aceste contracte nu pot fi modificate, ele pot fi anulate, însă nu pot fi șterse din sistem.
După anularea lor ele rămân ca și comenzi anulate.
Dacă pagina C-zi Subcontractori există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Numărul de contract sau comandă este emis cronologic crescător de către program în mod automat. El nu poate fi modificat.
Însă în pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php) o comandă subcontractor poate fi anulată, cu butonul roșu Anulare Contract de pe rândul ei. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi de la subcontractor, anularea nu se face: ștergeți-le întâi. După anulare, reapare la linia punctului 0 de la comanda client butonul Generează Comandă/Contract Către Subcontractor (portocaliu; când la punctul 0 este alocată o resursă).
%
În cadrul machetei pentru comandă (contract) subcontractor elementul cu Nr. Camion, aduce pe comandă nu doar numărul autovehiculului, ci și o notă: Numărul de înmatriculare se poate schimba cu acordul scris al părților . Această notă este utilă în situația în care se schimbă numărul de înmatriculare, nefiind nevoie de retipărirea și resemnarea contractului. Un simplu schimb de e-mail-uri între părți pe această temă, tipărite și anexate contractului sau comenzii ar trebui să fie suficient. Dacă această notă vă încurcă pe unii dintre dumneavoastră se poate elimina, alegând pe machetă elementul Nr. Camion fără Notă.
În acest caz, comanda subcontractor generată inițial din Soft-Transport trebuie anulată. În acest scop accesați pagina C-zi Subcontractor (contract.list.php). Pe această pagină anulați contractul respectiv cu ajutorul butonului roșu Anulare Contract și confirmați întrebarea. Dacă la contract sunt înregistrate Note de Calcul sau Facturi de la subcontractor, anularea nu se face și apare mesajul „La acest contract aveți înregistrate Note de Calcul sau Facturi. Vă rugăm să le ștergeți !”; ștergeți-le întâi. După anulare mergeți pe pagina Comandă.
Daca comanda are doar camion planificat, modificați numarul de inmatriculare din fereastra de antet a comenzii, dați salvare și de la butonul albastru Generează Comandă/Contract Subcontractor Pentru Vehicul Planificat din linia punctului 0 emiteți o nouă comandă subcontractor.
Dacă comanda are resursă la cheie salvată, adăugați un punct de închidere resursă inaintea punctului 0. Acesta va goli resursele de la punctele comenzii. Ștergeți apoi punctul de închidere resursă și deschizând punctul 0 alocați noua resursă la cheie (camion &remorcă&sofer) . Cu ajutorul butonului portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor de la linia punctului 0 emiteți o nouă comandă de transport.
Aplicația va prelua automat numărul de inmatriculare al camionului fie din căsuța Camion Planif. (din antetul comenzii), fie din resursa la cheie alocată comenzii client.
%
Contractele de transport către subcontractori se pot emite oricând, condiția fiind ca, comanda client să aibe starea activă (în execuție).
În pagina Comandă, cu ajutorul filtrelor identificați comanda client care va sta la baza emiterii contractului pentru subcontractor.
Dacă este necesar schimbați starea comenzii în stare activă (cu butonul Trecere comandă în starea Activă de pe rândul comenzii; o comandă Închisă și Arhivată se trece mai întâi în starea Închisă, cu butonul Trecere comandă în starea Închisă), iar la linia punctului 0 apare butonul portocaliu Generează Comandă/Contract Către Subcontractor.
Dacă doriți ca pe contract să fie cuprinse mai multe comenzi client, schimbați starea in activ a tuturor comenzilor client care doriți să fie preluate. La generarea contractului către subcontractor, la linia punctului 0 a oricărei comenzi, vor fi preluate automat detaliile punctelor de la toate comenzile client active care au aceeași resursă la cheie.
%
În (cele mai) multe situații subcontractorul nu anunță cu exactitate Data Sosirii/ Plecării la un punct de Încărcare/Descărcare. În acest caz, pentru a evita apariția unor Avertizări Comenzi pentru care nu suntem responsabili, am prevăzut butonul Completare Dată, care completează aceste date folosind data înregistrată în câmpul Sosire Planificată.
La comanda selectată apăsați butonul cu lacăt Trecere comandă în starea Închisă. În fereastra care se deschide apăsați Completare Dată. La fiecare punct care are Sosire Planificată, dar nu are completate Sosire și Plecare, Sosire devine data din Sosire Planificată plus 1 minut, iar Plecare încă un minut mai târziu. Dacă Sosire este completată și Plecare nu, Plecare devine Sosire plus 1 minut. Butonul lucrează la toate punctele comenzii, nu doar la cele ale subcontractorului. Datele completate apar în tabelul din fereastră. Comanda se închide doar dacă apăsați Continuare.
%
Dacă o comandă client este executată cu camionul altei firme (subcontractor), iar punctele ei nu sunt cuprinse într-o comandă subcontractor (contract), programul afișează o avertizare în două locuri:
În pagina Avertizări C-zi, unde apar doar comenzile care nu mai sunt active, pe rândul comenzii apare mesajul punctele … nu sunt în contract. (Resurse de la subcontractor.). Pentru a vedea doar aceste comenzi, alegeți în filtrul Avertizări varianta Puncte care nu sunt în contract.
În fereastra Trecere comandă în starea Închisă, deschisă cu butonul de pe rândul comenzii din pagina Comandă, mesajul apare la sfârșitul tabelului. Dacă toate punctele sunt în contract, apare „-”.
Punctele Punct 0, Poziție, Problemă, Deschidere Resursă și Închidere Resursă nu sunt luate în calcul.
%
Pentru a deschide conturi pentru șoferii subcontractorilor nu trebuie să faceți nimic special. Deschiderea unui astfel de cont se face la fel ca și pentru șoferii proprii.
Pentru a crea cont șoferilor folosiți zona de administrare /admin, pagina Listă Utilizator. Daţi click pe butonul Adaugă un nou utilizator, din dreapta-sus a tabelului, buton care va deschide fereastra Înregistrare Utilizator. În primul câmp al ferestrei (Nivel Cont) selectați nivelul utilizatorului de tip Șofer. În al doilea câmp se introduce adresa de e-mail cu care se va loga utilizatorul respectiv (trebuie scrisă ca o adresă de e-mail validă). În al treilea şi al patrulea câmp (Parolă și Confirmare Parolă) se vor introduce parolele utilizatorului (dacă nu sunt identice, căsuțele se fac roșii). Introduceți numele şi prenumele utilizatorului şi numărul său de telefon (ambele sunt obligatorii), iar la rubrica Angajatul de Care Acest Utilizator Este Legat selectați numele șoferului respectiv (în prealabil acesta a fost înregistrat în Lista Angajati, la rubrica Angajator fiind trecut subcontractorul respectiv). Pentru finalizare dați Salvare.
Un cont de șofer se poate crea mai simplu și cu butonul Adaugă cont pentru angajat, aflat lângă primul: alegeți angajatul, introduceți emailul și parola și apăsați Creează cont.
Din momentul în care contul nou creat este activ, șoferul subcontractorului poate folosi contul ca și oricare alt șofer de-al d-voastră!
De remarcat totuși că accesul la date al șoferului subcontractorului, ca de altfel și al șoferului propriu este limitat la informațiile strict necesar îndeplinirii sarcinilor de servici.
%
Pe pagina C-zi Subcontractor exista posibilitatea de a transmite automat comenzile/contractele subcontractori prin email către persoana indicată ca si Contact Subcontractor atunci când s-a întocmit contractul.
Pur si simplu selectati comenzile pe care doriți să le transmiteti , bifând căsuțele de pe coloana cu iconita Plic, după care faceti click pe această iconiță.
Se deschide fereastra Trimitere Contract pe Email, cu câmpurile Destinatar (precompletat cu adresa de email a contactului), Subiect și Mesaj, pe care le puteți modifica înainte de a apăsa Trimitere. În câmpul Destinatar puteți scrie mai multe adrese de email, separate prin virgulă sau punct și virgulă; emailul pleacă într-un singur mesaj, către toate adresele. Dacă una dintre adrese nu este corectă, apare mesajul Adresa de email invalida:, urmat de adresa respectivă, iar emailul nu se trimite până nu o corectați. Aceeași fereastră, cu aceleași câmpuri, se deschide și după emiterea unui contract cu butonul Salvare și trimitere prin email din pagina Comandă.
Pentru a se transmite simultan mai multe comenzi subcontractor, destinatarul acestora (contactul partenerului) trebuie să fie identic. De remarcat că există pe pagina C-zi Subcontractor si un filtru după Contact Subcontractor.
Textul e-mailului se poate ajusta in admin, pe pagina Variabile, la variabilele contract_email_text_ro, contract_email_text_en, respectiv contract_email_text_de.
Programul va alege automat limba de transmitere în funcție de Limba care a fost salvata pentru Contactul Partenerului implicat și Limba de Fact a Partenerului. Dacă Limba contactului e română , dar limba partenerului este Engleză, programul va adăuga textul emailului in ambele limbi.
Daca nu este salvat un Contact Subcontractor la contract - sau daca limba contactului nu e definita - limba mesajului va fi implicit EN , iar textul mesajului va fi cel cuprins în variabila contract_email_text_en; dacă Limba de Fact a partenerului este română sau germană, programul adaugă după el și textul în limba partenerului.
Dacă doriti sa modificati textul care apare automat în e-mail, trebuie sa tineti cont că:
1. prima parte care se întinde pănă la caracterul | reprezintă textul din linia de subiect. După caracterul | apare textul propriu-zis, care va fi inclus in corpul emailului.
2. Ce este intre paranteze drepte, [CONTRACT_ID_DATE] , reprezinta Numărul si Data Comenzii si va fi preluat automat din Baza de date.
3. Pentru a introduce ENTER (randuri goale) in textul emailului folositi combinatia backslash si n.
Daca textul este complex atunci puteti să-l pregătiți separat într-un editor de texte , incluzînd si combinatia de caractere backslash+n, după care să-l salvați în căsuta Valoare a Variabilei respective.
Înainte de transmitere utilizatorul poate dacă doreste să modifice manual textul afișat.
%
În situația în care se lucrează cu subcontractori se poate folosi pagina Predare Documente sau Situația Documente, pentru a ține evidența documentelor predate clienților la fel ca și pentru camioanele proprii. Pe aceste pagini, pentru subcontractori există un filtru Proprietar/Utilizator Vehicul unde se poate selecta subcontractorul respectiv.
Dacă pagina Predare Documente în varianta verificator (sau dispecer) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.php .
Dacă pagina Situația Documente (în varianta Manager) există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.document.manager.php .
%
În filtrele Vehicul și Remorcă din pagina Comandă există o delimitare între resursele proprii și celelalte. Sus este grupa Proprii (resursele firmei dumneavoastră), iar la capătul listei este grupa Altele (resursele care nu aparțin firmei dumneavoastră, de exemplu ale partenerilor).
În aceste liste, sub numărul de înmatriculare apare, cu litere mici, seria de șasiu și, între paranteze, caracteristicile resursei, când sunt completate: la camion greutatea maximă (în Kg) și grupa, la remorcă tipul. La resursele din grupa Altele apare în paranteză și numele proprietarului. Puteți căuta în listă și după aceste date, nu doar după numărul de înmatriculare.
În filtrul Șofer angajații proprii sunt sus, iar ceilalți la capătul listei; în fiecare parte, lista este împărțită după prima literă a numelui.
Listele Camion și Remorcă din fereastra Înregistrare Legătură Nouă sunt împărțite la fel, în Proprii și Altele. Listele Șofer 1 și Șofer 2 din această fereastră nu sunt împărțite în Proprii și Altele.
%
Începând cu versiunea 1.17 s-a introdus Integrarea hărților HERE și pentru SUBCONTRACTORI. Astfel se poate calcula și salva ruta (și implicit KM planificați și taxele de drum ) și pentru comenzi subcontractori.
În pagina C-zi Subcontractor apar comenzile de transport care au fost emise către subcontractori, și în dreptul fiecarei comenzi, în partea dreaptă, cu ajutorul butonului - hartă portocaliu - aveți posibilitatea de a genera o hartă pentru comanda respectivă. Butonul va deschide o fereastră unde vor fi preluate punctele din comandă de transport așa cum au fost ele salvate, după care dați click pe butonul portocaliu Generare Ruta. Ruta astfel generată poate fi modificată / configurată prin adăugarea de puncte intermediare, iar la final poate fi salvată cu ajutorul butonului - dischetă albastru deschis- Salvare Km Contract.
Harta poate fi și tiparită cu ajutorul butonului -imprimantă albastru închis - sau să fie salvată ca și șablon cu ajutorul butonului - dischetă portocaliu.
%
Această pagină conține, tabelar, pentru fiecare comandă subcontractor coloanele: Nr. C-dă Subcontr., Dată C-dă Subcontr., Subcontractor, Dispecer, Comenzi (comenzile client aferente), Camioane (camioanele implicate în realizarea comenzii), Start - Stop (data și locul primului punct și ale ultimului punct din contract), Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE) pentru ruta subcontractor și Km Rută HERE. Ultimele două coloane se completează după ce ruta a fost salvată.
Butonul portocaliu Generează Rută Contract Subcontractor (pictograma de hartă) deschide, într-o filă nouă, pagina Harta HERE cu punctele contractului. Acolo generați ruta și o salvați cu butonul Salvare Km Contract; o nouă salvare înlocuiește ruta salvată înainte. Dacă bifați Fără Taxe de Drum (deasupra tabelului) înainte de a apăsa butonul, ruta se generează evitând drumurile cu taxă acolo unde există alternativă.
Mai mult, Km Planificați ai rutei pot fi preluați automat, dacă se dorește, prin machetă, în Nota de Calcul pentru subcontractor.
La contractele cu rută salvată apare și butonul Vizualizare/Tipărire Rută Salvată (imprimantă). El deschide fereastra Selectați ce doriți să tipăriți, unde puteți bifa Taxe de drum, Cost șofer/oră și Cost vehicul/km, apoi apăsați Tipărire.
contract.route.php
Pagina Rulaj Subcontractor este o pagină care afișează comenzile clienților în a căror execuție au fost implicati subcontractori. Ea oferă o situaţie centralizată sub forma tabelară cu privire la activitatea de transport dintr-o anumită perioadă de timp, oferind posibilitatea filtrării după nenumărate criterii: Subcontractor, Client, Toți Utilizatorii, Vehicul, Remorcă, Angajat, Țara Start, Țara Destinație, Perioada, etc.
Este utilă, printre altele, pentru a verifica dacă există comenzi clienți executate de subcontractori pentru care nu s-a emis o comandă subcontractor din aplicație. Pentru asta, în lista care începe cu Toate (Cu sau Fără Contract) alegeți varianta fără contract; contractele emise se văd în coloana Contract.
De asemenea, puteți obține Registrul Comenzilor Intermediate: alegeți Tipărire în lista de lângă butonul cu iconița de descărcare, apăsați butonul, iar în fereastra Opțiuni Pentru Export alegeți, dacă doriți, Format Dată și apăsați Continuați. Registrul se deschide într-o filă nouă.
Dacă pagina Rulaj Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.statistics.subcontractor.php .
TUTORIAL:
%
În pagina Ruta Grupaje tabelul conține: ID, Cod (Denumire) Grupaj, Data Început/Sfârșit a grupajului, Comandă (comenzile client din grupaj, fiecare cu iconița stării ei), Dispecer, Client, Camion, Total Cost Taxe Drum Fără TVA (conf. HERE) și Km Rută HERE.
Pe fiecare rând sunt butoanele Generează Rută Grupaj (iconița hartă; deschide harta HERE a grupajului), Vizualizare/Tipărire Rută Salvată (iconița imprimantă) și Vizualizare Imagine Rută Salvată (iconița imagine). Ultimele două apar doar după ce ruta grupajului a fost salvată.
Deasupra tabelului puteți filtra după ID, Cod Comandă, ID, Cod Grupaj, De la Data și Până la Data (implicit, de acum o lună până peste o lună), Client și Cuprinde Camion; apoi apăsați Caută.
Sub filtre, deasupra tabelului, se află bifa Fără Taxe de Drum. Dacă o bifați înainte de a apăsa Generează Rută Grupaj, harta HERE se deschide cu bifa deja pusă, iar ruta se generează evitând drumurile cu taxă acolo unde există alternativă.
Pentru subcontractori, mai bine zis pentru comenzi subcontractate aveți posibilitatea de a calcula valoarea serviciului de transport prestat de subcontractor și de a emite propriile Note de calcul (Credit Note-uri).
Nota de calcul pentru comenzile executate de către subcontractori, este asemănătoare Notei de credit pe care o primiți la rândul d-voastră de la clienți. Acest lucru va fi util în special celor care dispecerizează camioane și ai căror subcontractori sunt angajați în baza unor tarife contractuale, în funcție de KM și/sau alte variabile.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Această dezvoltare permite companiilor care fac transport prin intermediul subcontractorilor să genereze pentru aceștia Credit Note-uri pentru una sau mai multe Comenzi de transport emise. Am definit aceste Credit Note-uri în vocabularul Soft-Transport : Note de Calcul.
Avantajul unei astfel de Note de Calcul este foarte mare. Ea înglobează într-un singur document rezumatul prestației subcontractorului, contravaloarea acestei prestații, data planificată pentru plată, etc. În baza ei, subcontractorul va emite propria factură, fără întârzieri sau erori de calcul.
Această Notă de calcul se poate configura în parte de administrare, ea preluând automat o bună parte din informațiile existente în comandă. Machetele pentru Notele de Calcul (în mod similar ca cele pentru facturi) sunt personalizabile, până la nivel de subcontractor.
Pentru situațiile în care modul de calcul pentru tariful subcontractorului este mai complex, se poate recurge la o foaie de calcul gen Excel numită TARIFAR. Notele de calcul pot prelua automat, dacă se dorește, prețul transportului așa cum apare în comandă (preț agreat) sau așa cum reiese din calculul efectuat de Tarifar.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
TUTORIAL:
%
Accesaţi zona de administrare a aplicației, folosind contul admin. Apoi accesaţi pagina Machetă Notă Calcul. Pe această pagină veţi găsi o machetă standard pe care aveţi posibilitatea să o personalizaţi cu ajutorul butonului de modificare .O machetă poate fi multiplicată dacă faceţi click pe butonul . Aveţi posibilitatea de a crea şi machete noi, iar pentru acesta faceţi click pe butonul albastru din colţul dreapta sus a paginii.
La oricare variantă (machetă nouă, multiplicată sau modificată) dacă selectaţi un subcontractor în câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul, macheta respectivă va fi vizibilă doar la emiterea notelor de calcul pentru comenzile emise către subcontractorul respectiv. Dacă câmpul Machetă exclusiv pentru subcontractorul rămane necompletat, macheta va fi vizibilă la emiterea oricărei note de calcul, indiferent de subcontractor. Completaţi informaţia în câmpurile Unitate de măsură generică şi Cantitate generică, informaţiile fiind preluate automat in nota de calcul propriu-zisă, dupa care faceţi click pe butonul Salvare Detalii Machetă Notă de Calcul.
Zona din partea dreaptă reprezintă nota de calcul propriu-zisă, asa cum va arăta ea la tipărire. Pe coloana din partea stânga a paginii (cele de pe fundalul verde) sunt informaţii care vor fi preluate automat din comenzile suncontractor inregistrate de dispeceri. Oricărui element i se poate aloca o zonă anume în spaţiul destinat notei de calcul (partea dreaptă a paginii). Această alocare se face simplu prin tehnica Drag and drop ( Ţineţi apăsat cu mouse-ul elementul respectiv de la iconiţa si trageţi elementul din stânga până la zona grafică din dreapta unde se dorește a fi alocat)
Se pot adăuga şi elemente noi de tip text liber daca faceti click pe butonul Adăugare element text simplu, care vor apărea în culoarea verde. Aceste elemente de text liber pot fi modificate dacă faceţi click pe iconiţa . Se va deschide fereastra de modificare, după care daţi click pe butonul de Salvare.
În admin, la Machetă Notă Calcul există și un preview (butonul Previzualizare Macheta Curentă).
%
Lista notelor de calcul si a facturilor primite de la subcontractori le găsiți în pagina Listă Facturi Subcontractor.
Pe această pagină veţi găsi sub formă tabelară lista notelor de calcul care au fost emise din program și a facturilor primite de către subcontractor (implicit, cele din ultima lună). În partea de sus a paginii veţi găsi mai multe filtre, având posibilitatea de a filtra lista facturilor dupa Subcontractor, Vehicul, Remorcă, Facturate sau Nefacturate, Note de Calcul sau Facturi Subcontractori, Perioada, etc
Dacă pagina Lista Facturi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa creditnote.view.php .
%
Pentru a emite o notă de calcul, intrați în pagina C-zi Subcontractor. Pe această pagină sunt afișate comenzile emise către subcontractori din perioada aleasă în filtrele De la Data și Până la Data (implicit, ultima lună).
Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din dreptul comenzii subcontractor pentru care doriți să emiteți nota de calcul.
Se va deschide fereastra de întocmire a notei de calcul. Apăsaţi butonul verde Adaugă Rând Nou şi completaţi linia notei de calcul, respectiv Cod, Data şi Valoare Fără TVA, dupa care daţi click pe butonul albastru Salvare. După salvare în dreptul liniei înregistrate faceți click pe buton albastru . Selectaţi macheta pentru nota de calcul, limba și varianta de preț. Toate celelalte câmpuri ce au fost completate automat rămân editabile, având posibilitatea de a le edita după nevoile dvs.
Dacă este necesar cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul de Salvare și Tipărire.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite notă de calcul simultan pentru mai multe comenzi subcontractor, intrați în pagina C-zi Subcontractor.
Folosind filtrele din partea de sus a paginii selectaţi subcontractorul (filtrul Subcontractor) pentru care doriţi să întocmiţi nota de calcul. Bifați check-box-ul din partea stângă a comenzilor subcontractor pentru care doriţi să emiteți nota de calcul, după care faceţi click pe iconita aflată deasupra coloanei. Aceasta va deschide fereastra de înregistrare aferentă comenzilor selectate unde, după completarea câmpurilor, faceţi click pe butonul verde Generare notă de calcul.
Dacă este necesar, cu ajutorul butonului verde Adaugă Rând Nou aveți posibilitatea de a insera rânduri noi referitor la alte elemente. Pentru finalizare apăsaţi butonul Salvare şi Tipărire
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Din motive de siguranţă o notă de calcul tipărită (după Salvare şi Tipărire) nu mai poate fi modificată (codul, tipul, valorile şi moneda se blochează), însă ea poate fi ştearsă şi refăcută din nou. Pentru a şterge o notă de calcul intraţi în pagina C-zi Subcontractor şi identificaţi comanda subcontractor pentru care doriţi să ştergeţi nota de calcul emisă. Faceţi click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. unde se deschide fereastra cu linia notei respective. Cu ajutorul butonului rosu, ştergeți linia respectivă, astfel veţi putea să reîntocmiţi o nouă notă de calcul chiar cu acelaşi număr.
Dacă nota de calcul a fost emisă multiplu, pentru mai multe comenzi subcontractor, în momentul ștergerii, programul vă va atenționa care mai sunt comenzile subcontractor pentru care s-a emis această notă de calcul; la confirmare, nota se şterge de la toate.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Pentru a emite ceea ce se numește un Debit Note către un subcontractor, există 2 variante:
- prima, a emite de fapt o factură pentru subcontractor, atunci când de exemplu refacturați o asigurare CMR sau prestarea unui serviciu (de ex. de dispecerizare), în acest caz nefiind vorba de o comanda de transport anume, subcontractorul achitând această factură ca orice alt client sau fiind de acord explicit cu compensarea facturii respective contra serviciilor de transport prestate de el.
- a doua, e emite o Notă de Calcul cu valoare negativă (echivalentul unui Credit Note cu minus) , în cazul în care acea valoare negativă este legată de un anumit Contract/Comanda de Transport cu Subcontractorul respectiv. Firesc ar fi ca această Notă de Calcul negativă să diminueze Factura pe care Subcontractorul v-o emite. Emiterea unei Note de calcul se face de pe pagina C-zi Subcontractor.
%
Există și o pagină suplimentară, care afișează facturile subcontractorilor sub forma unei liste Listă Facturi Subcontractor (creditnote.view.php) , utilă de asemenea în controlul subcontractorilor și pe care vă sugerăm să o adăugați de asemenea contului Facturist și/sau Contabil și Manager.
Dacă pagina Lista Facturi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa creditnote.view.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să înregistrați factura primită și faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective, care deschide fereastra de înregistrare. În această fereastră faceți click pe butonul verde Adaugă Rând Nou, unde completați la Cod -numarul facturii, selectați la căsuța Tip varianta Factura Subcontractorului, in câmpul Data introduceți data facturii, la Data Primirii Doc. scrieți data primirii documentelor, completați Scadent (data scadenței) și Valoare Fără TVA (valoarea facturii) după care apăsați butonul albastru Salvare.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
În pagina C-zi Subcontractor, folosind filtrele din partea de sus a paginii, identificați comanda subcontractor pentru care doriți să modificați factura. Faceți click pe butonul din coloana Note de Calcul/Facturi Subcontr. din linia comenzii respective. În fereastra care se deschide o să apară linia cu factura deja înregistrată. Pentru modificarea unei facturi, efectiv modificați informația din linia respectivă, după care dați click pe butonul albastru Salvare. Pentru ștergerea facturii faceți click pe butonul roșu . Dacă același număr de factură este înregistrat și la alte comenzi subcontractor, programul le arată în fereastra de confirmare (NR Document, ID Contract), iar factura se șterge de la toate. Dacă programul răspunde cu mesajul Factura are înregistrat încasare., factura nu se poate șterge.
Dacă pagina Comenzi Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa contract.list.php .
%
Există posibilitatea de preluare automată a tipului de scadență practicat pentru subcontractor, așa cum este înregistrat în baza de date Parteneri (câmpul Scadență Factură), și completarea automată a câmpului Scadent din fereastra Note de Calcul/Facturi atunci când completați Data sau Data Primirii Doc. a documentului. Programul calculează scadența după tipul ales la partener: data facturii, data închiderii comenzii, data predării documentelor sau luna în curs.
%
Această pagină este organizată tabelar, pornind de la comanda client (pe câte o linie), afișându-se apoi informații cu privire la costurile cu subcontractorii, eventualele costuri cu rezervările de tren, feribot, etc., obținându-se niște indicatori foarte importanți și anume: Tarif Net Client/ Km Planificat , Tarif Net Subcontractor/ Km Planificați, Profit din Subc. (EUR) .
Comenzile care sunt în grupaj nu apar în această pagină. Titlul afișat în pagină este Statistică profitabilitate pentru comenzile client (care nu se află în grupaj).
Evident calculele sunt complexe, parametrii folosiți devenind vizibili dacă la filtrul cu Detalii Minime se selectează Toate Detaliile.
Am folosit aceeași pagină pentru situațiile în care în execuția unei comenzi client este implicat atât un camion al unui subcontractor cât și un camion propriu, sau chiar în situațiile în care comenzile sunt executate exclusiv de camioane proprii.
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Ceea ce am dezvoltat noi în Soft-Transport este acest Tarif Minimal în 2 variante: Tarif/km care include taxele de drum și Tarif minimal/km fără taxele de drum (recomandat). Acest Tarif minimal se introduce în partea de administrare a aplicației, în pagina Prag Tarif. De menționat că istoricul acestui tarif se păstrează, iar calculele vor folosi tariful minimal corespunzător perioadei comenzii.
Legat de acest concept pagina Centru Profit/Comandă calculează Venit Net Camion Propriu/Km Planificați și EUR Peste Prag.
De remarcat că mai există 2 alte pagini: Centru Profit/Client și Centru Profit/Subcontractor derivate din pagina Centru Profit/Comandă.
Lista găsită o puteți exporta în Excel, cu butonul Export în Fișier Excel (iconița Excel), de lângă butonul Caută; exportul ține cont de filtrele alese. Același buton există și în paginile Centru Profit/Client și Centru Profit/Subcontractor.
Dacă pagina Centru Profit / Comandă există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php .
%
Există destul de răspândit în practică și conceptul de PRAG TARIF pentru camioanele proprii. Acest concept tratează cumva camioanele proprii ca și când ar fi camioanele unui terț și analizează profitabilitatea acestora în funcție de raportarea la un Tarif minimal pe km.
Aveți posibilitatea de a înregistra 2 tipuri de prag tarif , care poate fi cu taxe de drum incluse, sau tarif pe km, fara taxe de drum. Această informație poate fi setată în partea de administrare a aplicației (din contul de Admin.)
După autentificare în pagina de /admin, deschideți pagina Prag Tarif. Pe pagina care se deschide faceți click pe butonul + (Adaugă prag tarif) din colțul dreapta-sus al tabelului. El va deschide fereastra Înregistrare Prag Tarif, unde completați Data de la care acest prag începe să fie valabil, Valoare și bifați Include Taxe de Drum dacă tariful include taxele de drum.
%
Centru Profit / Subcontractor este o pagină derivată din pagina Centru Profit/Comandă, care pune accentul pe filtrul de Cuprinde Proprietar Camion de pe această statistică.
De la deschiderea paginii este selectat Camioane Subcontractori (celelalte opțiuni sunt Toate Camionele și Camioane Proprii), deci, după ce apăsați Caută, apar comenzile la care au lucrat camioane ale subcontractorilor.
Dacă pagina Centru Profit / Subcontractor există în meniul dumneavoastră o puteți accesa direct la adresa order.profit.statistics.php?s_version=1
TUTORIAL:
%
O secțiune nouă, dedicată Decontului cursei/grupajului, care pe lângă pagina Centru Profit/Comandă vine să completeze evidența și analiza costurilor si a profitabilității unei curse/grupaj, practic la orice moment în derularea acesteia – după primirea comenzii, după facturare, după înregistrarea costurilor efective, atunci când se dorește sau este nevoie. Aceste deconturi se pot salva.
Această secțiune e interconectată cu alte secțiuni, de exemplu cu facturarea, dispeceratul și este formată din 3 pagini distincte:
1. Pagina Leg. Achiz.-Cdă (stock.in.order.php) - Alocare Achiziție pentru o Comandă sau Vice-Versa, Comandă pentru o Achiziție – aduce în același tabel atât achiziții, cât și comenzi pentru o anumită perioadă.
Zona de filtre cuprinde atât variabile legate de achiziții, cât și de comenzi și permite identificarea rapidă a ceea ce se caută sau dorește.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, sau pagina de Facturare, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea unei căutări, veți observa că tabelul va cuprinde în partea stângă achizițiile returnate de căutare, iar în partea dreaptă comenzile care respectă filtrele selectate.
In partea stângă, lângă achiziție veți regăsi un buton cu iconiță de legătură (tooltip Leagă Achiziția de o Comandă), iar în partea dreaptă veți găsi un buton cu aceeași iconiță (tooltip Leagă Comanda de Achiziții).
Aceste butoane asistă utilizatorul în identificarea rapidă a achizițiilor realizate în perioada comenzii, pe oricare din resursele angrenate în comandă, cât și vice-versa a comenzii în care se afla angrenată o resursă la momentul (data) achiziției.
Utilizatorul va acționa butonul de Alocare, dacă acest lucru se impune.
De observat că nu toate achizițiile se pot atribui nemijlocit unei anumite comenzi, chiar dacă acestea sunt înregistrate în perioada de derulare a comenzii respective.
Pe de altă parte se poate întâmpla ca anumite achiziții care sunt în realitate legate de o comandă să fie înregistrate înainte sau după finalizarea comenzii. Din acest motiv, aplicația prevede și un filtru de flexibilizare a perioadei în care se caută potriviri cu 1, 2 sau 3 zile.
Un mare avantaj al acestei pagini, care este un fel de asistent al identificării cheltuielilor legate de o comandă, este că aceste cheltuieli (achiziții) pot fi înregistrate total independent, de pe pagina Înreg. Doc. Achiziții, de regulă de contabil, legătura cu comanda putând fi făcută și de o altă persoană: dispecerul, facuristul, șeful de autocoloană, etc.
Alocările (legăturile) stabilite pot fi desfăcute, folosind aceeși metodă.
2. Pagina Decont C-dă (order.cost.php) - Calcul și Salvare Deconturi pentru Comenzi/Grupaje – este pagina propriu-zisă de generare a Decontului cursei / grupajului.
Cuprinde de asemenea o zonă de filtre extinse.
Accesul la această pagină se poate face direct din meniu sau din shortcut-uri (butoane sau link-uri) de pe alte pagini, cum este pagina de Comenzi, caz în care filtrele vor fi deja completate.
După efectuarea căutării veți observa că apar trei căsuțe pentru 3 sume arbitrare: pe cursă, pe zi și pe km, care pot fi completate și folosite la calcului decontului cursei. Aceste sume, dacă sunt folosite în mod frecvent, pe baza unor calcule, estimări la nivel de firmă se pot introduce în variabile, în contul de administrator (/admin) – caz în care, căsuțele respective vor apare precompletate.
În tabel vor apărea pe fiecare rând cursa (comanda) sau grupajul care respectă selecția filtrelor.
Pentru fiecare curs/grupaj vor apare în mod transparent toate elementele care pot fi de interes pentru decont: Alimentări, Cost estimat cu taxele de drum (în cazul în care s-a generat Harta Here și s-au salvat aceste taxe estimate), Achizițiile (cheltuieli alocate comenzilor din grupaj), Preț agreat/notă de calcul/valoare factură subcontractor, Preț agreat/ credit note/ valoare factură client. Aplicația bifează unele din aceste elemente, pe baza unei interpretări automate. Ele însă pot fi bifate sau debifate de utilizator.
După verificarea bifelor, calculul decontului se face prin apăsare pe butonul cu iconiță de calculator (tooltip Calcul decont) din partea dreaptă a rândului. Se deschide o pagină nouă cu calculele structurate de grupe de cheltuieli/venituri, decontul în întregime putând fi salvat de la butonul cu iconiță de dischetă (tooltip Salvare decont) din partea de jos a paginii. Un decont se poate recalcula și salva de câte ori se dorește, varianta veche fiind suprascrisă de cea nou salvată. Decontul se poate tipări folosind combinația de taste CTRL+P.
Important: pe această pagină există și un filtru de control în vederea diferențierii (selectării) comenzilor/grupajelor, care au sau nu au salvat Decontul.
3. Pagina Centr. Decont C-zi (order.cost.summary.php) - Centralizator Deconturi Salvate pentru Comenzi/Grupaje – este pagina care cuprinde sub forma unui tabel toate deconturile salvate, pentru comenzile/grupajele identificate conform filtrelor din partea de sus a paginii.
Pe această pagină nu este posibilă calculul/modificarea/salvarea decontului, ci doar tipărirea acestuia.
%
Suport Soft Transport
Online